會議策劃的基本內(nèi)容第4章

會議策劃的基本內(nèi)容第4章第四章會議策劃與組織

學習目標

主要內(nèi)容

本章小結(jié)

思考與練習下一頁2學習目標——明確會議的概念、種類和構(gòu)成要素。了解會議策劃的基本內(nèi)容。掌握會議的組織與實施掌握會議策劃專業(yè)知識的同時，能夠?qū)W會完整的策劃和組織一次會議下一頁3主要內(nèi)容第一節(jié)會議概述第二節(jié)會議策劃的基本內(nèi)容第三節(jié)會議的組織與實施下一頁4導入案例提升會議品牌的七大戰(zhàn)略1、選擇優(yōu)秀的會議策劃者2、請委員會做參謀，而不是做計劃3、選擇合適的設(shè)施4、發(fā)現(xiàn)或者培訓優(yōu)秀的演講者5、讓參會者做好充分的準備6、讓演講者準備的更充分一些7、充分利用網(wǎng)絡(luò)提示：舉辦會議能否取得成功，首先取決于會議的策劃工作如何下一頁5第一節(jié)會議的概述一、會議的概念二、會議的類型三、會議的構(gòu)成要素下一頁6一、會議的概念會議------指三個人或三個人以上參與的、有組織、有目的的一種短時間聚集的集體活動方式。下一頁7會議的表現(xiàn)形式很多，只要是在一定時間內(nèi)有目的、有組織地把有關(guān)人員召集起來，傳遞信息、協(xié)商事項、研究問題、布置工作、交流經(jīng)驗等等，都可說是會議。

在競爭激烈的當今社會，每天都在進行著各種繁多的會議活動，從國家之間的大會議到家庭內(nèi)部的小會議。會議已經(jīng)成為人們相互溝通的生活形態(tài)，無論是面對面、透過電子媒體，或是透過衛(wèi)星，它已經(jīng)深刻地影響著我們的生活，也在生活中留下許多記憶。下一頁8會議是一種群體性的社會活動，個人的看法或想法往往有其片面性和局限性，假如將看法或想法各異的多數(shù)人聚集起來，通過交流和溝通，解決問題的角度就會呈現(xiàn)多元化。會議是一種目的性很強的社交活動，會議的籌劃和實施均圍繞著會議的目的和主題來進行。任何一個會議都是為了滿足一定的客觀需要、解決現(xiàn)實生活中一定的實際矛盾或問題而舉行的。下一頁9（一）按照會議主辦單位劃分1、公司類會議會議主辦者為一家企業(yè)或多家同行業(yè)、同類型及行業(yè)相關(guān)的企業(yè)的會議活動。2、協(xié)會類會議會議主辦者為由具有共同興趣和利益的專業(yè)人員或機構(gòu)組成的社團組織的會議活動。3、其它組織會議不能歸于以上兩類的會議活動二、會議的類型10（二）按照會議活動的特征劃分1、商務(wù)型會議為了企業(yè)的業(yè)務(wù)和管理工作發(fā)展的需要而進行的會議活動。2、度假型會議企業(yè)等組織機構(gòu)利用周末假期組織員工邊度假休閑，邊參加會議的會議活動。3、文化交流型會議各種民間和政府單位組織的以跨區(qū)域的文化學習交流為主的會議活動，常以考察、交流等形式出現(xiàn)。下一頁114、專業(yè)學術(shù)型會議某一領(lǐng)域具有一定專業(yè)技術(shù)的專家學者參加的會議活動，主要表現(xiàn)為專題研究會、學術(shù)報告會、專家評審會等。5、政治型會議國際政治組織、國家和地方政府為某一政治議題而開展的會議活動。一般采取大會和分組討論等形式。6、培訓型會議用一個會期對某類專業(yè)人員進行有關(guān)業(yè)務(wù)知識方面的技能訓練或新觀念、新知識方面的理論培訓的會議活動。一般采用講座、討論、演示等形式。下一頁12（三）按照會議的性質(zhì)劃分1、論壇式會議采取論壇會議形式的會議活動。論壇一般由小組組長或演講者來主持，有許多聽眾參與，各種各樣的問題分別由小組組長和聽眾提出討論，兩個或更多的發(fā)言人可以就各自的不同意見向聽眾進行闡述，會議主席將總結(jié)各方意見并引導討論，聽眾可以提出各自的問題。論壇的特點是反復深入的討論。2、研討式會議采用研討會形式的會議活動。研討會一般由一些個人或?qū)ｉT小組做示范講解，一定數(shù)量的聽眾會參與討論。相對論壇而言，研討會更正規(guī)，會議中觀點和意見的交流較少。專題討論會、座談會、進修會、講習會、講座、演講等也屬于研討會形式。下一頁133、報告式會議采取報告會形式的會議活動。報告會通常由個人或?qū)ｉT小組進行專題講演，一般不存在討論，更加正式，組織也更加嚴密。傳達會、表彰會、紀念會、動員大會等也屬于報告會形式。下一頁14（四）按照會議的規(guī)模劃分1、小型會議與會人數(shù)少于100人的會議活動。2、中型會議與會人數(shù)在100至1000人之間的會議活動。3、大型會議與會人數(shù)在1000至10000人之間的會議活動。4、特大型會議與會人數(shù)在10000人以上的會議活動。下一頁15（五）按照會議代表的類型劃分1、會員會議會議代表主要為會議主辦者的會員的會議活動。其主辦者主要是各類協(xié)會。雖然與會者并不局限于會員，但會員是與會者的核心部分。2、內(nèi)部成員會議會議代表主要為會議主辦者的內(nèi)部成員（如員工、股東等）的會議活動。其主辦者主要有企業(yè)、政府機構(gòu)等。下一頁163、業(yè)務(wù)關(guān)系人員會議會議代表主要為與會議主辦者存在業(yè)務(wù)關(guān)系的人員（如客戶、代理商等）的會議活動。其主辦者一般為企業(yè)，企業(yè)的管理人員和員工等也同時參加會議。4、公眾會議許多會議主辦者是為公眾舉行會議，這種會議代表主要為社會公眾的會議活動即公眾會議。其主辦者可以是政府、社會團體、企業(yè)等。又可分為贏利性和非贏利性兩種。政府機構(gòu)和社會團體傾向于舉行非贏利性的公眾會議。下一頁17（六）按照會議代表的范圍劃分1、國內(nèi)會議會議代表均來自會議舉辦國的會議活動。一般又分為全國性會議和地方性會議。2、國際會議會議代表來自不同國家的會議活動。一般又分為全球性會議和區(qū)域性會議。根據(jù)ICCA（國際會議協(xié)會）的定義標準，只有與會人數(shù)在50人以上，至少在3個國家輪流舉行的固定性國際會議才被納入國際會議活動的統(tǒng)計范圍下一頁18（七）按照會議舉辦時間的特點劃分1、固定性會議按照規(guī)定的時間定期開展的會議活動。主要形式有年會、例會等，具有周期性的特點。2、非固定性會議按照實際情況的需要適時開展的會議活動，具有不定期和靈活性的特點。此外，還可以按照會議的主題來劃分，如醫(yī)藥類會議、科學類會議、工業(yè)類會議、技術(shù)類會議、教育類會議、農(nóng)業(yè)類會議，等等。下一頁19-

年會：

可以是公司股東大會，也可能是行業(yè)協(xié)會每年一次的會員大會。商務(wù)（公司）會議的類型-

研討會：是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會議。研討會一般會讓與會者相互之間充分交流.-

銷售會議：一般是為了宣布開始銷售某種產(chǎn)品或銷售期限。例如季度銷售會議，或者是對前一個銷售期間進行總結(jié)和表彰。-

產(chǎn)品發(fā)布會：是為了向?qū)I(yè)群體和消費者介紹和推廣某一新產(chǎn)品。交流并有意見反饋。-

專業(yè)會議：是就某個領(lǐng)域的問題進行討論、咨詢和交流信息而召開的會議。一般包括主會和討論問題、解決問題的小組會議。

-

獎勵會議：是為了員工分銷商或客戶的出色工作表現(xiàn)進行表彰獎勵。-

培訓會議：一般要用至少一天，多則幾周時間開展培訓活動的會議。20會展新市場——公司年會21三、會議的構(gòu)成要素返回會議目的會議地點會議主辦者會議形式與會議有關(guān)的人員

會議時間22

（一）會議目的是會議議題、內(nèi)容，是會議要商議和解決的問題。（二）會議地點可分成若干個會場，既有主會場，也有分會場。表選擇會議地點時需考慮的因素及各因素的重要程度返回23（三）會議主辦者是會議活動的具體組織者。會議主辦者的選擇，有如下幾種情況：1、國際會議，采取申辦競爭程序來確定主辦者。如：奧運會、世博會等。2、經(jīng)常性會議或例會，每一個成員都有主辦會議的權(quán)利和義務(wù)。輪流主辦。如：亞太經(jīng)合組織。3.主辦者有發(fā)起者承擔。如:國際性的學術(shù)會議。一般會議的主辦者就是會議的承辦者。24（四）與會議有關(guān)的人員1、與會人員指與會議主題、會議目標的實現(xiàn)有關(guān)聯(lián)的人。2、秘書人員3、服務(wù)人員一些心理學家通過實驗得出結(jié)論：一個人的外表魅力指數(shù)與他人再次與之相見的相關(guān)系數(shù)為0.89。4、四種特殊類型的與會人員（1）國際與會人員（2）行為障礙者（3）老年與會者（4）貴賓25（五）會議時間基本原則：適時開會（六）會議形式用以達到會議效果的手段，包括活動式樣、傳遞方式、會場布置等方面。會議性質(zhì)與目的不同，與會人員不同，會議形式就不同。26第二節(jié)會議策劃的基本內(nèi)容一、明確會議的目標1、明確會議的總體目標2、明確會議的具體目標3、確定會議目標要考慮的幾個問題27二、確定會議形式三、選擇會議時間應(yīng)考慮交通、茶歇和會場布置等事項。上午8:00—10:30下午3:00—5:00是會議最可能取得高效率的時間段。28四、會議地點的選擇決定會議能否成功舉辦的關(guān)鍵因素之一。（一）會議地點的類型1.賓館飯店會議目的地的選擇要素中，比較重要的因素就是接待會議的飯店和設(shè)施。29四、會議地點的選擇決定會議能否成功舉辦的關(guān)鍵因素之一。（一）會議地點的類型2.會議中心國際協(xié)會定義的會議中心要具備幾個條件：（1）有60%的業(yè)務(wù)來自會議；（2）提供會議所需的全部設(shè)施，包括功能性房間、各類設(shè)備、臥室、餐廳以及娛樂區(qū)；（3）擁有能夠隨時為會議承辦者和與會者提供幫助的專業(yè)人士。3.大專院校能夠提供較先進的會議設(shè)施。經(jīng)濟、高效、實惠，空間范圍大。30四、會議地點的選擇決定會議能否成功舉辦的關(guān)鍵因素之一。（一）會議地點的類型4.療養(yǎng)地和主題公園能給與會者提供更多的康樂設(shè)施。31四、會議地點的選擇決定會議能否成功舉辦的關(guān)鍵因素之一。（一）會議地點的類型5.公共建筑各級政府所有或經(jīng)營的建筑出租。6.協(xié)會和公司內(nèi)部的會議地點可以使用公司內(nèi)部場地。輪船也可以作為會議地點。32四、會議地點的選擇決定會議能否成功舉辦的關(guān)鍵因素之一。（二）選擇會議地點要考慮的因素1.地理位置首先考慮會議是在國內(nèi)還是國外；其次是費用預算。2.交通方便與會者參加。節(jié)省時間和財力。3.季節(jié)和氣候春秋兩季最適宜舉辦會議。季節(jié)的選擇要符合會議主題。如：沖浪的會議、滑雪的會議等。33（三）選擇會議場所要考慮的因素1.客房的數(shù)量、類型和內(nèi)部設(shè)施條件要有足夠的客房容納與會者。還要清楚客房的類型。2.服務(wù)水平服務(wù)者應(yīng)接受一定的培訓。3.娛樂和健身設(shè)施組織者要進行實地考察。4.公共設(shè)施（1）洗手間：洗手間反映了會議舉辦國的道德水準和文明程度（2）電梯（3）安全設(shè)施（4）是否能滿足與會的行為障礙者的特殊需求5.會議場所的費用34第三節(jié)會議的組織與實施一、會議前的組織與實施會前的準備工作充分與否，直接影響到會議的效果與質(zhì)量。（一）會前協(xié)調(diào)會一是表達會議主辦者、承辦者的意圖；二是使工作人員都詳細了解自己的工作內(nèi)容與責任。需要協(xié)調(diào)的人員及工作：（1）場地人員（2）指示標志制作（3）工作人員工作時間表和注意事項。35（二）設(shè)立秘書處與運送會議資料1.設(shè)立秘書處是籌備會議前設(shè)立，主要是對外聯(lián)絡(luò)的窗口并統(tǒng)籌處理所有相關(guān)事宜。秘書處的主要工作包括：（1）接聽及留言。（2）文書作業(yè)。（3）聯(lián)絡(luò)交通或餐飲事宜。（4）接待。（5）協(xié)助支持報到事宜。（6）物資供應(yīng)。（7）危機事件處理。（8）一般事務(wù)的協(xié)助。2.運送會議資料36（三）報到程序與現(xiàn)場溝通1.報到程序

報到程序要簡便，并提供多種方式。2.現(xiàn)場溝通（四）制發(fā)會議通知是向與會者傳遞會議信息的載體，是會議組織者同與會者之間會前溝通的重要渠道。1.內(nèi)容（1）會議名稱。（2）主辦者。（3）會議內(nèi)容。（4）參加對象。（5）會議時間。（6）會議地點。（7）其他事項。（8）聯(lián)絡(luò)信息372.回執(zhí)或報名表是否參加會議以及個人信息寄回會議籌備機構(gòu)。3.會議通知的種類和方式（1）種類按性質(zhì)分：預備性通知和正式通知預備性通知先于正式通知發(fā)出，主要是請與會者事先做好參加會議準備。按通知的名稱分：會議通知、邀請信（函、書）、請柬、海報、公告等。會議通知：會議的法定成員。邀請函：發(fā)送單位是不受本部門職權(quán)所制約的單位及個人。如：學術(shù)會議。請柬：上級領(lǐng)導、社會人士、兄弟單位等。如：開幕式、簽字儀式等。海報：公開性的。如：自由參加的學術(shù)報告會。公告：專門用于股份公司召開股東大會。（2）方式當面告知、打、發(fā)、郵寄、招貼、廣播、登報等。可根據(jù)會議性質(zhì)、參加者的范圍、時間的緩急和保密要求等選擇適當?shù)姆绞?，可以同時使用兩種以上的方式。38（五）制作會議證件使用目的：對會議進行管理、便于相互辨認、聯(lián)系和交流、統(tǒng)計到會人數(shù)、保證會場安全等1.類別

主要有出席證件和工作過證件。（1）代表證：規(guī)格最高的證件，發(fā)給正式代表。（2）出席證：發(fā)給出席者。可參加會議及會議組織的各種活動。（3）列席證：無表決權(quán)。（4）來賓證：發(fā)給會議的特邀代表和嘉賓。（5）簽到證：發(fā)給出席會議的代表。一次一證。（6）工作證（7）記者證（8）通行證

39（五）制作會議證件使用目的：對會議進行管理、便于相互辨認、聯(lián)系和交流、統(tǒng)計到會人數(shù)、保證會場安全等2.格式會議證件主要包括以下內(nèi)容：（1）會議名稱：必須寫全稱。（2）會徽（3）持證者的姓名（4）照片：通常是半身免冠照片。（5）證件類別（6）組別或代表團名稱（7）證件編號（8）會議日期（9）涉外會議證可用中文和外文兩種文字，外文排在中文下方。

40414243（六）準備會議文件與材料按文件的性質(zhì)和功能可分為：主旨文書（大會報告、領(lǐng)導講話、開幕詞、閉幕詞、主持詞、決議草案等）、議案文書（我國人大、政協(xié)會議提交審議的議案、議案說明等）、事務(wù)文書（會議細則、代表須知、日程安排、代表名單、選舉辦法等）、議決文書（會議綱要、決議、公報等）和信息文書。1.主持詞要嚴肅準確、具有宣告性、文字要簡明扼要、盡量口語化。2.開幕詞通常由主辦方身份最高的領(lǐng)導人致開幕詞。3.閉幕詞4.講話稿話題要集中，言簡意賅，不能內(nèi)容過多。

44（七）準備會議的物品與設(shè)施會議的目的、方式和手段不同，所需的會議用品和設(shè)施也不同。主要包括：1.會場基本設(shè)施如桌椅、照明電器、衛(wèi)生用具、消防設(shè)施等。2.會場裝飾用品如會標、旗幟、花卉、標語口號等。3.會場視聽器材如擴音機、投影儀、同聲翻譯系統(tǒng)等。4.會議通信設(shè)施如機、機、電腦以及通訊網(wǎng)絡(luò)設(shè)施。5.常用文具印刷設(shè)備如筆、紙、打字機、打印機等。6.交通工具如轎車、客車等。7.會議專門用品8.生活衛(wèi)生用品45（八）預算和籌集會議經(jīng)費會議的性質(zhì)和類型不同，經(jīng)費的來源也不同。主要來源包括：1.行政事業(yè)經(jīng)費撥款2.主辦者分擔3.與會者分擔個人費用4.社會贊助5.轉(zhuǎn)讓無形資產(chǎn)使用權(quán)（九）會場布置根本目的在于創(chuàng)設(shè)與會議主題、性質(zhì)相適應(yīng)的會場氣氛，確保會議的需要，體現(xiàn)會議的有序性，從而有利于實現(xiàn)會議的目標。1.會場座位格局設(shè)計和安排462.座區(qū)劃分與座位排列一般采用的方法：（1）按與會者的資格劃分和排列正式代表的座區(qū)在前或居中，列席代表安排在后排或兩側(cè)。（2）按團組劃分和排列國際會議按與會國家英文名稱首字母順序排列按法定的順序排列按代表團、小組、單位名稱第一個字的筆畫數(shù)確定。④根據(jù)協(xié)商達成的約定排列。（3）按代表資格和團組順序混合排列473.會場裝飾是運用文字、圖案、色彩和實物等裝飾物烘托會場氣氛的手段。主要內(nèi)容有：（1）會標以會議名稱為主要內(nèi)容的會議信息的文字性標志。（2）會徽體現(xiàn)或象征會議精神的圖案性標志。（3）標語把會議的口號用醒目的書面形式張貼或懸掛起來，就是會議的標語。

廣告口號不宜超過13個字，否則接受度明顯下降。483.會場裝飾是運用文字、圖案、色彩和實物等裝飾物烘托會場氣氛的手段。主要內(nèi)容有：（4）旗幟

國旗的懸掛以橫掛為標準面向場地的右旗桿為主桿彩旗的懸掛七色彩旗可以是長方形、正方形、三角形等形式。紅旗的懸掛一般插放8~10面，在徽銘的左右各以45度角斜插4~5面。（5）植物和花卉主席臺和會場入口處：植物和花卉的高矮、大小、粗細、種類、疏密、顏色搭配等要適度，一步擋住臺上和臺下視線、不妨礙人員行走、不影響頒發(fā)禮物以及不妨礙有關(guān)的設(shè)備移動等為原則。（6）燈光一般情況下使用白熾燈和日光燈作為會場的照明光源。

494.主席臺的布置（1）主席臺的座位格局一般采取橫式?？梢允且慌乓部梢允嵌嗯拧＃?）講臺一般情況下，講臺只設(shè)一個，可以設(shè)在中央也可以設(shè)在右側(cè)（以主席臺的朝向作為準）。（3）話筒（4）休息室（5）主席臺的座次安排國內(nèi)做法：嚴格按照會議領(lǐng)導機構(gòu)事先確定的名單次序安排座次，身份最高的領(lǐng)導人安排與主席臺前排中央就座，其他的按照先左后右，一左一右順序排列。

505152（5）主席臺的座次安排國際會議做法：一般以對方提供的正式名單上的身份和職務(wù)高低的次序為依據(jù)，不分國家大小；或按決定應(yīng)邀出席活動的答復時間先后排列；或者是代表團抵達活動地點的時間先后排列。5.座位標志指引與會者就坐的各種標志。（1）座次圖可張貼懸掛于會場入口處，主席臺的則懸掛于休息室。（2）指示牌（3）座位號標志（4）團組標志（5）席卡（十）會前檢查

53二、會議中的組織管理會中工作主要包括接待、餐飲安排、交通、社會娛樂活動的安排、展覽、突發(fā)性事件處理等。（一）會議報到精心對報到處的布局進行設(shè)計。選擇適當?shù)呐抨牱绞?。保證充足的燈光和空間。在會場入口處放指示牌。做好貴賓的接待工作。（二）入住和退房在會前應(yīng)通知與會者可入住和退房的具體時間。（三）發(fā)言人的接待54（四）會議期間特殊事件的處理1.記者會的安排記者會一般在會前兩三天召開。2.緊急事件的處理（1）緊急醫(yī)療（2）衛(wèi)生問題：飲食衛(wèi)生和環(huán)境衛(wèi)生。（3）火災（4）簽證問題（5）盜竊三、會議的后續(xù)組織工作清理會場、歸還所借物品、財務(wù)結(jié)算、安排與會人員離場、會后文書整理等工作?？偨Y(jié)經(jīng)驗教訓，找出問題并根據(jù)反饋的意見改進工作。55本章小結(jié)本章的主要內(nèi)容是會議的概念、種類和構(gòu)成要素，會議策劃的基本內(nèi)容，會議的組織與實施等。在掌握會議策劃專業(yè)知識的同時，學習者要能夠完整的策劃和組織一次會議。56課后思考1、會議地址的選擇要考慮哪幾方面的問題？如何選擇會議時間？2、就大型國際學術(shù)會議而言，會前的準備工作有哪些？3、會議的構(gòu)成要素包括什么？5758第一節(jié)會展目標選擇一、會展目標------

是鼓勵他人參與會展活動的主要原因，也是舉辦某個會展的宗旨。以引人注目的方式，強調(diào)會展效益，特別是會展能夠給予參加者的效益。下一頁59二、會展目標的定位會展目標的定位是會展目標的具體體現(xiàn)。根據(jù)內(nèi)容具體可分為：會議、展覽和世界博覽會。（一）會議定位：明確會議的目標，突出會議的宗旨，并以一種簡潔明了的方式表達出來，以吸引參加者，或表明這個會議的宗旨。下一頁60會議是一種群體性的社會活動，個人的看法或想法往往有其片面性和局限性，假如將看法或想法各異的多數(shù)人聚集起來，通過交流和溝通，解決問題的角度就會呈現(xiàn)多元化。會議是一種目的性很強的社交活動，會議的籌劃和實施均圍繞著會議的目的和主題來進行。任何一個會議都是為了滿足一定的客觀需要、解決現(xiàn)實生活中一定的實際矛盾或問題而舉行的。下一頁61威斯特伐利亞會議

1618年5月23日捷克首都布拉格的新教徒發(fā)動起義，沖進王宮，制造了“擲出窗外事件”，標志著三十年戰(zhàn)爭正式爆發(fā)。

這場戰(zhàn)爭由于外國勢力的卷入，戰(zhàn)爭規(guī)模迅即擴大，從德意志內(nèi)戰(zhàn)演變成全歐性戰(zhàn)爭。戰(zhàn)爭以德意志新教諸侯、法國、瑞典、丹麥為一方，以德意志天主教諸侯，神圣羅馬帝國皇帝、西班牙、奧地利為另一方。雙方交戰(zhàn)20多年，消耗巨大，都無力取勝，表示愿意舉行和談。經(jīng)協(xié)商和談在威斯特伐利亞省的閔斯特和奧斯納布魯克兩個相鄰的城鎮(zhèn)同時展開。談判期間，雙方的軍事行動仍未停止，和談延續(xù)了5年之久，直到1648年10月24才簽訂了和約，三十年戰(zhàn)爭宣告結(jié)束。621814年，美泉宮成了維也納議會召開馬拉松會議的地方。歐洲各國的政治領(lǐng)袖們在這里渡過了一年多的奢華生活奧地利維也納美泉宮63

2005.1.27，在瑞士東部城市達沃斯，（從左至右）美國前總統(tǒng)克林頓、美國微軟公司總裁比爾·蓋茨、南非總統(tǒng)姆貝基、英國首相布萊爾、愛爾蘭歌手博諾和尼日利亞總統(tǒng)奧巴桑喬在參加2005年世界經(jīng)濟論壇年會非洲會議前合影。本屆世界經(jīng)濟論壇年會于26日至30日在此召開，其主題是“為艱難抉擇承擔責任”，共有2000多名代表參加。642005年1月26日，在巴西南部的阿雷格里港，世界社會論壇的的開幕游行。第五屆世界社會論壇于當日開幕。該論壇是與瑞士達沃斯世界經(jīng)濟論壇相對立、由全世界非政府組織、知識分子和社會團體代表參加的大型會議。論壇反對由自由市場控制的全球化以及“新自由主義的過分做法導致的災難、不平等和不公正現(xiàn)象”。它與世界經(jīng)濟論壇的最大區(qū)別是更加開放，與會代表不管持何思想，來自何階層，都可以自由討論與全球化有關(guān)的問題。歷史上規(guī)模最大的國際會議65

2005世界社會論壇年會被稱為歷史上規(guī)模最大的國際會議。據(jù)組委會介紹，共有來自135個國家的15萬各界人士與會，其中包括巴西總統(tǒng)盧拉、委內(nèi)瑞拉總統(tǒng)查韋斯以及許多國際知名人士。在為期6天的年會期間，與會者就維護和平、消除貧困、普及教育、保護弱勢階層權(quán)益、新的社會經(jīng)濟發(fā)展模式等問題進行了廣泛的討論。巴西總統(tǒng)呼吁反貧困66世界各地的青年是這次論壇的生力軍67二、會展目標的定位會展目標的定位是會展目標的具體體現(xiàn)。根據(jù)內(nèi)容具體可分為：會議、展覽和世界博覽會。（二）展覽展覽分為綜合性展覽和專業(yè)性展覽。1、綜合性展覽目標：全方位、多角度表現(xiàn)在：展覽題材多樣；展覽內(nèi)容豐富；展出商品新穎下一頁682、專業(yè)性展覽目標：引導新興行業(yè)的發(fā)展潮流，壯大成熟行業(yè)的消費隊伍，發(fā)掘參展行業(yè)的閃光點，吸引專業(yè)觀眾的興趣。表現(xiàn)在：展示內(nèi)容的專業(yè)性和導向性；參展商和觀眾的專業(yè)性和確定性下一頁69707172二、會展目標的定位（三）世界博覽會

目標：通過參展方的活動策劃來達到預定的目標表現(xiàn)在：直接促進經(jīng)濟貿(mào)易交流；促進參展國的旅游業(yè)發(fā)展；提升參展國的總體形象；維護一種政治理念；維護和支持與主題相關(guān)的觀點；促進某一項具體事件的發(fā)展等。下一頁73上海世博會的世博軸741988年世界博覽會里斯本的水族箱75二、會展目標的確定的原則（一）前瞻性了解參加者的興趣所在（二）獨特性展示與眾不同（三）綜合性避免單一目標下一頁76第二節(jié)會展主題策劃一、會展主題------

是會展目標的具體化。是會展的主題思想，是會展的靈魂，是具體解釋會展目標的執(zhí)行者。下一頁77二、會展主題和會展主題策劃概念（一）會展主題是整個會展活動過程所反映的政治、經(jīng)濟、科學文化等社會生活內(nèi)容的中心思想，也稱為會展主題思想。（二）會展主題策劃是選擇和確定會展主題并圍繞主題策劃會展活動的過程。78（三）會展主題策劃應(yīng)避免的幾種傾向1、同一化會展主題若與其他主題類似，容易使公眾混淆不清。2、擴散化會展主題可以是一個也可以是幾個，但絕不能沒有主題，也不能有太多的主題，太多的主題意味著沒有主題。3、共有化會展主題沒有鮮明個性，同一主題有時為一個策劃服務(wù)，有時為另一個策劃服務(wù)。79第三節(jié)會展主題的類型一、會展主題和參展主題按照主辦者的不同，可以分為會展主題和參展主題。

例如：一個區(qū)域性的兒童圖書、游戲及玩具零售展。主辦者確定會展主題為：“不僅僅是個故事”。某一參展出版商根據(jù)自己的產(chǎn)品確定參展主題為：“快活的小晶晶和小貝貝”。

下一頁80二、主題和亞主題

按照主題層次的不同，可以分為主題和亞主題。

例如：2005年日本愛知世博會主題是：“自然的睿智”，亞主題是分為三個：“自然的模型、生活的藝術(shù)、生態(tài)區(qū)的開發(fā)”。

下一頁81二、主題和亞主題

按照主題層次的不同，可以分為主題和亞主題。

例如：達沃斯2008年年會的主題是：“合作創(chuàng)新的力量”，五個亞主題是：“全球關(guān)注的金融市場動蕩、經(jīng)濟前景的不確定性、氣候變化、能源形勢和食品供應(yīng)安全”。

下一頁82二、主題和亞主題

按照主題層次的不同，可以分為主題和亞主題。

例如：2010年上海世博會的主題：“城市，讓生活更美好”，五個亞主題是：“城市多元文化的融合、城市經(jīng)濟的繁榮、城市科技的創(chuàng)新、城市社區(qū)的重塑、城市和鄉(xiāng)村的互動”。

下一頁83三、主題會議、主題展覽、主體節(jié)慶

按照會展主題類型，可以分為主題會議、主題展覽、主題節(jié)慶。

例如：世博會是集會議、展覽為一體的盛會，也是會展中的特例。

下一頁84（一）主題會議會議是全球會展中最先關(guān)注的重要組成部分，產(chǎn)業(yè)成熟度較高。例如：日內(nèi)瓦、巴黎、米蘭、香港、博鰲等。

下一頁85（二）主題展覽展覽業(yè)是國際會展業(yè)的主體。中國展覽場館的數(shù)量已接近世界展覽業(yè)大國——德國。例如：平遙國際攝影大展。

下一頁86（三）主題節(jié)慶中國節(jié)慶五種模式：一是傳統(tǒng)節(jié)日；二是國家規(guī)定的節(jié)日；三是國際通用的節(jié)日；四是民族節(jié)日；五是大會展范疇中的節(jié)慶活動。例如：南寧國際民歌藝術(shù)節(jié)。

下一頁87第四節(jié)會展主題的選擇與確定會展主題的選擇與確定事辦好會展的關(guān)鍵所在。一、影響因素應(yīng)從實際出發(fā)，根據(jù)城市自身的特點，明確宗旨，選準主題，使其與城市理念、城市文化相結(jié)合。（一）產(chǎn)業(yè)、行業(yè)情況

例如：青島啤酒節(jié)、濰坊風箏節(jié)等

下一頁88（二）會展舉辦地的特點1、考慮當?shù)厥袌?、考慮當?shù)亟?jīng)濟考慮當?shù)亟?jīng)濟結(jié)構(gòu)與特色。例如：廣東有家具展、美容化妝品展、皮革鞋類展等。3、考慮當?shù)匚幕厣懊褡宓牟攀鞘澜绲摹崩纾夯茨习斯降摹盎茨隙垢?jié)”；浙江杭州的絲綢展；義烏小商品展等。只有扎根于市場需求的會展主題才有生命力

例如：哈爾濱的冰雪節(jié)下一頁89（三）會展參與者的興趣與需求會展參與者包括兩部分，一是參會者或參展商；二是會展的普通觀眾。（1）了解參會者或參展商的需求和興趣（2）了解會展觀眾的需求（四）會展目標（五）會展對象的個性信息下一頁9091（一）、按照會議主辦單位劃分（1）公司類會議會議主辦者為一家企業(yè)或多家同行業(yè)、同類型及行業(yè)相關(guān)的企業(yè)的會議活動。（2）協(xié)會類會議會議主辦者為由具有共同興趣和利益的專業(yè)人員或機構(gòu)組成的社團組織的會議活動。（3）其它組織會議不能歸于以上兩類的會議活動92(二)、按照會議活動的特征劃分（1）商務(wù)型會議為了企業(yè)的業(yè)務(wù)和管理工作發(fā)展的需要而進行的會議活動。（2）度假型會議企業(yè)等組織機構(gòu)利用周末假期組織員工邊度假休閑，邊參加會議的會議活動。（3）文化交流型會議各種民間和政府單位組織的以跨區(qū)域的文化學習交流為主的會議活動，常以考察、交流等形式出現(xiàn)。下一頁934）專業(yè)學術(shù)型會議某一領(lǐng)域具有一定專業(yè)技術(shù)的專家學者參加的會議活動，主要表現(xiàn)為專題研究會、學術(shù)報告會、專家評審會等。（5）政治型會議國際政治組織、國家和地方政府為某一政治議題而開展的會議活動。一般采取大會和分組討論等形式。（6）培訓型會議用一個會期對某類專業(yè)人員進行有關(guān)業(yè)務(wù)知識方面的技能訓練或新觀念、新知識方面的理論培訓的會議活動。一般采用講座、討論、演示等形式。下一頁94（三）、按照會議的性質(zhì)劃分（1）論壇式會議采取論壇會議形式的會議活動。論壇一般由小組組長或演講者來主持，有許多聽眾參與，各種各樣的問題分別由小組組長和聽眾提出討論，兩個或更多的發(fā)言人可以就各自的不同意見向聽眾進行闡述，會議主席將總結(jié)各方意見并引導討論，聽眾可以提出各自的問題。論壇的特點是反復深入的討論。（2）研討式會議采用研討會形式的會議活動。研討會一般由一些個人或?qū)ｉT小組做示范講解，一定數(shù)量的聽眾會參與討論。相對論壇而言，研討會更正規(guī)，會議中觀點和意見的交流較少。專題討論會、座談會、進修會、講習會、講座、演講等也屬于研討會形式。載體下一頁95（3）報告式會議采取報告會形式的會議活動。報告會通常由個人或?qū)ｉT小組進行專題講演，一般不存在討論，更加正式，組織也更加嚴密。傳達會、表彰會、紀念會、動員大會等也屬于報告會形式。下一頁96（四）、按照會議的規(guī)模劃分（1）小型會議與會人數(shù)少于100人的會議活動。（2）中型會議與會人數(shù)在100至1000人之間的會議活動。（3）大型會議與會人數(shù)在1000至10000人之間的會議活動。（4）特大型會議與會人數(shù)在10000人以上的會議活動。下一頁97（五）、按照會議代表的類型劃分（1）會員會議會議代表主要為會議主辦者的會員的會議活動。其主辦者主要是各類協(xié)會。雖然與會者并不局限于會員，但會員是與會者的核心部分。（2）內(nèi)部成員會議會議代表主要為會議主辦者的內(nèi)部成員（如員工、股東等）的會議活動。其主辦者主要有企業(yè)、政府機構(gòu)等。下一頁98（3）業(yè)務(wù)關(guān)系人員會議會議代表主要為與會議主辦者存在業(yè)務(wù)關(guān)系的人員（如客戶、代理商等）的會議活動。其主辦者一般為企業(yè)，企業(yè)的管理人員和員工等也同時參加會議。（4）公眾會議許多會議主辦者是為公眾舉行會議，這種會議代表主要為社會公眾的會議活動即公眾會議。其主辦者可以是政府、社會團體、企業(yè)等。又可分為贏利性和非贏利性兩種。政府機構(gòu)和社會團體傾向于舉行非贏利性的公眾會議。下一頁99（六）、按照會議代表的范圍劃分（1）國內(nèi)會議會議代表均來自會議舉辦國的會議活動。一般又分為全國性會議和地方性會議。（2）國際會議會議代表來自不同國家的會議活動。一般又分為全球性會議和區(qū)域性會議。根據(jù)ICCA（國際會議協(xié)會）的定義標準，只有與會人數(shù)在50人以上，至少在3個國家輪流舉行的固定性國際會議才被納入國際會議活動的統(tǒng)計范圍下一頁100（七）、按照會議舉辦時間的特點劃分（1）固定性會議按照規(guī)定的時間定期開展的會議活動。主要形式有年會、例會等，具有周期性的特點。（2）非固定性會議按照實際情況的需要適時開展的會議活動，具有不定期和靈活性的特點。此外，還可以按照會議的主題來劃分，如醫(yī)藥類會議、科學類會議、工業(yè)類會議、技術(shù)類會議、教育類會議、農(nóng)業(yè)類會議，等等。下一頁101-

年會：

可以是公司股東大會，也可能是行業(yè)協(xié)會每年一次的會員大會。商務(wù)（公司）會議的類型-

研討會：是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會議。研討會一般會讓與會者相互之間充分交流.-

銷售會議：一般是為了宣布開始銷售某種產(chǎn)品或銷售期限。例如季度銷售會議，或者是對前一個銷售期間進行總結(jié)和表彰。-

產(chǎn)品發(fā)布會：是為了向?qū)I(yè)群體和消費者介紹和推廣某一新產(chǎn)品。交流并有意見反饋。-

專業(yè)會議：是就某個領(lǐng)域的問題進行討論、咨詢和交流信息而召開的會議。一般包括主會和討論問題、解決問題的小組會議。

-

獎勵會議：是為了員工分銷商或客戶的出色工作表現(xiàn)進行表彰獎勵。-

培訓會議：一般要用至少一天，多則幾周時間開展培訓活動的會議。102會展新市場——公司年會103三、會議的構(gòu)成要素返回會議的主題會議地點會議方式會議主辦者會議參加者會議時間104構(gòu)成會議的基本要素是會議主辦者會議參加者會議時間會議地點會議方式會議的議題其核心要素是會議主題，它決定了其它要素諸如時間、地點、方式及參與者的選擇。返回105第二節(jié)會議的申辦一、國際會議的申辦二、會議的申辦步驟返回106一、國際會議的申辦國際會議是各國派遣的代表或來自不同國家的人士的聚會。與會者就共同關(guān)心的問題進行討論和交流，以找到彼此均能接受的解決辦法或共識。它應(yīng)當經(jīng)過事先安排，討論的內(nèi)容應(yīng)當預先得到確認和限定，并按照共同接受的議事規(guī)則行事。國際會議最根本的原則是國與國之間的平等。正式的與會代表均享有同等的代表權(quán)和投票權(quán)。會議的時間、地點、議程、工作語言等應(yīng)由與會者共同磋商決定。返回107按照世界上權(quán)威國際會議組織——國際大會和會議協(xié)會（ICCA）的統(tǒng)計，每年全世界舉辦的參加國超過4個,參會外賓人數(shù)超過50人的各種國際會議有40萬個以上，會議總開銷超過2800億美元。國際會議市場的巨大潛能和會議產(chǎn)業(yè)的高額回報，使得越來越多的國家和地區(qū)的政府民間組織加入到了國際會議市場競爭的行列。能夠成為國際會議目的國的國家又無一例外地必須具有良好的經(jīng)濟、人文環(huán)境和完善的設(shè)施條件以及必要的安全保障。因此，一個國家和地區(qū)舉辦國際會議的多少，有著很強的象征意義。108APEC會議APEC是亞太經(jīng)濟合作組織的英文簡稱，其英文全稱是AsiaPacificEconomicCo-operation。

1989年11月，首屆亞太地區(qū)部長級會議在澳大利亞首都堪培拉舉行，亞太地區(qū)12個國家的外交、經(jīng)貿(mào)部長參加了會議，APEC由此誕生。1991年11月，中國作為主權(quán)國家正式加入APEC，同時中國香港和中國臺北作為地區(qū)經(jīng)濟體加入。到目前為止，APEC成員已發(fā)展至21個，除前述國家和地區(qū)外，智利、墨西哥、秘魯、巴布亞新幾內(nèi)亞、俄羅斯、越南也相繼成為它的成員，使APEC人口達到25億，約占全球人口總數(shù)的40%。APEC成立之初，基本上是一個松散的區(qū)域經(jīng)濟論壇，每年只召開外交、貿(mào)易部長會，較少開展其他活動。1993年11月，在美國西雅圖舉行的APEC首次領(lǐng)導人非正式會議，成為APEC發(fā)展進程中的一個里程碑，它使高官—部長級—首腦會議三個層次的決策機制得以形成。109APEC第四次高官會議1102001年10月20日，前來參加亞太經(jīng)合組織（APEC）領(lǐng)導人非正式會議的經(jīng)濟體領(lǐng)導人在上海國際會議中心合影。1112005韓國APEC合影

APEC會議“非正式”慣例：領(lǐng)導人身穿特色服裝大合影

1122002年APEC領(lǐng)導人身著墨西哥“瓜亞貝拉”1132001年上海APEC第九張合影114APEC第八次領(lǐng)導人非正式會議1152003APEC合影1162004智利APEC合影服裝查曼多文萊APEC合影117吉隆坡APEC領(lǐng)導人合影奧克蘭APEC會議與會領(lǐng)導人合影118國際會議的主辦方式主要有：1.會員國輪流主辦一些國際會議采取會員國輪流主辦的方式，即只要加入國際組織就能成為正式會員國，就有機會主辦，輪流方式有以入會先后次序或國名英文字母順序等方式輪辦，也有以會員國主動提出優(yōu)惠條件，經(jīng)會員國或這個組織的監(jiān)理事會通過就可以。下一頁1192．地區(qū)性輪流主辦國際組織會員分布在各個國家，每年或每兩年在全球各地區(qū)召開國際會議，讓分布在每個國家各地區(qū)的會員國都有機會主辦，制定輪流在某些地區(qū)召開，然而某一個地區(qū)可能有好幾個會員國。在亞洲地區(qū)，可能由亞洲地區(qū)有意爭取主辦的會員國提出申請企劃書或僅以書面方式表示有意愿承辦，再由這個組織的監(jiān)理事會或特別成立的“評估小組”來表決，再由會員國主辦。一般來說組織的知名度、會議的效益及權(quán)威性越高，會員國之間的爭取也越激烈。下一頁1203．競標方式競標方式對有意爭取主辦權(quán)的會員國來說具有挑戰(zhàn)性，由于國際會議能引起全球的矚目，并且具有其權(quán)威性，所以競標的過程經(jīng)常要花費相當長的時間去經(jīng)營。通常主辦單位會將辦理會議的先決條件列在招標書中。下一頁121國際性會議的基本準則各國主權(quán)平等互相尊重互惠互利聯(lián)合國憲章在“序言”中闡述了“大小各國平等權(quán)利”的信念。憲章第二條規(guī)定了聯(lián)合國及其會員國應(yīng)當遵循的七項原則。其中第一項就規(guī)定：“本組織系基于各會員國主權(quán)平等之原則?！?/p>

由此可見，現(xiàn)代的國際關(guān)系應(yīng)以公認“主權(quán)平等”為基礎(chǔ)。國家不論大小，都應(yīng)當具有獨立處方處理自己內(nèi)外事務(wù)、管理自己國家的主權(quán)。國家與國家相互之間是平等的，所有國家都是國際社會的平等成員。

“主權(quán)平等”含有兩方面的意義：一方面，每個國家都享有平等主權(quán)，不受他人侵犯；另一方面，每個國家都有尊重別國主權(quán)的義務(wù)，不得借口行使自己的主權(quán)而侵犯他國的主權(quán)。122各國主權(quán)平等具體表現(xiàn)在：1、禮賓秩序2、發(fā)言的權(quán)力和秩序3、投票權(quán)123舉辦國際會議的意義1、國際間互相學習與交流的有效途徑2、建立城市外交、專業(yè)網(wǎng)絡(luò)的最佳方式3、行銷城市的最佳方法4、檢驗多元化交流的最適合場合5、檢驗城市發(fā)展的最佳途徑124爭取會議的條件：

1.直接條件：a.硬件設(shè)備；b.餐飲安排；c.交通運輸；d.專業(yè)人才

大阪國際會議場1252．間接條件：a.文化與旅游b.政治與經(jīng)濟c.安全d.地理位置e.語言f.本地的支持126我國近年來舉辦的國際會議22屆萬國郵聯(lián)大會世界建筑師大會（1999）世界石油大會（1997）世界數(shù)學家大會(2002)世界婦女大會APEC會議博鏊亞洲論壇第28屆世界遺產(chǎn)大會127

第四次世界婦女大會于１９９５年９月４日－１５日在中國北京召開。會議主題：以行動謀求平等、發(fā)展與和平；次主題：健康、教育和就業(yè)。１８９個國家的政府代表團，聯(lián)合國系統(tǒng)各組織和專門機構(gòu)，政府間組織及非政府組織的代表１５０００多人出席了會議。以全國人大常委會副委員長、全國婦聯(lián)主席陳慕華為團長的中國政府代表團出席了會議。大會制定并通過進一步加速執(zhí)行《內(nèi)羅畢戰(zhàn)略》的《北京宣言》和《行動綱領(lǐng)》，指出了提高全球婦女地位的主要障礙，制定了今后的戰(zhàn)略目標和具體行動。當時被稱為聯(lián)合國歷史上最大的會議。1282005年8月29日，紀念第四次世界婦女大會10周年會議在北京人民大會堂開幕。10年前，在北京舉行的第四次世界婦女大會通過了具有深遠影響的《北京宣言》和《行動綱領(lǐng)》。

胡錦濤主席出席并講話。129130

22屆萬國郵政聯(lián)盟大會共有183個國家、33個國際組織的1813名代表參加，其中包括68位部長和200位副部長級代表。創(chuàng)郵聯(lián)歷次會議最高記錄1312002年世界數(shù)學家大會第24屆世界數(shù)學家大會于2002年8月20-28日在北京舉行，會期9天,世界數(shù)學家大會從來都是在發(fā)達國家舉辦的，中國是第一個承辦世界數(shù)學家大會的發(fā)展中國家。這次大會有4000余名各國數(shù)學家參加，其中中國數(shù)學家1000余名。2002年的國際數(shù)學家大會上作“1小時報告”的美國麻省理工學院教授田剛是中國大陸出國留學并保留中國國籍的數(shù)學家中,第一個作“1小時報告”的人。同在這次大會上,有3位華人數(shù)學家受邀請作“1小時報告”,有11位海外華人及港澳臺數(shù)學家作“45分鐘報告”,中國內(nèi)地有3位數(shù)學家作了“45分鐘報告”第一屆世界數(shù)學大會于1897年在蘇黎士召開,在1900年第二屆數(shù)學家大會上,希爾伯特提出著名的“23個數(shù)學問題”。132第20屆世界建筑師大會被譽為“建筑界奧林匹克盛會”的“國際建筑師協(xié)會第20屆大會”于1999年6月23日至26日在北京國際會議中心舉行，來自世界各地的6500名建筑師、代表參加了會議。這次會議是我國建筑界最大榮耀的盛會，也是北京有史以來第一次迎接人數(shù)最多，資格最高的世界建筑大師們的最權(quán)威的目光和評價。會議期間還舉辦了《UIA／UNESCO大學生建筑設(shè)計國際競爭獲獎作品展》、《國際建協(xié)各會員國學會及工作組建筑展》、《中國建筑展》和《當代中國建筑藝術(shù)展》等11個展覽。這是國際建筑師協(xié)會成立半個世紀以來，首次在亞洲地區(qū)舉行會議。本次大會確定的主題報告為《二十一世紀的建筑學》，還設(shè)建筑與環(huán)境、建筑與城市、建筑與技術(shù)、建筑與文化、建筑學與職業(yè)精神、建筑教育與青年建筑師６個分題。世界建筑師大會每三年舉辦一次。13315屆世界石油大會1997年10月12日，被譽為國際石油界“奧林匹克”盛會的第15屆世界石油大會在中國成功舉行，2000多位來自世界各國的石油部長和跨國石油公司的首腦聚首北京。世界石油大會于1933年創(chuàng)建于英國倫敦，處于絕對中立和非政治立場。是討論全球石油工業(yè)面臨的焦點問題的國際論壇。世界石油大會致力于石油和天然氣工業(yè)領(lǐng)域科學技術(shù)進步的研究和應(yīng)用，致力于技術(shù)轉(zhuǎn)讓和利用世界石油資源造福人類，其成員國代表著90％以上的世界油氣主要生產(chǎn)國和消費國。世界石油大會通常有90多個國家派代表參加。1342005.5.16-18,《財富》全球論壇在北京舉辦。時代華納國際事務(wù)高級副總裁彼德·沃爾夫稱，這是自有《財富》論壇以來舉辦的最為成功的一次。此次論壇以“中國和新的亞洲世紀”為主題，與會國外嘉賓近七百人，其中來自全球五百強的CEO近八十人；中國國家主席胡錦濤出席開幕式并發(fā)表主旨演講，國務(wù)院總理溫家寶會見了出席論壇的企業(yè)家代表，曾培炎副總理和成思危副委員長和二十多位高官闡釋中國發(fā)展路向，本土企業(yè)家和來自世界各地的商界巨子、政學界名流就中國、亞洲和世界經(jīng)濟發(fā)展議題，進行廣泛的“腦力激蕩”。自一九九五年年會創(chuàng)辦以來，《財富》便為其制訂了如下舉辦地標準：不一定是經(jīng)濟最發(fā)達的地區(qū)，但一定要是經(jīng)濟發(fā)展最富活力、不斷創(chuàng)新的地區(qū)。1355月17日晚，北京市市長王岐山在北京天壇祈年殿前盛宴款待出席2005北京《財富》全球論壇的嘉賓。136《財富》全球論壇為北京破例LOGO首次藍變紅2001香港137服務(wù)人員上菜的行走線路非?？季浚喜藭r所有人員將分為幾組依次按統(tǒng)一線路走到宴席處。為了保證不錯位，一名服務(wù)人員將只給一位貴賓上菜。

有趣的是，晚宴提供的是西餐，將分四次上菜。而為了保證上菜間隔的時間統(tǒng)一，舞臺上的樂隊會通過更換不同曲目的方式，來提醒下道菜的上菜時間。開幕式服務(wù)演練138“中國是唯一一個舉辦過三次《財富》論壇的國家(前兩次分別是上海和香港)，目前還沒有其他國家享此殊榮?！?guī)模自不待言，本屆論壇與會國外嘉賓近七百人，其中來自全球五百強的CEO近八十人，確屬歷屆之最?！袊髽I(yè)家在本次論壇上熟練運用國際經(jīng)濟語言，與國際一流企業(yè)家、經(jīng)濟學家之對話水平較以往有顯著提高。并且這種收獲不僅是對中國企業(yè)家，也是對全球企業(yè)家而言。四十四個國家的企業(yè)家平素很難有機會相聚進行廣泛深入的交流?！痪啪啪派虾Ｘ敻蝗蛘搲?，上海就收獲了七十億美元的合同。1392005北京《財富》全球論壇五月十八日下午閉幕，在會后的新聞發(fā)布會上，論壇主辦方的美國時代華納公司高層人士MikeFederle對論壇成果極為滿意。1402004.7.7第28屆世界遺產(chǎn)委員會會議閉幕(蘇州)世界遺產(chǎn)大會是一次政府間國際會議，是世界遺產(chǎn)委員會的例會，每年召開一次，分別在各締約國舉行。10年前，中國政府即申請承辦世界遺產(chǎn)大會。2003年在巴黎舉辦的第27屆世界遺產(chǎn)大會確定--第28屆世界遺產(chǎn)大會在中國召開。141二、會議的申辦步驟會議的申辦步驟可由下圖表示提出正式申請擬定競標企劃書接待考察人員投票表決優(yōu)勢分析硬件設(shè)備成功記錄支持信函接待及活動計劃預算圖3-2會議的申辦步驟下一頁142第三節(jié)會議的工作流程一、會議策劃階段二、會前準備階段三、會議實施階段進程四、會后階段下一頁143一、會議策劃階段1、成立策劃工作小組成立策劃工作小組是會議組織工作的第一步。策劃工作小組通常由會議的主辦方，或是主辦方與承辦者的成員共同組成。策劃工作小組應(yīng)盡量選擇具有會議組織經(jīng)驗及專業(yè)知識的人員。下一頁1442、形成策劃方案策劃方案應(yīng)包含的主要內(nèi)容有：會議宗旨、會議名稱、會議主題與議題、會議參加者、會議規(guī)模與層次、會議時間、會議地點、會議議程、會議宣傳推廣計劃、會議預算、會議工作進程表等。下一頁145會議宗旨所謂會議宗旨就是指舉辦某一特定國際會議的目標。會議的主辦者應(yīng)以準確和簡明的語言加以闡明。1461981年在墨西哥舉行的坎昆首腦會議的主要目的是：“通過國際元首和政府首腦，對全球談判和其他講臺上關(guān)于國際經(jīng)濟合作的其他努力，獲得認識上的真正一致，并給予積極的政治推動，以促進全球談判達成協(xié)議?！睆倪@段文字里，我們至少可以看出三層意思：（一）與會者的層次：國際元首和政府首腦；（二）目的：促進全球談判達成協(xié)議；（三）手段：對全球談判和其他講臺上關(guān)于經(jīng)濟合作的其他努力，獲得認識的真正一致，并給予積極的政治推動。下一頁147會議的名稱國際會議可以得名于：

（一）所屬國際機構(gòu)的名稱，如聯(lián)合國大會、國際紅十字大會、（二）與會國所屬的集團，如西方七國首腦會議、歐佩克部長級會議、英聯(lián)邦政府首腦會議；（三）與會國所在的地區(qū)，如泛美會議、非洲國家首腦會議；（四）舉行會議的地點，如舊金山會議、萬隆會議；（五）所屬專業(yè)或職業(yè)，如世界林業(yè)會議、聯(lián)合國海洋法會議、（六）突出的國際問題，如聯(lián)合國最不發(fā)達國家會議、世界人口會議、柬埔寨巴黎國際會議、關(guān)于裁軍問題的特別聯(lián)大；（七）社會主張或政治運動，如世界反對各族隔離行動大會、亞非人民團結(jié)大會、世界佛教徒大會、國際社會常代表大會。

148會議的主題與議題會議的主題是貫穿于會議中各項議題的主線，它是為實現(xiàn)會議目的服務(wù)的。會議主題要精確、簡明、有號召力、引人注目。主題要有沖擊力149案例：要舉辦一次關(guān)于東北亞問題的國際研討會，為使其具有時代氣息，人們開始時選用“對東北亞發(fā)展前景的瞻望”為主題。嗣后有人建議同2000年掛鉤以便更有號召力，于是改為“走向2000年的東北亞”。但也有人認為不如用“2000年之交的東北亞”，可把時間跨度拉大些。又有人說，用“二十一世紀”比“2000年”口號更響亮。但有人爭辨說“二十一世紀”長達百年，時間跨度又嫌過長。最后，眾人達成協(xié)議，采用了眾議的“走向二十一世紀的東北亞”為主題?？梢姶_定一個會議主題有時頗費周折，需要集思廣益。1501995年在北京召開的第四屆世界婦女大會主題：以行動謀求平等、發(fā)展與和平；副主題：健康、教育和就業(yè)。2001年上海APEC會議議題：加強能力建設(shè)，開拓未來發(fā)展機遇，使各成員從全球化和新經(jīng)濟中受益。促進貿(mào)易與投資，推動建立更加合理的多邊貿(mào)易體制。為亞太地區(qū)的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造有利的宏觀環(huán)境。2004太平洋亞洲旅游協(xié)會年會（韓國濟洲）主題：旅游是每個人的事情

2005年北京《財富》論壇主題為“中國和新的亞洲世紀”。下一頁151會議的參加者會議參加者范圍的選擇將決定會議的規(guī)模與層次。某些會議的參加者由會議的組織章程或規(guī)則確定，而有的會議則需要會議策劃者精心選擇會議的參加者以保證會議目標的實現(xiàn)。152會議的規(guī)模與層次會議的規(guī)模主要指參加會議的總?cè)藬?shù)及所動用的人力資源。會議的規(guī)模與會議的效益有直接關(guān)系。通常來說，有規(guī)模才能有效益，但并非所有會議都是如此，要根據(jù)會議的具體情況確定其規(guī)模。會議的層次與會議的參加者的身份尤其是會議的嘉賓的級別密切相關(guān)。153會議的層次

國際會議都有一定的層次。凡是戰(zhàn)爭、和平、領(lǐng)土、邊界等重大政治問題以及有關(guān)商貿(mào)、科技、文教等的條約及協(xié)定都需召開政府間會議來討論。于是產(chǎn)生了按照與會的政府領(lǐng)導人的身份高低劃分的國際會議，如首腦會議、部長級會議、高級官員會議等。有些問題雖不涉及整個國家利益，但也須由擁有實力和影響的權(quán)威人士來解決。于是有了所長、行長、董事長、總經(jīng)理級的國際會議。出席會議的代表可以攜帶級別低一點的助手，作為副代表、助理代表、顧問、專家與會，但他本人的身份必須符合會議的要求。由此可見，國際會議的層次實際上取決于正代表的身份。這種身份可以由該代表的官階、職稱反映出來，也可以由其社會聲望、政治影響、學術(shù)地位、藝術(shù)水準面體現(xiàn)。154會議的時間何時開會，開多長時間的會應(yīng)經(jīng)過仔細斟酌，會議日期一旦確定就盡量避免修改。有些會議的時間是固定的，但許多會議的時間選擇很有講究。會議最好能避開會議所在國或地區(qū)的重大節(jié)日或國事活動、旅游旺季、不適宜的季節(jié)，并且注意避免與其它重要會議或活動在同一時間舉行。會議時間的長短則要根據(jù)所討論議題的多少及難度等具體情況而定。155會議的地點大多數(shù)會議都會選擇交通便利、環(huán)境優(yōu)雅、設(shè)施齊全、活動方便的地點為會址。因此，城市的基礎(chǔ)設(shè)施和區(qū)位條件會成為重要的考慮因素。具體會議場所的選擇也因會議自身目標與利益需求而有不同考慮。156

國際會議地點的選擇非常重要。從會議舉辦者的角度，選擇的內(nèi)容大體上有三個方面：

一、國家的選擇。國際會議的策劃者在選擇某個國家作為會議東道國時往往面臨以下問題：

1．有沒有國家愿意承辦？并非所有的國家對所有的問題都同樣感興趣。不同的國家有不同的側(cè)重。北歐國家對環(huán)境問題興趣更濃，日本熱衷于人力資源開發(fā)，而發(fā)展中國家更關(guān)心改變經(jīng)濟落后。因此，要找到若干個對某一主題都感興趣的國家以便從中選擇，實非易事。

2．是否所有國家的與會者都愿前去？有些國家為打開關(guān)系、樹立形象，往往愿意承辦國際會議，但有的可能因內(nèi)外政策而聲名狼藉，有的因外界刻意渲染而形象欠佳，有的則因敵手的造謠中傷而蒙受污損。許多代表，懾于國內(nèi)外輿論，對在此類國家舉行國際會議都會有保留意見或取反對立場。

1573．是否具備承辦國際會議的條件？有些國家、有意承辦國際會議，對外形象也較好，但經(jīng)濟落后，基礎(chǔ)設(shè)施陳舊，甚至可能社會動蕩，安全難有保證。這樣的國家往往也被排除在考慮之外?；I措不到充分經(jīng)費也會使人知難而退。

4．選擇時關(guān)系能否擺平？即使以上三點都條件具備，國際會議的策劃者有時也面臨難以處理的競爭關(guān)系。不同的利益集團、地理區(qū)域和國家常常為爭奪一個重要的國際會議而打破了頭。如果你把承辦權(quán)交給了發(fā)達國家，發(fā)展中國家可能不悅；交給了拉美，亞洲可能皺眉；交給了伊拉克，伊朗可能強烈不滿。158二、城市的選擇。如果說國家的選擇更多地考慮了政治因素，那么國際會議的策劃者在選擇城市時，更多地注重城市的自然環(huán)境、物質(zhì)條件及人文狀況。這是為了保證會議能在盡可能優(yōu)美、寬松、便利的環(huán)境中舉行。策劃者關(guān)心的焦點是：

1．擬議中的城市同外界的交通通訊條件。

2．該城市基礎(chǔ)設(shè)施的健全程度。

3．該城市的衛(wèi)生、安全狀況。

這些條件在現(xiàn)代化大都市一般都有保證，中小城市則難以確定。對發(fā)展中國家來說，它們尤需作出更大的努力，為吸引國際會議到本國舉行創(chuàng)造條件。較為先進的發(fā)展中國家也把國際會議看作有高附加值的產(chǎn)業(yè)，借以推動本國經(jīng)濟繁榮。159

國際會議也有相對集中于少數(shù)城市的趨勢。據(jù)統(tǒng)計，每年在紐約舉行的國際會議約4000個，日內(nèi)瓦、布魯塞爾和維也納僅次于紐約。這些城市能吸引如此眾多的國際會議，除城市的優(yōu)越條件外，還因它們是國際機構(gòu)總部比較集中的地方，擁有比較齊全的會議設(shè)施和比較出色的會議服務(wù)。在亞太地區(qū)，曼谷之成為國際會議中心城市也與此有關(guān)。160

某些特殊的考慮也會使策劃者舍條件優(yōu)越的大城市而取條件適當?shù)闹行〕鞘?，甚至窮鄉(xiāng)僻壤。例如：

1．為了結(jié)合考察和研究而選擇與會議主題有密切關(guān)系的地方。關(guān)于最不發(fā)達國家的會議就可能選在某個最不發(fā)達國家舉行。關(guān)于沙漠化的研討會就會選在離沙漠不遠的中小城市或建有沙漠研究中心的地方舉行。

2．出于安全和保密的考慮也會使策劃者選擇某個遠離城市，便于控制和管理的地點舉行會議。1993年亞太經(jīng)合組織的領(lǐng)導人非正式會議便選在西雅圖13公里外一個名叫“布萊克”的偏遠小島舉行。首腦會議找偏遠處召開，在歷史上不管其例。

3．為了使與會者能集中精力于會議，提高工作效率，一些會議也選在僻靜的去處舉行，以避開喧鬧、繁華的城市。它可能是山林中或海邊的一個莊園或別墅。161會議酒店的選擇許多國際會議租用酒店舉行。國際會議的策劃者對于旅館的選擇往往條件苛刻。特別是重要的國際會議，許多大酒店都競相招攬。這不僅是鑒于經(jīng)濟效益，更是為了提高聲譽。如此便給予策劃者較大的選擇余地酒店所在的地段是否適中，服務(wù)質(zhì)量高低，會議設(shè)施優(yōu)劣，有無舉辦國際會議經(jīng)驗，都是策劃者所要考慮的。當然，遇到旅游季節(jié)，賣給方市場占優(yōu)時，國際會議策劃者也會有求于人。以地段的選擇為例，1992年聯(lián)合國某機構(gòu)在北京舉行年會，中國方面提出了幾家旅館供對方選擇。最后，對方還是選中了國貿(mào)中心，其主要考慮之一是，國貿(mào)中心的位置在市內(nèi)中心地帶，離使館區(qū)近，購物方便，附近還有建國飯店、京倫飯店等高檔旅館可供與會者選用。162表3-1國際會議使用場所分布數(shù)據(jù)來源：國際會議協(xié)會（ICCA）

下一頁163會議的議程會議的議程是指會議主要活動順序安排。不同類型的會議議程有較大差異。164會議宣傳推廣計劃會議宣傳推廣方案也可稱之為會議營銷方案。它是會議組織工作的重要組成部分，也是會議成功的重要保證。會議宣傳推廣計劃通常包括媒體計劃、宣傳資料的設(shè)計印刷、會標征集、公關(guān)活動等。165會議預算預算是會議財務(wù)目標工具。會議預算大致包括交通費用、場地費用、住宿費用、餐飲費用、視聽設(shè)備費用及雜費等。166會議工作進程制定整個會議組織工作的總體時間表，以便對會議工作進行有效的時間管理。167常規(guī)國際會議接待流程進度表總體工作進度表,貴賓邀請6個月前3個月前廣告贊助落實、媒體宣傳、新聞發(fā)布等1個月前15天前2天前會刊、參會指南、列名廣告等信息收信、確認工作。文書資料制作與分發(fā)，確認與會人員。開幕式和會場布置、搭建等。注冊接待。會議現(xiàn)場管理開會了！168二、會前準備階段當會議總體方案確定后，根據(jù)總體方案，要進行一系列的準備工作。準備工作一定要有提前量，至于提前多少時間，則根據(jù)不同會議的要求而有所差異，但準備階段的工作流程大致包括：1、成立籌備委員會：安排適合人選并分工，成立大會秘書處，全面負責會議的準備工作2、確定會議準確日期與場地：視察場地、評估并商議費用下一頁1693、設(shè)計或征集會議標志，印制信封、信紙及宣傳品，搜集準備宣傳寄發(fā)名單，寄發(fā)會議宣傳資料、報名表等。4、預定飯店房間數(shù)，視察使用的飯店房間及設(shè)備，并請飯店報價、簽約。5、確定會議室使用數(shù)量，并視察有關(guān)設(shè)備、場地簽約。6、定期召開籌備會議，審視各項工作進度及決議。7、擬定會議通告，含邀請函、會議日期地點、主題等，開始接受注冊報名。下一頁1708、確定社交節(jié)目的安排，包括酒會、晚宴及眷屬的活動、開閉幕典禮等。9、確定大會所有印刷品的印刷時間表并與印刷設(shè)計公司協(xié)調(diào)宣傳手冊、報名表、海報、節(jié)目手冊、名牌、證書、邀請卡等。10、網(wǎng)頁設(shè)計，委托專業(yè)公司或?qū)I(yè)人士設(shè)計大會網(wǎng)頁，以便會員上網(wǎng)瀏覽，或使用網(wǎng)上報名。11、邀請開閉幕典禮出席貴賓，如需貴賓致詞，須書面告知時間地點。12、現(xiàn)場工作人員規(guī)劃及招聘、征集志愿者，并進行課程培訓。下一頁17113、安排重要與會者接機事宜，車輛/接機人員/通關(guān)安排等。14、確認各項餐飲安排，酒會/晚宴/咖啡茶點/午餐15、檢查社交活動表演節(jié)目準備，開、閉幕典禮/酒會/晚宴準備工作。16、至報名截止時間，統(tǒng)計評估報名人數(shù)。17、再次落實演講議程、演講人嘉賓及主持人。下一頁17218、召開記者招待會，準備新聞稿及大會相關(guān)資料。19、資料分類整理，裝袋并檢查。20、頒獎獎品及名單落實，禮儀人員落實。21、投票箱、選票等檢查落實。22、進行預演，最后再檢視會場各項準備工作，現(xiàn)場驗收，與會議中心/飯店人員最后確認。下一頁173三、會議實施階段進程1、注冊報到接待，資料發(fā)放，引導服務(wù)。2、演講嘉賓、主持人。3、茶水服務(wù)、茶歇服務(wù)。4、頒獎活動人員預備。5、會間會場變動所需搬運人員安排。6、及時排除可能出現(xiàn)的故障，如音響故障等7、門禁及安全管理。下一頁174四、會后階段雖然會議圓滿閉幕，但是對于主辦者和承辦者來說會議的總結(jié)及善后工作不可忽視：1、與會人員分類統(tǒng)計2、與飯店核對總住房數(shù)：收集帳單并支付帳款。3、財務(wù)結(jié)算。4、撰寫/寄發(fā)感謝函。5、整理大會相關(guān)資料并歸檔。6、召開總結(jié)會報告收支情形，結(jié)案會議并解散籌備委員會。7、薪資清冊，以備次年初申報所得稅。8、結(jié)案。下一頁175第四節(jié)會議服務(wù)一、會場服務(wù)二、住宿服務(wù)三、餐飲服務(wù)四、交通服務(wù)下一頁176一、會場服務(wù)1、會場布置會場布置根據(jù)會議形式不同而有所差異，如大會形式和論壇形式就有明顯不同。下一頁177目前常用的會場布置形式如圖：發(fā)言席圖3-3禮堂式適用于大會形式,下一頁178圖3-4圍桌式適于于研討型會議下一頁179圖3-5圓桌式適用于商議型會議下一頁180發(fā)言席嘉賓席投影屏圖3-6論壇式下一頁181投影屏發(fā)言席圖3-7報告會式下一頁1822、報到與簽到服務(wù)在報到處的工作人員是第一個和與會者接觸的，第一印象十分重要，這就要求報到處的工作人員精神飽滿，熱情高效。著裝統(tǒng)一非常有必要。通常在與會者報到時就要求其交齊會務(wù)費等各種費用并開具收據(jù)，否則會增加收費難度。會議接待人員一定要注意VIP的接待，避免重要嘉賓到場后無人理睬。報到處工作人員如果發(fā)現(xiàn)有行為障礙者參加會議，一定要予以充分照料。下一頁1833、禮賓禮儀服務(wù)會議接待人員端莊大方，訓練有素，會議全程都應(yīng)安排服務(wù)員站在門口迎送客人?？腿巳胱?，要及時送上茶水、毛巾等，做到熱情服務(wù)，并保持安靜。會議開始后，服務(wù)員應(yīng)退至一旁，并隨時觀察客人對茶水、飲料等的需求，一般半小時添加一次，遇到舉杯祝酒時，應(yīng)及時送上杯酒。下一頁184若有頒獎儀式，事先安排好頒獎嘉賓、禮儀小姐及獎品，禮儀小姐應(yīng)事先走臺以保證臨場不亂。茶歇是現(xiàn)在許多會議都安排的服務(wù)項目。會間的茶歇可以成為一個小茶話會使與會者獲得一個交流的機會。精心布置的茶歇會提升會議的檔次。事先應(yīng)充分考慮會議對茶歇中點心和飲料的數(shù)量及質(zhì)量的需求，太多了浪費，少了則顯得不夠大氣下一頁1854、