檔案管理制度范文樣本

檔案管理制度一、目為規(guī)范檔案管理工作，特制定本制度。二、合用范疇本文獻合用于金瀚房地產(chǎn)開發(fā)有限公司對文書檔案和聲像檔案管理。三、批準(zhǔn)和解釋★本制度由山東金瀚房地產(chǎn)開發(fā)有限公司行政事務(wù)部主管副總批準(zhǔn)后生效；★本制度由山東金瀚房地產(chǎn)開發(fā)有限公司行政事務(wù)部負責(zé)解釋。四、控制規(guī)定（一）文書檔案管理1、文書檔案分為行政檔案、人事檔案、技術(shù)檔案和會計檔案四類。a)行政檔案涉及：★重要會議材料，如報告、決策、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；★政府部門發(fā)來與我司關(guān)于文獻，涉及告知、決定、紀(jì)要、決策、批示、條例、規(guī)定、籌劃等；★公司對外正式發(fā)文或與關(guān)于單位來往文獻，涉及請示、報告、總結(jié)、籌劃、公函等；★公司各種行政文獻，涉及決策、總結(jié)、籌劃、請示、工作協(xié)調(diào)單、會議記錄、記錄報表及簡報等；★公司其她文獻，涉及合同、合同書、干部任免、職工獎懲、勞動、工資、福利等。★其他，行政檔案移送清冊、保管清冊、銷毀清冊、工作原則、管理原則。注：本類文獻正式發(fā)出蓋章時要留兩份存檔，各職能部門及內(nèi)部形成文獻每月25日至月末收集整頓完畢，一式兩份交行政事務(wù)部歸檔。b)人事檔案涉及：★員工合同書、入職登記表、應(yīng)聘書、員工試用期考核表；★員工求職自薦（推薦）材料、簡歷，學(xué)歷證明、各類資格證明復(fù)印件等；★員工績效考核材料，歷次所寫小結(jié)材料、個人述職材料等；★任免、調(diào)動、獎勵、懲處登記表、離職告知書；★公司員工花名冊及其他有保存價值文獻資料等。c)技術(shù)檔案涉及：★各類施工、規(guī)劃資料；★各類生產(chǎn)、科研、設(shè)計等資料。注：各類技術(shù)文檔收到和形成當(dāng)天要在本部門“檔案登記簿”上登記，以備查閱，使用完畢后由本部門歸檔保存；有副本或備份必要交行政事務(wù)管理部門檔案管理人員保存。d)會計檔案★由財務(wù)部派專人收集整頓歸檔?！飼嫏n案涉及：――會計憑證，如原始憑證、記賬憑證和匯總憑證、工資單等；――會計賬簿，如日記賬、明細賬和輔助賬薄、銀行對賬單等；――會計報表，如重要財務(wù)指標(biāo)及文字分析、月/季度會計報表及文字分析、年度會計報表/決算及方案分析、不定期、重要一次性報表及文字分析；――其他，如會計檔案移送清冊、保管清冊、銷毀清冊、業(yè)務(wù)制度、規(guī)定辦法、工作原則和管理原則、有保存價值文獻材料等。e)審計檔案★由審計部派專人收集整頓歸檔?！飳徲嫏n案涉及：――審計告知書和審計方案；

――審計報告及其附件；

――審計記錄、審計工作底稿和審計證據(jù)；

――反映被審單位和個人業(yè)務(wù)活動書面文獻；

――董事長對審計事項或?qū)徲媹蟾媾?、批?fù)和意見；

――審計解決決定以及執(zhí)行狀況報告；

――申訴、申請復(fù)審報告；

――復(fù)審和后續(xù)審計資料；

――其她應(yīng)保存。2、文書檔案歸檔、立卷管理a）檔案分類，根據(jù)檔案來源、時間、題目、內(nèi)容、字母順序提成若干層次和類別；b）歸檔前將資料按類分組放置在待辦卷宗內(nèi)；c）檔案立卷按永久、長期、短期分別組卷；卷內(nèi)應(yīng)把文獻正文、底稿，附件請示和批復(fù)按一定順序放在一起；d）每個檔案案卷要及時整頓，使之厚度適當(dāng)，普通應(yīng)控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加稱邊，材料過寬應(yīng)折疊整潔，筆跡難以辨認(rèn)，應(yīng)附抄件，并為每一案卷書寫端正標(biāo)題；e）對所有公司檔案應(yīng)按一定順序排列和存儲，并擬定保管期限。f）應(yīng)編制檔案目錄（卡片），并在每年年終對檔案進行一次檢查，清理不必要保存檔案。g)文書檔案工作環(huán)境規(guī)定：工作環(huán)境干凈、整潔、無污染。（二）聲像檔案管理1、聲像檔案：反映公司重要活動和其她單位形成與我司關(guān)于錄音、錄像、照片。2、收集、整頓和歸檔a）各部門形成和收到聲像資料應(yīng)及時交行政事務(wù)部存檔。行政事務(wù)部應(yīng)對聲像檔案進行整頓，其工作內(nèi)容涉及分類、組合、排列和編目。b)聲像檔案分類、編號照片檔案按年代、事件分類，同屬一類照片準(zhǔn)時間順序編號，同步填寫其底片號，底片在卷宗內(nèi)編流水號，格式為：卷宗號—流水號；錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代分類，按內(nèi)容編號，同一內(nèi)容分錄幾盤應(yīng)視為一宗卷，編一種案卷號，然后每盤再依次編排序號。c)聲像檔案應(yīng)編注與其她載體檔案相聯(lián)系參照號，其格式為：（檔案形態(tài)）檔號/（檔案形態(tài)）檔號。3、聲像檔案保管期限應(yīng)視其內(nèi)容重要限度、時間、名稱、可靠限度、有效性等因素，劃定保管期限。4、聲像檔案文字闡明a）文字闡明基本內(nèi)容可涉及事由、時間、地點、人物、背景、作者（攝制者）等。b）文字闡明規(guī)定★精確揭示檔案內(nèi)容，概括其所有信息，標(biāo)注項目對的齊全；★照片自然張（內(nèi)容相似亦可以若干張）編寫文字闡明；★錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字闡明；一組聲像資料聯(lián)系密切也應(yīng)加文字闡明。該文字應(yīng)簡潔，通順，時間用阿拉伯?dāng)?shù)字表達。5、聲像檔案編制格式a）照片編制按橫寫格式編制，其格式為：照片/底片—文字闡明—參見號—攝制時間—攝制者；照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄。b)錄像帶、錄音帶、攝像帶格式編制參照5.5.1規(guī)定逐項填寫；錄像帶、錄音帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。6、聲像檔案保管a）聲像檔案入庫前要進行檢查，對已被污損，要進行必要技術(shù)解決。b)底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放。c)存儲磁帶最佳不用鐵皮柜，對庫存照片檔案，要一年檢查一次。d)對有共同主題若干聲像資料構(gòu)成案卷，集中編放。e)案卷內(nèi)備考表，用于闡明卷內(nèi)聲像材料整頓和變動狀況。7、建立健全聲像檔案記錄制度，做好聲像檔案收進、移出、庫存數(shù)量、保管狀況、提供運用及效果等各項記錄工作。（六）檔案借閱、使用1、凡需使用檔案者，必要填寫文獻“檔案調(diào)閱單”，根據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。2、案卷普通僅供在檔案室看，立卷文獻、資料可外借，外借須辦理登記審批手續(xù)，填寫“檔案借閱登記審批表”。3、借閱時間不得超過一種星期，到期需歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4、借閱檔案者應(yīng)愛護檔案，保證檔案完整性，不得擅自涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散或損毀，借閱檔案交還時當(dāng)面查看清晰，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞應(yīng)及時報告主管副總經(jīng)理/行政總監(jiān)。5、外單位借閱檔案，經(jīng)總裁/總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室，其摘抄內(nèi)容需經(jīng)總裁/總經(jīng)理批準(zhǔn)且審核后方能帶出。6、建立聲像檔案借閱、使用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，依照聲像檔案機密限度，擬定使用范疇。7、具備專利聲像檔案，外單位運用時，應(yīng)按《中華人民共和國專利法》關(guān)于規(guī)定辦理，已移送檔案室，所得專利收益，原則上應(yīng)撥給原移送單位，檔案室收取保管費用。8、聲像檔案原版普通不得借出檔案室之外，如有特殊需要，經(jīng)總裁/總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可辦理，并按關(guān)于規(guī)定收費，實行有償服務(wù)，如在借用中導(dǎo)致?lián)p壞，則由借用單位負責(zé)補償。9、檔案管理部門應(yīng)積極向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務(wù)，重要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、工程信息等。（七）文書與聲像檔案保管1、應(yīng)防止檔案損壞，保證檔案壽命，維護檔案安全。2、公司應(yīng)設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ梦墨I庫以保存檔案。3、做好檔案室防盜、防潮、防塵、防高溫、防水、防火、防鼠、防強光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。（八）文書與聲像檔案鑒定1、應(yīng)從檔案內(nèi)容、來源、時間、可靠限度、名稱等方面鑒別檔案價值。2、擬定各類檔案管理期限表，檔案保存分永久、長期