辦公室實務(wù)（第2版）試題及答案 技能訓(xùn)練 項目七 信息工作

項目七信息工作任務(wù)一秘書信息工作一、請從信息意識的角度，談?wù)労蚊貢鵀楹螘龅竭@樣的尷尬。如果是你，你會如何妥善安排這次住宿？永恒公司即將舉辦一個“中國民營企業(yè)發(fā)展之路”研討會，會議邀請了國內(nèi)一批民營企業(yè)家來參加。為保證會議各項工作的順利進(jìn)行，公司為此專門召開了一個會務(wù)籌備協(xié)調(diào)會，將會議的各項工作都落實到專人負(fù)責(zé)。

何秘書的工作是安排與會代表的住宿工作。她去會務(wù)組王秘書那里拿到了與會通知

的回執(zhí)后，簡單地統(tǒng)計了一下、共有13個女同志，53個男同志，以2人一間，算了一

下應(yīng)該訂34個標(biāo)準(zhǔn)間、既省錢又方便。為了節(jié)省時間，她馬上打電話給承辦這次會議住宿的鴻豐賓館，要求預(yù)訂34個標(biāo)準(zhǔn)間，告訴賓館的值班經(jīng)理，5天以后他們公司的

客人就會陸續(xù)入住。

與會代表開始報到的那天上午，何秘書趕到鴻豐賓館，準(zhǔn)備迎接客人入住。令她沒有想到的是，與會代表們對她安排的房間很不滿意，提出了一大堆何秘書事先沒有考慮到的問題：有的與會代表說有失眠癥，不方便與人合住，要求換個單人間；有的與會代

表不滿意陰面的房間，要求換到陽面去；有的與會代表反映所住房間的窗戶正對著餐廳

空調(diào)的排氣口，這么吵，沒法休息，要求另換房間………諸如此類的問題層出不窮。

有個公司的老板不滿地問何秘書說:

“你這房間是怎么安排的？我在參會的回執(zhí)上已經(jīng)寫明要個單人間，因為我要辦理一些商務(wù)工作，兩人住一間不方便?！边€有3個公

司的老總對她說：“這家賓館的檔次有點低，我們想換一家星級高一些的。”何秘書連說

對不起，她會想辦法解決的。

何秘書去找賓館的經(jīng)理，希望他能配合解決與會代表們提出的問題。由于現(xiàn)在是住宿的旺季，但賓館方面考慮她們公司是老客戶了，所以做出了最大的努力，盡量滿足了代表的要求。最后，何秘書另外聯(lián)系了宜家檔次較高的賓館，滿足了對賓館星級要求較高的那3個老總。將全部與會代表都妥善安排好之后，何秘書才松了一口氣。答案：何秘書主要負(fù)責(zé)研討會中與會代表的住宿工作，與會者是國內(nèi)一批民營企業(yè)家，秘書對與會者提交的會議通知的回執(zhí)后，簡單統(tǒng)計了與會人數(shù)，按照2人一間的標(biāo)準(zhǔn)，訂34個標(biāo)準(zhǔn)間、既省錢又方便。但何秘書沒有考慮與會代表對住宿的特殊要求，沒有統(tǒng)計會議通知的回執(zhí)，必然會遇到這樣的尷尬。作為秘書要有信息的敏感度和洞察力，應(yīng)該考慮到與會代表會有一些特殊的住宿要求，要仔細(xì)統(tǒng)計會議通知的回執(zhí)，根據(jù)與會人員的要求安排住宿。二、閱讀下面案例，如果你是小茹，你應(yīng)該怎么做？小茹是公司總經(jīng)理專職秘書，對于公司高層的一些重要決策了如指掌。近期，為了精簡機構(gòu)，提高辦事效率，公司決定辭退一部分員工。前兩天，公司人力資源部和總經(jīng)理易經(jīng)商量了初步的裁員名單，名單讓小茹用電腦打印了一份。公司內(nèi)部對于裁員事件也是議論紛紛。這天，小茹到市場部經(jīng)理這里取年度報表，市場部王經(jīng)理堅持要小茹把裁員名單給他看看，他才把年度報表給她，小茹不知所措。答案：由于秘書的位置特殊，經(jīng)常有人求你辦事。無論是對公司內(nèi)部的職員，還是對公司外面的客人，不合理的或自己做不到的請求，當(dāng)然要拒絕，拒絕時要闡明自己的理由，提出自己的建議。公司裁員屬于公司保密信息，不能用來交換年度報表，秘書不能超越自己的權(quán)限泄露機密，給領(lǐng)導(dǎo)的工作造成被動。小茹可以說明自己的工作權(quán)限，建議市場部經(jīng)理向公司總經(jīng)理要裁員名單。任務(wù)二信息的收集任務(wù)三信息的整理、傳遞一、孫主任在接待李教授的信息傳達(dá)工作中，哪些地方做的不到位？某大學(xué)李教授打長途電話給某市機械廠，告知他同意邀請，后天飛抵該市，前來為機械廠授課，并請機械廠屆時到機場接一下。該機械廠王秘書接了電話，滿口答應(yīng)。后天到了，當(dāng)李教授走出機場時，左右環(huán)顧，無人接站，等了十多分鐘，李教授自己打車去了機械廠。在前臺，問他們是否知道他來廠，辦公室孫主任說知道，已經(jīng)安排好了。李教授奇怪地問，怎么沒去接站？孫主任恍然大悟，拍著腦門說："對不起，忘了。"原來是王秘書打電話向?qū)O主任做了匯報，孫主任匆匆安排了李教授的住房后，把派車接人的事忘記了。

答案以上差錯的原因都在于沒有記錄或記錄不準(zhǔn)確。用口頭傳遞經(jīng)營管理信息的可靠性很差，也很不規(guī)范。前臺的王秘書沒有做電話記錄，孫主任接到秘書的匯報后也沒有記錄，只安排了住房，忘記了接站這件事。二、閱讀下面案例，談?wù)勑×?、老師、科長分別采用了何種信息傳遞方式，為什么他們會選擇該種方式？

某市一家工廠，由于老產(chǎn)品積壓，資金虧欠，瀕臨倒閉。2018年年初，這家工廠的生產(chǎn)科長聽說一種新產(chǎn)品有發(fā)展前途，就提出轉(zhuǎn)產(chǎn)該產(chǎn)品的建議。為此，廠長專門召開了辦公會議，對轉(zhuǎn)產(chǎn)問題作初步討論。可是會上卻引來與會者的一連串的提問：新產(chǎn)品經(jīng)過可行性論證沒有？市場預(yù)測是怎么說的？是否屬于專利產(chǎn)品？授產(chǎn)后幾年能扭虧為盈？面對這一連串問號，生產(chǎn)科長一時無語，會議決定暫緩轉(zhuǎn)產(chǎn)。

廠長辦公室秘書小林，雖只有?？莆幕潭龋珔s有股鉆勁，在征得廠長的同意后，根據(jù)《市場信息報》的信息，向某大學(xué)技術(shù)開發(fā)公司發(fā)出了函電，請求給予技術(shù)咨詢，并匯去500元作為咨詢費。該公司接電后，即安排一位老師加班加點，為工廠查閱了國內(nèi)外有關(guān)資料和專利，并復(fù)制成冊寄到該廠，生產(chǎn)科長如獲至寶，在廠長辦公會上，向與會者詳細(xì)匯報了該產(chǎn)品的性能和發(fā)展前景，并提供了某大學(xué)開發(fā)公司查閱的有關(guān)資料。會議經(jīng)過討論，同意轉(zhuǎn)產(chǎn)。轉(zhuǎn)成新產(chǎn)品后，該廠以年創(chuàng)收逾百萬的利潤，引起了省內(nèi)外同行的注目。秘書小林也受到廠長的表揚。

答案小林向某大學(xué)技術(shù)開發(fā)公司發(fā)出了函電，請求給予技術(shù)咨詢，采用了電信傳遞方式；老師為工廠查閱了國內(nèi)外有關(guān)資料和專利，并復(fù)印成冊寄到該廠，采用了文字傳遞的方式；生產(chǎn)科長在廠長辦公會上，向與會者詳細(xì)匯報了該產(chǎn)品的性能，并提供了某大學(xué)開發(fā)公司查閱的有關(guān)資料，采用了語言傳遞與文字傳遞的方式，使用的材料是某大學(xué)開發(fā)公司查閱的有關(guān)資料，是未經(jīng)任何改動的原件，是令人信服的歷史證據(jù)。任務(wù)四信息的校核、開發(fā)、利用、儲存一、閱讀下面案例，談?wù)勀銓γ貢畔⒐ぷ鞯恼J(rèn)識。張林從秘書專業(yè)畢業(yè)，剛到某石油集團(tuán)公司行政辦公室工作時，辦公室主管讓他負(fù)責(zé)了解與分析石油市場價格運行情況，不定期提交報告，為公司提供石油原料購買與儲運方面的決策建議。張林覺得自己的任務(wù)并不難完成，所以當(dāng)主管問他有沒有困難時，他毫不遲疑地回答:“沒問題。”可是不久他發(fā)現(xiàn)完成這項工作不僅有問題，而且問題很大。當(dāng)時正值美英發(fā)動伊拉克戰(zhàn)爭前夕，海灣石油價格呈直線上升趨勢，而國內(nèi)石油價格由于進(jìn)口關(guān)稅下調(diào)卻呈下降趨勢。張林據(jù)此在提交的第一份報告中建議：減少國際采購量,增加國內(nèi)采購量。他的報告很快就被退了回來，上面批示的意見是：情報不實。明明是真實的市場油價，怎么卻被判定為不實呢？張林百思不得其解，只好去請教主管，主管告訴他，受運輸?shù)纫蛩氐挠绊?，國際石油價格對國內(nèi)石油市場的影響需要一定的時間，現(xiàn)在進(jìn)口石油的到岸價，是國際市場一段時間以前的價格。所以，目前國內(nèi)油價下跌是短期的，很快就會上升。這之后歐佩克為穩(wěn)定油價決定增加產(chǎn)量，扼制了油價繼續(xù)大幅攀升，但是，美伊戰(zhàn)爭一觸即發(fā)，張林覺得油價上漲的大趨勢還是必然的。于是他撰擬了第二份報告，建議在國際油價相對平衡時，增加期貨購進(jìn)，以防止油價繼續(xù)上調(diào)使公司受損。當(dāng)他第二天把報告交上去后，當(dāng)天即被退回，上司批：情報過時。他趕快上網(wǎng)查閱，情況使他目瞪口呆：伊拉克戰(zhàn)爭已經(jīng)爆發(fā)，油價繼續(xù)大幅攀升。在石油制品價格未發(fā)生較大變化的情況下，按現(xiàn)在油價購進(jìn)石油原料，將使公司嚴(yán)重虧損。連續(xù)兩次受挫，張林的自信幾乎完全喪失了。這之后，他采取了自認(rèn)為慎重的態(tài)度，再也沒有提交新的報告，覺得這樣做雖不能立功，但也不至于惹禍。不料有一天總經(jīng)理卻來自找他，對他進(jìn)行了嚴(yán)厲的批評，巴格達(dá)突然被美軍占領(lǐng)，薩達(dá)姆下落不明，伊拉克戰(zhàn)爭已無懸念，國際油價受此影響迅速下跌，而張林對此信息無任何反應(yīng)。后來又是歐佩克干預(yù)，才使油價止跌回升，到總經(jīng)理找他時，油價已恢復(fù)到“9.11”前的水平。造成公司喪失了低價購進(jìn)的最好時機。答案：張林所從事的是信息的收集和利用工作。做好這項工作，除了悟性之外，還必須要掌握專門的知識，具備熟練的技能。張林接收信息被動，處理信息草率，信息的價值完全靠直覺來辨別，出現(xiàn)問題是必然的。出現(xiàn)問題之后又不認(rèn)真從自身找原因，沒有主動學(xué)習(xí)，虛心求教，而是消極被動，這樣就導(dǎo)致他的工作出現(xiàn)更大的問題。閱讀材料，將反饋的信息編寫成信息簡報。xx電池有限公司是一家蓄電池行業(yè)的龍頭企業(yè)，自身擁有完善試驗、檢測手段，采用德國、日本、臺灣等地進(jìn)口知名品牌的先進(jìn)的設(shè)備，是我縣及至全國的知名生產(chǎn)企業(yè)。檢測中心工作人員多次走訪該企業(yè)主要是幫助企業(yè)解決進(jìn)口檢測設(shè)備檢測技術(shù)難題。檢測中心專家通過溝通詢問，查閱技術(shù)文件，實地觀看和操作檢測設(shè)備等多種方式，本著科學(xué)精確、方便企業(yè)，高效服務(wù)的原則，幫助企業(yè)解決計量檢測中存在的困難并提出了具體實施方案。檢測中心工作人員對企業(yè)的幫扶，不論大小，一視同仁，平等對待，但又根據(jù)企業(yè)的需求不同，提供差別化服務(wù)。引導(dǎo)和鼓勵名牌培育創(chuàng)建企業(yè)加強標(biāo)準(zhǔn)化、計量等技術(shù)基礎(chǔ)工作，嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)組織生產(chǎn)，鼓勵有條件的企業(yè)采用國外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)和國際標(biāo)準(zhǔn)，積極推行卓越績效管理模式、5S管理、質(zhì)量管理體系認(rèn)證等先進(jìn)的質(zhì)量管理方法，加強企業(yè)質(zhì)量文化建設(shè)，強化企業(yè)質(zhì)量誠信意識，建立健全質(zhì)量誠信制度xx電池有限公司下一步將加強對我縣重點支柱企業(yè)的走訪，不斷深化服務(wù)內(nèi)涵，改進(jìn)服務(wù)方式，幫扶更多企業(yè)提升計量技術(shù)檢測和管理水平。答案：檢測中心幫扶企業(yè)注重針對性計量檢測是解決企業(yè)計量管理薄弱的有力措施，也是市場監(jiān)管部門履行計量管理職責(zé)的重要舉措。日前，xx縣檢測中心深入企業(yè)零距離服務(wù)，幫企業(yè)解決計量檢測難題，提高了企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量，深受企業(yè)好評。xx電池有限公司是一家蓄電池行業(yè)的龍頭企業(yè)，自身擁有完善試驗、檢測手段，采用德國、日本、臺灣等地進(jìn)口知名品牌的先進(jìn)的設(shè)備，是我縣及至全國的知名生產(chǎn)企業(yè)。檢測中心工作人員多次走訪該企業(yè)主要是幫助企業(yè)解決進(jìn)口檢測設(shè)備檢測技術(shù)難題。檢測中心專家通過溝通詢問，查閱技術(shù)文件，實地觀看和操作檢測設(shè)備等多種方式，本著科學(xué)精確、方便企業(yè)，高效服務(wù)的原則，幫助企業(yè)解決計量檢測中存在的困難并提出了具體實施方案，深受企業(yè)好評。面對眾多企業(yè)，檢測中心工作人員表示，大企業(yè)有大企業(yè)的困難，小企業(yè)有小企業(yè)的長處，對企業(yè)的幫扶，不論大小，一視同仁，平等對待，但又根據(jù)企業(yè)的需求不同，提供差別化服務(wù)。同時，引導(dǎo)和鼓勵名牌培育創(chuàng)建企業(yè)加強標(biāo)準(zhǔn)化、計量等技術(shù)基礎(chǔ)工作，嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)組織生產(chǎn)，鼓勵有條件的企業(yè)采用國外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)和國際標(biāo)準(zhǔn)，積極推行卓越績效管理模式、5S管理、質(zhì)量管理體系認(rèn)證等先進(jìn)的質(zhì)量管理方法，加強企業(yè)質(zhì)量文化建設(shè)，強化企業(yè)質(zhì)量誠信意識，建立健全質(zhì)量誠信制度。對于微型企業(yè)，根據(jù)實際情況采取了多項措施予以幫扶。強化對微型企業(yè)人員的計量知識培訓(xùn)，提升微型企業(yè)質(zhì)量從業(yè)人員素質(zhì)和企業(yè)質(zhì)量管