會(huì)務(wù)接待管理制度

會(huì)務(wù)接待管理程序文件修訂記錄表版本/版次修訂內(nèi)容修訂日期修訂部門A0新訂202X-02-07人力資源部XXX有限公司文件編號(hào)HRD-WI-012-A0版本/版次A0頁(yè)碼文件名稱會(huì)務(wù)接待管理程序生效日期202X-02-071．目的：為樹立公司形象，本著“熱情禮貌、服務(wù)周到、厲行節(jié)約、對(duì)口接待、嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管理”的接待原則，根據(jù)集團(tuán)現(xiàn)有資源的具體情況特制定本制度，進(jìn)一步規(guī)范會(huì)議接待程序、費(fèi)用及相關(guān)事宜，確保商業(yè)合作伙伴在會(huì)議洽談過程中，真實(shí)感受到“以人為本”的企業(yè)文化。2．范圍：本會(huì)議流程及標(biāo)準(zhǔn)適用于集團(tuán)公司的各種會(huì)議接待工作。3．監(jiān)督管理：集團(tuán)各分廠人事行政部為會(huì)議接待工作的主要負(fù)責(zé)部門，負(fù)責(zé)接待工作的整體安排和監(jiān)督管理，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實(shí)接待任務(wù)，確保會(huì)議流程順利實(shí)施，并對(duì)會(huì)議相關(guān)資料進(jìn)行存檔保存。4．會(huì)議接待流程4.1.會(huì)前準(zhǔn)備工作4.1.1為了避免臨時(shí)性資源調(diào)配，建議在會(huì)議前三天或一周內(nèi)，由會(huì)議聯(lián)系人向人力資源部填報(bào)會(huì)務(wù)接待申請(qǐng)表。（附件一：會(huì)務(wù)接待申請(qǐng)表）4.1.2人力資源部根據(jù)會(huì)議接待申請(qǐng)及會(huì)議接待標(biāo)準(zhǔn)，整體布置會(huì)議室、并提前搞好衛(wèi)生；（1）要求桌面及地面整潔干凈，照明燈正常開啟；（2）樣品展示柜及所展示的樣品均要求提前清潔，目視、手觸均無(wú)塵跡；（3）調(diào)試好相關(guān)會(huì)議所需設(shè)備，如音響、投影儀、視頻、麥克風(fēng)等，并確保其正常使用，根據(jù)情況提前打開空調(diào)，調(diào)整好室溫。（4）準(zhǔn)備并擺好會(huì)議所需物品(如：會(huì)議桌椅、茶葉、咖啡、咖啡糖、茶歇等)(5)茶水用具：統(tǒng)一干凈、無(wú)破損，按會(huì)議人數(shù)配放，并備好備用杯子，水具準(zhǔn)備充分，加好開水；茶葉準(zhǔn)備充足，會(huì)前水杯放好茶葉擺放到位（要求：杯子擺放在客人右上角約50公分位置，同排杯子成一條直線）(6)根據(jù)具體要求，將水果、茶點(diǎn)、紙抽、濕巾、文具用品等擺放在指定位置，要求排放整齊劃一。（除特別要求：如需臺(tái)簽則擺放在客人正前方桌子中間位置，鮮花擺放在主席臺(tái)、發(fā)言席會(huì)議桌中間位置。）以上各項(xiàng)準(zhǔn)備工作視會(huì)議需要在會(huì)前30分鐘準(zhǔn)備完畢。4.1.3會(huì)議常備茶點(diǎn)供客人現(xiàn)場(chǎng)選擇。1>.茶水、飲料種類：中國(guó)茶：紅茶、綠茶咖啡：不同口味（包括咖啡糖、奶精等）可樂：冷凍、常溫2>.茶點(diǎn)(茶歇)種類：曲奇、其它甜點(diǎn)（視客人特殊要求提前準(zhǔn)備）4.2會(huì)中服務(wù)會(huì)議過程中每隔20～30分鐘負(fù)責(zé)茶水的接待員需進(jìn)入會(huì)場(chǎng)給每位與會(huì)人員添茶、確認(rèn)咖啡等飲品是否需要續(xù)杯。4.3會(huì)議茶水服務(wù)要求4.3.1客人落座后應(yīng)先征求客人是喝茶還是咖啡或其它飲料，如果喝茶，則確認(rèn)茶的種類、如果喝咖啡則提供不同的口味供其選擇；4.3.2在會(huì)議開始之前一定要把茶具、咖啡杯洗干凈，尤其是久置未用的器具，在使用前最好用開水燙一下，并要檢查每個(gè)杯子的杯身花樣是否相同；4.3.3在會(huì)議開始前，負(fù)責(zé)給客戶倒茶的人員要檢查自己的妝容，特別注意手部的清潔。4.3.4倒茶或咖啡時(shí)，無(wú)論是大杯小杯，都不宜倒得太滿，以杯子的七八分滿為宜。4.3.5倒茶的時(shí)候應(yīng)該在與會(huì)人員的右后方倒茶，在靠近之前，應(yīng)該先提示一下，以免對(duì)方突然向后轉(zhuǎn)身碰到，如果對(duì)方是女士的話，杯子的拿法應(yīng)該是右上左下，即右手握著杯子的二分之一處，左手托著杯子的底部；如果是男士的話，則雙手水平拱握著杯子的二分之一處，有柄的則將其轉(zhuǎn)至右側(cè)，便于取放；4.3.6倒茶時(shí)每一杯茶的濃度要一樣，并要先給坐在上座的重要賓客，然后按順序給其他賓客。5．接待分類及標(biāo)準(zhǔn)5.1來(lái)賓分類：按照接待對(duì)象、目的及場(chǎng)合，將接待來(lái)賓分為以下四類A類：特別重要或者重大的接待。指的是省市等各級(jí)政府部門的重要領(lǐng)導(dǎo)，重要客戶單位的主要領(lǐng)導(dǎo)，由公司董事長(zhǎng)或執(zhí)行總裁及對(duì)應(yīng)中心總監(jiān)、分廠總經(jīng)理、有關(guān)部門負(fù)責(zé)人陪同接待。B類：比較重要或者重大的接待。指的是大客戶領(lǐng)導(dǎo)、潛在的客戶來(lái)訪和簽單可能性較大的客戶等，由市場(chǎng)總監(jiān)、對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)經(jīng)理、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人及分廠總經(jīng)理陪同接待。C類：普通客戶來(lái)訪接待。指的是一般客戶來(lái)訪、參觀考察、審廠等，處于雙方合作的前期階段，客戶暫時(shí)不會(huì)做出采購(gòu)決定，需要后期不斷跟蹤的客戶，由對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理陪同接待，必要可提出由業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)陪同接待。D類：一般性接待。指一般性設(shè)備、原材料廠家及其它供應(yīng)商的來(lái)訪、參觀，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或者指定人員接待即可。5.2就餐標(biāo)準(zhǔn)（主要是針對(duì)客戶來(lái)訪接待不含煙、酒水、禮品）日常用餐和陪餐要按照確有必要的原則。用餐標(biāo)準(zhǔn)分為以下三類：A類：最高200-250元/人均；B類：最高200-250元/人均；C類：最高100-150元/人均；D類：來(lái)賓自理或按照公司員工餐標(biāo)準(zhǔn)；5.3來(lái)賓的住宿費(fèi)用原則上自理，部分和情況特殊者，由相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人請(qǐng)示市場(chǎng)總監(jiān)同意后，予以安排。6.接待程序6.1計(jì)劃與準(zhǔn)備6.1.1業(yè)務(wù)人員在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或相關(guān)客戶來(lái)訪預(yù)約時(shí)，應(yīng)了解來(lái)賓基本情況，如來(lái)賓職務(wù)、來(lái)訪具體時(shí)間、人數(shù)、本地逗留日期、目的和要求等。在這基礎(chǔ)上擬定接待計(jì)劃，酌情安排接待標(biāo)準(zhǔn)報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。6.1.2行政部根據(jù)來(lái)賓情況按計(jì)劃通知公司相關(guān)部門，通知參加接待活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員、落實(shí)會(huì)客時(shí)間及場(chǎng)所。6.1.3行政部根據(jù)來(lái)賓情況提前按接待標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定好接待用餐的酒店，按照以上規(guī)定及標(biāo)準(zhǔn)酌情安排酒水、用餐標(biāo)準(zhǔn)；提前按接待標(biāo)準(zhǔn)預(yù)約好來(lái)賓休息的酒店。（特殊情況下接待標(biāo)準(zhǔn)，吃住行也可以由接待部門直接處理）。6.1.4如有需要相關(guān)接待部門可根據(jù)情況配合安排來(lái)賓游覽、購(gòu)物、娛樂等其他項(xiàng)目。6.1.5因特殊會(huì)議需要，行政部負(fù)責(zé)準(zhǔn)備安排會(huì)議室花卉、水果、茶點(diǎn)、投影設(shè)備、歡迎牌等。6.1.6根據(jù)接待要求，行政部安排接待所需車輛，保證車輛清潔，安全性能良好，司機(jī)車輛聽從行政部和主接待人員協(xié)調(diào)安排，統(tǒng)一調(diào)度。6.2具體實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)：A類來(lái)賓接待標(biāo)準(zhǔn)陪同人員：董事長(zhǎng)或執(zhí)行總裁、對(duì)應(yīng)分廠總經(jīng)理或?qū)?yīng)中心總監(jiān)迎接：董事長(zhǎng)或執(zhí)行總裁、對(duì)應(yīng)中心總監(jiān)或分廠總經(jīng)理在工廠門口迎接。參觀：董事長(zhǎng)或執(zhí)行總裁、對(duì)應(yīng)中心總監(jiān)或分廠總經(jīng)理陪同，由主接待人員沿途介紹公司基本情況以及遠(yuǎn)景規(guī)劃，到達(dá)項(xiàng)目地后詳細(xì)介紹項(xiàng)目相關(guān)信息。用餐及酒店標(biāo)準(zhǔn)：行政部根據(jù)情況預(yù)定酒店。行政部根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的要求情況購(gòu)買禮節(jié)性禮品。B類來(lái)賓接待標(biāo)準(zhǔn)陪同人員：市場(chǎng)總監(jiān)、分廠總經(jīng)理、相關(guān)部門經(jīng)理迎接：由市場(chǎng)總監(jiān)或?qū)?yīng)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人到工廠門口、車站或機(jī)場(chǎng)迎接。參觀：市場(chǎng)總監(jiān)或?qū)?yīng)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人、分廠總經(jīng)理、相關(guān)部門經(jīng)理陪同，由主接待人員沿途介紹公司基本情況以及遠(yuǎn)景規(guī)劃。用餐及酒店標(biāo)準(zhǔn)：行政部根據(jù)情況預(yù)定酒店或業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人酌情安排。行政部根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的要求情況購(gòu)買禮節(jié)性禮品。C類來(lái)賓接待標(biāo)準(zhǔn)陪同人員：相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人、對(duì)口的部門經(jīng)理及人員迎接：由對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人或相關(guān)對(duì)口的部門經(jīng)理到公司門口、車站或機(jī)場(chǎng)迎接。參觀：由對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人或相關(guān)對(duì)口的部門經(jīng)理及人員陪同，由主接待人員介紹公司基本情況以及遠(yuǎn)景規(guī)劃。用餐及酒店標(biāo)準(zhǔn)：行政部根據(jù)情況預(yù)定酒店或業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人自行安排。D類來(lái)賓接待標(biāo)準(zhǔn)陪同人員：相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或?qū)尤藛T。參觀：相關(guān)對(duì)口的部門經(jīng)理及人員陪同。用餐標(biāo)準(zhǔn)：來(lái)賓自理或公司員工餐。接待禮儀儀表：面容清潔，衣著得體。舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。迎接來(lái)賓時(shí)：要注意把握迎候時(shí)間，提前等候于公司門口，接待人員引見介紹主賓時(shí)，要注意順序。接受名片時(shí)：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。過走廊時(shí)：通常走在客人的右前方，不時(shí)左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說(shuō)“這邊請(qǐng)”。上樓梯時(shí)：要告訴客人上幾樓，讓客人先上、先下。注意事項(xiàng)接待中涉及機(jī)要事務(wù)、重要會(huì)議，要特別注意保密，接待中既要熟練介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，嚴(yán)守本公司商業(yè)機(jī)密，對(duì)不宜攝影攝像的場(chǎng)合，應(yīng)向參觀人員說(shuō)明。接待流程圖接待流程圖接待完成，安排送別來(lái)賓了解來(lái)賓信息及