公司刻章管理制度

公司刻章管理制度1.刻章流程1.1刻章申請(qǐng)公司職員需要在辦理相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)，如合同簽訂、證明開具等，需刻制相應(yīng)章，需提交刻章申請(qǐng)單至所在部門主管審批。1.2審批流程所在部門主管收到刻章申請(qǐng)單后，需在三個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審批，如有特殊情況，可向上一級(jí)主管申請(qǐng)延期。部門主管同意后，需簽字批準(zhǔn)，并將申請(qǐng)單及批準(zhǔn)文件交給行政部門。行政部門安排專人負(fù)責(zé)刻章流程的進(jìn)度控制、存檔管理等工作。在行政部門審核無(wú)誤后，將刻章費(fèi)用發(fā)放至財(cái)務(wù)部門處理。1.3刻章制作刻章制作需由經(jīng)過(guò)行政部門認(rèn)證的具備制作資質(zhì)的專業(yè)公司進(jìn)行制作?？陶聵邮叫璺舷嚓P(guān)法律規(guī)定，且必須保證章面嚴(yán)格按照原樣刻制，刻制后進(jìn)行驗(yàn)收不符合相關(guān)規(guī)定的需退回制作。2.刻章管理2.1刻章使用為保證公司刻章安全使用，所有刻章需存放在專門的刻章柜中，刻章柜設(shè)有特殊的鎖，僅授權(quán)人員能夠開啟。出門前需將刻章柜門鎖好，刻章柜鑰匙由專人保管，專人需認(rèn)真履行好保管工作，切勿將該鑰匙透露給未被授權(quán)人員。在使用刻章時(shí)，需確認(rèn)章面無(wú)誤，且使用的文件必須是經(jīng)過(guò)核實(shí)審核完全符合法規(guī)要求的。2.2廢章處理如有已退役的公司刻章，應(yīng)交由專人做好廢章處理，廢章需進(jìn)行刻面損毀處理并予以銷毀。在刻章柜里的刻章若有破損或過(guò)期情況應(yīng)及時(shí)更換。3.刻章違規(guī)處理3.1違規(guī)情況及其處理私刻公司印章發(fā)現(xiàn)私刻公司印章情況的，公司將調(diào)查處理，對(duì)責(zé)任人嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的追究民事、刑事責(zé)任。過(guò)期剪角或損毀若有工作人員因疏忽未及時(shí)對(duì)公司印章進(jìn)行過(guò)期的處理，發(fā)現(xiàn)后即調(diào)查處理，將依相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。亂擺亂放若有工作人員在使用刻章后，未能及時(shí)另放刻章柜，并將鑰匙交回專人保管，發(fā)現(xiàn)后即調(diào)查處理，將依相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。3.2違規(guī)人員處理對(duì)發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為的人員，公司將視情節(jié)輕重進(jìn)行下列處理：嚴(yán)重違規(guī)者，公司將進(jìn)行嚴(yán)重警告甚至辭退的處理。一次違規(guī)者，若情節(jié)較輕，公司將給予口頭或書面警告。情節(jié)較輕或經(jīng)武漢慧訊信息科技有限公司認(rèn)可后的初犯者，公司將給予紀(jì)律處分。4.刻章安全保密公司應(yīng)采取各種措施確保刻章管理的秘密性，防范有關(guān)人員泄露公司印章使用操作的知識(shí)、技能和保密印章的位置。4.1保護(hù)“刻章申請(qǐng)單”刻章申請(qǐng)單屬于公司保密資料，需存放在加鎖柜中，需定期檢查柜器與鎖狀況。4.2處理刻章信息工作人員需以最小化程度處理刻章涉及的相關(guān)信息，對(duì)攜帶刻章資料和印章移動(dòng)時(shí)，應(yīng)注意保密。4.3加強(qiáng)人員管控必須對(duì)具體的保密印章承認(rèn)人和保護(hù)印章提供保護(hù)的人，實(shí)行申請(qǐng)和授權(quán)制度，定期進(jìn)行內(nèi)部檢查，防止事故的發(fā)生和犯罪行為的產(chǎn)生。4.4保障信息安全對(duì)涉及公司刻章的相關(guān)信息，應(yīng)加強(qiáng)管理，避免在信息采集、存儲(chǔ)、傳遞和處理等環(huán)節(jié)中可能產(chǎn)生的安全漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。5.刻章追溯公司將加大刻章管理制度的宣傳力度，確保所有員工能夠充分了解公司印章使用與管理流程，提高保密意識(shí)和安全意識(shí)。同時(shí)，公司建立相關(guān)記錄檔案，并定期開展監(jiān)督檢查，確保刻章使用和管理的真實(shí)可靠性，方便追溯和監(jiān)督。同時(shí)，公司推行電子刻章管理制度，用智能印章管理平臺(tái)管理公司所有印章，實(shí)現(xiàn)真正的信息化管理。結(jié)束語(yǔ)