生態(tài)環(huán)境第三方服務(wù)項(xiàng)目檔案管理

第一節(jié)檔案管理工作計(jì)劃 1一、做好檔案管理工作 2二、健全檔案管理制度 3三、實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化 3四、提高檔案質(zhì)量管理 4五、檔案管理工作意義 5六、環(huán)境監(jiān)測檔案的作用 6第二節(jié)環(huán)境監(jiān)測檔案管理要點(diǎn) 7一、管理方案 7二、管理細(xì)則 8三、管理重點(diǎn) 14第三節(jié)環(huán)境監(jiān)測檔案管理流程 15一、文件材料的形成和積累 15二、文件材料的歸檔 15三、文件材料借閱管理 17四、文件材料的整理 18五、文件材料的鑒定銷毀 20六、檔案的保管與鑒定 20七、檔案的開發(fā)和利用 21第一節(jié)檔案管理工作計(jì)劃隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案工作越來越重要。檔案工作是在各項(xiàng)工作中形成的，具有保存考究價(jià)值的資料，是對工作的記錄及考察的憑證。檔案為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，這是毋庸置疑的。不能狹隘地與獲得多少經(jīng)濟(jì)效益畫等號。檔案的保存和管理目的不是為了謀求利益，而是為了方便、造福于人類，效益最終大多表現(xiàn)為社會效益。檔案質(zhì)量是檔案的生命線，檔案質(zhì)量的好壞直接影響其效用。每個從事檔案管理工作的人員必須樹立檔案全面質(zhì)量管理的思想，使檔案質(zhì)量不斷提高。一、做好檔案管理工作檔案利用是檔案管理最為基本的工作，檔案利用對于整個社會的發(fā)展是不可或缺的，是社會的信啟。首先，要對檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定和保管的工作，然后對檔案的管理系統(tǒng)進(jìn)行操作、檢索和維護(hù)，使得檔案利用工作的需求得以滿足；其次，重視檔案的保管，可以做到在檔案被需要的時(shí)候可以提供出來；最后，要對重要的檔案進(jìn)行復(fù)印或者微縮，可以成為檔案原件的替代品，避免原件被損壞。檔案的管理不僅僅停留在管理好的層面上，還要與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)社會的發(fā)展，找出合適的方式方法，在此基礎(chǔ)上對檔案利用的水平進(jìn)行提高，充分地發(fā)揮檔案自身的作用和社會價(jià)值。由于檔案室在公司中是比較獨(dú)立的一個部門，檔案管理方法的一直比較傳統(tǒng)，使得我們在工作中的視野、思維和思路容易受到影響和制約。要實(shí)現(xiàn)思想觀念上的轉(zhuǎn)變，需要大力倡導(dǎo)開拓創(chuàng)新精神，推進(jìn)檔案工作創(chuàng)新的氛圍?？偨Y(jié)檔案工作好的經(jīng)驗(yàn)，準(zhǔn)確把握檔案工作特點(diǎn)和規(guī)律，用新觀念新思路做好檔案管理工作。二、健全檔案管理制度不斷把關(guān)，努力把好檔案材料的收集關(guān)。要結(jié)合公司自身的管理體制、協(xié)調(diào)各部門，做好檔案收集工作的基礎(chǔ)工作。積極主動、全面、保量、保質(zhì)、保密。檔案管理人員在收集工作中，還必須針對工作的實(shí)際情況，與各部門經(jīng)常保持聯(lián)系，對于收集工作，做到隨時(shí)收集和定期收集相結(jié)合，防止和減少檔案材料的流失。這樣不僅對檔案的收集范圍擴(kuò)大了，還促進(jìn)了收集工作的開展。只有做好案卷的收集工作，才能提高案卷的質(zhì)量。三、實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化檔案數(shù)量越來越大，檔案材料的種類越來越多。因此，只有在檔案管理上下功夫，才能有效地解決新形勢下出現(xiàn)的新問題。（一）加強(qiáng)管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求管理人員要有高度的工作責(zé)任感，要有良好的職業(yè)道德，要有扎實(shí)的檔案知識、要有辦事細(xì)心的工作態(tài)度以及先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者要不斷地拓寬知識層面，不斷地提高綜合素質(zhì)，才能跟得上現(xiàn)在的檔案管理工作。（二）掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，更是檔案管理發(fā)展的最終方向。因此，檔案管理工作者要根據(jù)自己公司的情況結(jié)合崗位工作的特點(diǎn)，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，更要注重知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握。（三）檔案管理工作對現(xiàn)代公司制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。要做好檔案管理工作就必須立足于企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，立足于服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)項(xiàng)目使檔案管理工作更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。（四）檔案管理工作者要努力練好基本功，熟悉業(yè)務(wù)，創(chuàng)新是在基本功扎實(shí)的基礎(chǔ)上開辟的道路。檔案管理工作者要熟悉自己所管理的檔案，把熟悉“家底”當(dāng)做天天職。按照國家有關(guān)規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護(hù)措施。四、提高檔案質(zhì)量管理如何提高檔案全面質(zhì)量管理就是公司領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員參加，以科學(xué)方法為手段，充分發(fā)揮科學(xué)管理和專業(yè)技術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系從而保證高質(zhì)量的檔案。其核心是強(qiáng)調(diào)提高檔案工作水平，以保證檔案的高質(zhì)量。（一）全體人員參加。要求檔案形成過程中的所有人員，公司領(lǐng)導(dǎo)、如各組（室）的領(lǐng)導(dǎo)、活動負(fù)責(zé)人、檔案員等人員的密切配合，嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求共同完成文件的歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質(zhì)量，人人有責(zé)”的觀念。只有這樣，才能保證檔案的完整性、統(tǒng)一性、才能保證檔案的高質(zhì)量。（二）樹立檔案質(zhì)量意識。檔案質(zhì)量的提高，與工作人員的意識有著密切關(guān)系。其中，領(lǐng)導(dǎo)的檔案質(zhì)量意識最為關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)必須提高認(rèn)識，轉(zhuǎn)變觀念，高度重視本公司檔案管理工作，用較高的工作質(zhì)量來促進(jìn)檔案質(zhì)量。（三）檔案工作者肩負(fù)著歷史的職責(zé)，提高檔案管理人員的意識，促進(jìn)檔案科學(xué)管理，用豐富科技信息資源，推動檔案事業(yè)的發(fā)展。只有好的工作思路和方法，才能確保檔案管理質(zhì)量穩(wěn)步提高。五、檔案管理工作意義企業(yè)是否具有業(yè)績或者是否具有一定的管理水準(zhǔn)的重要體現(xiàn)是檔案管理工作是否科學(xué)規(guī)范。一個企業(yè)在發(fā)展過程中會有很多優(yōu)秀的成果，而這些成果都會被記錄到檔案中，而要想了解企業(yè)的歷史經(jīng)營業(yè)績就必須通過檔案來查詢，所以企業(yè)的科學(xué)發(fā)展離不開檔案的管理工作。只有將檔案管理和經(jīng)營管理結(jié)合，這樣就把企業(yè)的資源配置制定了，從而就體現(xiàn)出了企業(yè)在未來的發(fā)展情況，這對公司的經(jīng)營和管理都具有非常重要的意義。企業(yè)的檔案是在長期社會實(shí)踐活動中形成的，是對過去工作的真實(shí)記錄和公司歷史發(fā)展情況的客觀反映，對公司的經(jīng)營管理和領(lǐng)導(dǎo)決策具有重要的輔助作用。企業(yè)工作人員可以通過分析檔案資料，對過去的工作進(jìn)行總結(jié)，吸取前人的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并根據(jù)現(xiàn)階段事業(yè)公司的發(fā)展現(xiàn)狀制定科學(xué)合理的發(fā)展規(guī)劃和管理決策?？梢詾橄嚓P(guān)部門和人員提供信息資料的查找等服務(wù)，一旦事業(yè)公司涉及司法訴訟等情況，檔案查詢功能就能夠很好地發(fā)揮作用，從而確保公司的合法權(quán)益不受侵害，實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展?？偠灾?，檔案管理在事業(yè)公司的工作中具有舉足輕重的作用。事業(yè)公司對檔案管理工作的認(rèn)識是否到位是能否對員工保障的重要體現(xiàn)。檔案管理工作中主要是指統(tǒng)一管理和標(biāo)準(zhǔn)化管理，將這兩部分做好，然后再解決編研和現(xiàn)代化管理上的問題，制定一個標(biāo)準(zhǔn)比較高的規(guī)劃，將管理工作做到最好。六、環(huán)境監(jiān)測檔案的作用因?yàn)樵诒O(jiān)測檔案資料中真實(shí)記錄各個時(shí)期環(huán)境監(jiān)測的真實(shí)數(shù)據(jù)以及環(huán)境治理成果，并且檔案資料中技術(shù)信息的記錄是當(dāng)時(shí)階段監(jiān)測水平的體現(xiàn)，也是歷史環(huán)境現(xiàn)象的再現(xiàn)。后期的環(huán)境保護(hù)決策以及科學(xué)研究能夠借鑒以往的技術(shù)成果，分析相關(guān)監(jiān)測數(shù)據(jù)，以此來推動生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作效率的提升。在環(huán)境檢測檔案資料中記錄了技術(shù)人員的學(xué)術(shù)經(jīng)驗(yàn)、治理成果以及各方面的環(huán)境保護(hù)工作開展過程，因?yàn)楸O(jiān)測檔案具有高度真實(shí)性以及大量歷史經(jīng)驗(yàn)，所以能夠助力生態(tài)環(huán)境保護(hù)方面研究的進(jìn)一步發(fā)展。第二節(jié)環(huán)境監(jiān)測檔案管理要點(diǎn)一、管理方案1.檔案資料的收集：（1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。（2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。（3）歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月25日前。2.檔案資料的日常管理：（1）電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于指定電腦硬盤內(nèi)。（2）文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。（3）文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識，整齊排放在文件／檔案柜中。3.檔案借閱：（1）借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（2）檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級。（3）借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)。（4）借檔人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞。4.檔案銷毀：（1）對已失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須寫申請銷毀報(bào)告，編制銷毀目錄，報(bào)部門總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可銷毀。（2）執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字，最后，把銷毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。二、管理細(xì)則1.檔案資料的歸檔范圍：（1）公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報(bào)告類公文等。（2）公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件。（3）本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等。（4）公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等。（5）重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報(bào)、會議記錄等。（6）反映公司主要職能活動的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等。（7）公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。（8）本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料。（9）本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料。（10）本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；（11）本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；（12）外出公務(wù)活動（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；（13）財(cái)務(wù)檔案資料；（14）各種實(shí)物檔案；（15）其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。2.檔案資料的歸檔要求：（1）歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。（2）一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。（3）聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。（4）子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲信息的備份工作。（5）各種實(shí)物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。3.檔案資料的歸檔時(shí)間：（1）即時(shí)歸檔：下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：1）公司規(guī)定的密級文件。2）重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等。3）合同、協(xié)議書等正本及過程資料。4）公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料。5）其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。（2）定期歸檔：1）部門應(yīng)在每月25日前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政人事部。2）部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；（3）電子聲像檔案的歸檔：1）重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。2）一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機(jī)保管。3）每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政人事部核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。4.歸檔文件的等級劃分及保管期限需歸檔的文字、音像及實(shí)物材料的分級、保管期限如下：文件等級文件類型保管期限一級秘密文件公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)、經(jīng)營計(jì)劃、管理決策，單位往來發(fā)文，人事方面的各種文件，公司內(nèi)部人員任免、獎勵、處分等文件材料，財(cái)務(wù)報(bào)表、賬冊、資產(chǎn)核算，合同及司法文書等永久二級重要文件會議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報(bào)告、請示批復(fù)、企劃方面的宣傳方案、形象展示、的文件等五年以上三級普通文件員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、倉庫管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管、檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保管、核算、借閱、銷毀，后勤方面的費(fèi)用申請、辦公用品管理、采購、出車及維修三年5.檔案交接：（1）部門內(nèi)檔案交接：部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無誤后簽字，行政人事部見證。（2）檔案移交公司的流程：1）經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單。2）行政人事部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對。3）檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份。6.檔案保管：（1）檔案編號：檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（2）檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。（3）檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。（4）檔案分類及編號的增補(bǔ)、修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門要求，組織實(shí)施修訂。任何部門和個人不得隨意修改，建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。三、管理重點(diǎn)1.重視和完善庫房建設(shè)：檔案庫房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，但一些單位不具備這樣的條件。在實(shí)際工作中應(yīng)注意，不是任何一間辦公室都可作為庫房，除了樓層的選擇要考慮安全性以外，庫房門窗等應(yīng)專門加固，增強(qiáng)防范功能。還應(yīng)盡量做到庫房與辦公室、閱覽室分開，指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。2.區(qū)分管理和日常管理：如果是保密級別很高的檔案，要與其他檔案分別保管，如有條件還應(yīng)該指定專人保管，并設(shè)保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜器，從保管條件上確保涉密檔案的安全，在檔案的日常管理中，涉密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等，應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)。3.涉密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時(shí)匯報(bào)，查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。提高工作人員的保密素質(zhì)。檔案管理人員要時(shí)刻警惕，防止檔案的損壞確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。管理人員具有知密早、知密多、知密深特點(diǎn)，因此，涉密檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，把保守秘密作為神圣的職責(zé)和必盡的義務(wù)。4.認(rèn)真對待檔案保管期限與保密期限：確定檔案保管期限，必須正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本單位工作的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。涉密的文件與檔案，在授權(quán)機(jī)關(guān)作出解密前，任何人和單位不得擅自決定解密和隨意對外提供。第三節(jié)環(huán)境監(jiān)測檔案管理流程一、文件材料的形成和積累1.文件材料的形成和積累，按照“誰承辦，誰負(fù)責(zé)”的原則，根據(jù)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測工作的不同階段，由形成材料的承辦部門（承辦人）負(fù)責(zé)收集整理。若承辦部門涉及2個及以上，由主辦部門負(fù)責(zé)收集整理。歸檔文件材料應(yīng)符合歸檔要求。2.檔案部門人員應(yīng)參與生態(tài)環(huán)境監(jiān)測工作和活動，了解生態(tài)環(huán)境監(jiān)測工作職能和文件材料的形成過程，督促、指導(dǎo)、檢查承辦部門（承辦人）做好文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作。二、文件材料的歸檔（一）文件材料的歸檔范圍：下列直接記載和反映生態(tài)環(huán)境監(jiān)測工作和活動，具有利用價(jià)值應(yīng)歸檔保存的各種形式和載體的文件、記錄和數(shù)據(jù)均屬歸檔范圍：1.生態(tài)環(huán)境監(jiān)測工作方案、規(guī)劃（計(jì)劃）、總結(jié)；2.生態(tài)環(huán)境監(jiān)測質(zhì)量保證的要求、計(jì)劃和考核情況；3.生態(tài)環(huán)境質(zhì)量監(jiān)測文件材料；4.生態(tài)環(huán)境質(zhì)量報(bào)告書、專題報(bào)告與數(shù)據(jù)；5.監(jiān)督性監(jiān)測管理文件材料；6.生態(tài)環(huán)境突發(fā)事件監(jiān)測文件材料；7.各類專項(xiàng)監(jiān)測、委托監(jiān)測、咨詢服務(wù)監(jiān)測等文件材料；8.生態(tài)環(huán)境監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)管理文件材料；9.生態(tài)環(huán)境監(jiān)測業(yè)務(wù)軟件系統(tǒng)文件材料；10.其他應(yīng)歸檔材料。（二）文件材料的歸檔要求1.為保證生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案的案卷質(zhì)量，檔案部門需從真實(shí)性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、系統(tǒng)性、完整性、安全性、有效性、可用性等方面對歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查。2.歸檔的紙質(zhì)文件材料應(yīng)當(dāng)字跡工整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、圖樣清晰、標(biāo)識完整、手續(xù)完備、書寫和裝訂材料符合檔案保護(hù)的要求。3.歸檔的電子文件（含電子數(shù)據(jù)）應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)或能夠轉(zhuǎn)換成符合國家標(biāo)準(zhǔn)的文件格式，滿足長期保存的格式要求；電子文件的歸檔按照GB/T18894.DA/T38有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.歸檔電子文件應(yīng)當(dāng)和紙質(zhì)文件保持一致，并與相關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)檔案建立檢索關(guān)系。具有重要價(jià)值的電子文件應(yīng)當(dāng)同時(shí)轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件歸檔。（三）文件材料的歸檔時(shí)間1.文件材料歸檔工作一般應(yīng)于次年3月底前完成。2.生態(tài)環(huán)境質(zhì)量報(bào)告、綜合或?qū)ｍ?xiàng)環(huán)境質(zhì)量分析與評價(jià)報(bào)告、專題報(bào)告及相關(guān)數(shù)據(jù)等文件材料應(yīng)于工作完成后2個月內(nèi)完成歸檔。3.生態(tài)環(huán)境監(jiān)測業(yè)務(wù)軟件系統(tǒng)、系統(tǒng)使用維護(hù)手冊等，在軟件系統(tǒng)驗(yàn)收完畢后3個月內(nèi)歸檔。（四）文件材料的歸檔份數(shù)一般紙質(zhì)文件歸檔1份，重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)；電子文件可采用在線或離線方式歸檔，并至少儲存?zhèn)浞?套。（五）文件材料的歸檔手續(xù)所有歸檔文件材料收集、整理完畢后，由承辦部門（承辦人）填寫歸檔移交清單（見附錄B），經(jīng)檔案部門審核驗(yàn)收、清點(diǎn)無誤后，辦理移交手續(xù)。歸檔移交清單永久保存。三、文件材料借閱管理1.本單位人員借閱檔案：由本人提出書面申請——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找有關(guān)檔案——借閱人填寫借閱檔案登記簿——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。2.外單位人員查閱檔案：查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找——查閱人填寫借閱檔案登記簿——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。四、文件材料的整理1.文件材料整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系和案卷成套系統(tǒng)。2.文件材料整理時(shí)一般應(yīng)按不同保管期限分別組卷，有機(jī)聯(lián)系的文件材料不能分開，保管期限按照卷內(nèi)文件的最長保管期限確定。3.文件材料根據(jù)不同內(nèi)容性質(zhì)選擇“年度——問題”“年度——區(qū)域——項(xiàng)目”“年度——行業(yè)——機(jī)構(gòu)——項(xiàng)目”進(jìn)行組卷。4.跨年度的文件材料在文件辦結(jié)年度歸檔；長遠(yuǎn)規(guī)劃、兩年以上的總結(jié)、年報(bào)、年鑒及回顧性的文件材料按文件材料產(chǎn)生的年度歸檔。5.卷內(nèi)文件材料的排序（1）文件材料按產(chǎn)生時(shí)間或重要程度排序，文字在前、圖樣在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿（包括重要文件的歷次修改稿）在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文文本在前，外文文本在后。（2）生態(tài)環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)類文件材料按“項(xiàng)目——時(shí)間”或“時(shí)間——項(xiàng)目”排序。6.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫件號及頁號。裝訂的案卷卷內(nèi)文件材料均在有效書寫內(nèi)容頁面的右下角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在右下角、背面在左下角編號，頁號均從1開始；不裝訂的案卷，以件為單位編寫頁號，已有頁號的文件可不再重新編寫頁號，應(yīng)逐件在每份文件的首頁上方空白處加蓋檔號章。7.每個案卷應(yīng)編寫卷內(nèi)目錄，并填寫卷內(nèi)備考表（卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號）。8.照片檔案整理（1）（紙質(zhì)）照片檔案一般包括照片、底片和文字說明三部分；數(shù)碼照片檔案一般包括照片（含EXIF信息）和文字說明兩部分。（2）對反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的一組（或一張）照片歸檔，歸檔照片應(yīng)能反映該項(xiàng)活動的全貌，且主題鮮明，圖像（影像）清晰、完整。（3）照片歸檔的文字說明應(yīng)綜合應(yīng)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括該組（張）照片所反映的主要內(nèi)容。（4）照片整理應(yīng)根據(jù)不同事由，保持照片所反映內(nèi)容的有機(jī)聯(lián)系，按“保管期限一年度一照片組一張?zhí)枴迸帕?。?）（紙質(zhì)）照片整理參照GB/T11821的規(guī)定；數(shù)碼照片整理可參照DA/T50的規(guī)定。五、文件材料的鑒定銷毀檔案銷毀提出申請——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案鑒定小組（由主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員共同組成）進(jìn)行鑒定——檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員逐項(xiàng)照冊登記——辦公室主任簽字批準(zhǔn)——主管領(lǐng)導(dǎo)裁簽字批準(zhǔn)——一把手簽字批準(zhǔn)——檔案室及相關(guān)部門到指定地點(diǎn)2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關(guān)部門辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。六、檔案的保管與鑒定1.生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案的保管與鑒定參照《環(huán)境保護(hù)檔案管理辦法》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案按保管期限分為永久、定期（定期分為30年和10年），詳見附錄A。3.涉密檔案的管理，按照《中華人民共和國保守國家秘密法》執(zhí)行。4.定期對室存生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案進(jìn)行鑒定，對保管期限和密級需調(diào)整的案卷，進(jìn)行調(diào)整。5.檔案鑒定必須成立鑒定工作小組，由分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人，辦公廳（室）負(fù)責(zé)人檔案部門、承辦部門和保密部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人員組成。經(jīng)檔案鑒定小組鑒定無保存價(jià)值的檔案，須編制鑒定工作報(bào)告并建立檔案銷毀清冊，一式兩份，一份送上級主管部門備案，一份由本單位永久保存。6.待銷毀檔案須由鑒定工作小組成員簽字后方可銷毀。7.生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案的銷毀由檔案部門組織實(shí)施，銷毀工作由本單位檔案部門及保密部門人員（2人以上）進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字。未履行鑒定和審批手續(xù)，嚴(yán)禁銷毀。8.電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件需要銷毀的，除在指定場所銷毀離線存儲介質(zhì)外，還應(yīng)當(dāng)確保電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件從系統(tǒng)中徹底刪除。銷毀時(shí)應(yīng)當(dāng)留存電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件元數(shù)據(jù)。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)在管理過程元數(shù)據(jù)、審計(jì)日志中自動記錄鑒定銷毀活動。9.涉密檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)符合《國家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。七、檔案的開發(fā)和利用1.采取多種形式，為利用者提供檔案信息服務(wù)。2.建立生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案的借閱、保管等制度，查閱、借閱、復(fù)制生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案應(yīng)履行檔案借閱歸還手續(xù)，檔案利用者借閱涉密檔案應(yīng)按照密級履行相應(yīng)借閱手續(xù)，并對所借檔案負(fù)安全保密責(zé)任，確保檔案安全。3.已經(jīng)解密或公開的檔案，按有關(guān)規(guī)定提供利用。生態(tài)環(huán)境監(jiān)測文件材料歸檔范圍、保管期限表序號歸檔范圍保管期限1生態(tài)環(huán)境監(jiān)測工作方案、規(guī)劃（計(jì)劃）、總結(jié)永久2生態(tài)環(huán)境監(jiān)測質(zhì)量保證的要求、計(jì)劃和考核情況（1）質(zhì)量管理計(jì)劃、工作要點(diǎn)、總結(jié)30年（2）質(zhì)量管理體系文件材料1）質(zhì)量手冊、程序文件、技術(shù)記錄、質(zhì)量記錄、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程30年2）受控文件清單、文件變更、發(fā)放、回收記錄10年（3）質(zhì)量管理體系評審、復(fù)評審、擴(kuò)項(xiàng)評審材料（實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定及計(jì)量認(rèn)證評審計(jì)劃、申請材料、評審報(bào)告及相關(guān)記錄表、證書和證書附表）30年（4）生態(tài)環(huán)境監(jiān)測質(zhì)量控制技術(shù)管理文件材料1）生態(tài)環(huán)境監(jiān)測質(zhì)量管理技術(shù)調(diào)查材料30年2）生態(tài)環(huán)境監(jiān)測人員上崗證考核及管理材料30年3）生態(tài)環(huán)境監(jiān)測技術(shù)技能比賽、演練、活動等材料30年4）生態(tài)環(huán)境監(jiān)測非標(biāo)準(zhǔn)方法和技術(shù)規(guī)范（規(guī)定）等文件材料30年5）質(zhì)量體系內(nèi)審材料（內(nèi)審計(jì)劃、會議簽到表、會議記錄、內(nèi)審檢查記錄表、內(nèi)審報(bào)告、不符合項(xiàng)糾正和預(yù)防措施記錄）30年6）質(zhì)量體系管理評審材料（評審計(jì)劃、會議簽到表、會議記錄、評審記錄、評審報(bào)告、不符合項(xiàng)糾正和預(yù)防措施記錄）30年7）客戶滿意度和監(jiān)測質(zhì)量問題調(diào)查、投訴及處理情況記錄30年8）監(jiān)測工作偏離的例外許可申請、批準(zhǔn)記錄30年9）質(zhì)量管理抽測方案、質(zhì)量管理監(jiān)督檢查記錄、質(zhì)量分析統(tǒng)計(jì)表、原始記錄檢查記錄表、監(jiān)測數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表、監(jiān)測分析質(zhì)量外控抽查登記表、現(xiàn)場采樣準(zhǔn)備情況檢查表、現(xiàn)場采樣檢查表、實(shí)驗(yàn)室分析人員檢查記錄表、樣品固定劑情況檢查表、抽測報(bào)告等材料30年10）能力驗(yàn)證、實(shí)驗(yàn)室比對、考核、標(biāo)準(zhǔn)樣品定值（實(shí)驗(yàn)室分析中）等材料30年11）能力確認(rèn)和新方法驗(yàn)證、證實(shí)材料（新方法確認(rèn)申請表、新方法確認(rèn)任務(wù)書、新標(biāo)準(zhǔn)方法應(yīng)用確認(rèn)表、標(biāo)準(zhǔn)變更監(jiān)測方法確認(rèn)表、非標(biāo)準(zhǔn)方法審批記錄、方法確認(rèn)報(bào)告）30年12）分析樣品的登記、編號、存貯、發(fā)放、留存等記錄30年13）標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、試劑耗材的驗(yàn)收、檢驗(yàn)（核查）、配制、領(lǐng)用記錄，有害廢棄物處理登記表等30年14）供應(yīng)商調(diào)查表、供應(yīng)商信息及評價(jià)表10年3生態(tài)環(huán)境質(zhì)量監(jiān)測文件材料（1）生態(tài)環(huán)境質(zhì)量監(jiān)測點(diǎn)位基礎(chǔ)信息及點(diǎn)位優(yōu)化調(diào)整、論證、發(fā)布等管理材料永久（2）水環(huán)境質(zhì)量報(bào)告與數(shù)據(jù)1）地表水、地下水、飲用水水源地、海洋等水環(huán)境監(jiān)測例行報(bào)告、綜合分析報(bào)告、專項(xiàng)監(jiān)測報(bào)告等報(bào)告及相關(guān)數(shù)據(jù)永久2）各類水環(huán)境質(zhì)量監(jiān)測數(shù)據(jù)庫（地表水、地下水、飲用水水源地、海洋等例行監(jiān)測、專項(xiàng)監(jiān)測等）永久（3）水質(zhì)自動監(jiān)測文件材料1）水質(zhì)自動監(jiān)測（控）系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃、方案、選址、調(diào)查、論證、招標(biāo)、驗(yàn)收、整改等管理材料30年2）水質(zhì)自動監(jiān)測站運(yùn)行、維護(hù)、檢查、考核、臺賬等管理記錄，水質(zhì)自動站監(jiān)控記錄表、水質(zhì)自動站質(zhì)量管理報(bào)告與運(yùn)行通報(bào)等30年（4）環(huán)境空氣質(zhì)量報(bào)告與數(shù)據(jù)1）環(huán)境空氣質(zhì)量例行監(jiān)測報(bào)告、綜合分析報(bào)告、專項(xiàng)報(bào)告等報(bào)告及相關(guān)數(shù)據(jù)永久2）各類環(huán)境空氣質(zhì)量監(jiān)測數(shù)據(jù)庫（酸雨、沙塵暴、降塵、環(huán)境空氣等監(jiān)測）永久（5）環(huán)境空氣自動監(jiān)測文件材料1）環(huán)境空氣自動監(jiān)測站建設(shè)規(guī)劃、方案、選址、調(diào)查、論證、招標(biāo)、驗(yàn)收、整改等管理材料30年2）環(huán)境空氣自動監(jiān)測站運(yùn)行、維護(hù)、檢查、考核、臺賬等管理記錄，空氣自動站監(jiān)控記錄表、空氣自動站質(zhì)量管理報(bào)告與運(yùn)行通報(bào)等30年（6）土壤生態(tài)環(huán)境監(jiān)測報(bào)告與數(shù)據(jù)1）土壤調(diào)查報(bào)告、各類土壤生態(tài)監(jiān)測報(bào)告及相關(guān)數(shù)據(jù)永久2）各類土壤生態(tài)環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)庫（調(diào)查監(jiān)測、背景監(jiān)測、專項(xiàng)監(jiān)測等）永久（7）物理環(huán)境監(jiān)測報(bào)告與數(shù)據(jù)1）聲、振動、光、熱等環(huán)境監(jiān)測報(bào)告及相關(guān)數(shù)據(jù)永久2）各類物理環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)庫（道路交通聲環(huán)境監(jiān)測、區(qū)域聲環(huán)境監(jiān)測、功能區(qū)聲環(huán)境監(jiān)測、振動監(jiān)測、光污染監(jiān)測、熱污染監(jiān)測等）永久（8）生態(tài)、生物監(jiān)測報(bào)告與數(shù)據(jù)1）生態(tài)地面監(jiān)測報(bào)告及相關(guān)數(shù)據(jù)永久2）生態(tài)遙感監(jiān)測（藍(lán)藻、秸稈