學校物業(yè)服務檔案的建立與管理

學校物業(yè)服務檔案的建立與管理目錄第一節(jié)檔案管理運作環(huán)節(jié) 1一、資料的收集 1二、資料分類整理 2三、資料歸檔管理 2四、檔案的運用 2第二節(jié)檔案資料的分類 3一、接管移交資料 3二、管理檔案資料 4管理檔案建立與管理采用先進電子計算機技術，運用計算機系統(tǒng)進行管理，通過檔案的“集中化、有序化、信息化”科學程序，運用先進的資料檢索軟件，便于相關主管單位的工作檢查和監(jiān)督，建立管理部內(nèi)部NT網(wǎng)絡，達到資源共享、合理利用的目的。在信息的收取時廣開信息渠道，存儲時做到內(nèi)容全面、豐富，收集時盡可能地完整。并樹立檔案管理的財富觀、資源觀和服務觀，使檔案管理真正為管理服務。第一節(jié)檔案管理運作環(huán)節(jié)一、資料的收集（一）設立檔案室，采取系統(tǒng)化、科學化、電腦化的先進手段，由公共事務部負責保管，直接隸屬于項目經(jīng)理室。建立相應的規(guī)章制度，對所有檔案資料進行嚴格管理。（二）資料的收集堅持內(nèi)豐富的原則，根據(jù)實體資料和信息資料的內(nèi)容，在實際工作中從需要出發(fā)，擴大信息資料的來源渠道，從時間上講是指從規(guī)劃設計到工程竣工的全部工程技術維修資料；從空間上講是指物業(yè)構(gòu)成的方方面面，大到房屋本體、公共設施，小到一草一木都有詳細的資料收集。二、資料分類整理收集后的所有信息，統(tǒng)一由檔案室集中整理。整理的重點是去偽存真，根據(jù)檔案的來源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點進行細分，做到條理清晰、分類合理。三、資料歸檔管理（一）歸檔就是按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進行科學地分類與保存。根據(jù)實際需要，學校的資料管理擬采用原始檔案和電腦雙軌制。采用多種形式的文檔儲存方式，便于原始檔案的保存，如錄像帶、膠卷、照片、圖景等。檔案組卷按不同業(yè)務性質(zhì)編號、造冊、編輯，并分柜保存，運用計算機等先進的管理手段，盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存，便于查找和調(diào)用。（二）檔案室的出室、入室都有嚴格的規(guī)定：出室必須經(jīng)管理部主管領導同意經(jīng)登記后可借出；入室時，須由專人進行檢查，如有破損，立即修復，并追究有關人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外文件，嚴防文件的流失；檔案管理員定期檢查資料保管情況，并及時補充相關技術資料歸檔保存。（三）檔案的管理環(huán)境必須做到“三防”，即防火、防潮、防變質(zhì)。四、檔案的運用采用先進的檢索軟件，建立電腦網(wǎng)絡系統(tǒng)，充分發(fā)揮檔案的貯存和使用價值。（一）外部網(wǎng)：與廣大使用人進行聯(lián)網(wǎng)，所有管理資料如：裝修資料、財務狀況等，隨時可以查閱調(diào)用，便于工作監(jiān)督和檢查。（二）內(nèi)部網(wǎng)：管理部內(nèi)部各室聯(lián)網(wǎng)，運用現(xiàn)代化辦公手段和設施，對文件進行分級管理分層使用。第二節(jié)檔案資料的分類一、接管移交資料名稱資料內(nèi)容工程建筑1.規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文；2.建筑許可證、投資許可證、開工許可證。工程技術資料1.紅線圖、總平面圖；2.地質(zhì)勘察報告、開竣工許可證、開工許可證；3.工程合同、工程預、決算；4.工程設計變更、通知及技術核算單；5.竣工圖：①單體建筑、結(jié)構(gòu)、設備竣工圖；②消防、燃氣、智能化等工程及地下管網(wǎng)竣工圖；6.房屋、消防、燃氣、智能化等工程驗收證明書；7.鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書；8.新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證明書；9.供水、供電、電梯、消防、智能化等設備的檢驗合格證書、供水、供電、電梯、消防、智能化等設備技術資料；10.砂漿、混凝土試塊、度壓報告；11.綠化工程竣工圖；12.其他技術資料。二、管理檔案資料名稱資料內(nèi)容物業(yè)資料學?；举Y料、分區(qū)資料、娛樂設施資料事務管理資料業(yè)主資料業(yè)主檔案、裝修申請、驗房交接表、發(fā)放鑰匙登記表。事務資料值班表、管理部值班記錄表。維修資料維修通知單、維修回訪記錄、維修回訪情況月統(tǒng)計表。設備管理資料公用設施保養(yǎng)維修記錄、各項機電設備保養(yǎng)、維修運行記錄、設備檢查記錄。員工管理資料員工個人資料、聘用表、