淺議秘書的參謀活動

淺議秘書的參謀活動摘要：參謀是秘書的一項職能，但絕不是一般意義上的參謀，更不是古代門客性質(zhì)的“謀士”。秘書的參謀活動對領(lǐng)導(dǎo)活動有著重要的作用。為了全面認識秘書的參謀活動，從而提高秘書的工作效率。從提高我國秘書參謀活動的重要性出發(fā)，針對秘書參謀活動所出現(xiàn)的偏見，闡述了秘書應(yīng)如何做個好參謀，以及秘書所應(yīng)具備的參謀素養(yǎng)。關(guān)鍵詞：秘書參謀活動秘書的參謀活動，是以秘書部門和秘書人員為主體，以所在管理系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)者為對象，以輔導(dǎo)正確決策為目標(biāo)，以出謀獻策為手段，影響領(lǐng)導(dǎo)者決策的過程。秘書的參謀活動既不能否定也不能夸大，所以正確認識秘書的參謀活動，對輔導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策和提高秘書自身的素養(yǎng)有著重要的意義參考文獻【1】宋斌著，秘書學(xué)系統(tǒng)湖北人民出版社，2000參考文獻【1】宋斌著，秘書學(xué)系統(tǒng)湖北人民出版社，2000【2】范立榮主編，現(xiàn)代秘書學(xué)教程首都貿(mào)易經(jīng)濟大學(xué)出版社2005一、秘書參謀活動的定位（一）提高秘書參謀活動重要性的認識首先，提高秘書的參謀活動是經(jīng)濟全球化的需要。隨著中國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，秘書參與對外事務(wù)也越來越多，在對外談判、洽商、接待外賓和出外考察，引進外資和對外投資與合作的過程中，秘書人員起到重要的參謀作用【3】夏文，淺議秘書的參謀素養(yǎng)湖北師范學(xué)院報（哲學(xué)社會科學(xué)版）第2期，2007.11【4】趙中利，現(xiàn)代秘書心理學(xué)北京高等教育出版社2004【3】夏文，淺議秘書的參謀素養(yǎng)湖北師范學(xué)院報（哲學(xué)社會科學(xué)版）第2期，2007.11【4】趙中利，現(xiàn)代秘書心理學(xué)北京高等教育出版社2004【5】張清明，秘書參謀職能概論武漢大學(xué)出版社2001其次，隨著社會的發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)工作的客觀需要的變化，秘書的服務(wù)方式和內(nèi)容也在不斷拓展，領(lǐng)導(dǎo)更需要的是秘書的參謀輔助作用，秘書不僅要熟悉國家方針政策，掌握國內(nèi)外經(jīng)濟技術(shù)的最新方向，了解企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營管理，而且還要具備較強的運籌謀劃能力、綜合協(xié)調(diào)、隨機應(yīng)變和綜合分析能力，輔助領(lǐng)導(dǎo)做好決策以及決策的貫徹落實。秘書的參謀活動對領(lǐng)導(dǎo)決策起著舉足輕重的作用。秘書正確的參謀活動能大大提高領(lǐng)導(dǎo)的決策效率，而參謀不當(dāng)反而會誤導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)的決策，以至于出現(xiàn)重大失誤。因此，提高秘書的參謀活動不僅是經(jīng)濟和社會的發(fā)展需要，而且是秘書服務(wù)方式與內(nèi)容變化的需要。再次，提高秘書參謀活動是辦公自動化的需要?，F(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)進入管理系統(tǒng)和辦公設(shè)備的更新直接影響著秘書參謀方法的變革。秘書在參謀活動中對單一對象的認識不再是孤立、靜止、片面的。辦公自動化的出現(xiàn)要求秘書熟練地掌握現(xiàn)代辦公設(shè)備的性能與操作方法，保證參謀活動的進步性，從而提高參謀活動的效率。最后，秘書參謀職能是秘書工作的重要職能，參謀職能具有完善領(lǐng)導(dǎo)思想，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，同時對領(lǐng)導(dǎo)工作有提醒的作用。提高秘書的參謀活動，能夠使秘書更好的發(fā)揮出參謀輔助作用。（二）秘書參謀活動存在的偏見及其認識目前我國存在的對秘書參謀活動存在兩種偏見，一是否定秘書的參謀活動；二是夸大秘書的參謀活動。第一種觀點認為，秘書的工作不過是收收發(fā)發(fā)、抄抄寫寫、接接電話、送客人，什么輔助決策、參謀職能都是杜撰出來的。這些認識都是錯誤的，社會發(fā)展的今天，充滿了競爭。一個領(lǐng)導(dǎo)者的遇到的情況更加復(fù)雜，更加需要別人的參謀輔助，以保證決策的正確性、科學(xué)性。企業(yè)秘書部門及秘書人員的參謀活動，除了為領(lǐng)導(dǎo)決策獻計獻策外，還更多地表現(xiàn)在日常工作中的建議和意見，草擬文稿、處理信息、提供辦會的建議和方案等等，都是一種參謀活動。第二種觀點認為，秘書的參謀活動等同于“思想庫”、“智囊團”，這種觀點也是錯誤的，秘書的參謀活動是一種有限的出謀獻策性的參謀活動，它不具有獨立性，秘書的參謀活動是從領(lǐng)導(dǎo)的主觀意圖出發(fā)，力求符合客觀實際的思維活動。秘書只在領(lǐng)導(dǎo)的職能范圍內(nèi)提出的參謀建議，才具有針對性和實際參考價值。對于秘書在參謀工作中的這兩種偏見，關(guān)鍵是要調(diào)節(jié)心態(tài)、擺正位置，用實際行動來證明一切。二、秘書做好參謀工作應(yīng)具備的基本素養(yǎng)秘書參謀效應(yīng)的好壞，參謀輔助作用的大小，直接取決于秘書素養(yǎng)的高低。秘書的建議，在不同時機、不同場合提出時效果也大不一樣。所以，要做個好參謀，必須正確理解時機與場合的重要性。再次，參謀工作中，適當(dāng)?shù)姆椒ㄒ彩潜夭豢缮俚?。作為一個有責(zé)任心的秘書，在發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)決策或意見有錯誤和失誤時，應(yīng)對其提出忠告和建議，而所提忠告和建議能否為領(lǐng)導(dǎo)所采納，不僅取決于建議內(nèi)容的正確性，更取決于秘書提供建議時的方法和藝術(shù)。其一，要“多獻可，少否定”，在秘書向領(lǐng)導(dǎo)進諫時要多以正面去闡述自己的觀點，甚至必要時還要保留自己的觀點，少從反面去否定和批駁領(lǐng)導(dǎo)的意見，甚至要有意回避或迂回變通。其二，要多“引水”少“開渠”，戴爾·卡耐基曾說：“如果你僅僅提出建議，而讓別人自己去得出結(jié)論，讓她覺得這個想法是他自己的，這樣不更聰明嗎？”，作為一個聰明的秘書，向領(lǐng)導(dǎo)提忠告和建議時，不要直接去點破領(lǐng)導(dǎo)的失誤、偏差之所在，或越俎代庖地做出自以為正確的決策，而是要盡量用引導(dǎo)、試探、征詢意見的方式，向領(lǐng)導(dǎo)簡明起決策、意見本身與實際不相符合，使領(lǐng)導(dǎo)在參考秘書所提出的建議資料后，水到渠成地做出正確的結(jié)論。㈢要“謀而有度”、“謀而有備”、“謀而有理”、“謀而有據(jù)”做個好參謀，必須掌握好“度”。所謂“度”，就是秘書在參與決策過程中應(yīng)考慮該不該向領(lǐng)導(dǎo)提供意見，提供怎樣的意見，什么時候提供，以何種方式提供，提供的意見可能起到的作用和效果等。一定要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖提供有價值的信息、資料和建議，切不可不顧領(lǐng)導(dǎo)的意圖而把自己的意見或觀點強加給領(lǐng)導(dǎo)。例如，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在公共場合處理某件事時，由于缺乏充分的思想和精神準備，加之對情況掌握得不全面，就可能一時拿不出恰當(dāng)?shù)膶Σ?，這時如果跟隨的秘書不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)允許就當(dāng)眾亮出自己的看法，即使意見很正確，領(lǐng)導(dǎo)也是斷然不能接受的。所以，做個好參謀，秘書進言必須掌握好“度”。做個好參謀，也必須謀而有備。所謂“備”，就是秘書為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考意見時，要掌握充分的資料，要做到有理有據(jù)。比如，上世紀60年代初，毛澤東派秘書田家英到農(nóng)村對當(dāng)時農(nóng)村的現(xiàn)狀作了一次詳細調(diào)查，調(diào)查回來后田家英建議中央搞一個人民公社，毛主席采納了田家英的建議。正因為田家英作的調(diào)查，掌握了充分的資料，他的建議才會被采納。所以，秘書要當(dāng)好參謀就一定要做好調(diào)查研究，做到有備而謀?！爸\而有理”，要想做個好參謀，秘書必須理論聯(lián)系實際，向領(lǐng)導(dǎo)提供建議必須有足夠的理論依據(jù)，能夠以理服人。例如：三年困難時期劉少奇的秘書在回家探親時，對公共食堂做了一次調(diào)查，回機關(guān)向劉少奇同志反應(yīng)了農(nóng)民吃不飽甚至有餓死人的情況。劉少奇秘書所提的建議正是聯(lián)系了當(dāng)時的實際情況，所以他的建議才會為劉少奇所重視。做個好參謀，必須“謀而有據(jù)”。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，必須深入領(lǐng)會和貫徹領(lǐng)導(dǎo)的意圖，提出的建議必須來源于現(xiàn)實而不是憑空想象出來的。才能在決策中發(fā)揮有效的作用。少奇同志根據(jù)秘書調(diào)查回來的情況，從1961年下半年開始親自深入湖南農(nóng)村，與農(nóng)民同吃同住同勞動，整整調(diào)查了40多天，總結(jié)出了公共食堂的4條缺點，并及時向當(dāng)時在長沙的毛澤東匯報了調(diào)查到的真實情況，正因為少奇同志的有據(jù)而謀，在1962年的七千人大會上中央宣布停辦公共食堂。㈣正確處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系也是秘書做個好參謀的前提條件之一。兩只困倦的刺猬，由于寒冷而擁在一起?？梢驗楦髯陨砩隙奸L著刺，于是它們離開了一段距離，但因為冷得受不了，于是又湊到一起。幾經(jīng)折騰，兩只刺猬終于找到一個合適的距離：既能互相獲得對方的溫暖而又不被扎。刺猬法則就是人際交往中的心理距離效應(yīng)。秘書要做個好參謀，應(yīng)該與領(lǐng)導(dǎo)保持親密關(guān)系，這樣做可以贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任。但還需要與領(lǐng)導(dǎo)保持心理距離，避免在工作中喪失原則。秘書決不能自持聰明，跟著感覺走，有意無意地顯示自己“高明”，甚至越位，擅做主張，也不能不