外派董事管理制度

外派董事管理制度第一章總則第一條為建立和完善集團(tuán)法人治理機(jī)制，科學(xué)有效地管理外派董事，根據(jù)《公司法》，參照《上市公司治理準(zhǔn)則》等相關(guān)法律法規(guī)和集團(tuán)章程，制定本制度。第二條外派董事是指集團(tuán)對(duì)外投資時(shí)，由集團(tuán)提名并代表集團(tuán)在被投資企業(yè)出任董事的員工。第三條外派董事按照是否在被投資企業(yè)里兼任經(jīng)營管理職位分為執(zhí)行董事和非執(zhí)行董事。執(zhí)行董事是指在被投資企業(yè)里兼任經(jīng)營管理職位的外派董事，非執(zhí)行董事是指在被投資企業(yè)里不兼任經(jīng)營管理職位的外派董事。第四條外派董事按照是否在集團(tuán)兼任經(jīng)營管理職位分為專職董事和非專職董事。專職董事是指在集團(tuán)不兼任經(jīng)營管理職位的外派董事，非專職董事是指在集團(tuán)兼任經(jīng)營管理職位的外派董事。第五條本制度中，除特殊注明之外，“控股子公司”是指集團(tuán)擁有實(shí)際控制權(quán)的對(duì)外投資企業(yè)。第二章職責(zé)、權(quán)利和義務(wù)第六條院/集團(tuán)總部的外派董事是院/集團(tuán)總部對(duì)控股子公司進(jìn)行管理的受托者，應(yīng)該嚴(yán)格履行其職責(zé)。外派董事的職責(zé)包括：代表院/集團(tuán)總部對(duì)控股子公司進(jìn)行科學(xué)有效管理，及時(shí)向院/集團(tuán)總部匯報(bào)控股子公司的經(jīng)營管理現(xiàn)狀，并對(duì)其存在的問題提出相應(yīng)的改善建議；參與制定控股子公司戰(zhàn)略規(guī)劃、年度經(jīng)營目標(biāo)、投資方案和其他重要管理決議；指導(dǎo)和監(jiān)督控股子公司經(jīng)營層實(shí)施直屬戰(zhàn)略規(guī)劃、年度經(jīng)營目標(biāo)、投資方案和其他重要管理決議；參與制定控股子公司組織結(jié)構(gòu)方案；代表院/集團(tuán)總部提出控股子公司總經(jīng)理候選人；對(duì)控股子公司經(jīng)營班子成員的任職資格進(jìn)行審議和表決；參與制定控股子公司基本管理制度，并監(jiān)督實(shí)施；院/集團(tuán)總部賦予的其他職責(zé)。第七條外派董事在履行職責(zé)時(shí)，應(yīng)該享有相應(yīng)的權(quán)利。外派董事的權(quán)利包括：獲知控股子公司各類經(jīng)營管理信息的權(quán)利；獲知院/集團(tuán)總部有關(guān)其任職控股子公司經(jīng)營管理信息的權(quán)利；列席院/集團(tuán)總部有關(guān)其任職控股子公司經(jīng)營管理決策會(huì)議的權(quán)利；出席控股子公司的董事會(huì)的權(quán)利；在控股子公司董事會(huì)上對(duì)所議事項(xiàng)進(jìn)行表決的權(quán)利；提議召開控股子公司臨時(shí)董事會(huì)的權(quán)利；提出控股子公司各項(xiàng)經(jīng)營和管理議案的權(quán)利；院/集團(tuán)總部賦予的其他權(quán)利。第八條外派董事在履行職責(zé)時(shí)，應(yīng)該體現(xiàn)相應(yīng)的義務(wù)。外派董事的基本義務(wù)包括：遵守院/集團(tuán)總部章程，忠實(shí)履行職務(wù)，維護(hù)院/集團(tuán)總部利益，不得利用董事的職權(quán)為自己謀取私利；不得利用董事職權(quán)收受賄賂或者其他非法收入，不得侵占院/集團(tuán)總部的財(cái)產(chǎn)；不得泄露院/集團(tuán)總部秘密；作為院/集團(tuán)總部的產(chǎn)權(quán)代表在控股子公司董事會(huì)進(jìn)行表決時(shí)，要慎審行使表決權(quán)，不得損害院/集團(tuán)總部利益；外派董事不得同所任職公司訂立合同或者進(jìn)行交易。第三章聘任第九條院/集團(tuán)總部在選派和任命外派董事時(shí)，要遵循“程序規(guī)范”、“標(biāo)準(zhǔn)透明”、“用人唯賢”等用人原則。第十條外派董事的基本任職資格包括：根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)具備擔(dān)任公司董事的資格；承認(rèn)并信守院/集團(tuán)總部章程，承諾根據(jù)公司章程及有關(guān)的管理制度忠實(shí)、誠信、勤勉地履行職責(zé)；具備現(xiàn)代公司治理的基本知識(shí)，熟悉相關(guān)法律法規(guī)和內(nèi)部管理制度；具備一定的所任職控股子公司的行業(yè)背景和行業(yè)知識(shí)；具備較高的管理能力和專業(yè)能力，管理能力包括決策能力、溝通協(xié)調(diào)能力和人際交往能力等，專業(yè)能力包括研究分析能力、問題解決能力、表達(dá)能力等；年富力強(qiáng)，有足夠的時(shí)間和精力履行其應(yīng)盡的職責(zé)。第十一條外派董事的選拔和任命流程如下：集團(tuán)院領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)/董事會(huì)根據(jù)控股子公司的實(shí)際情況，向人力資源部提出委派外派董事的需求計(jì)劃；人力資源部根據(jù)外派董事需求計(jì)劃，按照外派董事人員的基本要求，組織初步選拔，根據(jù)初步選拔結(jié)果提出外派董事候選人名單（候選人數(shù)應(yīng)至少多于實(shí)際外派人數(shù)，條件允許是應(yīng)按照實(shí)際外派人數(shù)的2—3倍進(jìn)行提名）；分管人事的院領(lǐng)導(dǎo)/集團(tuán)董事會(huì)董事對(duì)外派董事候選人名單進(jìn)行審議，并提出意見；院/集團(tuán)分管的領(lǐng)導(dǎo)/董事同意后，由院領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)/集團(tuán)董事會(huì)對(duì)其進(jìn)行審議，形成院/集團(tuán)關(guān)于外派董事的決議（決議中的董事人數(shù)等于擬外派的董事人數(shù)）；在控股子公司股東大會(huì)上對(duì)外派董事提名議案進(jìn)行表決；外派董事提名議案經(jīng)過控股子公司股東大會(huì)表決通過之后，由集團(tuán)董事長(zhǎng)簽發(fā)外派董事任命書（參看附件一《集團(tuán)外派董事任命書》）；外派董事收到外派董事任命書之后正式就職。第十二條外派董事既可以是專職董事，也可以是兼職董事。第十三條外派董事應(yīng)該要保證有充分的時(shí)間和精力來切實(shí)履行其職責(zé)，專職董事最多可以同時(shí)在不超出3家控股子公司擔(dān)任外派董事，兼職董事最多可以同時(shí)在不超出2家控股子公司擔(dān)任外派董事。第四章工作方式、內(nèi)容和報(bào)告第十四條兼職外派董事的日常辦公地點(diǎn)在院/集團(tuán)總部。第十五條專職外派董事的日常辦公地點(diǎn)根據(jù)實(shí)際情況來確定，既可以在院/集團(tuán)總部辦公，也可以在控股子公司辦公。第十六條外派董事如果在院/集團(tuán)總部辦公，應(yīng)該遵守院/集團(tuán)總部的日常管理制度，如果在控股子公司辦公，應(yīng)該遵守控股子公司的日常管理制度。第十七條外派董事應(yīng)該按照控股子公司董事會(huì)會(huì)議通知準(zhǔn)時(shí)出席董事會(huì)，如果由于客觀因素不能出席董事會(huì)，應(yīng)該以書面形式委托院/集團(tuán)總部其他外派董事代為投票，并及時(shí)向院/集團(tuán)總部匯報(bào)。第十八條外派董事在出席控股子公司董事會(huì)之前，要做好充分的準(zhǔn)備工作，包括：主動(dòng)向控股子公司其他董事、經(jīng)營層和相關(guān)部門了解和獲取董事會(huì)議題的相關(guān)信息；對(duì)董事會(huì)擬審議的議題，外派董事之間要及時(shí)進(jìn)行內(nèi)部溝通，并在充分溝通的基礎(chǔ)上提出初步的決策議案；外派董事根據(jù)所獲得的信息以及初步?jīng)Q策議案填寫控股子公司決策議案審核表（參看附表二《控股子公司董事會(huì)決策議案審核表》），并及時(shí)地轉(zhuǎn)交給院/集團(tuán)總部戰(zhàn)略發(fā)展部；外派董事應(yīng)該大力配合院/集團(tuán)總部戰(zhàn)略發(fā)展部和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)擬審議的議題進(jìn)行審議和決策，必要時(shí)列席機(jī)械科學(xué)研究院/集團(tuán)和董事會(huì)會(huì)議。第十九條外派董事根據(jù)院/集團(tuán)總部的決議，代表院/集團(tuán)總部在控股子公司董事會(huì)上進(jìn)行表決，并及時(shí)把表決結(jié)果向院/集團(tuán)總部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)。第二十條外派董事在控股子公司董事會(huì)進(jìn)行表決時(shí)，必須遵循院/集團(tuán)總部的決議。第二十一條外派董事在控股子公司董事會(huì)閉會(huì)期間的主要工作內(nèi)容包括：研究控股子公司產(chǎn)業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，提交控股子公司產(chǎn)業(yè)發(fā)展建議報(bào)告；了解控股子公司管理現(xiàn)狀，向控股子公司提交管理改善建議報(bào)告，并及時(shí)反饋到院/集團(tuán)總部；指導(dǎo)和監(jiān)督控股子公司經(jīng)營班子執(zhí)行股東大會(huì)和董事會(huì)的各項(xiàng)決議；配合院/集團(tuán)總部相關(guān)部門對(duì)控股子公司的各項(xiàng)管理。第二十二條院/集團(tuán)總部外派董事實(shí)行工作匯報(bào)制度，具體安排如下：外派執(zhí)行董事每月匯報(bào)一次，通過列席院領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)/集團(tuán)董事會(huì)進(jìn)行匯報(bào)；外派專職董事每月匯報(bào)一次，通過列席院領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)/集團(tuán)董事會(huì)進(jìn)行匯報(bào)；外派兼職董事和外派非執(zhí)行董事每季度匯報(bào)一次，通過列席院領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)/集團(tuán)董事會(huì)進(jìn)行匯報(bào)；對(duì)重大事項(xiàng)，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行不定期匯報(bào)，既可以是單獨(dú)對(duì)院/集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)，也可以列席院領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)/集團(tuán)董事會(huì)進(jìn)行匯報(bào)；第二十三條外派董事工作匯報(bào)的主要內(nèi)容包括：匯報(bào)期內(nèi)個(gè)人主要的工作內(nèi)容及其取得的工作業(yè)績(jī)；匯報(bào)期內(nèi)控股子公司的重要決策及其實(shí)施情況；匯報(bào)期內(nèi)控股子公司經(jīng)營管理現(xiàn)狀及其存在的問題；院/集團(tuán)總部要求控股子公司執(zhí)行管理制度的實(shí)施情況；本人對(duì)控股子公司改進(jìn)經(jīng)營管理的各項(xiàng)建議；院/集團(tuán)總部所要求的其他匯報(bào)內(nèi)容。第二十四條外派董事列席集團(tuán)院領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)/董事會(huì)進(jìn)行年度述職報(bào)告，年度述職報(bào)告是對(duì)外派董事進(jìn)行考核的重要依據(jù)。第二十五條外派董事工作匯報(bào)既要按要求進(jìn)行當(dāng)面的述職匯報(bào)，也要提交書面的工作報(bào)表，書面工作報(bào)表（參看附表三《集團(tuán)外派董事工作報(bào)表》）是對(duì)外派董事進(jìn)行考核的重要依據(jù)。第五章考核和薪酬第二十六條院/集團(tuán)總部對(duì)外派董事實(shí)施定期考核，詳細(xì)的考核辦法詳見《機(jī)械科學(xué)研究院/集團(tuán)外派董事和監(jiān)事考核管理制度》。第二十七條院/集團(tuán)總部實(shí)施外派董事補(bǔ)貼制度，外派執(zhí)行董事補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)可以由控股子公司發(fā)放，也可以由院/集團(tuán)總部發(fā)放，其他外派董事補(bǔ)貼由院/集團(tuán)總部發(fā)放，在院/集團(tuán)總部管理費(fèi)用列支。第二十八條外派董事補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)如下：.如果外派執(zhí)行董事的補(bǔ)貼由控股子公司發(fā)放，其標(biāo)準(zhǔn)由控股子公司提出，院/集團(tuán)總部審核通過后執(zhí)行；.其他外派董事年度補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)為XXXX元，同時(shí)兼任多家公司的外派董事每增加一家公司年度補(bǔ)貼增加XXXX元。第二十九條外派董事補(bǔ)貼在董事任期滿整年時(shí)以現(xiàn)金形式發(fā)放。第三十條任期不滿整年的外派董事如果是正常離任，補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)按任期月度進(jìn)行折算；如果是非正常離任，取消當(dāng)期補(bǔ)貼。第六章解聘、辭職和離任第三十一條外派董事實(shí)行任期制，具體任期由其所任職的控股子公司根據(jù)公司章程確定。第三十二條外派董事如果不能勝任工作，院/集團(tuán)總部應(yīng)該及時(shí)予以解聘。第三十三條外派董事解聘方案由院/集團(tuán)總部人力資源部提出，報(bào)機(jī)械科學(xué)研究院/集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)/董事會(huì)審核通過，提交控股子公司股東大會(huì)審批，具體的流程如下：人力資源部根據(jù)外派董事工作表現(xiàn)和考核結(jié)果，對(duì)于不能勝任工作需要的外派董事提出解聘方案；分管人事的院領(lǐng)導(dǎo)/集團(tuán)董事會(huì)董事負(fù)責(zé)對(duì)外派董事解聘方案進(jìn)行審查，并提出意見；院領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)/集團(tuán)董事會(huì)對(duì)外派董事解聘方案進(jìn)行審議，并形成院/集團(tuán)總部關(guān)于外派董事解聘的決議；根據(jù)集團(tuán)關(guān)于外派董事解聘的決議，在控股子公司股東大會(huì)上對(duì)外派董事解聘決議進(jìn)行表決；外派董事解聘決議經(jīng)過控股子公司股東大會(huì)表決通過之后，由董事會(huì)主席簽發(fā)外派董事解聘書（參看《集團(tuán)外派董事解聘書》）。第三十四條外派董事在任期內(nèi)可以提出辭職，但是辭職方案須經(jīng)院/集團(tuán)總部審核通過之后提交控股子公司股東大會(huì)審批，具體流程如下：外派董事提出辭職方案；院/集團(tuán)總部人力資源部對(duì)外派董事辭職原因進(jìn)行調(diào)查，并提出專業(yè)意見；院/集團(tuán)總部人力資源副總裁審閱辭職方案，并出示意見；機(jī)械科學(xué)研究院/集團(tuán)審議辭職方案，并出示意見集團(tuán)院領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)/董事會(huì)審議辭職方案，并形成院/集團(tuán)總部關(guān)于辭職方案的決議；集團(tuán)院領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)/董事會(huì)主席根據(jù)院/集團(tuán)總部決議在控股子公司股東大會(huì)上進(jìn)行表決。第三十五條外派董事的非正常離任是指被解聘或者任期主動(dòng)辭職而離