會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)：第9章 采購(gòu)管理

第9章采購(gòu)管理9.1采購(gòu)管理系統(tǒng)概述9.2采購(gòu)管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理采購(gòu)管理-系統(tǒng)概述采購(gòu)系統(tǒng)初始設(shè)置包括設(shè)置采購(gòu)管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理所需要的采購(gòu)參數(shù)、基礎(chǔ)信息及采購(gòu)期初數(shù)據(jù)采購(gòu)業(yè)務(wù)處理采購(gòu)業(yè)務(wù)處理主要包括請(qǐng)購(gòu)、訂貨、到貨、入庫(kù)、采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)結(jié)算等采購(gòu)業(yè)務(wù)全過程的管理?？梢蕴幚砥胀ú少?gòu)業(yè)務(wù)、受托代銷業(yè)務(wù)、直運(yùn)業(yè)務(wù)等業(yè)務(wù)類型。企業(yè)可根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)情況，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行可選配置。采購(gòu)賬簿及采購(gòu)分析提供各種采購(gòu)明細(xì)表、增值稅抵扣明細(xì)表、各種統(tǒng)計(jì)表及采購(gòu)賬簿供用戶查詢。同時(shí)提供采購(gòu)成本分析、供應(yīng)商價(jià)格對(duì)比分析、采購(gòu)類型結(jié)構(gòu)分析、采購(gòu)資金比重分析、采購(gòu)費(fèi)用分析、采購(gòu)貨齡綜合分析。采購(gòu)管理-系統(tǒng)概述采購(gòu)管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)系采購(gòu)訂單、到貨單采購(gòu)入庫(kù)單直運(yùn)采購(gòu)發(fā)票采購(gòu)成本直運(yùn)銷售訂單、銷售訂單、發(fā)票直運(yùn)采購(gòu)發(fā)票付款信息采購(gòu)發(fā)票應(yīng)付款管理系統(tǒng)采購(gòu)管理系統(tǒng)庫(kù)存管理系統(tǒng)銷售管理系統(tǒng)存貨核算系統(tǒng)采購(gòu)管理-日常業(yè)務(wù)處理采購(gòu)主要環(huán)節(jié)-采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)是指企業(yè)內(nèi)部各部門向采購(gòu)部門提出采購(gòu)申請(qǐng)，或采購(gòu)部門匯總企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)需求列出采購(gòu)清單。對(duì)應(yīng)單據(jù)：請(qǐng)購(gòu)單請(qǐng)購(gòu)是采購(gòu)業(yè)務(wù)的起點(diǎn)，可以依據(jù)審核后的采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單生成采購(gòu)訂單。請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié)可省略。采購(gòu)管理-日常業(yè)務(wù)處理采購(gòu)主要環(huán)節(jié)-采購(gòu)訂貨訂貨是指企業(yè)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或采購(gòu)協(xié)議，確定要貨需求。對(duì)應(yīng)單據(jù)：采購(gòu)訂單在采購(gòu)業(yè)務(wù)流程中，訂貨環(huán)節(jié)也是可選的。采購(gòu)管理-日常業(yè)務(wù)處理采購(gòu)主要環(huán)節(jié)-采購(gòu)到貨采購(gòu)到貨是采購(gòu)訂貨和采購(gòu)入庫(kù)的中間環(huán)節(jié)，一般由采購(gòu)業(yè)務(wù)員根據(jù)供方通知或送貨單填寫，確定對(duì)方所送貨物、數(shù)量、價(jià)格等信息，以到貨單的形式傳遞到倉(cāng)庫(kù)作為保管員收貨的依據(jù)。對(duì)應(yīng)單據(jù)：到貨單在采購(gòu)業(yè)務(wù)流程中，到貨處理是可選的。采購(gòu)管理-日常業(yè)務(wù)處理采購(gòu)主要環(huán)節(jié)-采購(gòu)入庫(kù)是指將供應(yīng)商提供的物料檢驗(yàn)（也可以免檢）確定合格后，放入指定倉(cāng)庫(kù)的業(yè)務(wù)。對(duì)應(yīng)單據(jù)：采購(gòu)入庫(kù)單。當(dāng)采購(gòu)管理系統(tǒng)與庫(kù)存管理系統(tǒng)集成使用時(shí)，采購(gòu)入庫(kù)單在庫(kù)存管理系統(tǒng)中填制。當(dāng)采購(gòu)管理系統(tǒng)不與庫(kù)存管理系統(tǒng)集成使用時(shí)，采購(gòu)入庫(kù)單在采購(gòu)管理系統(tǒng)中填制。采購(gòu)入庫(kù)單既可以直接填制，也可以拷貝采購(gòu)訂單或采購(gòu)到貨單生成。在采購(gòu)業(yè)務(wù)流程中，入庫(kù)處理是必須的。采購(gòu)管理-日常業(yè)務(wù)處理采購(gòu)主要環(huán)節(jié)-采購(gòu)開票采購(gòu)開票是在系統(tǒng)中填制由供應(yīng)商開出的采購(gòu)發(fā)票，采購(gòu)發(fā)票是供應(yīng)商開出的銷售貨物的憑證，系統(tǒng)根據(jù)采購(gòu)發(fā)票確定采購(gòu)成本，并據(jù)以登記應(yīng)付賬款。對(duì)應(yīng)單據(jù)：采購(gòu)發(fā)票采購(gòu)發(fā)票按業(yè)務(wù)性質(zhì)分為藍(lán)字發(fā)票和紅字發(fā)票；按發(fā)票類型分為增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票和運(yùn)費(fèi)發(fā)票。采購(gòu)發(fā)票既可以直接填制，也可以從“采購(gòu)訂單”、“采購(gòu)入庫(kù)單”或其他的“采購(gòu)發(fā)票”拷貝生成。在采購(gòu)業(yè)務(wù)流程中，采購(gòu)發(fā)票環(huán)節(jié)是必須的。采購(gòu)管理-日常業(yè)務(wù)處理采購(gòu)主要環(huán)節(jié)-采購(gòu)結(jié)算采購(gòu)結(jié)算也稱采購(gòu)報(bào)賬，在手工業(yè)務(wù)中，采購(gòu)業(yè)務(wù)員拿著經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批過的采購(gòu)發(fā)票和倉(cāng)庫(kù)確定的入庫(kù)單到財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)人員確定采購(gòu)成本。在本系統(tǒng)中采購(gòu)結(jié)算是針對(duì)采購(gòu)入庫(kù)單，根據(jù)發(fā)票確定其采購(gòu)成本。采購(gòu)結(jié)算的結(jié)果是生成采購(gòu)結(jié)算單，它是記載采購(gòu)入庫(kù)單與采購(gòu)發(fā)票對(duì)應(yīng)關(guān)系的結(jié)算對(duì)照表。對(duì)應(yīng)單據(jù)：采購(gòu)發(fā)票和采購(gòu)入庫(kù)單采購(gòu)結(jié)算分為自動(dòng)結(jié)算和手工結(jié)算兩種方式。在采購(gòu)業(yè)務(wù)流程中，采購(gòu)結(jié)算環(huán)節(jié)是必須的。采購(gòu)管理-日常業(yè)務(wù)處理采購(gòu)主要環(huán)節(jié)-采購(gòu)付款采購(gòu)付款是對(duì)采購(gòu)貨物進(jìn)行付款的環(huán)節(jié)。采購(gòu)付款在應(yīng)付系統(tǒng)中完成。對(duì)應(yīng)單據(jù)：付款單在采購(gòu)業(yè)務(wù)流程中，采購(gòu)付款環(huán)節(jié)是必須的。采購(gòu)管理-日常業(yè)務(wù)處理普通采購(gòu)業(yè)務(wù)普通采購(gòu)業(yè)務(wù)適合于大多數(shù)企業(yè)的日常采購(gòu)業(yè)務(wù)，提供對(duì)采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)訂貨、采購(gòu)入庫(kù)、采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)成本核算、采購(gòu)付款全過程管理。三張主要單據(jù)：采購(gòu)入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票、付款單業(yè)務(wù)類型：按貨物和發(fā)票到達(dá)的先后，將普通采購(gòu)業(yè)務(wù)劃分為單貨同行貨到票未到（暫估入庫(kù)）票到貨未到（在途存貨）三種類型采購(gòu)管理-日常業(yè)務(wù)處理普通采購(gòu)（單貨同行）憑證憑證憑證發(fā)票制單（應(yīng)付款系統(tǒng)）核銷制單結(jié)算制單采購(gòu)入庫(kù)單錄入（庫(kù)存管理）采購(gòu)入庫(kù)單記賬（存貨核算）采購(gòu)入庫(kù)單審核（庫(kù)存管理）借：原材料貸：在途物資借：在途物資應(yīng)交稅費(fèi)貸：應(yīng)付賬款借：應(yīng)付賬款貸：銀行存款采購(gòu)發(fā)票錄入（采購(gòu)管理）錄入付款單（應(yīng)付款系統(tǒng)）審核、記賬（總賬系統(tǒng)）采購(gòu)管理-日常業(yè)務(wù)處理普通采購(gòu)（單貨同行）單據(jù)系統(tǒng)操作生成憑證采購(gòu)入庫(kù)單庫(kù)存系統(tǒng)錄入審核借:原材料貸:材料采購(gòu)（在途物資）存貨系統(tǒng)記賬制單采購(gòu)發(fā)票采購(gòu)系統(tǒng)錄入結(jié)算(與入庫(kù)單)借:材料采購(gòu)(在途物資）進(jìn)項(xiàng)稅貸:應(yīng)付賬款·應(yīng)付系統(tǒng)審核制單（發(fā)票）付款單應(yīng)付系統(tǒng)錄入審核制單（付款單）借:應(yīng)付賬款貸:銀行存款操作操作操作操作操作操作操作操作操作采購(gòu)管理-日常業(yè)務(wù)處理普通采購(gòu)-暫估入庫(kù)（貨到票未到）暫估是指本月存貨已經(jīng)入庫(kù)，但采購(gòu)發(fā)票尚未收到，不能確定存貨的入庫(kù)成本，月底時(shí)為了正確核算企業(yè)的庫(kù)存成本，需要將這部分存貨暫估入賬，形成暫估憑證。三種不同的處理方法：月初回沖單到回沖單到補(bǔ)差采購(gòu)管理-日常業(yè)務(wù)處理普通采購(gòu)-暫估入庫(kù)（月初回沖）本月月底，填寫暫估單價(jià)，記存貨明細(xì)賬，生成暫估憑證。進(jìn)入下月后，存貨核算系統(tǒng)自動(dòng)生成與暫估入庫(kù)單完全相同的“紅字回沖單”，同時(shí)登錄相應(yīng)的存貨明細(xì)賬，沖回存貨明細(xì)賬中上月的暫估入庫(kù)。對(duì)“紅字回沖單”制單，沖回上月的暫估憑證。收到采購(gòu)發(fā)票后，錄入采購(gòu)發(fā)票，對(duì)采購(gòu)入庫(kù)單和采購(gòu)發(fā)票作采購(gòu)結(jié)算。結(jié)算完畢后，進(jìn)入存貨核算系統(tǒng)，執(zhí)行“暫估處理”功能，進(jìn)行暫估處理后，系統(tǒng)根據(jù)發(fā)票自動(dòng)生成一張“藍(lán)字回沖單”，其上的金額為發(fā)票上的報(bào)銷金額。同時(shí)登記存貨明細(xì)賬，使庫(kù)存增加。對(duì)“藍(lán)字回沖單”制單，生成采購(gòu)入庫(kù)憑證。采購(gòu)管理-日常業(yè)務(wù)處理普通采購(gòu)-暫估入庫(kù)（單到回沖）當(dāng)月,貨到票未到:暫估制單暫估入庫(kù)單記賬下月發(fā)票到:

暫估制單暫估入庫(kù)單記賬（存貨核算）借：原材料貸：在途物資填制暫估入庫(kù)單（采購(gòu)管理）藍(lán)字回沖單制單紅字回沖單制單填制采購(gòu)發(fā)票（采購(gòu)管理）采購(gòu)結(jié)算（采購(gòu)管理）暫估處理（存貨核算）借：原材料(紅)

貸：在途物資(紅)借：原材料貸：在途物資采購(gòu)管理-日常業(yè)務(wù)處理普通采購(gòu)-暫估入庫(kù)（單到回沖）時(shí)間單據(jù)系統(tǒng)操作生成憑證上月采購(gòu)入庫(kù)單庫(kù)存系統(tǒng)錄入審核借:原材料貸:材料采購(gòu)（暫估成本）存貨系統(tǒng)記賬、暫估制單下月采購(gòu)發(fā)票采購(gòu)系統(tǒng)錄入結(jié)算(與暫估入庫(kù)單)借:材料采購(gòu)進(jìn)項(xiàng)稅貸:應(yīng)付賬款（實(shí)際成本）應(yīng)付系統(tǒng)審核制單（發(fā)票）結(jié)算單存貨系統(tǒng)暫估處理紅字回沖單存貨系統(tǒng)自動(dòng)生成制單借:原材料（紅字）貸:材料采購(gòu)（紅字）（暫估成本）藍(lán)字回沖單存貨系統(tǒng)借:原材料（藍(lán)字）貸:材料采購(gòu)（藍(lán)字）（實(shí)際成本）付款單應(yīng)付系統(tǒng)錄入審核制單（付款單）借:應(yīng)付賬款貸:銀行存款操作操作操作操作采購(gòu)管理-日常業(yè)務(wù)處理普通采購(gòu)-暫估入庫(kù)（單到補(bǔ)差）下月初不作處理，采購(gòu)發(fā)票收到后，在采購(gòu)管理中錄入并進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算；再到存貨核算中進(jìn)行“暫估處理”，如果報(bào)銷金額與暫估金額的差額不為零，則產(chǎn)生調(diào)整單，一張采購(gòu)入庫(kù)單生成一張調(diào)整單，用戶確定后，自動(dòng)記入存貨明細(xì)賬；如果差額為零，則不生成調(diào)整單；最后對(duì)“調(diào)整單”制單，生成憑證，傳遞到總賬。采購(gòu)管理-日常業(yè)務(wù)處理普通采購(gòu)-在途存貨（票到貨未到）如果先收到了供貨單位的發(fā)票，而沒有收到供貨單位的貨物，可以對(duì)發(fā)票進(jìn)行壓?jiǎn)翁幚?，待貨物到達(dá)后，再一并輸入計(jì)算機(jī)做報(bào)賬結(jié)算處理。但如果需要實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)在途貨物的情況，就必須將發(fā)票輸入計(jì)算機(jī)，待貨物到達(dá)后，再填制入庫(kù)單并做采購(gòu)結(jié)算。采購(gòu)管理-日常業(yè)務(wù)處理其他采購(gòu)業(yè)務(wù)-現(xiàn)付業(yè)務(wù)當(dāng)采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，立即付款，由供貨單位開具發(fā)票?，F(xiàn)結(jié)制單（應(yīng)付款系統(tǒng)）填制采購(gòu)發(fā)票（采購(gòu)管理）現(xiàn)付處理（采購(gòu)管理）借：物資采購(gòu)貸：銀行存款采購(gòu)管理-日常業(yè)務(wù)處理其他采購(gòu)業(yè)務(wù)-現(xiàn)付業(yè)務(wù)單據(jù)系統(tǒng)操作生成憑證采購(gòu)入庫(kù)單庫(kù)存系統(tǒng)錄入審核借:原材料貸:材料采購(gòu)（在途物資）存貨系統(tǒng)記賬制單采購(gòu)發(fā)票采購(gòu)系統(tǒng)錄入、結(jié)算(與入庫(kù)單)、現(xiàn)付借:材料采購(gòu)(在途物資）進(jìn)項(xiàng)稅貸:銀行存款·應(yīng)付系統(tǒng)審核制單（現(xiàn)結(jié)）操作操作操作操作采購(gòu)管理-日常業(yè)務(wù)處理其他采購(gòu)業(yè)務(wù)-采購(gòu)運(yùn)費(fèi)處理單據(jù)系統(tǒng)操作生成憑證采購(gòu)發(fā)票運(yùn)費(fèi)發(fā)票采購(gòu)系統(tǒng)錄入審核（采購(gòu)發(fā)票）錄入審核（運(yùn)費(fèi)發(fā)票）采購(gòu)結(jié)算（采購(gòu)發(fā)票、運(yùn)費(fèi)發(fā)票與入庫(kù)單）借:材料采購(gòu)(在途物資）進(jìn)項(xiàng)稅貸:應(yīng)付賬款·應(yīng)付系統(tǒng)審核（采購(gòu)、運(yùn)費(fèi)發(fā)票）合并制單采購(gòu)入庫(kù)單庫(kù)存系統(tǒng)錄入審核借:原材料貸:材料采購(gòu)（在途物資）存貨系統(tǒng)記賬制單付款單應(yīng)付系統(tǒng)錄入、審核、制單借:應(yīng)付賬款貸:銀行存款操作操作操作操作采購(gòu)管理-日常業(yè)務(wù)處理其他采購(gòu)業(yè)務(wù)-直運(yùn)采購(gòu)直運(yùn)采購(gòu)業(yè)務(wù)是指產(chǎn)品無需入庫(kù)即可完成的購(gòu)銷業(yè)務(wù)，由供應(yīng)商直接將商品發(fā)給企業(yè)的客戶，沒有實(shí)務(wù)的入庫(kù)處理，財(cái)務(wù)結(jié)算由供銷雙方通過直運(yùn)銷售發(fā)票和直運(yùn)采購(gòu)發(fā)票分別與企業(yè)結(jié)算。直運(yùn)業(yè)務(wù)適用于大型電器、汽車和設(shè)備等產(chǎn)品的購(gòu)銷。直運(yùn)采購(gòu)業(yè)務(wù)類型有兩種：普通直運(yùn)業(yè)務(wù)和必有訂單直運(yùn)業(yè)務(wù)。采購(gòu)管理-日常業(yè)務(wù)處理其他采購(gòu)業(yè)務(wù)-采購(gòu)?fù)素洏I(yè)務(wù)貨雖收到，但尚未錄入采購(gòu)入庫(kù)單只要把貨退還給供應(yīng)商即可，軟件中不用做任何處理。已錄入“采購(gòu)入庫(kù)單”，未錄入“采購(gòu)發(fā)票”如果是全部退貨，可刪除“采購(gòu)入庫(kù)單”；如果是部分退貨，可直接修改“采購(gòu)入庫(kù)單”。已錄入“采購(gòu)入庫(kù)單”，已錄入“采購(gòu)發(fā)票”但未結(jié)算如果是全部退貨，可刪除“采購(gòu)入庫(kù)單”和“采購(gòu)發(fā)票”；如果是部分退貨，可直接修改“采購(gòu)入庫(kù)單”和“采購(gòu)發(fā)票”。已錄入“采購(gòu)入庫(kù)單”，已錄入“采購(gòu)發(fā)票”并執(zhí)行了采購(gòu)結(jié)算若結(jié)算后的發(fā)票沒有付款，此時(shí)可取消采購(gòu)結(jié)算，再刪除或修改“采購(gòu)入庫(kù)單”和“采購(gòu)發(fā)票”，若結(jié)算后的發(fā)票已付款，則必須錄入退貨單。

采購(gòu)管理-日常業(yè)務(wù)處理其他采購(gòu)業(yè)務(wù)-采購(gòu)?fù)素洏I(yè)務(wù)入庫(kù)單已記賬無論是否錄入“采購(gòu)發(fā)票”，“采購(gòu)發(fā)票”是否結(jié)算，結(jié)算后的“采購(gòu)發(fā)票”是否付款，都需要錄入退貨單。憑證憑證憑證紅字發(fā)票制單（應(yīng)付款系統(tǒng)）核銷制單結(jié)算制單退貨單錄入（庫(kù)存管理）退貨單記賬（存貨核算）退貨單審核（庫(kù)存管理）借：原材料(紅)

貸：物資采購(gòu)(紅)借：物資采購(gòu)(紅)

應(yīng)交稅金(紅)

貸：應(yīng)付賬款(紅)借：銀行存款(紅)

貸：應(yīng)付賬款(紅)紅字發(fā)票錄入（采購(gòu)管理）錄入收款單（應(yīng)付款系統(tǒng)）審核、記賬（總賬系統(tǒng)）采購(gòu)管理-日常業(yè)務(wù)處理其他采購(gòu)業(yè)務(wù)-采購(gòu)?fù)素洏I(yè)務(wù)單據(jù)系統(tǒng)操作生成憑證采購(gòu)入庫(kù)單（紅字）庫(kù)存系統(tǒng)錄入審核借:原材料（紅）貸:材料采購(gòu)（紅）存貨系統(tǒng)記賬制單采購(gòu)發(fā)票（紅字）采購(gòu)系統(tǒng)錄入結(jié)算(與入庫(kù)單)借:材料采購(gòu)（紅）進(jìn)項(xiàng)稅（紅）貸:應(yīng)付賬款（紅）·應(yīng)付系統(tǒng)審核制單（發(fā)票）收款單應(yīng)付系統(tǒng)錄入審核制單（收款單）借:應(yīng)付賬款（紅）貸:銀行存款（紅）操作操作采購(gòu)管理-日常業(yè)務(wù)處理其他采購(gòu)業(yè)務(wù)-受托代銷業(yè)務(wù)受托代銷業(yè)務(wù)是一種先銷售后結(jié)算的