辦公室實務(wù)（第2版） 案例 項目九 會議工作

項目九會議工作任務(wù)一會前籌備一、閱讀以下案例，并回答思考題。某機關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。接到請柬的幾位部門領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負責(zé)人才知道，今天上午某機關(guān)的總結(jié)表彰會改換地點了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知？于是都回家了。事后，會議主辦機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發(fā)請柬之前沒有與禮堂負責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位了，只好臨時改換會議地點。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。思考題：這個案例告訴秘書在會議準備時應(yīng)注意什么問題呢？答案在準備會議前，要全面考慮會議的時間、地點和參加人員。時間、地點確定后，盡量不要變動。參加人員能否到齊、能到幾個也要心中有數(shù)，最好有個通知清單，這樣萬一有所變更也可及時通知。特別是邀請領(lǐng)導(dǎo)參加更要有名冊和排位了，因此，誰能來誰不能來也要有個事先確實，這樣開會時才不至于領(lǐng)導(dǎo)席出現(xiàn)空位，導(dǎo)致不良影響。二、閱讀以下案例，并回答思考題。霓裳服裝公司欲舉行北京旗艦店和全國各地霓裳專賣店店長的銷售培訓(xùn)會，會議定于6月6日在北京大運河會議中心舉行。與會者200余人，會期1天。韓方總經(jīng)理將親臨大會做報告，同時邀請了北京高校的營銷專家進行營銷策略和管理方面的培訓(xùn)，還要由人力資源部組織一些討論和游戲聯(lián)誼活動。請為這期活動擬制一個會議日程表。答案霓裳服裝公司全國專賣店店長的銷售培訓(xùn)會會議日程時間：2021年6月6日參加人員：特邀嘉賓、專家、銷售主管、受訓(xùn)人員和所有工作人員地點：北京大運河會議中心目的：全國店長銷售培訓(xùn)地點參加人員備注上午8:30—9:00報到會議中心門廳與會者9:00—9:20北京旗艦店店長作介紹四樓主會議室與會者9:20—10:20韓方總經(jīng)理做報告完成后可先行離場10:20—10:30休息10:30—11:30北京營銷專家某某營銷策略和管理培訓(xùn)完成后可先行離場11:30—12:00銷售冠軍活動錄像自由參加12:00—13:00午餐員工餐廳三層自由參加13:00—13:30午休休息室所有員工下午13:30—14:30新產(chǎn)品展示——銷售主管主講，模特演示四樓主會議室14:30—14:50銷售人員講解廣告宣傳單14:50—15:00休息15:00—16:30分小組討論和游戲聯(lián)誼活動16:30散會三、將下面資料寫成一份委員會會議議事日程。全國商業(yè)研究協(xié)會會議，將于6月30日星期四8時在雷丁市的普照會堂舉行。會議將包括這些項目：討論夏季工作計劃；聽取財務(wù)委員的報告；比徹姆先生將作一次財務(wù)記賬問題的會議報告；如有機會，讓會員們討論其他事務(wù)；要決定下次會議的日期。答案全國商業(yè)研究協(xié)會會議議程表公司銷售團隊會議將在6月30日星期四上午8:00在雷丁市的普照會堂舉行宣布議程：1.討論夏季工作計劃2.聽取財務(wù)委員的報告3.比徹姆先生將作一次財務(wù)記賬問題的會議報告4.討論其他事務(wù)四、閱讀以下案例，并回答思考題。一家廣告公司安排會見一個潛在的客戶，討論一個宣傳活動。這個客戶的工作場所相當(dāng)遠，是一個小型的開放式辦公室，所以廣告公司建議租用一家臨近客戶公司且有會議設(shè)備的酒店。會前一周，廣告公司的一名成員來酒店檢查會議室，看到一套多媒體系統(tǒng)和一張大桌子，他要求把桌子搬走，并要求安置一套標準的視聽設(shè)備，因為他知道自己公司的展示是利用這種設(shè)備來準備的。開會當(dāng)天，廣告公司的執(zhí)行人員提早來測試音響強度，并將座位安排成半圓形，調(diào)整了窗簾和空調(diào)，并定好了茶歇，會議進行得很順利，廣告公司贏得了這個新客戶。為什么廣告公司這次會議能夠進行得如此順利，最后還贏得了新客戶？答案因為這家廣告公司認真研究了自己的潛在客戶，發(fā)現(xiàn)這個潛在客戶的工作場所是一個開放式辦公室，不利于演示公司的廣告創(chuàng)意，所以他們預(yù)定了離客戶比較近的會議式酒店?？紤]到客戶的接受習(xí)慣，所以提前把座位安排成半開放式的半圓形；調(diào)整窗簾和空調(diào)，讓人覺得很舒適；適時的茶歇，使得客戶在宣傳活動中舒心而愜意；所有這些細致周到、方便于客戶的會前服務(wù)準備，悄悄地打動了客戶，贏得了客戶的心。五、案例分析題某醫(yī)療器械有限公司是一家以經(jīng)營醫(yī)療器械為主的專業(yè)公司。公司目前在冊銷售代表20名，均為具有豐富醫(yī)學(xué)知識及銷售經(jīng)驗的資深代表。為了進一步研究海外市場促銷對策，公司決定召集各銷售代表進行商討。離開會還有5分鐘,從四面八方來的負責(zé)人差不多都到齊了。李董事長環(huán)視會場，與到會的下屬不斷點頭問好，滿臉微笑?！岸嫉烬R了嗎?”他問張秘書。“都到齊了，整20位?！睆埫貢f。突然，李董事長臉上的笑容凝住了。他沉默了一會兒，一聲不響地走出了會議室。張秘書一下子緊張起來，也跟著走了出來。會議桌邊坐定的與會者，只得坐在那里等待?！岸麻L?！睆埫貢p聲叫道，等待指示?！靶?，會場上怎么有股‘生人味’？”李董事長問?！吧宋?？”張秘書不解地問?！昂孟裼胁辉搮⒓拥娜藖淼搅藭??！薄安粫伞保瑥埫貢f，“名單您審定過，這里是您的簽字。來的都是各地經(jīng)銷處的負責(zé)人。”張秘書拿出經(jīng)李董事長審定的名單遞給他。李董事長沒有接過名單，問道:“坐在我對面的那個日本人怎么也到會了？”“他是我們東京的代銷商。”“代銷商和經(jīng)銷處負責(zé)人一樣嗎？”董事長嚴肅地問:“你難道不知道今天會議的議題嗎？”“今天是研究海外市場促銷對策……”“這是本公司的核心機密。代銷商只是合作伙伴，并不是本企業(yè)的成員，更不是研究企業(yè)經(jīng)營決策的核心成員。內(nèi)外有別！”李董事長說?！懊麊紊嫌欣铨?，這代銷商的中國名字也叫李龍……”“好了！你待會兒認真地再看看那名單吧！”李董事長一揮手說：“現(xiàn)在，你說該怎么辦？”“現(xiàn)在能不能由我通知東京代銷商讓他退出會場？”張秘書問?！澳阏f呢？”李董事長反問道?！斑@樣好像不妥，會影響關(guān)系的?！睆埫貢f，“是不是能改變會議議題？”“現(xiàn)在也只有這樣了。”李董事長說，“今天上午的議題改為介紹東京代銷商與各經(jīng)銷處負責(zé)人認識，交流經(jīng)銷經(jīng)驗。主要請這位東京代銷商講一講東京的市場狀況和他們的對策。我介紹中國‘三十六計’在日本商場的運用，下午再正式研究之前的會議議題。你通知公關(guān)部下午派人陪東京代銷商游覽市內(nèi)風(fēng)景名勝。之后我抽出時間，再與他單獨研究如何拓寬雙方的合作。”說罷，李董事長快步走進會議室。張秘書待李董事長離開后，打開名單一看，除各經(jīng)銷處負責(zé)人的名單以外，李董事長親筆加了“請東京的李龍同志到會”一行字?！皷|京的李龍同志”是指公司派往東京的市場調(diào)查員，而東京的代銷商中文名字也叫“李龍”,他只是合作者。張秘書急忙去公關(guān)部聯(lián)系，然后打國際長途請東京的李龍同志立刻趕回總公司開會。請回答:1.張秘書在會議籌備階段犯了什么樣的錯誤？2.從李董事長的應(yīng)對中，你學(xué)習(xí)到了什么？答案1.張秘書會前籌備工作不夠認真。秘書在工作時不能只帶眼睛，更要帶著頭腦。在審核20人名單時，他就應(yīng)該有疑問，為什么其中有一位外國人，當(dāng)不能確定人員時，應(yīng)再次與上級領(lǐng)導(dǎo)核實情況；更何況李董事長還親筆加了“請東京的李龍同志到會”一行字，如果張秘書再細心一點，這個錯誤就不會發(fā)生。2.從李董事長的應(yīng)對中，我學(xué)到了許多：首先做事細致嚴謹認真，能及時發(fā)現(xiàn)問題。其次應(yīng)變能力很強，把壞事變好事，例如：“主要請這位東京代銷商講一講東京的市場狀況和他們的對策”，這使得日本人李明的到來成為有價值的行為；“你通知公關(guān)部下午派人陪東京代銷商游覽市內(nèi)風(fēng)景名勝”，使合作伙伴能夠賓至如歸；“之后我抽出時間，再與他單獨研究如何拓寬雙方的合作”，進一步發(fā)掘合作伙伴的潛在利用價值。最后，發(fā)現(xiàn)問題、批評秘書、尋求應(yīng)變方案都是在但私下場合進行的，非常顧全大局。李董事長的這些優(yōu)秀品質(zhì)都值得我們學(xué)習(xí)。任務(wù)二會中服務(wù)一、閱讀以下案例，并回答思考題。某單位召開年度工作會議。會議頒獎儀式需播放背景音樂，辦公室主任將會議服務(wù)工作交給了林秘書。會前一天下午，林秘書將一盤事先準備好的光盤放入播放機，播放音樂進行調(diào)試，自認為萬無一失。然而會議當(dāng)天，當(dāng)頒獎儀式開始時，耳邊響起了一首與會議氛圍極不協(xié)調(diào)的流行音樂，引起參會人員的哄堂大笑。林秘書馬上意識到出錯了，急忙跑到播放室，手忙腳亂地調(diào)換音樂。原來，會前有人為了欣賞其他音樂而調(diào)換了光盤，事后也沒有將光盤及時退出。林秘書錯在哪？答案：林秘書由于疏忽，會前沒有對播放機里的光盤進行確認檢查，等到播放背景音樂時，才發(fā)現(xiàn)出了大錯，但為時已晚。秘書工作無小事，如果會務(wù)管理再嚴格一些，如果當(dāng)事人細心一點，會前對經(jīng)辦事項認真檢查一遍，這樣的事故完全可以避免。我們必須注重工作中的每個細節(jié)，凡事細致入微、精益求精，對待工作善于回頭看，力爭做到滴水不漏、嚴絲合縫，杜絕此類問題的發(fā)生。二、閱讀以下案例，并回答思考題。某日，一份會議預(yù)算公文經(jīng)財務(wù)科擬制、分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)到劉秘書這里，可他一直卻“沒收到”這份文件。等到財務(wù)科打電話來詢問為何文件沒有發(fā)送時，劉秘書十分自信地認為一定是公文處理系統(tǒng)出了問題，或是領(lǐng)導(dǎo)尚未將該文件傳過來。后來，辦公室的李主任通過“查詢收文”幫劉秘書找到了它，并通過“文件跟蹤”查出該文件已傳至劉秘書這里，應(yīng)該是劉秘書手快給刪掉了。這份文件可是幾個部門共同的勞動成果啊，當(dāng)時急得劉秘書滿頭大汗，在各種公文里找來找去，始終沒有找到彌補的辦法。劉秘書只好紅著臉找財務(wù)科的負責(zé)同事誠懇道歉，請其將此文件重走一遍流程，最后還得“厚著臉皮”向分管領(lǐng)導(dǎo)解釋，請領(lǐng)導(dǎo)重簽一遍發(fā)給自己。劉秘書錯在哪？答案發(fā)生這樣低級的錯誤，除了自身業(yè)務(wù)水平不扎實，工作不嚴謹外，最主要的原因還是劉秘書對工作缺乏一種認真負責(zé)的態(tài)度。一件“小事”上的想當(dāng)然，既浪費了領(lǐng)導(dǎo)的寶貴時間，又增加了相關(guān)同志的工作量，影響了整體工作效率。工作中，要以負責(zé)的心態(tài)和踏實的行動認真做好本職工作。對于一些帶有苗頭性的問題，要做到及時梳理，從源頭上發(fā)現(xiàn)和彌補可能出現(xiàn)的漏洞，做到防患于未然。三、閱讀下面案例，回答問題。李銳剛剛走上一個新的工作崗位。他的新工作任務(wù)是，從一些新員工原來的公司那里獲取正確的有關(guān)這些員工保險的情況。而李銳前任留下的文件非常雜亂，以至于他根本不知道下一步該怎么辦。與人事處聯(lián)系后，李銳被告知要為此開一個會，會議被安排在兩天之后，來開會的不超過8個人。會議在嘈雜中召開，持續(xù)了1個多小時，問題最后得到了解決。請回答:1.對這件事而言，開會是一個好辦法嗎?2.如果你是李銳，你會怎么做?答案1.開會也不是一個好的辦法，因為不同公司給的員工待遇是不一樣的，買的險種也是不同的，而且這是一個很私密的問題，不太適合開會來解決。2.如果我是李銳，我會選擇將我的工作要求、工作思路、需要配合的事項寫成一封電子郵件，逐一發(fā)給每一位新員工。以一對一的方式進行私下溝通和交流。四、閱讀下面案例，回答問題。在公司召開新聞發(fā)布會期間，秘書鐘苗與媒體進行了良好的溝通。她在會前為記者安排了一個介紹會，準備了詳盡的會議材料，專門辟出場地以供攝影攝像，并且給了記者充分的提問時間。發(fā)布會很成功，媒體的報道內(nèi)容翔實，很有說服力，在社會上引起了較大的反響。會后鐘苗受到了領(lǐng)導(dǎo)的表揚。鐘苗為什么被表揚？答案從辦公室的職能來看，秘書工作綜合性強，職能繁雜，擔(dān)負著信息溝通、新聞發(fā)布、內(nèi)務(wù)協(xié)調(diào)、后勤服務(wù)和機關(guān)管理等多重工作。秘書鐘苗做得很好，會議期間注意接待好新聞媒體，使其有充分時間了解信息，為報道提供便利。任務(wù)三會后落實一、閱讀下面案例，回答問題。現(xiàn)在是星期日的晚上，可是龍輝公司的秘書李銳已經(jīng)開始為明天早上的公司例會發(fā)愁了。作為秘書，李銳按照規(guī)程為每次會議都做充分準備，但是會場上大家的表現(xiàn)卻讓他坐立不安。如果總經(jīng)理不能出席的話，就總是有人遲到，而且離開的方式越來越不露痕跡。據(jù)說為了逃會，很多經(jīng)理們都在網(wǎng)上定制了“定時閃”的服務(wù)，電話會在約定的時間響起；而留在會場上的人大多數(shù)時間都心不在焉，或者干脆沉默不語，或者為了一個無關(guān)緊要的小問題而發(fā)生激烈爭執(zhí)。此外，經(jīng)常會議已經(jīng)到了預(yù)定的結(jié)束時間，可是還沒有討論會議的主要議題。后幾乎所有人都來指責(zé)會議無聊、浪費時間。大家當(dāng)然不能跟總經(jīng)理抱怨，所以李銳就成了每次會后千夫所指的人。李銳覺得很委屈，他不明白為什么會議會變成這個局面，而且因為本次會議沒有解決問題，就自然又衍生出來下一次甚至更多的會議，惡性循環(huán)，李銳幾乎快要為此抑郁了。請回答：1.你認為無效會議的危害究竟有哪些？2.什么原因會導(dǎo)致出現(xiàn)無效會議？答案1.無效會議首先意味著會議目標不能實現(xiàn)，無效會議的表現(xiàn)是“會而不議、議而不決、決而不行、行而無果”；其次，會議目標沒有實現(xiàn)意味著為此次會議投入的人力、物力、時間和金錢等成本投入都是完全浪費的；最后，當(dāng)此次會議目標未能實現(xiàn)還會帶來順延的惡性循環(huán)，進而占用更多的時間，在事實上又延誤了別的工作的開展和進行。2.什么原因會導(dǎo)致出現(xiàn)無效會議？首先是會議過程失控，會議缺少有力量、有約束力的主持人；會議目的模糊、缺少明確的議程、明確的發(fā)言時長限制；缺乏會后的有效跟蹤、反饋落實機制。二、閱讀下面案例,回答問題。某年，在xx市召開的一個全國性學(xué)術(shù)會議上，有幾位與會者都沒有買到返程的預(yù)約票，而且與會者是在會議結(jié)束后的晚上才知道的。事前與會者曾詢問過幾次，并說如果會務(wù)組有困難，他們就不麻煩會務(wù)組自己想辦法，但會務(wù)人員表示他們可以買到票。結(jié)果票沒買到，與會者只好自己趕到車站排隊買硬座票。會議本來開得很好，參觀安排得也不錯，但由于返程中發(fā)生的一些問題，這些好的印象在與會者的腦海中都被沖淡了，有的只是滿腹牢騷。請問：如果你是會務(wù)人員，該怎么做？答案應(yīng)該在事前認真與與會者溝通，一一詢問他們的要求，然后再去逐一落實。三、閱讀下面案例，回答問題。龍輝公司承辦了營銷協(xié)會召開的年會，會務(wù)組的李秘書負責(zé)與會者的返程工作。李秘書在會前的會議通知回執(zhí)中，要求與會者填寫詳細的返程信息，如返程時間、所乘坐交通工具的種類、返程地點等內(nèi)容?？紤]到會議期間，有的與會者可能在返程時間或所乘坐交通工具上有變化，所以在會期進行到一半時，李秘書又逐個找與會者核對，落實最后的返程日期、乘坐的交通工具，以及車次、班次、航班等信息。會議接近尾聲時，李秘書開始忙碌起來，統(tǒng)計需要送站的與會者名單，把他們出發(fā)的時間分成幾個集中的時間段，以便派專車送站。與會者離會的那天，李秘書提醒與會者及時與會務(wù)組結(jié)清費用，歸還所借物品，拿好自己的物品和票據(jù)，準備返程；李秘書為與會者送行后，看著他們登上送站的專車離開會場；會議結(jié)束后還有暫時不返程的與會者，需要暫住的，李秘書都給予了妥善的安置，盡量滿足他們的需要。會后，在與會者填寫的會議評估表上，李秘書的返程服務(wù)工作得到了大家的一致好評。請結(jié)合李秘書的工作情況，談?wù)劽貢鴳?yīng)怎樣做好與會者的返程工作？答案當(dāng)會議結(jié)束后，秘書需要做好與會人員返程的相關(guān)工作。主要要求如下：1.提早登記與會人員返程所需車、船、飛機票，并及時分發(fā)給與會人員。2.需要時建議和協(xié)助召開一定范圍內(nèi)的歡送會或送別宴會。3.分批送站，調(diào)配車輛。送站人員應(yīng)保持熱情的態(tài)度、禮貌的語言、周到細心，笑臉相送。4.清理結(jié)算與會人員的相關(guān)費用支出等，安全、完整歸還代為保管的物品。5.妥善安排暫留人員。會議的組織與服務(wù)工作切忌虎頭蛇尾，盡早落實與會人員的返程工作。來時接、走時送，有始有終，這會給與會人員留下良好的印象。返程車、船、機票的預(yù)定一般情況下要按先遠后近的次序安排。李秘書預(yù)先登記與會人員返回的日期和乘坐的交通工具，會中又反復(fù)確認歸程時間；調(diào)配車輛送站，使客人在會議一結(jié)束就能及時踏上歸程；對于個別需要暫住者，應(yīng)妥為安置好他們的食宿。所以，李秘書細心周到的工作，得到了與會人員的一致好評。四、閱讀下面案例，回答問題。宏盛公司召開的新產(chǎn)品開發(fā)研討會已接近尾聲，出席這次研討會的有公司各部門的經(jīng)理和研發(fā)部的全體成員。此外，公司還請了幾位專家來參加。為了避免干擾，這次會議還租借了海天飯店的會議室召開會議，開會用的設(shè)備也是租用飯店的。首先，張秘書把所有文件都收集整理好裝進包里；其次，取下為布置會場懸掛的橫幅并折疊整理好；第三，她把桌子上的茶具和煙灰缸收到一個整理箱里，拿到茶水間去清洗，洗干凈后再整齊地擺放在會議室的茶幾；最后，她把會議室凌亂的