秘書技能情景化訓(xùn)練高職全套教學(xué)課件

秘書技能情景化訓(xùn)練全套可編輯PPT課件秘書招聘與入職項(xiàng)目1目錄Contents個(gè)人形象設(shè)計(jì)任務(wù)1任務(wù)2秘書及相關(guān)崗位的簡歷制作任務(wù)3秘書及相關(guān)崗位面試技巧任務(wù)4秘書崗位職業(yè)生涯規(guī)劃項(xiàng)目描述良好的職業(yè)形象和專業(yè)、規(guī)范的求職簡歷都在顯示著注重細(xì)節(jié)的秘書素養(yǎng)，在面試中富于親和力和感召力的卓越口才將引領(lǐng)職場(chǎng)新人邁向秘書職業(yè)生涯的第一步。項(xiàng)目一案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)一個(gè)人形象設(shè)計(jì)Part01職場(chǎng)故事之初出茅廬1余安妮是A科學(xué)技術(shù)大學(xué)文秘專業(yè)的一名大三學(xué)生。又到了一年畢業(yè)季，計(jì)劃應(yīng)聘一份企業(yè)秘書的工作，……思考一個(gè)公司招人，是要一個(gè)好學(xué)生還是要一個(gè)好員工？一個(gè)好學(xué)生和一個(gè)好員工有什么不同？怎么才能做一個(gè)好員工？Part02必備知識(shí)1.身體清潔2.臉部清潔3.口腔清潔4.頭發(fā)清潔[]一、個(gè)人形象的基本要求（一）個(gè)人形象的基本要求5.手的清潔6.胡須清潔7.化妝Part02必備知識(shí)職場(chǎng)著裝原則可以概括為以下“六個(gè)不能”。第一，不能過分雜亂。第二，不能過分鮮艷。第三，不能過分暴露。第四，不能過分透視。第五，不能過分短小。第六，不能過分緊身。[]二、職場(chǎng)著裝原則Part02必備知識(shí)（1）面料選擇恰當(dāng)（2）色彩以冷色調(diào)為主，全部色彩不要超過兩種（3）尺寸合適（4）穿著到位（5）妝飾不宜過多（6）搭配得體[]二、職場(chǎng)著裝原則１.女士職場(chǎng)著裝原則Part02必備知識(shí)（1）三色原則。（2）有領(lǐng)原則。（3）紐扣原則。（4）皮帶原則。（5）皮鞋原則。[]二、職場(chǎng)著裝原則2.男士職場(chǎng)著裝原則Part02必備知識(shí)儀態(tài)，是指人的姿態(tài)、舉止和風(fēng)度，即一個(gè)人的表情、行為、動(dòng)作，也包括人的體態(tài)語。它反映一個(gè)人的性格、心理、感情、素養(yǎng)和氣質(zhì)。一個(gè)人即使有出眾的相貌、時(shí)髦的衣著，但如果沒有相應(yīng)的行為美，就會(huì)破壞了自己的形象。我們的姿態(tài)舉止就應(yīng)該體現(xiàn)秀雅合適的行為美，要站有站相、坐有坐相、行有行相。[]三、儀態(tài)規(guī)范正確的站立姿勢(shì)應(yīng)是：端正、莊重，具有穩(wěn)定性。女性應(yīng)是亭亭玉立，文靜優(yōu)雅；男性應(yīng)是剛勁挺拔，穩(wěn)健大方。Part02必備知識(shí)三、儀態(tài)規(guī)范1.站姿優(yōu)美的坐姿要求：穩(wěn)重、端正、優(yōu)雅、自然、大方。上體自然坐直，雙肩平正放松，立腰、挺胸，男士雙膝稍稍分開，女士雙膝必須靠緊，兩腳平行，臀部坐在椅子的中央Part02必備知識(shí)三、儀態(tài)規(guī)范2.坐姿優(yōu)美的坐姿要求：穩(wěn)重、端正、優(yōu)雅、自然、大方。上體自然坐直，雙肩平正放松，立腰、挺胸，男士雙膝稍稍分開，女士雙膝必須靠緊，兩腳平行，臀部坐在椅子的中央Part02必備知識(shí)三、儀態(tài)規(guī)范3.走姿下蹲時(shí)一定要注意不要有彎腰、臀部向后撅起的動(dòng)作；切忌兩腿叉開，兩腿展開平衡下蹲，以及下蹲時(shí)露出內(nèi)衣褲等不雅的動(dòng)作。Part02必備知識(shí)三、儀態(tài)規(guī)范4.蹲姿Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)展示02評(píng)估01改進(jìn)并堅(jiān)持03余安妮重新學(xué)習(xí)了禮儀教材上的一些自我形象的要求，又從網(wǎng)上職場(chǎng)視頻中汲取了不少的經(jīng)驗(yàn)?；仡^想想身邊的同學(xué)們其實(shí)問題真的好多……案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)二秘書及相關(guān)崗位的簡歷制作Part01職場(chǎng)故事之初出茅廬2余安妮根據(jù)身邊同學(xué)的經(jīng)歷覺得：“在求職中誠信很重要，但是怎樣的簡歷才能吸引ＨＲ并且得到面試機(jī)會(huì)呢？我想應(yīng)聘像陽光公司這樣大企業(yè)的行政秘書一職該怎樣制作簡歷呢？”思考面試時(shí)個(gè)人形象才是最重要的，簡歷無足輕重嗎？簡歷只需要到網(wǎng)上下載一份模板，稍微改改就行了嗎？什么樣的簡歷才是一份好簡歷？Part02必備知識(shí)（１）基本情況。（２）求職目標(biāo)。（３）教育背景。（４）實(shí)習(xí)／工作經(jīng)歷。（５）其他。[]一、簡歷的基本內(nèi)容及制作要求１.標(biāo)準(zhǔn)簡歷的基本內(nèi)容01020304簡潔明了先主后次語言得體內(nèi)容要全Part02必備知識(shí)一、簡歷的基本內(nèi)容及制作要求２.簡歷制作的基本要求05要有針對(duì)性Part02必備知識(shí)01020304簡約而不簡單“全”心更“全”意有的放矢好內(nèi)容+好形式二、“黃金簡歷”的制作技巧黃金簡歷既能充分展示自我，又能吸引人力資源經(jīng)理的眼球Part02必備知識(shí)0109080706050402秘書稱謂文員文秘董事會(huì)秘書行政主管行政助理辦公室主任內(nèi)勤辦事員03文書三、秘書的職位描述1.秘書的稱謂及種類Part02必備知識(shí)三、秘書的職位描述2.秘書的崗位職責(zé)文書工作會(huì)議管理日常事務(wù)辦理信息工作參謀輔佐Part02必備知識(shí)三、秘書的職位描述3.秘書的任職要求1寫作能力2口頭表達(dá)能力3聽知能力4閱讀概括能力5社交活動(dòng)能力6協(xié)調(diào)能力7觀察分析能力8應(yīng)變能力9使用先進(jìn)的辦公設(shè)備的能力預(yù)測(cè)能力10Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)撰寫02討論01交流03最近余安妮一直在翻看各種招聘廣告，她對(duì)公司秘書這一崗位的定位、職責(zé)、工作范圍和工作要求漸漸有了一個(gè)清晰的概念。這一天她看到這樣一則招聘廣告……案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)三秘書及相關(guān)崗位面試技巧Part01職場(chǎng)故事之初出茅廬3余安妮按照所學(xué)習(xí)的知識(shí)，經(jīng)過一番認(rèn)真的打扮，終于給自己塑造了一個(gè)完美的造型，帶著準(zhǔn)備好的簡歷來到人才市場(chǎng)，在陽光公司的招聘展位前，他遇到了人力資源部人事專員郭泰安……思考什么才是好的自我介紹？如何能給面試官一個(gè)良好的第一印象？你覺得應(yīng)該如何克服面試時(shí)的心理壓力？Part02必備知識(shí)一、面試的種類１.結(jié)構(gòu)化面試、

非結(jié)構(gòu)化面試、

半結(jié)構(gòu)化面試2.單獨(dú)面試、

小組面試3.一次性面試、

分階段面試Part02必備知識(shí)一、面試的基本禮儀１.提前到達(dá)面試地點(diǎn)。2.身處面試場(chǎng)合時(shí)要禮貌大方。３.對(duì)用人單位的問題要逐一回答。４.不要有一些不好的小動(dòng)作。１.關(guān)于個(gè)人方面的問題（１）請(qǐng)介紹一下你自己。（２）你有什么優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)？２.關(guān)于學(xué)業(yè)、經(jīng)歷方面的問題（１）你對(duì)自己的學(xué)習(xí)成績滿意嗎？（２）你如何評(píng)價(jià)你的大學(xué)生活？（3）你擔(dān)任過什么職務(wù)或參加過什么活動(dòng)？Part02必備知識(shí)三、面試的基本問題３.關(guān)于單位方面的問題（１）你了解我們單位嗎？（２）你了解我們所招聘的崗位嗎？（３）你為什么應(yīng)聘我們單位？（４）你是否應(yīng)聘過其他的單位？４.關(guān)于職業(yè)方面的問題（１）你找工作最重要的考慮因素是什么？（２）你認(rèn)為你適合什么樣的工作？（３）你是如何規(guī)劃你個(gè)人的職業(yè)生涯的？Part02必備知識(shí)三、面試的基本問題５.其他方面的問題

（１）假設(shè)某種情況你會(huì)怎樣做？（２）知識(shí)性的問題。（３）你有什么問題需要提出？Part02必備知識(shí)三、面試的基本問題Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)同學(xué)互評(píng)02模擬01老師點(diǎn)評(píng)03回到學(xué)校的宿舍，余安妮還是覺得有點(diǎn)似夢(mèng)似真，今天的面試經(jīng)歷讓她還處于極度的興奮當(dāng)中，看來平時(shí)在學(xué)校里的積累太重要了，如果自己只是一味地死讀書，估計(jì)今天的面試夠嗆了。案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)四秘書崗位職業(yè)生涯規(guī)劃Part01職場(chǎng)故事之初出茅廬4幾天以后，當(dāng)余安妮又一次按到陽光公司的電話，通知她去辦理入職手續(xù)時(shí)，她的心情已經(jīng)平靜了許多，面試的經(jīng)歷讓她覺得自己一下子成熟了……思考入職之前還應(yīng)該做哪些準(zhǔn)備？做好職業(yè)生涯規(guī)劃首先應(yīng)該明確哪些問題？秘書類崗位未來發(fā)展的前景如何，有哪些相對(duì)應(yīng)的高層崗位？Part02必備知識(shí)我想往哪一條路線發(fā)展我能往哪一條路線發(fā)展我可以往哪一條路線發(fā)展一、職業(yè)生涯規(guī)劃職業(yè)生涯路線的選擇必須考慮三個(gè)問題Part02必備知識(shí)01自我分析0203040506確立目標(biāo)環(huán)境分析職業(yè)定位實(shí)施策略評(píng)估與反饋二、職業(yè)生涯規(guī)劃的制定Part02必備知識(shí)12345行政類助理類公關(guān)類業(yè)務(wù)類人事類三、秘書的職業(yè)發(fā)展Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)交流02撰寫01點(diǎn)評(píng)03上班的頭幾天，余安妮一直處于興奮和好奇之中，不過她努力提醒自己，這只是開始，自己的職場(chǎng)生涯還長著呢。但是一名秘書能夠有什么樣的發(fā)展，未來會(huì)有怎么的晉升機(jī)會(huì)，她好像還一無所知。Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)：附1.項(xiàng)目管理型——能力牛人發(fā)展指數(shù)：★

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★被替代指數(shù)：★2.管理型——內(nèi)務(wù)大總管

發(fā)展指數(shù)：

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★被替代指數(shù)：

★★3.文書型——碼字狂人發(fā)展指數(shù)：

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★被替代指數(shù)：

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★★4.保姆型——

發(fā)展指數(shù)：

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★被替代指數(shù)：

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★★5.打雜型——無所不做的“萬金油”

★發(fā)展指數(shù)：

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★被替代指數(shù)：

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★★文秘工作的五種發(fā)展前景謝謝Thankyou秘書技能情景化訓(xùn)練個(gè)人辦公空間的整理項(xiàng)目2目錄Contents個(gè)人辦公空間的整理任務(wù)1任務(wù)2辦公室空間的管理任務(wù)3辦公環(huán)境的美化項(xiàng)目描述辦公空間是供機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位辦理行政事務(wù)和從事各類業(yè)務(wù)活動(dòng)的場(chǎng)所。整潔有序、安全健康、富有人文氣息的辦公室環(huán)境，是提高工作效率，展現(xiàn)組織形象的重要手段，秘書人員應(yīng)該重視對(duì)辦公室環(huán)境的建設(shè)、維護(hù)和管理。項(xiàng)目二案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)一個(gè)人辦公空間的管理Part01職場(chǎng)故事之職場(chǎng)新秀1余安妮面試時(shí)就對(duì)公司的環(huán)境十分喜愛，上班第一天何雨竹和陳雅兒就向她介紹了公司環(huán)境管理的制度規(guī)定……思考一個(gè)公司員工的辦公桌與學(xué)生的書桌有什么不同？怎樣才能把辦公室布置得不失情調(diào)又不至于很幼稚？一間賞心悅目的辦公室有哪些條件？Part02必備知識(shí)一、辦公環(huán)境的構(gòu)成要素1.辦公空間溫度辦公空間光線聲音環(huán)境空氣環(huán)境Part02必備知識(shí)(1)員工要保持辦公臺(tái)面、地面、墻壁、家俱以及所使用辦公設(shè)備的清潔，保持會(huì)客室和會(huì)議室的清潔，保持辦公公共區(qū)域的清潔。(2)員工要保持辦公桌面的整齊有序，辦公文件和辦公用具要分類擺放，辦公設(shè)備要擺放到適合工作的地方。零碎用品要使用收納盒歸置，不能擺放個(gè)人色彩很鮮明的東西。(3)辦公設(shè)備以及辦公用品要定期進(jìn)行清潔和消毒處理。[]二、個(gè)人辦公環(huán)境的要求Part02必備知識(shí)(4)每次工作完畢后，要對(duì)工作中使用的辦公用品進(jìn)行及時(shí)整理，要及時(shí)、安全、恰當(dāng)?shù)靥幚硎Ｓ辔锲?，要保證工作現(xiàn)場(chǎng)恢復(fù)到開始狀態(tài)。(5)員工要對(duì)辦公設(shè)備和辦公用品定期進(jìn)行安全狀態(tài)檢查。保證電線的安全整齊，防止出現(xiàn)破損，插頭松動(dòng)、漏電等現(xiàn)象，保證辦公設(shè)備能夠正常使用，保證辦公用品的充足儲(chǔ)備等。(6)員工離開辦公座位前，應(yīng)保證辦公設(shè)備處于待用或者關(guān)閉狀態(tài)，保證辦公資料處于安全狀態(tài)。[]二、個(gè)人辦公環(huán)境的要求Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)討論02畫圖01匯報(bào)03余安妮的工作漸漸多起來了，她的辦公桌再也無法像剛進(jìn)入公司時(shí)那樣整潔，在何雨竹的指導(dǎo)，她開始整理自己的辦公桌……案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)二辦公空間的管理Part01職場(chǎng)故事之職場(chǎng)新秀2陽光公司成立30周年之際，準(zhǔn)備舉辦一個(gè)大型的慶?；顒?dòng)，同時(shí)也進(jìn)行一次大的裝修，最終裝修方案的起草工作交到了余安妮手上，她愉快地接受了任務(wù)……思考秘書人員也需要懂裝修設(shè)計(jì)嗎？好的辦公空間應(yīng)該滿足哪些要求？上網(wǎng)找一下，你喜歡哪一類公司的裝修風(fēng)格，并說出它們的特點(diǎn)是什么？Part02必備知識(shí)（１）家居辦公。（２）遠(yuǎn)程辦公。（３）虛擬辦公室。（４）臨時(shí)辦公室。[]一、辦公模式的類型以及管理方法辦公模式的類型（5）彈性時(shí)間工作。（6）兼職工作。（7）交叉工作。（8）合同工作。Part02必備知識(shí)二、合理進(jìn)行辦公室布局1.辦公室布局的種類類型優(yōu)點(diǎn)

缺點(diǎn)開放式辦公室靈活多變，工作位置可以隨需要改變節(jié)省費(fèi)用，降低成本，可以在相同的面積內(nèi)容納更多的員工易于員工間溝通，交流易于監(jiān)督，便于管理者進(jìn)行督查可以進(jìn)行集中化服務(wù)，共享辦公設(shè)備難于保密噪聲較大，員工工作易受干擾員工無個(gè)人私人的空間，無法保護(hù)隱私封閉式辦公室比較安全，易于保密易于員工集中注意力，從事細(xì)致或者專業(yè)工作易于保證隱私，員工有獨(dú)立空間1.費(fèi)用高，墻、門、走廊燈占用空間且需要進(jìn)行裝修2.難于監(jiān)督員工的工作3.員工交流困難，易感到孤獨(dú)。Part02必備知識(shí)0102030504分析需要設(shè)計(jì)平面圖選擇辦公家具、設(shè)施進(jìn)行裝修裝飾二、合理進(jìn)行辦公室布局2.設(shè)計(jì)辦公室布局的工作程序Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)01員工人數(shù)02場(chǎng)所的面積、位置以及費(fèi)用03機(jī)構(gòu)建制、辦公空間分類04企業(yè)經(jīng)營的性質(zhì)和內(nèi)容05部門間的工作聯(lián)系06公用區(qū)域07要有變化的余地二、合理進(jìn)行辦公室布局3.設(shè)計(jì)辦公結(jié)構(gòu)和辦公室布局需要考慮的因素Part02必備知識(shí)有利于溝通01便于監(jiān)督02協(xié)調(diào)、舒適03三、辦公模式的類型以及管理方法1.辦公室布置的三大原則01020304按照直線對(duì)稱原則和工作程序的順序工作位置要以事就人，而不是以人就事領(lǐng)導(dǎo)者的座位要位于員工的后方，以便監(jiān)督光線最好以自然光線為主，人工光線為輔Part02必備知識(shí)三、辦公模式的類型以及管理方法２.辦公室布置的具體要求05共享的辦公設(shè)備應(yīng)放置在離使用者平均距離大致相當(dāng)?shù)牡胤?1)考察各部門的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容和工作性質(zhì)，明確部門工作人員的工作職責(zé)以及工作中的關(guān)系，以此確定每位工作人員的工作位置。(2)按工作人員數(shù)額以及辦公所需空間，設(shè)定其空間大小，并進(jìn)行記錄。

(3)根據(jù)工作需要，選配適宜的辦公家俱、桌椅、辦公設(shè)備等，并列表詳細(xì)分配到人。Part02必備知識(shí)三、辦公模式的類型以及管理方法3.辦公室布置的程序

(4)繪制辦公室座位圖，以及辦公設(shè)備安放的位置圖，征詢意見獲得同意后按圖布置。(5)對(duì)共享的辦公設(shè)備按照不影響工作以及保障辦公室健康的要求提出擺放的合理建議。(6)對(duì)辦公室消防以及安全等方面的工作提出合理化建議。(7)根據(jù)企業(yè)的管理規(guī)定確定是否張貼有關(guān)辦公室管理的規(guī)章制度。Part02必備知識(shí)三、辦公模式的類型以及管理方法3.辦公室布置的程序Part02必備知識(shí)01020304確定專人負(fù)責(zé)，定期檢查發(fā)現(xiàn)隱患，在職責(zé)范圍內(nèi)，立即排除發(fā)現(xiàn)隱患，不在職責(zé)范圍內(nèi)，立即報(bào)告處理完畢，填好表格四、保證健康、安全的辦公環(huán)境健康、安全的辦公環(huán)境是企業(yè)文化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)一討論02畫圖01點(diǎn)評(píng)03余安妮按到何雨竹交給她制訂公司辦公室裝修設(shè)計(jì)方案的任務(wù)后，感覺壓力很大，好在何雨竹總會(huì)給她指點(diǎn)……Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)二撰寫02討論01交流03余安妮把銷售部在中國出口商品交易會(huì)上的辦公格局設(shè)計(jì)交給了何雨竹，經(jīng)過反復(fù)討論和修改，終于完成了任務(wù)。Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)三匯報(bào)02討論01點(diǎn)評(píng)03今天到了余安妮檢查公司辦公環(huán)境的時(shí)間，在上班期間，她在公司四處巡查了一遍，發(fā)現(xiàn)了一些問題……案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)三辦公環(huán)境的美化Part01職場(chǎng)故事之職場(chǎng)新人3歐洲總公司的上司計(jì)劃前來參加30周年慶典，公司剛裝修過，整體看上去令人振奮，但是有一些細(xì)節(jié)方面還不夠完善。李洛寒要求陳雅兒和余安妮考慮一下公司的辦公室美化問題……思考公司文化體現(xiàn)在哪些方面？辦公室的美化就是在墻上掛一些書畫作品就可以了嗎？辦公室美化中如何協(xié)調(diào)不同人的審美趣味？Part02必備知識(shí)對(duì)內(nèi)：可以宣傳企業(yè)文化，體現(xiàn)人文關(guān)懷，使工作人員心情舒暢，提高辦公效率01

對(duì)外：可以塑造企業(yè)形象，展現(xiàn)企業(yè)情懷，更好地促進(jìn)企業(yè)間的合作交流。02一、辦公環(huán)境美化的目的Part02必備知識(shí)二、辦公環(huán)境美化的內(nèi)容墻壁裝飾墻壁色調(diào)綠色植物地面美化Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)畫圖02討論01匯報(bào)03近年來公司的形象不斷提升，公司投入了大量的成本建設(shè)公司文化，但在整個(gè)辦公環(huán)境的建設(shè)上面還處于相對(duì)落后的階段，因此公司責(zé)成行政部聯(lián)合公關(guān)部、宣傳部一起對(duì)公司的辦公室，包括會(huì)客室、會(huì)議室、經(jīng)理辦公室等進(jìn)行美化，并開辟員工休息室。謝謝Thankyou秘書技能情景化訓(xùn)練秘書文檔管理項(xiàng)目3目錄Contents收文處理程序任務(wù)1任務(wù)2發(fā)文處理程序任務(wù)3文件歸檔任務(wù)4歸檔文件的整理項(xiàng)目描述文檔管理,是指對(duì)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在日常管理活動(dòng)中形成的各種文件材料的制作、辦理、歸檔以及歸檔后的管理工作，文件及其轉(zhuǎn)化成的檔案是一個(gè)單位工作活動(dòng)的重要記錄，是本單位不可缺少的依據(jù)、憑證和參考，做好文檔管理能夠?yàn)楸締挝桓黜?xiàng)工作的順利進(jìn)行提供保證。項(xiàng)目二案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)一收文處理程序Part01職場(chǎng)故事之漸入佳境1余安妮正在辦公桌前忙著，公司前臺(tái)田蕓送來一份文件，請(qǐng)余安妮轉(zhuǎn)交給陳雅兒。余安妮一邊答應(yīng)，一邊隨手把文件放在辦公桌上一堆文件的上面，因?yàn)檫@天工作比較多，她居然把這事給忘記了……思考你還記得收到一份文件，首先要做哪三件事？收文時(shí)你誤拆了一份領(lǐng)導(dǎo)親啟的信函，你會(huì)怎么辦？每一份外來的文件都需要登記嗎？登記審核傳閱擬辦承辦催辦簽注歸檔簽收拆封批辦Part02必備知識(shí)一、收文處理程序Part02必備知識(shí)01020304及時(shí)準(zhǔn)確照章填單二、收文處理的注意事項(xiàng)Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)討論02收集資料01撰寫03經(jīng)過幾周的實(shí)踐，余安妮對(duì)公司的收文處理程序已經(jīng)非常熟悉了，李洛寒要求她拿出一份“公司收文處理辦法”，規(guī)范公司的收文工作。匯報(bào)04歸檔05案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)二發(fā)文處理程序Part01職場(chǎng)故事之漸入佳境2余安妮因?yàn)橐环菸募狈Ρ匾某绦蚨芙^了市場(chǎng)部經(jīng)理高輝的發(fā)文要求，高輝有些不高興。陳雅兒走過出來，了解情況后，在文件上面寫了幾個(gè)字，回頭對(duì)高經(jīng)理說，“放心吧，不會(huì)誤你的事的?！彼伎及l(fā)文一定要走規(guī)定的程序嗎？遇到故事中緊急的情況怎么辦？很多單位把最后打印好的正本文件歸檔，而忽略了文件處理單，你怎么看？Part02必備知識(shí)一、收文處理程序核稿簽發(fā)歸檔繕印校對(duì)用印登記分發(fā)（收文）定稿存本擬稿復(fù)核Part02必備知識(shí)1．?dāng)M稿。所擬文稿應(yīng)該內(nèi)容完整、條理清楚、格式正確，相關(guān)的附件齊全，版式不能有任何偏差。2．核稿依據(jù)公文的基本要求，對(duì)草稿的體式、內(nèi)容等進(jìn)行全面的審核。核稿不僅要對(duì)文件的內(nèi)容把關(guān)，還要對(duì)文件的格式、版式等各方面進(jìn)行把關(guān)。3．簽發(fā)簽發(fā)是單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文稿的最后審批，文件草稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，即成為最后定稿。[]二、收文處理的注意事項(xiàng)Part02必備知識(shí)4．編號(hào)文稿經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，要進(jìn)行編號(hào)登記，防止發(fā)文混亂。編號(hào)應(yīng)按公文格式新規(guī)定的方法編排，一般包括發(fā)文代字、發(fā)文年號(hào)和該年度發(fā)文序號(hào)三部分組成。5．繕?。?）必須以經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的定稿為依據(jù)，忠于原稿，不得隨意改動(dòng)，確需改動(dòng)的要報(bào)經(jīng)簽發(fā)人批準(zhǔn)；（2）注意排版藝術(shù)，版面的安排要美觀大方、賞心悅目；（3）注意保密，文印人員不得讓別人隨便翻閱文稿，對(duì)印制的底板、清祥、廢頁也要管理好，防止泄密。[]二、收文處理的注意事項(xiàng)Part02必備知識(shí)6．校對(duì)秘書人員要求認(rèn)真校對(duì)，保證不出錯(cuò)漏；要堅(jiān)持三校制度。校對(duì)時(shí)要以文件定稿為基準(zhǔn)，進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)地校對(duì)，連標(biāo)點(diǎn)符號(hào)也不能放過，把住文件制發(fā)的最后一關(guān)。7．用印用印是在制成的公文上加蓋機(jī)關(guān)印章，這是公文生效取信的憑證。用印要做到端正、清晰、位置恰當(dāng)，即所謂“上不壓正文，下要騎年蓋月”。[]二、收文處理的注意事項(xiàng)Part02必備知識(shí)8．分發(fā)發(fā)放文件時(shí)，必須建立發(fā)文登記簿，嚴(yán)格履行收文人簽字手續(xù)，以保證文件發(fā)放不出差錯(cuò)。9．歸檔秘書人員將制成的文件連同文稿一起，按正文在上、定稿在下的順序收集起來，年終按文書檔案管理的要求，整理歸檔。[]二、收文處理的注意事項(xiàng)Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)一收文程序02發(fā)文程序01點(diǎn)評(píng)03陽光公司鄭總等一行七人準(zhǔn)備到上海考察商務(wù)旅游資源、項(xiàng)目以及合作渠道。他們將與上海弘大旅游公司進(jìn)行洽談……案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)三文件歸檔Part01職場(chǎng)故事之漸入佳境3為了準(zhǔn)備本周的營銷工作會(huì)議，行政總監(jiān)李洛寒要求行政部準(zhǔn)備好近幾年來陽光公司銷售情況的統(tǒng)計(jì)資料，以及去年公司的整體營銷方案。當(dāng)陳雅兒把這個(gè)任務(wù)交給余安妮時(shí)，她的第一反應(yīng)就是“我哪里會(huì)有這些資料？”思考公司處理完的文件應(yīng)由誰來保管？什么是檔案，它與文件有什么關(guān)系？你覺得檔案跟你個(gè)人的發(fā)展有什么關(guān)系？公司各部門公司檔案室辦理完文件一般文件有價(jià)值文件進(jìn)一步整理歸檔統(tǒng)一銷毀Part02必備知識(shí)一、歸檔的含義與意義主要職能活動(dòng)文件普發(fā)性文件具有查考價(jià)值文件不需辦理文件重要憑證文件重份文件需要執(zhí)行文件一般抄送文件Part02必備知識(shí)二、歸檔范圍Part02必備知識(shí)嚴(yán)格登記01平時(shí)歸檔02三、歸檔方法及時(shí)檢查03賬外文件收集04四、歸檔時(shí)間一般情況，應(yīng)于第二年上半年（六月份之前）歸檔，如有特殊情況可以專門規(guī)定歸檔時(shí)間。Part02必備知識(shí)（1）歸檔的文件種類、份數(shù)以及每份文件的份數(shù)均應(yīng)齊全完整。（2）遵循文件形成的規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（3）歸檔文件應(yīng)為原件，聯(lián)合召開會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件應(yīng)由主辦方歸檔，其他單位以復(fù)制件或副本歸檔。（4）歸檔文件使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。（5）認(rèn)真履行歸檔手續(xù)。[]五、歸檔要求Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)點(diǎn)評(píng)03判斷01歸檔02為了完成陽光公司文件歸檔制度，余安妮在公司的檔案室待了好幾天，起草好她又向以前的班主任請(qǐng)教，終于完成了《陽光公司文件歸檔三合一制度》，李洛寒非常滿意。案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)四歸檔文件的整理Part01職場(chǎng)故事之漸入佳境4這天李洛寒這天把陳雅兒和余安妮一起叫到他的辦公室，“今天叫你們來，主要是商量一下公司檔案工作的規(guī)范化。上次你們拿出來的‘三合一制度’反映不錯(cuò)，但是大多數(shù)辦公室文員都沒有這個(gè)意識(shí)，也缺少這方面的訓(xùn)練。我想由行政部牽頭舉辦一次‘公司歸檔工作培訓(xùn)’，讓余安妮給大家講一講。”思考你知道檔案對(duì)一個(gè)公司的價(jià)值嗎？想想我們自己的檔案在學(xué)習(xí)、工作中會(huì)發(fā)揮什么作用？如果讓你整理自己歷年的檔案，你會(huì)怎么分類？Part02必備知識(shí)1．指導(dǎo)思想。簡化整理，深化檢索，提高效率，方便利用。2．基本方法順其自然，單件歸檔。即順應(yīng)文件形成時(shí)的本來狀況，以自然件為歸檔單位，逐件整理歸檔。[]一、單件歸檔的指導(dǎo)思想和基本方法

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優(yōu)勢(shì)1.適應(yīng)辦公自動(dòng)化、文檔一體化趨勢(shì)；2.化整為零，可以減少文件積壓；3.減少了工作量，提高了效率；4.便于利用和保密；5.便于檔案館提高進(jìn)館質(zhì)量，減少重復(fù)件。劣勢(shì)

主要是對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴性很大，必須注意數(shù)據(jù)安全，文件易散失。Part02必備知識(shí)二、單件歸檔方法的利與弊Part02必備知識(shí)收集1區(qū)分年度23分類4文件排序5以件裝訂6頁數(shù)與頁碼7編檔號(hào)8歸檔文件目錄及錄入910裝盒、上架排列檔案目標(biāo)三、單件歸檔的整理方法2、以“件”為單位裝訂關(guān)于2009年考核協(xié)議簽訂工作的通知各部門：經(jīng)公司董事會(huì)研究決定，2009年考核協(xié)議簽訂工作將于2009年1月20日至28日進(jìn)行，現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下：

1。考訂協(xié)議簽訂范圍；

2?？己藚f(xié)議書簽訂時(shí)間；

3?？己藚f(xié)議簽訂要求；

4?？己藚f(xié)議簽訂負(fù)責(zé)人：特此通知。公司董事會(huì)

2009年1月18日按件歸檔示意圖一全宗號(hào)類別號(hào)期限年度機(jī)構(gòu)件號(hào)2、從文件到檔案按件歸檔示意圖二關(guān)于2009年考核協(xié)議簽訂工作的通知各部門：經(jīng)公司董事會(huì)研究決定，2009年考核協(xié)議簽訂工作將于2009年1月20日至28日進(jìn)行，現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下：

1?？加唴f(xié)議簽訂范圍；

2?？己藚f(xié)議書簽訂時(shí)間；

3?？己藚f(xié)議簽訂要求；

4?？己藚f(xié)議簽訂負(fù)責(zé)人：特此通知。公司董事會(huì)

2009年1月18日關(guān)于2009年考核協(xié)議簽訂工作的通知各部門：經(jīng)公司董事會(huì)研究決定，2009年考核協(xié)議簽訂工作將于2009年1月20日至28日進(jìn)行，現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下：

1。考訂協(xié)議簽訂范圍；

2?？己藚f(xié)議書簽訂時(shí)間；

3?？己藚f(xié)議簽訂要求；

4?？己藚f(xié)議簽訂負(fù)責(zé)人：特此通知。公司董事會(huì)

2009年1月18日關(guān)于2009年考核協(xié)議簽訂工作的通知各部門：經(jīng)公司董事會(huì)研究決定，2009年考核協(xié)議簽訂工作將于2009年1月20日至28日進(jìn)行，現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下：

1?？加唴f(xié)議簽訂范圍；

2?？己藚f(xié)議書簽訂時(shí)間；

3。考核協(xié)議簽訂要求；

4?？己藚f(xié)議簽訂負(fù)責(zé)人：特此通知。公司董事會(huì)

2009年1月18日關(guān)于2009年考核協(xié)議簽訂工作的通知各部門：經(jīng)公司董事會(huì)研究決定，2009年考核協(xié)議簽訂工作將于2009年1月20日至28日進(jìn)行，現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下：

1?？加唴f(xié)議簽訂范圍；

2?？己藚f(xié)議書簽訂時(shí)間；

3?？己藚f(xié)議簽訂要求；

4?？己藚f(xié)議簽訂負(fù)責(zé)人：特此通知。公司董事會(huì)

2009年1月18日關(guān)于2009年考核協(xié)議簽訂工作的通知各部門：經(jīng)公司董事會(huì)研究決定，2009年考核協(xié)議簽訂工作將于2009年1月20日至28日進(jìn)行，現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下：

1?？加唴f(xié)議簽訂范圍；

2。考核協(xié)議書簽訂時(shí)間；

3?？己藚f(xié)議簽訂要求；

4?？己藚f(xié)議簽訂負(fù)責(zé)人：特此通知。公司董事會(huì)

2009年1月18日Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)歸檔02整理01點(diǎn)評(píng)03陽光公司鄭總等一行七人準(zhǔn)備到上?？疾焐虅?wù)旅游資源、項(xiàng)目以及合作渠道。他們將與上海弘大旅游公司進(jìn)行洽談……謝謝Thankyou秘書技能情景化訓(xùn)練秘書會(huì)務(wù)管理項(xiàng)目4目錄Contents會(huì)前策劃和準(zhǔn)備工作任務(wù)1任務(wù)2會(huì)中組織和服務(wù)工作任務(wù)3會(huì)后善后和總結(jié)工作項(xiàng)目描述會(huì)議的組織與服務(wù)工作既是秘書人員日常工作的重要內(nèi)容，又是文秘工作服務(wù)性的直接體現(xiàn)。加強(qiáng)會(huì)議組織和服務(wù)能力的訓(xùn)練是保證會(huì)議高質(zhì)、高效的重要因素。項(xiàng)目二案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)一會(huì)前策劃和準(zhǔn)備工作Part01職場(chǎng)故事之峰回路轉(zhuǎn)1副總周桐希讓余安妮起草一份會(huì)議通知，聽副總的口氣比較緊急，所以余安妮把會(huì)議時(shí)間安排在后天上午8點(diǎn)半，地點(diǎn)在公司小會(huì)議室，并很快在公司網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)上發(fā)出了通知。這下可惹了大麻煩……思考會(huì)議通知難道不該盡快發(fā)出去嗎？想想你參加過很無語的會(huì)議，為什么會(huì)辦得很爛？會(huì)議真是如想像中是很無聊的事情嗎？會(huì)議計(jì)劃一般由負(fù)責(zé)籌備會(huì)議的主要領(lǐng)導(dǎo)人提出基本思路和整體方案，由秘書人員具體落實(shí)，形成文字。制訂會(huì)議計(jì)劃時(shí)應(yīng)盡量考慮地周密細(xì)致，照顧到各種可能出現(xiàn)的情況，并拿出相應(yīng)的會(huì)議方案。Part02必備知識(shí)一、制訂會(huì)議計(jì)劃Part02必備知識(shí)01會(huì)議概述02會(huì)議主題03會(huì)議形式04會(huì)議日程安排05會(huì)議經(jīng)費(fèi)來源及預(yù)算06會(huì)議的準(zhǔn)備工作07其他需要說明的事項(xiàng)二、完成會(huì)議方案1.會(huì)議方案的內(nèi)容Part02必備知識(shí)標(biāo)題01正文02落款或簽署032.會(huì)議方案的格式二、完成會(huì)議方案Part02必備知識(shí)理由充分，意義明確12條理清楚，敘述簡潔3內(nèi)容詳細(xì)，要求具體3.會(huì)議方案的寫作要求二、完成會(huì)議方案會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議順序的總體安排，主要涉及會(huì)議所討論的具體事項(xiàng)，需要解決的問題。會(huì)議議程不僅能夠規(guī)范會(huì)議的內(nèi)容，而且能夠約束溝通的次序與溝通的節(jié)奏，起著固定會(huì)議次序的作用。Part02必備知識(shí)三、確定會(huì)議的議程、日程和程序1.會(huì)議議程Part02必備知識(shí)在安排會(huì)議議程時(shí)，應(yīng)遵守以下兩個(gè)原則：按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序，緊要的事項(xiàng)應(yīng)排在議程的前端處理，不緊要的事項(xiàng)則應(yīng)排在議程的后端處理。01每一個(gè)議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時(shí)間并明白地標(biāo)示出來，這樣做可以節(jié)省與會(huì)者的時(shí)間，提高會(huì)議效率。02三、確定會(huì)議的議程、日程和程序1.會(huì)議議程Part02必備知識(shí)[]會(huì)議日程是對(duì)會(huì)議每天活動(dòng)的具體安排，也可以看作是會(huì)議的時(shí)間表，應(yīng)具體列出每天每個(gè)時(shí)間段會(huì)議的詳細(xì)內(nèi)容，用以控制會(huì)議的進(jìn)程。日程表一般會(huì)在會(huì)議前發(fā)放到與會(huì)代表手中，讓他們根據(jù)會(huì)議的安排進(jìn)行準(zhǔn)備。會(huì)議日程不僅包括會(huì)議的主題活動(dòng)，還包括會(huì)議的各項(xiàng)輔助活動(dòng)，如聚餐、游覽、參觀、娛樂等。凡是一天以上的會(huì)議都要制定會(huì)議日程。2.會(huì)議日程三、確定會(huì)議的議程、日程和程序Part02必備知識(shí)日期時(shí)間內(nèi)容地點(diǎn)負(fù)責(zé)人備注×月×日（星期×）上午8點(diǎn)～11點(diǎn)開幕式上××同志作報(bào)告大禮堂張平下午2點(diǎn)～6點(diǎn)分組討論，××同志作報(bào)告小會(huì)議室徐江晚上7點(diǎn)～9點(diǎn)主席團(tuán)開會(huì)，代表看文藝演出小會(huì)議室××劇院徐江×月×日（星期×）上午………………下午………………晚上………………×月×日（星期×）上午………………下午………………上午………………2.會(huì)議日程三、確定會(huì)議的議程、日程和程序Part02必備知識(shí)會(huì)議程序具體規(guī)定了一次會(huì)議的詳細(xì)步驟，它既可以讓與會(huì)代表了解會(huì)議的內(nèi)容和順序，同時(shí)也是會(huì)議主持人掌控會(huì)議的依據(jù)。會(huì)議應(yīng)嚴(yán)格按照具體的程序和規(guī)定的時(shí)間一項(xiàng)項(xiàng)進(jìn)行?！痢凉句N售會(huì)議程序2：00－2：30來賓簽到2：30－2：45開幕致詞2：45－3：25網(wǎng)絡(luò)安全解決方案培訓(xùn)培訓(xùn)內(nèi)容包括：

網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)及全系列相關(guān)產(chǎn)品基于SSLVPN的遠(yuǎn)程接入方案行業(yè)安全成功應(yīng)用方案3：25－3：35茶歇3：35－4：15××企業(yè)移動(dòng)解決方案培訓(xùn)

培訓(xùn)內(nèi)容包括：

××移動(dòng)終端與企業(yè)網(wǎng)互聯(lián)實(shí)現(xiàn)企業(yè)移動(dòng)電子郵件4：15－4：35渠道策略與招募計(jì)劃介紹4：35－4：50自由問答4：50－5：00抽獎(jiǎng)活動(dòng)5：00結(jié)束3.會(huì)議程序三、確定會(huì)議的議程、日程和程序Part02必備知識(shí)01020304秘書組：負(fù)責(zé)會(huì)議文字工作及領(lǐng)導(dǎo)者期間交辦的各種任務(wù)。材料組：負(fù)責(zé)會(huì)議材料的印制、發(fā)放、保管、回收以及會(huì)后材料的匯集、歸檔工作。組織組：負(fù)責(zé)會(huì)議代表的編組和簽到、代表資料的審查、會(huì)議協(xié)調(diào)、會(huì)議進(jìn)程的控制等。技術(shù)組：負(fù)責(zé)會(huì)議各種設(shè)備的安裝、調(diào)試、維護(hù)等工作。常見的會(huì)議機(jī)構(gòu)包括：四、進(jìn)行會(huì)議任務(wù)的分工Part02必備知識(shí)05060708宣傳組：負(fù)責(zé)對(duì)外聯(lián)絡(luò)溝通、宣傳報(bào)道，還負(fù)責(zé)會(huì)議的攝影、錄音、錄像等工作。后勤組：負(fù)責(zé)會(huì)議期間的后勤保障，包括代表的食宿、交通、娛樂，各種生活用品的供應(yīng)，各種票證的準(zhǔn)備與制作，返程車船機(jī)票的預(yù)訂工作。保衛(wèi)組：負(fù)責(zé)會(huì)議的安全保衛(wèi)和保密工作。財(cái)務(wù)組：負(fù)責(zé)會(huì)議經(jīng)費(fèi)的籌集、預(yù)算、資金管理、收支的控制、會(huì)議決算等。常見的會(huì)議機(jī)構(gòu)包括：四、進(jìn)行會(huì)議任務(wù)的分工Part02必備知識(shí)交通費(fèi)用1會(huì)場(chǎng)費(fèi)用23住宿費(fèi)用4餐飲費(fèi)用5游覽費(fèi)用6宣傳交際費(fèi)用7各種耗材費(fèi)用8會(huì)議紀(jì)念品費(fèi)用910各種臨時(shí)費(fèi)用工作人員勞務(wù)費(fèi)用五、完成會(huì)議預(yù)算1.會(huì)議開支的項(xiàng)目Part02必備知識(shí)01會(huì)議的基本信息：主題、起止時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員等02會(huì)議的目的和意義03會(huì)議的主要經(jīng)費(fèi)開支項(xiàng)目04每個(gè)項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)05備用金五、完成會(huì)議預(yù)算2.會(huì)議預(yù)算的格式Part02必備知識(shí)01大小適中02設(shè)施齊全03保密性好04安全性強(qiáng)05避開干擾06經(jīng)濟(jì)實(shí)用07符合規(guī)定六、會(huì)議選址和布置1.會(huì)議場(chǎng)所的選擇Part02必備知識(shí)散座式圓桌式主席式會(huì)議座次排定的方法：六、會(huì)議選址和布置2.會(huì)場(chǎng)布置環(huán)繞式Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)由XX商界聯(lián)合會(huì)和企業(yè)家協(xié)會(huì)主辦，陽光公司承辦的“優(yōu)秀企業(yè)成功經(jīng)驗(yàn)高層研討會(huì)”將于一個(gè)月后在廣東省珠海市舉行，會(huì)期4天，為此公司給余安妮布置了以下任務(wù)。預(yù)算02撰寫01匯報(bào)04設(shè)計(jì)03案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)二會(huì)中組織和服務(wù)工作Part01職場(chǎng)故事之峰回路轉(zhuǎn)2陽光公司的產(chǎn)品在一次全國性的中獲獎(jiǎng)，公司決定讓何雨竹帶余安妮到S市去參加頒獎(jiǎng)典禮及交流大會(huì)。沒想到由于會(huì)議組織和服務(wù)安排不當(dāng)，整個(gè)會(huì)議非?；靵y……思考怎樣的會(huì)議才能算是成功的會(huì)議？會(huì)議的一些細(xì)節(jié)真能影響會(huì)議的最終結(jié)果嗎？秘書人員在會(huì)議準(zhǔn)備工作中怎樣才能做到防患于未然？Part02必備知識(shí)接待方案的主要內(nèi)容包括：1接待對(duì)象2接待方針3接待規(guī)格4接待內(nèi)容和程序5接待日程6接待部門職責(zé)7接待費(fèi)用一、制訂會(huì)議接待方案Part02必備知識(shí)會(huì)議接待流程表工作順序內(nèi)容責(zé)任部門第一步：準(zhǔn)備工作了解客人的基本情況（姓名、性別、單位、職務(wù)/職稱、民族、所乘車次或航班、到達(dá)時(shí)間、聯(lián)系電話等）接待組擬訂接待方案（包括確定接待規(guī)格與標(biāo)準(zhǔn)，擬定用車、食宿、接待人員等）會(huì)務(wù)管理組報(bào)審方案（經(jīng)會(huì)務(wù)組審核后，報(bào)與會(huì)議主辦方最高主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，落實(shí)接待方案等）會(huì)務(wù)管理組下單（與后勤組落實(shí)用車、就餐、住宿等事宜；與宣傳組落實(shí)歡迎詞或電子屏幕的歡迎字幕，制作及擺放路牌、路標(biāo)，照相、錄像以及聯(lián)系新聞媒體等事宜；與文秘組落實(shí)歡迎詞、祝酒詞等接待文稿的撰寫等）會(huì)務(wù)管理組后勤組宣傳組文秘組預(yù)告（預(yù)告參與接待的領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員，做好召開座談會(huì)或陪同就餐的準(zhǔn)備等）會(huì)務(wù)管理組根據(jù)事先與參會(huì)人員溝通的情況，為有需要的參會(huì)人員預(yù)訂返程機(jī)票或車票后勤組第二步：接待參會(huì)人員接機(jī)或接站（制作好接站牌，到機(jī)場(chǎng)或火車站迎接參會(huì)人員，并將接機(jī)或接站動(dòng)態(tài)及時(shí)告知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)）接待組注冊(cè)（接到一定數(shù)量的參會(huì)人員后，分批返回會(huì)議指定地點(diǎn)，如無特殊情況，先引導(dǎo)參會(huì)人員注冊(cè)）接待組報(bào)到組財(cái)務(wù)組安排食宿（包括會(huì)議期間的日常餐飲與宴會(huì)）后勤組第三步：參會(huì)人員返程贈(zèng)送參會(huì)人員紀(jì)念品（有必要時(shí)，提供具有會(huì)議主辦方地域特色或本單位特色的紀(jì)念品，以起到宣傳推廣作用）宣傳組送客人到機(jī)場(chǎng)或車站（將客人具體的離會(huì)時(shí)間告知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)）后勤組接待組第四步：善后工作報(bào)帳；保存客人相關(guān)資料；保存接待安排相關(guān)資料；年終統(tǒng)一整理，存檔備查財(cái)務(wù)組文秘組Part02必備知識(shí)會(huì)議接待流程表Part02必備知識(shí)簿式簽到、證卡簽到、會(huì)務(wù)人員代簽、座次表簽到、電腦簽到……認(rèn)真準(zhǔn)備有序組織耐心服務(wù)及時(shí)統(tǒng)計(jì)匯報(bào)010203041.會(huì)議簽到的方式二、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)簽到2.會(huì)議簽到應(yīng)注意的問題Part02必備知識(shí)

會(huì)議文件的發(fā)放是會(huì)議的一項(xiàng)最基本的工作，許多大型會(huì)議要發(fā)送的文件特別多，包括論文集、日程、參會(huì)須知、禮品和資料包等。會(huì)議文件的發(fā)放主要有三種形式：13會(huì)前發(fā)放會(huì)中發(fā)放憑票自由領(lǐng)取23三、發(fā)放會(huì)議文件Part02必備知識(shí)01如實(shí)記錄歸納總結(jié)0203內(nèi)容完整四、做好會(huì)議記錄1.會(huì)議記錄的要求Part02必備知識(shí)1．標(biāo)題。結(jié)構(gòu)是“會(huì)議名稱+記錄”。2．基本情況包括：會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、主持者、出席者、缺席者、列席者、記錄者等要素。3．主體包括：議題和發(fā)言記錄。4

．記錄者簽字[]四、做好會(huì)議記錄1.會(huì)議記錄的基本結(jié)構(gòu)Part02必備知識(shí)攝影攝像服務(wù)計(jì)算機(jī)速錄服務(wù)外語翻譯服務(wù)視聽設(shè)備及硬件服務(wù)五、會(huì)場(chǎng)服務(wù)Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)一模擬02設(shè)計(jì)01討論03經(jīng)過近一個(gè)月的籌備，“優(yōu)秀企業(yè)成功經(jīng)驗(yàn)高層研討會(huì)”如期舉行，根據(jù)分工，何雨竹帶著余安妮負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)布置和相關(guān)文件的準(zhǔn)備……案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)三會(huì)后善后和總結(jié)工作Part01職場(chǎng)故事之峰回路轉(zhuǎn)3陽光公司2015年安全生產(chǎn)工作會(huì)議結(jié)束了，余安妮和會(huì)務(wù)組的同事們一起，收拾了會(huì)場(chǎng)，返還了租用酒店的設(shè)備，和酒店結(jié)清了相關(guān)費(fèi)用。他們想著工作完成可以放松一下了，沒想到麻煩還多著呢……思考會(huì)議閉幕了，秘書人員的工作就結(jié)束了嗎？你能想到的會(huì)議善后工作有哪些？為什么很多會(huì)議文件需要會(huì)后清退？Part02必備知識(shí)會(huì)務(wù)人員應(yīng)打開會(huì)議廳（會(huì)議室）的所有出口，避免離場(chǎng)時(shí)出現(xiàn)擁擠現(xiàn)象。會(huì)務(wù)人員應(yīng)該先引導(dǎo)主席臺(tái)上或第一排的領(lǐng)導(dǎo)們離開會(huì)場(chǎng)。如果會(huì)場(chǎng)有多余的退場(chǎng)通道，與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)和其他人員可以各行其道，同時(shí)退場(chǎng)。一、參會(huì)人員離場(chǎng)1.引導(dǎo)參會(huì)人員退場(chǎng)Part02必備知識(shí)會(huì)前，會(huì)務(wù)人員應(yīng)做好車輛泊位安排，尤其是對(duì)使用車輛或與會(huì)人員自帶車輛較多的會(huì)議，應(yīng)提前劃分好停車區(qū)，如將停車區(qū)劃分為大型車輛、領(lǐng)導(dǎo)專車、與會(huì)人員自帶車輛三個(gè)區(qū)域，車輛分區(qū)停放；而且，將領(lǐng)導(dǎo)車輛專區(qū)放在容易出車的方位。離場(chǎng)時(shí)，讓領(lǐng)導(dǎo)專車先行離開，其他車輛再按順序離開。一、參會(huì)人員離場(chǎng)2.引導(dǎo)車輛駛離Part02必備知識(shí)離會(huì)服務(wù)工作的內(nèi)容及時(shí)和與會(huì)人員清理結(jié)算賬目。1提醒與會(huì)代表歸還借用的文件、物品；不要遺忘自己的物品。2為與會(huì)代表預(yù)訂并提前發(fā)放飛機(jī)票、車船票。3了解自帶車輛人員的返回日程、路線及車輛油耗等情況。4安排送行車輛，將外地與會(huì)者送至機(jī)場(chǎng)、車站或港口。5請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)后，為與會(huì)人員解決相關(guān)問題。6安排好暫留與會(huì)代表的住宿及膳食等工作。7二、離會(huì)服務(wù)工作Part02必備知識(shí)清理會(huì)場(chǎng)用具清理會(huì)議文件三、會(huì)場(chǎng)清理與會(huì)費(fèi)結(jié)算1.會(huì)場(chǎng)清理Part02必備知識(shí)會(huì)務(wù)人員和賓館酒店結(jié)算會(huì)議開支費(fèi)用0102會(huì)務(wù)組和單位財(cái)務(wù)部門的結(jié)算三、會(huì)場(chǎng)清理與會(huì)費(fèi)結(jié)算2.會(huì)費(fèi)結(jié)算Part02必備知識(shí)[]會(huì)議文件的清退是指會(huì)議結(jié)束后，對(duì)一些內(nèi)部文件、機(jī)密文件、重要文件按照“文件清退單”或“文件清退目錄”及時(shí)清退回收的工作。秘書人員要做好文件清退的催辦和回收工作，及時(shí)清退文件，以免泄密或耽誤會(huì)議文件的整理立卷。四、會(huì)議文件的收集、整理與歸檔1.會(huì)議文件的清退Part02必備知識(shí)文字記錄的整理01錄音的整理02四、會(huì)議文件的收集、整理與歸檔印發(fā)會(huì)議紀(jì)要03發(fā)布消息或簡報(bào)042.會(huì)議文件的整理Part02必備知識(shí)123會(huì)前效果評(píng)估會(huì)中效果評(píng)估會(huì)后效果評(píng)估五、會(huì)議評(píng)估與總結(jié)1.會(huì)議評(píng)估會(huì)議評(píng)估的內(nèi)容Part02必備知識(shí)調(diào)查問卷面談電話調(diào)查現(xiàn)場(chǎng)觀察述職報(bào)告五、會(huì)議評(píng)估與總結(jié)1.會(huì)議評(píng)估會(huì)議評(píng)估的方法會(huì)議是否有必要召開，會(huì)議議案是否解決準(zhǔn)備工作是否充足會(huì)議議程是否科學(xué)合理會(huì)議組織工作是否完善，有無明顯疏漏或失誤1234Part02必備知識(shí)五、會(huì)議評(píng)估與總結(jié)2.會(huì)議總結(jié)Part02必備知識(shí)會(huì)議人數(shù)主持人水平與會(huì)者對(duì)會(huì)議的滿意程度會(huì)議決議是否實(shí)施5678動(dòng)畫會(huì)議簡報(bào)五、會(huì)議評(píng)估與總結(jié)2.會(huì)議總結(jié)Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)點(diǎn)評(píng)03討論01撰寫02快下班了，李洛寒走進(jìn)辦公室，把手中的資料“啪”地摔在余安妮面前，生氣地說：“這是你寫的會(huì)議紀(jì)要？”原來余安妮居然把一些未定的內(nèi)容寫進(jìn)紀(jì)要，還有一些不宜公開的發(fā)言，她才意識(shí)到問題的嚴(yán)重性。謝謝Thankyou秘書技能情景化訓(xùn)練秘書接待與公關(guān)技能項(xiàng)目5目錄Contents會(huì)前策劃和準(zhǔn)備工作任務(wù)1任務(wù)2會(huì)中組織和服務(wù)工作任務(wù)3會(huì)后善后和總結(jié)工作項(xiàng)目描述秘書人員是企業(yè)形象的重要窗口，接待是其重要的工作職責(zé)之一。接待的工作程序、工作安排、接待相關(guān)的物質(zhì)準(zhǔn)備，以及其中展示的秘書人員的禮儀修養(yǎng)、精神風(fēng)貌、工作的掌控力和執(zhí)行力，對(duì)客戶表現(xiàn)出來的親和力和人文關(guān)懷，也是企業(yè)公眾關(guān)系工作的一部分，因此，秘書人員對(duì)此必須加以重視。項(xiàng)目二案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)一秘書接待的基本要求Part01職場(chǎng)故事之嶄露頭角1公司30周年慶典將會(huì)隆重舉行，公關(guān)部工作量大增，因此公司決定讓行政部余安妮也負(fù)責(zé)其中一部分接待工作，她打算采用視頻會(huì)議的方式對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行一次培訓(xùn)……思考接待人員為了代表公司實(shí)力所以應(yīng)該穿著華貴，你覺得對(duì)嗎？一般客人更喜歡和哪一類人打交道？？口頭語言和體態(tài)語言哪一種更具有影響力？Part02必備知識(shí)一、接待人員的著裝形象1.接待人員著裝的基本原則適應(yīng)場(chǎng)合和自身特色大方得體低調(diào)含蓄體現(xiàn)企業(yè)文化Part02必備知識(shí)一、接待人員的著裝形象1.接待人員首飾佩戴的原則適應(yīng)場(chǎng)合和自身特色首飾與服裝相配不要太貴重或太廉價(jià)同色同質(zhì)小、少、精Part02必備知識(shí)01微笑表情0203目光二、接待人員的禮儀形象04手勢(shì)和舉止Part02必備知識(shí)接待人員的工作形象包括三個(gè)內(nèi)容：13堅(jiān)持公平對(duì)待的原則熟悉業(yè)務(wù)，滿足客戶的合理要求全程接待，始終如一23三、接待人員的工作形象Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)余安妮發(fā)現(xiàn)公司的前臺(tái)秘書專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備豐富，但缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)他們的培訓(xùn)應(yīng)該從實(shí)戰(zhàn)出發(fā)，她決定用自己進(jìn)入公司作前臺(tái)接待工作的例子入手。討論01點(diǎn)評(píng)03模擬02案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)二企業(yè)前臺(tái)接待Part01職場(chǎng)故事之嶄露頭角2陽光公司在管理上有自己的策略，公司規(guī)定各部門的員工要定期進(jìn)行工作上的交流，并將交流結(jié)果記錄下來，余安妮翻看行政部的歷年資料，看到了一篇自己做前臺(tái)秘書時(shí)寫的工作日記……思考有人說工作前臺(tái)秘書就是只是花瓶，不需要什么專業(yè)技能，你覺得呢？你所知道的前臺(tái)工作內(nèi)容有哪些？前臺(tái)也許會(huì)遇到一些難纏的客人，你做好思想準(zhǔn)備了嗎？Part02必備知識(shí)分清區(qū)域，責(zé)任到人12保持清潔，整齊美觀3空氣流通，沒有異味1.環(huán)境準(zhǔn)備一、準(zhǔn)備好接待環(huán)境Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)接待家具01茶具02書報(bào)架032.接待用品準(zhǔn)備一、準(zhǔn)備好接待環(huán)境Part02必備知識(shí)01提前準(zhǔn)備好筆、記錄本02鈴響3聲之內(nèi)接聽03聲音自然、親切、平和04問好并自報(bào)家門05關(guān)鍵點(diǎn)重復(fù)核實(shí)二、做好前臺(tái)接待工作1.電話接待Part02必備知識(shí)貫徹“內(nèi)部客戶”原原則，熱情接待。0203禮貌對(duì)待每一個(gè)來訪者；根據(jù)不同的目的分別進(jìn)行引導(dǎo)、介紹或婉拒。二、做好前臺(tái)接待工作2.做好內(nèi)賓接待3.做好來訪者接待Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)一競(jìng)賽02策劃01點(diǎn)評(píng)03培訓(xùn)之后，余安妮為了檢驗(yàn)培訓(xùn)效果，建議在全公司范圍內(nèi)進(jìn)行一個(gè)“我是好前臺(tái)”的競(jìng)賽活動(dòng)，以激發(fā)大家提高服務(wù)水平的積極性。案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)三秘書人員的辦公室接待Part01職場(chǎng)故事之嶄露頭角3信達(dá)公司副總一行準(zhǔn)備來陽光公司考察，何雨竹讓余安妮拿出接待計(jì)劃。完成后，何雨竹對(duì)針對(duì)考察線路、時(shí)間安排提出了一些具體意見……，修改后，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，整個(gè)行政部都按照計(jì)劃有條不紊地準(zhǔn)備著。思考對(duì)于遠(yuǎn)方來的客人，接待時(shí)需要考慮哪些方面？對(duì)待不同的客人都應(yīng)該一視同仁嗎？接待客人還需要注意哪些細(xì)節(jié)？Part02必備知識(shí)123高規(guī)格接待對(duì)等接待低規(guī)格接待一、制訂接待計(jì)劃1.接待規(guī)格根據(jù)來訪者的身份有不同的接待規(guī)格Part02必備知識(shí)被接待方與己方的關(guān)系。根據(jù)突發(fā)因素來決定接待規(guī)格。以前接待過的來訪者，最好沿用上一次的接待規(guī)格。一、制訂接待計(jì)劃2.接待規(guī)格的確定Part02必備知識(shí)序號(hào)內(nèi)容具體安排備注1接待規(guī)格主陪高層人員、住宿、用車、餐飲，其他陪同人員可參考以往的接待規(guī)格2日程安排來訪起止時(shí)間，每天活動(dòng)內(nèi)容（日期、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、陪同人，聯(lián)系方式）可以使用表格的形式列出。3經(jīng)費(fèi)預(yù)算工作經(jīng)費(fèi)（租借會(huì)議室、打印資料等），住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)（講課、演講、加班等），交通費(fèi)，參觀游覽和娛樂費(fèi)用，禮品費(fèi)，宣傳費(fèi)，其他經(jīng)費(fèi)。如經(jīng)費(fèi)需對(duì)方自理應(yīng)提前告知對(duì)方，如為聯(lián)合接待，則要提前確定經(jīng)費(fèi)來源。4工作人員負(fù)責(zé)的工作，工作要求，工作的時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系方式等。必要時(shí)進(jìn)行工作培訓(xùn)3.接待計(jì)劃的主要內(nèi)容一、制訂接待計(jì)劃Part02必備知識(shí)01020304確定用車標(biāo)準(zhǔn)，預(yù)計(jì)車輛。確定餐飲標(biāo)準(zhǔn)并且安排相關(guān)事宜。確定住宿標(biāo)準(zhǔn)并且安排相關(guān)事宜。安排來訪者的參觀、考察和娛樂活動(dòng)。領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)接待計(jì)劃后，秘書人員要與對(duì)方溝通，使計(jì)劃得到對(duì)方的認(rèn)可。二、落實(shí)接待計(jì)劃Part02必備知識(shí)接待人員介紹禮儀乘車禮儀三、迎接來訪者接待物品如果對(duì)方返程時(shí)間是上午，可于前一天晚上登門話別。如果對(duì)方返程時(shí)間是下午或晚上，可于上午登門話別。話別時(shí)間最好不超過30分鐘。將有關(guān)送行的工作安排告知對(duì)方，讓對(duì)方放心。1234Part02必備知識(shí)四、送別來訪者Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)匯報(bào)03模擬02撰寫01田蕓接到一項(xiàng)撰寫接待計(jì)劃的任務(wù)，她心里沒底，想讓余安妮幫她看看。余安妮回家后仔細(xì)看了田蕓的構(gòu)想，提出了一些具體意見……案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)四涉外接待Part01職場(chǎng)故事之嶄露頭角4為了迎接陽光公司30周年慶典，余安妮被臨時(shí)調(diào)到公關(guān)部幫忙。余安妮發(fā)現(xiàn)這次接待對(duì)象來自世界各國，目的和要求也都不一樣。她提醒自己，一定得好好梳理、仔細(xì)安排，每一步都要籌劃在內(nèi)，考慮各種可能的情況……思考接待國外客人與國內(nèi)客人有什么區(qū)別？你對(duì)各國的人都什么不同的印象？如何能在接待中既體現(xiàn)中國特色又尊重別國習(xí)慣？Part02必備知識(shí)1不卑不亢2依法辦事3內(nèi)外有別4尊重個(gè)人5女士優(yōu)先6入鄉(xiāng)問俗一、涉外接待的原則Part02必備知識(shí)發(fā)出邀請(qǐng)準(zhǔn)備工作禮賓次序迎送儀式二、涉外接待工作涉外接待工作的內(nèi)容Part02必備知識(shí)依照外賓所在國家或者地區(qū)的名稱的拉丁字母在字母表中的先后排序。1依照外賓中主要來賓身份與職務(wù)的高低來排列次序。23依照外賓抵達(dá)現(xiàn)場(chǎng)的時(shí)間早晚來排列次序。4依照外賓告知東道主決定到訪的時(shí)間順序來排列次序。5不排列。二、涉外接待工作國際禮賓次序Part02必備知識(shí)123資料準(zhǔn)備地點(diǎn)選擇布置會(huì)見會(huì)談中的服務(wù)三、會(huì)見會(huì)談會(huì)見會(huì)談工作安排Part02必備知識(shí)1.涉外商務(wù)宴請(qǐng)的特點(diǎn)四、涉外商務(wù)宴請(qǐng)以吃佐談1講究禮儀23嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范Part02必備知識(shí)正式宴會(huì)0102非正式宴會(huì)四、涉外商務(wù)宴請(qǐng)2.涉外宴請(qǐng)的形式規(guī)格高，規(guī)模大，程序嚴(yán)謹(jǐn)，要求嚴(yán)格規(guī)模小，親切自然，程序簡略宴會(huì)Part02必備知識(shí)三、涉外商務(wù)宴請(qǐng)2.涉外宴請(qǐng)的形式招待會(huì)酒會(huì)自助餐茶會(huì)咖啡宴01020304Part02必備知識(shí)四、涉外商務(wù)宴請(qǐng)2.涉外宴請(qǐng)的形式工作餐工作餐不挑選時(shí)間、地點(diǎn)、人員，高效實(shí)用，，經(jīng)濟(jì)適用，可以節(jié)省就餐時(shí)間Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)送禮一定要根據(jù)不同對(duì)象選擇合適的禮品，考慮性別、年齡、民族、國別等背景情況。1禮物質(zhì)低價(jià)廉，不僅會(huì)侮辱收禮人，也會(huì)給你公司造成不良影響，但如太貴重又有行賄之嫌。2禮品包裝猶如一個(gè)人的外套，切記包裝好禮品。在包裝之前把價(jià)格標(biāo)簽撕去。34不要在商業(yè)交易進(jìn)行之中送禮，否則別人會(huì)以為你是行賄。5送禮要大方，不要把禮物放在角落或不顯眼的地方。6送禮時(shí)不要一言不發(fā)，也不要反復(fù)說過分的謙虛的話。五、饋贈(zèng)禮品Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)匯報(bào)03設(shè)計(jì)01撰寫02經(jīng)過緊鑼密鼓的準(zhǔn)備，公司三十周年慶典終于來到了。余安妮將已經(jīng)收到的前來參加慶典的人員的資料按照時(shí)間前后順序都翻閱了一遍，為了醒目，她用表格將相關(guān)情況羅列下來。案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)五秘書危機(jī)公關(guān)處理策略Part01職場(chǎng)故事之嶄露頭角5電話響了。剛來公司實(shí)習(xí)的朱槿拿起電話，“行政部嗎，趕快來前臺(tái)救火吧，咱們的產(chǎn)品出了問題，人家都來砸場(chǎng)了?！敝扉纫宦牐幕牌饋砹?，對(duì)著余安妮說，“姐，前臺(tái)出事了，有人投訴，要我們趕快去?！薄伎计髽I(yè)公關(guān)的核心目標(biāo)是什么？舉出一個(gè)企業(yè)成功公關(guān)的例子，并說出它突出的特點(diǎn)是什么？危機(jī)事件處理不及時(shí)會(huì)給企業(yè)帶來什么后果？Part02必備知識(shí)一、危機(jī)公關(guān)成敗的關(guān)鍵點(diǎn)（5S原則）速度第一（SPEED)Part02必備知識(shí)預(yù)危機(jī)預(yù)防階段危機(jī)處理階段危機(jī)結(jié)束階段二、危機(jī)公關(guān)處理的策略（1）建立預(yù)警系統(tǒng)（2）完善管理系統(tǒng)（3）進(jìn)行模擬訓(xùn)練（1）及時(shí)控制，降低損失（2）查明情況，收集信息（3）協(xié)調(diào)關(guān)系，制定對(duì)策（1）補(bǔ)救損失，消除影響（2）利用媒體，做好善后（3）總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)工作Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)點(diǎn)評(píng)03討論01撰寫02快下班了，李洛寒走進(jìn)辦公室，把手中的資料“啪”地摔在余安妮面前，生氣地說：“這是你寫的會(huì)議紀(jì)要？”原來余安妮居然把一些未定的內(nèi)容寫進(jìn)紀(jì)要，還有一些不宜公開的發(fā)言，她才意識(shí)到問題的嚴(yán)重性。謝謝Thankyou秘書技能情景化訓(xùn)練秘書溝通與協(xié)調(diào)項(xiàng)目6目錄Contents任務(wù)2與上司有效溝通的技巧任務(wù)3與同事司有效溝通的技巧秘書溝通的基本技能任務(wù)1任務(wù)4與客戶有效溝通的技巧項(xiàng)目描述溝通協(xié)調(diào)是秘書人員工作的重要內(nèi)容，也是文秘工作者能力素質(zhì)的直接體現(xiàn)。溝通無處不在，協(xié)調(diào)魅力無窮，提高秘書人員職場(chǎng)溝通能力是做好秘書工作的關(guān)鍵。協(xié)調(diào)能力的改進(jìn)又是秘書人員能力提升的重要節(jié)點(diǎn)。項(xiàng)目二案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)一秘書溝通的基本技能Part01職場(chǎng)故事之言傳身教1朱槿算起來她是余安妮的師妹，所以何雨竹就安排余安妮帶她。做了一段時(shí)間，朱槿越來越困惑，為什么余安妮受到客戶投訴很少，而自己卻很多。她最終還是忍不住了，于是她鼓起勇氣去找余安妮詢問其中的奧秘。……思考接待人員為了代表公司實(shí)力所以應(yīng)該穿著華貴，你覺得對(duì)嗎？一般客人更喜歡和哪一類人打交道？？口頭語言和體態(tài)語言哪一種更具有影響力？Part02必備知識(shí)一、學(xué)會(huì)傾聽1.

積極傾聽的技巧首飾與服裝相配不要太貴重或太廉價(jià)同色同質(zhì)小、少、精選擇合適的時(shí)間盡量把自己的講話時(shí)間縮到最短保持耐心，扼制爭(zhēng)論的念頭2345表現(xiàn)出傾聽興趣，鼓勵(lì)對(duì)方表達(dá)自己16選擇良好的傾聽環(huán)境接受智者的提示，改善自身聆聽方式Part02必備知識(shí)在溝通時(shí)，要習(xí)慣看著對(duì)方的眼睛重復(fù)要點(diǎn)，積極附和對(duì)方不要中途插話，讓對(duì)方把話說完遇到?jīng)]有聽清楚的地方要問清楚1234一、學(xué)會(huì)傾聽2.

秘書工作中傾聽能力的自我培養(yǎng)5能聽懂言外之意Part02必備知識(shí)二、講究說話藝術(shù)1.說話的藝術(shù)1.對(duì)于急事，秘書人員要慢慢地說。2.對(duì)于小事，幽默地說。3.沒把握的事，謹(jǐn)慎地說。4.沒發(fā)生的事，不要胡說。5.做不到的事，別亂說。6.傷害人的話，不能說。7.傷心的事，不要見人就說。8.別人的事，小心地說。9.自己的事，聽別人說。10.尊長的事，多聽少說。Part02必備知識(shí)01020304認(rèn)清自己身份，樹立服務(wù)意識(shí)、講原則、有分寸。保持熱情誠懇的態(tài)度，感情要真摯自然。要有大局意識(shí)，善于隨機(jī)應(yīng)變。表述要條理清晰，語言要謙和樸實(shí)。二、講究說話藝術(shù)2.說話的原則溝通能力訓(xùn)練幽默細(xì)胞提前了解對(duì)方，并掌握一定的知識(shí)或信息快速捕捉信息給予對(duì)方驚喜自信13涉略大量信息形成獨(dú)特的見解4…Who?業(yè)務(wù)的專業(yè)化演講能力訓(xùn)練2567Part02必備知識(shí)三、肢體語言的運(yùn)用1.肢體語言的定義眼神肢體三、肢體語言的運(yùn)用2.肢體語言的運(yùn)用表情肢體聲音肢體手勢(shì)肢體Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)這天公司來了一個(gè)老人說是要來找人的。因?yàn)槟昙o(jì)大，言語說得很含糊。公司接待的值班文員也是無可奈何，電話打到辦公室，朱槿說：“這樣的機(jī)會(huì)讓我去鍛煉一下吧?！庇喟材菪χc(diǎn)了點(diǎn)頭。。撰寫01模擬03演示02案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)二與上司有效溝通的技巧Part01職場(chǎng)故事之言傳身教2周桐希是公司研發(fā)部的副總，在公司是出了名的“霸道型”領(lǐng)導(dǎo)。昨天他的秘書羅莎提出了辭職。根據(jù)公司的要求，何雨竹安排余安妮和朱槿暫時(shí)去研發(fā)部幫忙。思考你是否覺得和領(lǐng)導(dǎo)說話很有壓力？對(duì)于特別嚴(yán)厲的領(lǐng)導(dǎo)，你會(huì)怎么相處？領(lǐng)導(dǎo)如果安排你處理一些他的私事，你會(huì)怎么做？BOSS上級(jí)Part02必備知識(shí)一、與領(lǐng)導(dǎo)相處的一般原則Part02必備知識(shí)二、與不同類型領(lǐng)導(dǎo)相處的技巧腦補(bǔ)一下三國里面的領(lǐng)導(dǎo)類型Part02必備知識(shí)碰上這樣的主子或許是一個(gè)謀士、將領(lǐng)莫大的榮幸。這樣的領(lǐng)導(dǎo)真正的把自己的部下當(dāng)成兄弟，肝膽相照、榮辱與共。為這樣的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)或許本身就是一種享受。有意見盡管提，不用擔(dān)心落個(gè)勇于直諫、為真理獻(xiàn)身的下場(chǎng)。二、與不同類型領(lǐng)導(dǎo)相處的技巧1.劉備型Part02必備知識(shí)也許這是天底下最難伺候的領(lǐng)導(dǎo)了，胸懷大志、有自己的主見、然又生性多疑。他有令你望而生畏的威嚴(yán)，和你保持著難以逾越的距離，讓你知道你其實(shí)就是一個(gè)給他賣命的，他看到的只是你能為他創(chuàng)造多少價(jià)值。如果你不甘于一生默默無聞想勇于直諫的話，就要講究技巧了。二、與不同類型領(lǐng)導(dǎo)相處的技巧2.曹操型Part02必備知識(shí)為這樣的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)或許是最輕松的事情了，他能夠聽取別人的意見，有智慧，敢于擔(dān)當(dāng)。在他手下你只需按質(zhì)按量的完成工作就足夠了。做一個(gè)優(yōu)秀的執(zhí)行者，是對(duì)你唯一的要求。二、與不同類型領(lǐng)導(dǎo)相處的技巧3.孫權(quán)型Part02必備知識(shí)這類領(lǐng)導(dǎo)看似有成大事的氣質(zhì)，對(duì)待下屬也頗有禮賢下士的風(fēng)范，但心胸狹隘，也好猜疑，性格有些自大但又無大志。順境時(shí)能夠感覺他的豪爽大度，但是逆境中卻不愿意承擔(dān)責(zé)任。除非你有堅(jiān)貞不二的衷心或者令人改變性情的毅力，不然就盡早尋找屬于自己的道路。。二、與不同類型領(lǐng)導(dǎo)相處的技巧4.袁紹型Part02必備知識(shí)缺乏主見，怯懦膽小，懦弱無能，貪戀財(cái)色，胸?zé)o大志，目光短淺。為這樣的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，對(duì)自身要求并不高，能得過且過就行了。但如果你仍舊懷著一顆成就大業(yè)的豪情，還是良禽擇木而棲吧。。二、與不同類型領(lǐng)導(dǎo)相處的技巧5.劉璋型Part02必備知識(shí)克服畏懼主動(dòng)溝通懂得相處適時(shí)贊美換位思考清除成見調(diào)整心態(tài)善待批評(píng)三、秘書人員與上司良好溝通能力的自我培養(yǎng)Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)模擬03撰寫01匯報(bào)02余安妮和朱槿來到研發(fā)部順利報(bào)到了，擺在她們面前的第一項(xiàng)工作就是安排一位客戶的見面會(huì)議。朱槿覺得是挺簡單的一件事情，可以在周副總面前表現(xiàn)一下，于是自告奮勇讓余安妮把這次機(jī)會(huì)讓給她。余安妮很爽快地答應(yīng)了。案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)三與同事有效溝通的技巧Part01職場(chǎng)故事之言傳身教3余安妮和朱槿協(xié)助副總周桐希把第一次客戶見面會(huì)安排得井井有條，周桐希對(duì)此也很滿意，尤其是余安妮的辦事能力，他更是刮目相看，正好最近研發(fā)部又有一件煩心事要解決。他第一時(shí)間想到了余安妮。……思考秘書如何才能在領(lǐng)導(dǎo)和同事之間找到平衡？如何面對(duì)同事的議論？當(dāng)同事出錯(cuò)時(shí)，秘書應(yīng)該怎樣正確的處理？Part02必備知識(shí)123善用語言，體現(xiàn)激勵(lì)性創(chuàng)新方法，實(shí)現(xiàn)高效化一、與同事溝通的基本原則端正態(tài)度，體現(xiàn)專業(yè)性尊重同事；物質(zhì)上的往來應(yīng)一清二楚；對(duì)同事的困難表示關(guān)心；不背后議論同事的隱私；對(duì)自己的失誤或同事間的誤會(huì),應(yīng)主動(dòng)道歉說明。Part02必備知識(shí)二、與同事溝通的技巧Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)接到周希桐的任務(wù)后，余安妮特地找到鄧路喜歡喝茶的茶樓，鄧路果然在和朋友聚會(huì)。余安妮選好一個(gè)時(shí)機(jī)，慢慢走向鄧路的座位，突然很驚訝地說：“這不是咱們公司的鄧大帥哥嗎？”模擬03撰寫01匯報(bào)02案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)四與客戶有效溝通的技巧Part01職場(chǎng)故事之言傳身教4這天上午，有一個(gè)戴著大墨鏡，體態(tài)胖胖的中年人直接往周桐希辦公室方向走去。朱槿見此趕快起身，追上中年人說道：“您好，請(qǐng)問您是……”“我找你們副總”。中年人邊說邊往里走。朱槿連忙攔住他，中年人有些生氣，聲音也變得高昂了不少。門外的話語聲讓余安妮和周桐希都趕緊走出了辦公室……思考有不禮貌的客戶我們應(yīng)該怎么辦？請(qǐng)問你一般是怎么與不太熟悉的客人進(jìn)行交流？在接待中遇到領(lǐng)導(dǎo)的親戚朋友怎么處理才好？Part02必備知識(shí)正確的時(shí)機(jī)正確的立場(chǎng)合適的場(chǎng)合一、與客戶溝通的基本原則1.采用積極的詞語和說話方式。2.注意維護(hù)公司的形象，不能過于強(qiáng)調(diào)自己崗位的局限。3.不要只強(qiáng)調(diào)問題，而要主動(dòng)說明問題的原因。4.善于用“我”代替“你”。Part02必備知識(shí)二、與客戶溝通的技巧Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)模擬03撰寫01匯報(bào)02快下班了，李洛寒走進(jìn)辦公室，把手中的資料“啪”地摔在余安妮面前，生氣地說：“這是你寫的會(huì)議紀(jì)要？”原來余安妮居然把一些未定的內(nèi)容寫進(jìn)紀(jì)要，還有一些不宜公開的發(fā)言，她才意識(shí)到問題的嚴(yán)重性。謝謝Thankyou秘書技能情景化訓(xùn)練秘書寫作與文書處理項(xiàng)目7目錄Contents任務(wù)7撰寫決定任務(wù)8撰寫商務(wù)談判備忘錄撰寫新聞稿任務(wù)6任務(wù)5撰寫請(qǐng)示任務(wù)3撰寫開幕詞任務(wù)4撰寫通報(bào)撰寫會(huì)議通知任務(wù)2任務(wù)9撰寫述職報(bào)告撰寫電子郵件任務(wù)1項(xiàng)目描述公文是一個(gè)機(jī)構(gòu)信息傳遞的重要手段，寫作能力是秘書人員工作的基本能力，也是文秘工作者綜合素質(zhì)的重要體現(xiàn)。提高秘書人員寫作能力是做好秘書工作的關(guān)鍵。項(xiàng)目二案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)一撰寫電子郵件Part01職場(chǎng)故事之初現(xiàn)鋒芒1公司最近新招來一批新文員，公司決定讓余安妮為她們做崗前培訓(xùn)，余安妮明白這是公司給予的又一次重要任務(wù)，在準(zhǔn)備培訓(xùn)課程前，也專門向何雨竹請(qǐng)教。想來想去，還是覺得首先應(yīng)該從擬寫電子郵件入手……思考電子郵件不算是正式公文，所以不需要寫作規(guī)范嗎？你一般的電子郵件格式是怎么樣的？有人電子郵件的標(biāo)題很簡單，