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第三章 電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化要求第一節(jié)公務(wù)文書(shū)概述公文是國(guó)家機(jī)關(guān)和其他社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中為行使職權(quán)效力和標(biāo)準(zhǔn)體式的文件。它專(zhuān)指國(guó)務(wù)院辦公廳2023824日公布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理方法》列出的十三種公文，即：命令(令)，打算，公告、通告，通知，通報(bào)，議案，報(bào)告，請(qǐng)示，批復(fù)，意見(jiàn)，函，會(huì)議紀(jì)要。公文是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針、政策，公布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告狀況，溝通閱歷的重要工具。公文有著鮮亮的階級(jí)性、政治性和政策性，因此，它具有與報(bào)刊雜志上的文章、文藝作品等其他書(shū)面文字材料完全不同的特點(diǎn)。1.公文必需由法定的作者制成和公布機(jī)關(guān)、其他社會(huì)組織及其負(fù)責(zé)人。例如，黨政軍機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、企事業(yè)單位等，都是依據(jù)2.(對(duì)下行文)或酌情處理(對(duì)上行文或平行文)3.公文有規(guī)簽發(fā)手續(xù)。4.性。公務(wù)問(wèn)題的處理必需快速、準(zhǔn)時(shí)，所以，對(duì)公文的制發(fā)和實(shí)施是有嚴(yán)格的時(shí)間要求的，1.(1)內(nèi)部文件。內(nèi)部文件是本機(jī)關(guān)內(nèi)部制發(fā)和使用的文件。它反映著機(jī)關(guān)的內(nèi)部活動(dòng)。例如，本機(jī)關(guān)的工作打算、工作總結(jié)，機(jī)關(guān)內(nèi)部會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄及大事記等。(2)外發(fā)文件。外發(fā)文件是本機(jī)關(guān)對(duì)外發(fā)出的文件，又稱(chēng)發(fā)文。它反映著本機(jī)關(guān)與外機(jī)關(guān)的活動(dòng)和聯(lián)系，屬于外發(fā)文件的有報(bào)告、通知、函等。(3)收來(lái)文件。收來(lái)文件是本機(jī)關(guān)收到外機(jī)關(guān)送來(lái)的文件，又稱(chēng)收文。它反映著本機(jī)關(guān)與外上述劃分并不是確定的，有時(shí)本機(jī)關(guān)的內(nèi)部文件需要向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送或與其他機(jī)關(guān)交2.公文按性質(zhì)可分為法規(guī)文件、行政文件和黨內(nèi)文件。(1)文件通常具有很強(qiáng)的約束力。(2)(3)3.公文按行文關(guān)系可分為上行文件、下行文件和平行文件。(1)級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的行文。如報(bào)告、請(qǐng)示等。(2)關(guān)的行文。如命令、打算、指示、通知、批復(fù)等。(3)4.公文按使用范圍可分為通用文件和專(zhuān)用文件。(1)軍各級(jí)機(jī)關(guān)，團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)等單位普遍使用的文件。依據(jù)2023年8 月24日國(guó)務(wù)院辦公廳公布修訂《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理方法的規(guī)定通用公文有13 (2)專(zhuān)用文件。專(zhuān)用文件是指在特定的工作部門(mén)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)特地使用的文件這類(lèi)文書(shū)具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)特(1)需辦文件(“辦件”)，是指要求承辦或答復(fù)的文件。(2)參閱文件(“閱件”)，是指只供閱讀按時(shí)間處理要求，可分為：(1)急件，是指要求急辦的文件。其中又可分為急件和特急件。(2)按保密處理要求，可分為：(1)機(jī)密件。是指內(nèi)容涉及黨和國(guó)家機(jī)密，在肯定時(shí)期內(nèi)限定其閱讀范圍的文件。其中又可分為絕密件、機(jī)密件和隱秘件。(2)一般件。是指內(nèi)容不涉是為了提高公文處理效率，建立和健全我國(guó)國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式系統(tǒng)，簡(jiǎn)化和統(tǒng)一公文格式，更準(zhǔn)確、有效地撰制、收集、傳遞和存貯公文信息，適應(yīng)現(xiàn)代化治理的需要。依據(jù)1999年國(guó)〖BT2公文用紙一般使用紙張定量為60g/m 2—80g/m 2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85%—90%，橫向耐折度≥15次，不透亮度≥85%，ph值為7 5—9 5〖BT21 GB/T148A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。張貼的公文2公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm±1mm公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁(yè)碼)上行文上邊緣距為117(即37+80)mm±1mm,62(即37+25)mm±1mm1〖BT21慣書(shū)寫(xiě)、排版。在民族自治地區(qū)，可并用23號(hào)仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行283版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)1mm4雙面印刷；頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過(guò)2mm。黑色油墨應(yīng)到達(dá)色譜所標(biāo)BL100%，紅色油墨應(yīng)到達(dá)色譜所標(biāo)Y80%、M80%5公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。包本公文的封面與書(shū)芯不脫落，后背平坦、不空。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷?shū)芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘距與書(shū)脊間的距離為3mm—5mm；無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏結(jié)實(shí)；后背不行散頁(yè)明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90〖BT2(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱(chēng)眉首；置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱(chēng)主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱(chēng)1(1)公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制假設(shè)干份時(shí)每份公文的挨次編號(hào)。如需要標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1(2)31行，兩字之間空1字；如需同31密(3)31行，兩字之間空1字；如需同12(4)或標(biāo)準(zhǔn)化簡(jiǎn)稱(chēng)。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm。對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm2發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推舉使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，22mm×15mm(高×寬)20mm×14mm21mm×13mm(高×寬)。聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱(chēng)在前(5)23號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，用六角括號(hào)［］括入；序號(hào)承受流水號(hào)，不編虛位(1001)4mm(6)明傳電報(bào)不用“簽發(fā)人1133號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)12行起在主辦單位簽名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm2(1)22號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整公文的標(biāo)題，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、內(nèi)容(又稱(chēng)“事由”)事由局部，通常由介詞“關(guān)于文種，要依據(jù)行文目的、行文關(guān)系和內(nèi)容性質(zhì)的需要來(lái)確有些公文，有時(shí)可省去內(nèi)容(事由)，只寫(xiě)發(fā)文機(jī)關(guān)和文種，如《中華人民共和國(guó)主席令有些公布性文件，還可以省去發(fā)文機(jī)關(guān)和內(nèi)容(事由)，只寫(xiě)文種，如《公告(2)13全(3)公文正12(4)參考而并不具備現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用的附件JP1行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件號(hào)和名稱(chēng)。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如“附件；1、×××××”)；附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件(或帶序號(hào))JP(5)成文時(shí)間(又稱(chēng)發(fā)文時(shí)間)，是指形成公文的精準(zhǔn)時(shí)間。其作用在于說(shuō)明公文從何時(shí)起正式生成文時(shí)間位于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)下面的位置，需用漢字完整寫(xiě)出年、月、日，零寫(xiě)為“0”一般狀況下，成文日期以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)；經(jīng)會(huì)議爭(zhēng)論通過(guò)的公文，以通過(guò)日期為準(zhǔn)；法規(guī)性公文以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最終簽發(fā)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；電報(bào)，(6)不加蓋印章的公文(如省政府專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議通知、電報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等)，應(yīng)在正文下空一行，成文日期上一行左側(cè)前移兩字處注公文生效標(biāo)識(shí)。留意成文日期應(yīng)右空44印章應(yīng)上距正文1行之風(fēng)，或可切住正文最終一行右側(cè)空白處，原則是不壓住正文即可。端正、居中下壓成文時(shí)間，7印章間互不相交或相切，相距不超過(guò)3mm當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止消滅空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)(可用標(biāo)準(zhǔn)化簡(jiǎn)稱(chēng))按加蓋印章挨次排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3章之間互不相應(yīng)或相切；在最終一排印章之下右空2(7)321為2字，字體為三號(hào)標(biāo)宋。內(nèi)容為聯(lián)系人(具體承辦人)3(1)“主題詞”用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)標(biāo)宋體字；詞目之間空1(2)公文如有抄送機(jī)關(guān)，在主題詞下1行；左右各空1字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送全標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之(3)位于抄送機(jī)關(guān)之下(無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下)1行位置；用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，必需是公文的制發(fā)單位(委廳辦公室)1字。印發(fā)日期以公文付印的日期(4)4mm公文版記中的正線和反線規(guī)格為，正線不超過(guò)0 1cm，反線不超過(guò)0 2cm(5)版記位于批轉(zhuǎn)文件或附件之后，公文最終一面(封四)，版記的最終一個(gè)要素置于最終一行?！糂T214號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)4號(hào)一字線，7mm11字?？瞻醉?yè)和空白頁(yè)以后的頁(yè)2公文如需附表，對(duì)橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁(yè)碼放在橫表的左側(cè)，單頁(yè)碼置于表的左下角，雙公文如需附A3紙型表格，且當(dāng)最終一頁(yè)為A3(可放分送，不放頁(yè)碼)應(yīng)為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應(yīng)貼在文件最終一頁(yè)(封四)〖BT21發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)上邊緣距上頁(yè)的距離為30mm，推舉用小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定；發(fā)文4mm處為一條武文線(上粗下細(xì))20mm處為一條文武線(上細(xì)下粗)，兩170mm28個(gè)字。首頁(yè)不顯示頁(yè)碼。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)及雙線均印紅色。發(fā)11秘密等級(jí)或緊急程度，可置于文武線下1〖HT5K HT〗〖BG(!〗〖BHDFG4，F(xiàn)K5ZQ，WK20ZQ*2F〗緊急程度〖BHDWG6，F(xiàn)K25F〗(發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng))〖JY〗簽發(fā)人〓×××〖BHDFG4，F(xiàn)K25F〗(題〓〓注)〖BHDWG6，F(xiàn)K7ZQ，