文秘就業(yè)市場分析

本文格式為Word版下載后可任意編輯和復(fù)制第第頁文秘就業(yè)市場分析文秘就業(yè)市場分析秘書在企業(yè)中屬于最基礎(chǔ)，也是最重要的崗位之一，其崗位職責(zé)描述也是最模糊和最廣泛的。作為一種全球性的職業(yè)，文秘工作越來越趨于現(xiàn)代化、科學(xué)化和專業(yè)化。它在幫助各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行綜合管理、樹立企業(yè)形象、溝通內(nèi)外關(guān)系、處理信息溝通等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。文秘專業(yè)人才的就業(yè)前景應(yīng)當(dāng)不錯(cuò)，但企業(yè)還在埋怨能選到“像樣”的文秘人員不簡單。那么，文秘專業(yè)的就業(yè)前景究竟如何?

一、文秘專業(yè)人才的需求狀況

從需求數(shù)量上看，被調(diào)查的民企100%均表示需要文秘人才。在回答今后三年平均每年需要文秘專業(yè)畢業(yè)生人數(shù)時(shí)，90%以上的單位選1—2個(gè)，另有近10%的單位選了3—5個(gè)或更多。這說明民企對(duì)文秘人才的需求有肯定的空間。

從需求層次上看，80%以上的單位選擇了大專(高職)畢業(yè)生，只有不到20%的單位表示需要本科及本科以上的畢業(yè)生。這顯示，民企對(duì)文秘人才的需求比較注意實(shí)際，一般認(rèn)為受過文秘大專層次教育已夠用。不少民企認(rèn)為，他們急需的是文秘專業(yè)方面的適用人才，看重的是文秘人才的專業(yè)素養(yǎng)、技能和事務(wù)力量，并非僅以學(xué)歷凹凸為條件。

從需求的秘書類型上看，65%的單位選了復(fù)合型秘書，這表明，當(dāng)前復(fù)合型人才最受歡迎，其次為應(yīng)用型秘書(15%)、創(chuàng)新型秘書(10%)，另有5%的單位分別選了操作型秘書、技術(shù)型秘書。

二、文秘專業(yè)人才的素養(yǎng)需求狀況

調(diào)查反映，民營企業(yè)對(duì)文秘人才的素養(yǎng)需求是多元化的，但都存有“德才兼?zhèn)洹钡膬A向。據(jù)統(tǒng)計(jì)顯示，民營企業(yè)注意的文秘專業(yè)畢業(yè)生的綜合素養(yǎng)，從高到低依次是：思想和道德素養(yǎng)(33%)、文化素養(yǎng)(27%)、業(yè)務(wù)素養(yǎng)(13%)、心理素養(yǎng)(8%)、團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神和溝通協(xié)調(diào)力量(5%)等。大部分單位在聘請(qǐng)文秘人員時(shí)最看重的是基本素養(yǎng)，如品德修養(yǎng)、敏捷程度、努力程度和學(xué)問面等，可以概括為“要素養(yǎng)而不求專業(yè)精”。

素養(yǎng)中，“德”為首，可見“德”在民營企業(yè)的重視程度。思想和道德素養(yǎng)方面選擇較多的是：

職業(yè)道德(75%)、事業(yè)心(63%)、良好人際關(guān)系(43%)、吃苦耐勞精神(38%)、忠于職守(28%)。

文化是學(xué)問經(jīng)濟(jì)時(shí)代的顯著特征，其凹凸在很大程度上影響著個(gè)人的整體工作水平。因此，民企對(duì)文化素養(yǎng)的重視程度排其次位。最注意文秘人員的文化素養(yǎng)是從高到低依次是：把握扎實(shí)的專業(yè)技術(shù)學(xué)問(38%)、把握寬敞的專業(yè)學(xué)問(28%)、了解一般的人文科學(xué)學(xué)問(26%)、把握相關(guān)學(xué)科學(xué)問(16%)、了解一般的社會(huì)科學(xué)學(xué)問(4%)。

業(yè)務(wù)素養(yǎng)往往會(huì)直接影響工作效率，民企注意的文秘畢業(yè)生的業(yè)務(wù)素養(yǎng)依次是：獨(dú)立工作力量(42%)、組織管理力量(35%)、實(shí)際操作力量(28%)、創(chuàng)新力量(23%)、獵取加工和利用信息的力量(10%)。

良好的心理素養(yǎng)也是民企關(guān)注的因素，當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)布滿競爭和挑戰(zhàn)的多元化社會(huì)，文秘人員能否適應(yīng)新時(shí)代并謀求工作的勝利，很大程度上取決于個(gè)人心理素養(yǎng)的強(qiáng)或弱。民企最注意畢業(yè)生的心理素養(yǎng)是易于投入、熱忱工作的心理(40%)、自信念(37%)、自主主動(dòng)工作(25%)、追求卓越、渴望勝利(11%)、開放樂觀(9%)。

值得一提的是，團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神與溝通協(xié)調(diào)力量越來越為民營4~_lk所看重。有位民企的人事主管說，企業(yè)需要的是溝通力量強(qiáng)、有親和力，能夠運(yùn)用自己良好的溝通力量與企業(yè)內(nèi)外有關(guān)人員接觸，能夠合作無間、同心同德、完成組織的使命和目的的人。平常在學(xué)校參與社團(tuán)、組織策劃完成過大型活動(dòng)的同學(xué)最受歡迎，這些同學(xué)到了工作崗位后，很快能融入團(tuán)體，順當(dāng)開展工作。

三、文秘專業(yè)人才的職業(yè)力量和學(xué)問結(jié)構(gòu)要求狀況

調(diào)查顯示，民營企業(yè)最看重的文秘專業(yè)畢業(yè)生的前五項(xiàng)綜合力量，依次為語言表達(dá)力量、人際溝通力量、應(yīng)變力量、實(shí)踐力量、文字表達(dá)力量。文秘從業(yè)人員必需具備這五種綜合力量才能適應(yīng)現(xiàn)代民營企業(yè)的要求。認(rèn)為文秘從業(yè)人員應(yīng)當(dāng)具備的職業(yè)力量，按重視程度，依次為職業(yè)道德、敬業(yè)精神、專業(yè)素養(yǎng)、使用和維護(hù)現(xiàn)代辦公設(shè)備的力量。

民營企業(yè)在錄用文秘專業(yè)畢業(yè)生時(shí)最看重的力量因素是“專業(yè)水平”(26%)，其次是反映專業(yè)力量、溝通力量、心理素養(yǎng)等綜合力量的“面試的第一印象”(19%);再次是“社會(huì)實(shí)踐經(jīng)受”(18%)。此外，“外語水平”(15%)和“計(jì)算機(jī)水平”(9%)，而這兩項(xiàng)也可以視作專業(yè)力量。專業(yè)水平是民企最看重的素養(yǎng)，它是文秘專業(yè)同學(xué)就業(yè)力量的基礎(chǔ)。

另據(jù)問卷調(diào)查顯示，在被調(diào)查單位中對(duì)應(yīng)聘秘書崗位的畢業(yè)生是否獲得秘書職業(yè)資格證書表示重視的占35%，一部分單位表示不會(huì)非常在意，關(guān)鍵是看是否真正具備秘書的職業(yè)技能，當(dāng)然有的話最好;對(duì)獲得電腦操作等級(jí)證書重視的占55%，但對(duì)是否獲得外語等級(jí)證書卻100%表示重視。

在問到文秘專業(yè)畢業(yè)生除了文秘專業(yè)學(xué)問外，最需要把握的其他學(xué)問時(shí)，民企的老總選擇最多的是經(jīng)濟(jì)管理、科技等方面學(xué)問，會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)和財(cái)務(wù)管理等方面學(xué)問以及企業(yè)管理學(xué)問、法律學(xué)問等。

大部分民企認(rèn)為高職同學(xué)最需要進(jìn)一步培育的力量是：敬業(yè)精神、學(xué)問力量水平、文化素養(yǎng)和吃苦耐勞精神。在問到高職畢業(yè)生與其他重點(diǎn)或名牌學(xué)校的畢業(yè)生在學(xué)問力量水平上有否明顯差距時(shí)，85%的民企單位認(rèn)為有肯定差距，還有的認(rèn)為有明顯差距。在問到高職生就業(yè)中存在的主要問題，大部分民企單位認(rèn)為是高職院校的人才培育規(guī)格和質(zhì)量目前還難以滿意社會(huì)的需求，高職生的學(xué)問結(jié)構(gòu)還不能完全適應(yīng)經(jīng)濟(jì)的快速進(jìn)展。

四、企業(yè)對(duì)文秘專業(yè)人才需求的特點(diǎn)與趨勢(shì)分析

據(jù)調(diào)研顯示，民營企業(yè)對(duì)文秘專業(yè)人才的需求有許多的共性，概括起來有四個(gè)特點(diǎn)，一要有良好的工作態(tài)度，有虛心好學(xué)的品德;二要肯吃苦耐勞，學(xué)會(huì)適應(yīng)環(huán)境;三是注意情商，擅長溝通協(xié)調(diào)、與人共事;四要一專多能，有能勝任文秘工作的綜合素養(yǎng)、力量，屬復(fù)合型通才。

調(diào)研中我們發(fā)覺，民企需要的文秘人員實(shí)際上是“綜合文秘”。因單位規(guī)模相對(duì)較小，文秘分工不是太細(xì)，文秘人員身兼多職，往往集文秘工作、財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)、人事、檔案管理等多種工作于一身，除了必需具備的文秘專業(yè)學(xué)問和力量之外，還要把握其他非文秘專業(yè)的基礎(chǔ)學(xué)問。不僅要具備辦文辦事、熟識(shí)把握現(xiàn)代辦公設(shè)備的力量，還要有熟識(shí)駕馭語言的力量和較強(qiáng)的社會(huì)活動(dòng)力量。他們既要為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)“門面”、當(dāng)“窗口”，搞接待、公關(guān)，還要為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策、幫助決策。

此外，商務(wù)秘書、涉外秘書將會(huì)成為民營企業(yè)需要的秘書主要類型。在市場經(jīng)濟(jì)舞臺(tái)上，企業(yè)的秘書不僅要懂得涉外法規(guī)、涉外禮儀、涉外經(jīng)濟(jì)，還要明白商務(wù)方面的信息，了解企業(yè)的產(chǎn)銷規(guī)律和特點(diǎn)，具有肯定的策劃力量和營銷力量。適應(yīng)民企的客觀需要，文秘人員要學(xué)習(xí)涉外法規(guī)、現(xiàn)代企業(yè)管理學(xué)問和現(xiàn)代生產(chǎn)技術(shù)，把握相關(guān)信息資料，學(xué)習(xí)和運(yùn)用法律學(xué)問，履行好依法辦事的責(zé)任，適應(yīng)企業(yè)的新需要。

民營企業(yè)秘書的參謀詢問作用相對(duì)于其他類型的企業(yè)更為突出。企業(yè)為了在激烈的市場競爭中獲勝，更需要高層次、高水平的秘書為自己當(dāng)好參謀，以增加企業(yè)的競爭力。一個(gè)好的秘書不僅要做好本職的分內(nèi)工作，還是主管“上司”的好參謀、好助手，有些事情要替“上司”考慮周全，甚至在不影響關(guān)系的前提下，有效地引導(dǎo)“上司”開展各項(xiàng)工作，這是新時(shí)期對(duì)民企文秘人員提出的新要求。

隨著民企經(jīng)濟(jì)的進(jìn)展，民企對(duì)文秘人員的文化素養(yǎng)要求越來越高。文秘人員不僅要以“文化”一員的身份參加、促進(jìn)企業(yè)文化的進(jìn)展，又要以對(duì)外使者的形象去展現(xiàn)企業(yè)文化的理念與內(nèi)涵。要以自己獨(dú)有的專業(yè)特長參加企業(yè)文化建設(shè)。從企業(yè)外在形象來說，從廠房樣式、環(huán)境裝飾、標(biāo)語口號(hào)到廠徽設(shè)計(jì)、節(jié)假日氛圍布置等，基本都是靠文秘人員來擔(dān)當(dāng)。內(nèi)在形象更是無邊無際，從公關(guān)、禮儀、溝通、會(huì)議、辦案等都是文秘工作的范疇。

文秘人才的需求前景看好，民營企業(yè)對(duì)文秘人才的需求非常注意素養(yǎng)和力量需要。因此，高職文秘專業(yè)的教學(xué)改革應(yīng)以社會(huì)需求為導(dǎo)向，重視人才的綜合素養(yǎng)、專業(yè)學(xué)問和職業(yè)技能的培育，突出企業(yè)特色和適用性，以增加文秘專業(yè)人才的就業(yè)適應(yīng)性。

五、文秘專業(yè)就業(yè)前景分析

日前各行各業(yè)對(duì)秘書的要求也在不斷提高，只會(huì)打雜的“聽話”秘書已經(jīng)難以再滿意職場的需求，擁有高學(xué)歷的高級(jí)秘書證書正漸漸成為人才市場上的緊俏資源。

秘書分兩級(jí)，一般秘書的月收入在兩千元左右，假如有助理的角色也許在5000元，外企公司總裁辦公室的高級(jí)秘書在8000到1萬元左右。

秘書職業(yè)以后的進(jìn)展是做行政、人力資源或者后勤方面的經(jīng)理，或是負(fù)責(zé)自己熟識(shí)的工作。由于他們與各個(gè)部門都打交道，對(duì)于公司的架構(gòu)和業(yè)務(wù)都比較了解，所以將來進(jìn)展方向也是這些，“對(duì)企業(yè)來說，職業(yè)資格證書只是一塊敲門磚”，身為人事主管，依視路光學(xué)的李小姐認(rèn)為，“當(dāng)一種職業(yè)的社會(huì)需求非常旺盛，且從業(yè)人員的規(guī)模已達(dá)到相當(dāng)數(shù)量時(shí)，職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的制定和資格認(rèn)證的確顯得很有必要。

工作、幫助領(lǐng)導(dǎo)處理行政事務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施供應(yīng)服務(wù)的人員，包含了從企業(yè)基礎(chǔ)文書、專職文秘、到高級(jí)行政助理等一個(gè)完整的行政幫助人員體系，是實(shí)行就業(yè)準(zhǔn)入的職業(yè)之一。具備較強(qiáng)的文字與語言表達(dá)力量、綜合協(xié)調(diào)合作力量和規(guī)律思維與分析力量，富有專業(yè)學(xué)問與技能的秘書是各類企業(yè)、事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體急需的人才。該專業(yè)就業(yè)面廣，需求量大，進(jìn)展前景極為可觀。

就業(yè)方向：該專業(yè)畢業(yè)生不僅可從事秘書工作和行政管理工作，還可從事企業(yè)廣告、公共關(guān)系等文案創(chuàng)作,以及人力資源管理、信息處理和營銷工作。

目前由于缺乏專業(yè)背景和正規(guī)培訓(xùn)，許多在職的秘書工作起來不夠自信，這時(shí)，他們就應(yīng)當(dāng)選擇一個(gè)與秘書職業(yè)相關(guān)的專業(yè)，抓緊補(bǔ)補(bǔ)課，以補(bǔ)充自己的專業(yè)技能，從而盡快提升自己的價(jià)值，增加自身的職場競爭力。

秘書職業(yè)生涯本身就是一個(gè)不斷深造、不斷積累、不斷提升的過程。處在秘書這個(gè)職場中的任何一個(gè)人，要想在日益激烈的競爭中求得進(jìn)展，求得生存，就必需主動(dòng)來更新自己的學(xué)問結(jié)構(gòu)，把握最新的技能、技術(shù)，給自己職業(yè)的進(jìn)展補(bǔ)充新奇血液。

選擇合適的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)，然后擇機(jī)跳槽已成為職場進(jìn)展的最新動(dòng)向。而面對(duì)名目繁多的秘書培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，如何選擇好的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行充電，是個(gè)首要問題。只有有效的培訓(xùn)才能為職場人士跳槽、提薪、升職增加籌碼而能達(dá)到這樣目的的培訓(xùn)才是值得投入的。

其實(shí),我覺得文秘專業(yè)的就業(yè)前景還是寬闊的.只不過要有扎實(shí)深厚的文書基礎(chǔ)、辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)、溝通基礎(chǔ)、速記基礎(chǔ)、企業(yè)管理基礎(chǔ)、法律與法規(guī)。秘書實(shí)務(wù)包括：會(huì)議管理、事物管理、文書擬寫與處理、涉外英語等.

理性的職場人都會(huì)對(duì)自己的職業(yè)進(jìn)展前景進(jìn)行認(rèn)真、仔細(xì)的規(guī)劃。我們需要很清晰自己所走的每一步路。在自己職業(yè)進(jìn)展的過程中，學(xué)會(huì)提前為自己準(zhǔn)備--進(jìn)行充電，以便使自己職業(yè)選擇的道路更寬。同時(shí)，在職場選擇中站在十字路口的人，也應(yīng)當(dāng)通過準(zhǔn)時(shí)充電，找到適合自己的職業(yè)、崗位。所以，確定要從事秘書這一行，就要預(yù)備參與培訓(xùn)。

【拓展閱讀】

秘專業(yè)學(xué)問介紹

一個(gè)稱職的秘書，必需具有運(yùn)籌力量、辦事力量、調(diào)查討論力量、組織協(xié)調(diào)力量、交際力量、文字表達(dá)力量和操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的力量。其中文字表達(dá)力量是最重要、最基本的，也是實(shí)現(xiàn)其它力量的基礎(chǔ)。可以這么說，文字表達(dá)能

力是秘書工作人員的基本功，是“看家”的本事。

那么，怎樣才能有效地提高文秘寫作的力量呢?詳細(xì)說來，主要應(yīng)留意以下幾點(diǎn)：

首先，要端正態(tài)度，培育愛好，自覺學(xué)好文秘寫作。

不管干什么事情，必需有正確的態(tài)度和深厚的愛好，這樣才有動(dòng)力，才樂于去干，并想方設(shè)法去把工作干好。學(xué)習(xí)文秘寫作也是如此。寫作，是一種簡單、精細(xì)的精神生產(chǎn)，是一項(xiàng)非常嚴(yán)厲?而艱苦的制造性腦力勞動(dòng)，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國聞名的將來學(xué)家約翰·奈斯比特在《大趨勢(shì)——轉(zhuǎn)變我們生活的十個(gè)新方向》一書中指出：“在工業(yè)社會(huì)向信息社會(huì)過渡中，有五件?最重要?的事情應(yīng)當(dāng)記住，而其中的一件就是：在這個(gè)文字密集的社會(huì)里，我們比以往任何時(shí)候都更需要具備最基本的讀寫技能。這里所說的?讀寫技能?，首先就是足以應(yīng)付日常工作和生活所需的寫作力量，也就是應(yīng)用寫作力量?！迸c此同時(shí)，我們還要培育學(xué)習(xí)文秘寫作的深厚愛好，變被動(dòng)為主動(dòng)，變要我學(xué)為我要學(xué)。愛因斯坦說過：喜愛是最好的老師。對(duì)寫作有劇烈的責(zé)任感和深厚的愛好，喜愛寫作，喜愛到“忘我”、“癡迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會(huì)意，便欣然忘我”，樂此不疲，如饑似渴地去鉆研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，這樣就肯定會(huì)學(xué)得好，學(xué)得入門，就會(huì)不斷地取得進(jìn)步。

其次，學(xué)習(xí)文秘寫作基礎(chǔ)學(xué)問，借鑒優(yōu)秀作品。

寫作有沒有規(guī)律可循、方法可求呢?我們的回答是確定的。古人說：“寫作無秘雇作文有要道”，“定體則無，大體須有”，這種熟悉是符合辯證法的。我們所學(xué)的文秘寫作教材，就是前人文秘寫作閱歷的科學(xué)總結(jié)，就是揭示文秘寫作的一般規(guī)律、引導(dǎo)人們把握文秘寫作方法和技巧的理論。

要提高文秘寫作力量，還應(yīng)有意識(shí)地選讀一些范文，以作借鑒。魯迅說過：“凡是已有定評(píng)的大作家，他的作品，全部就說明著?應(yīng)當(dāng)怎樣寫?。只是讀者很不簡單看出，也就不能領(lǐng)悟。我們也應(yīng)熟悉到：讀書是讀他人之書，作文是作自己之文;借鑒只是從中吸取養(yǎng)分，經(jīng)消化后成為自己的東西;而不是生搬硬套，仿照抄襲，“依葫蘆畫瓢”。

最終，要勇于實(shí)踐，堅(jiān)持多練習(xí)、多修改。

寫作是一種技能，技能的提高要靠實(shí)踐。實(shí)踐出真知。立足于多寫多練，這是提高寫作力量最有效的途徑。假如只讀不寫或少寫，那就會(huì)眼高手低，所學(xué)到的確良學(xué)問，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補(bǔ)拙。只有勤學(xué)若練，堅(jiān)持不懈，才會(huì)熟能生巧，運(yùn)筆自如，真正學(xué)到本事。作為文秘人員，多寫多練當(dāng)然重要，但每次擬稿時(shí)，還要進(jìn)行認(rèn)真的修改。多修改自己的文章也是提高文秘寫作力量的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。多改符合人們熟悉客觀事物由淺入深、由片面到全面的規(guī)律，也是寫文章責(zé)任心強(qiáng)的一種表現(xiàn)。文章頻改，工夫自出。事實(shí)上，多一次仔細(xì)修改，就多一份寫作的體驗(yàn)，就多一項(xiàng)詳細(xì)的收獲。作為稱職的秘書人員，要有高度的責(zé)任感，，養(yǎng)成修改文章的良好的良好習(xí)慣，虛心聽取領(lǐng)導(dǎo)和同志們的看法，克服怕人挑“刺”的思想，對(duì)每一篇文章反復(fù)推敲，精思細(xì)改，這樣寫作力量才能快速地提高。

文秘必需把握的電腦技巧

一、紅頭文件的制作及標(biāo)準(zhǔn)

1、進(jìn)行頁面設(shè)置

選擇“文件”——“頁面設(shè)置”選擇“頁邊距”附簽，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設(shè)置成“奇偶頁不同”,在該選項(xiàng)前打“√”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設(shè)置”，“中文字體”設(shè)置為“仿宋”;“字號(hào)”設(shè)置成“三號(hào)”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”;將“每行”設(shè)置成“28”個(gè)字符;“每頁”設(shè)置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設(shè)置成了以三號(hào)字為標(biāo)準(zhǔn)、每頁22行、每行28個(gè)漢字的國家標(biāo)準(zhǔn)。

2、插入頁號(hào)

選擇“插入”——“頁碼”，“位置”設(shè)置為“頁面底端(頁腳)”，“對(duì)齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”。然后單擊“格式”按鈕，“數(shù)字格式”設(shè)置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設(shè)置。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線;并將頁碼字號(hào)設(shè)置成“四號(hào)”;字體任意;奇數(shù)頁的頁碼設(shè)置成右空一個(gè)漢字，偶數(shù)頁的頁碼設(shè)置成左空一個(gè)漢字。

3、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)制作

選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項(xiàng)，鼠標(biāo)將會(huì)變成“┼”，在Word20xx版面上單擊鼠標(biāo)左鍵，消失一個(gè)文本框，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標(biāo)右鍵——“設(shè)置文本框格式”，在這里來設(shè)置紅頭的屬性。

選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置成“無填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設(shè)置成“2cm”;寬度設(shè)置成“15.5cm”。注：用戶可依據(jù)實(shí)際狀況調(diào)整尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級(jí)”按鈕，水平對(duì)齊：“對(duì)齊方式”設(shè)置成“居中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”;垂直對(duì)齊：“肯定位置”設(shè)置成“頁邊距”，“下側(cè)”設(shè)置成“2.5cm”——平行文標(biāo)準(zhǔn)，“8.0cm”——上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可依據(jù)實(shí)際狀況調(diào)整尺寸。然后單擊“確定”。

選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設(shè)置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框?qū)傩匀吭O(shè)置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)的全部文字，將顏色設(shè)置成“紅色”，字體設(shè)置成“小標(biāo)宋簡體”，字號(hào)依據(jù)文本框的大小設(shè)置成相應(yīng)字號(hào)，但要盡量布滿該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。

4、紅線制作

首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標(biāo)會(huì)變成“十”字形，左手按住鍵盤上的Shift鍵，右手拖動(dòng)鼠標(biāo)從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置自選圖形格式”，紅線的屬性在這里進(jìn)行設(shè)置。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置為“紅色”;“虛實(shí)”設(shè)置為“實(shí)線”;“粗線”設(shè)置為“2.25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設(shè)置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級(jí)”按鈕，水平對(duì)齊：“對(duì)齊方式”設(shè)置成“

中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”，垂直對(duì)齊：“肯定位置”設(shè)置成“頁邊距”，“下側(cè)”設(shè)置成“7cm”——平行文標(biāo)準(zhǔn)，“13.5cm”——上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可依據(jù)實(shí)際狀況進(jìn)行調(diào)整。單擊確定。

5、文號(hào)制作

平行文文號(hào)：文號(hào)——三號(hào)仿宋、居中顯示。

上行文文號(hào)：文號(hào)——三號(hào)仿宋字體、左空一個(gè)字的距離;簽發(fā)人——三號(hào)仿宋字體;簽發(fā)人姓名——三號(hào)楷體、右空一個(gè)字的距離。注：文號(hào)肯定要使用六角符號(hào)。六角符號(hào)插入方法：選擇“插入”——“符號(hào)”——“符號(hào)”附簽，找到六角符號(hào)后，將光標(biāo)置于預(yù)備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。

6、主題詞制作

選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊鼠標(biāo)右鍵——表格屬性——“表格”附簽，“對(duì)齊方式”設(shè)置為“居中”;然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預(yù)覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫詳細(xì)內(nèi)容：主題詞用三號(hào)黑體;主題詞詞目用三號(hào)小標(biāo)宋;抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號(hào)仿宋。

7、保存成模板文件

單擊“文件”——“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模板(*.dot)”;“文件名”：給模板命名;“保存位置”：模板所在路徑(一般不做，默認(rèn)即可)。至此，模板制作完成。以后全部屬于此種類型的公文都可以調(diào)用該模板，直接進(jìn)行公文正文的排版。要對(duì)該模板進(jìn)行修改，可以調(diào)出相應(yīng)模板，方法是：選擇“文件”——“打開”，找到相應(yīng)的模板路徑，若模板保存時(shí)按系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置的，然后單擊“打開”按鈕調(diào)出模板即可進(jìn)行修改。

二、公文正文排版

1.依據(jù)模板建立新公文：

選擇“文件”——“新建”——“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調(diào)出模板。

2.制作公文正文內(nèi)容：

正文內(nèi)容依據(jù)用戶的實(shí)際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進(jìn)來，但必需遵循以下國家標(biāo)準(zhǔn)：

標(biāo)題——二號(hào)小標(biāo)宋字體，居中顯示;主送機(jī)關(guān)——三號(hào)仿宋字體，頂格，冒號(hào)使用全角方式;

正文——三號(hào)仿宋字體;

成文日期——三號(hào)仿宋字體，右空四個(gè)字的距離，“○”和六角符號(hào)的輸入方法全都，不能使用“字母O”或“數(shù)字0”代替。

文號(hào)、簽發(fā)人、主題詞——根據(jù)模板定義的字體填寫完整。最終，將紅頭、紅線、文號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文日期、主題詞的相互位置調(diào)整好。

三、用Word制作電子公章

1、圖章輪廓

選擇“插入→圖片→自選圖形”，在“繪圖”工具欄中選擇橢圓，按下Sfift鍵在文檔中拖出一個(gè)圓，設(shè)置為“無填充色”，線條寬度為2磅，顏色為紅色，“疊放次序”為“最底層”。

2、編輯文字

在文檔中插入藝術(shù)字，選擇環(huán)形藝術(shù)字，輸入內(nèi)容后設(shè)置字體、字號(hào)，然后用藝術(shù)字四周的8個(gè)拖拉按鈕把文字拖成圓形，并放在已經(jīng)畫好的圓內(nèi)，可以用Ctrl鍵和方向鍵關(guān)心移動(dòng)到精確?????的位置。并把藝術(shù)字設(shè)置成紅色。

3、插入五角星

在“自選圖形→星與旗幟”中選中五角星，然后在文檔中畫出一個(gè)大小適合的五角星，并設(shè)置成紅色，移動(dòng)到圓中合適的位置，然后選中圓、藝術(shù)字、五角星，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“組合”，一個(gè)公章就制作出來了，要用時(shí)復(fù)制一個(gè)到目標(biāo)處，是不是很正規(guī)啊!

文秘小學(xué)問

核心職能

工作管理

能依工作的輕重緩急排定優(yōu)先級(jí)，妥當(dāng)運(yùn)用自己的時(shí)間與資源，有效管理工作流程及進(jìn)度。

仔細(xì)負(fù)責(zé)

的確達(dá)成工作職責(zé)及要求，能勇于擔(dān)當(dāng)自己的錯(cuò)誤或失敗，不歸咎他人并努力改善。

主動(dòng)樂觀

不需他人指示或要求能自動(dòng)自發(fā)做事，面臨問題馬上實(shí)行行動(dòng)加以解決，且為達(dá)目標(biāo)情愿主動(dòng)擔(dān)當(dāng)額外責(zé)任。

顧客服務(wù)

對(duì)顧客呈現(xiàn)服務(wù)熱忱，有效滿意顧客需求、解決顧客問題，進(jìn)而提高顧客滿足度。

誠信正直

為人坦誠、的確遵守組織規(guī)定與社會(huì)規(guī)范、信守承諾且言行全都。

適變力量

對(duì)工作內(nèi)容或環(huán)境的轉(zhuǎn)變能夠保持鎮(zhèn)靜，嘗試了解轉(zhuǎn)變的緣由并以開放態(tài)度面對(duì)，有效調(diào)整行為且維持應(yīng)有的工作表現(xiàn)。

問題解決

能夠把握問題核心，精確解讀訊息做出結(jié)論，尋求適當(dāng)解決方案，衡量利弊得失并實(shí)行實(shí)際行動(dòng)以排解障礙。

壓力承受

面臨工作壓力能夠使用適當(dāng)方法加以紓解，并維持應(yīng)有的工作表現(xiàn)與人際關(guān)系。

溝通協(xié)調(diào)

能視談話對(duì)象有條理地清晰表達(dá)想法，除確保對(duì)方專注傾聽及充分了解，并可正確解讀、響應(yīng)、厘清他人所傳達(dá)的訊息以取得共識(shí)。

工作職責(zé)編輯

一、教學(xué)秘書工作職責(zé)：

1、幫助院領(lǐng)導(dǎo)抓好教學(xué)常規(guī)工作的支配，檢查與總結(jié)工作。

2、準(zhǔn)時(shí)向院領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)上級(jí)部門支配的各項(xiàng)任務(wù)及上報(bào)院的有關(guān)狀況。

3、幫助院領(lǐng)導(dǎo)處理好日常的教學(xué)事務(wù)工作，并準(zhǔn)時(shí)進(jìn)行請(qǐng)示與匯報(bào)。

4、負(fù)責(zé)收集撰寫整理，管理各種教學(xué)信息和教學(xué)文件。

5、負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的建立與管理工作，作到分門別類，有條理。

6、作好各種文件的收發(fā)，登記與管理工作。

二、生活秘書工作職責(zé)

1、幫助院領(lǐng)導(dǎo)抓好教學(xué)辦公用品的供應(yīng)與發(fā)放工作，監(jiān)督辦公費(fèi)用的使用狀況。

2、幫助院領(lǐng)導(dǎo)、班主任抓好勞動(dòng)衛(wèi)生工作。

3、負(fù)責(zé)院辦公室必需設(shè)施如教室、辦公室門窗、桌、椅、照明設(shè)施、黑板等的修理和電話管理工作。為保證正常的教學(xué)秩序作好物質(zhì)保證。

4、負(fù)責(zé)全院教職工的考勤與同學(xué)考勤的匯總工作。

5、幫助院工會(huì)作好全院教職工的福利工作。

6、幫助院長用好院基金的使用管理工作，全部經(jīng)費(fèi)的支付與回收工作。

7、作好教職工的生活服務(wù)工作如預(yù)備好開水、洗手水、內(nèi)務(wù)整理等。

8、作好院資料室的收發(fā)與報(bào)刊雜志的征訂工作。

特性編輯

從屬性

秘書工作不是獨(dú)立的，是從屬于領(lǐng)導(dǎo)的，是完全按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事的。

方圓性

一是工作圓滿,有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)綜合力量;二是圓熟力量，工作很嫻熟。三是圓通力量，不能沒有原則，但也要通融，而又不能圓滑。

幫助性

辦公室是辦事機(jī)構(gòu),不是決策機(jī)構(gòu)。忠于職守，守就是守本分，做好本職工作。要做到三不越：不越位、不越職、不越權(quán)。

綜合性

概括起來是“三三四四”：

第一個(gè)三是三個(gè)中心，即信息中心、協(xié)調(diào)綜合中心和參謀辦事中心;

其次個(gè)三是三辦十項(xiàng)工作，即辦文(撰文、文書處理)、辦會(huì)、辦事(信息調(diào)研、協(xié)調(diào)、督查、信訪、接待、機(jī)要、綜合辦理);

第一個(gè)四是四句話，即貫穿上下，協(xié)調(diào)左右，聯(lián)系內(nèi)外，綜合辦理。所以說辦公室處于樞紐地位;

其次個(gè)四是四個(gè)結(jié)論，即參政、管理事務(wù)、搞好服務(wù)、提高綜合管理力量。綜合管理力量實(shí)際上就是領(lǐng)導(dǎo)力量。

行政文員編輯

行政文員工作涉及面較廣，事務(wù)較繁瑣，對(duì)完成工作的質(zhì)量效率也有肯定的要求。那么，行政文員應(yīng)當(dāng)具備的基本素養(yǎng)和技能要求有哪些呢?

他應(yīng)能獨(dú)立操作計(jì)算機(jī)，嫻熟操作Word、Excel、PowerPoint等辦公自動(dòng)化軟件及Internet郵件收發(fā)和處理技巧。嫻熟運(yùn)用各類辦公自動(dòng)化設(shè)備。

同時(shí)應(yīng)具備良好的記憶力以及對(duì)時(shí)間的安排和溝通協(xié)調(diào)力量，還要有較強(qiáng)的保密意識(shí)。具有良好的文字組織和語言表達(dá)力量，中英文打字速度快，能嫻熟操作五筆輸入法等漢字輸入法。把握常用英語口語，有較好的英語閱讀和寫作力量。

文員編輯

辦公室文員(會(huì)議、文書、印信、檔案、接待、宣揚(yáng)欄、文件報(bào)紙收發(fā))工作職責(zé)：

1.接聽、轉(zhuǎn)接電話;接待來訪人員。

2.負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機(jī)要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

3.負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。

4.做好會(huì)議紀(jì)要。

5.負(fù)責(zé)公司公文，信件，郵件，報(bào)刊雜志的分送。

6.負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。

7.負(fù)責(zé)辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

8.做好公司宣揚(yáng)專欄的組稿。

9.根據(jù)公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對(duì)其負(fù)責(zé)。

10.做好公司食堂費(fèi)用支出、流水賬登記，并對(duì)餐費(fèi)做統(tǒng)計(jì)及餐費(fèi)的收納、保管。

11.每月環(huán)保報(bào)表的郵寄及社保的打表。

12.管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。

13.社會(huì)保險(xiǎn)的投保、申領(lǐng)。

14.統(tǒng)計(jì)每月考勤并交財(cái)務(wù)做帳，留底。

15.管理辦公各種財(cái)產(chǎn),合理使用并提高財(cái)產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。

16.接受其他臨時(shí)工作.

秘書編輯

秘書是掌管文書并幫助機(jī)關(guān)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員。

1998年5月，國家勞動(dòng)部(現(xiàn)人力資源和社會(huì)保障部)在其新頒布的《秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)》一書上將“秘書”概念定義為：特地從事辦公