略論現(xiàn)代秘書的輔助決策職能1

略論現(xiàn)代秘書的輔助決策職能改革開放30年來的實(shí)踐證明，隨著我國改革開放的不斷深入和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，整個(gè)社會(huì)的管理體制正在發(fā)生著一系列深刻的變化。決策作為組織管理的中心，正逐步向科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。由于現(xiàn)代管理日趨復(fù)雜，各級(jí)組織的決策者或領(lǐng)導(dǎo)人無論從才干上還是精力上，都無法在決策過程中僅憑個(gè)人的智慧和努力能勝任其責(zé)，必須充分發(fā)揮各種輔助力量的作用，比如智囊團(tuán)、顧問團(tuán)以及各種咨詢機(jī)構(gòu)等。其中,秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，由于具有顯著的職位優(yōu)勢(shì)、獨(dú)特的視角優(yōu)勢(shì)、明顯的層次優(yōu)勢(shì)和突出的溝通優(yōu)勢(shì)等，在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的過程起著重要的作用。因此，輔助決策已成為現(xiàn)代秘書的主要職能之一。一、迅速發(fā)展的形勢(shì)給現(xiàn)代秘書工作提出了新研究課題WTO的加入和互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，使中國與世界的距離縮短了，同時(shí)也明顯暴出我們方方面面的差距。變化了的新形勢(shì)從工作環(huán)境、工作方式、工作內(nèi)容等方面提出了新的研究課題。只有知難而上解決這些問題，才能更好地發(fā)揮秘書的作用。1、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的開放性擴(kuò)大了秘書工作的范圍。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是開放的經(jīng)濟(jì)，加入WTO加快了中國與世界一體化的進(jìn)程，這種狀況使秘書工作置于國內(nèi)外兩大環(huán)境之中，客觀上擴(kuò)大了工作范圍。黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位將出現(xiàn)跨行業(yè)、跨地區(qū)、跨國界的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事等活動(dòng)，這就從地域上突破了“劃地為牢”的小圈子。地域的擴(kuò)大，既開闊了秘書工作的視野，也使秘書與社會(huì)接觸的范圍日益擴(kuò)大，交流的渠道增多，各種影響的程度加劇。秘書不僅要了解各行業(yè)、各地區(qū)，也要密切注視世界的動(dòng)向，這樣一來不僅僅是范圍擴(kuò)大了，而且工作的難度也增加了。眾所周知，當(dāng)今社會(huì)迫切需要的秘書人才，應(yīng)該是創(chuàng)造型、復(fù)合型與協(xié)作型的。所謂創(chuàng)造型秘書人才，主要是具有創(chuàng)造力的人才。他們有強(qiáng)烈的立體型思維和創(chuàng)新精神，在工作崗位上必須有新發(fā)明、新發(fā)現(xiàn)、新開拓，能夠?qū)Σ煌瑢哟?、不同行業(yè)、不同領(lǐng)域的服務(wù)對(duì)象，不斷提供新創(chuàng)意、新設(shè)想；能夠在企業(yè)的管理、制度、技術(shù)、知識(shí)創(chuàng)新等系統(tǒng)有所作為。知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)，人才競(jìng)爭(zhēng)激烈，創(chuàng)造型人才不僅能夠參與競(jìng)爭(zhēng)，而且能夠積極協(xié)助所服務(wù)的對(duì)象超越競(jìng)爭(zhēng)。所謂超越競(jìng)爭(zhēng)，是指能夠發(fā)現(xiàn)更具有戰(zhàn)略價(jià)值的新領(lǐng)域、新技術(shù)、新產(chǎn)品，不斷形成最具創(chuàng)意與活力的“人無我有”的優(yōu)勢(shì)。這種人是企業(yè)的靈魂。其內(nèi)涵的價(jià)值是無法估量的，因此也是最受企業(yè)和服務(wù)對(duì)象的歡迎。所謂復(fù)合型秘書人才，主要是指“多功能人才”。他們的特點(diǎn)是多才多藝，集科技、文學(xué)、經(jīng)貿(mào)、外語于一身的全才，能在企業(yè)或社會(huì)的很多領(lǐng)域大顯身手。據(jù)統(tǒng)計(jì)，在當(dāng)今人才市場(chǎng)上，復(fù)合型人才最吃香。其素質(zhì)要求是：大學(xué)本科以文化，3－5年工作經(jīng)驗(yàn)，既懂專業(yè)有懂外語。所謂協(xié)作型秘書人才，主要是具有協(xié)作精神，人際關(guān)系好的人才。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的條件下，人與人之間的協(xié)作由于個(gè)人獨(dú)立性的加強(qiáng)而顯得更為重要。有的人能力很強(qiáng)，但脾氣古怪，難以與人共事；有的人才華橫溢，卻私心過重，只顧自己，不管他人。當(dāng)今社會(huì)最顯著的時(shí)代特征是合作取勝、協(xié)作競(jìng)爭(zhēng)，即是“雙贏”時(shí)代，是共同發(fā)展的時(shí)代。如若不明白這個(gè)道理，只顧一己私利，那將是難以融入集體的孤雁，只能成小才而成不了大器。所以說當(dāng)代的秘書必須具有團(tuán)結(jié)公關(guān)和協(xié)作辦事的能力。二、現(xiàn)代秘書輔助職能的基本特點(diǎn)所謂輔助決策就是在決策的過程中，在知識(shí)(包括理論)、能力(包括技術(shù))、經(jīng)驗(yàn)和精力等方面給予決策主體的補(bǔ)償，以提高決策的科學(xué)性和時(shí)效性。失去了輔助決策的支持，任何決策都將成為個(gè)人主觀、盲目甚至武斷的行為，因?yàn)槿魏我粋€(gè)科學(xué)的決策都包括提出問題、搜集信息、確定目標(biāo)、擬定方案、分析評(píng)估、方案選擇、試驗(yàn)證實(shí)、普遍實(shí)施、監(jiān)督檢查和反饋修正等環(huán)節(jié)，如果沒有決策前的準(zhǔn)備工作，決策所需要的各種信息將無法得到或者缺乏準(zhǔn)確性；如果沒有決策后的實(shí)施反饋信息，將無法判定決策的正確性，決策的目標(biāo)也將無法達(dá)到；作為輔助決策的秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中就起著這種“鞍前馬后”的作用。具體說來，秘書輔助活動(dòng)具有以下特點(diǎn)：1.內(nèi)容的綜合性。秘書的輔助活動(dòng)所向，不限于單—或局部的職能范圍，應(yīng)該跨越系統(tǒng)、各個(gè)職能方面，其內(nèi)容所及或單一，或局部，少有限制，無需定向，表現(xiàn)出明顯的綜合特性。這與秘書工作的綜合規(guī)律相一致，是秘書總體活動(dòng)規(guī)律在其輔助活動(dòng)中的體現(xiàn)。因?yàn)槊貢穷I(lǐng)導(dǎo)同系統(tǒng)各職能方面的中介橋梁，領(lǐng)導(dǎo)綜觀全局。秘書自然要與領(lǐng)導(dǎo)相應(yīng)，領(lǐng)導(dǎo)視野所及，秘書的視野及輔助指向，也應(yīng)隨之所從，以保證及時(shí)有效地為領(lǐng)導(dǎo)提供綜合服務(wù)。身素質(zhì)發(fā)展的必然，更是領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)效率和效益的可靠保證。五、現(xiàn)代秘書人員在輔助決策過程中應(yīng)注意的幾點(diǎn)事項(xiàng)秘書在科學(xué)化決策的過程中，作為決策輔助人員，應(yīng)注意以下幾項(xiàng)事宜，確保輔助作用的正常發(fā)揮，決策程序的合理運(yùn)行。1.擺正“輔助”的位置。決策是領(lǐng)導(dǎo)部門的主要職能之一，因此決策方案的選擇、判斷等關(guān)鍵性步驟，必須由決策者來完成，最后的決策也還是需要領(lǐng)導(dǎo)者做出。秘書只是領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀、助手，必須擺正自己的“輔助”位置，才能保證秘書輔助作用的正常發(fā)揮。2.必須遵循科學(xué)決策的程序?？茖W(xué)的決策要求領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人的主觀隨意性隨時(shí)受到規(guī)范化決策程序的約束和限制，秘書人員在輔助決策的過程中，不僅自身要遵循科學(xué)決策的程序要求，還要隨時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)者注意科學(xué)決策的程序，做好“諫諍”工作。3.不濫用“決策”的概念。各地區(qū)、各部門存在的許多問題并不是都可以使用“決策”的概念，秘書人員在實(shí)際工作中要學(xué)會(huì)劃分決策與非決策問題的界線，許多具體工作按照分工的范圍，由職能部門就可以解決，不要把所有的問題都劃入決策程序系統(tǒng)。4.在輔助決策的過程中注意做好機(jī)要保密工作。秘書人員在參與決策的過程中，往往會(huì)接觸到許多機(jī)密事項(xiàng)，因此必須樹立高度的責(zé)任性和使命感，注意機(jī)要保密，不隨意談?wù)摗⑿孤稕Q策中的機(jī)密內(nèi)容，維護(hù)國家和集體的利益安全，并同一切不遵守保密紀(jì)律的人和行為作斗爭(zhēng)。六、秘書在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策過程中的作用秘書的首要職責(zé)就是為領(lǐng)導(dǎo)制定正確的決策提供多方位的服務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)的基本責(zé)任就是決策，而領(lǐng)導(dǎo)決策前的大量工作都是由秘書來做的，所以說，秘書在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策過程中起著十分重要的作用。1、在改革開放和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的大潮中，各級(jí)政府決策的責(zé)任必然越來越重。作為輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的秘書，要緊緊圍繞經(jīng)濟(jì)建設(shè)這個(gè)中心，在政治大方向上當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。衡量和考核一個(gè)秘書部門的參謀工作，首先就看為這個(gè)中心服務(wù)得怎么樣，就看你的工作是否有助于領(lǐng)導(dǎo)的決策，是否有利于社會(huì)發(fā)展的潮流。2、秘書人員要參“謀”，而不要參“斷”，參謀的目的在于為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。秘書的參謀工作，同其它部門一樣，都對(duì)領(lǐng)導(dǎo)具有從屬性，都是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，只不過它更直接從屬于領(lǐng)導(dǎo)的決策行為，是在決策行為全過程中提供參謀性質(zhì)的服務(wù)。3、為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的參謀工作要努力適應(yīng)建立健全決策的程序，就一般而言有以下步驟：一是確定決策目標(biāo)；二是擬定備選決策方案，進(jìn)行論證評(píng)估；三是確定決策；四是決策實(shí)施過程中的控制與反饋。具體地說，秘書部門參謀工作的程序大體如下：（1）當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)選擇決策目標(biāo)時(shí)，秘書部門要依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)打算解決什么問題的意向，通過信息和調(diào)研，廣泛深入地了解有關(guān)的真實(shí)情況，分析和發(fā)現(xiàn)工作中的問題，為領(lǐng)導(dǎo)確定決策目標(biāo)時(shí)提供參考。（2）當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)醞釀決策方案時(shí)，秘書部門要圍繞領(lǐng)導(dǎo)已定的決策目標(biāo)，收集和處理有關(guān)的信息，充分調(diào)查研究，廣泛聽取各方面的意見，準(zhǔn)確及時(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)反映對(duì)各種備選決策方案反復(fù)進(jìn)行比較、鑒別，并提出自己的建設(shè)性意見，報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)供決策時(shí)參考。（3）當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)審定決策方案時(shí)，秘書部門要為領(lǐng)導(dǎo)集體的決策會(huì)議做好會(huì)前準(zhǔn)備和會(huì)中服務(wù)工作，以便領(lǐng)導(dǎo)在民主討論的基礎(chǔ)上實(shí)行正確的集中。同時(shí)，還要做好有關(guān)文件的起草、校核等工作，準(zhǔn)確地將領(lǐng)導(dǎo)作出的決策表述出來并及時(shí)下達(dá)。（4）領(lǐng)導(dǎo)的決策下達(dá)后，秘書部門要通過信息、調(diào)研、督促檢查等手段，及時(shí)了解和反饋決策的貫徹落實(shí)情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出典型，促進(jìn)決策的最后落實(shí)。4、強(qiáng)化秘書部門的整體功能。領(lǐng)導(dǎo)決策是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不僅僅是秘書部門的事,需要各部門的通力合作，不但要加強(qiáng)秘書部門內(nèi)的分工協(xié)作，還要協(xié)調(diào)好各個(gè)部門的關(guān)系，營(yíng)造出一個(gè)良好的工作氛圍，最大限度的發(fā)揮秘書部門的整體