外部往來對帳管理制度

外部往來對帳管理制度1、供應(yīng)商檔案的管理財務(wù)部應(yīng)建立健全供應(yīng)商檔案資料。供應(yīng)商檔案資料應(yīng)包括供應(yīng)商在系統(tǒng)中的編號、單位全稱、單位簡稱、法定代表人、財務(wù)負(fù)責(zé)人、聯(lián)系電話、聯(lián)系人、聯(lián)系地址、業(yè)務(wù)員姓名、主要經(jīng)銷商品等信息。如供應(yīng)商資料發(fā)生變更，公司財務(wù)部應(yīng)及時取得變更依據(jù)（工商證明等）并進(jìn)行更新。2、合同條款執(zhí)行的監(jiān)控（涉及到返利費(fèi)用的確認(rèn)、收取等）返利費(fèi)用的入賬必須有書面依據(jù)（合同、協(xié)議等），應(yīng)及時與供應(yīng)商業(yè)務(wù)員確認(rèn)，并要求供應(yīng)商及時入帳，若有異議，請供應(yīng)商及時與業(yè)務(wù)部或返利部協(xié)調(diào)處理。3、應(yīng)收應(yīng)付科目明細(xì)帳核對的具體要求每月財務(wù)結(jié)帳后，及時通知供應(yīng)商前來核對應(yīng)收應(yīng)付帳（12201及20401科目），并出具《對帳余額調(diào)節(jié)表》（格式見附件），對于未達(dá)帳項要及時查找原因，并通知相關(guān)人員調(diào)整：A、未達(dá)增值稅發(fā)票：應(yīng)及時查找未入帳增值稅發(fā)票的去向，及時處理或退票，若是增值稅發(fā)票中有而進(jìn)貨單中沒有的型號數(shù)量，要求供應(yīng)商提供我方的已驗收證明，以便我公司業(yè)務(wù)員及時補(bǔ)訂單；若是型號或單價有誤，可及時退換票；B、未開折讓部分，要求供應(yīng)商及時開具。4、應(yīng)收返利的核對與確認(rèn)的具體要求,各種應(yīng)收返利（含活動返利）應(yīng)及時向各供應(yīng)商發(fā)返利確認(rèn)函，并在指定時間內(nèi)讓供應(yīng)商業(yè)務(wù)員將對方財務(wù)簽章確認(rèn)的確認(rèn)函帶回，如有差異及時溝通、及時解決，從而確保返利收入的真實性、合法性。特別是各種活動返利一定要把對方業(yè)務(wù)員的口頭協(xié)議變成書面協(xié)議，并得到供應(yīng)商的確認(rèn)，使公司的收益以法定的形式固定下來。如果供應(yīng)商不及時帶回確認(rèn)函，財務(wù)有權(quán)不付款。5.應(yīng)收費(fèi)用入帳的合理性的具體要求（指公司收取的應(yīng)收費(fèi)用入帳的依據(jù)）A、所有應(yīng)收款項及未掛應(yīng)收臨時收回的款項應(yīng)由供應(yīng)商財務(wù)確認(rèn)或由供應(yīng)商財務(wù)授權(quán)委托的業(yè)務(wù)代表簽字確認(rèn)。B、財務(wù)部返利組負(fù)責(zé)與供應(yīng)商確認(rèn)合同、補(bǔ)充協(xié)議中規(guī)定的各項應(yīng)收款項；業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商確認(rèn)各項臨時性的、無合同和補(bǔ)充協(xié)議的應(yīng)收款項。6、商品采購明細(xì)帳的核對的具體要求每月查詢商品采購帳（131科目）的帳面余額，若出現(xiàn)借方余額，應(yīng)及時查找原因，對于所有商品采購借方余額的必須編制原因說明并由財務(wù)經(jīng)理簽字歸檔保存。若是清場結(jié)大帳，必須核對商品采購帳。商品采購賬貸方余額需要清理，商品采購賬余額較大時是因為供應(yīng)商業(yè)務(wù)員沒有及時把發(fā)票傳遞到來。當(dāng)月所有的采購入庫，倉庫單據(jù)必須在2天內(nèi)全部流轉(zhuǎn)到財務(wù)，財務(wù)部必須2天內(nèi)在用友系統(tǒng)中進(jìn)行入帳處理。7、對帳時間規(guī)定分公司財務(wù)部必須加強(qiáng)與供應(yīng)商常規(guī)對帳工作，規(guī)定對業(yè)務(wù)往來較多的供應(yīng)商每月對帳一次，業(yè)務(wù)往來較少的每季度對帳一次。各種應(yīng)收返利及費(fèi)用必須每月與供應(yīng)商核對一次，如果供應(yīng)商業(yè)務(wù)員不及時將回函帶回，我方將拒絕給對方付款。分公司財務(wù)部向供應(yīng)商發(fā)出《對帳確認(rèn)函》，要求供應(yīng)商提供往來明細(xì)帳及相關(guān)對帳資料，合理的做好對帳計劃，確定責(zé)任人。每次對帳完成后出具《對帳確認(rèn)函》，并要求供應(yīng)商加蓋單位公章，及時處理對帳工作中出現(xiàn)的問題，分公司無法處理的應(yīng)及時上報財務(wù)管理中心。8、各分公司每月向總部上報的資料（1）《往來對帳進(jìn)度表》（2）新增供應(yīng)商檔案（3）供應(yīng)商異動情況報告（4）供應(yīng)商資信報告（5）帳齡分析報告。（6）欠款金額（供應(yīng)商）前十名名單、金額、凈利率、欠款原因及付款計劃。（7）合同約定預(yù)付款的執(zhí)行情況表。（8）合作不愉快、操作不規(guī)范的供應(yīng)商名單（黑名單）10、相關(guān)的處罰規(guī)定沒按規(guī)定的時間報送相關(guān)資料罰款50元。報表不全的，或內(nèi)容不真實的罰款50-100元。每月未按規(guī)定對帳的罰款50元，對帳內(nèi)容不完整不真實的罰款50-200，并進(jìn)行行政扣分，嚴(yán)重的建議有關(guān)部門對有關(guān)責(zé)任人員進(jìn)行降職、撤職等處分。有關(guān)人員未按有關(guān)規(guī)定確認(rèn)應(yīng)收返利、應(yīng)收費(fèi)用就自行掛帳的每次罰款50元，業(yè)務(wù)人員沒有及時把應(yīng)收返利、費(fèi)用的書面確認(rèn)書上交財務(wù)部導(dǎo)致公司損失，一切責(zé)任由業(yè)務(wù)人員承擔(dān)。未按合同規(guī)定掛帳或帳扣的或變通掛帳給公司利益造成損失的，每次罰款50元，嚴(yán)重的要進(jìn)行行政扣分。未及時清理商品采購借方余額、以及未及時對預(yù)