人事檔案歸檔制度范文（2篇）

第頁共頁人事檔案歸檔制度范文一、制度目的建立科學(xué)、規(guī)范的人事檔案歸檔制度，旨在加強對人事檔案的管理，確保人事檔案的完整性、可靠性和保密性，以便提供有效的人事信息支持和保障企業(yè)正常運營。二、適用范圍本制度適用于企業(yè)所有員工的人事檔案管理工作。三、責(zé)任主體1.人事部門負(fù)責(zé)制定人事檔案歸檔的操作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)，并組織培訓(xùn)和督促各部門執(zhí)行；2.各部門負(fù)責(zé)按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)將相關(guān)的人事文件歸檔，并定期進行檔案檢查和整理；3.全體員工有責(zé)任保護和正確使用人事檔案信息。四、流程與要求1.檔案管理流程（1）新員工入職時，人事部門負(fù)責(zé)收集員工相關(guān)的個人信息并建立檔案；（2）員工轉(zhuǎn)正后，人事部門將其檔案交由所在部門進行保管，并進行登記和編號；（3）員工離職或調(diào)動時，所在部門負(fù)責(zé)將其檔案歸還給人事部門，并進行注銷和整理；（4）檔案定期進行檢查、整理和存儲。2.檔案管理要求（1）人事檔案應(yīng)按照員工姓名、工號等信息進行編號和歸檔；（2）檔案材料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進行整理和存放，確保易于查閱和管理；（3）檔案室應(yīng)設(shè)有專門的保管人員負(fù)責(zé)人事檔案的管理和保密工作；（4）檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備保密性、完整性和可靠性，并定期備份和維護。五、保密措施1.人事檔案應(yīng)嚴(yán)格保密，不得隨意泄露或提供給外部人員；2.檔案室應(yīng)有專門的門禁措施，確保只有授權(quán)人員能夠進入；3.員工在查閱檔案時應(yīng)填寫申請表并經(jīng)過審批，且不得將檔案材料帶出檔案室；4.檔案室應(yīng)定期進行安全檢查和巡視，確保檔案的安全可靠性；5.在檔案移交、借閱和歸還過程中，應(yīng)進行嚴(yán)格的登記和核對，確保檔案的完整性。六、檔案保存期限1.在職員工的檔案應(yīng)保存至其離職后的五年，期滿后進行銷毀；2.離職員工的檔案應(yīng)保存至其離職后的三年，期滿后進行銷毀；3.對于涉及法律訴訟的檔案，應(yīng)根據(jù)法律規(guī)定的時限進行保存；4.對于特殊崗位的員工檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行保存。七、制度執(zhí)行與監(jiān)督1.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對本制度進行組織實施，并確保全體員工遵守；2.人事部門應(yīng)定期對各部門的檔案進行檢查和評估，并提出改進意見；3.對檔案管理不規(guī)范甚至存在違規(guī)行為的人員，將給予相應(yīng)的紀(jì)律處理；4.人事部門應(yīng)定期與有關(guān)單位進行溝通和交流，學(xué)習(xí)先進的檔案管理經(jīng)驗，不斷完善人事檔案管理制度。八、違反規(guī)定的處理1.對于故意篡改檔案、私自銷毀檔案或泄露檔案信息的人員，將取消其檔案操作權(quán)限，并給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；2.對于違反檔案管理制度的人員，將按照公司的相關(guān)規(guī)定進行追責(zé)和處理。以上是人事檔案歸檔制度的范文，具體執(zhí)行細則和規(guī)定可根據(jù)企業(yè)的實際情況進行補充和完善。制度的建立和執(zhí)行要求各部門和員工嚴(yán)格按照規(guī)定操作，并加強對檔案管理的監(jiān)督和評估，確保人事檔案的安全和可靠性，保護員工的合法權(quán)益和企業(yè)的利益。人事檔案歸檔制度范文（二）第一部分：引言1.目的和背景本制度的目的是規(guī)范和管理公司的人事檔案，確保其完整、準(zhǔn)確和安全。人事檔案是公司的重要資產(chǎn)，它包括員工的個人信息、工作記錄和其他與雇傭關(guān)系相關(guān)的文件。良好的人事檔案管理可幫助公司合規(guī)運營，提高勞動力管理效率，并便于進行績效評估和人力資源規(guī)劃。2.適用范圍本制度適用于公司的所有員工檔案管理工作，包括但不限于任職、離職、轉(zhuǎn)崗和晉升等情況下的檔案處理。所有相關(guān)人員必須遵守本制度的規(guī)定，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。第二部分：相關(guān)定義1.人事檔案指公司對所有員工的個人信息、工作記錄、考勤記錄、任職文件、培訓(xùn)記錄等進行整理和存檔的文件。2.檔案管理員指負(fù)責(zé)管理人事檔案的專門人員或部門，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和銷毀。3.歸檔指將員工的相關(guān)檔案文件按照一定的規(guī)范和流程進行整理和存儲的過程。歸檔必須確保文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。4.電子檔案指將紙質(zhì)檔案以電子形式進行存儲和管理。第三部分：檔案管理流程1.檔案收集（1）公司應(yīng)在員工入職時要求員工提交個人資料，包括身份證、學(xué)歷證書、工作經(jīng)驗證明等。員工應(yīng)如實提供相關(guān)資料。（2）公司應(yīng)在員工離職時收回員工的員工證件和相關(guān)文件，并進行整理和歸檔。2.檔案整理（1）檔案管理員負(fù)責(zé)對收集到的檔案文件進行分類、整理和標(biāo)記，確保文件的清晰可辨認(rèn)。（2）檔案管理員應(yīng)定期檢查檔案，確保其完整性和準(zhǔn)確性。3.檔案歸檔（1）對于紙質(zhì)檔案，檔案管理員應(yīng)按照編制的目錄和分類將檔案文件歸檔。（2）對于電子檔案，檔案管理員應(yīng)將文件以規(guī)范的格式和命名方式存儲在電子存儲設(shè)備上，并備份至安全的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器。4.檔案保管（1）檔案管理員應(yīng)對歸檔的檔案進行妥善保管，確保檔案的安全性和機密性。（2）檔案管理員應(yīng)定期檢查檔案存儲設(shè)備和服務(wù)器的運行狀況，確保其正常工作。5.檔案查詢和提?。?）員工或相關(guān)部門需要查詢或提取檔案時，應(yīng)向檔案管理員提出申請，提供相關(guān)證明文件。（2）檔案管理員應(yīng)按照申請人的要求，盡快查詢或提取檔案，并記錄查詢和提取的信息。6.檔案銷毀（1）對于不再需要保留的檔案，檔案管理員應(yīng)按照規(guī)定的時限和程序進行銷毀。（2）檔案管理員應(yīng)記錄檔案銷毀的時間、類型和數(shù)量，并保留相關(guān)記錄。第四部分：違反制度的處理1.違反制度的行為包括但不限于虛假填報個人資料、私自更改檔案、未經(jīng)授權(quán)查閱或提取檔案等。2.發(fā)現(xiàn)違反制度的行為，公司將采取相應(yīng)的處理措施，包括但不限