建設(shè)工程監(jiān)理信息管理-建設(shè)工程文件檔案資料管理

(1)歸檔的工程文件一般應(yīng)為原件。(2)工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。(3)工程文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，與工程實際相符合。(4)工程文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。(5)工程文件應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。(6)工程文件中文字材料幅畫尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mm×210mm)，圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。(7)工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機所出圖紙的復(fù)印件。(8)所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。(9)利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。(10)不同幅面的工程圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面。(11)工程檔案資料的縮微制品，必須按國家縮微標(biāo)準(zhǔn)進行制作，主要技術(shù)指標(biāo)(解像力、密度、海波殘留量等)要符合國家標(biāo)準(zhǔn)，保證質(zhì)量。(12)工程檔案資料的照片(含底片)及聲像檔案，要求圖像清晰、聲音清楚、文字說明或內(nèi)容準(zhǔn)確。(13)工程文件應(yīng)采用打印的形式并使用檔案規(guī)定用筆，手工簽字，在不能夠使用原件時，應(yīng)在復(fù)印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處。(1)編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合下列規(guī)定。①卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號。每卷單獨編號，頁號從“1”開始。②頁號編寫位置：單頁書寫的文字在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。③成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。④案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(2)卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定。①卷內(nèi)目錄式樣宜符合現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中附錄B的要求。②序號：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”依次標(biāo)注。③責(zé)任者：填寫文件的直接形成單位和個人。有多個責(zé)任者時，選擇兩個主要責(zé)任者，其余用“等”代替。④文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號。⑤文件題名：填寫文件標(biāo)題的全稱。⑥日期：填寫文件形成的日期。⑦頁次：填寫文件在卷內(nèi)所排列的起始頁號，最后一份文件填寫起止頁號。⑧卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件之前。(3)卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定。①卷內(nèi)備考表的式樣宜符合現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中附錄C的要求。②卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件數(shù)(照片張數(shù))以及立卷單位對案卷情況的說明。③卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。(4)案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定。①案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內(nèi)封面形式。案卷封面的式樣宜符合現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中附錄D的要求。②案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括檔號、檔案館代號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷。③檔號應(yīng)由分類號、項目號和案卷號組成。檔號由檔案保管單位填寫。④檔案館代號應(yīng)填寫國家給定的本檔案館的編號。檔案館代號由檔案館填寫。⑤案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。⑥編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者。⑦起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。⑧保管期限分為永久、長期、短期3種期限。各類文件的保管期限見現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中附錄A的要求。永久是指工程檔案需永久保存；長期是指工程檔案的保存期等于該工程的使用壽命；短期是指工程檔案保存20年以下。同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長。⑨工程檔案套數(shù)一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，另一套原件要求移交當(dāng)?shù)爻墙n案管理部門保存。對于接受范圍規(guī)范規(guī)定，各城市可以根據(jù)本地情況適當(dāng)拓寬和縮減，具體可向建設(shè)工程所在地城建檔案管理部門詢問。⑩密級分為絕密、機密、秘密3種。同一案卷內(nèi)有不同密級的文件，應(yīng)以高密級為本卷密級。(5)卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、卷內(nèi)封面應(yīng)采用70g以上白色書寫紙制作，幅面統(tǒng)一采用A4幅面。(1)立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。(2)一個建設(shè)工程由多個單位工程組成時，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。(3)立卷采用如下方法。①工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件5部分。②工程準(zhǔn)備階段文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、形成單位等組卷。③監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。④施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。⑤竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷。⑥竣工驗收文件可按單位工程、專業(yè)等組卷。(4)立卷過程中宜遵循下列要求。①案卷不宜過厚，一般不超過40mm。②案卷內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)文件，不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。(1)文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復(fù)，同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。(2)圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。(3)既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前、圖紙排后。建設(shè)工程文件是指在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的記錄信息，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件，也可簡稱為工程文件。(1)工程準(zhǔn)備階段文件是工程開工以前，在立項、審批、征地、勘察、設(shè)計、招標(biāo)投標(biāo)等工程準(zhǔn)備階段形成的文件。(2)監(jiān)理文件是監(jiān)理單位在工程設(shè)計、施工等階段監(jiān)理過程中形成的文件。(3)施工文件是施工單位在工程施工過程中形成的文件。(4)竣工圖是工程竣工驗收后，真實反映建設(shè)工程項目施工結(jié)果的圖樣。(5)竣工驗收文件是建設(shè)工程項目竣工驗收活動中形成的文件

工程檔案是指在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，也可簡稱為工程檔案。

建設(shè)工程文件和檔案組成了建設(shè)工程文件檔案資料。(1)紙質(zhì)載體：以紙張為基礎(chǔ)的載體形式。(2)縮微品載體：以膠片為基礎(chǔ)，利用縮微技術(shù)對工程資料進行保存的載體形式。(3)光盤載體：以光盤為基礎(chǔ)，利用計算機技術(shù)對工程資料進行存儲的形式。(4)磁性載體：以磁性記錄材料(磁帶、磁盤等)為基礎(chǔ)，對工程資料的電子文件、聲音、圖像進行存儲的方式。（1)對于與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動，記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。(2)工程文件的具體歸檔范圍按照現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中“建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表”共分為5大類。建設(shè)工程檔案資料的管理涉及建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位等以及地方城建檔案管理部門。對于一個建設(shè)工程而言，歸檔有3方面的含義。(1)建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設(shè)過程中形成的文件向本單位檔案管理機構(gòu)移交。(2)勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設(shè)過程中形成的文件向建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)移交。(3)建設(shè)單位按照現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》要求將匯總的該建設(shè)工程文件檔案向地方城建檔案管理部門移交。工程造價01通用職責(zé)02建設(shè)單位職責(zé)03監(jiān)理單位職責(zé)04施工單位職責(zé)05地方城建檔案管理部門職責(zé)通用職責(zé)(1)工程各參建單位填寫的建設(shè)工程檔案應(yīng)以施工及驗收規(guī)范、工程合同、設(shè)計文件、工程施工質(zhì)量驗收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)等為依據(jù)。(2)工程檔案資料應(yīng)隨工程進度及時收集、整理，并應(yīng)按專業(yè)歸類，認(rèn)真書寫，字跡清楚，項目齊全、準(zhǔn)確、真實，無未了事項。表格應(yīng)采用統(tǒng)一表格，特殊要求需增加的表格應(yīng)統(tǒng)一歸類。(3)工程檔案資料進行分級管理，建設(shè)工程項目各單位技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本單位工程檔案資料的全過程組織工作并負(fù)責(zé)審核，各相關(guān)單位檔案管理員負(fù)責(zé)工程檔案資料的收集、整理工作。(4)對工程檔案資料進行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定予以處罰，情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)依法追究法律責(zé)任。建設(shè)單位職責(zé)(1)在工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工等單位簽訂協(xié)議、合同時，應(yīng)對工程文件的套數(shù)、費用、質(zhì)量、移交時間等提出明確要求。(2)收集和整理工程準(zhǔn)備階段、竣工驗收階段形成的文件，并應(yīng)進行立卷歸檔。(3)負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作，也可委托監(jiān)理單位監(jiān)督、檢查工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作。(4)收集和匯總勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案。(5)在組織工程竣工驗收前，應(yīng)提請當(dāng)?shù)爻墙n案管理部門對工程檔案進行預(yù)驗收；未取得工程檔案驗收認(rèn)可的文件，不得組織工程竣工驗收。(6)對列入當(dāng)?shù)爻墙n案管理部門接收范圍的工程，工程竣工驗收3個月內(nèi)，向當(dāng)?shù)爻墙n案管理部門移交一套符合規(guī)定的工程文件。(7)必須向參與工程建設(shè)的勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位提供與建設(shè)工程有關(guān)的原始資料，原始資料必須真實、準(zhǔn)確、齊全。(8)可委托承包單位、監(jiān)理單位組織工程檔案的編制工作；負(fù)責(zé)組織竣工圖的繪制工作，也可委托承包單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位完成，收費標(biāo)準(zhǔn)按照所在地相關(guān)文件執(zhí)行。監(jiān)理單位職責(zé)(1)應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)監(jiān)理資料的收集、整理和歸檔工作。在項目監(jiān)理部，監(jiān)理資料的管理應(yīng)由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)，并指定專人具體實施，監(jiān)理資料應(yīng)在各階段監(jiān)理工作結(jié)束后及時整理歸檔。(3)可以按照監(jiān)理合同的約定，接受建設(shè)單位的委托，監(jiān)督、檢查工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作。(2)監(jiān)理資料必須及時整理、真實完整、分類有序。在設(shè)計階段，對勘察、測繪、設(shè)計單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔進行監(jiān)督、檢查；在施工階段，對施工單位的工程文件的形成、積累、立卷歸檔進行監(jiān)督、檢查。(4)編制的監(jiān)理文件的套數(shù)、提交內(nèi)容、提交時間，應(yīng)按照現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》和各地城建檔案管理部門的要求，編制移交清單，雙方簽字、蓋章后，及時移交建設(shè)單位，由建設(shè)單位收集和匯總。監(jiān)理公司檔案部門需要的監(jiān)理檔案，按照《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》(GB50319—2013)的要求，及時由項目監(jiān)理部提供。施工單位職責(zé)(1)實行技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制，逐級建立、健全施工文件管理崗位責(zé)任制，配備專職檔案管理員，負(fù)責(zé)施工資料的管理工作。工程項目的施工文件應(yīng)設(shè)專門的部門(專人)負(fù)責(zé)收集和整理。(2)建設(shè)工程實行總承包的，總承包單位負(fù)責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，各分包單位應(yīng)將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時移交總承包單位。建設(shè)工程項目由幾個單位承包的，各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理、立卷其承包項目的工程文件，并應(yīng)及時向建設(shè)單位移交，各承包單位應(yīng)保證歸檔文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠全面反映工程建設(shè)活動的全過程。(5)負(fù)責(zé)編制的施工文件的套數(shù)不得少于地方城建檔案管理部門要求，應(yīng)有完整施工文件移交建設(shè)單位及自行保存，保存期可根據(jù)工程性質(zhì)以及地方城建檔案管理部門有關(guān)要求確定。如建設(shè)單位對施工文件的編制套數(shù)有特殊要求的，可另行約定。(4)按要求在竣工前將施工文件整理匯總完畢，再移交建設(shè)單位進行工程竣工驗收。(3)可以按照施工合同的約定，接受建設(shè)單位的委托，進行工程檔案的組織、編制工作。地方城建檔案管理部門職責(zé)(1)負(fù)責(zé)接收和保管所轄范圍應(yīng)當(dāng)永久和長期保存的工程檔案和有關(guān)資料。(2)負(fù)責(zé)對城建檔案工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，監(jiān)督和檢查有關(guān)城建檔案法規(guī)的實施。(3)列入向本部門報送工程檔案范圍的工程項目，其竣工驗收應(yīng)有本部門參加并負(fù)責(zé)對移交的工程檔案進行驗收。驗收(1)列入城建檔案管理部門檔案接收范圍的工程，建設(shè)單位在組織工程竣工驗收前，應(yīng)提請城建檔案管理部門對工程檔案進行預(yù)驗收。建設(shè)單位未取得城建檔案管理部門出具的認(rèn)可文件，不得組織工程竣工驗收。(2)城建檔案管理部門在進行工程檔案預(yù)驗收時，應(yīng)重點驗收以下內(nèi)容。①工程檔案分類齊全、系統(tǒng)完整。②工程檔案的內(nèi)容真實、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動和工程實際狀況。③工程檔案已整理立卷，立卷符合現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定。④竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等符合專業(yè)技術(shù)要求，圖面整潔，蓋有竣工圖章。⑤文件的形成、來源符合實際，要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備。⑥文件材質(zhì)、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等符合要求。工程檔案由建設(shè)單位進行驗收，屬于向地方城建檔案管理部門報送工程檔案的工程項目，還應(yīng)會同地方城建檔案管理部門共同驗收。(3)國家、省市重點工程項