家電類采購資金審批流程

家電類采購資金審批流程流程圖：A、預(yù)付款流程圖：B、正常采購流程圖C、代銷聯(lián)銷流程圖：流程說明：（一）資金申請(qǐng)的前提：1、預(yù)付款：（1）核準(zhǔn)的“采購資金排款計(jì)劃表”范圍內(nèi)資金；（2）合法合同規(guī)定有預(yù)付款內(nèi)容。2、正常采購：（1）核準(zhǔn)的“采購資金排款計(jì)劃表”范圍內(nèi)資金；（2）合法合同規(guī)定的正常采購內(nèi)容；（3）對(duì)應(yīng)貨到票到。3、代銷聯(lián)銷：（1）核準(zhǔn)的“采購資金排款計(jì)劃表”范圍內(nèi)資金；（2）合法合同規(guī)定的代銷聯(lián)銷內(nèi)容；（3）代銷聯(lián)銷銷售單；（4）對(duì)應(yīng)發(fā)票收到。（二）職責(zé)說明：1、業(yè)務(wù)員：（1）填制預(yù)付款“資金使用申請(qǐng)單”。填列申請(qǐng)部門、申請(qǐng)日期、供應(yīng)商名稱及相關(guān)資料、目前總庫存、上月銷售、本周銷售、信用額度、帳期、進(jìn)貨品名、現(xiàn)有庫存、進(jìn)貨數(shù)量、進(jìn)貨單價(jià)、金額（小寫金額）、平均售價(jià)、本周銷售數(shù)、預(yù)計(jì)銷售天數(shù)、應(yīng)帳扣項(xiàng)目等，并按合同規(guī)定的方式標(biāo)明支付方式。必須保證字跡清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，內(nèi)容完整。（2）保證預(yù)付款金額與合同規(guī)定相符，并在發(fā)票欄標(biāo)明“預(yù)付款”（資本運(yùn)作性質(zhì)預(yù)付款標(biāo)明“資本運(yùn)作預(yù)付款”）。負(fù)責(zé)預(yù)付款后的進(jìn)貨、發(fā)票按合同規(guī)定到達(dá)，前批次預(yù)付款的貨票未到位不能再申請(qǐng)預(yù)付款。（3）補(bǔ)充填寫正常采購、代銷聯(lián)銷方式的資金使用申請(qǐng)單上資料。補(bǔ)充填列目前總庫存、上月銷售、本周銷售、信用額度、帳期、現(xiàn)有庫存、平均售價(jià)、本周銷售數(shù)、預(yù)計(jì)銷售天數(shù)、應(yīng)帳扣項(xiàng)目等資料，標(biāo)明對(duì)支付方式，并對(duì)進(jìn)貨結(jié)算員所填“資金使用申請(qǐng)單”內(nèi)容的準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。（4）按合同規(guī)定結(jié)帳期拉代銷聯(lián)銷的銷售單，保證按規(guī)定結(jié)算。（5）填寫“返利結(jié)算登記表”。真實(shí)準(zhǔn)確地反映當(dāng)期各種應(yīng)收返利、補(bǔ)差、費(fèi)用等，清晰準(zhǔn)確填寫“貨物品類”“貨物名稱”“資金申請(qǐng)單編號(hào)”“應(yīng)收金額”“結(jié)算方式”等內(nèi)容。對(duì)于折扣折讓中已填返利結(jié)算登記表但分次帳扣的，在“實(shí)收金額”“未收金額”欄注明，下次帳扣時(shí)在“備注”欄注明并寫清上次“返利結(jié)算登記表”編號(hào)。（6）資本運(yùn)作性質(zhì)預(yù)付款必須在發(fā)票欄標(biāo)明“打款獎(jiǎng)勵(lì)預(yù)付款”字樣。（7）合同內(nèi)容的修訂，必須及時(shí)辦理相關(guān)清帳、補(bǔ)充手續(xù)，并及時(shí)通知對(duì)應(yīng)返利結(jié)算員，經(jīng)銷方式（經(jīng)銷、代銷、聯(lián)銷）的變更必須及時(shí)更改合同資料信息，并反饋到往來主管。2、業(yè)務(wù)科長：（1）審核“目前總庫存、上月銷售、本周銷售、信用額度、帳期、進(jìn)貨品名、現(xiàn)有庫存、進(jìn)貨數(shù)量、進(jìn)貨單價(jià)、金額（小寫金額）、平均售價(jià)、本周銷售數(shù)、預(yù)計(jì)銷售天數(shù)、應(yīng)帳扣項(xiàng)目、支付方式”的真實(shí)準(zhǔn)確性。（2）庫存結(jié)構(gòu)合理性控制。（3）確認(rèn)合同的準(zhǔn)確執(zhí)行，對(duì)合同的準(zhǔn)確執(zhí)行負(fù)責(zé)，沒有簽訂合同的采購不能付款。（4）供應(yīng)商信用額度、帳期的審核。（5）本部門采購資金排款計(jì)劃的審核，合理安排、控制。3、營銷部經(jīng)理：（1）審核所填資金使用申請(qǐng)單上內(nèi)容的真實(shí)準(zhǔn)確性，必須保證采購的必要性、應(yīng)收的全面及時(shí)性、付款的合理性，對(duì)庫存、銷售、進(jìn)貨應(yīng)扣帳項(xiàng)目的真實(shí)準(zhǔn)確性負(fù)審核責(zé)任。（2）確保采購資金排款計(jì)劃的合理性、執(zhí)行的準(zhǔn)確性。（3）對(duì)于超出合同規(guī)定或沒有相關(guān)返利合同條款的應(yīng)收款項(xiàng)，在與返利結(jié)算員溝通協(xié)調(diào)情況下，以文字注明方式作最后裁定，并對(duì)后期執(zhí)行作出安排，負(fù)責(zé)最后的落實(shí)。（4）負(fù)責(zé)協(xié)助執(zhí)行財(cái)務(wù)結(jié)算制度、供應(yīng)商往來帳管理（前帳不清后帳不結(jié)）等有關(guān)規(guī)定。4、進(jìn)貨結(jié)算員（臺(tái)帳）：（1）審核前一筆預(yù)付款的進(jìn)貨、發(fā)票到位情況，保證前期預(yù)付款貨票兩清。（2）保證發(fā)票及時(shí)入帳,按規(guī)定時(shí)間及時(shí)辦理結(jié)算手續(xù)。（3）填制正常采購、代銷聯(lián)銷方式的“資金使用申請(qǐng)單”。填列申請(qǐng)部門、申請(qǐng)日期、供應(yīng)商名稱及相關(guān)資料、進(jìn)貨品名、進(jìn)貨數(shù)量、進(jìn)貨單價(jià)、金額（進(jìn)貨欄小寫金額）、發(fā)票號(hào)碼、進(jìn)貨ID號(hào)等。必須保證字跡清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，內(nèi)容完整。（4）保證正常采購、代銷聯(lián)銷方式下的貨票對(duì)應(yīng)。（5）發(fā)票上反映的正常折扣折讓的必須以負(fù)數(shù)清晰地在進(jìn)貨欄單列，并填寫“返利結(jié)算登記表”反映折扣折讓。（6）銷售退貨的及時(shí)帳扣。（7）對(duì)資金申請(qǐng)付款內(nèi)容作出登記，并跟蹤。5、返利結(jié)算員：（1）審核“資金使用申請(qǐng)單”及“返利結(jié)算登記表”上各種應(yīng)收返利、補(bǔ)差、費(fèi)用等的及時(shí)準(zhǔn)確性，保證對(duì)應(yīng)合同條款的執(zhí)行。返利結(jié)算員沒有與供應(yīng)商協(xié)商相關(guān)帳扣的權(quán)利。（2）超出合同規(guī)定或沒有相關(guān)返利合同條款的應(yīng)收款項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)與營銷部經(jīng)理溝通協(xié)調(diào)，在營銷部經(jīng)理作出與合同不符條款的處理決定后，有權(quán)要求營銷部經(jīng)理注明理由、安排落實(shí)；上述應(yīng)帳扣項(xiàng)目的最后確認(rèn)權(quán)在業(yè)務(wù)部門營銷經(jīng)理。返利結(jié)算員負(fù)責(zé)對(duì)合同外或不符合同的帳扣進(jìn)行執(zhí)行并登記跟蹤，定期匯總分析并報(bào)營銷經(jīng)理。（3）審核“返利結(jié)算登記表”填列內(nèi)容的完整性，并在“合計(jì)欄”填寫大寫金額。審核折扣折讓中已填返利結(jié)算登記表但分次帳扣的是否在“實(shí)收金額”“未收金額”或“備注”欄注明并寫清上次“返利結(jié)算登記表”編號(hào)。（4）資本運(yùn)作性質(zhì)預(yù)付款必須有財(cái)務(wù)管理中心資本運(yùn)作專員確認(rèn)的合法合同并背書才能通過。（5）及時(shí)開具相關(guān)費(fèi)用發(fā)票，并跟蹤已扣款部分（折扣折讓）發(fā)票的及時(shí)回收。（6）注意常規(guī)與非常規(guī)（特價(jià)機(jī)、包銷買斷、資本運(yùn)作等）合同返利政策的區(qū)別。（7）負(fù)責(zé)扣款后大寫金額的確認(rèn)填寫。（8）各種已收返利、補(bǔ)差、費(fèi)用等登記工作，應(yīng)收、已收及時(shí)與業(yè)務(wù)員信息共享。6、往來主管：（1）查看對(duì)應(yīng)供應(yīng)商的往來帳，并與往來對(duì)帳員協(xié)調(diào)，按規(guī)定要求供應(yīng)商及時(shí)配合對(duì)帳，保證雙方帳務(wù)準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)，行使對(duì)往來結(jié)算中不符合公司規(guī)定的供應(yīng)商行使拒付的權(quán)力。注意下列情況：A、執(zhí)行往來結(jié)算前帳不清后帳不結(jié)的規(guī)定。B、被列入往來黑名單的供應(yīng)商，拒絕付款。C、改變經(jīng)營方式的前帳不清后帳不結(jié)等。（2）前一筆預(yù)付款的貨票回收控制。（3）經(jīng)銷方式（經(jīng)銷、代銷、聯(lián)銷）、結(jié)算方式（預(yù)付款、正常付款）的控制。（4）統(tǒng)購分銷、大盤合同結(jié)算點(diǎn)的控制。（5）審查資金使用申請(qǐng)單票面清晰度，內(nèi)容填列的標(biāo)準(zhǔn)齊全性。金額不得涂改、劃線，發(fā)現(xiàn)有涂改、劃線現(xiàn)象，必須要求當(dāng)事人說明并在涂改、劃線處簽字確認(rèn)。對(duì)于票面不清、涂改、劃線嚴(yán)重的，可要求重填。（6）審核大小寫金額計(jì)算的準(zhǔn)確性、票據(jù)的齊全合規(guī)性、票面的整潔等；如與大小寫合計(jì)不符，應(yīng)及時(shí)按倒程序打回或要求重申請(qǐng)。往來主管不得更改大小寫金額。7、分公司總經(jīng)理：（1）負(fù)責(zé)采購、銷售指導(dǎo)政策的出臺(tái)，并落實(shí)到資金結(jié)算的指導(dǎo)性操作。（2）統(tǒng)籌分公司的資金計(jì)劃、使用，保證資金周轉(zhuǎn)和效益。（3）計(jì)劃內(nèi)付款的審批：A、視聽、手機(jī)、數(shù)碼IT類：3萬元及以上；B、小白、小黑類：5萬及以上；C、彩電、空調(diào)、冰洗類：10萬及以上D、所有預(yù)付款性質(zhì)資金申請(qǐng)；E、結(jié)束合作品牌最后一次付款；F、黑名單上供應(yīng)商恢復(fù)往來的第一次付款；G、分公司確定并報(bào)備案的審批范圍。（4）所有計(jì)劃外付款審批，必須嚴(yán)格計(jì)劃外采購資金結(jié)算的必要性控制。（5）公司整體利益的保證。8、財(cái)務(wù)總監(jiān)：（地區(qū)）（1）資金計(jì)劃的全面控制。（2）預(yù)付款必要性的審核。（3）資本運(yùn)作性質(zhì)付款的審批。9、結(jié)算主管：（1）收集整理供應(yīng)商結(jié)算資料（名稱、對(duì)應(yīng)品類、銀行帳號(hào)、授權(quán)聯(lián)系人等）。（2）審核結(jié)算流程的執(zhí)行環(huán)節(jié)是否到位，簽字手續(xù)是否完備，有簽字程序的最后確認(rèn)權(quán)。（3）審核“資金使用申請(qǐng)單”與“采購資金排款計(jì)劃表”的對(duì)應(yīng)性。（4）結(jié)算時(shí)間的控制，資金使用申請(qǐng)單上“付款日期”的確定。（5）負(fù)責(zé)安排結(jié)算供應(yīng)商身份的確認(rèn)，安排辦理付款確認(rèn)書等結(jié)算手續(xù)，保證結(jié)算的安全準(zhǔn)確。（6）按公司結(jié)算規(guī)定合理安排資金，確定付款時(shí)間，保證及時(shí)準(zhǔn)確按大寫金額付款。（7）采購資金排款計(jì)劃表的執(zhí)行登記并分析。采購資金排款計(jì)劃表1、報(bào)表格式：采購資金排款計(jì)劃表品類：月日至日供應(yīng)商名稱品牌結(jié)算種類（預(yù)付款、正常采購、代銷聯(lián)銷）排款金額（萬元）應(yīng)扣金額（萬元）應(yīng)付金額（萬元）結(jié)算方式（銀票、商票、延期支票、現(xiàn)票）增票額（萬元）備注合計(jì)業(yè)務(wù)員：業(yè)務(wù)科長：2、報(bào)表說明：（1）報(bào)表主題中“--***”表示業(yè)務(wù)員名字，如“采購資金排款計(jì)劃表—王峰”。（2）“結(jié)算種類”“結(jié)算方式”按附注對(duì)應(yīng)項(xiàng)填列。（3）“排款金額”為進(jìn)貨結(jié)算金額，“應(yīng)扣金額”為各種應(yīng)收返利、補(bǔ)差、費(fèi)用等合計(jì)，“應(yīng)付金額”=“排款金額”-“應(yīng)扣金額”。（4）“增票金額”由業(yè)務(wù)員填寫，進(jìn)貨結(jié)算員負(fù)責(zé)審核，并在備注欄表述。（5）填報(bào)依據(jù)：A、以對(duì)應(yīng)結(jié)算種類的資金申請(qǐng)前提為主要依據(jù)。B、彩電類、空調(diào)類、冰洗類：周五前達(dá)到貨票兩清資金申請(qǐng)條件。C、小白類、小黑類：下周屬于規(guī)定結(jié)算期內(nèi)，并且在結(jié)算時(shí)間（12號(hào)或28號(hào)）前二天，基本確定能夠達(dá)到貨票兩清資金申請(qǐng)條件的。D、視聽類：下周二前，基本確定能夠達(dá)到貨票兩清資金申請(qǐng)條件的。E、手機(jī)類：下周三前，基本確定能夠達(dá)到貨票兩清資金申請(qǐng)條件的。F、數(shù)碼IT類：下周一前，基本確定能夠達(dá)到貨票兩清資金申請(qǐng)條件的。G、結(jié)算時(shí)間如有調(diào)整，以上時(shí)間可作出相應(yīng)變動(dòng)。（6）本表由業(yè)務(wù)員完整填列后，交對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)科長審核。業(yè)務(wù)員必須事前作出合理安排，及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行洽談協(xié)商，保證進(jìn)貨金額、帳扣金額的準(zhǔn)確合理，保證計(jì)劃嚴(yán)肅執(zhí)行。（7）審核后的資金排款計(jì)劃表，報(bào)營銷部經(jīng)理、對(duì)應(yīng)品類進(jìn)貨結(jié)算員、結(jié)算主管各一份，作為結(jié)算付款依據(jù)。（8）審核后的采購資金排款計(jì)劃表，是進(jìn)貨結(jié)算員進(jìn)行資金申請(qǐng)、結(jié)算主管安排資金的主要依據(jù)。具體資金申請(qǐng)?jiān)谂趴铑~內(nèi)按規(guī)定程序辦理。（9）結(jié)算主管負(fù)責(zé)采購資金排款計(jì)劃表的調(diào)劑、匯總并上報(bào)總部資金管理專員（作為“資金收支計(jì)劃周報(bào)表”的組成）；每月1號(hào)將上月采購資金排款計(jì)劃執(zhí)行情況分析表上報(bào)營銷管理部（中心）、總部資金管理專員（表格另行規(guī)定）。3、報(bào)表報(bào)送時(shí)間規(guī)定：（1）每周五下午三點(diǎn)前報(bào)下周采購資金排款計(jì)劃表。（2）彩電類、空調(diào)類、冰洗類、視聽類、手機(jī)類、數(shù)碼IT類：每周五下午三點(diǎn)前報(bào)達(dá)。（3）小白類、小黑類：下周為規(guī)定的每月12號(hào)、28號(hào)結(jié)算期，則本周四、五下午三點(diǎn)前報(bào)達(dá)。相關(guān)規(guī)定：1、資金使用申請(qǐng)單的填制要求：（1）不同品牌必須分開填列清楚；（2）資金申請(qǐng)單上填寫不下，可附明細(xì)清單；（3）特價(jià)機(jī)必須在申請(qǐng)單上注明，并且列出特價(jià)機(jī)金額以及規(guī)格型號(hào)和適用的返利政策；（4）不能有大量涂改痕跡，保持字跡清晰容易理解。必須保證字跡清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，內(nèi)容完整。2、資金使用申請(qǐng)單的審核傳遞過程：（1）業(yè)務(wù)員跟單完成資金申請(qǐng)單的業(yè)務(wù)部門審核流程（業(yè)務(wù)員—業(yè)務(wù)科長—營銷部經(jīng)理）。（2）業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)在對(duì)應(yīng)品類結(jié)算日期前一天將資金使用申請(qǐng)單集中轉(zhuǎn)交返利結(jié)算員，并自動(dòng)按返利結(jié)算員—往來主管—結(jié)算主管程序轉(zhuǎn)交。（3）業(yè)務(wù)員交單時(shí)應(yīng)使用專門文件袋裝好，并注明資金使用申請(qǐng)單份數(shù),各程序應(yīng)及時(shí)完成審核并準(zhǔn)確移交下一程序。財(cái)務(wù)程序必須在一天內(nèi)完成。（4）財(cái)務(wù)審核流程內(nèi)，如有問題，必須由業(yè)務(wù)員進(jìn)行跟單補(bǔ)辦手續(xù)；不得將資金使用申請(qǐng)單交供應(yīng)商。（5）供應(yīng)商直接到財(cái)務(wù)結(jié)算柜辦理結(jié)算手續(xù)。（6）資金使用申請(qǐng)單不得在供應(yīng)商手中流動(dòng)。3、采購資金排款計(jì)劃外資金開支規(guī)定：（1）按對(duì)應(yīng)結(jié)算種類的審核流程審核。（2）必須經(jīng)過財(cái)務(wù)總監(jiān)審批，分公司由財(cái)務(wù)經(jīng)理代行審批。（3）結(jié)算主管優(yōu)先安排計(jì)劃內(nèi)采購資金，計(jì)劃外采購資金控制支付；計(jì)劃外資金作為計(jì)劃執(zhí)行的超支項(xiàng)列入計(jì)劃分析內(nèi)容。（4）計(jì)劃外采購資金的支付，每月以分公司為單位向總部財(cái)務(wù)管理中心資金管理專員單列明細(xì)報(bào)告，總部將作為分公司資金管理的參考考核指標(biāo)。4、執(zhí)行說明：（1）符合審核內(nèi)容職責(zé)要求的才能簽字通過，不準(zhǔn)有有資金使用申請(qǐng)違反規(guī)定卻簽字的行為；審核不符時(shí)，在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)（流程上規(guī)定具有特定權(quán)力）批準(zhǔn)的前提下，相關(guān)崗位可以注明自己的意見以備查。（2）各審核崗位審核后，必須簽全名并標(biāo)明簽字時(shí)間；對(duì)