辦公室實(shí)務(wù)（第2版）課件 項(xiàng)目六安全管理

項(xiàng)目六安全管理能掌握值班工作事務(wù)處理的方法與技巧能將值班內(nèi)容準(zhǔn)確記錄，能分清事情的輕重緩急，找到合理的處理方法能力目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo)了解值班任務(wù)與要求明確值班工作規(guī)范與程序了解值班工作事務(wù)處理方法與技巧知識(shí)目標(biāo)素養(yǎng)目標(biāo)明確秘書要工作嚴(yán)謹(jǐn)，認(rèn)真負(fù)責(zé)明確建立秘書職業(yè)意識(shí)，有良好的職業(yè)操守，不落事、不誤事，嚴(yán)謹(jǐn)行事

任務(wù)一值班工作任務(wù)描述某公司職員小吳第一次周末在辦公室值班，他的主要任務(wù)是接聽電話以及接待臨時(shí)客戶。請(qǐng)問辦公室王主任應(yīng)從哪些方面著手進(jìn)行培訓(xùn)呢？值班任務(wù)與要求值班工作規(guī)范值班工作程序一二三理論知識(shí)五四六值班內(nèi)容的記錄值班安排表的制作值班工作事務(wù)處理的方法與技巧一、值班任務(wù)與要求值班的涵義值班是指各類企事業(yè)單位，在一段時(shí)間內(nèi)，由專人擔(dān)負(fù)處理全部工作的方式和制度。值班工作是正常工作時(shí)間以及正常工作時(shí)間以外的延伸。值班任務(wù)與要求

辦理上司交辦的事項(xiàng)

上傳下達(dá)溝通內(nèi)外

認(rèn)真處理來函、來電

負(fù)責(zé)接待工作

掌握上司的外出活動(dòng)情況

協(xié)調(diào)處理安全保衛(wèi)工作二、

值班工作規(guī)范

堅(jiān)守值班崗位

認(rèn)真處理事務(wù)

做好值班記錄

熱情接待來訪者

加強(qiáng)安全保衛(wèi)三、值班工作程序1.制定值班制度與值班規(guī)定6.值班結(jié)束交接班5.重大事件做值班報(bào)告2.編制值班安排表3.通知并給領(lǐng)導(dǎo)班子發(fā)放值班表4.值班人員做值班記錄

（一）做好公務(wù)接洽工作

（二）掌握匯報(bào)情況的技巧

（三）處置突發(fā)事件、緊急情況四、值班工作事務(wù)處理的方法與技巧盡快作出合理的反應(yīng)準(zhǔn)確了解具體情況積極主動(dòng)做好預(yù)測問明情況，做好記錄重要情況，及時(shí)報(bào)告謹(jǐn)防“假冒”，避免失誤公務(wù)接洽的職責(zé)范圍按照接洽事項(xiàng)的性質(zhì)采取適當(dāng)?shù)霓k法處理建立健全公務(wù)接洽制度值班表一般包括值班的具體時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容，領(lǐng)班人及電話，值班人，值班任務(wù)，注意事項(xiàng)等。值班安排好以后，要事先通知有關(guān)部門及人員，并將值班表發(fā)到每位領(lǐng)班人及值班人員手中，讓其做好準(zhǔn)備。五、值班安排表的制作六、值班內(nèi)容的記錄

（一）值班日志時(shí)間日

時(shí)

分—

日

時(shí)

分值班人記事代辦事項(xiàng)內(nèi)容承辦事項(xiàng)接班人簽字處理結(jié)果六、值班內(nèi)容的記錄（二）值班報(bào)告（三）來人登記與接待記錄外來人員登記表樣式序號(hào)姓名性別單位乘坐車輛攜帶物品辦理事項(xiàng)進(jìn)入時(shí)間出門時(shí)間備注（四）電話記錄（五）處理值班電話（六）交接班六、值班內(nèi)容的記錄

（一）值班日志時(shí)間日

時(shí)

分—

日

時(shí)

分值班人記事代辦事項(xiàng)內(nèi)容承辦事項(xiàng)接班人簽字處理結(jié)果任務(wù)實(shí)施

辦公室王主任應(yīng)著手培訓(xùn)以下內(nèi)容：值班任務(wù)與要求，值班工作規(guī)范與程序，值班時(shí)事務(wù)處理的方法與技巧，及時(shí)接打電話，認(rèn)真填寫值班記錄表。能夠做好文件保密、會(huì)議保密、通訊保密能夠使用辦公設(shè)備時(shí)做好保密工作能力目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo)了解秘密的等級(jí)、保密工作的要求掌握文件保密、會(huì)議保密、通訊保密掌握使用辦公設(shè)備保密的環(huán)節(jié)知識(shí)目標(biāo)素養(yǎng)目標(biāo)任務(wù)二保密工作明確秘書要建立保密意識(shí)，能根據(jù)要求做好辦公室保密工作明確秘書要不畏磨難，勇于進(jìn)取明確秘書要踐行社會(huì)主義核心價(jià)值觀，熱愛祖國、熱忱職業(yè)、忠于職守、愛崗敬業(yè)任務(wù)描述某測繪局郝秘書在撰寫一份涉外絕密文件時(shí)，接到了朋友電話，請(qǐng)他赴宴。他說自己正在起草一份邊境地理信息系統(tǒng)規(guī)劃批復(fù)文件，婉言謝絕了朋友。文件打印好后，外事辦王秘書來領(lǐng)取，結(jié)果在騎自行車返回機(jī)關(guān)的途中不慎將公文包丟失。第二天下午，一位外商根據(jù)公文包中的名片找到了王秘書，予以歸還。王秘書立即將文件交給正在和外賓會(huì)談的主任閱批，然后通過移動(dòng)電話通知有關(guān)部門辦理。請(qǐng)分析案例中的秘書人員違反了哪些保密制度，秘書人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)保密制度。保密工作的含義和內(nèi)容秘密的種類一二理論知識(shí)三四秘書部門的保密工作保密工作的要求一、保密工作的含義和內(nèi)容保密工作的含義秘密是指在一定的時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。將秘密控制在一定時(shí)間和范圍內(nèi)稱為保密。保密工作是指特定組織及其成員為達(dá)到保守組織秘密的目的所采取的一切手段和措施。保密工作的內(nèi)容保密工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，從宏觀角度來看，其內(nèi)容包括制定保密法律、法規(guī)以及組織內(nèi)部相應(yīng)的保密規(guī)章，建立保密機(jī)構(gòu)，開展保密宣傳教育，研制開發(fā)和應(yīng)用保密技術(shù)，進(jìn)行保密檢查督促，查處泄密事件，開展保密理論研究等方面。

（一）按秘密的性質(zhì)分

（二）按秘密等級(jí)分

（三）按秘密存在的方式分二、秘密的種類有形秘密無形秘密絕密級(jí)機(jī)密級(jí)秘密級(jí)國家秘密商業(yè)秘密企業(yè)內(nèi)部秘密內(nèi)部級(jí)三、保密工作的要求加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全機(jī)構(gòu)依法管理，完善制度積極防范，突出重點(diǎn)既確保秘密，又便利工作應(yīng)用技術(shù)，嚴(yán)防竊密確定秘密范圍要準(zhǔn)確確定秘密等級(jí)要合適確定保密期限要合理變更密級(jí)和保密期限要及時(shí)四、秘書部門的保密工作

Contents3.器材保密2.會(huì)議文件保密1.場館保密會(huì)議保密6.傳達(dá)和宣傳保密5.人員保密4.時(shí)間保密9.銷毀Contents3.標(biāo)識(shí)2.審核與簽批1.定密文件保密ContentsContents5.傳遞4.繕校Contents6.轉(zhuǎn)運(yùn)8.清退7.保管與翻印保密環(huán)節(jié)4.社交媒體保密3.電子郵件通信保密2.傳真通信保密1.電話通信保密通信保密3.使用計(jì)算機(jī)保密2.使用電子設(shè)備的錄音拍照和錄制視頻等功能時(shí)要保密1.使用復(fù)印機(jī)保密辦公設(shè)備保密任務(wù)實(shí)施作為秘書人員一定要有保密意識(shí)第一，郝秘書不應(yīng)向好友透露自己正在做的具體工作內(nèi)容；第二，王秘書粗心大意將保密文件丟失應(yīng)立即采取措施，第一時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，并積極主動(dòng)尋