清華大學-管理秘書實務(wù)5-1

清華大學-管理秘書實務(wù)5-1張梅是綠野農(nóng)機有限公司新來的辦公室秘書，這幾天她特別忙碌，因為經(jīng)理交代張梅負責即將召開的重要客戶接待會，張梅發(fā)現(xiàn)雖然只是開個會，可要做的準備很多，……經(jīng)理對張梅的努力給予了肯定，同時提醒她說：“會議工作很重要，有時一場會議就是一個機遇，關(guān)系著公司的發(fā)展。會議能否開好，還要看我們工作做的是不是夠細致、夠扎實呀！”情景導入：

情境解析：

會議管理是一個綜合性極強的工作，會前、會中、會后的每一個環(huán)節(jié)都要求秘書人員有認真嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、細致周密的工作能力和機敏靈活的應(yīng)變能力，是一項看似簡單，實則有著很高要求的工作。知識點一：會議秘書人員的素質(zhì)

及會議秘書機構(gòu)的設(shè)置（一）會議工作對秘書的基本要求1、較強的辦事能力和組織協(xié)調(diào)能力，較高的文字水平。2、正確認識自己在會議的角色，擺正位置，提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。3、工作要細致周密。4、要注意保密。

（二）會議秘書機構(gòu)的設(shè)置和工作人員的調(diào)配規(guī)模較大的會議，單靠幾個人很難組織好，一般都成立會議秘書處，由專人負責。秘書處下設(shè)幾個組，秘書組：負責值班、組織協(xié)調(diào)、印發(fā)文件；會務(wù)組：負責會場的布置、管理、服務(wù)；宣傳組：負責宣傳報道和對記者的組織管理；翻譯組：負責翻譯成幾種文字；保衛(wèi)組：負責安全警衛(wèi)；總務(wù)組：負責接送、食宿、文娛活動、醫(yī)療保健等。如果會議規(guī)模小，可以由會務(wù)組統(tǒng)一安排。知識點二：會議工作的基本流程一、會前的準備：會議的準備是否充分，直接影響會議的質(zhì)量和效果。1、擬定會議計劃書（工作方案）；會議計劃書確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議確定的目標2、選定會議議題會議的議題：就是會議需要研究解決的問題，準備工作要圍繞議題來進行。3、擬定會議議程、日程（1）會議議程：會議解決問題的大致安排即會議進行的程序，討論哪些議題，按什么順序討論，是否進行表決等等?！痢凉灸杲K總結(jié)大會會議議程主題：表彰先進總結(jié)過去展望未來

參加人：全所員工

時間：上午9：00——11：30

地點：新華大廈四樓一號報告廳

會議內(nèi)容：

一、主持人××經(jīng)理宣布會議開始，介紹來賓。二、總經(jīng)理致辭。三、管理委員會×主任宣布年度受表彰人員名單

四、頒獎儀式

五、××代表受表彰人員發(fā)言。

六、××董事長總結(jié)發(fā)言。七、會議聚餐

（2）會議日程：會議進程的具體安排，一般用日程表來表達。

會議日程博鰲亞洲論壇2010年——會議日程（節(jié)選）4月8日（星期四）07:00-22:00注冊（?？诿捞m機場）16:00-17:30博鰲亞洲論壇理事會會議（國際會議中心一層孔雀4廳）18:00-19:00博鰲亞洲論壇會員大會（國際會議中心一層東嶼宴會大廳A)19:30-21:00博鰲亞洲論壇會員和贊助商歡迎晚宴（索菲特酒店一層中餐廳4、準備會議文件領(lǐng)導講話稿的寫作：領(lǐng)會領(lǐng)導意圖：為什么要講？要講什么？想怎樣講？把握受眾心理我能知道什么？與我有什么關(guān)系？下一步該怎么辦？5、確定出席、列席會議人員：6、與會人員編組；

7、選定、布置會場（1）會場氣氛：（2）主席臺：主席臺要排座次、放名簽，以便對號入座。要反復核對，不要出現(xiàn)錯字錯位。

主席臺座次：前排高于后排、中央高于兩側(cè)，左側(cè)高于右側(cè)。領(lǐng)導為單數(shù)時，主要領(lǐng)導居中，2號領(lǐng)導在1號領(lǐng)導左手位置，3號領(lǐng)導在1號領(lǐng)導右手位置；領(lǐng)導為偶數(shù)時，1、2號領(lǐng)導同時居中，2號領(lǐng)導依然在1號領(lǐng)導左手位置，3號領(lǐng)導依然在1號領(lǐng)導右手位置。主席臺人數(shù)為奇數(shù)時主席臺人數(shù)為偶數(shù)時8、制作會議證件9、發(fā)會議通知會議準備工作基本就緒后，要盡早發(fā)出通知，以便與會人員提前作好準備，通知可以發(fā)書面通知也可以電話通知，但比較穩(wěn)妥的是二者的結(jié)合使用?！痢翉S關(guān)于召開安全生產(chǎn)會議的通知

所屬各單位：

為了總結(jié)交流經(jīng)驗，研究分析存在的問題，進一步貫徹落實省、市安全生產(chǎn)工作會議精神，做好今年的安全生產(chǎn)工作，經(jīng)研究決定召開安全生產(chǎn)工作會議?，F(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：

一、會議內(nèi)容：……

二、參加人員：……

三、會議時間、地點：……

四、要求：……聯(lián)系人：王××電話：139××××

××廠×年×月×日書面通知由標題、正文、落款三部分組成。標題：會議通知或事由加文種，如“關(guān)于召開改革與發(fā)展研討會的通知”。正文：寫清楚會議的名稱、開會日期、地點、會期、議題、參加會議人員范圍等。要寫清楚報到地點，是否提供交通工具，可否帶工作人員、乘車路線等具體細節(jié)，為方便穩(wěn)妥起見，還應(yīng)留下會務(wù)聯(lián)系人電話，如需確定是否參會則應(yīng)附參會信息回執(zhí)。落款：包括發(fā)文單位和發(fā)出日期，有的要加蓋公章。

10、制定會議須知（1）作息時間表；（2）日程表；（3）分組名單；（4）會議秘書機構(gòu)人員名單及房間號；（5）注意事項，包括保密制度、請假制度、會客制度、安全要求及其他注意事項。11、負責會議報到12、申請會議經(jīng)費項目內(nèi)容會議名稱（內(nèi)容）會議時間年月日至月日會議地點參加會議對象參加會議人數(shù)其中：工作人員人；駐地代表人。會議經(jīng)費預(yù)算合計住宿伙食補助場租費交通費印刷費公雜費審批意見年月日備注1、各部門應(yīng)提前15天將本表報經(jīng)費主管部門審批。2、住宿費的人數(shù)不包括駐地代表，含部分工作人員。3、本表一式二份，經(jīng)審批單位審核后退原單位一份。××公司會議費預(yù)算表承辦單位（蓋章）13、安排好會議值班工作崗位時間2010年

月

日00：00—08：00值班情況值班人：交接班交班人：時間：接班人：時間：值班記錄表NO:

二、會中工作：

會議進行階段，要按照各自分工，做好會務(wù)工作和各項服務(wù)工作，確保會議的順利進行。秘書人員通常要負責會議記錄和撰寫會議簡報，及會議的值班工作。1、會議記錄：

寫簡報，一是簡報要簡，突出重點，精練內(nèi)容；二是要快，一般當天一定要寫出來，第二天上午要送到與會人員。三是真實客觀，包括人名、地名、時間、數(shù)字、引文，都要準確無誤，不能把自己的觀點強加于人。四是突出重點和特點。2、會議值班：認真負責，堅守崗位，有情況靈活處理，及時匯報。

政協(xié)××市六屆×次會議簡報（第24期）

大會秘書處2010年3月20日—————————————————————————————————今年政府應(yīng)辦幾件實事××委員說：建議市長要有相應(yīng)的任期目標，要像×××那樣一年辦幾件實事，年終總結(jié)，有哪些完成，有哪些沒完成，為什么。改“三公開一監(jiān)督”為好×××、×××委員說：報告在談到廉政建設(shè)時，提出實行“兩公開一監(jiān)督”，我們認為應(yīng)改為“三公開一監(jiān)督”，即再增加公開市、縣兩級主要領(lǐng)導的經(jīng)濟收入，以便接受人民群眾的監(jiān)督。不能再走大投入低效益之路。×××委員認為：1998年我市社會總產(chǎn)值為180億元，國民收入為74億元，而全市的財政收入只有9.15億元，很明顯，經(jīng)濟效益是很低的。而1998年的計劃數(shù)字，基本上是按比例同步增長，經(jīng)濟效益無明顯提高。這是我市多年來生產(chǎn)發(fā)展的一個關(guān)鍵性的問題，即大投入，低效益，致使財政拮據(jù)，入不敷出。市領(lǐng)導應(yīng)著眼長遠，從當前入手，立足于大力提高經(jīng)濟效益和增強生產(chǎn)后勁（包括政策、體制、發(fā)展規(guī)劃、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、環(huán)境整頓、提高管理水平、提高勞動力的素質(zhì)、提高勞動生產(chǎn)率、大力發(fā)展科技、教育等多方面綜合治理）。只有這樣，才能使我市的經(jīng)濟進入高一層次的發(fā)展，形成良性循環(huán)。這才是提高經(jīng)濟效益的真正出路。三、會后工作：1.清理文件，及時收回不能帶走的文件。整理好會議文件，及時登記歸檔。2.安排離會：熱情送客，提供票務(wù)及必要的交通服務(wù)。3.修訂文件：對會議形成的文件，有些需要會后修改定稿印發(fā)。4.撰寫紀要。會議紀要是記載和傳達會議情況和議定事項使用的一種行政公文，要盡可能快速完成并報領(lǐng)導審核定稿下發(fā)。××會議紀要為了……，×年×月×日召集有關(guān)單位人員召開會議，就×××一事進行了研究討論,現(xiàn)將會議內(nèi)容紀要如下。一、二、三、四、

5、結(jié)算會議經(jīng)費。清點費用支出發(fā)票并核實發(fā)票，填寫報銷單、通常將發(fā)票貼于報銷單背面，請領(lǐng)導者審核簽字后到財務(wù)部門報銷，報銷后盡快與相關(guān)部門及人員結(jié)清費用。如需與會者交款，則應(yīng)將項目與數(shù)額詳細列出在會議通知中或預(yù)定的表格中，并注明交款的時間和方式，在會議報到時就應(yīng)做好會議收費的相關(guān)工作，并做好發(fā)票的開具等工作。會議的付款工作則要根據(jù)預(yù)算列出明細，做好記錄，通常情況下有的費用是要實現(xiàn)商定好，在活動之后交付給本人××公司會議結(jié)算表（月日）會議收入由以下部分構(gòu)成房款收入房款支出房款節(jié)余餐費收入餐費支出餐費節(jié)余考察A線考察人數(shù)返款數(shù)額考察B線考察人數(shù)返款數(shù)額報到人數(shù)收費標準收款總額合計會議支出由以下部分構(gòu)成發(fā)票費用發(fā)票數(shù)量費用總額合計經(jīng)過雙方核對，此次會議結(jié)束后，××公司支付會議款元給，簽字后即付款，簽字后視雙方此次會議費用結(jié)算完畢。經(jīng)辦人：收款人：6、會議效果的評估。會后應(yīng)對會議效果進行評估，積累經(jīng)驗，明確不足。會議評估表會前效果評估會中效果評估會后效果評估◆目標明確嗎？

◆是否有議程？

◆與會人員適當嗎？◆會議時間、地點是否適當

◆開會的通知時間恰當與否

◆會議通知的內(nèi)容周詳與否

◆會議場地設(shè)備如何？

◆與會者有沒有作充