開業(yè)慶典活動(dòng)策劃及開曼鋁業(yè)年終總結(jié)會(huì)議策劃

畢業(yè)設(shè)計(jì)PAGEPAGE1開業(yè)慶典活動(dòng)策劃一、活動(dòng)主題“真心實(shí)惠，便利你我”二、活動(dòng)目的1)通過開業(yè)促銷活動(dòng)，刺激消費(fèi)群，吸引目標(biāo)消費(fèi)群及潛在的消費(fèi)群，最大限度地?cái)U(kuò)大銷售額;2)前期賣場裝飾，通過開業(yè)時(shí)店面形象的視覺傳達(dá)，宣傳企業(yè)的整體形象，提高企業(yè)在顧客及供應(yīng)商中的知名度和美譽(yù)度;3)通過報(bào)紙、DM單散發(fā)等前期宣傳造勢活動(dòng)，在地理上對(duì)消費(fèi)群進(jìn)行插位劃分；4)通過策劃一系列社區(qū)互動(dòng)活動(dòng)，加深某某超市與消費(fèi)者的相互了解與情感溝通;擴(kuò)大企業(yè)知名度，樹立某某超市“大面自己的便利店”這一社會(huì)形象。三、營銷分析通過前期市場調(diào)查可知，我們將周邊有競爭可能的商業(yè)組織分為三類。一是可完全對(duì)我們?cè)斐筛偁幒痛驌舻膶?duì)手，這類競爭對(duì)手有大成名店地下華潤社區(qū)超市；二是可對(duì)我們?cè)斐芍械瘸潭葔毫Φ膶?duì)手，亞東新城的華潤大超市；三是可占有我們小數(shù)量消費(fèi)額的小商鋪。通過營銷分析，我們確定出一些必須覆蓋區(qū)域：大成名店地區(qū)；可爭奪區(qū)域：仙林大學(xué)城的其他地區(qū)。在前期造勢與開業(yè)后DM散發(fā)活動(dòng)中對(duì)這些區(qū)域進(jìn)行有效覆蓋。四、開業(yè)工作流程1、活動(dòng)方案修改、確定；2、相應(yīng)協(xié)助公司聯(lián)系確立，腰鼓隊(duì)、廣告公司、花籃、帶Logo禮品；3、賣場裝修；4、開業(yè)檔DM商品確立；5、開業(yè)宣傳資料的設(shè)計(jì)及制作；6、前期宣傳造勢；五、開業(yè)商品促銷方案1.開業(yè)低價(jià)搶翻天活動(dòng)時(shí)間：11月25日——開業(yè)期間，全場商品超低特價(jià)，各款商品具體價(jià)格待營運(yùn)采購部門市調(diào)確定。采購部門提交DM商品時(shí)間9月10日(部分采購因特殊原因可最遲推遲到12日提交)。2.幸福美滿“袋”回家活動(dòng)時(shí)間：9月25日——9月27日活動(dòng)地點(diǎn)：收銀臺(tái)活動(dòng)內(nèi)容：顧客當(dāng)日單票消費(fèi)滿28元起，即贈(zèng)送環(huán)保袋1個(gè)?；顒?dòng)流程：環(huán)保袋制作完成后，送至財(cái)務(wù)部。由收銀部派發(fā)給各收銀臺(tái)，顧客消費(fèi)滿28元起，免費(fèi)贈(zèng)與顧客環(huán)保袋1個(gè)。環(huán)保袋預(yù)計(jì)1000個(gè)（3天）。環(huán)保袋制作1000個(gè)。3.滿48送5元，購物讓您更省錢活動(dòng)時(shí)間：9月25日——9月27日活動(dòng)地點(diǎn)：客服中心活動(dòng)內(nèi)容：開業(yè)活動(dòng)期間，顧客單張收銀小票金額滿48元，即可到服務(wù)臺(tái)換取5元“購物抵用券”一張。活動(dòng)規(guī)則：參與活動(dòng)的收銀小票當(dāng)日有效，不累計(jì)、不分零使用。金額滿48元，即可到客服中心換取5元“購物抵用券”一張；依此類推，單張收銀小票最多可換取5元“購物抵用券”三張。顧客換取“購物抵用券”后，服務(wù)人員對(duì)收銀小票加蓋“已贈(zèng)訖”字樣章。印有“已贈(zèng)訖”字樣的收銀小票，謝絕再次換取現(xiàn)金券?！百徫锏钟萌表氃谝?guī)定時(shí)間內(nèi)使用。用抵用券支付，不設(shè)找零。購物抵用券使用時(shí)間為10月1日至10月10日。效果估計(jì)：其他店開業(yè)平均每天消費(fèi)滿48元以上有533人，預(yù)估該店開業(yè)會(huì)有近300人消費(fèi)滿48元，參加換券?；顒?dòng)分工：1)營運(yùn)部：為銷售員講解活動(dòng)規(guī)則；營業(yè)員須了解活動(dòng)內(nèi)容，并在適當(dāng)時(shí)候?yàn)轭櫩瓦M(jìn)行活動(dòng)咨詢；對(duì)客服中心活動(dòng)工作人員進(jìn)行班次、人員安排。2）財(cái)務(wù)室：為抵用券券加蓋財(cái)務(wù)章，為服務(wù)臺(tái)發(fā)放抵用券，并對(duì)收回的“購物抵用券”發(fā)放表作出審核；對(duì)收銀員進(jìn)行活動(dòng)培訓(xùn)，提醒顧客注意消費(fèi)活動(dòng)信息；每日派1名財(cái)務(wù)部工作人員前往客服中心進(jìn)行抵用券和抽獎(jiǎng)券的稽查。3）防損部：對(duì)所有所有開業(yè)活動(dòng)流程進(jìn)行稽查。4)客服中心：做好抵用券發(fā)放、登記工作、加蓋贈(zèng)訖章和顧客咨詢服務(wù)工作，在超出權(quán)限或不能解答得問題做到及時(shí)上報(bào)值班店長。5）企劃部：完成活動(dòng)所有設(shè)計(jì)及布置工作（現(xiàn)場布置需賣場配合協(xié)助）。6）辦公室：“已贈(zèng)訖”章、“已兌獎(jiǎng)”章共2枚刻制（樣式企劃部在18號(hào)前提交）。4．豪禮送不停，大獎(jiǎng)等你拿活動(dòng)時(shí)間：9月25日——9月27日活動(dòng)地點(diǎn)：客服中心活動(dòng)規(guī)則：參與活動(dòng)的收銀小票當(dāng)日有效，不累計(jì)、不分零。單票滿68元，即可到活動(dòng)區(qū)抽獎(jiǎng)一次；購物金額滿136元可抽獎(jiǎng)兩次；依此類推，單張收銀小票最多可參與“豪禮送不?！背楠?jiǎng)三次，100%中獎(jiǎng)。對(duì)已用于抽獎(jiǎng)的收銀小票加蓋“已兌獎(jiǎng)”。收銀小票加蓋“已兌獎(jiǎng)”字樣后，謝絕再次參與抽獎(jiǎng)（對(duì)抽中小球有明顯凹痕或其他有失公平抽獎(jiǎng)情況下，現(xiàn)場工作人員有權(quán)請(qǐng)顧客予以重抽）。開業(yè)三天每日設(shè)獎(jiǎng)項(xiàng)如下，每日抽完為止：開業(yè)大獎(jiǎng)3名：200元購物現(xiàn)金券；一等獎(jiǎng)5名：100元購物現(xiàn)金券；二等獎(jiǎng)15名：50元購物現(xiàn)金券；三等獎(jiǎng)50名：價(jià)值10元的商品（洗滌劑、洗衣粉等）。紀(jì)念獎(jiǎng)（100%中獎(jiǎng)）：手帕紙二包（建議為價(jià)值0.3元一包）。備注：⑴本活動(dòng)獎(jiǎng)品數(shù)量有限，本超市得以等價(jià)值商品自行調(diào)換，恕不另行通知。⑵每日獎(jiǎng)項(xiàng)名額有限，獎(jiǎng)完即止。效果估計(jì)：其他店開業(yè)3天滿68元約有700人，預(yù)估某某店開業(yè)會(huì)有800人滿68元，參加此活動(dòng)?；顒?dòng)流程：1）企劃部：對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場進(jìn)行海報(bào)和現(xiàn)場布置。2）財(cái)務(wù)室：在券后加蓋財(cái)務(wù)章，并進(jìn)行券領(lǐng)取、統(tǒng)計(jì)工作。3）防損部：對(duì)活動(dòng)和發(fā)放表格作出稽查。3）食品部：提供手帕紙1000包至服務(wù)臺(tái)。4）非食部：提供售價(jià)10元商品250份至客服中心。5）辦公室：購買白色乒乓球100個(gè)（其中20個(gè)作為備用）六、開業(yè)檔DMDM板式大4K12P介紹和宣傳便利店。?？瘍?nèi)頁標(biāo)準(zhǔn)：P1（封面）：宣傳主題、主題活動(dòng)、日期及介紹；P12（封底）：詳細(xì)介紹五項(xiàng)活動(dòng)內(nèi)容；P2—5：生鮮驚爆商品； P6—8：食品驚爆商品；P9—11：非食驚爆商品，外租區(qū)域商家廣告；9月10-12日，DM商品品項(xiàng)提交。負(fù)責(zé)部門：采購部備注：某某店如有DM新商品，請(qǐng)采購聯(lián)系供應(yīng)商及時(shí)提供商品進(jìn)行拍照（拍照地點(diǎn)在其他店）9月13日商品拍照；14-16日DM設(shè)計(jì)排版；17日-18日校稿修改；19日發(fā)出印刷；22日接收DM單。七、宣傳資料負(fù)責(zé)部門：企劃部開業(yè)所需文案資料撰寫；賣場裝修，吊旗、POP；開業(yè)活動(dòng)抵價(jià)券設(shè)計(jì)制作。八、開業(yè)活動(dòng)相關(guān)申請(qǐng)審批負(fù)責(zé)部門：辦公室1.文藝演出2.氣拱門、氣柱九、前期宣傳造勢負(fù)責(zé)部門：企劃部1.DM單印刷1000份。其中500份由臨時(shí)發(fā)單員發(fā)派，剩余留有開業(yè)當(dāng)天發(fā)送。2.開業(yè)前2日（23-24日）在主要街道拉橫幅。超市人員散發(fā)DM單。橫幅設(shè)計(jì)制作負(fù)責(zé)部門企劃部十、安防9月7日《某某店開業(yè)安防預(yù)案》討論通過。9月23日聯(lián)系物業(yè)保安，開業(yè)慶典時(shí)，入場協(xié)助安防。聯(lián)系人。十一、活動(dòng)所需物料及費(fèi)用預(yù)算效果預(yù)測：通過DM單投遞到戶、賣場裝修、開業(yè)驚爆價(jià)、商品促銷方案、外場促銷活動(dòng)吸引等手段，預(yù)計(jì)開業(yè)三天平均每天銷售額2萬元。其中客單48元以上約1000人，平均每天客單68元以上約200人。費(fèi)用預(yù)算：活動(dòng)宣傳部分合計(jì)6578元。1.5元現(xiàn)金抵用券制作1000張，計(jì)135元。2.文藝表演，計(jì)1000元。3.開業(yè)檔DM單1000份×1.15元/份，計(jì)1150元。4．DM單投遞到戶費(fèi)用1000份×0.15元/份，計(jì)150元。5.幅制作費(fèi)用，計(jì)200元；6.氣拱門、氣柱一套3天租用費(fèi)用，計(jì)800元；7.紅地毯30m×4元/米，計(jì)120元；8.花籃35一個(gè)12個(gè)，采購部聯(lián)系聯(lián)營商家、合作伙伴；計(jì)420元9.賣場氛圍裝飾、空飄氣球、其他美陳費(fèi)用，計(jì)1000元。10.抽獎(jiǎng)乒乓球購置85元。11.環(huán)保袋1.5元一個(gè)×1000個(gè)，計(jì)1500元；12.章2枚，計(jì)18元。贈(zèng)品大獎(jiǎng)部分預(yù)計(jì)費(fèi)用11350元。1.抵用券預(yù)計(jì)發(fā)出800張，預(yù)計(jì)4000元；2.礦泉水發(fā)出1000包，預(yù)計(jì)300元；3.價(jià)值10元的三等獎(jiǎng)獎(jiǎng)品發(fā)出150份，預(yù)計(jì)1500元；4.“豪禮送不停，大獎(jiǎng)等你拿”抽獎(jiǎng)環(huán)節(jié)現(xiàn)金券送出，獎(jiǎng)項(xiàng)滿額預(yù)計(jì)5550元?；顒?dòng)共計(jì)：17928元XX鋁業(yè)年終總結(jié)會(huì)議策劃學(xué)生姓名：學(xué)號(hào)：指導(dǎo)教師：職稱：專業(yè)：系（部）：目錄TOC\o"1-2"\h\z\u設(shè)計(jì)說明 3一、會(huì)議背景 2二、會(huì)前準(zhǔn)備 2（一）確定會(huì)議議題。 2（二）會(huì)議議程表 4（三）會(huì)議日程表 4（四）參會(huì)人員名單 3（五）布置會(huì)場和安排座次 3（六）文件資料準(zhǔn)備 4（七）發(fā)布會(huì)議通知 4三、會(huì)中服務(wù) 4（一）簽到 4（二）引導(dǎo)代表入座………….4（三）發(fā)放會(huì)議文件……………………….…4（四）會(huì)場服務(wù) 5（五）會(huì)議秘書做好記錄工作。 5四、會(huì)后落實(shí)工作 7（一）清理會(huì)場 7(二)秘書人員及時(shí)整理會(huì)議記錄 6(三)整理會(huì)議錄音 6（四）整理出會(huì)議簡報(bào) 7(五)會(huì)議文件立卷歸檔 7（六）秘書部總結(jié) 8論文設(shè)計(jì)總結(jié) 7附件1會(huì)議通知 9附件2會(huì)議議程表 10附件3會(huì)議日程表 11附件4會(huì)議須知 12附件5會(huì)議簡報(bào) 13附件6開幕詞 14附件7閉幕詞 15XX鋁業(yè)年終總結(jié)會(huì)議策劃姓名省份市區(qū)郵編設(shè)計(jì)說明：會(huì)議是一種事先約定的、有組織的、有目的的聚眾會(huì)晤、議事或傳遞信息的行為過程，是人們?cè)谏鐣?huì)生活中處理有關(guān)問題的一項(xiàng)經(jīng)常性的行為過程，是人們?cè)谏鐣?huì)過程中處理有關(guān)有關(guān)問題的一項(xiàng)經(jīng)常性的活動(dòng)形式。是人們?yōu)榱私鉀Q某個(gè)共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進(jìn)行討論、交流的活動(dòng)，它往往伴隨著一定規(guī)模的人員流動(dòng)和消費(fèi)。作為會(huì)展業(yè)的重要組成部分。策劃關(guān)于XX鋁業(yè)年終總結(jié)，一方面有利于自己對(duì)大學(xué)三年所學(xué)知識(shí)融會(huì)貫通，系統(tǒng)地把課堂所學(xué)理論知識(shí)應(yīng)用到具體實(shí)踐中，通過會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后總結(jié)等各種必要的支持和服務(wù)工作，來籌劃整個(gè)會(huì)議的各個(gè)細(xì)節(jié)事項(xiàng)，安排好各項(xiàng)工作的準(zhǔn)備工作，不斷學(xué)習(xí)，體現(xiàn)文秘的專業(yè)性，綜合提高自己專業(yè)知識(shí)能力；另一方面，年終總結(jié)不管對(duì)每個(gè)企業(yè)來說還是個(gè)人都是一個(gè)自我肯定的方式。一、會(huì)議背景XX鋁業(yè)(三門峽)有限公司是英國XX能源開發(fā)有限公司在河南省三門峽市設(shè)立的外商獨(dú)資企業(yè)，公司生產(chǎn)設(shè)備精良、工藝流程先進(jìn)、技術(shù)力量雄厚、管理方法科學(xué)工程自投產(chǎn)以來，通過科學(xué)管理，生產(chǎn)一直比較平穩(wěn)，產(chǎn)品質(zhì)量優(yōu)良，氧化鋁一級(jí)品率達(dá)100%，深受用戶的親睞，省內(nèi)外用戶紛紛前來定貨。產(chǎn)品主要銷往河南萬基鋁業(yè)、河南神火集團(tuán)、洛陽豫港龍泉等企業(yè)。這一年來XX鋁業(yè)的業(yè)績一直在不斷上升，XX鋁業(yè)為這一年來對(duì)大家工作的肯定，也為了總結(jié)這一年來公司的成績，特此召開年終總結(jié)會(huì)議，以對(duì)大家鼓勵(lì)和表彰。二、會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備是整個(gè)會(huì)務(wù)工作的首要環(huán)節(jié)。會(huì)前準(zhǔn)備工作做得好壞，對(duì)會(huì)議的順利進(jìn)行有直接的關(guān)系。扎實(shí)的準(zhǔn)備工作，是會(huì)議得以順利召開，圓滿成功的基本保證。秘書人員在會(huì)前必須做的準(zhǔn)備工作如下幾點(diǎn)：（一）確定會(huì)議議題議題是指會(huì)議要討論的問題和要議定的事項(xiàng)。它是會(huì)議總體目標(biāo)的具體展現(xiàn)，決定著會(huì)議的性質(zhì)和方向。此次會(huì)議為中型會(huì)議，討論議題不宜過多，主要圍繞各部門這一年來的工作成績，好的有哪些，需要改進(jìn)的有哪些，最后各個(gè)部門進(jìn)行交流，互換經(jīng)驗(yàn)。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示，秘書將會(huì)議主題定為：團(tuán)結(jié)一致，再創(chuàng)新高。各個(gè)部門工作性質(zhì)、職能不同，都存在著差異，需要各部門推薦一名代表發(fā)言，會(huì)后制定出各部門的下一年的工作計(jì)劃。（二）會(huì)議議程表（附件2）會(huì)議議程是為完成議題而作出的順序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、解決的問題的大致安排，會(huì)議主持人要根據(jù)議程主持會(huì)議。（三）會(huì)議日程表（附件3）會(huì)議日程就是根據(jù)議程逐日作出的具體安排，以天為單位，是會(huì)議全程各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。（四）參會(huì)人員名單參會(huì)人員是參加會(huì)議的正式成員，包括主持人，也包括秘書人員，但不包括在會(huì)場上的其他服務(wù)人員。參會(huì)人員必須是與會(huì)議直接有關(guān)的人員，有權(quán)了解會(huì)情、提出意見、表示態(tài)度作出決定的人；能夠有助于會(huì)議達(dá)到預(yù)期效果的人；必須具備有合法身份和法定的資格。主持人是會(huì)議過程中的主持者和引導(dǎo)者，也往往是會(huì)議的組織者和召集者，對(duì)會(huì)議的正常開展和取得預(yù)期效果起著領(lǐng)導(dǎo)和保證作用。主持人：張旭（XX鋁業(yè)主管部組長）列席人：張紅艷（XX鋁業(yè)經(jīng)理）、辛欣（XX鋁業(yè)負(fù)責(zé)人）、孫芳（XX鋁業(yè)總主管）出席人：張曉鶴（生產(chǎn)車間主任）、廣小云（財(cái)務(wù)部主任）、王俊強(qiáng)（銷售部經(jīng)理）、高帥（業(yè)務(wù)部總經(jīng)理）……員工：王偉、劉明輝、程江濤、王曉琳、花蕊、許文青……（共計(jì)248人）說明：秘書組將與會(huì)人員編排分組，為方便討論問題，秘書人員根據(jù)部門類別進(jìn)行編組。出席人員名單順序按照財(cái)務(wù)部、銷售部、業(yè)務(wù)部、生產(chǎn)部等列出。（五）布置會(huì)場和安排座次會(huì)議形式為小型團(tuán)隊(duì)，根據(jù)會(huì)議討論形式來布置會(huì)場、安排座次；會(huì)場整體布局要莊重，體現(xiàn)會(huì)議主題和氣氛；主席臺(tái)是會(huì)場布置工作重點(diǎn)，設(shè)立主席臺(tái)，便于體現(xiàn)莊重氣氛和有利于會(huì)議的主持者主持會(huì)議。主席臺(tái)座次編排要先報(bào)主管上司審核，然后在主席臺(tái)入口處的墻上標(biāo)明。具體布置安排如下：1.會(huì)場形式為扇面形，給人正規(guī)嚴(yán)肅之感，與會(huì)議主題討論相統(tǒng)一。2.排列座次：秘書人員將會(huì)場劃分為若干部分，以部門為單位集中就座，與會(huì)人員由會(huì)議秘書引導(dǎo)就座。53124圖1：會(huì)議座次圖注:1、2、3號(hào)的座次依次為:張紅艷、辛欣、孫芳，4號(hào)為主持人位置，5號(hào)為代表發(fā)言人的位置3.視聽設(shè)備檢查：（1）屏幕：會(huì)議室屏幕位置、角度要合適，使演講人的頭不用離開講桌的麥克風(fēng)便能看見屏幕。（2）燈光：燈光亮度稍稍調(diào)暗，以便屏幕上的畫面清晰，但不能太暗，影響與會(huì)人員記筆記。（3）音響：檢查線路，保證所有工作人員聽清楚；檢查麥克風(fēng)，是否需要更換電池。（4）會(huì)議開始前，提前十五分鐘調(diào)好空調(diào)溫度。（5）文具準(zhǔn)備充足。（六）文件資料準(zhǔn)備1.開幕詞（附件6）2.閉幕詞（附件7）3.服務(wù)性文書資料（會(huì)議議程、會(huì)議須知等）（附件4）（七）發(fā)布會(huì)議通知1.通過XX鋁業(yè)內(nèi)網(wǎng)公告2.書面通知（附件1）三、會(huì)中服務(wù)會(huì)間工作，指的是會(huì)議從開始到結(jié)束期間秘書人員應(yīng)做的工作，包括會(huì)場組織服務(wù)、會(huì)議信息的收集與編發(fā)、會(huì)議形成文件的起草等工作。（一）簽到——使用電腦簽到電腦簽到快速、準(zhǔn)確、簡便，參加會(huì)議人員進(jìn)入會(huì)場時(shí)，只要把工作卡片放在簽到機(jī)內(nèi)，簽到機(jī)就會(huì)將與會(huì)人員的姓名、號(hào)碼傳到中心，與會(huì)者的簽到手續(xù)在幾秒內(nèi)即可辦完，將簽到卡退還本人。參加會(huì)議人員到會(huì)結(jié)果由計(jì)算機(jī)準(zhǔn)確、迅速地顯示出來。（二）引導(dǎo)代表入座參加會(huì)議的人員事先可能不熟悉會(huì)場，因此，會(huì)務(wù)工作人員要把與會(huì)者引導(dǎo)到相應(yīng)的座位上去。這樣，既方便與會(huì)者，又維持了會(huì)場秩序，保證了會(huì)議效果。秘書部負(fù)責(zé)分配三人引導(dǎo)就座。既方便與會(huì)者，又維持了會(huì)場秩序，保證會(huì)議效果。（三）發(fā)放會(huì)議文件會(huì)議中所需要的文件材料，會(huì)議工作人員應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地分發(fā)到每位與會(huì)者手中。分發(fā)會(huì)議文件和材料有兩種形式。會(huì)前分發(fā)文件和材料，可以在與會(huì)者進(jìn)入會(huì)場時(shí)，由會(huì)議工作人員在會(huì)場入口處分發(fā)給每位與會(huì)者；也可以在開會(huì)之前，按要求在每位與會(huì)者的座位上擺放一份文件材料。會(huì)中分發(fā)文件材料，可以把會(huì)議工作人員分派到各組，每人負(fù)責(zé)每組的文件材料的分發(fā)和收退。需要收回的文件材料，一般在文件的右上角，寫明收文人和收文時(shí)間，收文時(shí)要登記，以免漏收。（四）場外安排安排好場外的會(huì)議值班工作。會(huì)議值班室在會(huì)議秘書組領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)會(huì)議承上啟下、左右聯(lián)系、互相溝通、平衡協(xié)調(diào)等工作。值班人員做好相關(guān)記錄：（1）值班電話記錄。包括來電時(shí)間、來電單位、來電人員姓名、來電內(nèi)容。（2）值班接待記錄。記錄來訪人員姓名、單位、來電事由、聯(lián)系方法等內(nèi)容。（3）做好信息傳遞。及時(shí)將重要或需要緊急處理的信息向有關(guān)人員通報(bào)。（4）值班表表1：XX鋁業(yè)值班表年月日值班人：事項(xiàng)：備注：4.處理臨時(shí)交辦事項(xiàng)會(huì)議過程中，有可能發(fā)生一些意想不到的臨時(shí)變動(dòng)，會(huì)議秘書人員應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，并對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示采取應(yīng)急措施，妥善處理。（五）會(huì)議秘書做好記錄工作。會(huì)議記錄具有匯總、交流會(huì)議信息，為形成會(huì)議文件打好基礎(chǔ)的作用，不僅可作為日后查考分析的依據(jù)，也是個(gè)有法律效力的文檔。1.會(huì)議記錄單表2：XX鋁業(yè)會(huì)議記錄單會(huì)議名稱時(shí)間：年月日時(shí)——日時(shí)地點(diǎn)主持者出席者記錄人內(nèi)容缺席者理由2.會(huì)議記錄要求：記錄真實(shí)、準(zhǔn)確，始終如一，要點(diǎn)不漏。3.主管秘書王曉萍、劉苗負(fù)責(zé)記錄工作。（1）會(huì)前準(zhǔn)備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙。準(zhǔn)備好錄音機(jī)和錄音筆補(bǔ)充手工記錄。（2）開會(huì)之前提前到達(dá)會(huì)場，安排好做會(huì)議記錄的地方。（3）利用錄音機(jī)的同時(shí)，必須手工記錄。這樣可防止錄音機(jī)中途出故障而漏掉內(nèi)容。4.會(huì)議記錄內(nèi)容：（1）會(huì)議類型、時(shí)間、日期、地點(diǎn)。（2）參會(huì)主持人、主要領(lǐng)導(dǎo)。（3）缺席者請(qǐng)假條。（4）會(huì)議議題、會(huì)議發(fā)言、會(huì)議結(jié)論等。五、會(huì)后落實(shí)工作（一）清理會(huì)場1.臨會(huì)議結(jié)束，主持人及時(shí)提醒，會(huì)議服務(wù)秘書將文件資料全部收回，認(rèn)真檢查文件資料是否缺頁、缺損的情況，如有毀壞，要及時(shí)補(bǔ)救；認(rèn)真檢查與會(huì)人員有無文件或物品遺忘。2.及時(shí)清潔會(huì)議大廳，投影儀、麥克風(fēng)等設(shè)備整理好，關(guān)上空調(diào)、門窗。(二)秘書人員及時(shí)整理會(huì)議記錄要求文字精煉規(guī)范，觀點(diǎn)鮮明，條理清晰；根據(jù)會(huì)議要求，擬出情況通報(bào)，送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。會(huì)議記錄是本單位研究重大事項(xiàng)的文字依據(jù)，必須妥善管理。會(huì)議結(jié)束后，根據(jù)需要可以在保持原意的基礎(chǔ)上對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理，如需要形成會(huì)議紀(jì)要的，整理人、審核人要簽名。會(huì)議記錄本不能涂改、增刪，更不能隨意銷毀，要及時(shí)歸檔。(三)整理會(huì)議錄音整理錄音的工作，就是根據(jù)所錄語言的中心思想，刪除必要的語言、補(bǔ)充和修改不足、不恰當(dāng)以及沒有錄進(jìn)去的內(nèi)容，使整理稿成為中心明確、條理清楚、文字通順、內(nèi)容連貫的書面材料。1.刪除不必要的內(nèi)容，補(bǔ)充語句、標(biāo)點(diǎn)、標(biāo)題等。2.注意修改，對(duì)表達(dá)不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)、不確切、引文不準(zhǔn)、層次混亂、銜接不好的，都要進(jìn)行整理修改。3.送審。錄音整理好后，送給參會(huì)主管孫芳和各部門發(fā)言人、會(huì)議主持人審閱。及時(shí)將修改后的資料完善修整。（四）整理出會(huì)議簡報(bào)（附件5）會(huì)議簡報(bào)，即對(duì)會(huì)議的簡要報(bào)告，內(nèi)容一般簡明扼要。主要是反映會(huì)議的基本情況、主要精神，引導(dǎo)會(huì)議發(fā)展。(五)會(huì)議文件立卷歸檔會(huì)議文件資料的立卷歸檔，就是把有保存價(jià)值的全部會(huì)議資料進(jìn)行分類整理，有秩序、有系統(tǒng)地加以編排，完整地保存下來。1.收集整理好領(lǐng)導(dǎo)講話稿，會(huì)議文件資料，會(huì)議記錄，會(huì)議錄音，參加會(huì)議人員名單，參加會(huì)議的書面通知等材料。2.將收集的材料進(jìn)行分類、組卷、編目、填寫卷內(nèi)文件資料備考表、擬定案卷標(biāo)題、填寫案卷封面、編寫案卷目錄。3.保存。及時(shí)銷毀不再利用的紙張。（六）秘書部總結(jié)秘書部開會(huì)總結(jié)此次會(huì)議過程中的優(yōu)點(diǎn)和不足,肯定優(yōu)點(diǎn)，對(duì)于不足的地方認(rèn)真學(xué)習(xí)改正，完善會(huì)議籌備工作，便于以后更好的籌劃會(huì)議。六、論文設(shè)計(jì)總結(jié)此次畢業(yè)設(shè)計(jì)是我們從大學(xué)畢業(yè)生走向工作崗位重要的一步。從最初的選題，開題到完成設(shè)計(jì)。其間，查找資料，老師指導(dǎo)，與同學(xué)交流，反復(fù)修改，每一個(gè)過程都是對(duì)自己能力的一次檢驗(yàn)和充實(shí)。此次畢業(yè)設(shè)計(jì)是對(duì)我專業(yè)知識(shí)和專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)一次實(shí)際檢驗(yàn)和鞏固，同時(shí)也是走向工作崗位前的一次熱身。畢業(yè)設(shè)計(jì)收獲很多，比如學(xué)會(huì)了查找相關(guān)資料相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、分析，提高了自己的能力，懂得了許多知識(shí)。但是畢業(yè)設(shè)計(jì)也暴露出自己專業(yè)基礎(chǔ)的很多不足之處。比如缺乏綜合應(yīng)用專業(yè)知識(shí)的能力，對(duì)材料的不了解，等等。這次實(shí)踐是對(duì)自己大學(xué)三年所學(xué)的一次大檢閱，使我明白自己知識(shí)還很淺薄，雖然馬上要畢業(yè)了，但是自己的求學(xué)之路還很長，以后更應(yīng)該在工作中學(xué)習(xí)，努力使自己成為一個(gè)對(duì)社會(huì)有所貢獻(xiàn)的人。參考文獻(xiàn)：[1]張玲莉.秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程[M].北京：中央廣播電視大學(xué)出版社，2006年[2]文同.企業(yè)秘書管理手冊(cè)[M].北京：企業(yè)管理出版社，2002年[3]王建莊.應(yīng)用文寫作[M].鄭州：大象出版社，2006年[4]趙映誠.秘書實(shí)務(wù)[M].北京：高等教育出版社，2001年[5]鄧紹興.陳智為.秘書實(shí)務(wù)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，1996年[6]衛(wèi)曉東.秘書專業(yè)知識(shí)[M].北京：人民出版社，2009年附件1XX鋁業(yè)關(guān)于年終總結(jié)會(huì)議通知公司工作人員：為了感謝大家對(duì)企業(yè)的支持和奉獻(xiàn)，我公司決定召開年終總結(jié)大會(huì)?，F(xiàn)將會(huì)議具體事項(xiàng)通知如下：一、會(huì)議內(nèi)容：由各部門總經(jīng)理帶領(lǐng)工作人員學(xué)習(xí)、討論工作問題，總結(jié)一年的工作成果。二、主辦者：公司主管辦公室主辦，秘書部協(xié)辦。三、參加對(duì)象：公司各部門領(lǐng)導(dǎo)、部分工作人員四、會(huì)議起止時(shí)間：2010年12月21日8：30——17：50地點(diǎn)：公司總會(huì)議廳注意事項(xiàng)：請(qǐng)參會(huì)者準(zhǔn)時(shí)到達(dá)參會(huì)大廳。這次會(huì)議討論，公司領(lǐng)導(dǎo)非常重視，因此各位工作人員收到通知后，請(qǐng)認(rèn)真總結(jié)出自己近段工作情況，明確工作職責(zé)。聯(lián)系方式XX鋁業(yè)主管辦公室附件2XX鋁業(yè)年終總結(jié)會(huì)議議程至：各部門總經(jīng)理自：董事會(huì)辦公室日期：2010年12月21日主題：團(tuán)結(jié)一致，再創(chuàng)新高會(huì)議目標(biāo)：各部門再接再厲，努力再創(chuàng)新高會(huì)議議程：我們的會(huì)議將按照下面的議程進(jìn)行議程事項(xiàng)責(zé)任人時(shí)間領(lǐng)導(dǎo)致開幕詞經(jīng)理：紅艷10分鐘各部門討論近段時(shí)間工作情況各部門參會(huì)人員120分鐘各部門代表發(fā)言人進(jìn)行大會(huì)發(fā)言各部門代表發(fā)言人90分鐘領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行會(huì)議總結(jié)負(fù)責(zé)人：辛欣30分鐘領(lǐng)導(dǎo)致閉幕詞，會(huì)議結(jié)束主管：孫芳10分鐘備注：請(qǐng)?jiān)跁?huì)議前準(zhǔn)備如下內(nèi)容分析個(gè)人近期工作情況，及時(shí)反省工作不足，進(jìn)行個(gè)人總結(jié)，向部門負(fù)責(zé)人上交書面稿。附件3會(huì)議日程表 XX鋁業(yè)年終總結(jié)會(huì)議時(shí)間：2010年12月21日地點(diǎn)：公司總會(huì)議廳參加人員：公司總主管和各部門總經(jīng)理和工作人員目的：由各部門總經(jīng)理帶領(lǐng)工作人員學(xué)習(xí)、討論工作問題，總結(jié)一年的工作成果。上午8：30報(bào)到參加人員備注9：15主管致開幕詞、工作報(bào)告所有與會(huì)人員11:30各部門討論工作近況14：30各部門代表發(fā)言人發(fā)言16：00會(huì)議總結(jié)16：30閉幕詞17：50散會(huì)附件4會(huì)議須知1、請(qǐng)參會(huì)人員提前十五分鐘到場。2、會(huì)議期間請(qǐng)自覺關(guān)閉通訊工具。3、參加大會(huì)時(shí)，簽到入場。4、入場后由引導(dǎo)人員引導(dǎo)入座，請(qǐng)勿在會(huì)場內(nèi)走動(dòng)和大聲喧嘩。5、入會(huì)期間請(qǐng)勿吸煙。6、因特殊原因不能出席會(huì)議時(shí)，須向所屬部門負(fù)責(zé)人請(qǐng)假，各代表負(fù)責(zé)人和記錄人員要負(fù)責(zé)如實(shí)填寫缺席人員名單交大會(huì)秘書組。7、自覺遵守大會(huì)的各項(xiàng)規(guī)定，會(huì)中涉及公司內(nèi)部核心問題，請(qǐng)注意保密。8、妥善保管隨身攜帶的會(huì)議文件和物品，要求與會(huì)人員在會(huì)議期間不接待來訪，不請(qǐng)假，集中精力開好會(huì)議。9、不離席、不退場，以免妨礙大家。10、要共同確認(rèn)今天的結(jié)論，共同遵守散會(huì)時(shí)間。附件5XX鋁業(yè)總公司會(huì)議簡報(bào)第（2）期XX鋁業(yè)秘書部2010年12月23日編者按：12月21日我公司舉辦了關(guān)于年終總結(jié)，我公司領(lǐng)導(dǎo)非常重視這次會(huì)議，會(huì)議內(nèi)容很重要。本期將領(lǐng)導(dǎo)講話指導(dǎo)思想發(fā)給大家，望各位工作人員接到《會(huì)議簡報(bào)》后，嚴(yán)格執(zhí)行本部門的相關(guān)制度，并貫徹到個(gè)人的實(shí)際工作中。團(tuán)結(jié)一致，再創(chuàng)新高過去的一年大家的努力讓公司的業(yè)績不斷上升，希望在新的一年里，大家能自己制定新的目標(biāo)，讓新的一年更上一層樓！最后，再次強(qiáng)調(diào)，各部門主管合理的制定好下一年的計(jì)劃。盡快安排到工作中。送：公司各部門（共印20）份