10 記錄管理制度

記錄管理制度一、記錄管理責(zé)任制1、辦公室負(fù)責(zé)全院性內(nèi)部、外部或上級(jí)等各類相關(guān)記錄資料的收集、利用、歸檔和管理2、職能或業(yè)務(wù)部門(mén)分別負(fù)責(zé)本部門(mén)內(nèi)部、外來(lái)或?qū)I(yè)相關(guān)記錄的收集、利用、歸檔和管理二、記錄管理范圍內(nèi)容和控制程序（一）記錄的設(shè)立職能和業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)崗位工作要求，將本部門(mén)具有保存、利用價(jià)值的文檔、資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等納入記錄管理并設(shè)立記錄的種類和項(xiàng)目（二）記錄的范圍記錄包括全院各職能和業(yè)務(wù)部門(mén)在管理和服務(wù)活動(dòng)中形成的各類文檔記錄、資料記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)記錄等（三）記錄的內(nèi)容1、一般包括記錄表單的編號(hào)、格式、項(xiàng)目、內(nèi)容、記錄人簽字、復(fù)核人簽字等2、醫(yī)療、護(hù)理、財(cái)務(wù)等特定專業(yè)的記錄，按相關(guān)專業(yè)部門(mén)規(guī)定的內(nèi)容記錄（四）記錄控制程序記錄控制程序：崗位工作完成過(guò)程中或完成后→詳細(xì)填寫(xiě)相關(guān)記錄→檢查復(fù)核→簽字確認(rèn)→分類存儲(chǔ)→整理裝訂→移交歸檔三、記錄的管理1、各類記錄由辦公室按照標(biāo)準(zhǔn)體系要求的統(tǒng)一編號(hào)、統(tǒng)一格式制作，由職能或業(yè)務(wù)部門(mén)在日常管理和服務(wù)活動(dòng)中按照記錄管理職責(zé)、內(nèi)容與要求做好記錄工作2、職能或業(yè)務(wù)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查本部門(mén)各記錄和管理，并保證及時(shí)、完整、規(guī)范、有效和分類歸檔存查（三）記錄表單編號(hào)規(guī)則xxxxxxxx 順序號(hào) 部門(mén)漢語(yǔ)拼音縮寫(xiě) 類別號(hào) 養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)漢語(yǔ)拼音縮寫(xiě)（四）書(shū)寫(xiě)要求1、識(shí)別正確、易于檢索、字跡清晰，避免涂改2、記錄信息的填寫(xiě)要求及時(shí)準(zhǔn)確、完整詳實(shí)，內(nèi)容全面，格式規(guī)范，不得隨意涂改3、筆誤和計(jì)算錯(cuò)誤需修改的原數(shù)據(jù)項(xiàng)目，應(yīng)用單橫線劃去該項(xiàng)目原數(shù)據(jù)，在其上方寫(xiě)上更改后的數(shù)據(jù)，加蓋更改人印章或簽上更改人姓名，注明日期4、特殊原因不能填寫(xiě)的項(xiàng)目，應(yīng)在改項(xiàng)填寫(xiě)欄劃單橫線表示并簡(jiǎn)要說(shuō)明理由5、填寫(xiě)人、復(fù)核人、審核人接和負(fù)責(zé)人簽名項(xiàng)不允許空白6、填寫(xiě)記錄信息必須使用藍(lán)黑港幣或黑色簽字筆（五）記錄的保存1、職能和業(yè)務(wù)部門(mén)的各類記錄信息應(yīng)按照記錄項(xiàng)目和日期順序等要求定期進(jìn)行分類整理，存放于通風(fēng)干燥處，保持所有記錄信息整潔有序，便于利用2、歸檔存查的記錄信息按相應(yīng)的規(guī)定期限保存，具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的記錄信息由相關(guān)職能和業(yè)務(wù)部門(mén)納入檔案管理（六）記錄信息的銷毀處理1、超過(guò)保存期限的記錄信息需銷毀時(shí)，由職能和業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行清理列表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核逐級(jí)報(bào)請(qǐng)批準(zhǔn)2、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的記錄信息，由銷毀部門(mén)填寫(xiě)《記錄信息銷毀清單》并簽字后銷毀（七）記錄的保存各職能和業(yè)務(wù)部門(mén)在管理和服務(wù)活動(dòng)中形成的各類文檔記錄、資料記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表記錄、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)記錄以及執(zhí)行完成的合同文本和廢止文件等，均應(yīng)按相關(guān)主管上級(jí)規(guī)定的時(shí)限保存，并與現(xiàn)行有效文件隔離存放（八）記錄的借閱各職能或業(yè)務(wù)部門(mén)之、間需要相互借閱各類文檔記錄、資料記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表記錄、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)記錄時(shí)，借閱部門(mén)應(yīng)在《文件/資料借閱登記本》上詳細(xì)登記后借出，借閱部門(mén)或借閱人應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸還（九）記錄的復(fù)制各職能或業(yè)務(wù)部門(mén)字型保管的各類文