人事檔案管理制度模板模版（2篇）

第頁共頁人事檔案管理制度模板模版目錄一、總則1.1目的和適用范圍1.2法律法規(guī)依據(jù)1.3術(shù)語和定義二、檔案的建立與歸檔2.1檔案管理的責任部門2.2員工檔案的建立2.3檔案的分類與編號2.4檔案的檢查、整理、存儲與歸檔2.5檔案保密和備份策略三、檔案的使用與查詢3.1檔案的使用權(quán)限3.2檔案的查閱與借閱3.3檔案的引用與復制3.4檔案的轉(zhuǎn)交與銷毀四、檔案的保管期限和報廢4.1檔案的保管期限4.2檔案的報廢程序和要求五、附則5.1檔案遷移和轉(zhuǎn)儲5.2檔案管理制度的宣傳和培訓5.3檔案管理制度的評估和修訂一、總則1.1目的和適用范圍本制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部的人事檔案管理工作，保證人事檔案的完整性、準確性和可用性，維護員工合法權(quán)益，保障公司與員工的利益。本制度適用于全體公司員工的人事檔案管理工作。1.2法律法規(guī)依據(jù)本制度制定依據(jù)《勞動法》、《檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。1.3術(shù)語和定義1.3.1人事檔案：指公司對員工在職期間的個人信息、合同、獎懲記錄、證照等有關(guān)資料的歸檔和管理。1.3.2檔案管理：指對人事檔案的收集、整理、存儲、使用、查詢、保護、遷移、轉(zhuǎn)儲等一系列活動的管理工作。二、檔案的建立與歸檔2.1檔案管理的責任部門人事部門負責公司內(nèi)部的檔案管理工作，具體責任包括檔案的建立、整理、存儲、歸檔、保密等。2.2員工檔案的建立員工入職后，人事部門負責建立員工檔案，包括但不限于以下資料：個人基本信息、合同和協(xié)議、培訓記錄、考勤和請假記錄、績效評估記錄、獎懲記錄、離職手續(xù)等。2.3檔案的分類與編號為便于管理和檢索，人事部門將員工檔案按照一定的分類規(guī)則進行歸類和編號，分類標準包括但不限于崗位、部門、入職時間等。2.4檔案的檢查、整理、存儲與歸檔人事部門定期對檔案進行檢查和整理，確保檔案的完整性和準確性。檔案應存放在封存的文件柜中，確保安全可靠，并按照一定的歸檔規(guī)則進行分類和編號。2.5檔案保密和備份策略人事部門需對檔案信息進行嚴格保密，未經(jīng)授權(quán)人員不得查閱、復制和使用檔案信息。同時，人事部門應定期進行檔案的備份，確保檔案信息不會因意外事故導致的丟失。三、檔案的使用與查詢3.1檔案的使用權(quán)限檔案的使用權(quán)限按照員工的崗位和職責進行劃分，只有經(jīng)過授權(quán)的員工才能使用檔案信息，并且需在使用時記錄使用情況，遵循保密原則。3.2檔案的查閱與借閱員工有權(quán)查閱自己的檔案信息，需提前向人事部門申請，并按照規(guī)定的程序進行查閱。離職員工只能查看離職前的檔案信息。其他員工如需查閱或借閱檔案信息，需提供合理的理由，并經(jīng)過人事部門的批準。3.3檔案的引用與復制檔案信息使用過程中如需引用或復制，需經(jīng)過人事部門的授權(quán)和記錄。引用或復制后的檔案信息應保證準確性，并且不得用于違反公司規(guī)定和法律法規(guī)的行為。3.4檔案的轉(zhuǎn)交與銷毀員工的檔案在離職時，人事部門需按照規(guī)定的程序?qū)n案轉(zhuǎn)交給相應的部門負責人，并在檔案轉(zhuǎn)交記錄中進行備案。檔案達到保管期限后，人事部門會根據(jù)公司的規(guī)定進行銷毀。銷毀程序應包括報批、審批、公示等一系列程序，并記錄銷毀情況。四、檔案的保管期限和報廢4.1檔案的保管期限檔案的保管期限按照公司規(guī)定的檔案管理要求進行分類，包括但不限于永久保存、長期保存、定期保存等。不同檔案的保管期限根據(jù)法律法規(guī)和公司的規(guī)定進行設(shè)定。4.2檔案的報廢程序和要求檔案達到保管期限后，人事部門需按照公司的規(guī)定進行報廢程序。報廢程序應包括報批、審批、公示等一系列程序，并記錄報廢情況。報廢的檔案應進行銷毀或歸檔處理。五、附則5.1檔案遷移和轉(zhuǎn)儲人事檔案管理過程中，如遇到部門調(diào)整或公司重組等情況，人事部門需及時處理檔案的遷移和轉(zhuǎn)儲工作，確保檔案信息的完整性和可用性。5.2檔案管理制度的宣傳和培訓人事部門需定期對員工進行檔案管理制度的宣傳和培訓，確保員工對制度的理解和遵守，并能正確使用檔案管理系統(tǒng)及相關(guān)工具。5.3檔案管理制度的評估和修訂人事部門需定期對檔案管理制度進行評估，根據(jù)實際情況進行修訂和完善，確保制度的適用性和有效性。修訂后的制度需及時通知全體員工并進行培訓。人事檔案管理制度模板模版（二）人事檔案管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司的人事檔案管理工作，保障員工的權(quán)益，提高人力資源管理的效率，特制定本制度。第二條本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理工作。第三條人事檔案是指公司對員工的個人資料、工作經(jīng)歷、培訓記錄、評價報告等相關(guān)材料的記錄和管理。第四條公司將嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，對員工的個人信息進行保密，保障員工的隱私權(quán)和信息安全。第五條公司將建立人事檔案管理系統(tǒng)，提供便捷、準確、高效的人事檔案管理服務。第六條公司將定期開展檔案巡查工作，以保障檔案的完整性和及時性。第七條公司將定期對檔案進行整理、歸檔和備份，確保檔案的安全性和可靠性。第八條公司將組織相關(guān)人員進行人事檔案管理培訓，提升管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì)。第二章人事檔案的建立與維護第九條公司的人事檔案由人力資源部門負責建立、維護和管理。第十條所有員工入職后，應向人力資源部提供相關(guān)的個人資料，并簽署檔案管理協(xié)議。第十一條所有員工的個人資料必須真實、準確、完整，并及時更新。第十二條公司將根據(jù)員工的個人情況建立對應的檔案分類，如員工分類、崗位分類等。第十三條公司將采用數(shù)字化管理方式，電子存檔和實物存檔相結(jié)合，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫。第十四條員工的人事檔案內(nèi)容包括但不限于以下內(nèi)容：1.個人身份證件（身份證、護照等）；2.入職申請表及相關(guān)材料；3.勞動合同及續(xù)簽協(xié)議；4.工作經(jīng)歷證明材料；5.培訓記錄和證書；6.績效評價和考核報告；7.獎懲記錄；8.任職文件和晉升記錄；9.離職手續(xù)和離職材料。第十五條公司將嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，對員工的個人信息進行保密，不得泄露或濫用。第三章人事檔案的使用與查詢第十六條員工可以在規(guī)定的時間和程序內(nèi)，向人力資源部查詢自己的人事檔案。第十七條公司在處理與員工相關(guān)的各種事務時，可以合法使用員工的人事檔案資料。第十八條公司將對使用人事檔案的權(quán)限進行嚴格管理，確保信息的安全性和機密性。第十九條公司將建立合理的人事檔案查詢流程，提供便捷高效的查詢服務。第二十條員工查詢檔案時，應填寫查詢申請表并提供相關(guān)身份證明材料。第四章人事檔案的保管與歸檔第二十一條公司的人事檔案應按照一定的規(guī)范要求進行保管和歸檔。第二十二條公司將建立專門的人事檔案室，負責人事檔案的存放和管理工作。第二十三條公司將建立人事檔案的保管制度，明確檔案管理人員的職責和權(quán)限。第二十四條人事檔案室應保持干燥、通風、安全的環(huán)境，嚴禁吸煙、有火源等。第二十五條每位員工的個人檔案都將有唯一編碼，并建立相應的檔案目錄和索引。第二十六條公司將根據(jù)檔案的重要性和緊急程度，確定檔案的保管期限和歸檔周期。第二十七條檔案室應定期對檔案進行整理和排序，確保檔案的完整性和可檢索性。第五章人事檔案的保密與安全第二十八條公司將建立完善的人事檔案信息安全制度，保障檔案的安全性和機密性。第二十九條檔案室的進入權(quán)限將進行嚴格管理，未經(jīng)授權(quán)人員不得隨意進入。第三十條檔案室應布置監(jiān)控設(shè)備，確保檔案室的安全。第三十一條人事檔案室應備份檔案數(shù)據(jù)，以防數(shù)據(jù)丟失或損壞，并定期進行測試。第三十二條人事檔案室應定期進行安全檢查和防火檢查，確保檔案的安全。第六章人事檔案的調(diào)閱與銷毀第三十三條檔案的調(diào)閱應滿足合法、合理的要求，同時要保護員工的隱私權(quán)和信息安全。第三十四條對于提出調(diào)閱請求的人員，應填寫調(diào)閱申請表并提供相關(guān)身份證明材料。第三十五條檔案室應在規(guī)定的時間內(nèi)提供調(diào)閱服務，并記錄好調(diào)閱的相關(guān)信息。第三十六條檔案室將根據(jù)檔案的保管期限和歸檔周期，制定合理的檔案銷毀計劃。第三十七條檔案銷毀前，應進行合法、合規(guī)的審批程序，并記錄相關(guān)銷毀信息。第三十八條檔案銷毀應采取安全可靠的方式，確保檔案的徹底銷毀。第三十九條檔案銷毀后，