英文書(shū)信格式規(guī)范

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書(shū)信是應(yīng)用文主要考試題型,包括自薦信、邀請(qǐng)信、投訴信、感謝信、介紹信、說(shuō)明書(shū)、推薦信、求職信、祝賀信等。如2001年6月（寫(xiě)一封信給一位校友，對(duì)度假安排提出建議）以及2002年1月（要求就本校食堂的狀況給校長(zhǎng)寫(xiě)一封信）。書(shū)信寫(xiě)作格式非常重要，格式不正確往往是很多考生失分的主要原因。第2頁(yè),共30頁(yè)，2024年2月25日，星期天

一封正式的英文書(shū)信通常包括下面幾個(gè)組成部分：信頭(Heading)、信內(nèi)地址(InsideAddress)、稱呼(Salutation)、正文(Body)、結(jié)束語(yǔ)(ComplimentaryClose)、簽名(Signature)、附件(Enclosure)、副本轉(zhuǎn)送(CarbonCopies)、再啟(Postscript)等。英文書(shū)信的組成部分第3頁(yè),共30頁(yè)，2024年2月25日，星期天

一般包括寫(xiě)信人的地址和寫(xiě)信日期。一些正式信函的信頭還包括寫(xiě)信人或單位的電話號(hào)碼、傳真和郵政編碼等。西方國(guó)家中有些信頭甚至還有單位負(fù)責(zé)人的姓名、職務(wù)和職稱。信頭的目的是使收信人一看便知道書(shū)信來(lái)自何處，何時(shí)發(fā)出，便于復(fù)信和查閱。寫(xiě)信頭時(shí)，先寫(xiě)發(fā)信人的地址，然后寫(xiě)其他項(xiàng)目和發(fā)信日期。具體次序是：第一行寫(xiě)門(mén)牌號(hào)和街名；第二行寫(xiě)區(qū)名、市、省、國(guó)家名；國(guó)家名前加上郵政編碼，國(guó)家名稱后面可以加上電話號(hào)碼，最后一行寫(xiě)發(fā)信日期。信頭第4頁(yè),共30頁(yè)，2024年2月25日，星期天ForeignLanguagesDepartmentCollegeofForeignLanguagesBeijingUniversityBeijing,100044People’sRepublicofChinaTel:86ug.20,2009(美式)579QianwangangRoadHuangdao,Qingdao,ShandongPeople’sRepublicofChina20Aug.,2009(英式)

并列式斜列式第5頁(yè),共30頁(yè)，2024年2月25日，星期天

信內(nèi)地址即收信人的姓名和地址，它要寫(xiě)在信紙的左上角，低于寫(xiě)信人地址和發(fā)信日期一兩行寫(xiě)。其書(shū)寫(xiě)順序是，先寫(xiě)收信人姓名、頭銜和單位名稱，占一二行，然后寫(xiě)地址，可占二至四行。信內(nèi)地址第6頁(yè),共30頁(yè)，2024年2月25日，星期天Mr.WilliamWood81FifthStreetWashingtonD.C.10038U.S.A.Mr.WilliamWood81FifthStreetWashingtonD.C.10038U.S.A.

并列式斜列式第7頁(yè),共30頁(yè)，2024年2月25日，星期天JuniorClass1Dept.ofEducationShandongUniversityNo.579QianwanRoadQingdao,266000Apr.6,2008信頭寄信人的地址和日期ZhiyuanMiddleSchool,No.579QianwanRoadQingdao,266000信內(nèi)地址收信人地址DearMr.Wang,稱呼LearningfromMr.Zhou,ateacherin…正文每段開(kāi)頭右縮進(jìn)約五個(gè)字母Sincerelyyours,LiWei結(jié)束語(yǔ)及簽名正文下一、二行處Encl:PersonalResume

第8頁(yè),共30頁(yè)，2024年2月25日，星期天關(guān)于稱呼不認(rèn)識(shí)的人：DearSir/Madam認(rèn)識(shí)但不熟悉的人：DearMr./Mrs./Ms./Dr./Prof.Smith朋友：DearMary第9頁(yè),共30頁(yè)，2024年2月25日，星期天關(guān)于結(jié)束語(yǔ)寫(xiě)給機(jī)關(guān)、團(tuán)體或不認(rèn)識(shí)的人：Yourstruly,Trulyyours,Yoursfaithfully,Yourssincerely…寫(xiě)給長(zhǎng)者或上級(jí)：Yoursrespectfully,Respectfullyyours,Yoursobediently…朋友或親戚：Yours,Everyours,Yoursever,Yoursaffectionately,Lovinglyyours,(Much)Love,WithLove,Yourdevotedfriend…第10頁(yè),共30頁(yè)，2024年2月25日，星期天信件常用稱呼和落款用法情況稱呼落款未知收信人姓名DearSir(s)DearMadamDearSirorMadamYoursFaithfullyFaithfullyYours知道收信人的姓名，但關(guān)系一般DearMr.BushDearMs.BushDearDr.BushDearProf.BushYoursSincerelySincerelyYours知道收信人姓名且關(guān)系親密DearMaryDearSmithBestregardsBestwishesLoveWith(Lotsof)Love第11頁(yè),共30頁(yè)，2024年2月25日，星期天附件信件若有附件，應(yīng)在左下角注明Encl.或Enc.。若多個(gè)附件，則應(yīng)寫(xiě)Encls.副本轉(zhuǎn)送信件若有副本轉(zhuǎn)送，應(yīng)在左下角注明CC.再啟再啟部分用來(lái)補(bǔ)充正文中遺漏的話，一般應(yīng)盡量少用，正式的文件中更應(yīng)避免使用。如果有可用P.S.補(bǔ)敘第12頁(yè),共30頁(yè)，2024年2月25日，星期天并列式/齊頭式/正排式這種格式的要領(lǐng)：每個(gè)要素都從左邊開(kāi)始排列，每一行都不向右縮進(jìn)，因而整封信的左邊成一垂直線，右邊參差不齊，單倍行距，段與段之間要空一行。這種格式在商務(wù)英語(yǔ)信函中是目前最為流行的英文書(shū)信格式。第13頁(yè),共30頁(yè)，2024年2月25日，星期天[YourName][Adress][Phone][Date]Re:[Towhatthisletterrefers][CERTIFIEDMAIL][PERSONAL][Recipient’sName][CompanyName][Address]Attention[Recipient’sName]Dear***第14頁(yè),共30頁(yè)，2024年2月25日，星期天[Body]Sincerely,[Signiture]Encl:cc:第15頁(yè),共30頁(yè)，2024年2月25日，星期天信封的寫(xiě)法WangHaiboDepartmentofEnvironmentHefeiUniversityofTechnologyHefei,230009Anhui,China寄信人姓名地址寄件人姓名地址Dr.WilliamJones收件人姓名UniversityofPittsburghPittsburgh15213收件人地址第16頁(yè),共30頁(yè)，2024年2月25日，星期天英文書(shū)信的基本原則英文書(shū)信的書(shū)寫(xiě)可概括為7個(gè)C原則：Completeness（完整）,Clarity（清楚）,Concreteness（具體）,Conciseness（簡(jiǎn)明）,Correctness（正確）,Courtesy（謙恭）,Consideration（諒解）。第17頁(yè),共30頁(yè)，2024年2月25日，星期天1.完整一封完整的書(shū)信，有助于建立和表達(dá)友善關(guān)系，可以避免由于疏漏所導(dǎo)致的訴訟；一封書(shū)信寫(xiě)得是否完整，建議用5個(gè)W來(lái)檢驗(yàn)。例如在定貨信中，必須明確說(shuō)明：（1）需要什么商品（Whatyouwant）；（2）何時(shí)需要（Whenyouneedthegoods）；（3）貨物發(fā)到何地何人收（toWhomandWherethegoodstobesent）；（4）如何付款（Howpaymentwillbemade）；（5）為什么（Why）；如拒絕對(duì)方的要求，或?qū)?duì)方提出要求時(shí)應(yīng)說(shuō)明理由2.清楚清楚是指寫(xiě)信者必須將所需傳遞的信息表達(dá)清楚，以免對(duì)方產(chǎn)生誤解。例如：原句：Iamwritingtoapplyforadmissiontoyouruniversity.改為：Iamwritingtoapplyforadmissiontothegraduateschoolofyouruniversityinthespringof2009.第18頁(yè),共30頁(yè)，2024年2月25日，星期天3.具體書(shū)信中的具體原則指信要寫(xiě)得具體明確。特別是答復(fù)對(duì)方要求的信，一定要具體，如對(duì)電報(bào)、電傳的日期、號(hào)碼等要交代清楚。例如：原句：Wewishtoconfirmourtelegramyesterday.改為：WeconfirmourtelegramofMarch18.4.簡(jiǎn)潔書(shū)信應(yīng)行文流暢、言簡(jiǎn)意賅，避免冗長(zhǎng)。例如：原句：Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter…改為：Weapprciateyourletter…第19頁(yè),共30頁(yè)，2024年2月25日，星期天5.正確英文書(shū)信中，除了避免語(yǔ)法、拼寫(xiě)、標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤外，所引用的史料、數(shù)據(jù)等也應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤。6.謙恭語(yǔ)言要有禮且謙虛，及時(shí)回信也是禮貌的表現(xiàn)。7.諒解寫(xiě)信時(shí)要處處從對(duì)方的角度考慮有什么需求，而不是從自身出發(fā)，語(yǔ)氣上更尊重對(duì)方。例如：原句：Wewon’tbeabletosentyouourlatestcatelogthismonth.改為：Wewillsentyouourlatestcatelognextmonty.第20頁(yè),共30頁(yè)，2024年2月25日，星期天特殊信函（1）—投訴信

開(kāi)頭段：說(shuō)明與收信人的相關(guān)性，并標(biāo)明寫(xiě)作意圖。主體段：寫(xiě)明投訴的原因，要展開(kāi)說(shuō)明?？梢哉f(shuō)具體理由，也可以說(shuō)問(wèn)題的具體體現(xiàn)方式。此外，提出你對(duì)如何改進(jìn)或解決問(wèn)題的建議，清楚地表明你希望問(wèn)題如何得到解決。結(jié)尾段：表達(dá)你希望上述問(wèn)題得到迅速解決的強(qiáng)烈愿望，并對(duì)有關(guān)人員作出的努力表示感謝，希望盡快得到滿意的答復(fù)。第21頁(yè),共30頁(yè)，2024年2月25日，星期天特殊信函（1）—投訴信Dear***,_________.NowIamwritingtocomplainabout________._______.ButIamcompletelydisappointedatwhatIexperiencedthere.Firstly,_______.Moreover,_______.Worseofall,_______.Ibelieve________.Itisnotproperlysettled,IwouldcomplaintotheConsumers’Association.Atthesametime,Isincerelyhopethat________.Iwouldbegladtosee_________andIlookforwardtoadaywhen_______.句型：Iamwritingtoyoutocomplainabout…Toimprovethissituation,itisadvisabletotakethefollowingmeasure.Foronething..Foranother,…Idohopethattheproblemswillbesolvedassoonaspossible.第22頁(yè),共30頁(yè)，2024年2月25日，星期天特殊信函（2）—求職信

開(kāi)頭段：說(shuō)明信息來(lái)源，并說(shuō)明寫(xiě)作意圖。主體段：介紹相關(guān)工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷及個(gè)人本性，以表明你可以勝任這個(gè)職位。結(jié)尾段：表示強(qiáng)烈的期盼，并希望盡快得到答復(fù)。第23頁(yè),共30頁(yè)，2024年2月25日，星期天特殊信函（2）—求職信DearSirorMadam,Iwishtoapplyforthepositionfor______thatyouadvertisedin______.Iamastudent_______,andIfeelthatmyqualificationsandworkexperiencemakemeasuitablecandidateforthejob,________.Ihaveafairmasteryof______.Asforexperience,________.Therefore,Iamconfidentthat______.Incidentally,couldyoupleaseinformmeof________?Ihope_____.Icanbereachedat_________.Thankyouforconsideringmyapplicationagain.Iamlookingforwardtoyourreplyandeventually,meetingyou.

句型：Ihavereadyouradvertisementin…(刊物名)of…(時(shí)間)forasecretary,andshouldbegratefulifyouconsidermeasacandidatefortheposition.Ishallbepleasedtofurnishyouwithanyfurtherinformationconcerningmyeducationandworkexperience.第24頁(yè),共30頁(yè)，2024年2月25日，星期天特殊信函（3）—詢問(wèn)信

開(kāi)頭段：說(shuō)明寫(xiě)作意圖，說(shuō)明寫(xiě)這封信的目的是尋求什么樣的信息或幫助。主體段：詢問(wèn)具體問(wèn)題，強(qiáng)調(diào)所需信息的重要性。結(jié)尾段：表達(dá)獲取信息的強(qiáng)烈期盼，提供聯(lián)系方法以供收信人與你聯(lián)系。并對(duì)有關(guān)人員表示感謝。第25頁(yè),共30頁(yè)，2024年2月25日，星期天特殊信函（3）—詢問(wèn)信DearSirorMadam,Iamwritinginthehopethat_______.Iamastudentmajoringfor______,who______.Iamlongingtojoinacluborcommunitybecause____.Furthermore,___.Inmysparetime,_____.Specifically,Iwouldliketo____.Ifpossible,Iwouldliketo_____.Iwouldbemuchobligedtoyouif_______.AndIamlookingforwardtoafavorablereplyatyourearliestconvenience.句型：Iwouldliketoinquireaboutsomeinformationon…Ishallbegratefulifyoucouldhavedetailsconcerning…Iamlookingforwardtoafavorablereplyatyourearliestconvenience.第26頁(yè),共30頁(yè)，2024年2月25日，星期天道歉信句型Imustapologizetoyoufor…Pleaseacceptmysincereapologyfor…oncemore.感謝信句型Iamthankfultoyourforyourunselfishassistanceduring…Myappreciationtoyouforyourgeneroushelpisbeyondmywords.IwishIcouldrepayitsomeday.邀請(qǐng)信句型Iampleasedtoinviteyourtoparticipatein…tobeheldform…to…in…Iamlookingforwardtoyourreply,andeventuallyseeingyou.第27頁(yè),共30頁(yè)，2024年2月25日，星期天求學(xué)信句型Iwishtoapplytoadmissiontoyourdepartmentasapostgraduatestudent.Itwouldbeappreciativeofyouifyoucouldsendmesomerelevantinformationatyourearliestconvenience.推薦信句型Iamverygladtorecommendtoyouastudentofmine,Mr./Miss…,tobeanidealcandidatefor…Ifanyfurtherinformationabouthim/herisrequired,plea