公文處理及檔案管理制度

公文處理及檔案管理制度第一章總則第一條為了規(guī)范醫(yī)院公文處理和檔案管理工作，提高工作效率，保障信息的正常傳遞和存儲，訂立本制度。第二條本制度適用于醫(yī)院各部門、科室的公文處理和檔案管理工作。第三條公文處理和檔案管理應(yīng)遵從法律法規(guī)、規(guī)章制度以及相關(guān)政策要求，嚴(yán)格依照本制度的規(guī)定進(jìn)行操作。第四條醫(yī)院公文包含內(nèi)部公文和外部公文。內(nèi)部公文指醫(yī)院內(nèi)部部門、科室之間的文件傳遞，外部公文指與其他單位或個人之間的文件傳遞。第二章公文處理第五條醫(yī)院公文采用電子文檔形式和紙質(zhì)文檔形式兩種形式，具體形式由發(fā)文單位決議。第六條公文發(fā)文應(yīng)經(jīng)發(fā)文單位書面簽發(fā)，并抄送有關(guān)部門和相關(guān)人員。電子文檔應(yīng)使用加密軟件進(jìn)行加密，以確保文件的安全性。第七條公文的文號、標(biāo)題、日期、來文單位、發(fā)文單位等信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，并依照肯定格式填寫。公文的文號應(yīng)依照肯定編制規(guī)定進(jìn)行編制。第八條公文處理的流程包含起草、審批、簽發(fā)、傳閱和歸檔等環(huán)節(jié)。具體流程應(yīng)依據(jù)公文的緊要性和緊急程度進(jìn)行確定。第九條起草公文應(yīng)注意文體規(guī)范，用語準(zhǔn)確清楚，邏輯嚴(yán)密，內(nèi)容完整。公文應(yīng)包含標(biāo)題、正文、附件等部分，附件應(yīng)清楚標(biāo)注。第十條公文的審批應(yīng)依照肯定的程序進(jìn)行，一般應(yīng)經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人或行政主管審核、上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。緊要公文審批應(yīng)經(jīng)過醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子討論決議。第十一條公文簽發(fā)應(yīng)由發(fā)文單位負(fù)責(zé)，簽發(fā)人員應(yīng)具備肯定的文書知識和運(yùn)用本領(lǐng)，確保簽發(fā)的公文無誤。第十二條公文傳閱應(yīng)依照肯定的傳閱名單和次序進(jìn)行，傳閱人員應(yīng)定時傳閱，并在公文上簽署傳閱看法。第十三條內(nèi)部公文的處理時間一般不得超出三個工作日，外部公文的處理時間依據(jù)具體情況而定。第十四條公文應(yīng)及時回復(fù)，回復(fù)內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確明確。回復(fù)公文的時間一般不得超出五個工作日。第三章檔案管理第十五條醫(yī)院檔案依照肯定的分類標(biāo)準(zhǔn)、目錄體系進(jìn)行歸檔，并建立檔案管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備安全、穩(wěn)定、易操作、易維護(hù)的特點(diǎn)。第十六條檔案管理系統(tǒng)應(yīng)規(guī)范檔案的錄入、存儲、查詢、借閱、銷毀等操作。檔案的錄入和存儲應(yīng)依照肯定的流程和要求進(jìn)行，確保檔案的完整性和安全性。第十七條檔案的查詢和借閱應(yīng)依據(jù)工作需要和權(quán)限進(jìn)行，查詢和借閱人員應(yīng)供應(yīng)有效身份證明和申請，且不得超出檔案保密的范圍。第十八條檔案的銷毀應(yīng)依照肯定的程序進(jìn)行，包含審查銷毀申請、編制銷毀清冊、組織銷毀等環(huán)節(jié)。銷毀過程應(yīng)做好相關(guān)記錄和報告。第十九條醫(yī)院應(yīng)定期進(jìn)行檔案的整理、清理和備份工作，確保檔案的完備性、準(zhǔn)確性和安全性。檔案整理和清理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，備份工作應(yīng)定期進(jìn)行。第二十條醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)建立檔案借閱申請制度和檔案借閱登記制度。檔案借閱申請應(yīng)依照肯定的格式填寫，檔案借閱登記應(yīng)認(rèn)真記錄借閱人、借閱時間等信息。第二十一條醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的存儲環(huán)境進(jìn)行檢查，防止?jié)駳?、灰塵、蟲害等對檔案的損害，確保檔案長期保管的安全和可靠。第四章執(zhí)法和監(jiān)督第二十二條醫(yī)院公文處理和檔案管理工作應(yīng)當(dāng)遵從相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的要求，不得違反職責(zé)和規(guī)定進(jìn)行操作。第二十三條醫(yī)院公文處理和檔案管理工作應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行執(zhí)法和監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時進(jìn)行整改。對于違反制度的行為，應(yīng)當(dāng)依法矯正，追究責(zé)任。第二十四條公文處理和檔案管理工作的質(zhì)量和效果應(yīng)當(dāng)納入績效考評體系，作為工作績效的緊要衡量指標(biāo)之一、第二十五條醫(yī)院應(yīng)建立健全投訴舉報制度，鼓舞和支持員工和患者對公文處理和檔案管理工作提出看法和建議，保護(hù)舉報人的合法權(quán)益。第五章附則第二十六條本制度由醫(yī)院負(fù)責(zé)人進(jìn)行解釋和