公司檔案管理辦法

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公司檔案管理制度

第一章總則

第一條為加強公司檔案管理工作，有效地愛護和利用檔案，特制訂本制度。

第二條本制度所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣揚等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

第三條重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。

第二章檔案歸檔

第四條歸檔范圍

(一)

(二)通用管理：證書、部門職責(zé)、崗位職責(zé)、手冊、注冊申報資料等。工程基建：設(shè)計文件、圖紙、會議記錄、招投標(biāo)文件、造價、工程管理（變更、進度掌握、質(zhì)量掌握）、工程驗收、工程報批資料等。

(三)合同：原輔料選購、設(shè)備選購、工程基建、技術(shù)轉(zhuǎn)移、托付合同、設(shè)計合同、其他合同。

(四)設(shè)備檔案：公用系統(tǒng)、物料、倉庫等幫助設(shè)備；生產(chǎn)部設(shè)備、工程部設(shè)備、QC部設(shè)備等。

(五)

(六)員工培訓(xùn)：培訓(xùn)方案、總結(jié)、內(nèi)部培訓(xùn)記錄、外部培訓(xùn)報告等。計量：化測類、力質(zhì)類、溫濕度類、壓力類、熱工類、長度類、計時類、流量類等，設(shè)備內(nèi)部校驗記錄歸于設(shè)備檔案中。

(七)產(chǎn)品檔案：產(chǎn)品批件、包裝設(shè)計、技術(shù)轉(zhuǎn)移資料、產(chǎn)品工藝規(guī)程及空白批記錄、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、留樣觀看和產(chǎn)品穩(wěn)定性試驗資料、產(chǎn)品質(zhì)量回顧、變更狀況、產(chǎn)品藥檢所檢驗報告（含送檢或抽檢）、產(chǎn)品重大質(zhì)量事故資料等。(八)

(九)

供應(yīng)商檔案。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。

(十)檢驗方法：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。(十一)記錄：除批記錄以外的全部記錄。包括幫助記錄、出入庫單、銷毀記錄、盤存表、溫濕度記錄、物料請驗單等；

(十二)批記錄：批生產(chǎn)記錄、批檢驗記錄、批監(jiān)控記錄、批包裝記錄等。(十三)標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程。

(十四)驗證文件：驗證主方案、廠房及公用系統(tǒng)、生產(chǎn)設(shè)備驗證、QC設(shè)備驗證、工程部設(shè)備驗證、方法驗證、工藝驗證、清潔驗證等。

(十五)行政類文件：

?行政法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章規(guī)程等；

?各類公文。本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關(guān)機構(gòu)來往的批復(fù)；

?各類證照、證書。包括章程、法人營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、土地證、房產(chǎn)證、商標(biāo)注冊證書、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽牌匾和證書等；?人事任命、勞動糾紛等；

?各類固定資產(chǎn)資料。包括車輛全部原始證照、辦公設(shè)備、儀器設(shè)備說明書、保修卡等；

?全部加蓋公章的文件復(fù)印件；

?在企業(yè)文化建設(shè)和社會活動中直接形成的有保存價值的各種文字、聲像光碟等形式的歷史記錄。

第五條歸檔時間

(一)各類證照、批件、商標(biāo)、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公章的文件復(fù)印件須于文件產(chǎn)生的24小時（一個工作日）內(nèi)到檔案室辦理歸檔手續(xù)；

(二)設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗方法、標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程隨時產(chǎn)生隨時歸檔；

(三)員工培訓(xùn)類資料按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；

(四)計量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；

(五)供應(yīng)商檔案按年度歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的資料到檔案室辦理歸檔手續(xù)；

(六)

(七)

手續(xù)；

(八)驗證文件隨時產(chǎn)生隨時歸檔，驗證主方案按年度歸檔，于每年1月25記錄文件。幫助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次；批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔日之后2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；

(九)

(十)其他文件每周一集中歸檔一次。未按要求準(zhǔn)時歸檔而造成損失的，由當(dāng)事人擔(dān)當(dāng)全部責(zé)任，并依據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。

第六條歸檔份數(shù)

(一)

(二)原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。使用頻繁的檔案，各使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。

第七條歸檔要求

(一)

(二)

(三)

(四)由檔案室和各部門指派一名專人負(fù)責(zé)歸檔事宜。對已經(jīng)破損或模糊的文件必需先修復(fù)再歸檔。文件必需通過系統(tǒng)整理后再歸檔。文件須經(jīng)歸檔部門主管或部門以上領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可歸檔。

第八條歸檔手續(xù)

各類文件歸檔時，歸檔部門應(yīng)填寫《文件歸檔單》一式二份，由歸檔部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫《文件歸檔登記薄》，歸檔人和檔案員共同簽字確認(rèn)。

第三章檔案的收集與整理

第九條檔案的收集

(一)由各部門指派專人，每周一對其本部門需要歸檔的文件進行收集，并進行分類、排列、編目后移交檔案室。

(二)由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收集，再進行系統(tǒng)的、全面的整理。

(三)收集時要保證檔案的質(zhì)量。如不完整，需進行進一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。

第十條檔案的整理

(一)

(二)檔案采納按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。檔案嚴(yán)格根據(jù)分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統(tǒng)、全面的整理，并做電子名目便利日后檢索。檔案編號由英文字母及阿拉伯?dāng)?shù)字組成，詳細(xì)說明如下：

7、8、9位代表流水號001～999。

、6位為檔案柜號。

、4位為二級分類的編號。

、2位為一級分類的英文縮寫。

第四章檔案建檔

第十一條分類梳理

歸檔的資料，由檔案員分類、編號，于文件歸檔的當(dāng)天入庫，并建立《檔案明細(xì)臺賬》。

第十二條檔案專用章

全部歸檔的復(fù)印件及歸檔原件產(chǎn)生的復(fù)印件，每頁紙加蓋藍色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復(fù)印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。第十三條檔案編號章

檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置于檔案室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調(diào)整須登記備查。第十四條檢索名目

全部歸檔文件，由檔案員建立對應(yīng)關(guān)系的電子版檢索名目，并定期核對。

第十五條電子備份

重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。

第五章檔案使用和歸還

第十六條檔案使用

(一)文件復(fù)?。河墒褂萌颂顚憽稒n案復(fù)印登記薄》，一般性文件經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，重要文件同時報分管副總批準(zhǔn)，由檔案員復(fù)印、供應(yīng)。

(二)借出已加蓋檔案專用章的復(fù)印件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長不超過十個工作日，重要文件及特別狀況同時報分管副總批準(zhǔn)；十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。

(三)借閱原始文件：由使用人填寫《檔案借閱登記薄》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，于檔案室指定的地點查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特別狀況同時報分管副總批準(zhǔn)。

(四)借出原始文件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長不超過五個工作日，重要文件及特別狀況同時報分管副總批準(zhǔn)，總經(jīng)辦會簽；五個工作日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)；原件借出后不再歸還的，須經(jīng)分管副總、總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)辦會簽，檔案室保留復(fù)印件備查；

(五)外單位借出檔案時，由使用人填寫《檔案借出登記薄》，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可使用。

(六)按規(guī)定審批，由當(dāng)事人和檔案員在相應(yīng)登記薄上登記并簽字確認(rèn)方可使用檔案；違者一經(jīng)發(fā)覺，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額擔(dān)當(dāng)，并依據(jù)情節(jié)輕重