檔案管理制度細則 檔案管理制度及流程(九篇)

檔案管理制度細則檔案管理制度及職責篇一 第一條為了加強會計檔案管理，有效保護和利用會計檔案，根據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等有關法律和行政法規(guī)，制定本辦法。 第二條國家機關、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織(以下統(tǒng)稱單位)管理會計檔案適用本辦法。 第三條本辦法所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。 第四條財政部和國家檔案局主管全國會計檔案工作，共同制定全國統(tǒng)一的會計檔案工作制度，對全國會計檔案工作實行監(jiān)督和指導。 縣級以上地方人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內的會計檔案工作，并對本行政區(qū)域內會計檔案工作實行監(jiān)督和指導。 第五條單位應當加強會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。 單位的檔案機構或者檔案工作人員所屬機構(以下統(tǒng)稱單位檔案管理機構)負責管理本單位的會計檔案。單位也可以委托具備檔案管理條件的機構代為管理會計檔案。 第六條下列會計資料應當進行歸檔： (一)會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證; (二)會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿; (三)財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告; (四)其他會計資料，包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。 第七條單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。 第八條同時滿足下列條件的，單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案： (一)形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸; (二)使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序; (三)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系; (四)采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改; (五)建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響; (六)形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。 第九條滿足本辦法第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。 第十條單位的會計機構或會計人員所屬機構(以下統(tǒng)稱單位會計管理機構)按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。 第十一條當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經單位檔案管理機構同意。 單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規(guī)定，且出納人員不得兼管會計檔案。 第十二條單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時，應當編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關規(guī)定辦理移交手續(xù)。 紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。 單位檔案管理機構接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。 第十三條單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案，在進行會計檔案查閱、復制、借出時履行登記手續(xù)，嚴禁篡改和損壞。 單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規(guī)定必須借出的，應當嚴格按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。 會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全完整，并在規(guī)定時間內歸還。 第十四條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。 會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。 第十五條各類會計檔案的保管期限原則上應當按照本辦法附表執(zhí)行，本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限。 單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，應當比照類似檔案的保管期限辦理。 第十六條單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限;對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。 第十七條會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構或人員共同進行。 第十八條經鑒定可以銷毀的會計檔案，應當按照以下程序銷毀： (一)單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。 (二)單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。 (三)單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。 電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統(tǒng)管理機構共同派員監(jiān)銷。 第十九條保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止。 單獨抽出立卷或轉存的會計檔案，應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。 第二十條單位因撤銷、解散、破產或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，按照國家檔案管理的有關規(guī)定處置。 第二十一條單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。 單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規(guī)定處置，各方可以查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。 單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由業(yè)務相關方保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。 單位因業(yè)務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業(yè)務單位可以查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由承接業(yè)務單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。 第二十二條單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應當由原各單位保管。 第二十三條建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，需要移交給建設項目接受單位的，應當在辦理竣工財務決算后及時移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。 第二十四條單位之間交接會計檔案時，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。 移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。 交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位有關負責人負責監(jiān)督。交接完畢后，交接雙方經辦人和監(jiān)督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。 電子會計檔案應當與其元數據一并移交，特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環(huán)境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。 第二十五條單位的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的，應當按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。 第二十六條單位委托中介機構代理記賬的，應當在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的管理要求及相應責任。 第二十七條違反本辦法規(guī)定的單位和個人，由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門依據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)處理處罰。 第二十八條預算、計劃、制度等文件材料，應當執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。 第二十九條不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶，其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執(zhí)行。 第三十條各省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市人民政府財政部門、檔案行政管理部門，新疆生產建設兵團財務局、檔案局，國務院各業(yè)務主管部門，中國人民解放軍總后勤部，可以根據本辦法制定具體實施辦法。 第三十一條本辦法由財政部、國家檔案局負責解釋，自20__年1月1日起施行。1998年8月21日財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)同時廢止。 會計檔案管理辦法 第一條為了加強會計檔案管理,有效保護和利用會計檔案,根據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等有關法律和行政法規(guī),制定本辦法。 第二條國家機關、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織(以下統(tǒng)稱單位)管理會計檔案適用本辦法。 第三條本辦法所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經濟業(yè)務事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。 第四條財政部和國家檔案局主管全國會計檔案工作,共同制定全國統(tǒng)一的會計檔案工作制度,對全國會計檔案工作實行監(jiān)督和指導。 縣級以上地方人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內的會計檔案工作,并對本行政區(qū)域內會計檔案工作實行監(jiān)督和指導。 第五條單位應當加強會計檔案管理工作,建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度,采取可靠的安全防護技術和措施,保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。 單位的檔案機構或者檔案工作人員所屬機構(以下統(tǒng)稱單位檔案管理機構)負責管理本單位的會計檔案。單位也可以委托具備檔案管理條件的機構代為管理會計檔案。 第六條下列會計資料應當進行歸檔: (一)會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證; (二)會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿; (三)財務會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告; (四)其他會計資料,包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。 第七條單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。 第八條同時滿足下列條件的,單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存,形成電子會計檔案: (一)形成的電子會計資料來源真實有效,由計算機等電子設備形成和傳輸; (二)使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料,設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序; (三)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系; (四)采取有效措施,防止電子會計檔案被篡改; (五)建立電子會計檔案備份制度,能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響; (六)形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。 第九條滿足本辦法第八條規(guī)定條件,單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會計檔案。 第十條單位的會計機構或會計人員所屬機構(以下統(tǒng)稱單位會計管理機構)按照歸檔范圍和歸檔要求,負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷,編制會計檔案保管清冊。 第十一條當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可由單位會計管理機構臨時保管一年,再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的,應當經單位檔案管理機構同意。 單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間,會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規(guī)定,且出納人員不得兼管會計檔案。 第十二條單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時,應當編制會計檔案移交清冊,并按照國家檔案管理的有關規(guī)定辦理移交手續(xù)。 紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交,且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。 單位檔案管理機構接收電子會計檔案時,應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測,符合要求的才能接收。 第十三條單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案,在進行會計檔案查閱、復制、借出時履行登記手續(xù),嚴禁篡改和損壞。單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規(guī)定必須借出的,應當嚴格按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案,確保借入會計檔案的安全完整,并在規(guī)定時間內歸還。 第十四條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。 會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。 第十五條各類會計檔案的保管期限原則上應當按照本辦法附表執(zhí)行,本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限。 單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,應當比照類似檔案的保管期限辦理。 第十六條單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定,并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定,仍需繼續(xù)保存的會計檔案,應當重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價值的會計檔案,可以銷毀。 第十七條會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭,組織單位會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構或人員共同進行。 第十八條經鑒定可以銷毀的會計檔案,應當按照以下程序銷毀: (一)單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。 (二)單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。 (三)單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作,并與會計管理機構共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。 電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規(guī)定,并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統(tǒng)管理機構共同派員監(jiān)銷。 第十九條保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀,紙質會計檔案應當單獨抽出立卷,電子會計檔案單獨轉存,保管到未了事項完結時為止。 單獨抽出立卷或轉存的會計檔案,應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。 第二十條單位因撤銷、解散、破產或其他原因而終止的,在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案,按照國家檔案管理的有關規(guī)定處置。 第二十一條單位分立后原單位存續(xù)的,其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可以查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。 單位分立后原單位解散的,其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規(guī)定處置,各方可以查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。 單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證,應當單獨抽出由業(yè)務相關方保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。 單位因業(yè)務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案,應當由原單位保管,承接業(yè)務單位可以查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證,應當單獨抽出由承接業(yè)務單位保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。 第二十二條單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會計檔案仍應當由原各單位保管。 第二十三條建設單位在項目建設期間形成的會計檔案,需要移交給建設項目接受單位的,應當在辦理竣工財務決算后及時移交,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。 第二十四條單位之間交接會計檔案時,交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。 移交會計檔案的單位,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。 交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接,并由交接雙方的單位有關負責人負責監(jiān)督。交接完畢后,交接雙方經辦人和監(jiān)督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。 電子會計檔案應當與其元數據一并移交,特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環(huán)境進行檢驗,確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。 第二十五條單位的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的,應當按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。 第二十六條單位委托中介機構代理記賬的,應當在簽訂的書面委托合同中,明確會計檔案的管理要求及相應責任。 第二十七條違反本辦法規(guī)定的單位和個人,由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門依據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)處理處罰。 第二十八條預算、計劃、制度等文件材料,應當執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定,不適用本辦法。 第二十九條不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶,其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執(zhí)行。 第三十條各省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市人民政府財政部門、檔案行政管理部門,新疆生產建設兵團財務局、檔案局,國務院各業(yè)務主管部門,中國人民解放軍總后勤部,可以根據本辦法制定具體實施辦法。 附表：1.企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表 2.財政總預算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表 檔案管理制度細則檔案管理制度及職責篇二 每個月，獲得“贊”數前三名的員工即為當月班組的星級員工，由班組從工資總額中分別給予500元、300元和200元(也可折算成工分)的獎勵。 (三)實施班組建設積分兌現獎勵機制，規(guī)則如下： 1、積分規(guī)則： (2)員工“月評星”考核為當月星級員工的，加5分/次; 2、扣分規(guī)則： (4)員工發(fā)生一起人為責任事故，對責任人扣除10分; (5)班組內部發(fā)生影響內部團結和單位形象的事故，員工積分歸零。 第十五條班組長考核 檔案管理制度細則檔案管理制度及職責篇三 第一條為了加強標準檔案管理，充分發(fā)揮檔案的作用，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法和有關標準管理的規(guī)定，制定本辦法。 第二條標準檔案系指在制定、修訂標準過程中，直接形成的具有保存價值的各種文件、材料(包括圖表、文字材料、計算材料、音像制品和標樣等)。 標準檔案是國家檔案的重要組成部分。 第三條標準的制定部門和單位應當建立健全標準檔案管理工作制度，達到標準檔案完整、準確、安全和有效利用的要求。有計劃地采用先進技術，實現標準檔案管理的現代化。 第四條標準檔案按保管期限，分為永久的和長期的兩種。 下列文件材料需要永久保管： (一)上級下達任務的文件; (二)標準報批稿; (三)標準編制說明及其附件; (四)意見匯總處理表; (五)標準審查會議紀要或函審結論; (六)標準報批公文; (七)標準申報單; (八)標準發(fā)布本; (九)標準正式出版本; (十)標準修改通知單及其附件; (十一)標準作廢通知單。 下列文件材料需要長期保管： (一)論證報告; (二)調研報告; (三)試驗驗證報告; (四)標準征求意見稿(最后一稿); (五)標準送審稿; (七)標樣。 第五條永久保管的，按國家檔案管理部門的規(guī)定辦理;長期保管的，應當是現行的和最近兩次修訂的標準的檔案。屬長期保管的廢止標準檔案，繼續(xù)保管十年。標樣在保管期限內已經失效的，按保管到期的規(guī)定處理。 第六條國務院標準化行政主管部門負責管理國家標準檔案。工程建設、藥品、食品衛(wèi)生、獸藥和環(huán)境保護國家標準檔案，分別由國務院工程建設主管部門、衛(wèi)生主管部門、農業(yè)主管部門、環(huán)境保護主管部門負責管理。 國務院行業(yè)標準歸口部門負責管理其主管范圍內的行業(yè)標準檔案。 省、自治區(qū)、直轄市標準化行政主管部門負責管理本行政區(qū)域內的地方標準檔案。 企業(yè)單位負責管理本單位的企業(yè)標準檔案。 (一)收集、整理、立卷、歸檔、統(tǒng)計、保管和提供利用標準檔案; (二)編制目錄、索引、卡片等查詢工具和參考材料; (三)負責組織和承擔標準檔案的鑒定和銷毀; (四)監(jiān)督檢查標準檔案的修改、補充和復制; (五)按檔案行政管理部門的要求，辦理永久的標準檔案的移交手續(xù); 第八條標準檔案由標準起草單位負責收集有關材料并加以整理，向相應的標準檔案管理部門或單位負責提供。 第九條標準起草單位、標準化技術委員會秘書單位或標準化技術歸口單位以及參與制定、修訂標準的其他單位，在制定、修訂標準工作中所積累的標準文件材料，交本單位檔案管理機構按長期保管的要求管理。 第十條標準檔案的文件材料，除標準正式文本外，在標準審批、發(fā)布后三個月內，由審批部門或單位的主辦人員按規(guī)定向檔案管理機構一次歸檔。標準正式文本出版后，及時補充歸檔。 第十一條標準檔案的文件材料，由審批部門或單位的主辦人員負責整理，標準檔案管理人員負責立卷、登記、上架。 標準文件材料歸檔時，標準檔案管理人員應當檢查、核對;對不符合要求的，由審批部門或單位的主辦人員補充、更正。 第十二條標準更改或廢止后，由審批部門或單位的主辦人員負責將更改單或廢止單的原稿、出版稿和審批文件及時歸檔。 (一)各類標準文件材料一般歸檔一份，使用頻繁的各種報告、標準草案各稿、正式版本以及意見匯總處理表可以歸檔兩份。 (二)歸檔的標準文件材料是原稿或打印稿、復印稿。 (四)標準文件材料的幅面大于a4(210×297mm)的，按a4幅面折疊;小于a4的，粘貼在a4幅面的紙上，并留出裝訂線。 第十四條保管標準檔案，應當有檔案柜和庫房，并有防火、防潮、防曬、防蟲鼠、防塵、防盜等安全措施。 第十五條保管標準檔案，要建立定期檢查制度一般每兩年檢查一次，如有破損或變質的檔案應當及時修補或復制。 第十六條管理標準檔案的機構，應當建立健全標準檔案借閱制度。 標準檔案一般不外借。特殊情況需要外借時，應當經主管領導批準，并限期歸還。 第十七條任何個人不得將標準檔案占為私有，凡損壞、隱匿、丟失或泄密的，應當追究有關人員的責任。 第十八條對標準檔案的保存價值，應當定期進行鑒定。鑒定工作在有單位主管領導、標準化人員和標準檔案管理人員參加下進行。 對已經超過保管期、失去保存價值的標準檔案，應當編造清冊，經主管領導簽字后銷毀，并注明銷毀時間和處所，由監(jiān)銷人員簽字后，將清冊歸檔。 第十九條對標準檔案工作做出顯著成績的人員，應當給予獎勵，按《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十七條規(guī)定執(zhí)行。 違反有關檔案管理規(guī)定，給標準檔案工作造成損失的，按《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十八條、第二十九條、第三十條、第三十一條的規(guī)定處理。 第二十條本辦法由國家技術監(jiān)督局負責解釋。 第二十一條本辦法自發(fā)布之日起施行。 檔案管理制度細則檔案管理制度及職責篇四 為了規(guī)范公司人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密性。同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。 二、適用范圍 三、職責 公司行政人事部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。 四、原則 分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。 五、檔案管理內容 份證復印件、學歷學位證復印件、轉正及晉級表、離職證明、各類合同及協議。 2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統(tǒng)計表。 3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。 4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。 六、程序 1、新員工報到后，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內，并在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個人檔案袋，電子檔案以hr管理信息系統(tǒng)為平臺進行統(tǒng)一管理。員工人事檔案管理人員須忠于職守，嚴格遵守公司《員工保密管理制度》。 2、檔案建立：新員工經考核合格，入職之日始，即建立個人人事檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學歷職稱證件的復印件、個人簡歷、應聘擋案表、錄用審批表、員工個人檔案表、體檢報告、離職(失業(yè))證明等。 具體時限要求如下： 3、社會保險、合同簽訂等信息自生成之日起七個工作日內錄入，并進行紙質檔案歸檔。 八、人事檔案借/調閱 1、調閱員工的人事檔案需填寫《檔案借/查閱申請表》并經有效批準。 2、本部門員工的人事檔案調閱需經部門主管批準。 3、部門主管有權調閱其他部門員工的人事檔案，但需行政人事部門主管審核，并報總經理批準。 4、部門主管級別的人事檔案，總經理有權調閱。 借出的檔案必須在2天內歸還。 6、所有調閱檔案，均需登記備案。 九、人事檔案歸屬 1、繼續(xù)受聘的員工檔案，作為其今后聘任聘用的依據；檔案分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。 2、離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔，應在妥善保管一年以后銷毀。部門主管以上人員、關鍵崗位人員檔案應妥善保管三年以后銷毀。 十、本制度最終解釋權歸行政人事部，本制度從下發(fā)之起實施。 發(fā)出部門：行政人事部 借用、查閱人事檔案審批表 __公司 人事檔案管理辦法 20__年9月<P<p> 檔案管理制度細則檔案管理制度及職責篇五 ?為進一步加強流動人員人事檔案管理，維護人事檔案的嚴肅性，完善人才流動社會化服務體系，根據《中華人民共和國檔案法》、《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》(人發(fā)[1996]118號)、中組部、國家檔案局《干部檔案工作條例》、《江蘇省人才流動管理暫行條例》、《省政府關于批轉省人事廳江蘇省人事代理暫行辦法的通知》(蘇政發(fā)(1999)99號)等有關規(guī)定，制定本細則。 ?本細則所稱流動人員人事檔案管理對象為：在省人才流動服務中心代理單位新進人員人事檔案;部、省屬機關、企事業(yè)單位離職人員人事檔案。除此之外的其他單位新進人員和個人人事檔案原則上不予保管。 ?流動人員人事檔案的接收。代理單位新進人員人事檔案應當在到檔之日起30日內將確定勞動關系的材料歸檔，初次確定勞動關系的材料歸檔前還需到人事代理部履行公開招聘、公示手續(xù)。如30日內未將確定勞動關系材料歸檔，人事檔案按原有渠道退回。 部、省屬機關、企事業(yè)單位離職人員自愿委托保管人事檔案的，應當由本人及單位人事工作人員攜帶人事檔案至省人才流動服務中心檔案管理部辦理。 ?新增人事檔案材料。符合人事檔案管理規(guī)定的材料應當及時歸檔。其中，國內學歷需持教育主管部門認證的材料、國外學歷需持國家有關機構認證材料或有關部門出具的合法證明材料方可歸檔。 ?人事檔案鑒別。凡審核發(fā)現人事檔案材料不符合規(guī)定要求的，一律不予歸檔。如審核發(fā)現人事檔案材料弄虛作假的，沒收其虛假材料，出具人事檔案弄虛作假證明存入其人事檔案備案，并書面通知用人單位及本人。 ?新建人事檔案。凡人事代理單位新進人員，從未建立過人事檔案的.均可申請新建人事檔案。新建人事檔案時，機關事業(yè)單位、企業(yè)、派遣單位，依序分別向省人才流動服務中心人事代理部、檔案管理部、人才派遣部提出建檔申請。原有人事檔案遺失的，不在新建檔案范圍之列。 ?干部身份認定。代理人員人事檔案記載原為干部身份需要重新認定的，由本人提出書面申請后按國家有關政策辦理。 ?因公出國(境)政審。代理人員因公出國(境)的，需對申請出國(境)人員人事檔案和申請出國(境)材料進行審查后，按規(guī)定辦理政審手續(xù)。 ?人事檔案查閱、借閱。查閱流動人員人事檔案，應申明查閱理由，辦理審批手續(xù)。流動人員人事檔案原則上不外借。嚴禁無人事檔案管理權限單位外借流動人員人事檔案。 ?人事檔案證明材料出具。人事檔案證明材料需嚴格依據人事檔案內容出具，和人事檔案內容保持一致。單位代理人員持單位介紹信、個人代理人員持本人人事檔案保管合同和居民身份證辦理。 ?人事檔案轉出。單位代理人員在合同期內轉出人事檔案需經代理單位同意。流動人員人事檔案轉出憑有人事檔案管理權限的機構、用人單位開具的調檔函辦理手續(xù)。流動人員人事檔案通過機要交通轉遞。 ?根據省財政廳、省物價局《關于公布取消和停止征收100項行政事業(yè)性收費項目的通知》(蘇財綜合[2014]96號、蘇價費[2014]392號)規(guī)定，從2014年1月1日起不再收取保存人事關系及檔案收費，代理單位及個人2014年12月31日前所欠費用仍需繳納。 ?本細則由江蘇省人才流動服務中心檔案管理部負責解釋，自印發(fā)之日起執(zhí)行。 注：查看本文相關詳情請搜索進入安徽人事資料網然后站內搜索人事檔案工作細則。 檔案管理制度細則檔案管理制度及職責篇六 一、定期把各部門上交的具有保存、查考、利用價值的各種載體形式的歷史記錄收進檔案室。 二、室藏檔案、資料要分類單獨存放，檔案柜、架等要排列整齊、美觀。 三、檔案的收進、整理、利用要詳細統(tǒng)計，并做到數字準確、真實。 四、查閱檔案要嚴格履行手續(xù)，閱完經核對無誤后，及時入庫。對借出的檔案要按期限及時歸還。 五、室藏檔案、資料要每半年清點一次。 六、要加強對檔案的安全工作，制定"八防"，配齊防火、防盜、防蟲等設備，室內嚴禁吸煙，確保檔案資料萬無一失。 七、檔案室由檔案干部專人管理，查檔人員及其他人員不得隨便進入。 八、對應該立卷歸檔的材料必須由幼兒園各部門收集齊全，并進性整理，定期交檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門或個人不得據為己有或拒絕歸檔。 九、歸檔范圍：凡是幼兒園工作活動中形成的能反映本園工作活動，具有查考利用價值的文件、材料、圖片等均屬歸檔范圍。 十、歸檔時間：各部門應在每學期放假前將本學期的文件材料收集齊全，按照歸檔要求整理好，移交幼兒園檔案室。交接雙方根據交接目錄清點校對，并履行簽字手續(xù)。 十一、歸檔要求： 1、歸檔的文件材料要字跡清楚工整，一律使用藍黑墨水或者碳素墨水書寫，禁用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、彩色筆、復寫紙，普通打印、復印撰寫和批示文件材料，必須用復印機復印，噴墨或激光打印機打印的正規(guī)影印件。 2、歸檔的文件材料要保持他們之間的歷史聯系，區(qū)分保存價值，科學的立卷、分類、編目。 3、檔案標題要簡明確切，保管期限劃分準確，便于保管和利用。<P<p> 檔案管理制度細則檔案管理制度及職責篇七 一、文書檔案管理體制 2.收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計本所文書檔案. 3.指導、組織完成本所文件材料的整理歸檔工作. 三、文書檔案兼職檔案員職責 1.了解本部門工作業(yè)務,掌握文書歸檔文件整理的基本方法. 四、文件材料的收集和歸檔 2.各職能部門平時建立預立卷,按年度歸檔. 3.每年6月底前將上一年度形成的文書檔案移交綜合檔案室. 五、文書檔案的歸檔范圍和保管期限 3.確定檔案保管期限的原則: 六、文書檔案整理要求 1.整理原則 2.質量要求 3.整理方法 3.7歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄. 3.10文號:體系文件的發(fā)文字號.填寫時應照實抄錄,不能省略. 3.15備注:注釋文件需要說明的情況. 3.19歸檔文件整理完畢,應按年度填寫"年度歸檔文件整理說明". 七、文書檔案的歸檔 2.歸檔時間:歸檔部門應在次年六月三十日前向檔案室移交歸檔. 八、文書檔案的保管和利用 3.定期檢查清點庫存檔案,發(fā)現問題及時處理解決. 4.建立必要的文書檔案檢索工具,積極為檔案利用者提供便捷的服務. 5.自覺遵守檔案借閱及保密制度,嚴格履行查、借閱手續(xù). 7.檔案管理人員調動工作或退休時,必須認真辦理交接手續(xù). 九、文書檔案的鑒定和銷毀 1.根據文書檔案保管期限,定期進行檔案鑒定. 十、獎勵和處罰 十一、本細則適用于本所文書檔案工作,由綜合檔案室解釋. 十二、本細則與上級檔案管理有關規(guī)定不符時,按上級規(guī)定執(zhí)行. 檔案管理制度細則檔案管理制度及職責篇八 為使學校人事檔案管理與利用有章可循，特制定本規(guī)則。 1、歸檔制度 （1）對資料進行鑒別，看其是否符合歸檔要求。 （2）按照資料屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。 （3）將資料放入檔案，并輸入資料庫。 2、核查制度 3、保衛(wèi)制度 （1）、指定專人負責檔案保管。 （2）、備齊必要的存檔設備。 （3）、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。 （4）、不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。 4、統(tǒng)計制度 （1）人事檔案的數量。 （2）人事檔案材料收集補充情況。 （3）檔案整理和保管情況。 （4）檔案及設備利用情況。 5、轉遞制度 檔案轉遞一般由工作調動等原因引起， （1）取出應轉走的檔案； （2）填寫人事檔案轉遞記錄； （3）按發(fā)文要求包裝、密封 6、借檔制度 （1）由有關單位部門開具介紹信，說明要求出具證明材料的'理由，并加蓋公章。 （3）證明材料由人事處審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。 檔案管理制度細則檔案管理制度及職責篇九 1、努力學習政治理論和專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務技能和管理水平。忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業(yè)務培訓，并經考核取得崗位資格證書。 2、認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執(zhí)行黨和國家及本系統(tǒng)（行業(yè)）有關檔案工作的法規(guī)和規(guī)章，認真履行本單位各項檔案管理規(guī)章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為的，要及時向領導報告，并根據《檔案法》及有關規(guī)定，追究當事人和直接領導人的行政責任或刑事責任。 3、熟悉本單位和本系統(tǒng)業(yè)務工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。 4、切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質量，力爭達到標準化、規(guī)范化的要求，逐步實現檔案管理的現代化。 5、同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報告，經領導批準后，和有關人員一起進行認真負責地銷毀。 6、保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案“八防”工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調控工作。定期檢查檔案保管情況，經常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。 7、編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好咨詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執(zhí)行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。 8、積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業(yè)務工作的需要。 9、積極參加本單位組織的科研課題鑒定會、單位工程驗收會、初步竣工驗收會、竣工驗收會等活動，認真接收上述活動形成的應該歸檔的文件材料，并整理歸檔。 10、做好檔案的統(tǒng)計工作，建立統(tǒng)計臺帳，及時、準確地向檔案管理部門填報機關檔案工作統(tǒng)計年報及其他調查統(tǒng)計表。 11、在做好單位內部檔案管理的同時，還要對單位內部各科室和所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。 二、檔案保管制度 1、收進、移出檔案和資料，必須認真清點，嚴格履行交接手續(xù)。 2、保管檔案和資料，必須使用符合國家標準和規(guī)范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。 3、檔案資料庫房必須堅固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等“十防”設施。 4、隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風、溫濕度調節(jié)，并適時進行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。 5、檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但要相對集中，便于管理。 6、庫房專管人員進出庫房，應隨手關門上鎖，非專管人員，不得隨意進入庫房。 7、必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發(fā)現檔案霉爛、褪變、破損或帳物不符時，必須及時追查、處理和修復。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規(guī)嚴肅處理。 8、檔案管理人員工作變動時，必須將所保管的檔案和資料清點移交，否則不予辦理調離手續(xù)。 三、檔案復制制度 1、要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得復制。 2、復制檔案中的內容，須經處領導同意，由檔案管理人員進行復制。 3、破損的檔案，檔案員要及時修改和復制。 4、對利用較多的檔案，可復制數份，以利用使用，并保護原檔案，減少檔案的磨損。 四、檔案查借閱制度 1、本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般不予借出，須在檔案室、閱文室內查閱。 2、本處有關科室因工作需要須借閱檔案，原則上只能在閱文室內查閱，確實要借出的檔案，必須經分管處長簽批，方可辦理借閱手續(xù)，借閱時間一般不超過一周。 3、外單位來查找利用檔案者，一律憑單位介紹信，經本處領導簽字同意，有關部門派人陪同，方可查閱。 4、借閱者不準在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫，不準涂改撕毀，不準將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準將檔案保密內容外泄。 5、查閱檔案時，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。 6、借閱者歸還檔案時，應填寫利用效果信息反饋，認真履行交接簽字手續(xù)，如發(fā)現有撕毀、涂改和損壞現象，按照檔案法規(guī)有關條款及追究責任。 五、檔案庫房管理制度 為了加強檔案庫房管理，做好檔案的保管和保護工作，確保檔案的完整與安全，特制定本制度。 1、保持庫房內清潔衛(wèi)生，整齊美觀，堅持不定期查庫，并認真做好記載。 2、注意庫房安全。庫內嚴禁存放易燃、易爆物品及雜物。進出庫房隨時關門上鎖，不允許非庫房管理人員進入庫內。 3、定時測量記錄庫內溫度。要求庫內溫度控制在14—24℃，相對濕度控制在45—60%范圍內，并注意做好空調機和去濕機的定時開關工作。 4、搞好庫內防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。 5、遇有特殊情況，及時向分管領導和職能部門報告，保護現場不受破壞。 六、檔案立卷歸檔制度 1、歸檔范圍 凡是本單位在各項活動中直接形成的具有查考利用價值的各種門類、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、照片、實物以及上級印發(fā)需要本單位長期執(zhí)行和落實的各項規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。 2、歸檔時間 （1）各項管理工作形成的文件材料，各科室應在工作完成后及時向綜合檔案室移交。 （2）堤防建設工程在立項之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時間移交給綜合檔案室。 （3）財務會計檔案，由財務科按照歸檔要求整理裝訂成冊，保管一年后移交給綜合檔案室。 3、歸檔要求 （1）歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發(fā)文、基建項目檔案一式貳份，堤防建設項目檔案按上級要求制定份數。 （2）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書寫，禁止圓珠筆、復寫紙書寫，粘貼裝訂要符合檔案技術保護要求。 （3）歸檔的文件材料必須整齊、清潔、字跡清楚，便于利用。 （4）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規(guī)律。 （5）歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準確的反映各職能部門在各項活動中真實內容的歷史過程。 4、歸檔手續(xù) 移交檔案時要認真履行交接手續(xù)，填寫檔案移交登記表，一式兩份，經清點無誤，雙方簽字后，各自保管一份，以備查找、負責。 七、“三納入”、“四參加”制度 1、將檔案工作納入到堤防處工作計劃，領導工作議事日程、崗位責任制中。 2、堤防處有關會議要有檔案部門或專（兼）職檔案人員參加。 3、工程項目建設、科研、設備安裝、調試等業(yè)務活動要有專（兼）職檔案人員參加。 4、科技項目的鑒定，有檔案專職人員參加。 5、基建、設備、科研成果驗收活動有檔案專職人員參加。 檔案人員參加以上活動中帶回的圖片資料，必須及時登記和整理，分類立卷歸檔，不得作為私有，一經發(fā)現，從嚴處罰。 八、檔案史料編研制度 1、綜合檔案室是堤防處檔案史料的收集、管理、開發(fā)、利用的職能部門，編研工作是檔案室的一項重要工作職責。檔案人員應根據堤防處歲修、防汛、堤防管理過程中形成的檔案史料，堅持做到經常不斷的搞好編研和開發(fā)，以滿足各方面利用檔案史料的需要。 2、根據堤防處各項業(yè)務工作需要，檔案室按規(guī)定搞好檔案全宗介紹、組織機構沿革、基礎數據統(tǒng)計、專題文件匯編等必須編寫的檔案史料。 3、深層次的編研工作，可根據堤防處的特點，由檔案部門或組織專門寫作班子集中進行編寫。 4、編研的檔案史料，只限堤防處內部使用，不得對外借閱和向社會公布。如確因工作需要，外借或向社會公布檔案資料時，必須經處分管檔案工作的領導批準后，方可辦理手續(xù)。 九、文書材料歸檔制度 1、本單位形成的各種專業(yè)內容、各種載體（紙張、膠卷、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等）各類檔案均須及時送本機關綜合檔案室歸檔。 （1）文書檔案，應于檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。 （2）會計檔案，應于形成年度為單位，于決算批準后，繼續(xù)在財會部門保存一年期滿時，向綜合檔案室移交。 （3）科技檔案，應分別在一個科研課題、一個試制產品、一項工程或其他技術項目完成或告一段落后及時歸檔。 （4）其他各種專業(yè)檔案，均必須按其形成規(guī)律，遵守上級檔案部門或專業(yè)部門的規(guī)定及時歸檔。 2、凡屬本處職能工作所應當負責貫徹執(zhí)行及憑借指導本機關職能工作的，凡記述本處實際工作或生產技術活動歷史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）電報、圖紙（含底圖）圖表、報表簿冊（即各種登記簿、帳簿、名冊）和錄音、錄像、照片等均須向綜合檔案室歸檔。 3、歸檔工作，務須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數以及每件文件的頁數均須齊全完整。 4、凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯”的同時按文件的保存價值（即永久、長期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔。 5、歸檔文件材料中的文件與電報應逐一分類立卷。正件與附件、印件與定稿、請示與批示、轉發(fā)文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。 6、按年度歸檔的檔案（如文書、會議……檔案等），跨年度的請示與批復一并歸入復文件，沒有復文的請示歸入請示年；跨年度的規(guī)劃歸入針對的第一年；跨年度的會議文件歸入會議開幕年；非訴訟案材料，歸入結案年。 7、卷內文件必須排列有序。一般按責任者——問題——時間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；非訴論案件卷，結論、決定、判決性的文件材料在前依據材料在后。 8、卷內文件，應安排列順序逐件逐頁編所在頁號或件號。即： 不裝訂的卷，應在每份文件首頁右上角加蓋檔號章，在章內填上順序件號； 圖表和聲像材料，應在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。 9、凡歸檔案卷，不論永久、長期和短期保存價值，均須按規(guī)定格式逐卷填寫內文件目錄和備考表。 （1）填寫目錄時，不得隨便改變和簡化文件題名（即標題）； （4）會議記錄、應填寫每次會議的時間和主要內容； （5）填寫卷內文件目錄的字跡要工整； （7）卷內文件目錄置于卷首，備考表置于卷尾。 10、聲像材料應用文字標出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職務）及其活動時間、地點、中心內容和攝錄者。 11、凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者，應按裱糊技術要求托裱；如有字跡擴散褪變者，應復制，復制件與原件一并歸檔。 12、凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷，須按卷內文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內文件依預先后排列的順序理齊，做到右、下側齊整；采直徑1—1。5毫米粗細的紗繩和用“三孔一線”裝訂法裝訂；凡不裝訂的案卷，應用細線和縫紉機裝卷內文件逐件裝訂。 13、歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內文件目錄、備考表、案卷目錄……等，必須符合檔案部門規(guī)定的標準和規(guī)范，并按規(guī)定格式和要求填寫清楚。 14、歸檔案卷的標題要簡明、確切地反映卷內文件內容，一般應由卷內文件的負責者（即作者）、內容和名稱等部門組成，對責任者簡稱的使用，要通俗易懂，保持一致。 十、檔案移交制度 1、國家規(guī)定應向當地檔案館移交的永久和長期保管檔案，本處必須按規(guī)定時間辦理移交手續(xù)，并妥善保管交接憑證，還應在檢索工具上注明。 2、檔案工作人員調離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調離手續(xù)。 3、對檔案收進、移出、利用銷毀的情況要認真登記，為統(tǒng)計和移交工作作好準備。 4、移交登記要本著實事求是的原則，既要有綜合性的報表，又要有詳細的明細表，要做到帳物相符、賬表相符。 十一、會計檔案管理制度 為加強會計檔案的管理與利用，根據財政部、國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》，結合本單位實際，制定本制度。 1、每年形成的會計檔案，包括會計憑證、會計帳薄、會計報表等會計核算專業(yè)材料，均應由財務科按歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊。在會計年度終了后，暫由財務科保管一年，期滿后，編造清冊全部移交到綜合檔案室保管。 2、檔案室接收保管的會計檔案，原則上應保持原卷、冊的封裝，個別需要拆裝、整理的，應會同財務科經辦人共同拆封整理，以分清職責。 3、嚴格執(zhí)行安全保管制度，謹防損毀，不得失密和泄密。 4、調閱會計檔案，須由財務科長陪同借閱。 5、對保管期已滿的會計檔案，由綜合檔案室提出銷毀意見，經處檔案鑒定銷毀小組鑒定，編造會計檔案銷毀清冊后，方可銷毀，監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字蓋章。 十二、聲像檔案管理制度 為了加強聲像（照片、錄相帶）檔案管理，更好地開發(fā)和利用聲像檔案信息資料，特制定本制度。 1、對聲像檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、系統(tǒng)、安全，以備管理使用。 2、聲像檔案的收集工作、整理程序和保管條件必須嚴格按照國家標準規(guī)范管理。 3、聲像檔案管理員應隨時收集、征集零散的具有保存價值的照片、錄相帶。 4、借閱聲像檔案，必須按有關規(guī)定辦理借閱審批手續(xù)，歸還時按規(guī)定進行質量檢查、驗收。 5、對收藏的聲像檔案要根據具體情況定期檢查。 6、嚴格做好聲像檔案的保密管理。 十三、實物檔案管理制度 為了加強對實物檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用實物檔案，按照《中華人民共和國檔案法》，特制定本制度。 1、對實物檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、準確、系統(tǒng)、安全，以備開發(fā)和利用。 2、實物檔案范圍包括：錦旗、匾牌、字畫、印章、榮譽證書、獎杯。 3、實物檔案的歸檔，要求保證實物的完整、整潔、干凈，注意防火、防潮、防塵。 4、實物檔案的歸檔時間要求處屬各科室應及時將實物檔案移交檔案室歸檔。 5、實物檔案的借出，必須經處領導批準，按規(guī)定辦理借出手續(xù)，如果展出，要對展出實物檔案定期進行檢查。 6、實物檔案如有破損，必須進行認真修復和技術加工，以延長實物檔案壽命。 7、建立實物檔案登記和統(tǒng)計制度，每年檢查一次，發(fā)現問題，及時解決。 十四、檔案保密制度 1、檔案工作