秘書操作基礎(chǔ)手冊夏禎中華講師網(wǎng)

秘書手冊企劃部秘書處目錄序言…………………3秘書必備素質(zhì)……………4秘書關(guān)鍵職業(yè)技能………5第一部分日常事務(wù)處理…………………5電話、傳真、郵件、文件管理、名片第二部分日程安排………7總體日程安排…………………7出差日程安排…………………8會議安排………13媒體采訪………18大型活動………21突發(fā)來訪接待…………………24第三部分溝通和協(xié)調(diào)……25內(nèi)部溝通………25外部溝通………25秘書應(yīng)含有禮儀……………26秘書禮儀素質(zhì)培養(yǎng)…………27第四部分文字支持………27第五部分會議支持………30序言在很多人眼里，秘書仍是一個即讓人熟悉又不被人了解職業(yè)。秘書輔助和參謀作用在該職業(yè)特征中最具代表性，她們是領(lǐng)導(dǎo)左膀右臂，是領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)上下保持溝通橋梁，為此，她們必需全心全意并正確無誤地提供支持和服務(wù)，從而表現(xiàn)出其本身價值。優(yōu)異秘書會使人想到干練、精明、繁忙處事作風(fēng)，聯(lián)想到待人接物時彬彬有禮儀態(tài)；聯(lián)想到在她們臉上那一慣展現(xiàn)胸有成竹樣子……不管怎樣，秘書這個詞會讓很多正準備從事這個職業(yè)大家有著太多想像。然而,秘書工作到包含哪些，在秘書工作背后還有些什么，這是被大家忽略。在聯(lián)想，秘書及行政助理、部門文員是一只龐大隊伍，在聯(lián)想大環(huán)境下，大家各就各位地支撐著很多日常繁雜事項處理。在領(lǐng)導(dǎo)處理每一項工作時侯，我們會隨時身處其中，自然而然成為此件事情某一步驟，而不可或缺，有時我們需要飾演更多角色，，以適應(yīng)工作安排和領(lǐng)導(dǎo)需要。別看全部是秘書，但因為所服務(wù)對象不一樣,各部門性質(zhì)不一樣,其所進行工作任務(wù)也肯定存在著很大差異，但因為秘書工作是以服務(wù)為其根本性質(zhì)，這在共性尋求上為我們提供了依據(jù)。實際上有很多相同工作不一樣之處只是因為事件輪廓上差異，本質(zhì)上全部是能夠歸于一類。不管什么時候，謹慎認真工作態(tài)度是秘書們不遺不棄職業(yè)操守，而現(xiàn)代秘書職業(yè)要求在尊奉這一理念基礎(chǔ)上更要加強這一能力綜合利用和發(fā)揮。所以，什么是一個出色地秘書該含有職業(yè)素質(zhì)，什么樣秘書會得到領(lǐng)導(dǎo)認可，在聯(lián)想,不一樣崗位秘書在提升工作效率呼聲下又該做什么呢？這些是我們一直以來需要探索問題，也就是這此些思想火花碰撞出我們最初編寫本手冊想法。我們--作為企劃部秘書處秘書，在長久工作之中，在領(lǐng)導(dǎo)日常所給幫助中和本身在各項工作中鍛練使得我們?yōu)楸旧韺で蟮搅瞬糠诌m用工作方法，積累了部分工作經(jīng)驗和技巧，在處理很多類似情況時形成了部分常見做法和約定俗成要求，我們將這些點滴一一搜集，在經(jīng)過了反復(fù)總結(jié)和提練、否定和借鑒過程后，已將其做成了本部門工作一個標準，達成了在方法和步驟上統(tǒng)一。我們相信，在我們自己不懈努力和對秘書工作熱愛之下;為聯(lián)想,為我們事業(yè)未來發(fā)展進行一番奮斗后,我們定會做出成績.我們迫切地相想早日讓這本小冊子和大家見面，期望它能為同行們工作中提供方便快捷參考之用，同時我們很愿意將這些經(jīng)驗和技巧共享出來和大家一起探討，也期望能利用這么一個機會使我們工作得到領(lǐng)導(dǎo)和教授指點，以發(fā)覺問題，補已之短。秘書手冊適適用于企業(yè)各部秘書及行政人員，致力于給任何一個聯(lián)想人相關(guān)行政方面指導(dǎo)。手冊編寫工作是由企劃部秘書處完成，在此其間我們得到了來自部門同仁及上下各部門相關(guān)人員大力支持，在此，我們深表謝意，相關(guān)本手冊所搜集內(nèi)容，因為水平有限，不妥之處請立即向我們提出，我們熱忱期望著您意見。這本手冊伴隨工作需要我們還將不停補充完善，使手冊真正能夠成為一部聯(lián)想秘書行為指南，為您服務(wù)，為你所用。第一章秘書必備素質(zhì)一、職業(yè)化秘書標準:敬業(yè)精神 正直--公平，堅持既定政策和標準表率作用 老實--實事求是領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)范 敬業(yè)--以工作為榮，設(shè)定高工作水準業(yè)務(wù)能力 守信--不失約、不違約、不食言、不泄密指揮和控制能力 勤奮--努力工作，不停學(xué)習(xí)合作精神 有序--利落，有條不齋學(xué)習(xí)和創(chuàng)新能力 高效--追求效率和效益知人善任能力 可靠--按約定完成工作，保質(zhì)、保量、立即對待意見和批評 大局觀 二、秘書職業(yè)態(tài)度主動性（Initiative)適應(yīng)性(Flexibility)團體精神(Teamwork)尊重她人(RespectforPeople)創(chuàng)新精神(Creativity)堅持標準(UncompromisingIntegrity)服務(wù)和貢獻(Service&Contribution)認同和分享(Sharing)雙贏和相互依存(Win-win&Interdependence)溫柔心和自省第二章秘書關(guān)鍵職業(yè)技能第一部分：日常事務(wù)處理一、撥打/接聽電話程序和技巧打電話前準備準備好電話統(tǒng)計本和筆把要和對方說明事情、內(nèi)容次序簡單列在記事本上，并逐一查對無遺漏。準備好通話時需要文件資料。查閱對方電話號碼，確定無誤，開始撥打。正式撥打電話：撥通電話后，確定對方企業(yè)及姓名，然后熱情而有禮貌說：“你好！我是聯(lián)想電腦企業(yè)**部**?！比缧韬拖嚓P(guān)人員通話，應(yīng)有禮貌地請對方傳呼或轉(zhuǎn)達。如通知對方內(nèi)容較復(fù)雜，應(yīng)主動提醒對方做好統(tǒng)計逐一將事情說明，注意語言簡明、正確；通話結(jié)束后，確定對方已放下話筒，然后放電話。3、接聽電話3聲鈴響內(nèi)將電話接起，平和有禮貌：“你好！我是**部**?！迸卸╓HO，分以下多個情況：來電人員總經(jīng)理可接電話時總經(jīng)理不在時內(nèi)部直接上級及平級直接轉(zhuǎn)入統(tǒng)計留言如事務(wù)緊急，統(tǒng)計上級電話，速聯(lián)絡(luò)總經(jīng)理回電。直接下屬問清事情梗概，轉(zhuǎn)接時向總經(jīng)理說明梗概后轉(zhuǎn)入問清梗概，如不緊急，統(tǒng)計下來轉(zhuǎn)告總經(jīng)理如事情緊急，通知總經(jīng)理聯(lián)絡(luò)方法。一般職員問清事由，如需要，轉(zhuǎn)告總經(jīng)理；其它可視情況處理外部關(guān)鍵且緊密問清概要，向總經(jīng)理說明后，然后轉(zhuǎn)入統(tǒng)計留言如事務(wù)緊急，統(tǒng)計上級電話，速聯(lián)絡(luò)總經(jīng)理回電。關(guān)鍵但不緊密問清概要，向總經(jīng)理說明后，依總經(jīng)理指示轉(zhuǎn)入或不轉(zhuǎn)入統(tǒng)計留言，向總經(jīng)理匯報。不關(guān)鍵且不緊密問清概要，酌情處理若通話內(nèi)容較復(fù)雜，或有不清楚地方，最終應(yīng)該將關(guān)鍵點反復(fù)一便，以免遺漏或有偏差。通話結(jié)束后，確定對方已放下話筒，然后放電話。通話技巧：日常禮貌用語：問詢對方時，可用：“請問您哪里？”、“請問您怎么稱呼？”“請問有什么事？”等對總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)、保持常常聯(lián)絡(luò)外部、內(nèi)部人員應(yīng)在日常工作中盡可能熟悉，達成聞其聲知其人，并立即給予轉(zhuǎn)接。如對方有事需要你傳達，必需時需將對方姓名、單位、電話號碼和需要傳達事再反復(fù)一遍，方便必需時再和對方聯(lián)絡(luò)。如不能把握總經(jīng)理是否要和對方通話情況下，不能隨便回復(fù)總經(jīng)理“在”或“不在”，可說“請您稍等一下，我去看看**總經(jīng)理是否在？”，然后請示總經(jīng)理是否轉(zhuǎn)接。如遇總經(jīng)理不愿接聽對方電話，則可用委婉語氣：“實在抱歉，**總經(jīng)理這是不知上哪去了，我見到她時再給您回個電話；假如您方便話，能否讓我轉(zhuǎn)達您事情？”做到有禮有節(jié)、滴水不漏。在知道身份但不通知事由情況下，如方便可問詢總經(jīng)理后決定是否轉(zhuǎn)接；也可問詢對方是公事還是私事，如是公事可讓對方知曉，將事由通知自己也可達成目標。在對方不愿通知身份及事由情況下，經(jīng)反復(fù)問詢后未果，可委婉結(jié)束通話。假如對方喋喋不休，廢話連篇，能夠說“請問您還有別事嗎？”或“對不起，我還有急事要辦”等結(jié)束通話。如一個未完又來一個，應(yīng)視電話內(nèi)容和對方身份，讓緊急、關(guān)鍵人員先講，同時禮貌告訴另一方稍候片刻，或統(tǒng)計對方電話，稍侯打過去。整理電話留言，在總經(jīng)理回來后匯報相關(guān)信息。二、傳真將傳真分類：需要總經(jīng)理本人審閱，依據(jù)總經(jīng)理授意處理由秘書來待為處理：A、轉(zhuǎn)給其它相關(guān)責(zé)任人由秘書本人回復(fù)使用電腦企業(yè)標準CI格式遵守公文寫作規(guī)范保密文件需要傳真時，應(yīng)先和對方聯(lián)絡(luò)，發(fā)送到指定傳真機上，發(fā)送后再和對方確定。需請對方幫助抄送時，務(wù)必在文件正文前加以說明，列明抄送范圍務(wù)必在傳真件首頁上標明總頁碼，并在每一頁文件上標注頁碼。必需傳真分類存檔三、郵件依據(jù)郵件類型（如急閱件、待處理件、須知通知、通常通知、報表、匯報/總結(jié)、新聞/通報、私人郵件等等）或按具體項目設(shè)置子文件夾。將收件箱中郵件過濾，刪除無須要郵件，然后分以下：需要總經(jīng)理本人審閱，存入對應(yīng)文件夾，部分依據(jù)總經(jīng)理授意回復(fù)郵件，或督促、幫助總經(jīng)理在要求時間內(nèi)處理相關(guān)事宜。以總經(jīng)理名義回復(fù)時，要在語氣上給予注意，并從總經(jīng)理信箱發(fā)出；以秘書名義發(fā)送時，要說明郵件內(nèi)容為總經(jīng)理授意。由秘書來待為處理：A、轉(zhuǎn)給其它相關(guān)責(zé)任人;B、由秘書本人回復(fù)如發(fā)出郵件需要追蹤結(jié)果或確定對方是否收到，需要設(shè)置回執(zhí)，如對方未能立即查看，需電話說明。需要總經(jīng)理審閱、批改郵件打印出呈送，然后負責(zé)回復(fù)或傳達；關(guān)鍵郵件立即進行存檔四、文件管理（參看集團《秘書手冊》第33-36頁）（附文件處理步驟）閱讀文件，判定是否應(yīng)由總經(jīng)理處理，然后審核文件格式是否正確、內(nèi)容表述是否清楚、完整。對文件進行分類：待批、待閱件，緊急、不緊急，寫明文件摘要（必需背景資料、審批原由），便于總經(jīng)理按總經(jīng)理批改意見復(fù)印后轉(zhuǎn)發(fā)、呈送（可參考文件管理要求），必需事情進行追蹤，反饋結(jié)果。必需文件進行存檔。注：傳真、郵件、信函等內(nèi)容為外文，應(yīng)立即譯出五、名片分類：可依據(jù)總經(jīng)理業(yè)務(wù)情況分類，如企業(yè)類型、用戶類型、地域等；存放：名片盒錄入到NOTES通訊錄中（更易查找，但需要錄入時間）應(yīng)準備一名片夾，存放和總經(jīng)理聯(lián)絡(luò)緊密且關(guān)鍵人員名片，并確保查找時方便快捷。第二部分日程安排控制日程，意味著你和總經(jīng)理一起有序工作?！叭粘贪才拧笔侵笗r間排定領(lǐng)導(dǎo)工作計劃，是領(lǐng)導(dǎo)工作量、工作效率、工作結(jié)果一個反應(yīng)，是時間管理藝術(shù)集中表現(xiàn)。秘書職責(zé)是當(dāng)好“管家”按日程安排為領(lǐng)導(dǎo)做好多種必需準備，并提醒領(lǐng)導(dǎo)實施。本文將從總體日程安排、出差日程安排、會議安排、媒體采訪、大型活動和突發(fā)來訪六部分加以具體說明并提供文字模版，期望能給大家工作提供參考。日程是領(lǐng)導(dǎo)工作質(zhì)量，工作效率，工作結(jié)果一個表現(xiàn)，而計劃、安排領(lǐng)導(dǎo)工作日程是秘書一項基礎(chǔ)工作。這項工作看似簡單，但卻十分關(guān)鍵，它是秘書輔助總經(jīng)理工作基礎(chǔ)，安排好總經(jīng)理日程，意味著秘書將和總經(jīng)理一起進行有序工作。作為秘書一定要細心觀察領(lǐng)導(dǎo)工作習(xí)慣和做事風(fēng)格，調(diào)整自己工作方法，主動適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作節(jié)拍。在沒有達成默契情況下，最好在合作之初和領(lǐng)導(dǎo)做一次深入溝通，正確了解領(lǐng)導(dǎo)要求、需求，并對可能會碰到部分情況處理標準達成共識，為以后工作順利開展做鋪墊。另外，勤于思索，多做總結(jié)對于秘書日常工作效率提升是十分必需，把看得出經(jīng)驗、教訓(xùn)、小技巧等做一備忘錄，時常翻看，補己之短，揚己所長這不僅提升了自己工作水準，同時也對領(lǐng)導(dǎo)工作效率起到了間接地促進作用?？傮w日程安排領(lǐng)導(dǎo)日常工作分為日常性工作，即事先有計劃相對固定工作（如會議、出差、接待等）和突發(fā)性工作（臨時安排事情）兩類。而秘書通常做法是將有計劃事情預(yù)先填入擬好日程表中，同時細致靈活地安排好突發(fā)隨機事件。（一）總體標準：了解總經(jīng)理日常工作、近期業(yè)務(wù)關(guān)鍵、作息習(xí)慣、身體情況，-優(yōu)化工作方法，細心觀察總經(jīng)理工作習(xí)慣和做事風(fēng)格，主動適應(yīng)其工作節(jié)拍；-了解企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展情況，尤其是所服務(wù)總經(jīng)理業(yè)務(wù)進展情況，留心近期工作興奮點；對計劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程；立即整理日程表，以免安排沖突；明確事情優(yōu)先級，在處理事務(wù)時注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；定時和總經(jīng)理溝通，將雙方要求、需求和可能會碰到情況處理標準達成共識，以利工作開展；注意日程安排時間松緊，合適安排；（二）經(jīng)驗和技巧周一日程、出差前后一個工作日不要安排過多事務(wù)；在兩個聚會間留出機動時間，預(yù)防會議延長引發(fā)時間沖突，并給總經(jīng)理留出整理思緒時間；同時預(yù)留時間處理日常事務(wù)；依據(jù)總經(jīng)理習(xí)慣留出合適固定時間閱讀報刊資料及其它信息；對于總經(jīng)理各項安排熟記于心，立即提醒已定下來安排，預(yù)防沖突；每日安排相對固定時間和總經(jīng)理查對日程，確保秘書和總經(jīng)理日程表內(nèi)容一致；不要替換領(lǐng)導(dǎo)做決定，在總經(jīng)理同意下針對其工作習(xí)慣和時間對多種預(yù)約酌情處理；控制聚會時間，適時打斷，預(yù)防拖延，以免影響下面日程；掌握近期要回避人物；月/周計劃安排模版可使用NOTES日歷功效，填入相關(guān)安排，打印即可；也可根據(jù)總經(jīng)理習(xí)慣，自行制作日程表；二、出差日程安排做為秘書，安排總經(jīng)理出差是常常一項工作，同時也是需要愈加細致一項工作。經(jīng)過秘書計劃，把總經(jīng)理出差在外工作安排得擔(dān)心而有序，愉快而圓滿，這是秘書工作目標，也是工作價值一個表現(xiàn)。（一）中國出差出差前：確定出差目標和日期；確定總經(jīng)理出差陪同人和出差地相關(guān)人員溝通，確定周到日程安排（明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要旅程時間、接待人員等信息。）確定行程，預(yù)定機票（注意選擇好航空企業(yè)、機型及班次）、酒店（選擇總經(jīng)理習(xí)慣酒店、熟悉酒店電話、傳真等）、接/送機人員（明確接送機人聯(lián)絡(luò)方法）；完善細致周到日程表（時間、地點、對方參會人、議程等）（見范例）。依據(jù)總經(jīng)理習(xí)慣，準備出差用物品（見物品攜帶表）。擬寫授權(quán)書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件（財務(wù)部等）。（見范例）出差中在第一時間掌握總經(jīng)理抵達后聯(lián)絡(luò)方法，必需時通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員。依據(jù)總經(jīng)理日程安排，隨時通報企業(yè)及GM關(guān)心業(yè)務(wù)進展情況；配合總經(jīng)理授權(quán)人工作，立即掌握企業(yè)及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。依據(jù)情況立即和相關(guān)人員及總經(jīng)理溝通，立即調(diào)整日程安排；出差后立即向總經(jīng)理匯報出差期間企業(yè)內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進展；出差資料整理（包含資料、名片、會談備忘），依據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔；向總經(jīng)理認為有必需合作方致感謝函。多種差旅費用報銷；跟進業(yè)務(wù)后續(xù)事宜；（二）國外出差出差國外和中國出差安排次序及內(nèi)容大致相同，但在此要尤其提醒您注意以下幾點：依據(jù)企業(yè)最新業(yè)務(wù)情況準備PRESETATION（中/英文），和對方確定演示設(shè)備，必需時準備彩色打印膠片和打印稿。機票購置時注意避免經(jīng)停中轉(zhuǎn)，選擇好航空企業(yè)和服務(wù)，長途飛行選擇好機型；注意準備好多種證件及邀請函，并提醒總經(jīng)理攜帶；依據(jù)客人等級和國家風(fēng)俗習(xí)慣準備禮品；準備當(dāng)?shù)氐貓D及國家風(fēng)情資料；確定對方還是我方提供翻譯服務(wù)；回國后向邀請方致謝。（三）陪同出差陪同總經(jīng)理出差無疑對秘書工作提出了更高要求，在出差前除了前面介紹注意事項外，在出差過程中，要求秘書注意以下事項：登機前，為總經(jīng)理辦理機場建設(shè)費購置、機票換票及多種登機手續(xù)；并再次確定接車人；抵達后，辦理賓館入住手續(xù)，了解總經(jīng)理房間號碼及電話，并將秘書房號電話立即通知總經(jīng)理；每日立即查對本日及第二天日程安排；提前設(shè)置清晨叫醒，并安排早餐；依據(jù)當(dāng)日日程安排落實車輛；立即提醒并事先落實各項安排；攜帶總經(jīng)理名片、必需會議資料（匯報稿件、見面?zhèn)渫⒉稍L提要）；注意建立多種用戶關(guān)系（包含政府領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、媒體記者）著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止；出差返回后將總經(jīng)理和用戶溝通事項逐條落實、跟蹤，并立即辦理費用報銷、資料整理。附件一：出差物品攜帶表名片若干日程表證件（身份證、護照、港澳通行證、邊防證等）筆記本電腦和ppt（保留在桌面）、ppt備份軟盤2張往返機票（將保險費保留在秘書手中）書面講話稿及素材2份活動或會議等背景材料出訪地聯(lián)絡(luò)人通訊錄準備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具*準備一支彩色筆禮品*包裝應(yīng)急藥及常見藥品附件二：授權(quán)書模版文件編號OURREF.：LCS-DTB·60023-99發(fā)文日期DATE：.6.14文件類別CATEGORY:通知擬文人FROM:審核VERIFIED://同意APPROVED:收文人TO：全體人員收文部門TO(DEPT.):臺式電腦事業(yè)部、筆記本事業(yè)部、軟件事業(yè)部、服務(wù)器事業(yè)部、外設(shè)事業(yè)部抄送CC:總裁室、企劃部秘書處、財務(wù)附件ATTACHMENT://FORMCHECKBOX傳閱FORMCHECKBOX閱后存檔FORMCHECKBOX保密保密期限CIRCULARFILINGCONFIDENTIALTERMFORMCHECKBOX其它OTHERS//FORMCHECKBOX頁數(shù)NO.OFPAGES1授權(quán)通知電腦企業(yè)副總裁在6月15日-16日期間因公外出，此期間將臺式電腦事業(yè)部資材、質(zhì)控、經(jīng)營管理等相關(guān)簽字權(quán)授予副總經(jīng)理，臺式電腦事業(yè)部其它相關(guān)財務(wù)及文件審批授權(quán)予常務(wù)副總經(jīng)理，除臺式電腦事業(yè)部外其它事業(yè)部系統(tǒng)相關(guān)財務(wù)簽字及文件審批委托副總裁處理。特此通知.6.14附件三：中國出差日程范例劉軍總經(jīng)理出差深圳日程安排（4月25-27日）時間日程地點備注4月25日17：25北京—深圳CA1305機場接機人：1360―――入住新世紀酒店該車在深圳期間隨行21：30夜宵自行安排4月26日11：30嘉利見面及午餐新世紀酒店上海餐廳寧波廳嘉利參與人：何焯輝、譚永雄、鄧秉覺聯(lián)想：、議題：嘉利最新情況通報對方聯(lián)絡(luò)人：鄧秉覺13：20出發(fā)前往EMCoffice、陪同前往14：00EMC見面深圳沙頭角保稅區(qū)21-23棟北座聯(lián)想?yún)⑴c人：、、、、EMC參與人：總經(jīng)理余昭信 副總經(jīng)理陸楊業(yè)管處經(jīng)理張界楊 技術(shù)處協(xié)理郭宗欽 研發(fā)部經(jīng)理張濱見面安排：14:00~15:00 雙方企業(yè)介紹交流15:00~16:00 參觀工廠16:00~17:00產(chǎn)品研討（顯示器/電腦相關(guān)產(chǎn)品）及未來業(yè)務(wù)合作磋商17：20返回新世紀，梁青陪同18：00晚餐新世紀酒店餐廳美國國家半導(dǎo)體：李彬及隨行人員聯(lián)想：、4月27日14：00東莞金和涂料見面深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)（地圖附后）金和參與人：總經(jīng)理董合枝生產(chǎn)經(jīng)理董博霖嘉利廠參與人：采購部主管黃寶球工程總監(jiān)鄧秉覺聯(lián)想?yún)⑴c人：、、議程安排：14：00-14：05雙方介紹14：05-14：25金和介紹（工廠歷史、油漆種類、生產(chǎn)工藝及相關(guān)噴漆關(guān)鍵技術(shù)、發(fā)展趨勢等）14：25-14：55雙方討論14：55-15：25參觀金和新廠15：35瑞和塑膠五金電子廠深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)15：35-15：40聯(lián)想和瑞和人員相互介紹15：40-16：10參觀瑞和工廠16：10-16：25機動16：25前往機場，車程約30分鐘17：40CA1303深圳—北京安排接機隨行及關(guān)鍵聯(lián)絡(luò)電話：附件四：國外出差日程安排表實施副總經(jīng)理訪問漢城行程表（99年7月14日至17日）訪問時間關(guān)鍵活動地點備注7月14日17：50——20：4021：00——21：30北京——漢城抵達酒店辦理入?。ㄒ蛲ㄓ嵅槐?，LG商事提供一部手機在漢城期間使用，號碼為：KIMPOAirportHolidayinnSeoulLG商事Mr.J.S.PARK等在機場左邊出口舉牌接(Tel:)下榻處:HolidayinSeoul(佳樂)Tel:82—02—7179441Fax:82—02—71594417月15日8：00——9：009：00——12：3012：30——13：2013：20——14：4014：40——16：4016：40——18：00和LGLCD部B.Kwon/V.President及LG商事K.M.Ahn/Sr.MGR、J.S.Park共進早餐及會談前往LG在龜尾LCD廠和LGLCD責(zé)任人午餐參觀及會談（陪同及參與者:LGLCD廠總經(jīng)理Mr.K.S.Park/Exe.Director、LG商事K.M.Ann/Sr.MGR、J.S.Park）前往LG電子在平澤CDROM廠參觀及會談（陪同及參與者：LG電子Mr.M.H.Park/Sr.DirectorMr.J.H.Cheng/G.MGRLG商事:K.M.Ahn/Sr.MGR、J.S.Park）HolidayinnSeoulorLGTwinTowers龜尾旅程：3小時中餐主持人:Mr.K.S.Park旅程：3小時主持人:Mr.M.H.Park訪問時間關(guān)鍵活動地點備注7月15日18：00——19：3019：30——21：00和LG電子人員共進晚餐回酒店平澤7月16日8：00——9：209：30——10：0010：30——10：5010：50——11：2011：20——11：5011：50——13：0013：00——14：00自酒店前往三星電子LCD工廠所在地高層領(lǐng)導(dǎo)見面（LCDMarketingW.H.Hong/Sr.MGR、崔敏洙先生等）作聯(lián)想電腦企業(yè)及產(chǎn)品介紹針對相關(guān)問題進行會談參觀和會者共進午餐乘車前往LG總部七星（Kiheung）聯(lián)絡(luò)人：Mr.J.Y.ParkTel:82—02—750731314：30——17：0017：00——17：3019：00——21：00會談（參與者：LG商事D.H.Kang/V.PresidentLG電子M.H.Park/Exe.Director等)回酒店休息和LG商事人員共進晚餐（D.H.Kang/V.President、K.M.Ahn/Sr.MGRY.H.Kim/Sr.MGR)LG總部HolidayinnSeoul聯(lián)絡(luò)人:LG商事Mr.J.S.Park主持人:Mr.D.H.Kang訪問時間關(guān)鍵活動地點備注7月17日10：00——18：0018：00——19：0021：40——22：40參觀韓國電子市場/漢城市區(qū)及近郊觀光游覽酒店結(jié)帳、乘車前往金浦機場漢城——北京漢城市區(qū)及近郊陪同人：導(dǎo)游、LG商事Mr.J.S.Park（17日為韓國國慶日）自酒店到機場約40分鐘旅程三、會議安排召開和參與會議是總經(jīng)理關(guān)鍵工作方法之一。組織會議和處理和會議相關(guān)事務(wù)幾乎成為秘書常常工作，其關(guān)鍵性不言而喻。會務(wù)工作是秘書組織工作能力綜合表現(xiàn)，它將多個繁雜事務(wù)聚集一身。確保會議順利舉行，需要多方面準備工作。這就需要秘書是八面玲瓏天才，同時善用平時培養(yǎng)出細心和責(zé)任心，沉著應(yīng)對，以不變應(yīng)萬變！以下分內(nèi)部會議和外部會議分別介紹。（一）內(nèi)部會議安排總經(jīng)理主持會議結(jié)束修改下發(fā)整理會議統(tǒng)計/紀要會中服務(wù)會前準備（儀器調(diào)試）反饋接收下發(fā)修改安排會議室、落實參會人員擬訂會議通知（注意文件格式）確定會議目標、參會人員、時間、議程結(jié)束修改下發(fā)整理會議統(tǒng)計/紀要會中服務(wù)會前準備（儀器調(diào)試）反饋接收下發(fā)修改安排會議室、落實參會人員擬訂會議通知（注意文件格式）確定會議目標、參會人員、時間、議程開始審批審批審批N審批NYYNY注意事項：會前和GM及相關(guān)部門責(zé)任人明確會議內(nèi)容、議程和參與人；綜合考慮多種原因（如GM全天日程安排），安排會議地點立即間；下發(fā)會議通知后，確定參會人是否已收到通知，對尤其關(guān)鍵參會人，可經(jīng)過電話確定；會中幫助放映PPT，并時刻關(guān)注會場內(nèi)情況，隨機應(yīng)變；對會中達成決議立即跟蹤，并反饋給GM；總經(jīng)理參與會議開始接收通知回復(fù)或改請結(jié)束會后材料整理工作跟進反饋總經(jīng)理參會會前提醒會前幫助準備回復(fù)邀請部門并準備材料確定時間開始接收通知回復(fù)或改請結(jié)束會后材料整理工作跟進反饋總經(jīng)理參會會前提醒會前幫助準備回復(fù)邀請部門并準備材料確定時間判定和總經(jīng)理業(yè)務(wù)是否相關(guān)判定和總經(jīng)理業(yè)務(wù)是否相關(guān)NY和對方確定后另行安排和對方確定后另行安排時間沖突請示總經(jīng)理請示總經(jīng)理是否參與NY注意：把握前往會議地點出發(fā)時間安排。（二）外部見面安排總經(jīng)理主持外部見面接收見面請求 NO 婉拒或該請她人注意：講明原因，以免對方誤解注意：在收到見面請求時，經(jīng)和部門相關(guān)責(zé)任人及GM商討決定，同時提供背景材料以供GM做出判定Y和對方確定時間、地點、人員、議程，并落實我方人員、地點確定meetingagenda,ppt 修改（中英文標準版、及業(yè)務(wù)回顧）發(fā)會議通知，并落實參會人員會前準備工作 會中服務(wù)會中達成共識跟蹤反饋結(jié)束注意事項：綜合考慮多種原因，選擇適宜見面地點、預(yù)定會議室；注意準備電子或紙制歡迎牌、激光筆；會前和對方溝通是否需準備翻譯，如需要，提前確定；依據(jù)來訪企業(yè)習(xí)慣及來訪者等級準備禮品；在和來訪企業(yè)溝通中確定是否需安排車輛接送，如需要注意把握接送時間，并通知對方確切見面時間及地點；考慮是否需要在見面時錄音或拍照，并提前準備；如需安排參觀，提前和行政后勤部聯(lián)絡(luò)，填寫參觀申請，安排參觀陪同人；會前給總經(jīng)理提供相關(guān)背景材料，如需要請相關(guān)部門責(zé)任人和總經(jīng)理溝通洽談事宜；在會前擬制meetingagenda（見模版）在制作PPT時依據(jù)各部門情況、來訪者需求酌情修改添加內(nèi)容，注意內(nèi)容立即更新，并依據(jù)來訪者需求制作中/英文；--首次見面PPT應(yīng)包含：聯(lián)想總體情況及業(yè)務(wù)情況介紹；--再次見面應(yīng)注意：有針對性業(yè)務(wù)回顧（可請相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供資料）。幫總經(jīng)理準備名片，并提醒見面時攜帶；提前30分鐘進行，調(diào)試設(shè)備，擺放材料，迎接客人，注意對待客人謙和有禮態(tài)度；提醒總經(jīng)理參會，在GM同意后陪同參會，參會中幫助放映ppt，并關(guān)注會場內(nèi)情況，隨機應(yīng)變，靈活處理多種情況；見面結(jié)束后，代總經(jīng)理或陪同送客人離去；以后整理筆記本電腦等儀器設(shè)備；總經(jīng)理參與外部見面總經(jīng)理參與其它部門組織、主持見面，秘書工作可能就不像前面介紹那樣繁多。但應(yīng)從較專業(yè)角度幫助安排。并關(guān)注以下幾點：開始開始咨詢GM是否參會咨詢GM是否參會婉拒并請對方改請接到參會邀請婉拒并請對方改請接到參會邀請NY回復(fù)對方參會，并回復(fù)對方參會，并寫入日程表關(guān)注對方會議組織情況，并適時提出關(guān)注對方會議組織情況，并適時提出提議在見面前給GM提供背景材料在見面前給GM提供背景材料提醒GM參會提醒GM參會總經(jīng)理參會總經(jīng)理參會結(jié)束結(jié)束注意事項：會前為總經(jīng)理準備具體背景材料；會前了解會議具體地點，如在不一樣辦公區(qū)，請注意把握出發(fā)參會時間；對會中決議，總經(jīng)理期望具體了解，立即跟進并反饋；外部見面會議備忘模版GuestMeetingTableGuest’sCompany:AMDGuest’sNameandPositionLegend’sParticipantandPositionMr.HectordeJ.RuizCOOMr.RaymondLeeV.PofAsiaSales&MarketingMr.KelvinKwokSalesDirectorofAsiaMr.ThomsonChanMarketingDirectorofAsiaMr.PerryChanCountryManagerofChinaMr.JackLeeAssistantSalesManagerMr.―――VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofDesktopbusinessDivisionMr.―――VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofNotebookbusinessDivisionMr.―――GeneralManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMiss.―――ManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMr.―――InterpreterAppointedTimePeriod:15:00pm-16:00pm,June2,Venue:PhoenixhallatErbiaobuildingofLegendComputerSystemsLimitedMeetingAgenda:15:00-15:05Introduction15:05-15:10AMDIntroduction(Mr.PerryChan)15:10-15:30AMDupdate(Mr.RaymondLee)15:30-15:45Legendupdate(Mr.――)15:45-16:00DiscussionaboutcooperationbetweenAMDandLegend四、媒體采訪時序總經(jīng)理總經(jīng)理秘書品牌市場部Y開始接到采訪申請品推安排?整理品推提供采訪提要NN轉(zhuǎn)交品推處理Y安排總經(jīng)理采訪？征求總經(jīng)理意見接收采訪Y開始接到采訪申請品推安排?整理品推提供采訪提要NN轉(zhuǎn)交品推處理Y安排總經(jīng)理采訪？征求總經(jīng)理意見接收采訪結(jié)束接收采訪？結(jié)束采訪前一天采訪前一星期提醒總經(jīng)理著裝了解記者需求，為記者提供相關(guān)資料Y修改審閱配合品推整理采訪問題答案N依據(jù)日程進行安排落實品推陪同人員及記者聯(lián)絡(luò)方法NY結(jié)束接收采訪？結(jié)束采訪前一天采訪前一星期提醒總經(jīng)理著裝了解記者需求，為記者提供相關(guān)資料Y修改審閱配合品推整理采訪問題答案N依據(jù)日程進行安排落實品推陪同人員及記者聯(lián)絡(luò)方法NY結(jié)束通知總經(jīng)理收看和記者聯(lián)絡(luò)，落實播出或見報時間總經(jīng)理接收采訪檢驗設(shè)備準備電話設(shè)備采訪結(jié)束采訪前20分鐘提醒總經(jīng)理出發(fā)和品推陪同人聯(lián)絡(luò)，再次落實時間檢驗采訪場地Y定車接待記者預(yù)定會議室NY電話采訪？采訪在企業(yè)？N結(jié)束通知總經(jīng)理收看和記者聯(lián)絡(luò)，落實播出或見報時間總經(jīng)理接收采訪檢驗設(shè)備準備電話設(shè)備采訪結(jié)束采訪前20分鐘提醒總經(jīng)理出發(fā)和品推陪同人聯(lián)絡(luò)，再次落實時間檢驗采訪場地Y定車接待記者預(yù)定會議室NY電話采訪？采訪在企業(yè)？N媒體采訪步驟說明：1、接收采訪聯(lián)想電腦企業(yè)采訪由品牌推廣部統(tǒng)一安排，集團采訪由企業(yè)傳訊部統(tǒng)一安排；除此之外采訪需求必需轉(zhuǎn)交品牌推廣部處理；對直接聯(lián)絡(luò)記者要尤其禮貌，要向?qū)Ψ秸f明企業(yè)采訪要求，請對方了解；應(yīng)記下記者聯(lián)絡(luò)方法，必需時可幫助對方聯(lián)絡(luò)品推接口人；從品推得到采訪提要；將整理好采訪提要和背景資料呈送總經(jīng)理審閱，征求總經(jīng)理意見；對總經(jīng)理接收采訪可依據(jù)日程進行安排，適合安排在一起采訪盡可能安排在一起；對總經(jīng)理不接收采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其它人接收采訪，必需時可幫助品推人員進行溝通聯(lián)絡(luò)。2、采訪準備（采訪前一周）落實品推采訪陪同人和記者聯(lián)絡(luò)方法，出現(xiàn)意外情況時可進行聯(lián)絡(luò)；配合品推幫助總經(jīng)理整理采訪問題答案，呈送總經(jīng)理審閱并適時修改；對于常見問題回復(fù)應(yīng)該有所備份并立即更新；了解記者需求并進行準備：對于需要攝像或拍照采訪對光線和電源會有要求，在預(yù)定采訪場地時應(yīng)該注意；有些記者會要求得到企業(yè)、部門介紹或總經(jīng)理簡歷和照片，可事先為記者提供；對企業(yè)介紹、部門介紹、總經(jīng)理簡歷和照片應(yīng)分別準備電子版和打印版；3、采訪準備（采訪前一天）幫助總經(jīng)理準備好采訪提要和問題答案；對于需要攝像或拍照采訪注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型；假如是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會議設(shè)備；假如采訪在企業(yè)外進行要事先定車；假如采訪在企業(yè)內(nèi)進行要事先預(yù)定會議室，并依據(jù)采訪需要注意采光電源；4、采訪當(dāng)日采訪前20分鐘必需和品推陪同人聯(lián)絡(luò)，落實采訪時間；假如是電話采訪需要檢驗會議設(shè)備；到采訪時間后接入記者打來電話或幫助總經(jīng)理撥通記者電話；假如采訪在企業(yè)外應(yīng)該立即提醒總經(jīng)理出發(fā)；假如采訪在企業(yè)內(nèi)應(yīng)該檢驗采訪場地；假如采訪在企業(yè)內(nèi)，記者到后應(yīng)由秘書先行接待，了解場地是否適宜，對方是否需要其它背景資料；安排停當(dāng)后請總經(jīng)理出面接收采訪；送記者離開，并了解播出或見報時間；5、采訪結(jié)束和記者溝通，立即了解播出或見報確實切時間；通知總經(jīng)理收看，或搜集采訪報紙呈送總經(jīng)理；必需時可通知企業(yè)全體或部門職員收看。注意事項：對記者界面要很友好。五、大型活動陪同總經(jīng)理參與大型活動：部門時序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理預(yù)定車輛安排日程Y征求總經(jīng)理意見了解活動議程N活動后活動當(dāng)日活動前一天接收活動邀請結(jié)束整理業(yè)務(wù)資料和名片關(guān)注總經(jīng)理需要，為總經(jīng)理擋駕帶好活動議程、名片等資料提醒總經(jīng)理應(yīng)參與哪幾項活動開始預(yù)定車輛安排日程Y征求總經(jīng)理意見了解活動議程N活動后活動當(dāng)日活動前一天接收活動邀請結(jié)束整理業(yè)務(wù)資料和名片關(guān)注總經(jīng)理需要，為總經(jīng)理擋駕帶好活動議程、名片等資料提醒總經(jīng)理應(yīng)參與哪幾項活動開始陪同總經(jīng)理參與大型活動步驟說明：接收活動邀請得到活動議程，判定關(guān)鍵程度，咨詢總經(jīng)理意見；對于總經(jīng)理同意參與活動事先安排日程；活動前一天準備工作做好準備工作，如預(yù)定車輛等；提醒總經(jīng)理應(yīng)該參與活動那幾項；活動當(dāng)日著大方職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時間要佩帶胸卡；帶好活動議程、名片等資料；活動中關(guān)注總經(jīng)理需要，注意保持在總經(jīng)理視線內(nèi)，在必需時為總經(jīng)理擋駕；活動后整理業(yè)務(wù)資料和名片。（二）參與支持大型活動：部門時序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見總經(jīng)理審閱Y活動后活動當(dāng)日活動前三星期接收活動邀請依據(jù)總經(jīng)理授意跟進工作結(jié)束依據(jù)錄音整理講話稿整理業(yè)務(wù)資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動議程、名片等資料參與分工演練N修改幫助總經(jīng)理準備講話稿、PPT、主持詞等安排日程NY了解活動議程開始征求總經(jīng)理意見總經(jīng)理審閱Y活動后活動當(dāng)日活動前三星期接收活動邀請依據(jù)總經(jīng)理授意跟進工作結(jié)束依據(jù)錄音整理講話稿整理業(yè)務(wù)資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動議程、名片等資料參與分工演練N修改幫助總經(jīng)理準備講話稿、PPT、主持詞等安排日程NY了解活動議程開始參與支持大型活動步驟說明：接收活動邀請得到活動議程，判定關(guān)鍵程度，咨詢總經(jīng)理意見；假如總經(jīng)理同意參與活動，安排好日程；活動前三星期參與分工會，明確總經(jīng)理和自己職責(zé)，了解其它人職責(zé)，將總經(jīng)理日程細化落實；假如講話稿、PPT是由秘書準備，要給自己留出修改時間；幫助總經(jīng)理準備PPT、講話稿、主持詞等，經(jīng)總經(jīng)理審閱后修改定稿；定稿PPT和講話稿要交給會議組織者；參與彩排；對重大活動中需要配合演示PPT一定要反復(fù)演練；活動當(dāng)日參與外部活動時，秘書應(yīng)著端莊大方職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時間要佩帶胸卡；帶好以下物品：拷好資料筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機、磁帶、麥克風(fēng)、紙巾、潤喉片等；活動中配合演示PPT，做好錄音；活動中配合接待企業(yè)或外部領(lǐng)導(dǎo)，活動期間要保持在總經(jīng)理視線之內(nèi)，在關(guān)注自己總經(jīng)理需求同時也關(guān)注其它總經(jīng)理需求；在突發(fā)緊急情況下不要慌亂，首先要關(guān)注自己總經(jīng)理需求或布署，可能情況下主動分擔(dān)會務(wù)人員工作；活動后整理業(yè)務(wù)資料和名片；依據(jù)錄音整理講話稿；總經(jīng)理在活動中往往會碰到大家，引發(fā)很多工作管理上想法，需要秘書參會后跟進落實。六、突發(fā)來訪接待部門時序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見NNNNYNNN總經(jīng)理方便接待結(jié)束依據(jù)總經(jīng)理授意進行后續(xù)安排安排總經(jīng)理同來訪者見面為對方安排會議室，告訴對方需要等候時間總經(jīng)理方便時通知來訪情況記下對方聯(lián)絡(luò)方法，留下對方資料征求對方意見，幫助安排其它責(zé)任人見面主動另約見面時間結(jié)束Y轉(zhuǎn)交相關(guān)部門責(zé)任人處理留下來訪者聯(lián)絡(luò)方法和介紹資料通知來訪者相關(guān)部門責(zé)任人聯(lián)絡(luò)方法NY和部門業(yè)務(wù)相關(guān)？禮貌拒絕N和企業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)？NY對來訪者熟悉？問清對方來訪目標開始征求總經(jīng)理意見NNNNYNNN總經(jīng)理方便接待結(jié)束依據(jù)總經(jīng)理授意進行后續(xù)安排安排總經(jīng)理同來訪者見面為對方安排會議室，告訴對方需要等候時間總經(jīng)理方便時通知來訪情況記下對方聯(lián)絡(luò)方法，留下對方資料征求對方意見，幫助安排其它責(zé)任人見面主動另約見面時間結(jié)束Y轉(zhuǎn)交相關(guān)部門責(zé)任人處理留下來訪者聯(lián)絡(luò)方法和介紹資料通知來訪者相關(guān)部門責(zé)任人聯(lián)絡(luò)方法NY和部門業(yè)務(wù)相關(guān)？禮貌拒絕N和企業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)？NY對來訪者熟悉？問清對方來訪目標開始接待突發(fā)來訪步驟說明：問清對方來訪目標；對于總經(jīng)理熟悉且很關(guān)鍵客人，假如總經(jīng)理當(dāng)初有時間接待，應(yīng)該盡可能安排，能夠把來訪者帶到會議室，為對方準備飲料和報紙，并告訴對方大約要等多久，同時禮貌地暗示對方總經(jīng)理下一個聚會何時開始，請對方注意時間；對于總經(jīng)理熟悉且很關(guān)鍵客人，假如總經(jīng)理當(dāng)初不愿接待或不在辦公室，由秘書對情況做出解釋，讓來訪者認為她隨時全部會受到歡迎，同時咨詢來訪者意見，主動和來訪者另約一個見面時間，或幫助她安排和相關(guān)責(zé)任人見面；留下來訪者聯(lián)絡(luò)方法和資料，待總經(jīng)理方便時轉(zhuǎn)告總經(jīng)理，假如需要可進行后續(xù)安排；對于和企業(yè)和部門毫不相關(guān)來訪者，有禮貌地拒絕；但假如自己不能確定，一定要咨詢相關(guān)責(zé)任人意見；對于和其它部門業(yè)務(wù)相關(guān)來訪，能夠告訴對方相關(guān)部門聯(lián)絡(luò)方法，留下對方聯(lián)絡(luò)方法和資料，轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理；對于確實應(yīng)由總經(jīng)理分管來訪記下對方聯(lián)絡(luò)方法，告訴對方總經(jīng)理不能立即接待她，并做出解釋。假如對方愿意，能夠推薦對方和部門其它責(zé)任人聯(lián)絡(luò)，同時告訴對方能夠先把想法以寫信或寄email方法告訴總經(jīng)理；在總經(jīng)理方便時通知來訪情況，依據(jù)總經(jīng)理授意進行后續(xù)安排。注意事項：有些來訪者聽不進秘書所做任何解釋，死纏著非見總經(jīng)理不可，對這種人一定要毫不妥協(xié)—但要注意禮貌—反復(fù)進行解釋并提出提議。同時一定要向?qū)Ψ酱_保能夠?qū)懶呕虬l(fā)email給總經(jīng)理，而且總經(jīng)理一定會看。第三部分溝通協(xié)調(diào)一、內(nèi)部溝通秘書要和所服務(wù)總經(jīng)理建立常常性溝通，了解總經(jīng)理近期工作關(guān)鍵、業(yè)務(wù)關(guān)鍵點及管理方面思想。正確了解總經(jīng)理授意、做好上情下達工作。秘書應(yīng)以主動謙虛態(tài)度和總經(jīng)理所領(lǐng)導(dǎo)部門人員充足溝通，盡可能立即了解各項業(yè)務(wù)進展情況，并將信息立即整理反饋給總經(jīng)理，有效地幫助總經(jīng)理推進工作作為秘書，在日常工作中，注意和其它部門和同事協(xié)作，要把對方看作是自己資源，經(jīng)過一點一滴交往，協(xié)調(diào)和各部門之間關(guān)系，對任何部門、任何一位同事全部應(yīng)有極強用戶意識，尊敬對方、尊重對方，注意立即向那些給你支持部門和人員表示謝意。二、外部溝通外部溝通會大量使用電話、電子設(shè)備、書信等媒介，所以要尤其重視在這些方面商務(wù)禮儀。（見電話禮儀、書信規(guī)范）（一）業(yè)務(wù)合作：作為總經(jīng)理和外界溝通窗口，秘書應(yīng)以熱忱態(tài)度和合作廠商建立起真誠信任關(guān)系，但在處理事務(wù)時注意以企業(yè)利益為重，端正自己位置，靈活處理。尊重合作伙伴和供給商，要注意多方了解和業(yè)務(wù)相關(guān)事務(wù)，以做到正確了解對方意圖、幫助進行有效溝通和傳達。在代總經(jīng)理進行相關(guān)業(yè)務(wù)推進工作時，要和合作廠商達成了解，為總經(jīng)理決議發(fā)明良好合作環(huán)境，輔助總經(jīng)理推進。（二）禮尚往來：答謝（節(jié)日禮品、賀卡等）在關(guān)鍵節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或關(guān)鍵合作廠商企業(yè)紀念日等）秘書應(yīng)在征求總經(jīng)理意見以后，以禮品或賀信立即致意，維護和合作廠商友好關(guān)系。在業(yè)務(wù)合作中，適時提醒總經(jīng)理并為其安排和廠商定時溝通活動或輕松就餐，和廠商建立常常性溝通。以促進相互了解和深入合作。三、秘書作為領(lǐng)導(dǎo)輔助人員應(yīng)含有禮儀秘書作為總經(jīng)理輔助人員，除完成日常業(yè)務(wù)事宜外，更多精力是為總經(jīng)理服務(wù)。一個好秘書既是領(lǐng)導(dǎo)助手又是領(lǐng)導(dǎo)參謀，秘書在日常工作中既要輔助領(lǐng)導(dǎo)進行決議，同時還要輔助領(lǐng)導(dǎo)樹立良好公眾形象。作好助手和參謀工作參與決議調(diào)研，提供有份量信息。秘書要做好決議參謀，就要主動參與決議調(diào)查研究。首先是廣泛搜集信息，多提供真實情況。其次是超前搞好調(diào)研，多提供決議預(yù)案。再次是和領(lǐng)導(dǎo)同時思維，多提供有份量文稿。其中要把握三點：要有觀察力，跟蹤了解總經(jīng)理思維軌跡，敏于捕捉領(lǐng)導(dǎo)思想火花。才能立即估計總經(jīng)理在想什么，準備什么。要站在領(lǐng)導(dǎo)工作角度思索問題，才有一定高度、廣度和深度。主動和總經(jīng)理交流思想，經(jīng)過聽取領(lǐng)導(dǎo)意見不停調(diào)整自己思維，在事務(wù)處理和文稿撰寫中愈加好地表現(xiàn)總經(jīng)理思想。參與實踐，幫助總經(jīng)理推進工作。主動介入相關(guān)工作，立即掌握相關(guān)情況，適時提出提議。常常了解全局情況，取得按時保質(zhì)完成各類任務(wù)主動權(quán)。參與要有度，參謀要有方參與決議調(diào)研，重視“多謀”，切忌“擅斷”。參與督促檢驗，工作要“到位”，不能“越位”參與工作實踐，要當(dāng)好助手，不能做“主手”，做好牽頭、把關(guān)、協(xié)調(diào)工作。輔助總經(jīng)理塑造良好形象。秘書和秘書部門是為總經(jīng)理服務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)對外形象好壞在很大程度上反應(yīng)了秘書和秘書部門服務(wù)水準。秘書可從以下幾方面來輔助領(lǐng)導(dǎo)塑造良好形象。語言形象總經(jīng)理在正式場所發(fā)表講話，秘書要事先準備好文字材料、講話提要，必需時做好語言標識。公務(wù)活動之前，提供廣泛適用背景資料（包含活動內(nèi)容、所要處理基礎(chǔ)問題及和此相關(guān)人文等知識）供總經(jīng)理參考準備。2．幫助總經(jīng)理樹立行為合作形象。要在事務(wù)安排中，尤其是企業(yè)內(nèi)部活動中，使領(lǐng)導(dǎo)多接觸一般職員，了解情況，融于職員之中，才能使領(lǐng)導(dǎo)形象得以升華。幫助總經(jīng)理樹立行為激勵形象。要尊重她人，幫助領(lǐng)導(dǎo)把握好用人之道，多協(xié)商，多征求大家意見，在堅持標準前提下，盡可能滿足下屬及部門需求，增強協(xié)力。幫助總經(jīng)理樹立行為感化形象。領(lǐng)導(dǎo)者要經(jīng)過本身行動影響她人，秘書是總經(jīng)理對外界面口，必需幫助總經(jīng)理做好以下幾項工作：要待人熱情，比如在總經(jīng)理開展某項活動之前，具體了解該項活動所包含人員情況，包含姓名、身份、履歷等，方便領(lǐng)導(dǎo)掌握對方信息，為開展熱情友好交際活動發(fā)明條件。對外交往要真誠情切，秘書要很好地領(lǐng)會和把握總經(jīng)理處事標準，并在對外交往中很好地利用，必需時提醒總經(jīng)理率先垂范，以身作則。以感化、教育和鼓舞她人。秘書禮儀素質(zhì)培養(yǎng)秘書要充足發(fā)揮禮儀作用，達成工作自如效果，除了把握好基礎(chǔ)禮儀標準外，還應(yīng)從以下幾方面加強對本身素質(zhì)培養(yǎng)。培養(yǎng)良好道德修養(yǎng)禮儀是道德一個外在表現(xiàn)形式，良好道德會令人自然展示優(yōu)雅得體舉止儀態(tài)，表現(xiàn)謙虛恭敬態(tài)度。公正客觀。要公正地評價她人，不要以自己好惡來評說她人，也不用自己好惡要求她人。在處事中，不能感情用事，要以是非標準而不能以職務(wù)高低論曲直，提批評、提議要出于“公心”，幫助她人要出于“誠心”。忠誠守信。要忠誠老實，辦事恪守標準，忠于承諾，能辦事要千方百計辦，不能辦事要向?qū)Ψ秸f明情由以得到她人諒解。擺正站位。秘書一定要擺正自己位置，在和不一樣身份人交往處事中，要正確推行自己職責(zé)，而不能超越權(quán)限，既要主動地配合工作，又不能干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)決議和下屬或其它部門工作。培養(yǎng)謙虛而恭敬落落大方態(tài)度謙虛是指正確地看待自己，也正確地看待她人。不過高估量自己，不過低估量她人，善于發(fā)覺自己缺點并更正，善于發(fā)覺她人優(yōu)點欣賞和學(xué)習(xí)。恭敬就是尊重對方人格，誠懇待人，和藹熱情，不驕橫。謙虛而恭敬態(tài)度