EPC總承包項目組織管理實施采購管理方案

第一節(jié)、工程總承包項目采購部的崗位設置與職責范圍 1第二節(jié)、工程總承包項目采購協(xié)調管理 6第三節(jié)、工程總承包項目采購管理程序 9第四節(jié)、甲方供材 18針對各類材料需求量大，我團隊將積極把關，確保采購任務按質按量完成。把控的重點有：加強前期準備工作；實行限額采購；選擇合格供方；合理結算購銷貨款?？偝邪椖坎少徆芾硎琼椖繄?zhí)過程中的重要工作，它能否經(jīng)濟有效地進行，不但影響著項目成本，而且也關系著項目的預期效益能否充分發(fā)揮。采購工作應遵循公平、公開、公正的原則，選定供貨商。保證按總承包項目的質量、數(shù)量和時間要求，以合理的價格和可靠的供貨來源，獲得所需的設備材料及有關服務。第一節(jié)、工程總承包項目采購部的崗位設置與職責范圍一、采購部的崗位設置項目采購部的崗位設置。其中的中轉站站長崗位，根據(jù)項目實際情況進行調整，當項目需要設置中轉站時才有必要。二、采購部的崗位職責范圍(1)項目采購經(jīng)理項目采購經(jīng)理在項目經(jīng)理領導下，負責組織管理總承包項目的采購業(yè)務，包括采買、催交、檢驗、運輸、交接等工作。全面完成采購工作的進度、費用、質量和HSE目標。EPC總承包商與供應商之間的日常工作聯(lián)系，由項目采購經(jīng)理歸口管理。項目采購經(jīng)理的主要職責和任務如下：>協(xié)調與監(jiān)理、控制部、質量部、HSE部、設計部和施工部等的關系。>編制項目采購計劃，明確項目采購工作的范圍、分工，采購原則、程序和方法，采購特殊問題。>根據(jù)項目總進度計劃，組織編制采購進度計劃，并根據(jù)控制部下達的采購預算，編制采購用款計劃。>協(xié)助設計部編制材料規(guī)格書，審查由設計部提供的請購文件。>組織編制設備、材料詢價商務文件，并與設計部提供的詢價技術文件組成完整的詢價文件。>選擇合格的供應商，按總承包合同規(guī)定提交業(yè)主認可，向供應商發(fā)出詢價，并組織對供應商報價的評審，向業(yè)主推薦中標供應商。>組織項目采購成員完成對供應商先期確認圖紙(ACF)和最終確認圖紙(CF)的催交，以及催貨、材料檢驗、駐廠監(jiān)造、運輸和交接等工作。>會同項目控制部制定采購執(zhí)行效果測量基準，督促檢查采購進展贏得值測定以及實際費用消耗和人工時消耗記錄。>負責處理設備在安裝過程中發(fā)現(xiàn)的質量和缺損件等屬于采購業(yè)務范圍內的有關問題，以及聯(lián)絡供應商的售后服務工作。>負責現(xiàn)場采購，組織好采購的現(xiàn)場服務工作。>組織對項目有關采購文件、資料的整理歸檔，組織編寫項目采購完工報告。(2)采買工程師>采買工程師在項目采購經(jīng)理領導下，具體負責從接受請購文件到簽發(fā)采買訂單(即簽訂采購合同)這一過程的工作。>根據(jù)設計部提供的請購文件，提交擬選供應商，經(jīng)項目采購經(jīng)理審查，項目經(jīng)理批準，并取得業(yè)主的認可。>進行供應商資格評審。>編制詢價文件中的商務部分，并與詢價技術文件整合成完整的詢價文件，向供應商詢價。>接受報價文件，協(xié)助項目采購經(jīng)理組織對報價的評審。根據(jù)報價評審與報價比選結果，整理定標書面材料，送項目采購經(jīng)理審查，報項目經(jīng)理批準。>編制采買訂單(即設備、材料采購的合同文件)，經(jīng)項目采購經(jīng)理審查，項目經(jīng)理批準后簽發(fā)。>組織合格供應商協(xié)調會，確定最終的中標供應商，經(jīng)項目采購經(jīng)理審查，報項目經(jīng)理批準后發(fā)出中標函，通知中標供應商。>負責管理采買工作的文件、資料，總承包項目結束時整理、歸檔。(3)催交工程師>催交工程師在項目采購經(jīng)理領導下，負責從發(fā)出采買訂單后至貨物運抵現(xiàn)場之間向供應商催交與聯(lián)絡的工作，保證交貨進度。>根據(jù)采購合同文件，明確供應商與EPC總承包商的責任分工，制訂催交計劃，盡早與供應商取得聯(lián)系，及時發(fā)現(xiàn)有關問題。必要時召開供應商開工準備會，討論采購合同的實施方案，包括設計進度、制造進度、檢驗日程等。>在設備設計階段，了解設計進展情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，研究解決辦法，催促供應商提交有關圖紙(先期確認圖ACF和最終確認圖CF)、資料和數(shù)據(jù)，督促設計部按時確認并返回給供應商。>在設備制造階段，隨時了解制造進展情況，發(fā)現(xiàn)有影響供貨進度的問題，要及時向供應商提出，并向項目采購經(jīng)理報告。>為了保證按期將貨物運抵現(xiàn)場，要督促檢查供應商對運輸?shù)臏蕚涔ぷ?。如：貨運文件的準備，包括報關手續(xù)、進出口許可證等。>負責管理催交工作的文件、資料，總承包項目結束時整理、歸檔。(4)檢驗工程師>檢驗工程師在項目采購經(jīng)理領導下，負責組織檢驗設備、材料，保證設備、材料的質量。>根據(jù)采購合同文件中對檢驗的要求，制定檢驗計劃。．>在設備制造開始前，組織召開協(xié)調會議，與供應商明確對材料的檢驗要求，檢驗的內容、方式、時間以及各自的責任等事項。>在設備制造過程中，根據(jù)需要和總承包合同要求，組織檢驗人員(采購部指派的或委托的專業(yè)機構或人員)進駐制造現(xiàn)場進行監(jiān)造。>對于采購合同規(guī)定有業(yè)主參加檢驗的設備，負責與供應商聯(lián)系，安排業(yè)主檢驗有關事宜。>設備制造完畢后，根據(jù)采購合同文件中規(guī)定的技術規(guī)格和要求，組織檢驗人員對所采購的設備、材料進行出廠檢驗或測試，并寫出檢驗報告。>參加設備運抵現(xiàn)場之后的開箱檢驗，發(fā)現(xiàn)與質量有關的問題，負責協(xié)調解決。>在施工、安裝、試運、投產(chǎn)期間，以及質量保修期內，發(fā)現(xiàn)設備缺陷，負責協(xié)調解決缺陷修補有關問題。>負責管理檢驗工作的文件、資料，總承包項目結束時整理、歸檔。(5)運輸工程師>運輸工程師在項目采購經(jīng)理領導下負責以合理的最低費用，按期將貨物安全運抵施工現(xiàn)場。>根據(jù)項目具體情況，制定運輸計劃及運輸方案。>準備有關檢查和督辦的貨運文件，包括出口許可證、報關、業(yè)主所在國貨物進港審批等手續(xù)。>調查并解決超限設備的運輸工具、裝卸設備以及所經(jīng)路線、橋梁加固等問題，妥善解決超限設備的運輸問題。>檢查貨物的包裝防護情況，提出對包裝防護的要求，防止貨物在運輸和貯存過程中的損壞、變質、丟失等情況發(fā)生。>估計運輸所需時間(包括：貨運、港口裝卸、商檢等所需的時間)。制定合乎實際的貨運時間表，組織貨物的運輸，保證按期將貨物安全運抵施工現(xiàn)場。>負責管理運輸工作的文件、資料，總承包項目結束時整理、歸檔。(6)中轉站站長>全權負責中轉站材料的接收、儲存、保管和分發(fā)，必要時還要處理剩余設備和材料。>按照項目經(jīng)理部的要求，及時與中心調度室、供應商、各施工分包商建立單據(jù)、報表等信息的傳遞制度；要與設計部、控制部、質量部、HSE部等部門保持密切的工作關系。第二節(jié)、工程總承包項目采購協(xié)調管理EPC總承包商與業(yè)主、監(jiān)理的有關采購方面的接口關系由項目采購部具體負責。項目采購部代表總承包項目經(jīng)理部將按照程序文件執(zhí)行采購活動，并定期向監(jiān)理及業(yè)主提交采購計劃和采購狀態(tài)報告。一、采購部與控制部的協(xié)調>項目采購部向控制部提供采購工作程序，與控制部一起確定采購進度計劃關鍵控制點?？刂撇拷⒉少忂M度測量程序，采購部給予配合。>項目控制部把材料費用和分包合同費用的估算指標下達給項目采購經(jīng)理。>在采買過程中，如設備、材料訂貨價格超過估算指標的，必須經(jīng)過項目控制部和項目經(jīng)理批準。>采購部按期向控制部提交“采買訂單狀態(tài)報告”、“設備材料費用狀態(tài)報告”等關于采購進度、費用支付和結算情況的報告。>當發(fā)生與采購工作有關的變更時，控制部應與設計部和采購部協(xié)商確定變更對進度的影響，以及所需的費用估算，采購部根據(jù)變更實施采購，并按時向控制部報告實施結果。二、采購部與設計部的協(xié)調采購部和設計部的協(xié)調參見文中《項目采購管理》相關內容。三、采購部與施工部的協(xié)調>采購部要將設備、材料的供貨進度計劃提前交給施工部，明確設備、材料的到貨品名、規(guī)格及數(shù)量，以及進庫的時間要求等。施工部應根據(jù)供貨計劃，做好接貨的準備，如存放場地、接貨手續(xù)、建立接貨臺帳、開箱檢驗的工具量具等。>設備、材料運抵現(xiàn)場后，項目采購部駐現(xiàn)場人員要及時與施工部的庫房管理人員進行交接，按庫房管理要求共同進行開箱檢驗，主要是數(shù)量的清點和外觀檢查，并做好檢驗記錄，并辦理入庫手續(xù)。>開箱檢驗出現(xiàn)的產(chǎn)品質量、缺件、缺資料等問題，應在檢驗記錄中作詳細記錄，由項目采購部負責與供應商聯(lián)系解決。>設備在安裝過程中，出現(xiàn)與制造質量有關的問題，施工部要及時通知項目采購部。項目采購部應及時與供應商聯(lián)系找出問題的原因，采取措施，配合施工部把問題處理好。>施工部庫房管理人員，在總承包項目完工后，要分類將庫房剩余設備材料清點統(tǒng)計清楚，并注明設備材料的由來(如變更遺留、設計采購余量等)，提交采購部處理。四、采購部與其它部門的協(xié)調(1)采購部與中心調度室的協(xié)調>項目材料控制職能由項目中心調度室負責。采購部的有關人員應與項目中心調度室保持密切聯(lián)系。>中心調度室應給項目采購部下達物資調撥通知或施工用料計劃，項目采購部據(jù)此計劃進行材料發(fā)放工作。>項目采購部定期向中心調度室報送采購進度報表、合同執(zhí)行進度報表及各中轉站收發(fā)存報表等各類材料報表，并隨時接受中心調度室的查詢。(2)采購部與質量部的協(xié)調>采購部的采購實施文件應在質量部的監(jiān)督與控制之下，在項目實施過程中始終貫徹質量計劃以滿足項目的質量要求。>材料的檢驗工作由采購部檢驗人員按檢驗計劃及檢驗要求具體執(zhí)行，但要接受項目質量部的指導和監(jiān)督。>采購部編制的檢驗計劃(包括總體檢驗計劃和檢驗月計劃)，檢驗報告(包括按月的檢驗狀態(tài)報告和單項材料的檢驗報告)，應按時提交給質量部。第三節(jié)、工程總承包項目采購管理程序一、采購的基本程序采購工作的基本程序如下：>編制采購計劃；>確定合格供應商；>采購申請；>詢價及報價評審；>召開供應商協(xié)調會及簽訂采購合同；>催交、檢驗、運輸；>物資交接及收尾服務。二、采購計劃項目采購計劃是保證工程建設在合理工期內完成的重要工作。項目采購經(jīng)理負責組織編制項目設備材料采購計劃，經(jīng)項目經(jīng)理批準后實施。(1)編制依據(jù)編制項目采購計劃的依據(jù)是：>項目總承包合同；>工程總承包企業(yè)有關采購管理的程序和制度；>項目總進度計劃；>項目設計進度；>設備制造周期(即實際制造周期加上材料運輸時間)；>業(yè)主提供的購置設備、材料的資金計劃；>采購部的人力負荷以及供應商接受任務的能力。(2)編制內容項目采購計劃應包括以下內容：>項目采購計劃編制依據(jù)。>總承包項目概況。>項目采購原則，．包括分包策略及分包管理原則，進度、費用、質量和安全等的控制原則。>項目采購任務的范圍和內容，EPC總承包商與業(yè)主以及施工分包商在目采購任務方面的分工及責任關系。>采購進度的主要控制目標和要求，長周期設備和特殊材料采購的計劃安排。>采購費用控制的主要目標、要求和措施。>采購質量和HSE控制的主要目標、要求和措施。>業(yè)主對項目采購工作的特殊要求，以及EPC總承包商對業(yè)主要求的意見和擬采取的措施。項目采購部及項目經(jīng)理部其它相關人員應嚴格按采購計劃開展工作。項目經(jīng)理和采購經(jīng)理應對采購計劃的實施情況進行監(jiān)控。三、采買采買是指項目采購部從接到請購文件起到發(fā)出采買訂單止的過程，包含的工作如下。(1)確定合格供應商項目采購部應從業(yè)主批準的供應商名錄中選擇供應商，并檢查其市場準入證；未包含在供應商目錄中的供應商，需提交一份技術商務支持文件，經(jīng)項目經(jīng)理審查，提交給監(jiān)理并經(jīng)由業(yè)主批準。(2)采購申請對于重大和關鍵設備材料，項目采購部準備一份“采購申請”，詳細說明所需采購材料、設備的技術要求、所需數(shù)量、檢查要求和供應商資料，采購申請的材料準備齊全后向監(jiān)理及業(yè)主提交審批。(3)詢價及報價評審項目采購部對經(jīng)監(jiān)理及業(yè)主審批的采購申請中的材料、設備向供應商發(fā)出詢價文件。設備材料的詢價文件由兩部分組成：>技術詢價文件。此部分由設計部編制，內容包括：請購文件、技術規(guī)格說明書、數(shù)據(jù)表、采購說明書、詢價圖以及采購數(shù)量等。>商務詢價文件。此部分由采購部組織編制，內容包括：詢價函、報價須知、采購合同基本條款、商務報價表等。項目設計部對供應商進行技術、質量評審；項目采購部對供應商進行商務評審，而且評估供應商的財務能力和售后服務質量。(4)召開供應商協(xié)調會在最終選定中標供應商之前，要召開合格供應商協(xié)調會，使這些供應商有機會解釋、澄清或確認技術評審和商務評審中提出的各種問題。(5)簽訂采購合同(訂單)項目采購部進行報價比選，向項目經(jīng)理上報評審結果及報價順序，再向監(jiān)理及業(yè)主推薦。推薦獲得業(yè)主批準后，EPC總承包商編制并簽訂采購合同。(6)當?shù)夭少IEPC總承包商在項目所在地購買、運輸和現(xiàn)場存儲項目所需的短周期、臨時性的、零散材料和設備，以滿足工程施工的需求，保證工程項目的順利進行。EPC總承包商采購部編制當?shù)夭少彸绦?，當?shù)夭少徣藛T負責在施工當?shù)剡M行現(xiàn)場采購活動。(7)采購變更采購變更是指在項目實施過程中，由于變更而引起的對采購方式或／和采購內容進行的修改或補充。項目采購經(jīng)理在收到項目經(jīng)理簽認的變更單后應進行以下工作：>了解變更的范圍和對采購的要求；>預測變更對采購的費用和時間的影響；>制定變更的采購實施計劃并實施。(8)采購分包采購分包合同的執(zhí)行與管理由項目采購部負責，并應根據(jù)項目有關程序定期向監(jiān)理和業(yè)主報告分包采購狀態(tài)和執(zhí)行狀態(tài)。四、催交為確保從不同供應商訂購的設備、材料都能按訂單規(guī)定的合同交貨日期交貨，項目采購部催交人員經(jīng)過各種努力和必要的渠道督促供應商，并及時和定期地向項目采購經(jīng)理匯報情況，經(jīng)過項目經(jīng)理向監(jiān)理及業(yè)主通報情況，定期發(fā)布采購催交狀態(tài)報告(常規(guī)催交以月為基礎)。催交的主要工作范圍：>編制催交計劃，特別是主要設備的催交計劃。>負責催交供應商的先期確認圖紙(ACF)、最終確認圖紙(CF)及技術資料，并在確認后督促設計部按時返回供應商。>了解并督促供應商的生產(chǎn)進度的執(zhí)行情況等。>為了保證按期將設備材料運抵現(xiàn)場，催交人員要監(jiān)督運輸?shù)臏蕚涔ぷ?，例如貨運文件的準備，包括保管手續(xù)、進出口許可證等。>編制催交狀態(tài)報告。五、檢驗項目采購部根據(jù)采購申請和相關合同、規(guī)范的要求，負責在供應商的工廠檢查設備、材料和監(jiān)督試驗。對檢驗進行分級管理，確保所有的設備、材料完全符合批準的采購申請和相關的技術要求及檢查／試驗等級要求。進出口設備材料必須經(jīng)過國家或地方的商檢機構(如商檢局)的商品檢驗。(1)檢驗的主要工作范圍>編制檢驗計劃；>中間檢驗；>成品檢驗、試驗；>辦理委托駐廠監(jiān)造或商檢機構檢驗；>編制提交檢驗報告。(2)不合格品的控制項目采購檢驗工程師是控制不合格品的歸口負責人，她負責控制不合格品的標識、記錄、評價、隔離和處理，并向質量部報告。必要時要會同有關部門和業(yè)主對有爭議的不合格產(chǎn)品進行評價和提出處理決定。檢驗過程中發(fā)現(xiàn)不合格品時，要求供應商填寫“不合格品單”，并對出現(xiàn)不合格問題的設備提出標記，對暫時無法解決的問題，要求供應商停止制造，待提出返修方案并征得質量部同意后，才能繼續(xù)加工。對不合格品的處理應做出“報廢”、“讓步使用”、“返修”的處理結果。檢驗工程師應填寫“不合格品報告”，當讓步使用時，需經(jīng)設計人員認可。(3)駐廠監(jiān)造在設備制造過程中，根據(jù)需要項目采購部派代表去制造現(xiàn)場參加檢驗和試驗。對關鍵設備及大宗材料實行駐廠監(jiān)造制度，監(jiān)督供應商必須按合同規(guī)定的產(chǎn)品技術標準、規(guī)范的質量要求組織生產(chǎn)。對重要和關鍵設備材料，由項目采購部報經(jīng)項目經(jīng)理審批后委托駐廠監(jiān)造。應委托具有一定資質的質量檢驗部門或公司進行駐廠監(jiān)造。項目采購經(jīng)理經(jīng)授權與選定的監(jiān)造單位簽訂監(jiān)造合同，審批其監(jiān)造質量計劃書，并負責協(xié)調及監(jiān)督駐廠監(jiān)造單位的工作。駐廠監(jiān)造單位應定期編寫監(jiān)造報告，報項目采購部，對于特殊情況應隨時匯報。六、運輸運輸是指設備材料制造完畢，經(jīng)檢驗合格后，從制造廠到施工現(xiàn)場這一過程中的包裝、運輸、保險等業(yè)務。項目采購部負責所有運輸活動的管理和控制?！?1)運輸?shù)闹饕ぷ鞣秶?gt;計劃和管理項目設備材料的運輸活動，編制運輸計劃。>制定運輸規(guī)程，對運輸?shù)穆烦?、文件、包裝以及標志等問題應做出規(guī)定。>確定國際或者國內的運輸代理機構，監(jiān)督所選擇的運輸代理商的活動。>保證安全、經(jīng)濟、迅速地將設備材料運到現(xiàn)場。>應定期提供和更新運輸狀態(tài)報告。(2)清關進出口的貨物需要辦理清關手續(xù)。EPC總承包商能夠請求業(yè)主給與協(xié)助并有權選擇一個清關代理機構辦理所需的進出承包商的主要職責如下：>在貨物到達前接收和檢查貨運單據(jù)。>準備所有必須的海關單據(jù)和完整的關稅手續(xù)。>與將貨物運至現(xiàn)場的當?shù)爻羞\商協(xié)調。>安排關稅檢查，保稅儲存，運至施工現(xiàn)場。>及時發(fā)布清關狀態(tài)，并向監(jiān)理及業(yè)主各提供一份清關狀態(tài)報告。七、中轉與交付(1)中轉站的設置．中轉站的設置應綜合考慮項目所覆蓋的范圍、途經(jīng)的地形地貌、交通條件以及施工分包商的狀況等各方面因素，使每一個站都能充分發(fā)揮其作用，滿足各施工分包商的設備材料需要。站址的選擇應考慮以下方面：>交通便利、接貨方便。>能滿足中轉站所負責區(qū)域工程材料的施工進度、材料裝卸、存儲、運輸、保管的要求。>材料中轉方案的確定必須經(jīng)過實地踏勘，形成較為詳實的可研報告，報業(yè)主批準。(2)物資調撥程序1)需要在中轉站臨時存儲的設備材料>中心調度室根據(jù)項