家電類采購資金審批流程（非地區(qū)）

家電類采購資金審批流程（非地區(qū)）一、流程圖：業(yè)務員填資金使用申請單、返利結算登記表返利結算員審核進貨結算員（臺帳）審核營銷部經(jīng)理審核業(yè)務科長審核業(yè)務員填資金使用申請單、返利結算登記表返利結算員審核進貨結算員（臺帳）審核營銷部經(jīng)理審核業(yè)務科長審核財務經(jīng)理審核分公司總經(jīng)理審批往來主管審核結算主管財務經(jīng)理審核分公司總經(jīng)理審批往來主管審核結算主管安排付款二、流程說明：1、資金申請的前提：（1）預付款：A、核準的“采購資金排款計劃表”范圍內資金；B、合法合同規(guī)定有預付款內容。（2）正常采購：A、核準的“采購資金排款計劃表”范圍內資金；B、合法合同規(guī)定的正常采購內容；C、對應貨到票到。（3）代銷聯(lián)銷：A、核準的“采購資金排款計劃表”范圍內資金；B、合法合同規(guī)定的代銷聯(lián)銷內容；C、代銷聯(lián)銷銷售單；D、對應發(fā)票收到。2、職責說明：（1）業(yè)務員：A、填制“資金使用申請單”。填列申請部門、申請日期、供應商名稱及相關資料、目前總庫存、上月銷售、本周銷售、信用額度、帳期、進貨品名、現(xiàn)有庫存、進貨數(shù)量、進貨單價、金額（小寫金額）、平均售價、本周銷售數(shù)、預計銷售天數(shù)、應帳扣項目等，并按合同規(guī)定的方式標明支付方式。必須保證字跡清晰、數(shù)據(jù)準確，內容完整。B、保證預付款金額與合同規(guī)定相符，并在發(fā)票欄標明“預付款”。負責預付款后的進貨、發(fā)票按合同規(guī)定到達，前批次預付款的貨票未到位不能再申請預付款。C、按合同規(guī)定結帳期拉代銷聯(lián)銷的銷售單，保證按規(guī)定結算。D、填寫“返利結算登記表”。真實準確地反映當期各種應收返利、補差、費用等，清晰準確填寫“貨物品類”“貨物名稱”“資金申請單編號”“應收金額”“結算方式”等內容。對于折扣折讓中已填返利結算登記表但分次帳扣的，在“實收金額”“未收金額”欄注明，下次帳扣時在“備注”欄注明并寫清上次“返利結算登記表”編號。E、合同內容的修訂，必須及時辦理相關清帳、補充手續(xù)，并及時通知對應返利結算員，經(jīng)銷方式（經(jīng)銷、代銷、聯(lián)銷）的變更必須及時更改合同資料信息，并反饋到往來主管。（2）業(yè)務科長：A、審核“目前總庫存、上月銷售、本周銷售、信用額度、帳期、進貨品名、現(xiàn)有庫存、進貨數(shù)量、進貨單價、金額（小寫金額）、平均售價、本周銷售數(shù)、預計銷售天數(shù)、應帳扣項目、支付方式”的真實準確性。B、庫存結構的合理性控制。C、確認合同的準確執(zhí)行，對合同的準確執(zhí)行負責，沒有簽訂合同的采購不能付款。D、供應商信用額度、帳期的審核。E、本部門采購資金排款計劃的審核，合理安排、控制。（3）營銷部經(jīng)理：A、審核所填資金使用申請單上內容的真實準確性，必須保證采購的必要性、應收的全面及時性、付款的合理性，對庫存、銷售、進貨應扣帳項目的真實準確性負審核責任。B、確保采購資金排款計劃的合理性、執(zhí)行的準確性。C、對于超出合同規(guī)定或沒有相關返利合同條款的應收款項，在與返利結算員溝通協(xié)調情況下，以文字注明方式作最后裁定，并對后期執(zhí)行作出安排，負責最后的落實。D、負責協(xié)助執(zhí)行財務結算制度、供應商往來帳管理（前帳不清后帳不結）等有關規(guī)定。（4）進貨結算員（臺帳）：A、審核前一筆預付款的進貨、發(fā)票到位情況，保證前期預付款貨票兩清。B、保證發(fā)票及時入帳,按規(guī)定時間及時辦理結算手續(xù)。C、審核正常采購、代銷聯(lián)銷方式下的貨票到位情況，保證付款金額與發(fā)票金額的對應。D、發(fā)票上反映的正常折扣折讓的必須以負數(shù)清晰地在進貨欄單列，并填寫“返利結算登記表”反映折扣折讓。E、銷售退貨的及時帳扣。F、對資金申請付款內容作出登記，并跟蹤。（5）返利結算員：A、審核“資金使用申請單”及“返利結算登記表”上各種應收返利、補差、費用等的及時準確性，保證對應合同條款的執(zhí)行。B、超出合同規(guī)定或沒有相關返利合同條款的應收款項，應及時與營銷部經(jīng)理溝通協(xié)調，在營銷部經(jīng)理作出與合同不符條款的處理決定后，有權要求營銷部經(jīng)理注明理由、安排落實；上述應帳扣項目的最后確認權在業(yè)務部門營銷經(jīng)理。返利結算員負責執(zhí)行并登記跟蹤。C、審核“返利結算登記表”填列內容的完整性，并在“合計欄”填寫大寫金額。審核折扣折讓中已填返利結算登記表但分次帳扣的是否在“實收金額”“未收金額”或“備注”欄注明并寫清上次“返利結算登記表”編號。D、及時開具相關費用發(fā)票，并跟蹤已扣款部分（折扣折讓）發(fā)票的及時回收。E、注意常規(guī)與非常規(guī)（特價機、包銷買斷、資本運作等）合同返利政策的區(qū)別。F、負責扣款后大寫金額的確認填寫。G、各種已收返利、補差、費用等登記工作，應收、已收及時與業(yè)務員信息共享。（6）往來主管：A、查看對應供應商的往來帳，并與往來對帳員協(xié)調，按規(guī)定要求供應商及時配合對帳，保證雙方帳務準確對應，行使對往來結算中不符合公司規(guī)定的供應商行使拒付的權力。注意下列情況：a、執(zhí)行往來結算前帳不清后帳不結的規(guī)定。b、被列入往來黑名單的供應商，拒絕付款。c、改變經(jīng)營方式的前帳不清后帳不結等。B、前一筆預付款的貨票回收控制。C、統(tǒng)購分銷、大盤合同結算點的控制。D、經(jīng)銷方式（經(jīng)銷、代銷、聯(lián)銷）、結算方式（預付款、正常付款）的控制。E、審核資金使用申請單票面清晰度，內容填列的標準齊全性。金額不得涂改、劃線，發(fā)現(xiàn)有涂改、劃線現(xiàn)象，必須要求當事人說明并在涂改、劃線處簽字確認。對于票面不清、涂改、劃線嚴重的，可要求重填。F、審核大小金額計算的準確性、票據(jù)的齊全合規(guī)性；如與大小寫合計不符，應及時按倒程序打回或要求重申請。往來主管不得更改大小寫金額。（7）分公司總經(jīng)理：A、負責采購、銷售指導政策的出臺，并落實到資金結算的指導性操作。B、統(tǒng)籌分公司的資金計劃、使用，保證資金周轉和效益。C、計劃內付款的審批：a、視聽、手機、數(shù)碼IT類：3萬元及以上；b、小白、小黑類：5萬及以上；c、彩電、空調、冰洗類：10萬及以上d、所有預付款性質資金申請；e、結束合作品牌最后一次付款；f、黑名單上供應商恢復往來的第一次付款；g、分公司確定并報備案的審批范圍。D、計劃外付款審批，必須嚴格計劃外采購資金結算的必要性控制。E、公司整體利益的保證。（8）財務經(jīng)理：A、財務手續(xù)的全面審核。B、資金計劃、結算的整體把握。（9）結算主管：A、收集整理供應商結算資料（名稱、對應品類、銀行帳號、授權聯(lián)系人、）。B、審核結算流程的執(zhí)行環(huán)節(jié)是否到位，簽字手續(xù)是否完備，有簽字程序的最后確認權。C、審核“資金使用申請單”與“采購資金排款計劃表”的對應性。D、結算時間的控制，資金使用申請單上“付款日期”的確定。E、負責安排結算供應商身份的確認，安排辦理付款確認書等結算手續(xù)，保證結算的安全準確。F、按公司結算規(guī)定合理安排資金，確定付款時間，保證及時準確按大寫金額付款。G、采購資金排款計劃表的執(zhí)行登記并分析。三、采購資金排款計劃表1、報表格式：采購資金排款計劃表品類：月日至日供應商名稱品牌結算種類（預付款、正常采購、代銷聯(lián)銷）排款金額（萬元）應扣金額（萬元）應付金額（萬元）結算方式（銀票、商票、延期支票、現(xiàn)票）增票額（萬元）備注合計業(yè)務員：業(yè)務科長：2、報表說明：（1）報表主題中“--***”表示業(yè)務員名字，如“采購資金排款計劃表—王峰”。（2）“結算種類”“結算方式”按附注對應項填列。（3）“排款金額”為進貨結算金額，“應扣金額”為各種應收返利、補差、費用等合計，“應付金額”=“排款金額”-“應扣金額”。（4）“增票金額”由業(yè)務員填寫，進貨結算員負責審核，并在備注欄表述。（5）以對應結算種類的資金申請前提、規(guī)定結算時間為采購資金排款計劃填報依據(jù)。（6）本表由業(yè)務員完整填列后，交對應業(yè)務科長審核。業(yè)務員必須事前作出合理安排，及時與供應商進行洽談協(xié)商，保證進貨金額、帳扣金額的準確合理，保證計劃嚴肅執(zhí)行。（7）審核后的資金排款計劃表，報營銷部經(jīng)理、對應品類進貨結算員、結算主管各一份，作為結算付款依據(jù)。（8）審核后的采購資金排款計劃表，是進貨結算員進行資金申請、結算主管安排資金的主要依據(jù)。具體資金申請在排款額內按規(guī)定程序辦理。（9）結算主管負責采購資金排款計劃表的調劑、匯總并上報總部資金管理專員（作為“資金收支計劃周報表”的組成）；每月1號將上月采購資金排款計劃執(zhí)行情況分析表上報營銷管理部（中心）、總部資金管理專員（表格另行規(guī)定）。3、報表報送時間規(guī)定：每周五下午三點前報下周采購資金排款計劃表。四、相關規(guī)定：1、資金使用申請單的填制要求：（1）不同品牌必須分開填列清楚；（2）資金使用申請單上填寫不下，可附明細清單；后附清單資料齊全準確的，可以在資金使用申請單上簡寫“見附件”。（3）特價機必須在申請單上注明，并且列出特價機金額以及規(guī)格型號和適用的返利政策；（4）不能有大量涂改痕跡，保持字跡清晰容易理解。必須保證字跡清晰、數(shù)據(jù)準確，內容完整。2、資金使用申請單的審核傳遞過程：由業(yè)務員在規(guī)定付款時間前一天完成全部資金使用單的跟單簽字流程，資金使用申請單不得在供應商手中流動。3、采購資金排款計劃外資金開支規(guī)定：（1）按對應結算種類的審核流程審核。（2）必須經(jīng)過財務總監(jiān)審批，分公司由財務經(jīng)理代行審批。（3）結算主管優(yōu)先安排計劃內采購資金，計劃外采購資金控制支付；計劃外資金作為計劃執(zhí)行的超支項列入計劃分析內容。（4）計劃外采購資金的支付，每月以分公司為單位向總部財務管理中心資金管理專員單列明細報告，總部將作為分公司資金管理的參考考核指標。4、執(zhí)行說明：（1）符合審核內容職責要求的才能簽字通過，不準有有資金使用申請違反規(guī)定卻簽字的行為；審核不符時，在相關領導（流程上規(guī)定具有特定權力）批準的前提下，相關崗位可以注明自己的意見以備查。（2）限額內計劃內資金的審批，無須總經(jīng)理