文件規(guī)范化管理制度

文件規(guī)范化管理制度頒發(fā)部門(mén)行政部生效日期類別——行政管理擬稿人徐曉黎日期2011.11.25文件編號(hào)YOTTA-ADM-005審核人日期文件頁(yè)數(shù)共8頁(yè)批準(zhǔn)人日期文件規(guī)范化管理制度目的：為使公司的文件處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高文件處理工作的效率和質(zhì)量，方便文件的有效歸檔，特制定本制度。適用范圍：公司所有對(duì)內(nèi)與對(duì)外文件。公文種類：（一）決定：對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，用“決定”。（二）通告：在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)，用“通告”。（三）通知：發(fā)布行政措施，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位或部門(mén)、同級(jí)單位或部門(mén)和不相隸屬單位或部門(mén)的公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)單位或部門(mén)的公文；印發(fā)規(guī)章制度和管理辦法；傳達(dá)要求下級(jí)部門(mén)辦理和需要周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和聘用管理人員，用“通知”。（四）通報(bào)：傳達(dá)重要精神，表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，用“通報(bào)”。（五）報(bào)告：向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見(jiàn)或建議，答復(fù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或單位的詢問(wèn)，用“報(bào)告”。（六）請(qǐng)示：向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。（七）批復(fù)：答復(fù)下級(jí)單位、部門(mén)的請(qǐng)示事項(xiàng)，用“批復(fù)”。（八）意見(jiàn)：對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法，用“意見(jiàn)”。（九）函：平行單位、不相隸屬單位之間商洽工作、詢問(wèn)或答復(fù)問(wèn)題，向主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)，用“函”。（十）會(huì)議紀(jì)要：記載、傳達(dá)本單位召開(kāi)或主辦的會(huì)議情況和議定事項(xiàng)，要求與會(huì)單位和有關(guān)單位共同遵守、執(zhí)行的，用“會(huì)議紀(jì)要”。（十一）制度/標(biāo)準(zhǔn)/規(guī)定：規(guī)定工作標(biāo)準(zhǔn)、工作內(nèi)容及考核的依據(jù)。四、行文格式：（一）標(biāo)題：ｘｘ制度、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，字體為黑體小二號(hào)、加粗、居中；關(guān)于ｘｘ的通知或通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告等，標(biāo)題寫(xiě)在指定的格式內(nèi)，字體與正文一致；（二）公司所有制度必須編號(hào)：發(fā)文的文件編號(hào)為三號(hào)字、宋體、居中排布；（三）正文：一律用四號(hào)仿宋體字（表格中的文字可用12號(hào)字）；（四）紙型：正式文件一律用A4紙；（五）裝訂要求：左側(cè)裝訂、不脫落、便于翻閱；（六）頁(yè)邊距：左邊距為2.5cm；上、下、右邊距皆為2cm；（七）公司名、成文日期：在文件最后一行加二個(gè)回車(chē)的位置，成文日期必須右空四個(gè)字，如最末頁(yè)空間不夠，可直接跟在文件最后一行的下面，但必須用漢字，如：二O一一年x月x日，四號(hào)仿宋體字；（八）頁(yè)末依次寫(xiě)明審批人、審核人、起草人（無(wú)審核人的可直接寫(xiě)審批人）；（九）抄送單位：四號(hào)仿宋體（抄送單位指除主送單位，需要執(zhí)行或知曉該公文的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱）；（十）抄報(bào)單位：四號(hào)仿宋體（指發(fā)文的上級(jí)單位或領(lǐng)導(dǎo)）；（十一）頁(yè)碼：兩頁(yè)以上（包括兩頁(yè)）在頁(yè)腳居中的位置標(biāo)識(shí)頁(yè)碼“第X頁(yè)共X頁(yè)”，五號(hào)宋體；（十二）打印要求：雙面印刷，如發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)，對(duì)責(zé)任人負(fù)激勵(lì)10元/次;（十三）附件：打印成另外一頁(yè)，“附件：”兩字在正文上空一行，左空兩字的位置，三號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)。附件在發(fā)文正文中一定要備注附件名稱。五、文件編號(hào)要求：（一）內(nèi)部便簽編號(hào)：現(xiàn)行的《永通能源動(dòng)力集團(tuán)有限公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》文件編號(hào)不規(guī)范，為了不出現(xiàn)文件的遺漏，現(xiàn)要求所有內(nèi)部便簽進(jìn)行文件編號(hào)（編號(hào)時(shí)不分文種），格式如下：董事辦：YOTTA-B-便-201X-001號(hào)行政部：YOTTA-ADM-便-201X-001號(hào)人力資源部：YOTTA-HR-便-201X-001號(hào)財(cái)務(wù)部：YOTTA-FN-便-201X-001號(hào)各部門(mén)只要屬于內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽編制的文件，不分文種，統(tǒng)一按對(duì)應(yīng)部門(mén)文件編號(hào)格式往下編。（二）各部門(mén)編制的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、制度編號(hào)要求與內(nèi)部便簽編號(hào)不同之處在于除掉“便”這個(gè)字，即“XX部：YOTTA-（X）-201X-001號(hào)”，例如：行政部為——YOTTA-ADM-2011-001請(qǐng)注意：各部門(mén)編制的制度、規(guī)定文件簽發(fā)后除了用電子郵件通知各部門(mén)外，同時(shí)必須印發(fā)各部門(mén)，特別是要報(bào)備行政部行政文員備檔，以便日后工作的監(jiān)督與實(shí)施。（三）外部文件編號(hào)要求：YOTTA-（外）-201X-001號(hào)（四）編號(hào)說(shuō)明：YOTTA-（X）-201X-001號(hào)，YOTTA—企業(yè)代碼、（X）—部門(mén)簡(jiǎn)稱、201X—發(fā)文年限，001號(hào)—發(fā)文流水號(hào)（以年為單位）。六、文件制作原則：（一）符合國(guó)家的法律法規(guī)和方針政策及有關(guān)規(guī)定；（二）觀點(diǎn)明確，表達(dá)準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，文字簡(jiǎn)練，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短；（三）使用國(guó)家法定計(jì)量單位；（四）文件內(nèi)使用簡(jiǎn)稱，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并在括號(hào)內(nèi)注明簡(jiǎn)稱；（五）所有文件必須有明確的標(biāo)題；（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”；（七）為大力精簡(jiǎn)文件，維護(hù)行政公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，凡是可發(fā)可不發(fā)的文件堅(jiān)決不發(fā)；可以便函答復(fù)的問(wèn)題，不制發(fā)正式公文；（八）“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫(xiě)一個(gè)主送單位或領(lǐng)導(dǎo)。需要同時(shí)送其他單位或領(lǐng)導(dǎo)的，應(yīng)當(dāng)用抄報(bào)形式，但是不得抄送其下級(jí)單位；七、發(fā)文管理（一）所要發(fā)文的文件必須按內(nèi)容及性質(zhì)套用公司統(tǒng)一的發(fā)文格式，制度按照紅頭文件制作，其它用公司內(nèi)部便簽發(fā)文；（二）（三）部門(mén)之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文；（四）發(fā)文的內(nèi)容應(yīng)目的明確、簡(jiǎn)練、思路清晰，不允許出現(xiàn)錯(cuò)字、漏字、多字現(xiàn)象；（五）發(fā)文必須有發(fā)文登記，且記錄要詳細(xì)，清晰，有可追溯性；各部門(mén)可根據(jù)本部門(mén)實(shí)際自行設(shè)定適合的、簡(jiǎn)易發(fā)文登記表；（六）發(fā)文可以采取電子形式和書(shū)面形式。在內(nèi)部傳閱且不需領(lǐng)導(dǎo)簽字或蓋章的文件采用電子版形式，將要發(fā)文的文件共享的同時(shí)，告知相關(guān)部門(mén)查看，并記錄告知對(duì)象、時(shí)間；（七）重要文件必須是直接相關(guān)人簽收，或部門(mén)的第一負(fù)責(zé)人簽收外，其他任何人不得代簽；其它文件，本部門(mén)人員可以代簽收；（八）收發(fā)、傳遞文件的責(zé)任人要對(duì)特殊文件做好保密工作，造成嚴(yán)重后果視損失程度進(jìn)行賠償，必要時(shí)移交司法機(jī)關(guān)處理；（九）修改和簽批文件，一律使用黑色水性筆；（十）簽發(fā)后的公文，未經(jīng)簽發(fā)人同意不得擅自改動(dòng)。向外發(fā)出的文件在蓋章用印時(shí)，要由副總經(jīng)理進(jìn)行復(fù)核。八、歸檔管理（一）所有規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、補(bǔ)充規(guī)定一律用制度模板下發(fā)，并及時(shí)匯總或修訂到本部門(mén)制度中。（二）各部門(mén)必須有專人歸檔管理，每月30日統(tǒng)一交行政部行政文員處匯編。（三）所有打印文件必須分類型按月份歸類存檔，做到每月一清。九、各部門(mén)文件管理員1、責(zé)任人確定序號(hào)部門(mén)責(zé)任人備注1董事辦辦公室主任2行政部行政文員3財(cái)務(wù)部總帳會(huì)計(jì)經(jīng)營(yíng)費(fèi)用類4促銷費(fèi)用會(huì)計(jì)促銷費(fèi)用類5物流部庫(kù)房統(tǒng)計(jì)6市場(chǎng)支持部信息文員部門(mén)文件7各銷售部銷售行政備注：以上文件不含促銷費(fèi)用類文件。2、文件管理員職責(zé)（1）協(xié)助部門(mén)負(fù)責(zé)人做好本部門(mén)檔案管理；（2）部門(mén)文件/信息的傳遞及審批追蹤；（3）部門(mén)文件編號(hào)的管理；（4）監(jiān)督部門(mén)文件行文格式與標(biāo)準(zhǔn)的有效實(shí)施；（5）閘口文件的初審。十、文件歸類與傳遞1、文件歸類序號(hào)部門(mén)文件類別接口人1董事辦各部門(mén)通知/通報(bào)類總經(jīng)辦主任2減免考核/獎(jiǎng)勵(lì)方案申請(qǐng)類總經(jīng)辦主任3臺(tái)帳、績(jī)效考核結(jié)果總經(jīng)辦主任4行政部人事部人事類（含出勤、薪資福利）人事專員5制度/流程類人事專員6人員競(jìng)聘/培訓(xùn)類人事專員7辦公用品/資產(chǎn)/報(bào)表印刷類行政文員8員工社?？ㄞk理行政文員9財(cái)務(wù)部工資發(fā)放申請(qǐng)類總帳會(huì)計(jì)10費(fèi)用申請(qǐng)類促銷費(fèi)用會(huì)計(jì)11要貨計(jì)劃/銷量變更申請(qǐng)類統(tǒng)計(jì)員12經(jīng)銷商變更類（含信息變更）費(fèi)用會(huì)計(jì)13市場(chǎng)支持部竄貨/客訴處理類信息文員14質(zhì)量問(wèn)題產(chǎn)品類信息文員15促銷費(fèi)用申請(qǐng)與結(jié)案費(fèi)用專員備注：未明確的文件，依據(jù)各部門(mén)職能進(jìn)行歸類傳遞。2、具體要求（1）所有行政費(fèi)用（除辦公用品/報(bào)表外）必須是主管級(jí)以上人員方可申請(qǐng)。（2）所有文件傳遞審批周期最長(zhǎng)不得超過(guò)4個(gè)工作日，遵循當(dāng)天文件當(dāng)天處理的原則。（3）對(duì)于加急的審批文件，由部門(mén)第一負(fù)責(zé)人直接傳遞審批。（4）所有文件傳遞必須登記在冊(cè)。（5）傳真件因存檔周期短，不得直接批注意見(jiàn)，必須復(fù)印后傳遞批復(fù)。（6）董事辦文件傳遞時(shí)間：上傳每天上午10：00，回復(fù)下午17：00。3、所有不合格或不予批復(fù)的文件必須同樣按正常流程進(jìn)行口頭或書(shū)面回復(fù)申請(qǐng)部門(mén)，所有文件的審批與回復(fù)時(shí)間不得超過(guò)5個(gè)工作日，各部門(mén)文件管理員必須對(duì)所傳遞的文件進(jìn)行登記與備查，并對(duì)文件的審批結(jié)果進(jìn)行有效的跟進(jìn)。4、操作流程部門(mén)文件管理員匯總文件，由總經(jīng)辦主任登記，上報(bào)副總經(jīng)理審批。職能部門(mén)接口人員1個(gè)工作日內(nèi)傳遞上級(jí)與其它部門(mén)審核。申請(qǐng)部門(mén)文件管理員文件初核、登記、傳遞。部門(mén)文件管理員匯總文件，由總經(jīng)辦主任登記，上報(bào)副總經(jīng)理審批。職能部門(mén)接口人員1個(gè)工作日內(nèi)傳遞上級(jí)與其它部門(mén)審核。申請(qǐng)部門(mén)文件管理員文件初核、登記、傳遞。 職能部門(mén)接口人員回復(fù)申請(qǐng)部門(mén)。已批復(fù)文件職能部門(mén)接口人員回復(fù)申請(qǐng)部門(mén)。已批復(fù)文件總經(jīng)辦主任登記回復(fù)職能部門(mén)文件管理員（當(dāng)日）。十一、激勵(lì)辦法（一）文件審核或回復(fù)不及時(shí)負(fù)激勵(lì)責(zé)任人50元/天，文件管理不善遺失負(fù)激勵(lì)責(zé)任人50—100元/份。（二）文件管理員未對(duì)文件進(jìn)行追蹤反饋的負(fù)激勵(lì)50元/次，因未登記無(wú)法核實(shí)文件傳遞情況的負(fù)激勵(lì)當(dāng)事人50元/次，未登記備檔負(fù)激勵(lì)10元/份。（三