Excel在財務(wù)中的應(yīng)用課件：Excel在財務(wù)總賬中的應(yīng)用

Excel在財務(wù)總賬中的應(yīng)用

任務(wù)一

制作封皮及會計科目表任務(wù)二錄入期初余額任務(wù)三制作記賬憑證任務(wù)四會計業(yè)務(wù)處理任務(wù)五

生成總賬及明細賬目錄任務(wù)一

制作封皮及會計科目表任務(wù)二錄入期初余額任務(wù)三制作記賬憑證任務(wù)四會計業(yè)務(wù)處理任務(wù)五

生成總賬及明細賬目錄任務(wù)介紹

若要完成宏宇公司2013年度2月份的賬務(wù)處理流程，首先需要建賬并制作封皮及會計科目表。任務(wù)一

制作封皮及會計科目表任務(wù)說明

用Excel建賬即用Excel建立一個工作簿，并建立數(shù)張工作表，分別用來存放會計科目及期初余額、記賬憑證、總賬、明細賬等。第一張工作表為封皮，第二張工作表為會計科目余額表。任務(wù)一

制作封皮及會計科目表相關(guān)知識1.數(shù)據(jù)、文字的錄入。2.設(shè)置單元格格式。3.對工作表、工作簿的引用、插入、刪除、重命名以及凍結(jié)窗格等基礎(chǔ)操作。任務(wù)一

制作封皮及會計科目表任務(wù)實施1.在本地磁盤E盤下建立“宏宇公司賬務(wù)處理”文件夾。2.新建Excel文件，重命名為“1302總賬”。3.雙擊啟動“1302總賬”文件，在工作表Sheet1上右擊，選擇重命名，輸入“封皮”。按此方法，將Sheet2重命名為“會計科目及余額表”。任務(wù)一

制作封皮及會計科目表4.點開“封皮”，輸入信息。5．在工作表“會計科目及余額表”的A1單元格中輸入“科目編碼”，B1單元格中輸入“科目名稱”，字體選擇加粗。6.選擇A列，右擊打開“設(shè)置單元格格式”對話框，設(shè)置數(shù)字類型為“文本”。7.在工作表“會計科目及余額表”的A2至A74單元格中分別輸入表4-1-1中的科目編碼及相應(yīng)的子科目編碼，在B2至B75單元格中分別輸入表4-1-1中的科目名稱及子科目名稱。8.選擇“會計科目及余額表”的A1和B1單元格，單擊“開始”選項卡下“字體”選項組中的“填充顏色”按鈕，選擇“主題顏色”下的“白色，背景1，深色15%”任務(wù)一

制作封皮及會計科目表9.選擇“會計科目及余額表”的A1：B75單元格區(qū)域，單擊“開始”選項卡下“字體”選項組中的“邊框”下拉按鈕，選擇“所有框線”，加上“田”字型邊框。10.選擇“會計科目及余額表”的C2單元格，單擊“視圖”選項卡下“窗口”選項組中的“拆分”，此時工作表會被分成4部分，再單擊“凍結(jié)窗格”選擇“凍結(jié)拆分窗格”，此時滑動水平滾動條和垂直滾動條時，A、B列和第1行并不會隨著滑動而移動。任務(wù)一

制作封皮及會計科目表任務(wù)總結(jié)

任務(wù)一看似簡單，卻是整個賬務(wù)處理的基礎(chǔ)。封皮和科目余額表的制作，不僅需要準(zhǔn)確無誤，還需要美觀。另外，細節(jié)方面必須要注意，例如“會計科目及余額表”中科目編碼列設(shè)置為“文本”格式是不可省略的，這直接關(guān)系到后面函數(shù)的引用。任務(wù)一

制作封皮及會計科目表任務(wù)一

制作封皮及會計科目表任務(wù)二錄入期初余額任務(wù)三制作記賬憑證任務(wù)四會計業(yè)務(wù)處理任務(wù)五

生成總賬及明細賬目錄任務(wù)介紹

制作完封皮和會計科目表后，需要錄入期初余額，即在“會計科目及余額表”中輸入2013年2月各賬戶期初數(shù)據(jù)，并實現(xiàn)試算平衡。任務(wù)二錄入期初余額任務(wù)分析

輸入期初余額數(shù)據(jù)時，需注意總賬科目余額與明細科目余額之間的關(guān)系：總賬科目余額=明細科目余額之和。在進行試算平衡時，要設(shè)置平衡公式：借方總賬科目余額之和=貸方總賬科目余額之和。任務(wù)二錄入期初余額相關(guān)知識1.設(shè)置單元格格式和邊框，單元格的合并與居中。2.公式的運用。3.SUMIF函數(shù)。4.通配符的使用。任務(wù)二錄入期初余額任務(wù)實施1.在“會計科目及余額表”中選擇C1單元格，輸入“期初借方余額”；選擇D1單元格，輸入“期初貸方余額”。選中A1單元格，單擊“開始”選項卡“剪貼板”選項組中的“格式刷”，再選中C1和D1單元格，將C1、D1單元格刷成和A1、B1相同的格式。2.定義有下級科目的匯總科目計算方式。有下級科目的匯總科目期初余額為下級科目期初余額之和，故可設(shè)置公式如下：任務(wù)二工作簿、工作表基本操作C3=C4+C5C6=C7+C8C11=C12+C13C16=C17+C18C21=C22+C23C25=C26C37=C38+C39C40=C41+C45+C46+C47C41=C42+C43-C44C50=C51+C52C54=C55C56=C57C61=C62+C633.除D41之外，將上述公式復(fù)制到D列。任務(wù)二工作簿、工作表基本操作4.按表4-1-1在“會計科目及余額表”錄入明細科目的余額及沒有明細科目的總賬科目余額。有明細科目的總賬科目余額會根據(jù)設(shè)置的公式自動進行計算。5.選中C2：D75區(qū)域，打開“設(shè)置單元格格式”對話框，在“數(shù)字”選項卡下選擇“數(shù)值”，小數(shù)位數(shù)選擇“2”，選中“使用千位分隔符”，點擊“確定”，將期初余額設(shè)置為統(tǒng)一格式。6.選擇A76：B76區(qū)域，單擊“開始”選項卡下“合并后居中”按鈕，在合并后的單元格中輸入“合計”二字，格式同A1單元格一致。7.計算期初借方余額合計和期初貸方余額合計。這里我們需要用到SUMIF函數(shù)和通配符。任務(wù)二錄入期初余額任務(wù)總結(jié)1.錄入期初余額是每個月賬務(wù)處理的開始，直接關(guān)系到后面憑證錄入和總賬、明細賬的生成。2.要清楚總賬科目和明細科目的關(guān)系。這也是為什么有明細科目的總賬科目余額要由公式生成而不是直接錄入的原因。3.掌握SUMIF函數(shù)和通配符的使用。在Excel文件中錄入函數(shù)時一定要注意中英文狀態(tài)下的標(biāo)點符號。任務(wù)二錄入期初余額任務(wù)一

制作封皮及會計科目表任務(wù)二錄入期初余額任務(wù)三制作記賬憑證任務(wù)四會計業(yè)務(wù)處理任務(wù)五

生成總賬及明細賬目錄任務(wù)介紹在實際賬務(wù)處理中，知道本期期初余額后，需要登記記賬憑證。在Excel賬務(wù)處理中，需要先做出憑證模板。任務(wù)三制作記賬憑證任務(wù)分析制作“憑證模板”即建立一個“憑證模板”工作表，在此表中應(yīng)具有記賬憑證的所有信息，應(yīng)設(shè)置“類別編號”、“憑證日期”、“附件”、“摘要”、“科目編碼”、“總賬科目”、“明細科目”、“借方金額”、“貸方金額”、“制單人”、“審核人”、“記賬人”等字段。有些字段在輸入過程中要設(shè)置數(shù)據(jù)校驗功能，如日期格式、金額格式、科目編碼和科目名稱等。為了體現(xiàn)Excel記賬的優(yōu)勢，也為了方便和準(zhǔn)確，輸入科目編碼后由系統(tǒng)自動給出總賬科目名稱和明細科目名稱。任務(wù)三制作記賬憑證相關(guān)知識1.設(shè)置單元格格式：邊框、合并、日期格式、數(shù)據(jù)格式等。2.凍結(jié)窗格，增加、刪除行和列。3.數(shù)據(jù)有效性。4.名稱管理器的應(yīng)用。5.函數(shù)LEFT、VLOOKUP的應(yīng)用。任務(wù)三制作記賬憑證任務(wù)實施1.打開工作簿，在“會計科目及余額表”后建立“憑證模板”工作表，在A1至L1單元格中分別輸入“類別編號”、“憑證日期”、“附件”、“摘要”、“科目編碼”、“總賬科目”、“明細科目”、“借方金額”、“貸方金額”、“制單人”、“審核人”、“記賬人”。將A1至L1單元格填充為主題顏色中的“白色、背景1，深色15%”。2.設(shè)置A1：L4單元格邊框為“田”字型，中線為“藍虛線”，邊線為“藍實線”。單擊“凍結(jié)窗格”按鈕中的“凍結(jié)首行窗格”。任務(wù)三制作記賬憑證3.設(shè)置數(shù)據(jù)有效性。4.設(shè)置“總賬科目”和“明細科目”的取值函數(shù)。為了更準(zhǔn)確更方便地錄入記賬憑證，可以設(shè)置函數(shù)，直接取值，達到只要錄入會計科目編碼，系統(tǒng)即可自動填入相應(yīng)總賬科目和明細科目名稱的效果。這里要用到的函數(shù)為VLOOKUP和LEFT函數(shù)。任務(wù)三制作記賬憑證任務(wù)總結(jié)1.數(shù)據(jù)有效性的設(shè)置，需要選擇最準(zhǔn)確、最簡便的有效性條件，尤其要注意其中“序列”的使用。2.VLOOKUP函數(shù)的參數(shù)要牢記，尤其是第三個參數(shù)“返回的數(shù)據(jù)在查找區(qū)域的第幾列”是返回值在查找區(qū)域的第幾列，而不是在整個數(shù)據(jù)清單的第幾列。3.LEFT函數(shù)在取數(shù)的過程中要注意，1個數(shù)字、1個英文字母、1個漢字、1個空格都表示1個字符。任務(wù)三制作記賬憑證任務(wù)一

制作封皮及會計科目表任務(wù)二錄入期初余額任務(wù)三制作記賬憑證任務(wù)四會計業(yè)務(wù)處理任務(wù)五

生成總賬及明細賬目錄任務(wù)介紹制作完憑證模板后，就可以將本月發(fā)生的業(yè)務(wù)逐條登記，錄入憑證模板，進行業(yè)務(wù)處理了。任務(wù)四會計業(yè)務(wù)處理任務(wù)分析錄入記賬憑證的規(guī)則即“借貸記賬法”的記賬規(guī)則：有借必有貸，借貸必相等。任務(wù)四會計業(yè)務(wù)處理相關(guān)知識1.錄入數(shù)據(jù)。2.設(shè)置單元格格式：數(shù)字格式的統(tǒng)一。任務(wù)四會計業(yè)務(wù)處理任務(wù)實施1.復(fù)制“憑證模板”工作表，重命名為“1302憑證”。根據(jù)業(yè)務(wù)需要，可插入行。2.根據(jù)公司發(fā)生的業(yè)務(wù)，輸入會計分錄。選擇A2單元格，輸入“記001”；選擇B2單元格，輸入“2013-2-1”，選擇C2單元格，輸入“1”，選擇D2單元格，輸入“采購原材料”；選擇E2單元格，選擇或輸入“1402”，選擇H2單元格，輸入“160,000”，選擇J2單元格，輸入“王雪”。同上方法，輸入貸方分錄。3.按照上述方法，將本月所發(fā)生的業(yè)務(wù)全部錄入“1302憑證”。任務(wù)四會計業(yè)務(wù)處理4.進行試算平衡。錄完所有記賬憑證后，在“1302憑證”工作表N2單元格中輸入“本月借方發(fā)生額合計”，在N3單元格中輸入“本月貸方發(fā)生額合計”，在O2的單元格中輸入“=SUM(H:H)”，在O3單元格中輸入“=SUM(I:I)”。如果值一樣，說明試算平衡，能簡單自查一下記賬憑證錄入是否有錯誤。5.審核記賬憑證。為了清晰地表明是否審核或記賬，還可以靈活地運用填充顏色的方法來表示。例如，無填充顏色表示未審核，藍色表示已審核，黃色表示已經(jīng)記賬。顏色可以根據(jù)個人愛好來選擇，目的就是為了區(qū)分是否審核或記賬。任務(wù)四會計業(yè)務(wù)處理任務(wù)總結(jié)1.錄入類別編號、憑證日期、附件時，必須每行都錄，否則影響后面總賬和明細賬的生成。2.試算平衡只能檢查出錄入時借貸方金額不一致的情況，并不能檢查出漏錄業(yè)務(wù)的情況，所以錄入憑證時還需要細心。任務(wù)四會計業(yè)務(wù)處理任務(wù)一

制作封皮及會計科目表任務(wù)二錄入期初余額任務(wù)三制作記賬憑證任務(wù)四會計業(yè)務(wù)處理任務(wù)五

生成總賬及明細賬目錄任務(wù)介紹根據(jù)“會計科目及余額表”和“1302憑證”生成總分類賬及明細賬。任務(wù)五

生成總賬及明細賬任務(wù)分析總分類賬簡稱總賬，是根據(jù)一級科目開設(shè)賬戶，用來登記全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)，進行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿。其項目包括科目編碼、科目名稱、期初借方余額、期初貸方余額、本期借方發(fā)生額合計、本期貸方發(fā)生額合計、期末借方余額和期末貸方余額。資產(chǎn)類科目的余額公式為：期末借方余額=期初借方余額+本期借方發(fā)生額-本期貸方發(fā)生額。權(quán)益類科目的余額公式為：期末貸方余額=期初貸方余額+本期貸方發(fā)生額-本期借方發(fā)生額。明細分類賬簡稱明細賬，是指根據(jù)總分類賬科目設(shè)置的，由其所屬的明細科目開設(shè)的明細分類賬戶組成，用以記錄某類經(jīng)濟業(yè)務(wù)或事項明細核算資料的分類賬簿，能提供有關(guān)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的詳細資料。任務(wù)五

生成總賬及明細賬相關(guān)知識1.設(shè)置單元格格式。2.凍結(jié)窗格，增加、刪除行和列。3.ABS函數(shù)、SUMIF函數(shù)和IF函數(shù)。4.數(shù)據(jù)透視表的制作。任務(wù)五

生成總賬及明細賬任務(wù)實施（一）制作總賬。1.在“1302憑證”后插入工作表，重命名為“總賬”。2.復(fù)制“會計科目及余額表”的A1：D75區(qū)域，選中“總賬”工作表的A1單元格，右擊打開快捷菜單，選擇“選擇性粘貼”，打開“選擇性粘貼”對話框，選擇“值和數(shù)字格式”單擊“確定”。任務(wù)五

生成總賬及明細賬3.刪除明細科目所在的行，留下的均為總賬科目。4.選擇E1單元格，輸入“本期借方發(fā)生額合計”，選擇F1單元格，輸入“本期貸方發(fā)生額合計”，選擇G1單元格，輸入“期末借方余額”，選擇H1單元格，輸入“期末貸方余額”。5.選擇A1：H1區(qū)域，將其填充為主題顏色中的“白色，背景1，深色15%”。6.選擇A1：H48區(qū)域，設(shè)置邊框類型為“所有框線”。7.凍結(jié)工作表中的第一行。8.選擇E2單元格，輸入函數(shù)“=SUMIF('1302憑證'!F:F,B2,'1302憑證'!H:H)”。其含義為，在“1302憑證”工作表的F列即總賬科目列搜索總賬科目名稱為B2即“庫存現(xiàn)金”的行，并對所在行的H列即借方發(fā)生額進行求和。9.選擇F2單元格，輸入函數(shù)“=SUMIF('1302憑證'!F:F,B2,'1302憑證'!I:I)”。其含義為，在“1302憑證”工作表的F列即總賬科目列搜索總賬科目名稱為B2即“庫存現(xiàn)金”的行，并對所在行的I列即貸方發(fā)生額進行求和。任務(wù)五

生成總賬及明細賬10.選擇G2單元格，輸入函數(shù)“=IF((C2-D2)+(E2-F2)>=0,(C2-D2)+(E2-F2),0)”。其含義為，如果“庫存現(xiàn)金”的借方期初余額減去貸方期初余額與本科目的本期借方發(fā)生額減去貸方發(fā)生額之和大于或等于0，返回值為“庫存現(xiàn)金”的借方期初余額減去貸方期初余額與本科目的本期借方發(fā)生額減去貸方發(fā)生額之和，否則為0。11.選擇H2單元格，輸入函數(shù)“=IF((C2-D2)+(E2-F2)<0,ABS((C2-D2)+(E2-F2)),0)”。其含義為，如果“庫存現(xiàn)金”的借方期初余額減去貸方期初余額與本科目的本期借方發(fā)生額減去貸方發(fā)生額之和小于0，返回值為“庫存現(xiàn)金”的借方期初余額減去貸方期初余額與本科目的本期借方發(fā)生額減去貸方發(fā)生額之和的絕對值，否則為0。ABS函數(shù)試求絕對值的函數(shù)。12.將E2單元格的函數(shù)向下填充至E47單元格。13.將F2單元格的函數(shù)向下填充至F47單元格。14.將G2單元格的函數(shù)向下填充至G47單元格。15.將H2單元格的函數(shù)向下填充至H47單元格。16.選擇E48單元格，輸入“=SUM(E2:E47)”，計算出本期借方發(fā)生額合計，并將公式向右填充至H48單元格，分別計算出本期貸方發(fā)生額合計、期末借方余額和期末貸方余額。任務(wù)五

生成總賬及明細賬（二）生成明細賬1.在“總賬”工作表后新建工作表，重命名為“明細賬”。2.選擇“明細賬”工作表的A3單元格，單擊“插入”選項卡下“數(shù)據(jù)透視表”按鈕。