《高效會議管理》

.課程綱要主持會議技巧一個中心兩個基本點會議概述會議致命傷.會議的類型和目的制定決策

解決問題交流匯報.會議是有必要的嗎？會議成本時間本錢會議直接本錢時機本錢.會議的本錢計算時間本錢＝參加會議的人數(shù)×〔與會者的準備時間＋與會者的旅行時間＋會議秘書工作＋會議效勞人員工作時間〕×與會人員平均每小時的工資會議直接本錢＝會議設施租用費＋會議場地費＋旅費、食宿費＋文件準備費時機本錢會議必須成功以回收本錢.會議是有必要的嗎？什么時候需要召開會議什么時候沒必要開會？.“必要〞的會議

會議目的單純化

會議資料有準備

會前先行溝通

書面解決無法當場決定的事項

報告內容有摘要

有負責會后考核工作的部門

案例討論：最失敗的一次會議，會議成功的關鍵.一個中心、兩個根本點會議議程會議的準備會后的跟蹤兩個根本點一個中心.會議標準流程開始歡送會議目的議程時間安排規(guī)章制度議程一：分享話題和目標交換信息產生主意/做決定/確認行動小結議程二議程三結束會議總結

安排下次會議跟進會議紀要跟進方案.準備會議哪些人參加？相關問題的主要決策人能夠提供相關意見的人員為完成工作需要了解相關信息的人員將要負責執(zhí)行會議做出的決定的人員對問題負有義務，或存在利害關系，或起作用的人員.會議議程由重要到不重要會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到后面重要議題。由不鋒利到鋒利將鋒利議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸鋒利議題,使氣氛不為難。由容易到困難讓大家漸漸融入會議進行的節(jié)奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。.會議準備工作核對清單高效會議在開始之前就開始了1.了解會議的目的2.是否一定要開會3.確定會議的形式4.安排會議的議程5.決定會議的時間6.確定會議的主持人7.決定會議的地點8.研究會場如何布置9.確定出席人數(shù)10.安排出席者座位11.是否準備會議名簽12.是否安排交通工具13.是否安排與會者住宿14.是否發(fā)出了會議通知15.確定視聽材料16.確定輔助教材17.準備會場周邊位置圖18.是否要求與會者準備資料19.確定相關資料20.是否安排會后娛樂項目并做好事先通知.會議的四個階段執(zhí)行：產生結果階段正?；悍e極工作階段爭論：摸底階段形成：安撫階段.會議結束總結會議討論結果落實行動責任人感謝與會者會議評估.會議評估這次會議對你有用嗎？是或否你暢所欲言了嗎？是或否你對會議的主持方式滿意嗎？是或否作為這次會議的結果，你知道自己將做什么嗎？是或否你有何其他意見嗎？是或否.會議記錄與會后跟進技巧會議記錄者應具有的技能與會者會后跟進主持人的會后跟進跟跟跟.主持會議與參與會議.主持人的守那么與責任營造和諧氣氛按照議程進行正確總結討論的內容引導發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言幫助與會者理清不假思索的想法尊重別人，防止出現(xiàn)會中意見一邊倒的情況減少與議題無關的爭辯和討論保持中立態(tài)度.如何開場背景：除了會議召開的背景，也可讓與會人員自我介紹，并說明對會議的期待，以促進與會人員及會議氣氛的融洽會議目的議程會議期待.與會者的守那么與責任會前充分準備會中全情投入，奉獻自己的創(chuàng)意與意見以解決問題為己任保持開放的心態(tài)，摒除部門之見盡可能多地獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發(fā)言，言之有物不進行人身攻擊防止出現(xiàn)不當?shù)闹w語言會后總結.積極傾聽的技巧什么是傾聽？傾聽與你是否同意其他人的講話是毫無關系的。傾聽就是接收到其他人所講的一切。傾聽就是理解其他人的想法。理解并不意味著接受。傾聽中的障礙聽的速度＞說的速度聽力測試1：商店打烊時.學會聽要學會聽，首先要學會沉默把所有個人見解放在一邊聚精會神，不要走神注意一些非言語的示意動作(沉默、手勢模仿、表示贊同、反對、思考、疑心、有興趣或厭倦、以及身體疲乏等等的形體姿勢或動作。)不加篩選地收集所有的觀點。.采用適宜的態(tài)度傾聽能力測試2.你是哪種態(tài)度？重新組合判斷決定支持演繹了解傾聽.積極傾聽重新組合是用另一種表達方式重復對方剛說的話或者直接引用他的話或者用自己的語言重組對方的話把對方的原意保持完整.積極傾聽重新組合是有利于溝通的重要技巧它可以檢驗本人是否聽懂了對方的意思可以證實本人聽懂了對方的意思…(檢驗服從個人動機。證實那么是關系到剛剛說話的人，這樣他便確信自己的話對方已經明白)可以使討論繼續(xù)下去：當信息已經被正確接受，我們可使對方繼續(xù)說下去、進一步表達。在曲解了本意的情況下，或是解釋得過了分，對方會立刻糾正，詳細解釋，改正錯處。.重新組合重新組合可以在會面中制造一種氣氛；某些重新組合可能會幫助那些最不熟練的交談者在公眾場合下發(fā)言，使他們的話更好被人們聽進去；使那些原本沒有理解的或是沒有聽見的人重新跟上發(fā)言者的話。.積極傾聽就是告訴對方你對他的信息的理解！積極傾聽在這兩種情況下尤其有用當你不確定對方的意思時當對方給予的是重要的，或感情上的信息時.避免中途打斷復述避免分心的舉動和手勢提問贊賞性的點頭及恰當?shù)谋砬槟抗饨佑|共情不要多說積極傾聽.聽用口去聽用耳朵聽；用眼睛看

用心聆聽聽.提問題的技巧封閉式問題你是哪里人？你多大啦？結婚了嗎？

……開放式問題這種問題需要解釋和說明，同時向對方表示你對他們說的話很感興趣，還想了解更多的內容.提問題提問題增強你的控制能力，牢記：空投指定站在對方的角度思考問題.提問題時常見的問題問題過于寬泛開始的問題太難問引導性問題可能是最封閉的問題提問之前已經表示不贊同找不到提問的內容.高效會議的八大特征1.只有在必要時才召集2.仔細籌劃過3.擬定和分發(fā)了議程表4.遵守時間5.一切按方案進行6.邀請了有經驗的人士和決策人7.作出了結論和歸納8.記錄了所有決定、建議和負責人.決策方式一致通過法多數(shù)票通過法領導決定法決定阿羅悖論.影響群體決策的因素心理定勢自尊、自信從眾行為合理化動機權威效應責任擴散、風險轉移.會議成功的小竅門在頭腦風暴會議上，絕不允許對別人的建議進行評判

竅門一視頻案例：頭腦風暴.學員演練德爾菲法(DelphiMethod).決策制定會議，一定要把方案的提出與方案的評價分開

竅門二奧美廣告─大人閉嘴請吃棒棒糖.讓每個人都有發(fā)言的時機竅門三.會議室放置一個活頁板/白報紙架/白板

竅門四郭三條麥肯錫思維導圖.制造幽默的會議氣氛竅門五奧美廣告的文字接龍游戲.適時應用切臘腸策略：對取得的成果進行歸納總結竅門六.會議達成目的的七大技巧注意人際關系選擇最正確時機鼓勵積極的發(fā)言正面發(fā)言提出并強調問題克服脾氣假想對方的反對意見目的.說服方式切身利誘煽情說服型Persuasive.Facts無可爭辯的事實ImplicationResultingfromFacts事實導出的影響、結果CounterPosition/YourPosition對方位置/我方位置.Feature特點Advantage優(yōu)勢Benefit好處123.

四種說服型方式1)AnalyticalApproach: Presentfacts,Logic&SoundReasoning曉之以理2)ConsequenceApproach: PresentReward/Punishments誘之以利 唬之以害.

四種說服型方式3)Management-By-ObjectiveApproach:PresentYourPositioninEnthusiastic,Goal-OrientedTerms 目標管理4)EmotionalApproach: PresentYourPositioninDramaticTermsThatwillAppealtoListener’sHearts&Minds動之以情.會議的四大惡習會而不議議而不決決而不行行而不實.七種會議陷阱員工會議太頻繁會議時間太長會前缺乏準備主持人話說得太多討論結構松散發(fā)言內容重復會議常流于形式.會議的十大致命傷沒有議程

跑題，偏離討論主題

主持人不能拍板決定

少數(shù)人壟斷發(fā)言，意見無法流暢地溝通

一言堂，與者迎合附會領導的想法

.會議的十大致命傷6.沒有設法先了解別人的觀點而經常打斷別人的談話，強行、迫切表達自己的觀點，造成爭辯，或彼此爭奪資源，或邀功討好，將會議作為明爭暗斗