外部往來對帳管理制度

外部往來對帳管理制度1、供應商檔案的管理財務部應建立健全供應商檔案資料。供應商檔案資料應包括供應商在系統(tǒng)中的編號、單位全稱、單位簡稱、法定代表人、財務負責人、聯(lián)系電話、聯(lián)系人、聯(lián)系地址、業(yè)務員姓名、主要經(jīng)銷商品等信息。如供應商資料發(fā)生變更，公司財務部應及時取得變更依據(jù)（工商證明等）并進行更新。2、合同條款執(zhí)行的監(jiān)控（涉及到返利費用的確認、收取等）返利費用的入賬必須有書面依據(jù)（合同、協(xié)議等），應及時與供應商業(yè)務員確認，并要求供應商及時入帳，若有異議，請供應商及時與業(yè)務部或返利部協(xié)調處理。3、應收應付科目明細帳核對的具體要求每月財務結帳后，及時通知供應商前來核對應收應付帳（12201及20401科目），并出具《對帳余額調節(jié)表》（格式見附件），對于未達帳項要及時查找原因，并通知相關人員調整：A、未達增值稅發(fā)票：應及時查找未入帳增值稅發(fā)票的去向，及時處理或退票，若是增值稅發(fā)票中有而進貨單中沒有的型號數(shù)量，要求供應商提供我方的已驗收證明，以便我公司業(yè)務員及時補訂單；若是型號或單價有誤，可及時退換票；B、未開折讓部分，要求供應商及時開具。4、應收返利的核對與確認的具體要求,各種應收返利（含活動返利）應及時向各供應商發(fā)返利確認函，并在指定時間內讓供應商業(yè)務員將對方財務簽章確認的確認函帶回，如有差異及時溝通、及時解決，從而確保返利收入的真實性、合法性。特別是各種活動返利一定要把對方業(yè)務員的口頭協(xié)議變成書面協(xié)議，并得到供應商的確認，使公司的收益以法定的形式固定下來。如果供應商不及時帶回確認函，財務有權不付款。5.應收費用入帳的合理性的具體要求（指公司收取的應收費用入帳的依據(jù)）A、所有應收款項及未掛應收臨時收回的款項應由供應商財務確認或由供應商財務授權委托的業(yè)務代表簽字確認。B、財務部返利組負責與供應商確認合同、補充協(xié)議中規(guī)定的各項應收款項；業(yè)務部負責與供應商確認各項臨時性的、無合同和補充協(xié)議的應收款項。6、商品采購明細帳的核對的具體要求每月查詢商品采購帳（131科目）的帳面余額，若出現(xiàn)借方余額，應及時查找原因，對于所有商品采購借方余額的必須編制原因說明并由財務經(jīng)理簽字歸檔保存。若是清場結大帳，必須核對商品采購帳。商品采購賬貸方余額需要清理，商品采購賬余額較大時是因為供應商業(yè)務員沒有及時把發(fā)票傳遞到來。當月所有的采購入庫，倉庫單據(jù)必須在2天內全部流轉到財務，財務部必須2天內在用友系統(tǒng)中進行入帳處理。7、對帳時間規(guī)定分公司財務部必須加強與供應商常規(guī)對帳工作，規(guī)定對業(yè)務往來較多的供應商每月對帳一次，業(yè)務往來較少的每季度對帳一次。各種應收返利及費用必須每月與供應商核對一次，如果供應商業(yè)務員不及時將回函帶回，我方將拒絕給對方付款。分公司財務部向供應商發(fā)出《對帳確認函》，要求供應商提供往來明細帳及相關對帳資料，合理的做好對帳計劃，確定責任人。每次對帳完成后出具《對帳確認函》，并要求供應商加蓋單位公章，及時處理對帳工作中出現(xiàn)的問題，分公司無法處理的應及時上報財務管理中心。8、各分公司每月向總部上報的資料（1）《往來對帳進度表》（2）新增供應商檔案（3）供應商異動情況報告（4）供應商資信報告（5）帳齡分析報告。（6）欠款金額（供應商）前十名名單、金額、凈利率、欠款原因及付款計劃。（7）合同約定預付款的執(zhí)行情況表。（8）合作不愉快、操作不規(guī)范的供應商名單（黑名單）10、相關的處罰規(guī)定沒按規(guī)定的時間報送相關資料罰款50元。報表不全的，或內容不真實的罰款50-100元。每月未按規(guī)定對帳的罰款50元，對帳內容不完整不真實的罰款50-200，并進行行政扣分，嚴重的建議有關部門對有關責任人員進行降職、撤職等處分。有關人員未按有關規(guī)定確認應收返利、應收費用就自行掛帳的每次罰款50元，業(yè)務人員沒有及時把應收返利、費用的書面確認書上交財務部導致公司損失，一切責任由業(yè)務人員承擔。未按合同規(guī)定掛帳或帳扣的或變通掛帳給公司利益造成損失的，每次罰款50元，嚴重的要進行行政扣分。未及時清理商品采購借方余額、以及未及時對預