公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度模版

第頁共頁公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度模版公司人事檔案管理辦法第一章總則第一條為了規(guī)范公司人事檔案管理，保護(hù)員工隱私，提高整體管理效率，根據(jù)《中華人民共和國勞動(dòng)法》等相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，制定本辦法。第二條公司人事檔案是公司對(duì)員工從入職到離職的全過程信息記錄和管理的文書資料，包括員工基本信息、入職登記、培訓(xùn)記錄、薪酬福利、職稱職務(wù)、考核評(píng)定、獎(jiǎng)懲記錄、離職手續(xù)等內(nèi)容。第三條公司人事部門負(fù)責(zé)公司人事檔案的管理工作，并按照本辦法的規(guī)定進(jìn)行操作。第二章檔案管理流程第四條公司人事檔案管理包括檔案建立、檔案存儲(chǔ)、檔案查詢、檔案維護(hù)、檔案銷毀等環(huán)節(jié)。第五條員工檔案建立1.員工入職時(shí)，人事部門需將其基本信息錄入公司人事檔案系統(tǒng)，并建立員工電子檔案。2.員工應(yīng)提交相關(guān)入職登記資料，包括個(gè)人身份證明、畢業(yè)證書、健康證明等相關(guān)材料，供人事部門進(jìn)行核實(shí)。3.人事部門應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定保護(hù)員工隱私，對(duì)員工個(gè)人信息進(jìn)行保密處理。第六條檔案存儲(chǔ)1.公司人事檔案分為電子檔案和紙質(zhì)檔案。電子檔案存儲(chǔ)在公司統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)中，紙質(zhì)檔案則存放在安全、干燥、防火的檔案室內(nèi)。2.公司人事部門應(yīng)制定存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、封存，并定期檢查檔案的完整性和安全性。第七條檔案查詢1.公司員工及相關(guān)部門在需要時(shí)可以向人事部門提出檔案查詢申請(qǐng)，人事部門應(yīng)及時(shí)處理，并提供相關(guān)資料。2.涉及員工隱私的個(gè)人檔案資料，必須經(jīng)過員工本人或授權(quán)代理人同意后方可提供。第八條檔案維護(hù)1.公司人事部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，對(duì)員工檔案進(jìn)行保密，并制定相應(yīng)的安全措施，防止檔案信息外泄。2.公司應(yīng)定期對(duì)員工檔案進(jìn)行整理、歸檔，并進(jìn)行備份。對(duì)于有特殊要求的檔案，應(yīng)進(jìn)行特殊處理，確保檔案的安全性和完整性。第九條檔案銷毀1.公司人事檔案根據(jù)國家法律法規(guī)的規(guī)定，應(yīng)保留一定的時(shí)間。對(duì)于已失效的檔案，應(yīng)及時(shí)處理。2.檔案銷毀必須經(jīng)過合規(guī)的程序，由專人負(fù)責(zé)，且需有相關(guān)記錄。第三章檔案管理責(zé)任第十條公司人事部門負(fù)責(zé)全面的人事檔案管理，包括檔案的建立、存儲(chǔ)、查詢、維護(hù)和銷毀等工作。第十一條公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作負(fù)有重要的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，應(yīng)確保人事檔案管理工作的順利進(jìn)行。第十二條公司各部門應(yīng)積極配合人事部門進(jìn)行人事檔案的管理工作，嚴(yán)禁私自移動(dòng)、損毀檔案。第十三條人事部門應(yīng)定期進(jìn)行內(nèi)部人事檔案的審查和整理，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。第十四條公司對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行定期的檢查和評(píng)估，以提高檔案管理水平。第四章處罰與附則第十五條違反本辦法的人事檔案管理規(guī)定的，依據(jù)公司內(nèi)部規(guī)章制度進(jìn)行相應(yīng)的處罰；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。第十六條本辦法自