施工單位檔案管理

施工單位檔案管理1、施工單位工程檔案的分類及內(nèi)容

施工單位工程檔案大致包括以下幾大類型：

1）施工綜合管理文件。包括：施工方案、施工計劃、施工措施，有關(guān)質(zhì)量、安全、進(jìn)度計劃、環(huán)保水保方面的往來文件，會議紀(jì)要，各種施工原始記錄，工程照片和錄像等；

2）質(zhì)量保證文件。包括：原材料及構(gòu)件出廠證明、復(fù)驗單及試驗報告，半成品、成品試驗成果匯總及現(xiàn)場材料見證取樣記錄、混凝土（砂漿）配料單，各種現(xiàn)場檢測記錄及報告，設(shè)備、機(jī)具、儀器儀表率定檢測記錄及檢修記錄等；

3）質(zhì)量檢查簽證文件。如：施工定位測量，放樣報驗單，施工測量成果報審表及測量成果等，測量原始記錄及測試、沉降、位移、變形監(jiān)測記錄，各種單元工程驗收及評定（包括工序）、交工驗收記錄等；

4）竣工圖；

5）工程結(jié)算文件。包括：計量支付文件及完工結(jié)算文件，合同變更、索賠與反索賠文件等；

6）工程驗收文件。包括：合同項目工程（含單位及分部工程）完工驗收簽證鑒定書，施工報告、階段驗收、交工交面驗收報告、竣工報告、工程建設(shè)施工大事記，竣工結(jié)算報告，工程移交證書及工程項目缺陷（保修）責(zé)任終止證書等；

2、工程檔案的形成應(yīng)真實，準(zhǔn)確、滿足要求

工程檔案的內(nèi)容必須真實、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、系統(tǒng)，與工程實際相符合，絕不允許偽造或與實際不符；其深度必須符合國家有關(guān)工程方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。

3、工程檔案的編制、收集，整理、管理和移交

1）工程檔案的編制

①填寫要規(guī)范

施工單位應(yīng)在項目成立初期備齊工程相關(guān)施工規(guī)范、驗收標(biāo)準(zhǔn)，使工程文件一開始就用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來嚴(yán)格要求，杜絕施工過程中產(chǎn)生的不規(guī)范的原始施工資料和文件出現(xiàn)。

②簽字蓋章應(yīng)符合要求

要求責(zé)任人簽字部位必須由責(zé)任人本人按照身份證的姓名簽字，不應(yīng)使用化名，嚴(yán)禁代簽或用印章代替簽名；簽名時應(yīng)注明日期。

有責(zé)任單位簽字蓋章部位必須由責(zé)任單位責(zé)任人簽字，并加蓋該單位的現(xiàn)場派出機(jī)構(gòu)的公章。

③改錯要符合要求

在工程文件編制過程中不可避免的會出現(xiàn)一些錯誤，正確的改錯方法是將錯誤用斜線劃掉，再在其右上方填寫正確的文字（或數(shù)字），禁止使用改正液、貼紙重寫、刀片刮或用墨水涂黑等方法。

2）工程檔案的收集

工程項目所形成的全部工程文件在歸檔前按檔案管理的要求進(jìn)行收集整理；并在歸檔前對工程項目所形成的全部文件材料按檔案管理要求進(jìn)行查漏補(bǔ)缺和完善。

3）工程檔案的整理

工程文件的組卷應(yīng)遵循其自然形成規(guī)律和成套性特點，分類科學(xué)，組卷合理，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系；使組成的案卷既能準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映工程的全貌，又便于保管和利用。

①直接針對本項目非普發(fā)性管理文件按合同項目結(jié)合問題、文件類型、年度等進(jìn)行整理組卷。

卷內(nèi)文件按問題、時間、文號或重要程度排列，同一問題（事項）的請示與批復(fù)、函與復(fù)函、主件與附件原則上不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，復(fù)函在前、函在后，主件在前、附件在后的順序排列；同一事項的來往文函應(yīng)放在一起，依時間順序排列。

②非管理性的工程文件按項目劃分的單位（單項）工程、分部工程、單元（分項）工程并結(jié)合問題、年度、文件類型、專業(yè)等進(jìn)行整理組卷。

卷內(nèi)文件為材質(zhì)證明文件按材質(zhì)類別、批次排列；卷內(nèi)文件為質(zhì)量檢查、評定、驗收文件、試驗檢驗、施工記錄則按單位工程、分部（分項）工程、樁號、高程排列。

③通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖應(yīng)單獨組卷；若采用了通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖，必須在工程文件整理組卷時于圖紙目錄中注明其圖號及編制單位，并在卷內(nèi)備考表說明中注明。

卷內(nèi)圖紙按單位（單項）工程、專業(yè)排列，同專業(yè)圖按圖號順序排列。

4）工程檔案的移交

工程檔案整理完畢經(jīng)監(jiān)理檢查合格后移交建設(shè)單位，移交時應(yīng)明確移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并應(yīng)有完備的清點、雙方簽字、蓋章等交接手續(xù)。

4、工程項目檔案管理中應(yīng)注意的問題

①建立工程檔案管理組織機(jī)構(gòu)

工程項目部成立的同時建立工程檔案管理組織機(jī)構(gòu)，應(yīng)明確主管檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立檔案管理部門，配備專職的檔案管理人員。

②健全檔案管理制度

在工程項目施工初期就應(yīng)結(jié)合工程項目實際情況，制定相應(yīng)的工程檔案管理規(guī)定，明確各部門在工程檔案形成過程中各自應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)。只有工程項目建設(shè)過程中各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術(shù)材料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實可靠，竣工圖與實物相符。

②加強(qiáng)現(xiàn)場施工技術(shù)人員檔案意識

應(yīng)有計劃、有措施、分期分批對工程管理人員、施工現(xiàn)場作業(yè)人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識、工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)知識培訓(xùn)，使工程項目管理人員、施工技術(shù)人員在增強(qiáng)檔案意識的同時也熟知檔案業(yè)務(wù)和工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

5、工程檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

工程檔案管理歸根到底是人才的管理，要想形成高質(zhì)量工程檔案，不但要求檔案管理人員能對檔案進(jìn)行日常使用、維護(hù)、更新、收集、整理等，同時要具有較強(qiáng)的專業(yè)知識，必要的施工經(jīng)驗和很好的文化素養(yǎng)。①要有責(zé)任心

首先檔案管理是一種專業(yè)型強(qiáng)、需要細(xì)心地對待每一個數(shù)據(jù)、每一份表格，確保工程檔案的準(zhǔn)確無誤；其次檔案管理也是一種涉及面廣、工作量大的工作，需要耐心的分門別類的整理、歸檔；同時檔案管理工作也是一種復(fù)雜繁瑣、枯燥無味的工作，在長期的工作中極易產(chǎn)生厭煩的情緒，所以，檔案管理人員在工作中要有足夠的責(zé)任心，要嚴(yán)肅認(rèn)真、一絲不茍的對待。

②要具備專業(yè)知識

首先要能看懂工程施工圖，能編制修改工程竣工圖，根據(jù)圖紙計算工程量；也要了解各類工程施工方法、施工工藝及施工技術(shù)；熟知工程建筑材料的分類、性能、用途；

其次要能正確填寫各種施工記錄、隱蔽工程記錄、工程驗收表格、工程評定表格、還要了解文秘基礎(chǔ)知識，熟悉工程建設(shè)活動的報告、批復(fù)、通知、紀(jì)要等應(yīng)用公文的編寫方法；熟悉工程資料收集的內(nèi)容、范圍；掌握工程檔案收集、編制、整理的方法。

③要具備電子辦公能力

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案逐漸普及，檔案工作不再局限于紙上，熟練的掌握電子檔案的應(yīng)用技術(shù)及辦公軟件，能過夠及時、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的把檔案資料電子化，為檔案的管理工作提高效率。

④要有積極主動的協(xié)調(diào)能力

在實際工作中，檔案人員協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮常常與檔案的齊全完整聯(lián)系在一起。檔案管理人員為了做好檔案工作，不可避免的要和業(yè)主、監(jiān)理、設(shè)計等有關(guān)單位打交道，要想保證工程檔案及時、齊全、規(guī)范的歸檔，除靠有關(guān)規(guī)章制度外，更主要是靠檔案工作者自身的素養(yǎng)和協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮。

⑤要主動學(xué)習(xí)并掌握新規(guī)程、規(guī)范

國家新技術(shù)、新工藝、新規(guī)范的更新日益加快，檔案管理人員在熟知相關(guān)工程法律法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)及其使用情況的同時，還要時刻注意有關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的更新替代，并盡快學(xué)習(xí)掌握。

結(jié)束語

工程檔案管理是工程建設(shè)過程中不可或缺的一項重要工作，是一項認(rèn)真嚴(yán)肅的技術(shù)工作，是一項