時間管理專題

時間管理專題兩個問題1、這一輩子你最想做成的事？2、在未來2～3月里你想做成的事？課程內(nèi)容建立時間管理意識有效的運籌時間以目標(biāo)導(dǎo)向的工作時間管理系統(tǒng)改善時間管理不良習(xí)慣的策略第一代：備忘錄第二代：時間進程表第三代：輕重緩急第四代：個人管理四代時間管理請列出你在時間管理上覺得受到打擾的因素全球的調(diào)查：對成效的挑戰(zhàn)1.優(yōu)先順序不明確/危機管理2.打擾3.缺乏優(yōu)先/目標(biāo)4.貪多嚼不爛5.不速之客6.無效授權(quán)7.桌面雜亂無章/找不到東西8.缺乏自律/拖延9.不會說“不”10.會議IIIIVIII緊急重要不緊急不重要優(yōu)先矩陣III（欺騙象限）IV（浪費象限）I（必要性象限）II（領(lǐng)導(dǎo)力象限）緊急重要不緊急不重要Howdoyouspendyourtime?小組討論問題（半年）1.有哪些第二象限的事情，如果堅持把它們做好，就能明顯改進你的個人生活？2.有哪些第二象限的事情，如果堅持把它們做好，就能明顯改進你的工作或?qū)I(yè)水平？3.為什么過去沒有做這些可以給你帶來積極效果的事情？評估你的工作效率理想的時間分配實際的時間分配4D原則DoitNow立刻做Delegate授權(quán)別人做DoitLater以后做Don’tdoit/Dump不做時間管理的核心1.把每天要做的事情列一份清單

Makealistofthingstodotoday

2.確定優(yōu)先次序，從最重要的開始做

SetPriorityandworkonthemostimportant

3.每天這么做

Doiteveryday!

MissionStatement:使命陳述Roles&Goals:角色與目標(biāo)GoalPlanning目標(biāo)計劃每月月歷2000年12月每日計劃會見備注13-11-2000時間管理工具樣本時間管理步驟1、寫下周一要處理的事情，不分輕重緩急；2、區(qū)分重要（A）和緊急（B）；3、在A和B中排序；4、列出時間長度，統(tǒng)計時間；5、授權(quán)或找同事幫忙；6、授權(quán)跟進。確定工作的優(yōu)先級（待辦單）填寫方法：1、將月歷中的事項列入2、將昨天未完的工作列入3、確定工作優(yōu)先級，排定時間4、抓住正在做的一項工作5、完成后劃掉，盯住下一個目標(biāo)6、臨時插入的工作先記錄、評估，再安排時間7、堅持使用，養(yǎng)成習(xí)慣確定工作的優(yōu)先級（待辦單）分析工作任務(wù)：把你目前、將來和日常的目標(biāo)任務(wù)分為三種類型：A型：重要且緊急，必須在幾小時內(nèi)完成的B型：重要或緊急、但不是既重要又緊急的任務(wù)；在24小時之內(nèi)需完成的C型：既不重要也不緊急的日常任務(wù)，可以在幾天內(nèi)完成(如果你對某項任務(wù)的分類猶豫不決，就將它歸入C型，或取消）一個工作日確定工作的優(yōu)先級（待辦單）A型任務(wù)你應(yīng)該嘗試每天完成幾項緊急和有難度的工作B型任務(wù)你的工作主要由這部分任務(wù)構(gòu)成，這些任務(wù)應(yīng)占去你大部分工作時間C型任務(wù)這些不緊急的事情應(yīng)在有時間時再做如果你的待辦單內(nèi)充滿A型任務(wù)，則就要進行委派或重新分類每個人的精力狀況都有一定的節(jié)律性，它決定了人的體和腦力狀況有規(guī)律地出現(xiàn)高峰和低谷。知道了自己的節(jié)律，就可以根據(jù)它來安排工作。上午高峰期：A型任務(wù)的最佳時間低谷：處理C型任務(wù)下午高峰期限：B型任務(wù)最佳時間每天安排一些放松時間是很必要的，普通人只能不間斷地高度集中注意力工作1小時不應(yīng)包括在待辦單之中的事項1、日常活動（除非它們會被忘掉）2、立即行動的事情1）馬上對環(huán)境有消極影響的情況2）必須“現(xiàn)在”解決的事情3）目標(biāo)跟蹤活動可在待辦單之列確定工作的優(yōu)先級（待辦單）確定工作的優(yōu)先級（待辦單）要點：1、每天的同一時間制定待辦單2、把要做的事按分鐘進行計算3、已完成的部分就劃掉4、要具有靈活性5、要留出被打擾時間6、上司和你在工作的優(yōu)先順序上可能會不同7、越接近自己的目標(biāo)，集中、重點地處理手頭工作就越重要8、保證每天有靜處的時間評估你的工作效率自我提問：我是否做了應(yīng)該由別人來完成的工作？在我的時間日志里，是否存在經(jīng)常重復(fù)的模式？在早晨，我是否總被習(xí)慣地進入日常事務(wù)？我是否對工作任務(wù)所完成的時間估計不足？我是否有足夠的時間進行創(chuàng)造和組織？解決模式：將對你來說沒有效率的工作委派給他人做好事前的調(diào)研，工作一步到位將你的工作日以30分鐘為單位進行分割管理找出所有你不滿意的工作模式，尤其是已養(yǎng)成的壞習(xí)慣，并一一做出改正計劃每天要有一定的時間給自己來組織工作時間管理技巧：1、界定為了節(jié)省時間你必須去影響的人2、撥時間制定計劃及做創(chuàng)意性的思考3、使用計劃表4、以每月、周、日為準(zhǔn)，將事情依優(yōu)先順序排列5、在做你喜歡的工作之前，先做困難的工作6、了解自己一天當(dāng)中精神最充沛的時段，利用該時間完成困難的工作7、要有彈性，抽一定的時間做決定8、次日結(jié)束前，將前一天未完成的事項處理完畢9、將長時間分配給規(guī)模大的工作10、學(xué)會拒絕非份內(nèi)的工作11、保持桌面干凈，僅放目前正在處理的文件12、守時13、確認(rèn)第一次就將事情做對14、記錄開會和通話的重點15、將不重要的事項，留待工作效率低的時間處理清理桌面1.建立三到五個檔案（根據(jù)你的情況）2.根據(jù)4D原則整理所有文件3.把“立即做”的工作一件件處理完4.給待處理活動定下時間并相應(yīng)存放文件5.使用活頁文件6.每日清理桌面清理辦公桌你所需要的文件能在3分鐘內(nèi)保證準(zhǔn)確找到辦公桌上只擺放目前手頭需要處理的文件每天都清理，不要將亂攤子留到明天抽屜里面的物品井然有序超過一周的文件不在辦公桌上處理完的文件當(dāng)時進行裝訂和歸類用過的文件和廢紙進行銷毀或其它處理已完結(jié)的工作按項目進行保存能有效幫助歸整的文具打孔機、文件夾、及時貼、檔案袋、分類袋等將桌面上的涉及他人的文件當(dāng)時轉(zhuǎn)交出去分清職責(zé)人及時更新評估效率整理文檔標(biāo)簽明確通過顏色或版式迅速指示出每份文件的分類或分級采用自己能明確看到的文件名多長時間清理你的文檔當(dāng)時將需要的文檔進行歸整每天結(jié)束時清理桌面上的文檔每周清理電子文檔每三月清理紙面文檔，將需保存的文檔納入長期文檔干擾請前臺幫助篩選將不愿接聽的告訴前臺可對前臺進行一定的培訓(xùn)進行篩選提前安排的干擾將希望再打來的告訴助理，讓其進行拒絕避免用題外話進行開場白技巧盡量將打出去的集中到一起學(xué)會結(jié)束談話的技巧事后回復(fù)學(xué)會授權(quán)文件處置練習(xí)（如無法決定的請打？）以下的工作你如何確定優(yōu)先級，收到后你將放置何處？1、購買物料后所取得的帳單2、收到一本管理雜志，其中有值得閱讀的文章，但你目前無空閱讀3、來自上司的會議通知（下周一開會）4、某大學(xué)寄來的一份調(diào)查表5、一封需盡快回復(fù)的信，但你需要打若干個方可回復(fù)6、一位你以后需經(jīng)常聯(lián)系人的及地址7、下級交來的一份用于準(zhǔn)備下一個月業(yè)務(wù)報告的有關(guān)資料8、其它部門的函，需要取得你部的一份調(diào)查報告9、出版宣傳單，其中一本你認(rèn)為值得訂購，但你無法確定是否訂購10、顧客寄來的一封投訴信11、人事部門發(fā)來的有關(guān)員工考核程序的函12、提醒自己明年及早準(zhǔn)備財務(wù)預(yù)算的備忘錄通常做法：1、貼報銷單，放入報銷文檔（C）2、翻到該文章，并放在桌面醒目位置，抽空閱讀（C）3、記入下周一日程，將通知丟棄（C）4、有用則快速填寫并回寄，無用則丟棄（C）5、馬上打進行落實回復(fù)（A）6、馬上記入本（A）7、在封面寫下必須閱讀的最后期限，放在桌面（B）8、交相關(guān)人員處理，并記入日歷自己需落實此事時間（B）9、放棄（C）10、馬上交有關(guān)部門處理（