會計信息系統(tǒng)原理與應用（第3版）教案 2會計信息系統(tǒng)建立與管理

《會計信息系統(tǒng)原理與應用》教案---會計信息系統(tǒng)建立與運行管理（參考資料）21世紀會計系列教材會計信息系統(tǒng)原理與應用——基于用友ERP-U8V10.1版（第3版）毛華揚中國人民大學出版社授課題目：會計信息系統(tǒng)的建立與運行管理序號項目內(nèi)容1教學目的與要求通過會計信息系統(tǒng)的建立與運行管理的學習，了解會計軟件的開發(fā)過程，掌握會計信息化工作的基本要求、會計軟件的選擇、實施，掌握會計信息化后組織及崗位的設(shè)置方法、使用管理、維護管理、檔案管理。2教學方法本講以教師課堂講授為主，結(jié)合PPT教學，課堂討論、回答問題。3教學內(nèi)容會計信息化工作的基本要求商品化會計軟件的選擇會計信息系統(tǒng)實施會計信息化組織及崗位會計信息化后的使用和維護管理會計信息化檔案管理4教學重點與難點會計軟件的選擇、實施，會計軟件的使用管理、維護管理、檔案管理。教學難點是會計軟件的開發(fā)方法、會計信息化管理制度的制定。5課程需要的背景知識必備基礎(chǔ)會計知識和計算機文化知識6教材及參考資料會計信息系統(tǒng)原理與應用——基于用友ERP-U8V10.1版（第3版），中國人民大學出版社7應用實踐展示會計信息化的實施場景、具體應用管理場景等8課后作業(yè)“會計信息系統(tǒng)的建立與運行管理”章后習題2.1會計信息化工作的基本要求2.1.1規(guī)范的會計信息化工作是會計工作的基本保證會計核算必須執(zhí)行一系列的規(guī)章、制度和方法,這在手工方式下靠會計人員來具體執(zhí)行,由上級部門、審計部門、稅務部門等進行檢查。實現(xiàn)會計信息化后,原來進行數(shù)據(jù)處理的環(huán)節(jié)由計算機代替,而且由程序自動處理,十分隱蔽。為此,我國經(jīng)過多年的探索,建立了會計軟件的基本評估體系,以確認會計軟件是否滿足有關(guān)要求。2.1.2會計軟件和服務1.對會計軟件的要求(1)合法性要求。會計軟件應當保障企業(yè)按照國家統(tǒng)一會計準則制度開展會計核算,不得有違背國家統(tǒng)一會計準則制度的功能設(shè)計。(2)標準化要求。會計軟件應當支持相關(guān)的國家標準。軟件供應商在會計軟件中集成可擴展商業(yè)報告語言(XBRL)功能,便于企業(yè)生成符合國家統(tǒng)一標準的XBRL財務報告。會計軟件應當具有符合國家統(tǒng)一標準的數(shù)據(jù)接口,滿足外部會計監(jiān)督需要。(3)會計信息可追溯性要求。1)會計軟件要確保數(shù)據(jù)的可信賴性,不得提供非正常手段變更數(shù)據(jù)。會計軟件應當提供不可逆的記賬功能,確保對同類已記賬憑證的連續(xù)編號,不得提供對已記賬憑證的刪除和插入功能,不得提供對已記賬憑證日期、金額、科目和操作人的修改功能。2)操作日志。會計軟件應當記錄并生成用戶操作日志,確保日志的安全、完整,提供按操作人員、操作時間和操作內(nèi)容查詢?nèi)罩镜墓δ?并能以簡單易懂的形式輸出,以滿足企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督的需要。2.會計軟件服務以遠程訪問、云計算等方式提供會計軟件的供應商,應當在技術(shù)上保證客戶會計資料的安全、完整。對于由于供應商原因造成客戶會計資料泄露、毀損的,客戶可以要求供應商承擔賠償責任?？蛻粢赃h程訪問、云計算等方式使用會計軟件生成的電子會計資料歸客戶所有。軟件供應商應當提供符合國家統(tǒng)一標準的數(shù)據(jù)接口供客戶導出電子會計資料,不得以任何理由拒絕客戶導出電子會計資料的請求。以遠程訪問、云計算等方式提供會計軟件的供應商,應當做好本廠商不能維持服務的情況下,保障企業(yè)電子會計資料安全以及企業(yè)會計工作持續(xù)進行的預案,并在相關(guān)服務合同中與客戶就該預案做出約定。軟件供應商應當努力提高會計軟件相關(guān)服務質(zhì)量,按照合同約定及時解決用戶使用中的故障問題。會計軟件存在影響客戶按照國家統(tǒng)一會計準則制度進行會計核算問題的,軟件供應商應當為用戶免費提供更正程序。軟件供應商采用呼叫中心、在線客服等方式為用戶提供實時技術(shù)支持。軟件供應商應當就如何通過會計軟件開展會計監(jiān)督工作,提供專門教程和相關(guān)資料。2.1.3企業(yè)會計信息化工作管理1.會計信息化工作的組織和管理企業(yè)應當充分重視會計信息化工作,加強組織領(lǐng)導和人才培養(yǎng),不斷推進會計信息化在本企業(yè)的應用。企業(yè)開展會計信息化工作,應當根據(jù)發(fā)展目標和實際需要,合理確定建設(shè)內(nèi)容,避免投資浪費。企業(yè)開展會計信息化工作,應當注重整體規(guī)劃,統(tǒng)一技術(shù)標準、編碼規(guī)則和系統(tǒng)參數(shù),實現(xiàn)各系統(tǒng)的有機整合,消除信息孤島。企業(yè)應當指定專門機構(gòu)或者崗位負責會計信息化工作。未設(shè)置會計機構(gòu)和配備會計人員的企業(yè),由其委托的代理記賬機構(gòu)開展會計信息化工作。企業(yè)開展會計信息化工作,應當注重信息系統(tǒng)與經(jīng)營環(huán)境的契合,通過信息化推動管理模式、組織架構(gòu)、業(yè)務流程的優(yōu)化與革新,建立健全適應信息化工作環(huán)境的制度體系。2.開展會計信息化的實現(xiàn)方式企業(yè)配備會計軟件,應當根據(jù)自身技術(shù)力量以及業(yè)務需求,考慮軟件功能、安全性、穩(wěn)定性、響應速度、可擴展性等要求,合理選擇購買、定制開發(fā)、購買與開發(fā)相結(jié)合等方式。定制開發(fā)包括企業(yè)自行開發(fā)、委托外部單位開發(fā)、企業(yè)與外部單位聯(lián)合開發(fā)。企業(yè)通過委托外部單位開發(fā)、購買等方式配備會計軟件,應當在有關(guān)合同中約定操作培訓、軟件升級、故障解決等服務事項,以及軟件供應商對企業(yè)信息安全的責任。3.會計信息系統(tǒng)應用企業(yè)應當促進會計信息系統(tǒng)與業(yè)務信息系統(tǒng)的一體化,通過業(yè)務的處理直接驅(qū)動會計記賬,減少人工操作,提高業(yè)務數(shù)據(jù)與會計數(shù)據(jù)的一致性,實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息資源共享。企業(yè)應當根據(jù)實際情況,開展本企業(yè)信息系統(tǒng)與銀行、供應商、客戶等外部單位信息系統(tǒng)的互聯(lián),實現(xiàn)外部交易信息的集中自動處理。企業(yè)在進行前端系統(tǒng)的建設(shè)和改造時,應當安排負責會計信息化工作的專門機構(gòu)或者崗位參與,充分考慮會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)需求。企業(yè)應當遵循企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系要求,加強對會計信息系統(tǒng)規(guī)劃、設(shè)計、開發(fā)、運行、維護全過程的控制,將控制過程和控制規(guī)則融入會計信息系統(tǒng),實現(xiàn)對違反控制規(guī)則情況的自動防范和監(jiān)控,提高內(nèi)部控制水平。對于信息系統(tǒng)自動生成且具有明晰審核規(guī)則的會計憑證,可以將審核規(guī)則嵌入會計軟件,由計算機自動審核。未經(jīng)自動審核的會計憑證,應當先經(jīng)人工審核再進行后續(xù)處理。處于會計核算信息化階段的企業(yè),應當結(jié)合自身情況,逐步實現(xiàn)資金管理、資產(chǎn)管理、預算控制、成本管理等財務管理信息化以及逐步實現(xiàn)財務分析、全面預算管理、風險控制、績效考核等決策支持信息化。分公司、子公司數(shù)量多、分布廣的大型企業(yè)、企業(yè)集團應當探索利用信息技術(shù)促進會計工作的集中,逐步建立財務共享服務中心。實行會計工作集中的企業(yè)以及企業(yè)分支機構(gòu),應當為外部會計監(jiān)督機構(gòu)及時查詢和調(diào)閱異地儲存的會計資料提供必要條件。企業(yè)會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)服務器的部署應當符合國家有關(guān)規(guī)定。數(shù)據(jù)服務器部署在境外的,應當在境內(nèi)保存會計資料備份,備份頻率不得低于每月一次。境內(nèi)備份的會計資料應當能夠在境外服務器不能正常工作時,獨立滿足企業(yè)開展會計工作的需要以及外部會計監(jiān)督的需要。企業(yè)會計資料中對經(jīng)濟業(yè)務事項的描述應當使用中文,可以同時使用外國或者少數(shù)民族文字對照。4.會計信息的使用與管理(1)企業(yè)內(nèi)部資料。會計軟件應當具有會計資料歸檔功能,提供導出會計檔案的接口,在會計檔案存儲格式、元數(shù)據(jù)采集、真實性與完整性保障方面,符合國家有關(guān)電子文件歸檔與電子檔案管理的要求。無紙化管理下內(nèi)部生成會計資料有會計憑證、賬簿和輔助性會計資料。這里的會計憑證包括原始憑證和記賬憑證,會計賬簿包括總賬、明細賬和日記賬,輔助性會計資料則含義寬泛,包括固定資產(chǎn)卡片、項目輔助賬、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等各種會計資料。企業(yè)應當建立電子會計資料備份管理制度,確保會計資料的安全、完整和會計信息系統(tǒng)的持續(xù)、穩(wěn)定運行。企業(yè)不得在非涉密信息系統(tǒng)中存儲、處理和傳輸涉及國家秘密,關(guān)系國家經(jīng)濟信息安全的電子會計資料;未經(jīng)有關(guān)主管部門批準,不得將其攜帶、寄運或者傳輸至境外。企業(yè)內(nèi)部生成的會計憑證、賬簿和輔助性會計資料,同時滿足下列條件的,可以不輸出紙面資料:所記載的事項屬于本企業(yè)重復發(fā)生的日常業(yè)務;由企業(yè)信息系統(tǒng)自動生成;可及時在企業(yè)信息系統(tǒng)中以人類可讀形式查詢和輸出;企業(yè)信息系統(tǒng)具有防止相關(guān)數(shù)據(jù)被篡改的有效機制;企業(yè)對相關(guān)數(shù)據(jù)建立了電子備份制度,能有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響;企業(yè)對電子和紙面會計資料建立了完善的索引體系。(2)外部資料。外部獲取會計資料是指所記載內(nèi)容需要企業(yè)外部人員或者機構(gòu)認可的會計資料。這類資料的范圍比較廣,主要是原始憑證,如發(fā)票、銀行回單等。此外,還包括銀行對賬單、購銷合同等其他外部獲取資料。需要注意的是,外部獲取資料不等于外部制作的資料,一份會計資料由本企業(yè)制作,但經(jīng)過了外部認可,也屬于這里所說的外部獲取會計資料。企業(yè)獲得的需要外部單位或者個人證明的原始憑證和其他會計資料,同時滿足下列條件的,可以不輸出紙面資料:會計資料附有外部單位或者個人的、符合《中華人民共和國電子簽名法》的可靠的電子簽名;電子簽名經(jīng)符合《中華人民共和國電子簽名法》的第三方認證;實施企業(yè)會計準則通用分類標準的企業(yè),應當按照有關(guān)要求向財政部報送XBRL財務報告。2.1.4會計信息化工作監(jiān)督企業(yè)使用會計軟件具體由財政部門監(jiān)督。財政部采取組織同行評議,向用戶企業(yè)征求意見等方式對軟件供應商提供的會計軟件情況進行檢查。軟件供應商提供的會計軟件不符合要求的,財政部可以約談該供應商主要負責人,責令限期改正。限期內(nèi)未改正的,由財政部予以公示,并將有關(guān)情況通報相關(guān)部門。2.2商品化會計軟件的選擇2.2.1實現(xiàn)會計信息系統(tǒng)的途徑會計信息化的實現(xiàn)就是指建立會計信息系統(tǒng)及相應的組織管理體系。由于會計信息系統(tǒng)的建立不僅需要高素質(zhì)的會計業(yè)務人員,還需要高水平的計算機人才,因此,一般以建立起會計信息系統(tǒng)為實現(xiàn)會計信息化的標志。當前我國實現(xiàn)會計信息化的主要途徑有三種。1.購買商品化會計軟件購買商品化會計軟件建立會計信息系統(tǒng)主要是指購置商品化軟件廠家的通用會計軟件,經(jīng)過實施過程,完成會計信息系統(tǒng)的建立。該方式有見效快、費用省、維護有保障、安全可靠性強等優(yōu)點。2.自行開發(fā)與購買商品化會計軟件相結(jié)合自行開發(fā)與購買商品化會計軟件相結(jié)合建立會計信息系統(tǒng)主要是指,結(jié)合商品化會計軟件的優(yōu)勢,增加或補充商品化軟件滿足不了或不太符合本單位的功能,建立更為完善的、有一定針對性的會計信息系統(tǒng)。3.自行開發(fā)會計軟件自行開發(fā)會計軟件建立會計信息系統(tǒng)主要是指依靠本單位的力量,或與外單位聯(lián)合開發(fā)本單位使用的會計軟件。該方式有適應本單位需求、有利于培養(yǎng)本單位的開發(fā)使用人員等優(yōu)點,也有周期長、對本單位人員技術(shù)水平要求高、開發(fā)成本高、維護頻繁等缺點。一些特殊行業(yè),如部分銀行就采用這種方式。2.2.2商品化會計軟件選擇的步驟商品化會計軟件的選擇方法本質(zhì)上與會計軟件的開發(fā)方法是一致的,因為其要達到的目標相同。一般采用下述步驟。1.進行初步的需求分析,確定對軟件的功能、安全性、可靠性及其他性能的要求。如賬務模塊應有建賬、科目及編碼增刪改、記賬憑證錄入及復核、記賬、結(jié)賬、年終結(jié)賬、賬簿查詢、數(shù)據(jù)備份與恢復、憑證及賬簿打印等功能。2.對商品化軟件供應商進行調(diào)查。了解有關(guān)商品化軟件供應商有哪些定位的會計軟件品種和功能模塊,以及這些軟件對設(shè)備和系統(tǒng)環(huán)境的要求及使用情況、維護情況。3.選擇幾家商品化軟件供應商進行調(diào)查。首先通過網(wǎng)站初步了解相關(guān)產(chǎn)品的情況。然后通過閱讀產(chǎn)品簡介、觀看產(chǎn)品演示等方式,觀察其是否滿足本單位的需求,如會計業(yè)務崗位的設(shè)置、會計科目的編碼方案、業(yè)務處理模式等。4.確定1~3家的產(chǎn)品,最好能到其用戶單位參觀。詳細了解產(chǎn)品的使用情況、對客戶的服務情況、本地代理的維護能力等。5.了解具體的招標或談判方式,確定選擇的對象。具體確定軟件模塊、價格,付款方式,試用條件,后續(xù)維護,人員培訓等問題。2.2.3商品化會計軟件的評價1.會計軟件符合國家有關(guān)法規(guī)、制度要求的情況會計工作要遵循國家統(tǒng)一會計制度和其他財經(jīng)法規(guī)中的有關(guān)規(guī)定,會計信息系統(tǒng)作為其重要組成部分也不例外。同時,作為一種技術(shù)產(chǎn)品,會計軟件還應滿足國家相關(guān)部門對會計軟件的管理規(guī)定。2.適用性適用性主要是指會計軟件適用于本單位會計業(yè)務處理的性能。是否適用主要應根據(jù)所做的需求分析來確定。一般主要應評價:軟件的功能是否滿足本單位的要求;軟件輸出的信息是否滿足本單位的要求;軟件需輸入的信息本單位是否能提供,是否方便;軟件提供的接口是否能滿足本單位會計信息化工作進一步開展的要求,軟件提供的數(shù)據(jù)接口是否滿足會計軟件數(shù)據(jù)接口國家標準的要求,是否滿足我國XBRL標準的要求。3.通用性通用性是指會計軟件滿足不同的企事業(yè)單位、不同的會計工作需要及單位會計工作不同時期需要的性能,其包括縱向與橫向兩方面的通用性?？v向的通用性指會計軟件適應單位不同時期會計工作需要的性能;橫向的通用性是指會計軟件適應不同單位會計工作需要的性能。對通用性主要應考察以下幾個方面。(1)各種自定義功能是否能滿足使用單位的要求。對于會計工作中不十分規(guī)范、變化較多的處理,通用軟件一般都是通過自定義功能來實現(xiàn)通用的。例如,通用報表生成系統(tǒng)中,就應由使用人員定義數(shù)據(jù)來源、報表項目的算法、打印格式等。(2)各種編碼方案是否有由使用人員自定義的功能,即編碼規(guī)則定義和增刪改等維護功能。例如,會計科目的分級數(shù)和每級科目的長度及編號就應由使用人員按有關(guān)會計制度的規(guī)定自行設(shè)置,且對會計科目及其編碼應有增刪改功能,以保證適應核算內(nèi)容的變化。(3)對一些無法直接實現(xiàn)通用的功能是否設(shè)有可選功能,是否滿足通用要求。在一些功能無法直接實現(xiàn)通用的情況下,應增加可選功能,由使用單位選擇合適的方式來滿足使用的具體要求。例如,成本核算就可設(shè)置定額核算法、平行結(jié)轉(zhuǎn)法、分步法等成本核算的可選方法。(4)對一些變化較多的算法可由使用人員進行自定義。例如,由使用人員自定義成本核算中的產(chǎn)品費用歸集公式。(5)軟件的初始設(shè)置及維護功能是否能充分設(shè)置本單位所需的各種初始數(shù)據(jù)。如建賬的科目余額,是否能適應單位不同時期的要求進行各種非程序性的維護。(6)會計軟件是否提供了對外符合有關(guān)標準的數(shù)據(jù)接口。如哪些數(shù)據(jù)提供了數(shù)據(jù)輸出和輸入接口,提供了哪些形式的接口等。4.安全可靠性安全性是指會計軟件防止會計信息被泄漏和破壞的能力。可靠性是指軟件防錯、查錯、糾錯的能力。評價會計軟件的安全可靠性主要考察以下內(nèi)容:軟件提供的各種可靠性保證措施,是否能有效地防止差錯的發(fā)生,在錯誤發(fā)生時是否能及時查出并能進行修改;安全性保證措施是否能有效地防止會計信息的泄漏和被破壞。主要應從以下幾方面進行考察。(1)是否有數(shù)據(jù)備份與恢復功能,并能有效地備份與恢復各種歷史數(shù)據(jù)。(2)是否有權(quán)限設(shè)置功能,并能最大限度地保證各有關(guān)人員只能執(zhí)行其權(quán)限范圍內(nèi)的工作。(3)軟件中是否采用了各種容錯技術(shù),保證會計人員操作失誤時,及時發(fā)現(xiàn)和糾正錯誤。(4)軟件是否將會計業(yè)務存在各種勾稽關(guān)系的特點融于軟件中,隨時檢查各種生成數(shù)據(jù)的正確性。(5)對各種上機操作是否留有記錄,以便隨時追蹤查詢各種失誤與安全隱患。5.易使用性易使用性是指會計軟件易學、易操作的性能。對它的評價主要從以下幾個方面著手:用戶操作手冊內(nèi)容是否完整,通俗易懂;聯(lián)機幫助是否充分;軟件操作是否簡便易學;軟件操作過程中的難點是否有實時的幫助功能;軟件提供的界面是否清晰,并符合會計人員的習慣;對操作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是否具有特別控制,如結(jié)賬、刪除往年數(shù)據(jù)等。6.先進性先進性是指該軟件在同類產(chǎn)品中的先進程度,包括安全性、可靠性、功能的完備性、通用性、運行效率、軟件技術(shù)平臺的先進性和軟件設(shè)計的優(yōu)良性等,先進性是單位選擇商品化會計軟件的因素之一,但對于會計工作,主要應考慮其實用性,即前5個評價標準。2.3會計信息系統(tǒng)實施2.3.1實施方法論1.實施方法概論會計信息系統(tǒng)的實施是非常重要的工作,它關(guān)系到系統(tǒng)應用的成敗。實施會計信息系統(tǒng),不但要滿足各種各樣的企業(yè)要求,更要有充分的思想去準備改變企業(yè)中原有的一切不合理的因素,包括人們的思維方式和行為方式。特別是在一些大型企業(yè),要使會計信息系統(tǒng)的實施和運行管理獲得成功,除了領(lǐng)導重視、具備相應的技術(shù)和物質(zhì)條件外,還需要有正確的實施方法。會計信息系統(tǒng)的實施方法論,實際是以項目管理思想為主導,結(jié)合會計信息系統(tǒng)的特點建立起來的一套管理方法。實施工作一般由軟件提供商實施方或第三方實施機構(gòu)和具體應用單位共同來實現(xiàn)。2.項目管理方法論項目管理方法貫穿會計信息系統(tǒng)項目的始終,為整個項目管理提供了一個協(xié)同一致的框架,使得軟件實施方與企業(yè)之間能夠按照計劃、控制、驗收三個工作程序來達成實施目標。因此,項目管理方法也是應用實施管理方法和定制開發(fā)管理方法的基礎(chǔ),這一方法又叫“金三角項目管理法”,如圖2-1所示。在每一個進程中確保集團公司、分支機構(gòu)、項目實施單位三方明確各自的職責,彼此協(xié)同,共同保障實施進度和實施的質(zhì)量。這種彼此協(xié)同的關(guān)系稱為“協(xié)同三角”。同時,每一個進程都按計劃、執(zhí)行、控制的工作程序來推進項目實施,使得項目進程像一曲優(yōu)美和諧的三部和聲。每一進程的工作程序,稱之為“程序三角”。這兩個“三角”組成了協(xié)同工作程序金三角,共同支撐項目各個進程的有序進行,如圖2-2所示。3.定制開發(fā)方法論定制開發(fā)方法是軟件實施方為快速、深度滿足客戶需求,實現(xiàn)客戶價值的產(chǎn)品二次開發(fā)管理方法論。這一方法是建立在軟件實施方軟件平臺之上的,已經(jīng)具備的業(yè)務對象及開發(fā)工具為敏捷配置和開發(fā)應用提供了堅實的基礎(chǔ)。定制開發(fā)方法可分為需求模型、系統(tǒng)設(shè)計和產(chǎn)品化三個階段,如圖2-3所示。第一階段:需求模型。需求模型階段的目標是在最短的時間里為快速構(gòu)建系統(tǒng)提供足夠的信息,決定系統(tǒng)做什么,并與用戶達成一致,在需求模型階段,還要定義培訓策略、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、測試、文檔和移交等。第二階段:系統(tǒng)設(shè)計。系統(tǒng)設(shè)計的目標是建立一個可使用的應用模型。第三階段:產(chǎn)品化。產(chǎn)品化階段是將新的應用系統(tǒng)與原有系統(tǒng)整合,確保產(chǎn)品風格一致、穩(wěn)定、符合客戶要求。其目標還包括安裝新的應用系統(tǒng),為用戶使用和管理新應用系統(tǒng)做準備,然后轉(zhuǎn)向產(chǎn)品。一旦系統(tǒng)開始運行,這一階段的目標就是監(jiān)控應用,確保應用系統(tǒng)運行平穩(wěn)并為將來的產(chǎn)品提升做準備。4.應用實施方法論應用實施方法能滿足用戶的不同業(yè)務需求,快速建立客戶的應用。從定義用戶的實施方法、策略到新的系統(tǒng)上線運行,應用實施方法包含了項目組織、系統(tǒng)調(diào)研、項目準備、項目培訓、系統(tǒng)試運行、系統(tǒng)切換、運行維護七個階段。以盡可能地減少用戶的實施風險,保證系統(tǒng)快速、高質(zhì)量地實施應用。2.3.2項目實施前1.明確實施目標軟件實施方項目實施的主要目標是為企業(yè)提供先進的管理思想、管理模式和管理手段,以增強企業(yè)的核心競爭力,提升企業(yè)的市場競爭力,改善企業(yè)經(jīng)營管理績效。以上的目標是在宏觀上要達到的應用效果,但缺乏實用性,在實施過程中應有階段性的目標,比如,實現(xiàn)企業(yè)手工業(yè)務處理信息化、某一垂直管理的信息化。2.制定實施策略引進先進的管理理念和技術(shù)成熟的會計信息系統(tǒng),只是第一步,只有通過成功的實施才能充分發(fā)揮其功能?；诩瘓F公司項目的背景、目標、實施范圍,以及對集團公司管理項目的研究分析,提出了如下切實可行的實施策略。分階段實施:先試點,后推廣。分步驟進行:分部門、分階段,先關(guān)鍵業(yè)務部門,后輔助業(yè)務部門;建立可重用的系統(tǒng)實施模板;試點階段重點投入,并積累經(jīng)驗。2.3.3項目實施中根據(jù)應用實施方法論,項目實施的過程分為七個步驟,即項目組織、系統(tǒng)定義、項目準備、項目培訓、系統(tǒng)試運行、系統(tǒng)切換、項目驗收,如圖2-4所示。1.項目組織(1)項目預備會。項目預備會是項目開始的第一次會議,意義重大,應高度重視,項目預備會應完成如下工作。1)軟件實施方和集團公司雙方見面交流,增進相互了解。介紹項目團隊和客戶主要成員的姓名、職務、各自的職責和作用。通過初步的交流,可以大致判斷客戶主要領(lǐng)導的性格和作風,便于后續(xù)實施中把握交談的尺度。2)確定項目組成員名單。項目組成員是項目實施成功的組織保障,而項目組成員協(xié)同一致、有序作業(yè)是項目組織的基本要求。成立項目組,明確人員職責,使各部門相關(guān)人員能夠在職責的要求下積極地參與項目的實施,是保證項目成功的必要條件。項目組織階段的重點工作是項目有關(guān)各方組成項目小組,并清晰界定各自的工作范圍、工作程序及規(guī)范。項目組應該由客戶項目小組、軟件實施方項目小組雙方共同構(gòu)成?？蛻繇椖啃〗M由項目總監(jiān)、項目經(jīng)理和項目組成員構(gòu)成。3)確定實施目標。項目預備會的一個重要目標是要進一步明確實施的目標。針對每個項目,客戶都會提出各種不同的目標,可能是短期目標,也可能是中長期目標。熟悉這些目標有助于制定出符合客戶要求的實施計劃書。4)提交實施建議書。在項目預備會上,軟件實施方需要提交項目實施建議書,并對此項目實施建議書加以講解,讓客戶明白軟件實施方將如何進行實施,需要哪些步驟,實施工期要多久,客戶應該著手準備的設(shè)備、場地、財務基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以及其他需要的資料等。(2)項目動員會。1)項目動員會的目的。向項目組全體成員和主要人員傳達項目的使命和目標,確保每一位成員都明確自己的任務和職責;調(diào)動他們的積極性,使個人的目標與團隊的目標一致。2)項目動員會的參與人。項目動員會要求軟件實施方項目總監(jiān)、項目經(jīng)理、項目組全體成員,用戶方高層領(lǐng)導及財務部門全體成員、項目經(jīng)理及用戶方項目組成員與會。3)會議的議程。4)會議形成的結(jié)果。2.系統(tǒng)定義調(diào)查和討論用戶需求旨在使咨詢顧問和用戶自己能夠理解和明確企業(yè)的全部業(yè)務處理流程、主要業(yè)務的處理方式、業(yè)務處理流程中存在的問題及其解決方案。在對客戶進行調(diào)研之后,還要對調(diào)研的結(jié)果和目前系統(tǒng)的狀況進行分析。根據(jù)調(diào)研分析報告,最終出具系統(tǒng)解決方案、系統(tǒng)實施方案及網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)建議等。3.項目準備這個過程不一定需要在調(diào)研完成后啟動,也可以根據(jù)具體情況與需求調(diào)研交替進行。(1)環(huán)境的準備。一般情況下,如果項目的實施周期較長,為項目組建立一個適宜的工作環(huán)境是保證項目組高效工作的必要條件。項目組需要一個相對獨立的空間,以方便討論問題,設(shè)計解決方案等。同時用戶單位自身的環(huán)境也需要準備,如辦公場地、機器設(shè)備、人員安排等方面的準備工作都要在實施前完成。(2)軟件交付及安裝調(diào)試。軟件安裝一般由軟件實施方的實施人員負責。安裝過程需要完成如下幾步:1)產(chǎn)品交付。2)安裝與調(diào)試。3)安裝驗收。(3)用戶初始數(shù)據(jù)的準備。4.項目培訓(1)做好培訓的意義。項目培訓是整個項目實施過程中非常重要的環(huán)節(jié),項目培訓效果的好壞將直接影響實施工期和實施質(zhì)量,能夠減少后續(xù)大量的服務工作。(2)項目培訓方案。項目培訓方案是指導實施顧問進行正確培訓的方法,它是在進行系統(tǒng)調(diào)研過程中,同用戶共同確認的培訓方案,在實施方案書中應詳細加以描述。項目培訓方案主要包括以下內(nèi)容:1)培訓目標。培訓目標是使用戶了解項目實施過程,理解項目管理的重要性,能夠熟練操作軟件,能夠進行簡單的軟件維護。2)培訓對象及內(nèi)容。領(lǐng)導層培訓。主要講解企業(yè)的財務管理理念及重點、項目管理方法、領(lǐng)導在實施過程中的重要作用及軟件基本功能和操作,如軟件登錄和退出,報表查詢和分析等。系統(tǒng)管理員培訓。主要講解數(shù)據(jù)庫、中間件、管理軟件的安裝及簡單維護,重點講解管理軟件的系統(tǒng)管理功能及操作,如機構(gòu)、角色、用戶、權(quán)限分配、編碼分配等。一般操作員培訓。主要講解軟件應用功能及操作技巧、注意事項。5.系統(tǒng)試運行(1)初始數(shù)據(jù)錄入。(2)業(yè)務數(shù)據(jù)錄入。(3)報表生成。(4)試運行。6.系統(tǒng)切換系統(tǒng)切換是指系統(tǒng)在試運行后,方案的可行性得到驗證,就可以正式使用了,將用戶的業(yè)務數(shù)據(jù)完整地反映在系統(tǒng)中。為了保證切換的成功,項目領(lǐng)導小組要及時地發(fā)布指令,逐步進行系統(tǒng)的切換。一般來講,能有一個新老系統(tǒng)并行的運行期間,風險就更小些。7.項目驗收與運行維護系統(tǒng)切換并正常運行后,需要對整個實施工作進行驗收和評估,需要雙方簽字認可整個實施工作,并由實施小組提交書面實施總結(jié)。項目的整體驗收標志著項目實施的終結(jié)。項目驗收后,事實證明系統(tǒng)是安全、可靠、可行的,就可以正式投入運行。系統(tǒng)進入正式運行后,項目組根據(jù)系統(tǒng)的情況,完善以前的系統(tǒng)使用說明書和系統(tǒng)維護說明書,并在運行中做好有關(guān)的記錄和報告,及時發(fā)現(xiàn)運行中的問題,以便進行維護和提高。從實施方的角度,此項目轉(zhuǎn)入日常服務階段。2.3.4項目實施后項目不是實施完成即萬事大吉,軟件實施方還要通過如下手段實現(xiàn)從軟件實施方的咨詢實施到用戶的知識轉(zhuǎn)移:貫穿實施全過程的培訓工作。針對不同角色(從公司領(lǐng)導到操作員)的培訓。多種形式的培訓,如課堂培訓、實戰(zhàn)培訓、方法培訓等。軟件實施后,軟件實施方形成模板,在用戶的下屬機構(gòu)或相關(guān)機構(gòu)進行推廣。實施運行后,在第一個會計年度,還會遇到很多業(yè)務輔導問題,如季度、年度、下年初等對業(yè)務的處理方法。經(jīng)過一個會計期后,各種業(yè)務處理走完一個周期，才會進入一個常規(guī)的使用和運行維護階段。在新的一年,要總結(jié)前面的經(jīng)驗,對原來的業(yè)務實施方案進行完善和補充,在一個新的水平上進入新的使用提升階段。2.3.5實施控制1.實施控制的原則(1)嚴格按照實施方案中的實施計劃執(zhí)行。(2)在實施過程中隨時檢測和調(diào)整項目實施計劃。在項目實施過程中有很多突發(fā)事件隨時影響著項目的變化,實施方案也需要隨同這些變化進行相應的調(diào)整,才能始終具有指導作用。(3)在實施過程中,項目雙方人員要充分及時地進行信息交流。充分及時的信息交流是項目控制的關(guān)鍵,是調(diào)整方案的依據(jù),只有項目雙方人員有效的溝通,才能促使項目實施在有序的狀態(tài)下順利進行。(4)隨時記錄項目進展情況。實施人員要記錄項目實施中的每一個變化細節(jié),作為控制和調(diào)整方案的依據(jù)。2.實施控制的內(nèi)容(1)目標控制。明確的目標導向是目標控制的關(guān)鍵,如果目標不明確,工作范圍將不能確定,這將導致交付物、應用效果、工期和成本的不確定。統(tǒng)一的管理模式和應用架構(gòu)為程序化的作業(yè)提供有效的基礎(chǔ),也為項目實施在資源配置、實施進度安排和成本控制上提供了科學的算法,是目標控制及高效實施的重要保障。(2)進度控制。進度控制的意義在于嚴格控制雙方在實施過程中耗費的資源和成本。進度控制需要客戶做好實施準備,精確計算實施工期,合理配置資源。(3)質(zhì)量控制。1)質(zhì)量控制步驟。對于質(zhì)量控制,主要遵循以下步驟:項目組雙方詳盡地界定工作范圍,提供詳細的實施方案。堅持分階段(里程碑)提交工作成果和驗收的原則。在實施過程中每完成一個階段的工作都由用戶驗收認可,方可進行下一個進程。根據(jù)實施情況及時調(diào)整并修改實施方案,使之始終能夠起到指導作用,同時也為實施質(zhì)量提供依據(jù)。對實施文檔進行完整的管理。在實施過程中,會產(chǎn)生很多文檔,如需求建議、解決方案、項目執(zhí)行情況、最終結(jié)論、實施總結(jié)等,所有文檔都必須標準化,以備查閱及考核。2)質(zhì)量審查審查是以計劃的內(nèi)容為基礎(chǔ),以目標和方法為依據(jù),對涉及的各種工作進行描述,同時提交執(zhí)行文檔和軟件。所有提交審查的記錄將會作為實施的審計線索被保存。質(zhì)量審查以測試為主,一般包括模塊測試、聯(lián)合測試、系統(tǒng)測試、集成測試及測試結(jié)果確認。3)文檔管理。在項目實施過程中,由于項目實施的復雜性、多方人員參加以及時間跨度長等因素,任何需求、建議、解決方案和結(jié)論都必須文檔化、標準化,以便查閱和使用。下列項目資料應在實施期間收集:工作過程記錄；顧問現(xiàn)場工作日程表和日志；需求改變表和日志；問題與風險報表和日志；周、月、季、年、階段工作總結(jié)報告；議備忘錄和日志；項目資料收集；項目管理文檔；模塊實施過程中客戶提交的各類文檔；客戶化文檔和模塊開發(fā)文檔；客戶提交的需求文檔；客戶需求改變報告和批準書；測試方案和測試結(jié)果報告；客戶簽署的階段成果確認書；項目總結(jié)報告。2.4會計信息化組織及崗位2.4.1會計信息化工作組織的要求對基層單位來說,除了要按國家對會計工作的統(tǒng)一要求來組織會計工作外,還應注意以下要求:(1)既要考慮會計信息化工作的特點,又要按單位經(jīng)營管理的特點來組織會計工作。對會計信息化人員、會計業(yè)務人員的配備,都必須結(jié)合本單位業(yè)務的特點和經(jīng)營規(guī)模的大小等情況做合理的安排。同時在使用過程中，要有計劃地提升會計人員的計算機水平，成為復合型人才。(2)對會計機構(gòu)的設(shè)置、會計業(yè)務人員和會計信息化人員的配備,應力求精簡、合理,節(jié)約人力,降低費用。2.4.2會計信息化后會計部門的組織形式會計信息化部門如何組織,應根據(jù)各單位的實際情況來設(shè)置。大中型企事業(yè)單位,一般都有信息中心,因此,在進行會計信息化工作的組織時要統(tǒng)一考慮。組織過程中要注意兩個問題:一是怎樣處理與信息中心的關(guān)系;二是怎樣處理會計部門內(nèi)部的關(guān)系。會計信息化工作的組織對每一個單位來說都有自己的特殊情況,還與會計信息化的發(fā)展程度有關(guān)。所以,應根據(jù)每一個階段的需要來建立或調(diào)整相應的機構(gòu),做到既滿足會計信息化工作需要,又節(jié)省人力、物力。因此,根據(jù)實際需要,可以在財務部門設(shè)置會計信息化的維護部門或小組、崗位,以確保會計信息化工作的順利運行。2.4.3會計信息化人員管理1.會計信息化人員構(gòu)成在應用會計軟件中,會計信息化人員由以下幾種構(gòu)成:系統(tǒng)管理人員、系統(tǒng)維護人員、業(yè)務操作員、數(shù)據(jù)審核員、檔案管理人員、財務分析人員、業(yè)務審查人員,這類人員統(tǒng)稱為系統(tǒng)應用人員。在整個會計系統(tǒng)的崗位中,不同的人員有不同的分工與職責,在不同的崗位上發(fā)揮不同的作用。對于自行開發(fā)會計軟件的單位,有系統(tǒng)分析人員,系統(tǒng)設(shè)計人員,系統(tǒng)編程,調(diào)試人員,統(tǒng)稱為開發(fā)人員。對會計信息化人員管理的基本方法是:按照責權(quán)利相結(jié)合的基本管理原則,明確系統(tǒng)內(nèi)各類人員的職責、權(quán)限并盡量將之與各類人員的利益掛鉤,即建立健全崗位責任制。這樣一方面可以加強內(nèi)部控制,保護資金財產(chǎn)的安全;另一方面可以提高工作效率,充分發(fā)揮系統(tǒng)的運行效率。2.會計信息化崗位職責會計信息化后,根據(jù)單位規(guī)模的大小和實際情況設(shè)置具體管理崗位。在會計軟件應用中,各崗位的基本職責如下。(1)系統(tǒng)管理人員該崗位人員負責協(xié)調(diào)計算機及會計信息系統(tǒng)的運行工作,要求具備會計和計算機知識,以及相關(guān)的會計信息化組織管理的經(jīng)驗。此崗位可由會計主管兼任,采用大中小型計算機和計算機網(wǎng)絡(luò)會計軟件的單位,應該設(shè)立此崗位。系統(tǒng)管理人員的權(quán)限很大,一般可調(diào)用所有的功能,但不能調(diào)用系統(tǒng)的源程序及詳細的技術(shù)資料。系統(tǒng)管理人員不能由軟件的開發(fā)人員擔任。根據(jù)實際情況,也可以將部分職能分配給其他的人員負責。(2)業(yè)務操作人員該崗位操作人員也稱軟件操作人員,負責輸入記賬憑證和原始憑證等會計數(shù)據(jù),輸出記賬憑證、會計賬簿、報表和進行部分會計數(shù)據(jù)處理工作,要求具備會計軟件操作知識和常用軟件的使用能力。一般由基本會計崗位(原手工會計業(yè)務崗位)的會計人員兼任軟件操作崗位的工作。業(yè)務操作人員是系統(tǒng)運行中的關(guān)鍵人員,不能由開發(fā)人員擔任,不能調(diào)用非自己權(quán)限內(nèi)的功能。(3)數(shù)據(jù)審核人員該崗位審核人員也稱審核記賬人員。負責對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證等)進行審核,操作會計軟件登記機內(nèi)賬簿,對打印輸出的賬簿、報表進行確認。此崗位要求具備會計和計算機知識,可由主管會計兼任。(4)系統(tǒng)維護人員。該崗位人員負責保證計算機硬件、軟件的正常運行,管理機內(nèi)會計數(shù)據(jù)。此崗位要求具備計算機和會計知識。采用大型、中型、小型計算機和計算機網(wǎng)絡(luò)會計軟件的單位,應設(shè)立此崗位,此崗位在大中型企業(yè)中應由專職人員擔任。系統(tǒng)維護人員了解所用的會計軟件和相關(guān)軟件,所以,其不能從事系統(tǒng)的業(yè)務操作工作。(5)業(yè)務審查人員。該崗位人員負責監(jiān)督計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行,防止利用計算機進行舞弊,要求具備計算機和會計知識,此崗位可由會計稽核人員或內(nèi)部審計人員兼任。采用大型、中型、小型計算機和大型會計軟件的單位,可設(shè)立此崗位。(6)財務分析人員。該崗位人員負責對計算機內(nèi)的會計數(shù)據(jù)進行分析,提交有關(guān)分析報告。要求具備計算機和會計知識。采用大型、中型、小型計算機和計算機網(wǎng)絡(luò)會計軟件的單位,可設(shè)立此崗位,也可由主管會計兼任。(7)檔案管理人員。該崗位人員負責保管各類數(shù)據(jù)和會計檔案,應具備計算機常識,如U盤、固態(tài)硬盤、光盤的使用與保護等,一般應由能做好安全保密的人員擔任。2.5會計信息化后的使用和維護管理2.5.1機房管理設(shè)立機房主要有兩個目的,一是給計算機設(shè)備創(chuàng)造一個良好的運行環(huán)境,保護計算機設(shè)備,使其穩(wěn)定地運行;二是防止非法人員進入機房,保護機房內(nèi)的設(shè)備,機內(nèi)的程序與數(shù)據(jù)的安全。單位一般是將服務器等重要設(shè)備放置在機房,其終端設(shè)備放置在辦公室里,以便于日常工作。具體管理是通過制定與貫徹執(zhí)行機房管理制度來實施的。機房管理的主要內(nèi)容包括:(1)機房內(nèi)的環(huán)境要求。例如,機房的衛(wèi)生要求、溫度濕度要求、防火要求。(2)機房內(nèi)各種設(shè)備的管理要求。(3)機房中禁止的活動或行為。如嚴禁吸煙、喝水等。(5)設(shè)備和材料進出機房的管理要求。(6)監(jiān)控設(shè)備及相關(guān)數(shù)據(jù)的管理要求。如果機房只放置服務器等重要設(shè)備,則機房一般只能允許系統(tǒng)管理員和維護人員進入,相應的制度要分開制定。2.5.2操作管理操作管理是指對計算機及系統(tǒng)操作運行的管理工作,其主要體現(xiàn)在建立與實施各項操作管理制度上。操作管理的任務是建立會計系統(tǒng)的運行環(huán)境,按規(guī)定錄入數(shù)據(jù),執(zhí)行各子模塊的運行操作,輸出各類信息,做好系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)數(shù)據(jù)的備份及故障后的恢復工作,確保計算機系統(tǒng)的安全、有效、正常運行。操作管理制度主要包括以下內(nèi)容。(1)上機運行系統(tǒng)的規(guī)定。上機運行系統(tǒng)的規(guī)定主要是指明哪些人員能上機運行指定的系統(tǒng)。(2)操作權(quán)限。操作權(quán)限是指系統(tǒng)的各種操作人員所能運行的操作權(quán)限,主要包括以下內(nèi)容:1)業(yè)務操作人員應嚴格按照憑證或單據(jù)輸入數(shù)據(jù),不得擅自修改已復核的憑證數(shù)據(jù),如發(fā)現(xiàn)差錯,應在復核前及時修改或向系統(tǒng)管理員反映。已輸入計算機的數(shù)據(jù),在登賬前發(fā)現(xiàn)差錯,可由業(yè)務操作人員進行改正。如在登賬之后發(fā)現(xiàn)差錯,必須另制作憑證,以紅字沖銷或補充登記,錄入計算機。2)除了軟件維護人員之外,其他人員不得直接打開數(shù)據(jù)庫進行操作,不允許隨意增刪和修改數(shù)據(jù)、源程序和數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。3)出納人員、軟件開發(fā)人員不允許進行系統(tǒng)性的操作。4)系統(tǒng)軟件、系統(tǒng)開發(fā)的文檔資料,均由系統(tǒng)管理人員負責并指定專人保管,未經(jīng)系統(tǒng)管理人員許可,其他人員不得擅自復制、修改和借出。5)存檔的數(shù)據(jù)如光盤、移動硬盤、紙質(zhì)賬表和憑證及各文檔資料等,由檔案管理員按規(guī)定統(tǒng)一復制、核對、保管。6)系統(tǒng)維護人員必須按有關(guān)的維護規(guī)定進行操作。(3)操作規(guī)程。操作規(guī)程主要指操作運行系統(tǒng)中應注意的事項和操作流程,它們是保證系統(tǒng)正確、安全運行,防止各種差錯的有力措施。2.5.3計算機替代手工記賬采用計算機替代手工記賬,是指應用會計軟件輸入會計數(shù)據(jù),由計算機對會計數(shù)據(jù)進行處理,并打印輸出會計賬簿和報表。計算機替代手工記賬是會計信息化的最基本目標之一。采用計算機替代手工記賬的單位,應當具備的基本條件如下:(1)配有適用的會計軟件,并且計算機與手工進行會計核算一般要雙軌運行3個月以上,計算機與手工核算的數(shù)據(jù)相一致,且軟件運行安全可靠。(2)配有專用的或主要用于會計工作的計算機或計算機終端。(3)配有與會計信息化工作需要相適應的人員,其中上機操作人員已經(jīng)過相關(guān)知識和會計軟件操作技能的培訓。(4)已建立健全內(nèi)部管理制度。包括崗位分工制度、操作管理制度、機房管理制度、會計檔案管理制度、會計數(shù)據(jù)與軟件管理制度等。在實際工作中，當新的一年開始的時候，都會根據(jù)實際需要在科目、業(yè)務核算方法等方面進行調(diào)整，這就需要在調(diào)整后使用的一段時間內(nèi)，要仔細核算業(yè)務處理是否正確、完整，防止出現(xiàn)差錯。由于企業(yè)發(fā)展或其他原因要更換會計軟件時，在開始應用的一段時間也要特別注意核查。2.5.4維護管理維護管理工作主要是通過制定維護管理制度和組織實施來實現(xiàn)。維護管理制度的主要內(nèi)容如下。(1)系統(tǒng)維護的任務。系統(tǒng)維護的任務主要包括以下幾個方面:1)實施對系統(tǒng)硬件設(shè)備的日常檢查和維護,以保證系統(tǒng)的正常運行。2)在系統(tǒng)發(fā)生故障時,排除和恢復運行。3)在系統(tǒng)擴充時負責安裝、調(diào)試,直至運行正常。4)在系統(tǒng)環(huán)境發(fā)生變化時,隨時做好適應性維護工作。(2)系統(tǒng)維護內(nèi)容和人員。在硬件維護工作中,較大的維護工作一般是由外部技術(shù)服務單位進行。使用單位一般只進行一些小的維護工作,通過一些基本命令或各種軟件工具即可滿足要求,會計部門一般不配備專職的硬件維護員,硬件維護員可由軟件維護員擔任,即通常所說的系統(tǒng)維護員。對于使用商品化軟件的單位,程序維護工作是由軟件廠家負責,單位負責操作維護,單位可不配備專職維護員,而由指定的人員兼任。對于自行開發(fā)軟件的單位一般應配備專職的系統(tǒng)維護員。系統(tǒng)維護員負責系統(tǒng)的硬件設(shè)備和軟件的維護工作,及時排除故障,確保系統(tǒng)的正常運行;負責日常的各類代碼、常用摘要、數(shù)據(jù)的改正性維護、適應性維護工作,有時還負責完善性的維護。2.6會計信息化檔案管理2.6.1會計信息化檔案管理的任務1.監(jiān)督、保證按要求生成各種檔案按要求生成各種檔案是檔案管理的基本任務。對于自主開發(fā)或增值開發(fā)的單位來說,各種開發(fā)