XX集團(tuán)公司采購(gòu)控制程序

中國(guó)·XXXX集團(tuán)有限公司文件編號(hào)：CT10-XX-XX-005二.1采購(gòu)控制程序頁碼：1/5版本/修訂：A/0生效日期：20071目的為使供應(yīng)商的開發(fā)和認(rèn)可得到規(guī)范化管理，確保所開發(fā)和認(rèn)可的供應(yīng)商能及時(shí)、持續(xù)穩(wěn)定地提供合格的產(chǎn)品，規(guī)范公司的采購(gòu)行為；為及時(shí)處理供應(yīng)商的反饋和投訴，提升和改善公司產(chǎn)品的品質(zhì)和服務(wù)，維護(hù)供應(yīng)商對(duì)公司的信任，特制定本程序。2適用范圍適用于本公司供應(yīng)商的開發(fā)和認(rèn)可管理，對(duì)原材料、外購(gòu)件、外協(xié)件和零件的委外加工的控制；適用于公司所有產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)問題有關(guān)供應(yīng)商的投訴處理。3參考文件《采購(gòu)合同》、《產(chǎn)品符合環(huán)保要求協(xié)議書》4定義無5職責(zé)5.1采購(gòu)科負(fù)責(zé)組織品質(zhì)、工程和開發(fā)人員對(duì)供應(yīng)商開發(fā)和認(rèn)可。5.2采購(gòu)科負(fù)責(zé)實(shí)施對(duì)原材料、外購(gòu)件（配套件、標(biāo)準(zhǔn)件）和外協(xié)件的采購(gòu)。5.3品質(zhì)部負(fù)責(zé)供應(yīng)商提供產(chǎn)品的檢(試)驗(yàn)和確認(rèn)，負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品、委外加工產(chǎn)品的檢驗(yàn)控制。5.4工程部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品、委外產(chǎn)品的供應(yīng)商品質(zhì)輔導(dǎo)。5.5采購(gòu)科負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門針對(duì)供應(yīng)商在運(yùn)作服務(wù)上的投訴，制訂糾正措施和預(yù)防措施。6工作程序6.1供應(yīng)商的開發(fā)和認(rèn)可6.1.1新增供應(yīng)商的申請(qǐng)采購(gòu)科根據(jù)生產(chǎn)/開發(fā)/品質(zhì)工程部的需要及供應(yīng)商現(xiàn)狀提出新增申請(qǐng)，并通過市場(chǎng)調(diào)查確定候選供應(yīng)商，填寫《新增供應(yīng)商申請(qǐng)單》(附錄9.1)，報(bào)物流部經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。6.1.2供應(yīng)商基本情況調(diào)查采購(gòu)科向供應(yīng)商發(fā)放《供應(yīng)商基本情況表》(附錄9.2)，并要求供應(yīng)商提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等復(fù)印件，供應(yīng)商有相關(guān)體系證書、產(chǎn)品認(rèn)證證書的，也要求提供相關(guān)復(fù)印件。6.1.3送樣檢測(cè)和試用供應(yīng)商基本情況調(diào)查通過后，采購(gòu)科提供產(chǎn)品技術(shù)、質(zhì)量要求要求供應(yīng)商送樣品（5只以上），品質(zhì)工程部對(duì)樣品進(jìn)行檢測(cè)，填上《樣品確認(rèn)報(bào)告》，合格的通知生產(chǎn)部門試裝，必要時(shí)，實(shí)驗(yàn)室對(duì)裝上其樣品的整機(jī)進(jìn)行試驗(yàn)，出具《試驗(yàn)報(bào)告》，合格的可以列入《臨時(shí)合格供應(yīng)商名錄》進(jìn)行管理。允許2次送樣，二次均不合格的，不予選擇。《樣品確認(rèn)報(bào)告》、《試驗(yàn)報(bào)告》由品質(zhì)工程部相關(guān)人員各復(fù)印一份送采購(gòu)科供參考。6.1.4現(xiàn)場(chǎng)審核(有必要時(shí))供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)審查由采購(gòu)科組織品質(zhì)工程部、開發(fā)部或其他部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核，填寫《供應(yīng)商評(píng)鑒報(bào)告》(附錄9.3)。中國(guó)·XXXX集團(tuán)有限公司文件編號(hào)：CT10-XX-XX-005二.1采購(gòu)控制程序頁碼：2/5版本/修訂：A/0生效日期：20076.1.5小批量試產(chǎn)(有必要時(shí))現(xiàn)場(chǎng)審查合格后，由采購(gòu)科通知供應(yīng)商小批量送樣（20件以上），經(jīng)品質(zhì)工程部檢驗(yàn)試驗(yàn)合格，并發(fā)到生產(chǎn)線試產(chǎn)，經(jīng)試產(chǎn)后品質(zhì)工程部出《試產(chǎn)報(bào)告》合格后可予以選擇。允許2次送樣，二次均不合格的，不予選擇?！对嚠a(chǎn)報(bào)告》復(fù)印一份交采購(gòu)科。6.1.6簽定協(xié)議書采購(gòu)科與合格供應(yīng)商簽訂《外協(xié)合作協(xié)議書》、《產(chǎn)品符合環(huán)保要求協(xié)議書》，必要時(shí)辦理法律公證手續(xù)。6.1.7合格供應(yīng)商批準(zhǔn)與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議書后，采購(gòu)科將《新增供應(yīng)商申請(qǐng)單》報(bào)給總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后列入《合格供應(yīng)商名錄》(附錄9.4)中，并發(fā)放到相關(guān)部門，作為采購(gòu)文件之一。6.1.8采購(gòu)產(chǎn)品分類：本公司料件分為A、B、C三類：A類：安全件及關(guān)鍵件直接影響產(chǎn)品使用和安全性能的料件。B類：重要料件，在產(chǎn)品生產(chǎn)過程中或是產(chǎn)品中起重要作用的料件；C類：一般料件，用于產(chǎn)品的一般零件和起輔助作用的料件。供應(yīng)商據(jù)此分為A、B、C類供應(yīng)商，并在《合格供應(yīng)商名錄》中予以確定。6.1.9認(rèn)可具體方法：6.1.9.1A1）A、B類供應(yīng)商應(yīng)提供充分的書面證明材料，可以包括以下內(nèi)容，以證實(shí)其質(zhì)量保證能力。a)質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書b)產(chǎn)品認(rèn)證證書c)供應(yīng)商產(chǎn)品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨能力等情況d)供應(yīng)商的財(cái)務(wù)狀況及服務(wù)和支持能力2）A、B類的供應(yīng)商，除提供充分的書面證明材料外，還必須需經(jīng)小批量試用，經(jīng)試用合格后才能供貨。3)A、B類供應(yīng)商必須經(jīng)現(xiàn)場(chǎng)評(píng)鑒（因路遠(yuǎn)不便、送樣質(zhì)量穩(wěn)定、已通過ISO9000體系認(rèn)證的企業(yè)可以不進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核，以傳真方式評(píng)審，并以樣品確認(rèn)報(bào)告或體系證書為依據(jù)）?，F(xiàn)場(chǎng)調(diào)查組由采購(gòu)科負(fù)責(zé)組織與供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)。調(diào)查組對(duì)供應(yīng)商體系文件、管理和產(chǎn)能、員工情況、實(shí)施情況等進(jìn)行評(píng)審，由相關(guān)部門填寫《供應(yīng)商評(píng)鑒報(bào)告》。對(duì)表上欄目不足以記明供應(yīng)商情況的，可另附紙張說明。（對(duì)供應(yīng)商判定的合格標(biāo)準(zhǔn)見《供應(yīng)商評(píng)鑒報(bào)告》附錄9.3）6.1.9.2CC類供應(yīng)商也必須經(jīng)基本情況調(diào)查及送樣檢測(cè)和試用，但不必現(xiàn)場(chǎng)評(píng)鑒。6.2采購(gòu)與委外加工6.采購(gòu)科接到計(jì)劃科發(fā)放的《旬生產(chǎn)及采購(gòu)計(jì)劃表》，根據(jù)計(jì)劃表采購(gòu)科安排相關(guān)采購(gòu)員跟催料中國(guó)·XXXX集團(tuán)有限公司文件編號(hào)：CT10-XX-XX-005二.1采購(gòu)控制程序頁碼：3/5版本/修訂：A/0生效日期：2007件。其中有由于本司無相關(guān)設(shè)備（或設(shè)備不足，生產(chǎn)能力不足夠）需要掃托外協(xié)加工的，由計(jì)劃科科長(zhǎng)開具《委外工單》（附錄9.9）,轉(zhuǎn)交采購(gòu)科。6.2.2采購(gòu)訂單與委外工單的下放6.2.2.1根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃安排，采購(gòu)員對(duì)照公司《合格供應(yīng)商名錄》，編制各供應(yīng)商的《采購(gòu)訂單》(附錄9.5)。經(jīng)采購(gòu)主管審批后向各相關(guān)供應(yīng)商發(fā)放；委外工單根據(jù)《委外工單》要求，向各相關(guān)委外供應(yīng)商發(fā)放。對(duì)于列入公司《合格供應(yīng)商名錄》的供應(yīng)商，均要求與我公司簽定《外協(xié)合作協(xié)議書》、《產(chǎn)品符合環(huán)保要求協(xié)議書》，每份訂單都須按《外協(xié)合作協(xié)議書》、《產(chǎn)品符合環(huán)保要求協(xié)議書》要求執(zhí)行。對(duì)于采購(gòu)數(shù)量，采購(gòu)料件名稱、型號(hào)規(guī)格，交貨日期，交貨地點(diǎn)，交貨方式等具體要求在采購(gòu)訂單中明確。對(duì)于采購(gòu)數(shù)量控制，要求供應(yīng)商都要按合同中關(guān)于采購(gòu)數(shù)量要求送交采購(gòu)數(shù)量。6.2.2.2特殊情況采購(gòu)：a)特殊情況的采購(gòu)僅限于對(duì)C類料件的采購(gòu)，對(duì)于A、B類料件需要采購(gòu)科做好供應(yīng)商儲(chǔ)備工作。b)對(duì)無法在《合格供應(yīng)商名錄》中采購(gòu)到所需的物料而需更換采購(gòu)廠家時(shí)，相關(guān)部門填寫《采購(gòu)訂單》經(jīng)采購(gòu)科長(zhǎng)審核，報(bào)物流部經(jīng)理復(fù)核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可實(shí)施采購(gòu)。c)特殊情況采購(gòu)僅適用于限定數(shù)量或時(shí)間內(nèi)。若使用情況良好，則可以按供方選擇、評(píng)定的要求，經(jīng)過評(píng)定，符合條件者進(jìn)入《合格供應(yīng)商名錄》。6.2.2.3發(fā)放訂單后，采購(gòu)員及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，讓供應(yīng)商確認(rèn)回簽，確保訂單及時(shí)落實(shí)。若供應(yīng)商在收到訂單24小時(shí)內(nèi)未簽收回復(fù)，公司視做供應(yīng)商默認(rèn)，逾期未交貨將按本司《供應(yīng)商管理辦法》處理。6.2.3采購(gòu)訂單跟催a)采購(gòu)科相關(guān)人員在下采購(gòu)訂單后做好訂單跟催工作。b)對(duì)于供應(yīng)商未能在訂單交期之前交貨的，采購(gòu)員要及時(shí)向供應(yīng)商了解、跟催，對(duì)于不能及時(shí)解決的，需要馬上向采購(gòu)科長(zhǎng)報(bào)告。c)要求供應(yīng)商在生產(chǎn)中出現(xiàn)異常情況可能會(huì)影響交期時(shí)，需馬上向采購(gòu)員報(bào)告，以便及時(shí)協(xié)商解決。d)欠料跟催：接到倉(cāng)庫的欠料報(bào)告，及時(shí)向供應(yīng)商跟催，并在每天欠料協(xié)調(diào)會(huì)上報(bào)告協(xié)調(diào)。6.2.4安排采購(gòu)產(chǎn)品檢驗(yàn)驗(yàn)證和報(bào)表6.2.4.1一般采購(gòu)產(chǎn)品檢驗(yàn)驗(yàn)證在在本公司內(nèi)進(jìn)行。供應(yīng)商送貨到本公司，采購(gòu)科收到供應(yīng)商的送貨單后，給予開《供應(yīng)商送貨檢驗(yàn)通知單》(附錄9.7)或《委外供應(yīng)商送貨檢驗(yàn)通知單》(附錄9.11)，由進(jìn)料檢驗(yàn)組負(fù)責(zé)檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格的由倉(cāng)庫辦理入庫手續(xù)。檢驗(yàn)不合格需要退貨處理的，由采購(gòu)員通知供應(yīng)商和物控科，物控科給予開《驗(yàn)退件退回單》，供應(yīng)商簽收,辦理退貨手續(xù)。若因不合格而需要特采的，采購(gòu)員填寫《特采申請(qǐng)單》(附錄9.8)，具體按《不合格品控制程序》處理。6.2.4.2當(dāng)本公司需要或客戶要求在供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)處進(jìn)行采購(gòu)產(chǎn)品檢驗(yàn)驗(yàn)證時(shí)，采購(gòu)科在采購(gòu)訂單中或其他相關(guān)協(xié)議中必須明確對(duì)擬檢驗(yàn)驗(yàn)證的安排和產(chǎn)品放行的方法的規(guī)定。中國(guó)·XXXX集團(tuán)有限公司文件編號(hào)：CT10-XX-XX-005二.1采購(gòu)控制程序頁碼：4/5版本/修訂：A/0生效日期：20076.2.5采購(gòu)訂單的更改采購(gòu)訂單有更改的，采購(gòu)員要重新發(fā)放采購(gòu)訂單，并通知原采購(gòu)訂單作廢。6.3供應(yīng)商投訴處理6.3.1供應(yīng)商投訴信息的接收處理采購(gòu)科接到供應(yīng)商的投訴信息，采購(gòu)員將投訴的詳細(xì)內(nèi)容，填寫《供應(yīng)商投訴記錄單》(附錄9.12)轉(zhuǎn)交給采購(gòu)科科長(zhǎng)，經(jīng)審核和確認(rèn)改善部門后，由采購(gòu)科將供應(yīng)商的投訴發(fā)放給品質(zhì)工程部和相關(guān)改善部門。6.3.2調(diào)查、分析并制定改善方案6.3.2.1針對(duì)供應(yīng)商在運(yùn)作服務(wù)上的投訴，由采購(gòu)科負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門(根據(jù)需要)對(duì)供應(yīng)商的投訴內(nèi)容進(jìn)行分析原因，制訂糾正措施和預(yù)防措施。6.3.2.2針對(duì)供應(yīng)商在產(chǎn)品品質(zhì)和模具上的投訴，由品質(zhì)工程部組織相關(guān)部門(根據(jù)需要)對(duì)供應(yīng)商的投訴內(nèi)容進(jìn)行分析原因，制訂糾正措施和預(yù)防措施，并由品質(zhì)工程部將分析和改善方案反饋給采購(gòu)科。6.3.3改善方案的實(shí)施6.3.3.1采購(gòu)科負(fù)責(zé)分析和改善方案及時(shí)反饋給供應(yīng)商。6.3.3.2相關(guān)責(zé)任部門按制訂的糾正預(yù)防措施，實(shí)施改善方案。6.3.4跟蹤檢查針對(duì)運(yùn)作服務(wù)上的投訴及在產(chǎn)品品質(zhì)和模具上的投訴，統(tǒng)一由采購(gòu)科對(duì)糾正預(yù)防措施的實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤檢查，并在《供應(yīng)商投訴記錄》上做好相關(guān)記錄。對(duì)于改善的結(jié)果報(bào)經(jīng)總經(jīng)理審批。6.3.5反饋供應(yīng)商采購(gòu)員對(duì)經(jīng)總經(jīng)理審批的改善的結(jié)果及時(shí)反饋給供應(yīng)商，并由供應(yīng)商反饋意見，確保供應(yīng)商滿意。如果不滿意，則公司還需進(jìn)行改善。若公司內(nèi)部評(píng)定無法改善達(dá)到要求，則報(bào)公司總經(jīng)理審批改善結(jié)果。6.3.6投訴結(jié)案供應(yīng)商對(duì)改善結(jié)果滿意即可結(jié)案處理。或經(jīng)公司內(nèi)部評(píng)定無法達(dá)到要求，報(bào)公司總經(jīng)理審批結(jié)案。6.3.7資料歸檔6.3.7.1結(jié)案后采購(gòu)科把投訴記錄登記在《供應(yīng)商投訴一覽表》(附錄9.13)中。6.3.7.2《供應(yīng)商投訴記錄單》的編號(hào)方法：年份+月份+日期+兩位流水碼如:年份：2006年為06；月份：8月份為08；日期：9日為09；兩位流水號(hào)為01-99中國(guó)·XXXX集團(tuán)有限公司文件編