人事檔案管理新規(guī)制度

人事檔案管理制度第一章

總則第一條：為規(guī)范人事檔案管理工作，提升級(jí)案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，使之科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中充足發(fā)揮人事檔案作用，愈加好地為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)，特制訂本管理制度。

第二條：人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作關(guān)鍵組成部分，也是企業(yè)檔案工作關(guān)鍵組成部分。它是為落實(shí)實(shí)施企業(yè)戰(zhàn)略、方針、政策服務(wù)；是全方面地考察了解和正確選拔使用職員關(guān)鍵依據(jù)。

第三條：本制度適適用于企業(yè)及其各個(gè)部門。

第二章

管理職責(zé)第四條：人力資源部

（一）負(fù)責(zé)制訂、修改和完善企業(yè)人事檔案管理相關(guān)工作管理制度和實(shí)施細(xì)則等規(guī)范；

（二）負(fù)責(zé)本制度在各部門實(shí)施實(shí)施具體指導(dǎo)和監(jiān)督檢驗(yàn)；

（三）負(fù)責(zé)企業(yè)全體職員人事檔案管理工作；

（四）負(fù)責(zé)對(duì)職員人事檔案管理工作進(jìn)行檢驗(yàn)和督導(dǎo)；

（五）人力資源部人事檔案管理職責(zé)具體以下：

1）搜集、判別和整理檔案材料；

2）辦理檔案查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；

3）登記職務(wù)及工資變動(dòng)情況；

4）為相關(guān)部門提供檔案信息情況及相關(guān)材料；

5）做好人事檔案安全、保密、保護(hù)工作；6）辦理人事檔案相關(guān)其它事宜。

第五條：人事檔案管理人職員作要求和職責(zé)

（一）熱愛本職員作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，熟練掌握職員人事檔案管理工作專業(yè)知識(shí)，不停提升業(yè)務(wù)水平和工作能力；

（二）嚴(yán)格實(shí)施保密守則，不向無(wú)關(guān)人員泄露職員人事檔案內(nèi)容；

（三）落實(shí)實(shí)施主管部門檔案管理工作方針、政策及相關(guān)條例，管理好本單位職員人事檔案，接收上級(jí)監(jiān)督、檢驗(yàn)和指導(dǎo)；

（四）負(fù)責(zé)本單位人事檔案信息維護(hù)和管理，負(fù)責(zé)檔案材料搜集、判別、整理、轉(zhuǎn)遞、保管和提供查（借）閱等工作；

（五）調(diào)查研究職員人事檔案工作情況，制訂各項(xiàng)規(guī)章制度及工作步驟；

第三章

人事檔案內(nèi)容第六條：職員人事檔案正本內(nèi)容和分類：

類別內(nèi)容具體內(nèi)容保留期限1履歷材料個(gè)人簡(jiǎn)歷表，各類人員記錄表長(zhǎng)久2自傳、匯報(bào)個(gè)人相關(guān)事項(xiàng)材料自傳和屬于自傳性質(zhì)材料；領(lǐng)導(dǎo)干部個(gè)人相關(guān)事項(xiàng)發(fā)生改變，關(guān)鍵家庭組員增減，配偶、兒女出國(guó)（境）留學(xué)或加入外國(guó)國(guó)籍、持有外國(guó)永久居住證，兒女涉外婚姻等情況材料長(zhǎng)久3判定、考評(píng)、考察材料判定（含自我判定），調(diào)動(dòng)、任免考評(píng)材料等；長(zhǎng)久4評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料指國(guó)家教委認(rèn)可學(xué)歷、學(xué)位及學(xué)習(xí)成績(jī)，專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定考評(píng)、審批材料，畢業(yè)生記錄表，選拔留學(xué)生審查記錄表，發(fā)明發(fā)明、科研結(jié)果、著作及有重大影響論文目錄；培訓(xùn)內(nèi)容、考試成績(jī)和“培訓(xùn)證書”復(fù)印件等材料；長(zhǎng)久5政審材料指入黨入團(tuán)、應(yīng)征入伍等各類政審材料及更改民族、年紀(jì)、國(guó)籍、參與工作時(shí)間組織審查意見，上級(jí)批復(fù)和所依據(jù)證實(shí)材料；長(zhǎng)久6參與及退出中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派材料入黨入團(tuán)志愿書、申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正匯報(bào)，取消預(yù)備黨員及黨員資格材料，退團(tuán)材料，中國(guó)共產(chǎn)黨黨員記錄表，加入民主黨派相關(guān)材料；長(zhǎng)久7獎(jiǎng)勵(lì)材料包含科技、業(yè)務(wù)及政治、OTTT等方面獎(jiǎng)勵(lì)材料；長(zhǎng)久8處分材料處分決定、查證核實(shí)匯報(bào)、上級(jí)批復(fù)及個(gè)人提供相關(guān)材料，法院刑事審判工作中形成判決書等材料；長(zhǎng)久9任免、調(diào)動(dòng)、授權(quán)、薪資等錄用、任免、聘用（含勞動(dòng)協(xié)議書）、工資、待遇、出國(guó)審批材料、退（離）休、退職、多種代表會(huì)代表記錄表等材料；長(zhǎng)久10其它可供組織參考材料體檢表、評(píng)殘材料、法院審判離婚判決書，職員逝世后相關(guān)材料，非正常死亡調(diào)查匯報(bào)及相關(guān)材料長(zhǎng)久第四章

檔案整理第八條：整理職員人事檔案，必需做到檔案材料認(rèn)真判別，分類正確，材料齊全，編排有序，

目錄清楚，

裝訂整齊，

達(dá)成每卷檔案完整、

真實(shí)、條理、精練、實(shí)用要求。

第九條：每卷檔案材料應(yīng)依據(jù)材料內(nèi)容內(nèi)在聯(lián)絡(luò)和材料之間銜接或材料形成時(shí)間排序，并在每份材料右上角上編寫類別號(hào)和次序號(hào)，在其右下角編寫頁(yè)碼。

第十條：檔案材料排序方法：

（一）按檔案材料形成時(shí)間排序有第一、二、三、四、七、九、十類：

（二）按檔案材料內(nèi)容主次關(guān)系排序有第五、六、八類。其中第五類及第八類應(yīng)將同一件事結(jié)論性材料排在前；第六類材料，入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)其它材料之前，入黨志愿書應(yīng)排在入黨其它材料之前，先排入團(tuán)后排入黨材料。

第十一條：檔案材料目錄是查閱檔案內(nèi)容索引，要認(rèn)真進(jìn)行編寫，具體要求以下：

（一）題目和材料相符，過(guò)長(zhǎng)可簡(jiǎn)化，但要反應(yīng)材料關(guān)鍵內(nèi)容，無(wú)題目標(biāo)可自行擬題目；

（二）材料形成時(shí)間通常采取材料形成最終落款時(shí)間；

（三）檔案材料頁(yè)碼按圖書編頁(yè)法進(jìn)行編頁(yè)，每面為一頁(yè)，已印有頁(yè)碼材料應(yīng)如數(shù)填寫。

第十二條：檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、純蘭或紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。

第五章

人事檔案搜集、保管和銷毀第十三條：職員所在單位組織、人力資源部對(duì)職員進(jìn)行考察、考評(píng)、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等所形成材料要立即搜集，整理立卷，保持檔案完整。

第十四條：立卷歸檔材料必需認(rèn)真判別，確保材料真實(shí)、正確、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

第十五條：按要求需要銷毀檔案材料時(shí)，必需認(rèn)真推行登記手續(xù)并經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)同意，方可銷毀。

第十六條：檔案卷皮、目錄和檔案袋樣式、規(guī)格應(yīng)統(tǒng)一使用國(guó)家相關(guān)要求標(biāo)準(zhǔn)。

第十七條：嚴(yán)禁任何人私自保留她人檔案或利用檔案材料營(yíng)私舞弊。對(duì)違反要求者，應(yīng)視情節(jié)輕重，嚴(yán)厲處理。對(duì)違反《中國(guó)檔案法》、《中國(guó)保守秘密法》，要依法處理。

第十八條：檔案管理單位應(yīng)建立健全查（借）閱、搜集、判別歸檔、轉(zhuǎn)遞、檢驗(yàn)查對(duì)、保管保密、管理人員職責(zé)、送交檔案材料歸檔工作八項(xiàng)制度及各項(xiàng)工作程序，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防高溫、防盜等六防工作。

第十九條：人力資源部檔案管理人員在以下多個(gè)時(shí)段尤其需要做好人事檔案資料歸檔工作。

1、新職員報(bào)到時(shí)；

新職員報(bào)到后，收齊新入職職員全部手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號(hào)（同職員工號(hào)相同）、職員姓名、性別。辦理完試崗派遣手續(xù)后三個(gè)工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進(jìn)行再次歸檔：

⑴、《職位申請(qǐng)書》（必需要有初試、復(fù)試、錄用審批人簽字及錄用時(shí)薪資標(biāo)準(zhǔn)等意見簽署、貼上一張一寸彩色照片）；

⑵、身份證（雙面全部印在同一頁(yè)上，A4紙）、學(xué)歷證、學(xué)位證及其它相關(guān)資質(zhì)證件復(fù)印件。

2、職員辦理正式入職手續(xù)時(shí)；

辦理完入職手續(xù)后三個(gè)工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進(jìn)行再次歸檔：

⑴、簽署好《擔(dān)保書》；

⑵、《試崗?fù)ㄖ獑巍罚ū匦栌衅渲苯由霞?jí)對(duì)其在試崗期間表現(xiàn)評(píng)價(jià)）；

⑶、《錄用通知單》、《實(shí)習(xí)協(xié)議》。3、職員辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)時(shí)；

職員轉(zhuǎn)正手續(xù)完成后，各級(jí)人力資源部門人事專員必需將以下資料搜集齊后，歸入該職員檔案袋：

⑴、職員保管《實(shí)習(xí)協(xié)議》和《錄用通知單》；

⑵、該職員《轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表》、《轉(zhuǎn)正通知單》；

⑶、《勞動(dòng)協(xié)議》；

⑷、《競(jìng)業(yè)嚴(yán)禁協(xié)議書》。

4、職員辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)時(shí)；

各級(jí)人力資源部門，在完成職員調(diào)動(dòng)手續(xù)三個(gè)工作日內(nèi)，將職員調(diào)動(dòng)手續(xù)資料裝入該職員檔案內(nèi)，具體資料有：

⑴、《人事異動(dòng)審批表》；

⑵、《職員調(diào)動(dòng)工作移交表》；

⑶、《文件檔案資料移交明細(xì)表》、《物品資產(chǎn)移交明細(xì)表》、《用戶資料移交明細(xì)表》、《待辦工作（事宜）移交明細(xì)表》；

⑷、《調(diào)令》。

5、職員辦理離職手續(xù)時(shí)；

人事處于辦完職員離職手續(xù)三個(gè)工作日內(nèi)，將離職相關(guān)資料裝入該職員檔案內(nèi)，必需裝入資料有：

⑴、該職員書面離職申請(qǐng)書；

⑵、該職員交回自己保留《勞動(dòng)協(xié)議》、《競(jìng)業(yè)嚴(yán)禁協(xié)議書》、《轉(zhuǎn)正通知單》；

⑶、《離職審批表》；

⑷、《職員離職員作移交表》；

⑸、《文件檔案資料移交明細(xì)表》、《物品資產(chǎn)移交明細(xì)表》、《用戶資料移交明細(xì)表》、《待辦工作（事宜）移交明細(xì)表》。

6、企業(yè)對(duì)職員進(jìn)行表彰或處罰時(shí)，需要?dú)w檔資料必需第一時(shí)間（三天以內(nèi)）歸檔。

第二十條：每十二個(gè)月一季度按企業(yè)檔案管理措施對(duì)上十二個(gè)月人事檔案進(jìn)行整理、組卷。人事檔案搜集范圍：本管理制度第三章中所列檔案內(nèi)容包含相關(guān)材料。

第二十一條：在整理過(guò)程中,不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。

第六章

檔案提供和利用第二十二條：因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列要求：

（一）查閱本單位人員檔案應(yīng)填寫審批表，按要求程序逐層審批，方便查閱。

（二）如需要本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部檔案，應(yīng)攜帶工作證、單位介紹信或內(nèi)部審批表，經(jīng)人力資源部領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱。

（三）人事檔案除特殊情況外通常不借出查閱。如必需借出查閱時(shí)，應(yīng)事先提交匯報(bào)，說(shuō)明理由，經(jīng)人力資源總監(jiān)同意，并嚴(yán)格推行登記手續(xù)。

（四）任何個(gè)人不得查閱或借用本人及親屬（包含父母、配偶、兒女及弟兄姐妹等）檔案。

（五）查閱檔案必需嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁涂改、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或私自向外公布檔案內(nèi)容。對(duì)違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育，直至紀(jì)律處分，或追究法律責(zé)任。

（六）因工作需要從檔案中取證，須請(qǐng)示檔案所在單位（部門）主管領(lǐng)導(dǎo)同意后才可復(fù)制辦理。

第七章

檔案轉(zhuǎn)遞第二十三條：職員調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng)協(xié)議或被開除、解聘等，工作交接并辦清全部手續(xù)后，如無(wú)特殊情況，所在單位應(yīng)在30天內(nèi)將檔案交其新工作單位或其戶口所在地勞動(dòng)（組織、人事）部門。所在單位領(lǐng)導(dǎo)如有職務(wù)調(diào)整，無(wú)特殊情況，接到任免通知后，10天內(nèi)必需辦理檔案轉(zhuǎn)遞。

第二十四條：轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列要求：

（一）經(jīng)過(guò)機(jī)要交通或派專員送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。

（二）對(duì)轉(zhuǎn)出檔案，必需填寫人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單，并密封包裝。

（三）對(duì)轉(zhuǎn)出檔案材料，應(yīng)齊全，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。

（四）接收單位收到檔案經(jīng)查對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)單上署名蓋章，并將回執(zhí)單立即退回。逾期30天轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)立即催問(wèn)，以防檔案丟失。

第八章

其它要求

第二十五條：通常