文件編寫(xiě)規(guī)范

文件編寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)文件名稱(chēng)內(nèi)部文件編寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)版本號(hào)1.0編制人日期20審核人日期批準(zhǔn)人齊東升日期文件修訂記錄修改日期版本號(hào)修訂說(shuō)明修訂人批準(zhǔn)人1.目的標(biāo)準(zhǔn)本公司各類(lèi)文件的格式及編寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)。2.適用范圍適用于公司內(nèi)部制訂的、除公文外的各類(lèi)文件，包括內(nèi)部受控文件、內(nèi)部非受控文件、會(huì)議紀(jì)要等。3.權(quán)責(zé)劃分總經(jīng)理：負(fù)責(zé)文件編寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)的批準(zhǔn)；各部門(mén)：使用本程序所規(guī)定的格式及標(biāo)準(zhǔn)；總經(jīng)辦：在分發(fā)受控文件之前要確保其編寫(xiě)格式與本程序的規(guī)定一致。4.程序4.1頁(yè)面設(shè)置紙型：A4，一般為縱向，如需要可將局部正文設(shè)為橫向；頁(yè)邊距：上2.54㎝，下3.17㎝，左2.54㎝，右3.17㎝；頁(yè)眉距邊界2.0cm,頁(yè)腳距邊界2.0cm；其他未定事宜具體參見(jiàn)本文件；4.2封頁(yè)封頁(yè)為文檔的第一頁(yè)，需包含文件標(biāo)題、文件名稱(chēng)、版本號(hào)、編制人、審核人、批準(zhǔn)人、生效日期及修改歷史等信息，其中簽名欄要求為手簽；具體版式參見(jiàn)本文件；文件修改記錄內(nèi)容建議包括：修改日期、修改內(nèi)容、修訂人及批準(zhǔn)人等，也可根據(jù)實(shí)際情況添加內(nèi)容。修訂頁(yè)中的版本和作者要與封面中上半頁(yè)中的版本和編制一致。A.文件審核之后，正式發(fā)布的版本號(hào)為1.0；之后所有審核之后的版本按順序〔全部取整，如2.0、3.0〕編排版本號(hào)。B.對(duì)于沒(méi)有審核的文件，版本號(hào)可暫不填寫(xiě)。4.3頁(yè)眉頁(yè)腳頁(yè)眉A.封面頁(yè)眉須包括：左：集團(tuán)LOGO〔大小固定，不得隨意拉動(dòng)〕中：公司名稱(chēng)〔三號(hào)，宋體，加粗〕右下：文件編號(hào)〔五號(hào)，TimesNewRoman〕B.其他頁(yè)頁(yè)眉須包括：右：文件編號(hào)〔五號(hào)，TimesNewRoman，加粗〕，版式參見(jiàn)本文件。頁(yè)腳頁(yè)碼居中，五號(hào)〔版式參見(jiàn)本文件〕。4.4結(jié)構(gòu)層次正文中一般將關(guān)系有序或并列的相關(guān)內(nèi)容以列表的形式組織。列表一般分為標(biāo)題項(xiàng)和內(nèi)容項(xiàng)。根據(jù)列表的內(nèi)容層次一般分為以下兩種：一層列表：如果列表內(nèi)容之間無(wú)順序關(guān)系，用工程符號(hào)“●”表示；否那么用“1〕，2〕，3〕……”編號(hào)表示。多層列表：列表內(nèi)容用編號(hào)表示第一層以“1〕，2〕，3〕……”表示，第二層以“A，B，C，……”表示，第三層以“a，b，c……”表示，建議列表層次不超過(guò)三層。4.5標(biāo)題為了準(zhǔn)確、清晰地表達(dá)文檔的層次結(jié)構(gòu)，正文的章節(jié)標(biāo)題需要使用多級(jí)符號(hào)列表，下表描述內(nèi)容從高到低的標(biāo)題要求，其中“n”表示從1開(kāi)始遞增的整數(shù)。標(biāo)題層次編號(hào)格式樣式中文字體英文數(shù)字字號(hào)字形一級(jí)n.標(biāo)題1宋體二號(hào)加粗二級(jí)n.n標(biāo)題2宋體三號(hào)加粗三級(jí)標(biāo)題3宋體TimesNewRoman四號(hào)加粗4.6段落所有段落首行空出兩個(gè)漢字；段與標(biāo)題之間的距離為自動(dòng)；段與段之間的距離為自動(dòng)。4.7正文中文字體：宋體；西文和數(shù)字字體：TimesNewRoman；字形：除特殊說(shuō)明之處，字形一般為常規(guī)；字號(hào)：除特殊說(shuō)明之處，字號(hào)一般為五號(hào)；字體顏色：黑色。需要特別強(qiáng)調(diào)或區(qū)分的內(nèi)容可采用其他顏色，但建議一篇文檔中不使用超過(guò)三種字體顏色；字符間距：標(biāo)準(zhǔn)；行距：1.5倍；分段縮進(jìn)：除列表內(nèi)容外，每一段首行縮進(jìn)兩個(gè)中文字符；標(biāo)點(diǎn)符號(hào)：中文半角。4.8圖片圖片必須居中；圖片必須被引用，放在段落的下面，例如：“如下列圖所示”；圖片必須添加題注和編號(hào)〔題注為黑體小四〕；單張圖片不可以單獨(dú)占一張頁(yè)面；盡量不要連續(xù)粘貼兩張圖片；圖與段的行間距為固定值20磅。4.9內(nèi)部受控文件的其他要求內(nèi)部非受控文件內(nèi)部非受控文件主要是指各部門(mén)內(nèi)部需存檔文件及對(duì)外報(bào)送的非公文類(lèi)文件，文件類(lèi)型包括：上報(bào)材料〔匯報(bào)、請(qǐng)示、建議等〕；工作總結(jié)〔周總結(jié)、月總結(jié)、季度總結(jié)、年度總結(jié)，以及工程工作總結(jié)等〕；會(huì)議紀(jì)要〔工作例會(huì)、專(zhuān)題會(huì)等〕；對(duì)外商函〔對(duì)外提供的技術(shù)資料、洽談結(jié)果確實(shí)認(rèn)函等〕；2〕受控文件的編號(hào)規(guī)那么如下：Q/WF.XX.X.□□.□□□—□□□□文件發(fā)布年份〔4位阿拉伯?dāng)?shù)字〕公司文件序號(hào)〔3位阿拉伯?dāng)?shù)字〕部門(mén)文件序號(hào)〔2為阿拉伯?dāng)?shù)字〕文件類(lèi)別代號(hào)部門(mén)代碼〔2位大寫(xiě)英文字母〕公司識(shí)別號(hào)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)識(shí)別代號(hào)3〕部門(mén)代碼：部門(mén)名稱(chēng)部門(mén)代碼部門(mén)名稱(chēng)部門(mén)代碼總經(jīng)辦GM運(yùn)營(yíng)部OP財(cái)務(wù)部FC技術(shù)科TS管理部DM分析測(cè)試中心AT行政事務(wù)科AS燃燒干化車(chē)間ID人力資源科HR物化廢水車(chē)間MW客戶(hù)效勞科CS固化填埋車(chē)間CL平安環(huán)?？芐E倉(cāng)儲(chǔ)車(chē)間WH采購(gòu)供給科PS維修車(chē)間RM4〕文件類(lèi)別代號(hào)：文件類(lèi)別簡(jiǎn)稱(chēng)備注上報(bào)材料DD—Document工作總結(jié)DD—Document對(duì)外商函DD—Document會(huì)議紀(jì)要MM—Meeting制度/標(biāo)準(zhǔn)SS—System/specification公文格式1〕公司簡(jiǎn)稱(chēng)：在文件正文內(nèi)可簡(jiǎn)稱(chēng)“危廢中心”；2〕公司全稱(chēng)：在落款、合同文本等情形下必須用全稱(chēng)；3〕發(fā)文字號(hào)編寫(xiě)說(shuō)明發(fā)文字號(hào)簡(jiǎn)稱(chēng)文號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。年度、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，用中括號(hào)“[]”括入；序號(hào)不編虛位〔即1不編為001〕，不加“第”字，表頭紅線不加☆。4〕發(fā)文字號(hào)的種類(lèi)及使用規(guī)定A.以公司名義下發(fā)的本公司范圍內(nèi)的決定、決議、通知、通報(bào)、意見(jiàn)，或上報(bào)政府職能部門(mén)的請(qǐng)示、報(bào)告的文號(hào)?！惨?jiàn)附件1〕落款名稱(chēng)：南陽(yáng)市危險(xiǎn)廢物處置中心文件編號(hào)：危廢發(fā)[2012]X號(hào)B.以總經(jīng)辦名義在本公司內(nèi)發(fā)的通知、通報(bào)等文號(hào)?！惨?jiàn)附件2〕落款名稱(chēng)：南陽(yáng)市危險(xiǎn)廢物處置中心總經(jīng)辦文件編號(hào)：危廢總發(fā)[2012]X號(hào)C.公司內(nèi)部各部門(mén)之間工作聯(lián)系的文號(hào)?！惨?jiàn)附件3〕落款名稱(chēng)：南陽(yáng)市危險(xiǎn)廢物處置中心人力資源科〔舉例〕文件編號(hào)：WF-HR[2012]X號(hào)〔舉例〕D.以部門(mén)名義上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示的文號(hào)。〔見(jiàn)附件4〕落款名稱(chēng)：南陽(yáng)市危險(xiǎn)廢物處置中心燃燒干化車(chē)間〔舉例〕文件編號(hào)：WF-ID[2012]X號(hào)E.公司會(huì)議紀(jì)要的文號(hào)。〔見(jiàn)附件5〕落款名稱(chēng)：南陽(yáng)市危險(xiǎn)廢物處置中心文件編號(hào)：WF[2012]X號(hào)(X建議為由4位阿拉伯?dāng)?shù)字組成的開(kāi)會(huì)日期，如1205號(hào)表示12月5日召開(kāi)的會(huì)議)5.附錄5.1公司發(fā)文模板5.2總經(jīng)辦發(fā)文模板5.3內(nèi)部銜接函模板5.4內(nèi)部請(qǐng)示模板5.5會(huì)議紀(jì)要模板(此頁(yè)無(wú)正文)南陽(yáng)市危險(xiǎn)廢物處置中心年月日呈：發(fā)：抄送：南陽(yáng)市危險(xiǎn)廢物處置中心文件危廢總發(fā)[2012]X號(hào)〔空一行〕文件正標(biāo)題正文：南陽(yáng)市危險(xiǎn)廢物處置中心總經(jīng)辦二零一二年X月X日主題詞：呈：發(fā)：抄送：南陽(yáng)市危險(xiǎn)廢物處置中心文件危廢管發(fā)[2012]X號(hào)〔空一行〕文件正標(biāo)題正文：南陽(yáng)市危險(xiǎn)廢物處置中心管理部二零一二年X月X日主題詞：呈：發(fā)：抄送：工作聯(lián)系函WF-部門(mén)代碼[2012]X號(hào)致〔部門(mén)〕：擬聯(lián)系部門(mén)負(fù)責(zé)人：呈件部門(mén)：呈件部門(mén)負(fù)責(zé)人：事由：南陽(yáng)市危險(xiǎn)廢物處置中心年月日□緊急□請(qǐng)回復(fù)□請(qǐng)傳閱□請(qǐng)通知到部門(mén)回復(fù)：請(qǐng)示W(wǎng)F-部門(mén)代碼[2012]X號(hào)領(lǐng)導(dǎo)審