人工智能下集團公司財務共享中心搭建的問題及策略

引言隨著ChatGPT時代的到來，通過集團財務共享中心模式來實現(xiàn)財務轉(zhuǎn)型，提升了財務人員的工作效率，并且降低了財務風險，特別是針對管理層級多且末級單位遍布于全國乃至全世界較為偏遠的縣城乃至鄉(xiāng)村，子公司的財務人員招聘難、流動性大的問題變得越來越突出，財務共享中心搭建不僅可以降低人工成本，還可以實現(xiàn)合規(guī)標準的統(tǒng)一化和問題解決的及時化，在此平臺下，可以大大降低經(jīng)營成本和實現(xiàn)規(guī)模經(jīng)濟優(yōu)勢，便于集團總公司管控下屬子公司。一、財務共享中心概述（一）子公司財務共享中心創(chuàng)建的必要性人工智能下財務共享指的是依托于人工智能、云計算等信息技術，以降低企業(yè)運營成本或創(chuàng)造企業(yè)價值作為目的，通過財務共享系統(tǒng)建設，將人工智能技術與財務共享系統(tǒng)相結(jié)合，人工智能下的財務共享可以從信息技術領域擴展到管理領域，促進公司資源的高效綜合管理。它不僅可以優(yōu)化公司的管理流程，還可以降低成本，簡化冗余的組織結(jié)構，幫助公司創(chuàng)造更高的價值。財務共享中心源于20世紀90年代，現(xiàn)在已經(jīng)處于相對成熟的階段，尤其是信息化時代的到來使得無紙化辦公越來越高效，全電發(fā)票的使用和推廣降低了財務憑證的真?zhèn)尾樵兊然A性工作，為財務共享中心的搭建也提供了合規(guī)的基礎。1.便于管控子公司當子公司數(shù)量越來越多，且出現(xiàn)倍增式發(fā)展時，創(chuàng)建財務共享中心的優(yōu)勢就凸顯了出來，因為財務共享服務中心適應于業(yè)務交易量大、集團成員單位多、信息化程度較高的集團企業(yè)，實現(xiàn)新型財務共享中心后，廢除了冗余的步驟和流程，能夠迅速地找到問題的關鍵點，更容易做到跨部門、跨區(qū)域合作，匯總和分析數(shù)據(jù)也不費時費力，并且便于集團公司掌控下屬公司的動態(tài)。2.節(jié)約成本，提升工作效率集團財務管理人員可以一個人處理一家或者幾家公司業(yè)務，但是財務共享中心可以實現(xiàn)一個人處理某一項業(yè)務，不僅可以保證業(yè)務處理的標準化，還可以實現(xiàn)降本增效的目的。當子公司的同質(zhì)化程度高并且業(yè)務相對單一，財務共享中心可以實現(xiàn)規(guī)模經(jīng)濟。（二）子公司財務管理的現(xiàn)狀財務管理是子公司管理的重要組成部分，財務合規(guī)是整個集團合規(guī)的墊腳石。目前，子公司分布于全國100多個縣城，分部在西南、西北、東北、華北、華東、華南等區(qū)域，具有分布范圍廣和空間跨度大的特點。目前，子公司采用外派財務總監(jiān)的模式進行財務管理，每位財務總監(jiān)管理4-8家子公司，財務總監(jiān)及會計人員個人履歷的不同導致財務管理的模式和財務把控的標準也不盡相同，財務數(shù)據(jù)統(tǒng)計的準確性和及時性有待進一步提高。1.傳統(tǒng)的財務管理模式在子公司采用傳統(tǒng)的組織架構，對財務總監(jiān)采用雙層領導方式，子財務總監(jiān)既接受集團財務總監(jiān)的管理，同時又接受子公司總經(jīng)理的領導，當財務指標和業(yè)務指標出現(xiàn)矛盾時，更多依靠人為判斷和協(xié)商方式來粗放式解決，未采用先進的技術手段來解決管理中的難題，更多地依賴于財務人員的管理藝術來處理工作中遇到的問題。例如，財務共享信息系統(tǒng)的技術并沒有隨著財務共享中心的技術更新進行不斷的優(yōu)化。從報賬系統(tǒng)的內(nèi)容來看，企業(yè)的報賬系統(tǒng)未普及到基層單位，更沒有將數(shù)字化、區(qū)塊鏈等技術融入報賬系統(tǒng)中，甚至在信息傳輸?shù)倪^程中還停留在數(shù)字傳輸和影響傳輸層面，這種情況下，員工報賬需要手動申報數(shù)據(jù)。不僅如此，當前信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合能力較強，數(shù)據(jù)信息在集中處理的過程中并沒有形成集成化、規(guī)范化、標準化的運作模式，分析出來的數(shù)據(jù)結(jié)果與企業(yè)所需要的數(shù)據(jù)結(jié)果存在著一定的差異，也很容易導致企業(yè)經(jīng)營決策層面出現(xiàn)失誤。2.信息系統(tǒng)的優(yōu)勢不明顯盡管子公司搭建了SAP財務記賬系統(tǒng)、用友或者金蝶存貨管理系統(tǒng)、月報系統(tǒng)、管理報告系統(tǒng)、預算系統(tǒng)、決算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)，但是各種系統(tǒng)的數(shù)據(jù)的共享和銜接不流暢，形成信息孤島現(xiàn)象，企業(yè)內(nèi)部組織結(jié)構復雜，缺乏流暢的信息流，更多地采用統(tǒng)計表的形式，財務信息系統(tǒng)暫時沒有與業(yè)務系統(tǒng)進行對接，財務手動從業(yè)務系統(tǒng)提取數(shù)據(jù)、核對數(shù)據(jù)并完成財務核算工作，增加了財務人員和業(yè)務人員的工作量，并且降低數(shù)據(jù)的準確性和及時性，溝通成本高且效率低下，在子公司數(shù)量大規(guī)模擴張時，基本上需要增加同比例的財務人員和業(yè)務人員，信息化時代的優(yōu)勢未發(fā)揮出來。例如，當前隨著財務共享中心的應用，在運營管理的過程中會出現(xiàn)海量的信息流，這種情況下，需要針對這些信息流進行有效的整合和分類及處理，但是，當前很多財務人員在實際財務數(shù)據(jù)信息流整合的過程中，不具備這種經(jīng)驗和能力，導致信息流整合能力不足，一些信息的作用根本發(fā)揮不出來，也不能為運營管理提供強有力的數(shù)據(jù)信息支撐。二、人工智能下集團公司財務共享體系建設的策略（一）建設方案設計一般會包含財務共享中心的戰(zhàn)略定位設計、分析建設的條件和基礎、明確納入業(yè)務的范圍、進行組織職能、業(yè)務流程、系統(tǒng)架構的設計，以及人員編制的測算。財務共享中心的調(diào)研不僅涉及集團公司及子公司的方方面面，同時還需要了解現(xiàn)在前沿的信息化水平及比較成熟的財務共享中心經(jīng)驗分享，根據(jù)集團公司流程的梳理和再造的程度，多角度地思考和論證，集思廣益，最終形成具有前瞻性和科學性的方案。為了能夠更好地提升人工智能下企業(yè)的智能化財務共享管理能力，企業(yè)在日常管理的過程中應該組建符合人工智能的組織構架。首先，企業(yè)的管理者針對目前信息管理的需要去進行全面了解。在了解的基礎上設置與之對應的組織機構，只有這樣，才能有專門的人員來開展信息建設，為智能化的環(huán)境下的財務共享管理活動提供可靠的保障。目前，很多工作人員在工作的過程中，思想上排斥信息技術的應用，導致信息技術的應用深度和廣度不足，這也是目前企業(yè)內(nèi)部組織構架建設中的重要問題。因此，企業(yè)管理者需要積極地予以應對。針對具體人員的思想進行開導，強制性地要求工作人員嚴格按照智能化環(huán)境下的工作要求開展工作。其次，企業(yè)內(nèi)部財務人員需要積極地學習現(xiàn)代財務共享管理理念，從思想上認可智能化技術的應用，這樣才能夠保證企業(yè)在人工智能下完成財務轉(zhuǎn)型，提升財務共享管理綜合能力。（二）標準與流程制定目前，財務共享中心建設標準主要涵蓋以下幾個內(nèi)容：（1）要素精確化，可以準確提取出原始憑證的信息整合成準確的、更易管理的數(shù)據(jù)；（2）數(shù)據(jù)標準化，在企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)立唯一一個并且可互聯(lián)的、在相同語境下進行業(yè)務活動和管理的數(shù)據(jù)標準；（3）憑證無紙化，財務處理基本實現(xiàn)全程無紙化操作，如查詢、下載等；（4）內(nèi)控實效化，能夠在信息系統(tǒng)中增添風險控制點，加強審核的規(guī)范性和流程化，實現(xiàn)內(nèi)控的精準控制。在提高流程管理觀念的過程中，集團公司需要從如下內(nèi)容進行：第一，針對子公司現(xiàn)階段的管理情況，不斷地進行完善，集團公司現(xiàn)階段涉及的子公司較多，各個子公司與總公司日常工作中存在經(jīng)營票據(jù)承兌等工作內(nèi)容，因此，在進行傳輸?shù)倪^程中，要針對傳輸票據(jù)的重要程度，設定一定的時限，最長不能超過24個小時，更好地保證數(shù)據(jù)信息的及時性，為集團公司更好地開展經(jīng)營管控提供良好的基礎。針對原始票據(jù)需要規(guī)定在一定的時間內(nèi)郵寄到集團公司的總部，有效地核對信息之間的科學性以及真實性。為了統(tǒng)一集團中每位成員的財務處理方式和優(yōu)質(zhì)服務報告，需要在集團內(nèi)部重新建立標準化的財務共享流程，故在具體構建財務共享服務中心時，原有流程的重新整合與細化梳理尤為關鍵。從管理會計視角出發(fā)，財務共享服務中心的業(yè)務流程設計應以企業(yè)運營目標及戰(zhàn)略價值導向為基礎，結(jié)合企業(yè)自身實際發(fā)展現(xiàn)狀及主營業(yè)務流程特點，在產(chǎn)品采購、研發(fā)、生產(chǎn)、倉儲、銷售等各流程實現(xiàn)業(yè)務環(huán)節(jié)的統(tǒng)籌兼顧。（三）試點推廣實施人工智能下財務共享中心建設的本質(zhì)是業(yè)財一體化，業(yè)務信息應該由業(yè)務部門來提供，從而以業(yè)務為源頭，為財務提供良好的依據(jù)，從而提升財務的效率，建設過程一定要與業(yè)務部門齊頭并進。試點推廣實施在實務操作的過程中要做到：第一，以人工智能智能財務共享中心建設的工作內(nèi)容為核心，進行組織結(jié)構內(nèi)容上的完善，集團公司可以針對人工智能智能財務共享中心建設涉及的范疇、模式，設立管理委員會，有集團公司的管理者牽頭，財務部和業(yè)務部門進行配合。通過組織機構的完善，保證人工智能智能財務共享中心建設的職能效果真正得以發(fā)揮，從而給予財務工作有效的支持。第二，各部門的負責人要起到帶頭作用，積極地協(xié)調(diào)財務和業(yè)務部門的矛盾，強化交流和溝通，打破集團公司信息孤島現(xiàn)象，尤其是在全面預算等內(nèi)容上；第三，實施責任制，根據(jù)崗位的職責實施第一責任制度，明確業(yè)務人工智能智能財務共享中心建設的邊界，劃分責任，明確職責和義務，通過職責范圍的劃分，簡化工作流程，提升工作效率。人工智能智能財務共享中心建設的本質(zhì)是業(yè)財一體化，業(yè)務信息應該由業(yè)務部門來提供，從而以業(yè)務為源頭，為財務提供良好的依據(jù)，從而提升財務的效率，建設過程一定要與業(yè)務部門齊頭并進。（四）信息系統(tǒng)優(yōu)化應運用互聯(lián)網(wǎng)技術，強化移動辦公能力。近年來，隨著信息技術的不斷發(fā)展，人工智能下的財務共享中心運作模式的功能也越來越多，對這種情況，集團可以強化運用互聯(lián)網(wǎng)技術，提高移動辦公的能力，打破財務共享服務中心時間和地域的限制，提升財務共享服務中心服務質(zhì)量。人工智能下的財務共享中心實施之后，能夠集中對單據(jù)進行自動處理，尤其是憑證的處理，這種情況下能夠從效益層面盡可能地降低企業(yè)時間成本、財務成本，尤其是財務共享服務中心能夠?qū)⒁酝煌瑯I(yè)務但層次相同的內(nèi)容進行有效的融合和優(yōu)化，這能在一定程度上降低成本費用，因此，運作成本是否降低是評價財務共享服務中心是否有效的第一要素。財務共享服務中心實施之后，能夠?qū)⒇攧杖藛T從繁重的、重復的財務工作中解脫出來，并且能夠在企業(yè)內(nèi)部形成獨立的運行主體，對企業(yè)的各項業(yè)務進行內(nèi)部結(jié)算，這在一定程度上能夠提升財務效率與財務水平，也有利于降低人力成本。建設人工智能下的財務共享中心應運用區(qū)塊鏈、云技術、數(shù)字化、智能化等信息，構建科學的數(shù)據(jù)分析處理模型。通過這些信息技術，在財務共享服務中心內(nèi)部，根據(jù)各部門和指標需求構建科學的數(shù)據(jù)分析模型，保證數(shù)據(jù)分析的準確性，將數(shù)據(jù)信息的時效性和價值最大化。（五）業(yè)務運營管理人工智能下財務共享中心的業(yè)務營運管理可以具體做到以下幾方面：第一，以財務共享中心功能為核心，強化應收賬款業(yè)務流程的完善，建立客戶評優(yōu)功能，通過對客戶深入調(diào)查了解分析，針對客戶的基本情況評定客戶風險等級，制定應收賬款業(yè)務流程，從而保證應收賬款及時回款的同時，為企業(yè)業(yè)務流程的優(yōu)化奠定良好的基礎。第二，維護供應商關系，優(yōu)化應付賬款流程。通過對供應商的信息歸納，從價值鏈的角度，將供應商管理相關內(nèi)容進行完善，進一步地將應付賬款的作用體現(xiàn)出來，以規(guī)避供應商與企業(yè)之間的矛盾，保證應付賬款業(yè)務流程處于較高的水平。第三，運用信息技術，提升費用報銷能力。企業(yè)經(jīng)營管理的過程中，費用報銷層出不窮。因此，在報銷的過程中，企業(yè)可以根據(jù)報銷業(yè)務的內(nèi)容，合理地優(yōu)化報銷流程，減少煩冗環(huán)節(jié)的審核，提升費用報銷效率，為企業(yè)的整體業(yè)務流程水平提升提供助力。第四，應建立風險評估機制。風險評估機制是集團公司財務共享模式下內(nèi)部風險控制準確反饋的標準，因此，在構建風險評估機制的過程中，集團公司為確保內(nèi)部控制體系的有效實施，特別是管理者應關注監(jiān)控內(nèi)控情況的實施情況，集團公司應定期整理風險評估結(jié)果，積極舉辦風險評估論壇，對已評估風險的來源、影響和應對方案進行詳細分析，根據(jù)風險評估水平，在集團公司的運營過程中調(diào)整內(nèi)部控制、戰(zhàn)略部署等內(nèi)容，確保能夠在盡可能短的時間內(nèi)提高風險響應能力；另外，還需要加強預警和保障。在集團公司財務共享模式下的風險防范過程中，還應針對一系列風險預警的內(nèi)容，通過建立風險預警保障，確保一系列風險防范體系、解決方案、措施到位，對集團公司的長期發(fā)展非常重要。結(jié)語綜上所述，企業(yè)的財務管理經(jīng)歷了從分散到集中最終走向財務共享模式的轉(zhuǎn)變。智能化財務共享中心則是企業(yè)財務共享的升級，它對未來企業(yè)的財務變革具有舉足輕重的意義。這種財務管理模式致力于提