1合同管理制度

合同管理制度第一章總則第一條為了加強公司合同的規(guī)范管理，嚴格合同審批程序，明確責任，維護公司利益，特制訂本制度。第二條本制度適用于公司各部門。第三條本制度中的合同指發(fā)生經(jīng)濟行為的各類合同、協(xié)議，除另有說明，均為書面合同。包括：買賣合同（采購合同）、工程合同、租賃合同、服務(wù)合同及其他類型的合同、協(xié)議。第二章職責與分工第四條承辦部門：是指具體辦理合同的訂立與執(zhí)行的公司各部門。各承辦部門應(yīng)明確指定一名合同管理員，負責本部門的合同管理工作，并報綜合管理部、咨詢業(yè)務(wù)部備案，其主要職責是：（一）根據(jù)公司年度計劃和本部門業(yè)務(wù)開展情況，提供合同樣本，報公司有關(guān)部門審查。（二）辦理合同雙方的簽字、蓋章手續(xù)，并將原件上交有關(guān)部門。（三）按合同的內(nèi)容和要求，履行本部門承辦的合同。第五條綜合管理部是公司合同管理部門，主要職責是（一）負責組織宣傳、學習貫徹與公司業(yè)務(wù)等相關(guān)的法律、法規(guī)和規(guī)章；（二）負責對合同專用章、合同示范文本、法人授權(quán)委托書的發(fā)放和管理；（三）負責合同的監(jiān)督執(zhí)行；（四）負責合同臺帳管理；（五）對經(jīng)雙方簽字蓋章的合同原件歸檔、保存。第六條專業(yè)審查部門（一）咨詢業(yè)務(wù)部負責各類合同的法律性審查工作；委托法律顧問對合同的法律性條款進行專業(yè)審查。（二）財務(wù)部：對合同的財務(wù)條款進行專業(yè)審查。（三）土地業(yè)務(wù)部、資產(chǎn)運營部：對涉及工程施工的合同進行專業(yè)審查。（四）綜合管理部：對涉及采購和服務(wù)的合同進行專業(yè)審查。（五）咨詢業(yè)務(wù)部負責配合公司法律顧問參與公司各類合同糾紛的調(diào)查與處理。第三章合同的訂立第七條訂立依據(jù)按照公司董事會、支委會、經(jīng)理辦公會議事規(guī)則及公司財務(wù)管理制度，按照合同涉及事項，依程序履行審議程序或簽批程序后簽訂。。第八條合同方確定，符合招投標實施辦法應(yīng)通過招標確定合同方的，按招標程序進行，開標后三十日內(nèi)必須訂立正式合同，合同的內(nèi)容應(yīng)以標書中的規(guī)定為依據(jù)，若因特殊原因，在不低于標書中質(zhì)量標準的前提下，為我方的利益可作適當調(diào)整，投標文件中的主要技術(shù)標準及預(yù)算清單作為合同附件；對非招標合同，承辦部門應(yīng)考察選擇最佳合同方，應(yīng)審查合同對方當事人的合同主體資格，包括工商注冊登記、稅務(wù)、資質(zhì)、信用等相關(guān)證書資料，并確認其有效性，留存復(fù)印件備查。第九條合同評審合同評審工作由公司指定的法律顧問進行評審，并出具《合同審查意見書》。公司所有合同都應(yīng)進行評審。評審的主要內(nèi)容包括：（一）合同的合法性。包括：當事人有無簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力；合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策規(guī)定；當事人的意思表示是否真實、一致，權(quán)利、義務(wù)是否平等；訂約程序是否符合法律規(guī)定。（二）合同的嚴密性。包括：條款是否齊全；當事人雙方的權(quán)利、義務(wù)是否對等、具體、明確；文字表述是否準確無誤。（三）合同的可行性。包括：當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件；預(yù)計取得的經(jīng)濟效益和可能承擔的風險；合同非正履行時可能受到的經(jīng)濟損失。（四）按法律法規(guī)規(guī)定或合同約定必須辦理公證手續(xù)的，由業(yè)務(wù)部門負責辦理。（五）按規(guī)定須經(jīng)上級有關(guān)部門批準才能簽訂的合同須經(jīng)批準后才能簽訂。（六）合同原件具體份數(shù)按實際需要確定，但重大合同我方至少留存兩份，合同主管部門一份、財務(wù)部門一份。第十條合同形式：書面合同，原則上，要求合同標的額兩千元以上的應(yīng)當書面形式訂立合同?！皶嫘问健笔侵负贤瑫⒀a充協(xié)議，除情況緊急或條件限制外，公司一般應(yīng)采用正式的合同書形式。第十一條合同內(nèi)容：首部一般包括合同編號；各方當事人的名稱（或姓名）和住所；前言一般包括簽約日期及簽約地點等。合同正文一般包括標的；數(shù)量；質(zhì)量；價款或者報酬；履行方式、地點和期限；違約責任；解決爭議的方式等。尾部一般包括合同的份數(shù)；附件及效力；各方當事人簽字、蓋章；保證人（如果有保證人）簽字或蓋章等內(nèi)容。訂立工程施工合同應(yīng)包括工程范圍，建設(shè)工期，中間交工工程的開工和竣工時間，材料和設(shè)備供應(yīng)責任，工程造價，撥款和結(jié)算，竣工驗收，質(zhì)量保修范圍和質(zhì)量保證期，雙方相互協(xié)作等條款。第十二條格式合同：（一）由綜合管理部、法律顧問會同有關(guān)部門制作專用格式文本，根據(jù)實際需要不定期進行審查、修訂。包括但不限于采購合同、工程施工合同、服務(wù)合同等。（二）由對方當事人制作或提供的格式合同。第四章合同審查第十三條審查合同范圍：格式文本合同和非格式文本合同。第十四條審查程序：按照經(jīng)辦人、部門負責人、法律顧問、財務(wù)負責人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理/董事長的順序進行審核，并簽屬個人意見。部門負責人審查合同的基本事實。包括合同簽訂的真實性、必要性、價格合理性、條款內(nèi)容完整性、合同履行目的確定性及合同主體適當性。簽訂的合同出現(xiàn)合同主體（對方）不當，合同事項不必要，價格不合理，無法履行等問題從而導(dǎo)致公司利益受損時，按照權(quán)責對等的原則，合同部門負責人承擔合同審查不嚴的責任。第十五條專業(yè)審查：（一）招標合同應(yīng)附有中標通知書及中標價格等材料復(fù)印件，非招標合同應(yīng)附有詢價記錄、工程預(yù)算書、合同方的工商注冊登記、稅務(wù)、資質(zhì)、信用等證書資料復(fù)印件。（二）合同的經(jīng)濟性條款報綜合管理部進行審查，主要包括：符合招標條件的是否招標，合同對方的資質(zhì)是否符合要求、詢價記錄及價格的合理性等。（三）合同的財務(wù)性條款報財務(wù)部進行審查，包括是合同是否列入年度綜合計劃，否列入年度財務(wù)預(yù)算，付款方式（票據(jù)、電匯、現(xiàn)金）可操作性、稅務(wù)、金融等條款有效性、付款期限合理性等。（四）合同的法律性條款報法律顧問審查，主要針對合同主體資格的是否合法、合同內(nèi)容是否符合法律、法規(guī)、政策，合同條款是否公平，合同權(quán)利義務(wù)表述是否具體明確，程序是否符合法律規(guī)定，違約責任界定是否清晰，文字表達是否嚴謹，盡量減少合同履行風險等。（五）上述部門審查時應(yīng)提出修改完善意見，會同合同承辦單位協(xié)商修改。第十六條審查意見簽批程序：（一）按照審查程序?qū)嵤┖炁?，簽批意見在專門設(shè)計的“簽批單”上注明。（二）各級審查負責人不得越級提前簽批意見。（三）審查意見簽署完整后，由公司法定代表人或其授權(quán)人簽字，最后在辦公室加蓋合同專用章成立。未執(zhí)行簽批程序的，持章部門不得蓋章。第五章合同用章及歸檔管理第十七條用章管理：（一）合同意見簽署完整，經(jīng)公司法人代表或授權(quán)人簽字后，辦公室對按照簽批程序確認無異議的合同，加蓋公司合同專用章及騎縫章，并進行用章登記。（二）除特殊事項外，公司對外所簽訂的合同統(tǒng)一使用合同專用章，任何人私自以公司公章或部門用章代替合同專用章、為空白合同加章，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對責任人按公司有關(guān)規(guī)定做出相應(yīng)處理，并由其承擔因此造成的一切責任。第十八條歸檔整理及時限：（一）各承辦部門向綜合管理部報送合同原件時，應(yīng)附合同簽報單，登記歸檔。（二）綜合管理部應(yīng)準確、及時、完整登記合同臺帳，每年對簽訂合同的履行情況進行統(tǒng)計、清查，履行完畢的合同按照歸檔時限上交檔案室。(三)支出類合同應(yīng)由對方先行簽章，收入類合同可由我方先行簽章。合同承辦部門負責簽章，合同對方在市區(qū)內(nèi)的，經(jīng)審批后在三個工作日內(nèi)完成合同的雙方的簽字、蓋章，并將簽定的合同送至綜合管理部歸檔；在市區(qū)以外的，在十個工作日內(nèi)完成合同雙方的簽字、蓋章，并將簽定完畢的合同送至綜合管理部歸檔，避免合同簽訂滯后于合同執(zhí)行。第六章合同的變更、解除第十九條在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的，可經(jīng)雙方協(xié)商，重新達成書面協(xié)議。新協(xié)議未達成前，原合同仍然有效。公司收到對方當事人要求解除或變更的通知書后，應(yīng)當在規(guī)定的期限內(nèi)作出書面答復(fù)。合同的變更或解除，應(yīng)當采用書面形式。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當辦理批準登記等手續(xù)的，應(yīng)依法及時辦理。第二十條存在下列情形之一的，公司可以單方解除合同：（一）因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的；（二）在履行期限屆滿之前，對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要職責、債務(wù)；（三）對方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；（四）對方遲延履行債務(wù)或其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目（五）法律規(guī)定的其他情形。上述解除合同的條款應(yīng)當在合同中予以約定。第二十一條公司任何人員不得擅自以公司名義變更或解除合同。若確須變更或解除時，由合同經(jīng)辦人查明原因，提出意見，經(jīng)批準簽訂的領(lǐng)導(dǎo)審核后，提交綜合管理部審查并簽發(fā)解除合同的函；若對方?jīng)]有違約，應(yīng)同對方協(xié)商，達成一致意見，并依法簽署變更或解除合同的書面協(xié)議。第二十二條合同變更必須由原合同起草部門負責更改，并按合同評審的要求重新組織合同變更評審，并辦理書面的合同變更手續(xù)。做好變更文件的整理、保存和歸檔工作。變更后的合同與原合同發(fā)放的范圍相同。第二十三條對方提出合同變更的，變更程序也應(yīng)按第二十二條規(guī)定的程序執(zhí)行。合同變更引起索賠的，合同變更必須與索賠同步進行，索賠協(xié)議是合同變更的處理結(jié)果，是變更后合同一部分。第二十四條對于特殊情況下合同履行過程中的合同中止，必須及時辦理中止手續(xù)，收集中止合同給本公司帶來經(jīng)濟損失的證據(jù)和資料，及時追究對方的責任。中止的合同又恢復(fù)繼續(xù)履行時，依相同程序辦理恢復(fù)手續(xù)。合同的恢復(fù)與中止都必須通知綜合管理部。第二十五條合同未履行完畢，但確定不再繼續(xù)履行，合同履行部門應(yīng)做好終止記錄，收集履行過程中所有與合同有關(guān)的文件，做好經(jīng)濟往來和工程結(jié)算工作，辦理解除合同的手續(xù)。第七章合同的履行第二十六條公司所屬各部門應(yīng)當按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，并隨時督促對方當事人及時履行其義務(wù)。公司應(yīng)建立合同履行情況臺帳。第二十七條特殊情況：搶險、工程施工中的特殊情況涉及到的經(jīng)濟行為可以先執(zhí)行，后補簽合同。補簽時，承辦部門負責人要在“簽批單”中備注原因。第二十八條合同簽章之后進入履行程序仍未開始履行的合同，由承辦部門五個工作日內(nèi)作出書面說明，提交綜合管理部審查并提出處理意見。第二十九條拖欠款項的催繳：未按合同約定及時給我公司付款的，承辦部門應(yīng)及時催款并將進展情況告知財務(wù)部。對于應(yīng)追討款項，承辦部門應(yīng)及時進行追討。第三十條有關(guān)合同履行中的書面簽證、來往信函、文書、電報等均為合同的組成部分，合同經(jīng)辦人員應(yīng)及時整理、妥善保管。在合同履行過程中，對公司的履行情況應(yīng)及時做好記錄并經(jīng)對方確認。向?qū)Ψ疆斒氯私桓吨匾Y料、發(fā)票及履行合同付款等應(yīng)由對方當事人出具收條，公司原則上只按照合同對方當事人名稱開具限制性抬頭的轉(zhuǎn)賬支票，不允許以現(xiàn)金形式支付。第三十一條在履行合同過程中，經(jīng)辦人員若發(fā)現(xiàn)并有確鑿證據(jù)證明對方當事人有下列情況之一的，應(yīng)立即終止履行，并及時書面上報辦公室處理，并將基本情況和法律顧問的處理意見一同上報公司領(lǐng)導(dǎo)：（一）經(jīng)營狀況嚴重惡化；(二)轉(zhuǎn)移財產(chǎn)，抽逃資金，以逃避債務(wù)；喪失商業(yè)信譽；有喪失或者可能喪失履行債務(wù)能力的其他情形。第三十二條債權(quán)債務(wù)的定期確認和發(fā)生重大變動時的確認：在重大、復(fù)雜合同的履行過程中，經(jīng)辦人員應(yīng)定期與對方對帳，確認雙方債權(quán)債務(wù)；在對方當事人發(fā)生兼（合）并、分立、改制或其他重大事項以及本公司或?qū)Ψ疆斒氯说暮贤?jīng)辦人員發(fā)生變動時，應(yīng)及時對帳，確認合同效力及雙方債權(quán)債務(wù)。第八章經(jīng)濟合同糾紛的調(diào)解、仲裁和訴訟第三十三條合同雙方在履行過程中發(fā)生糾紛時，應(yīng)首先按照實事求是的原則，平等協(xié)商解決。第三十四條合同雙方在一定期限（一般為一個月）內(nèi)無法就糾紛的處理達成一致意思或?qū)Ψ疆斒氯藷o意協(xié)商解決的，經(jīng)辦人員應(yīng)及時書面報綜合管理部，由部門經(jīng)理和咨詢業(yè)務(wù)部、法律顧問擬定處理意見，報公司經(jīng)理辦公會或董事會決定。對方當事人涉嫌合同詐騙的，應(yīng)立即報告公司咨詢業(yè)務(wù)部和法律顧問。第三十五條公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及獲知對方當事人準備或已經(jīng)申請仲裁或提起訴訟的，相關(guān)部門應(yīng)及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整理成書面材料連同有關(guān)證據(jù)報公司法律顧問，由法律顧問統(tǒng)一委托律師或其他專業(yè)人員辦理。第九章考核與獎懲第三十六條公司所屬各部門全體員工應(yīng)當嚴格遵守公司合同管理的有關(guān)制度，有效訂立、履行合同，切實維護公司的整體利益。公司綜合管理部和法律顧問負責制度執(zhí)行情況的監(jiān)督考核。第三十七條對在合同簽訂、履行過程中發(fā)現(xiàn)重大問題，積極采取補救措施，使公司避免重大經(jīng)濟損失以及在經(jīng)濟糾紛處理過程中，避免或挽回重大經(jīng)濟損失的，應(yīng)予以獎勵。第三十八條合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司應(yīng)當依法向責任人員追償損失：（一）未經(jīng)授權(quán)批準或超越職權(quán)簽訂合同；（二）為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授權(quán)委托書；（三）應(yīng)當簽訂書面合同而未簽訂