如何標(biāo)準(zhǔn)化需求文檔提升團(tuán)隊(duì)效率和質(zhì)量

如何標(biāo)準(zhǔn)化需求文檔提升團(tuán)隊(duì)效率和質(zhì)量？當(dāng)我們?cè)谡f(shuō)標(biāo)準(zhǔn)需求文檔時(shí)，到底在說(shuō)什么？與網(wǎng)上已有的標(biāo)準(zhǔn)模板不同，其實(shí)每一個(gè)團(tuán)隊(duì)，都有最適合自己的一版，可以說(shuō)是千團(tuán)千面，那么如何針對(duì)自己的團(tuán)隊(duì)通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化打磨一份最優(yōu)文檔呢？下面我將按照背景、問(wèn)題、方案、價(jià)值的順序，來(lái)說(shuō)明標(biāo)準(zhǔn)化需求文檔的方法論，并明確其適用場(chǎng)景，最后試圖進(jìn)一步思考標(biāo)準(zhǔn)化的方法論和邊界。標(biāo)準(zhǔn)化的背景首先要明確目的，為什么要標(biāo)準(zhǔn)化文檔？我們都知道項(xiàng)目管理是典型的標(biāo)準(zhǔn)化方法論，良好的項(xiàng)目管理可以有效地確保質(zhì)量（一定范圍），并增效減本。其中，需求文檔作為執(zhí)行環(huán)節(jié)中傳閱最高頻的文件，同樣也承載了項(xiàng)目管理的價(jià)值。一般來(lái)說(shuō)，需要標(biāo)準(zhǔn)化的場(chǎng)景，就是原有的文檔未形成標(biāo)準(zhǔn)化，這意味著文檔可能有錯(cuò)誤或有遺漏，甚至可能因?yàn)橐淮问韬鲈斐珊?yīng)般的風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致重做。那么根據(jù)墨菲定律，只要有可能，就一定會(huì)發(fā)生。所以，標(biāo)準(zhǔn)化文檔，是從根本上解決效率和質(zhì)量問(wèn)題的有效方法。如何識(shí)別問(wèn)題？通常來(lái)說(shuō)，文檔未標(biāo)準(zhǔn)化的問(wèn)題會(huì)出現(xiàn)在2個(gè)方面，首先是過(guò)程，比如文檔已經(jīng)足夠詳細(xì)，可同事還是頻繁地找PM確認(rèn)，這屬于效率問(wèn)題；其次是結(jié)果，比如在測(cè)試階段，發(fā)現(xiàn)效果質(zhì)量與文檔描述差距較大，這屬于質(zhì)量問(wèn)題，如果要返工就同屬于效率問(wèn)題。說(shuō)到這里需要強(qiáng)調(diào)的是，問(wèn)題要根據(jù)實(shí)際情況來(lái)判斷，也不是所有情況，都要按照相同的質(zhì)量和效率完成。接下來(lái)我會(huì)通過(guò)一個(gè)具體案例來(lái)進(jìn)一步闡述：?jiǎn)栴}背景：團(tuán)隊(duì)因與甲方深度合作，需要長(zhǎng)期駐扎在異地辦公，在此之前沒(méi)有遠(yuǎn)程工作的經(jīng)驗(yàn)，歷經(jīng)幾次項(xiàng)目后發(fā)現(xiàn)，不是延期就是趕著上線，質(zhì)量也得不到一定的保障。不難看出，案例中的主要問(wèn)題是延期和質(zhì)量，雖然這2點(diǎn)也與“人”相關(guān)，比如團(tuán)隊(duì)成員的工作態(tài)度和能力各有差異，但本文僅從“物”的角度分析，也就是客觀事物來(lái)看，將其中的核心“文檔”抽離出來(lái)，下面先分析延期的問(wèn)題：（1）延期原因之一，發(fā)布前頻繁更改改需求或是開(kāi)發(fā)出結(jié)果再改，前者可能來(lái)自甲方的需求變化，或者是PM考慮不周；后者則是文檔閱讀者的理解與PM不一致，或者是描述中有錯(cuò)誤、歧義等，這里總結(jié)的原因是：來(lái)自源頭，文檔有遺漏或有錯(cuò)誤，導(dǎo)致需要PM做后續(xù)的彌補(bǔ)，不僅浪費(fèi)時(shí)間，也有重做的風(fēng)險(xiǎn)；來(lái)自結(jié)果，閱讀者與PM理解不一致，導(dǎo)致PM需要做協(xié)調(diào)，這樣也會(huì)帶來(lái)不必要的工作量；以及，不同PM的流程設(shè)計(jì)，語(yǔ)義等內(nèi)容未統(tǒng)一，產(chǎn)生歧義等等，造成了結(jié)果有差異。將這3點(diǎn)綜合來(lái)看，如果能有這樣一份文檔：沒(méi)有遺漏或錯(cuò)誤，沒(méi)有理解不匹配的內(nèi)容，沒(méi)有不同的描述方式，PM后續(xù)編寫(xiě)時(shí)以該文檔作為參照物，就能解決問(wèn)題了。下面再來(lái)看質(zhì)量問(wèn)題：（2）開(kāi)發(fā)后的效果質(zhì)量差距較大我們都知道運(yùn)動(dòng)員的狀態(tài)有起伏，職場(chǎng)人也一樣，對(duì)應(yīng)的產(chǎn)出質(zhì)量有高低，這就不可避免地會(huì)給輸出物帶來(lái)一定的影響，這里總結(jié)的原因是：不同PM的文檔質(zhì)量差距較大，文檔中對(duì)效果的標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有明確定義，不得不依賴后續(xù)的溝通來(lái)確認(rèn)，因此開(kāi)發(fā)產(chǎn)出的質(zhì)量會(huì)參差不齊。工時(shí)評(píng)估的精確性較差，導(dǎo)致砍需求或者壓縮時(shí)間來(lái)交付（這個(gè)問(wèn)題用其它方案解決，本文不作展開(kāi)）。綜上，我的結(jié)論是，當(dāng)團(tuán)隊(duì)的工作方式發(fā)生變化時(shí)，可以視為一種“新場(chǎng)景”，比如集中變遠(yuǎn)程，非敏捷變敏捷，舊領(lǐng)域變新領(lǐng)域，在新場(chǎng)景下最有可能出現(xiàn)問(wèn)題，因?yàn)榕f標(biāo)準(zhǔn)或舊模式與新場(chǎng)景不匹配，需要團(tuán)隊(duì)經(jīng)過(guò)一段時(shí)間去磨合迭代出新標(biāo)準(zhǔn)。立足于核心的方案方案并不唯一，但核心是不變的，正確的做法是根據(jù)具體情況來(lái)做選擇，解決未標(biāo)準(zhǔn)化文檔帶來(lái)的問(wèn)題自然是標(biāo)準(zhǔn)化文檔，另外作為補(bǔ)充，可以輔以更便捷的溝通方式來(lái)解決理解的問(wèn)題。核心方案：內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)解決方案：標(biāo)準(zhǔn)化需求文檔輔助方案：在線協(xié)作文檔，語(yǔ)音在線辦公那么具體如何落地呢？很簡(jiǎn)單，分為2步，重新分類和完善規(guī)則。規(guī)則通常是既定的，只做小修改就行，所以我重點(diǎn)說(shuō)分類，可以從2個(gè)角度來(lái)分，一個(gè)是人，另一個(gè)是物。先從人的角度來(lái)分，是指按不同角色來(lái)分類，如程序員、設(shè)計(jì)師、動(dòng)畫(huà)師、測(cè)試等等。舉個(gè)例子，程序員的需求是邏輯，流程，優(yōu)先級(jí)等信息，所以用表格形式描述更合適；動(dòng)畫(huà)師的需求比較抽象難以描述，所以如果有類似的視頻或動(dòng)圖輔以文字描述更合適。再來(lái)從物的角度分，是指按相同規(guī)律分類，可以不斷簡(jiǎn)化描述，并避免歧義。善用不同的顏色、數(shù)字、符號(hào)來(lái)給打“標(biāo)記”，來(lái)表示權(quán)重高低或是你想強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)，或者定義某個(gè)新符號(hào)來(lái)代替篇幅過(guò)長(zhǎng)的內(nèi)容，將這部分內(nèi)容單獨(dú)放到一個(gè)頁(yè)面，這就好比程序里的“封裝”，不必每個(gè)人都要清楚文檔的全貌，這樣做可以使某一類角色迅速聚焦到他需要看的部分，這樣就能用最少的內(nèi)容表達(dá)最豐富的信息，使文檔達(dá)到極簡(jiǎn)。最后說(shuō)規(guī)則，就是團(tuán)隊(duì)對(duì)文檔共同約定并遵守的管理方法，包括命名，備份，變更等等，概括一下有兩點(diǎn)通用規(guī)則，一是關(guān)于權(quán)責(zé)劃分，二是關(guān)于文件管理。真正的價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)文檔一般需要?dú)v經(jīng)1-2個(gè)項(xiàng)目來(lái)打磨，形成模板后，PM只需以最少的思考撰寫(xiě)，后續(xù)將整理完成的需求填寫(xiě)即可，團(tuán)隊(duì)成員的理解會(huì)逐漸與PM接近一致，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)也已設(shè)立，后續(xù)執(zhí)行作參考，這樣效率和質(zhì)量就得到了提升和保障。整體來(lái)看，一份標(biāo)準(zhǔn)需求文檔發(fā)價(jià)值是提升開(kāi)發(fā)效率和質(zhì)量，降低溝通成本，新人學(xué)習(xí)成本，重做延期的風(fēng)險(xiǎn)。但是如果想量化價(jià)值，是既不可取也不現(xiàn)實(shí)的。有2點(diǎn)原因，首先，在本文背景已經(jīng)提到，另一核心因素關(guān)乎于“人”，所以單獨(dú)抽出文檔來(lái)證明價(jià)值，并不準(zhǔn)確；其次，如果要計(jì)算，提升的價(jià)值應(yīng)乘以未來(lái)文檔的數(shù)量或工時(shí)，這種未知值也很難估量。最后再回過(guò)頭看項(xiàng)目管理三角，除去成本，只看效率和質(zhì)量，其實(shí)這二者在本質(zhì)上是一對(duì)矛盾指標(biāo)，所以標(biāo)準(zhǔn)化文檔真正的核心價(jià)值在于：在客觀事物的層面，平衡效率和質(zhì)量的最優(yōu)解。適用場(chǎng)景在本文的背景已經(jīng)提過(guò)，適用場(chǎng)景的核心是未形成標(biāo)準(zhǔn)化，同理，不適用的場(chǎng)景就是已形成標(biāo)準(zhǔn)化。這里需要額外指出，不適用的場(chǎng)景還存在一種陷阱：如果一個(gè)團(tuán)隊(duì)，彼此之間非常熟悉，那么這種人與人之間大量的交流也會(huì)形成某種標(biāo)準(zhǔn)化的習(xí)慣，也就是所謂的“默契”，在這種情況下標(biāo)準(zhǔn)化雖然對(duì)當(dāng)前沒(méi)有多少價(jià)值，但是對(duì)新同事而言就不同了，可能他很難融入這種默契，無(wú)法通過(guò)文檔來(lái)迅速上手工作?；氐秸}，什么是已形成標(biāo)準(zhǔn)化的場(chǎng)景？這里我只舉幾個(gè)例子參考，并不唯一。大公司，因?yàn)榇蠊咀杂幸惶壮墒斓臉?biāo)準(zhǔn)化文檔體系。中小團(tuán)隊(duì)，如果工作場(chǎng)景未發(fā)生顯著變化，那么原有的標(biāo)準(zhǔn)已接近最優(yōu)解。敏捷模式，敏捷文檔已足夠極簡(jiǎn)，是通用的標(biāo)準(zhǔn)化。關(guān)于標(biāo)準(zhǔn)化的思考相比需求文檔，我們更常見(jiàn)的問(wèn)題是如何將一個(gè)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化，或者制度標(biāo)準(zhǔn)化，所以我想探討一下標(biāo)準(zhǔn)化方法論和邊界。支撐方法論的底層是思維，標(biāo)準(zhǔn)化屬于工程思維的核心，從歷史來(lái)看是從工業(yè)革命開(kāi)始后廣為流傳，但如果將時(shí)間尺度放大到最遠(yuǎn)，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)倉(cāng)頡造字到現(xiàn)代文字，也是一場(chǎng)漫長(zhǎng)的文字標(biāo)準(zhǔn)化，其中的甲骨文、象形文字等等已經(jīng)被淘汰了，而國(guó)外則演變出了不同的文字，從這里可以看出2點(diǎn)特征：沒(méi)有一勞永逸的標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)化是持續(xù)的狀態(tài)，只有階段性的標(biāo)準(zhǔn)，所以標(biāo)準(zhǔn)具有時(shí)間屬性。不同標(biāo)準(zhǔn)是基于不同人的共識(shí)而建立的，所以任何標(biāo)準(zhǔn)都有一定的適用范圍，比如英語(yǔ)在世界通用，方言則在不同地域通暢，表情包顏文字則廣泛適用于不同的社交關(guān)系。標(biāo)準(zhǔn)化的結(jié)果是取代舊標(biāo)準(zhǔn)，還伴隨著舊標(biāo)準(zhǔn)下系統(tǒng)或產(chǎn)品的逐漸衰落，比如智能手機(jī)與諾基亞就是最典型的例子，那么如果標(biāo)準(zhǔn)化涉及到關(guān)于人或組織，會(huì)發(fā)生什么？來(lái)回答制度的問(wèn)題，我們知道，在某些場(chǎng)景下，遠(yuǎn)程辦公比集中辦公效率更高，或者OKR比KPI更好等等，然而問(wèn)題的關(guān)鍵在于，支撐方法論的是思維，如果推行某個(gè)新標(biāo)準(zhǔn)，就意味著持有舊標(biāo)準(zhǔn)的人或者組織會(huì)受到挑戰(zhàn)，要打破他們思維里的墻，甚至還會(huì)遭受利益上的損失。所以，如果想試圖改變某個(gè)人或組織原有的思維，要格外小心，很可能走不通。所以，標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)人來(lái)說(shuō)是反人性的，影響的人越多，角色越多樣，阻力也越大，這是標(biāo)準(zhǔn)化的邊界。再來(lái)回答產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)的問(wèn)題，要先想清楚什么是標(biāo)準(zhǔn)？直接去市場(chǎng)尋找一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，看它存在的時(shí)間，越久就