項(xiàng)目往來文件管理程序

密級:□密級:□秘密□機(jī)密□絕密文件編號:文件編號:HF（UHP）-435-PMD-PP-001利比亞蓋爾楊簡巴度地區(qū)五千套住房項(xiàng)目項(xiàng)目往來文件管理程序0發(fā)表使用魏國越版號用途描述編制人審核人評審人審定人批準(zhǔn)人執(zhí)行日期主編部門：工程部參編人：目錄TOC\o"1-1"\h\z1 目的 12 適用范圍 13 編號規(guī)定 14 標(biāo)準(zhǔn)格式 25 簽署 26 文件傳遞 37 電子郵件 38 調(diào)整與完善 39 其它規(guī)定 310 相關(guān)文件 411 附件 4TOC\fF\t"樣式1"\c說明：本文件執(zhí)行解釋權(quán)在工程管理部。項(xiàng)目往來文件管理程序第4頁共4頁項(xiàng)目往來文件管理程序目的為確保在利比亞間蓋爾楊簡度巴地區(qū)5000套住房項(xiàng)目（5000UnitsHousingProjectinGharyan,Libya；中文簡稱：字母簡碼：5KUHP項(xiàng)目代碼：435）執(zhí)行過程中，規(guī)范管理中國宏福集團(tuán)（簡稱：CHFG詳見附件）及利比亞住房項(xiàng)目相關(guān)管理單位；中國宏福集團(tuán)利比亞項(xiàng)目國內(nèi)總部（簡稱：CHFGB詳見附件）；中國宏福集團(tuán)利比亞項(xiàng)目總指揮部（簡稱：CHFGS詳見附件）與業(yè)主（Housing＆InfrastructureBoardofLibya(HIB)）、監(jiān)理、供貨廠商及其它相關(guān)單位之間的往來文件，特制定本程序。適用范圍本程序適用于利比亞間蓋爾楊簡度巴地區(qū)5000套住房項(xiàng)目執(zhí)行過程中，利比亞住房項(xiàng)目相關(guān)管理單位各職能部門與業(yè)主、監(jiān)理、及其它供貨廠商等之間為項(xiàng)目運(yùn)作而發(fā)生的文件收發(fā)傳遞、電子郵件交流等情況。對外文件往來文件文件歸口由行政管理部統(tǒng)一管理，各相關(guān)管理部門之間或以及廠商之間往來文件歸口，由各部門自行管理。編號規(guī)定傳真、工作聯(lián)絡(luò)單、內(nèi)部工作聯(lián)絡(luò)單編號在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，利比亞住房項(xiàng)目相關(guān)管理單位與業(yè)主、監(jiān)理、其它供貨廠商等之間的傳真、信函、內(nèi)部工作聯(lián)絡(luò)單必須遵從下列編號規(guī)定：X–HF（UHP）–435-XXX/XXX-XXX順序號代碼順序號代碼標(biāo)識(001~n)接收單位/項(xiàng)目組代碼標(biāo)識接收單位/項(xiàng)目組代碼標(biāo)識發(fā)文部門/項(xiàng)目組代碼標(biāo)識發(fā)文部門/項(xiàng)目組代碼標(biāo)識項(xiàng)目代碼項(xiàng)目代碼標(biāo)識宏福建工國際工程部代碼標(biāo)識宏福建工國際工程部代碼標(biāo)識信息文件分項(xiàng)代碼標(biāo)識信息文件分項(xiàng)代碼標(biāo)識信息文件分項(xiàng)代碼定義：F傳真；L工作聯(lián)絡(luò)單；C內(nèi)部工作聯(lián)絡(luò)單。說明:當(dāng)文件在項(xiàng)目內(nèi)部發(fā)放時(shí),第5層次代碼(接收單位代碼標(biāo)識)省略；當(dāng)文件發(fā)送當(dāng)?shù)卣畽C(jī)構(gòu)、集團(tuán)公司，或現(xiàn)場同時(shí)發(fā)送多個(gè)項(xiàng)目參建/合作組織時(shí)，第5層次代碼可用000表示。會議紀(jì)要、備忘錄、通知、指令、閱批件編號在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，利比亞住房項(xiàng)目相關(guān)管理單位與業(yè)主、監(jiān)理、其它供貨廠商等之間的會議紀(jì)要、備忘錄、通知、指令、閱批件將遵從下列編號規(guī)定：X–HF（UHP）-435-XXX-XXX順序號代碼標(biāo)識(001~n)順序號代碼標(biāo)識(001~n)編制部門/項(xiàng)目組代碼標(biāo)識編制部門/項(xiàng)目組代碼標(biāo)識項(xiàng)目代碼標(biāo)識項(xiàng)目代碼標(biāo)識碼標(biāo)識宏福建工國際工程部代碼標(biāo)識宏福建工國際工程部代碼標(biāo)識信息文件分項(xiàng)代碼標(biāo)識信息文件分項(xiàng)代碼標(biāo)識記錄分項(xiàng)代碼定義：M--會議紀(jì)要；O--備忘錄；N--通知；IB–項(xiàng)目經(jīng)理指令；RA–閱批件。項(xiàng)目計(jì)劃/報(bào)告文件編號HF（UHP）–435-XXX–XXX–XXX–XXX-X后綴代碼標(biāo)識（僅用于計(jì)劃）后綴代碼標(biāo)識（僅用于計(jì)劃）順序號順序號代碼標(biāo)識(001~n)裝置區(qū)域裝置區(qū)域代碼標(biāo)識（不分裝置時(shí)以100表示）文件分類代碼標(biāo)識文件分類代碼標(biāo)識項(xiàng)目職能部門/項(xiàng)目組代碼標(biāo)識項(xiàng)目職能部門/項(xiàng)目組代碼標(biāo)識項(xiàng)目代碼標(biāo)識項(xiàng)目代碼標(biāo)識宏福建工國際工程部代碼標(biāo)識宏福建工國際工程部代碼標(biāo)識文件分類代碼定義：PLN實(shí)施計(jì)劃；SCH進(jìn)度計(jì)劃；EST費(fèi)用估算及控制；ARP年報(bào)；QRP季報(bào)；MRP月報(bào)；WRP周報(bào)；RPT工作報(bào)告。版號代碼定義：可變碼，由數(shù)字0、1、2……組成，排序規(guī)律遞增（用于年、月、周報(bào)及報(bào)告時(shí)缺?。．?dāng)文件/記錄在工程建設(shè)現(xiàn)場發(fā)生時(shí)，應(yīng)在上述文件編號的職能部門/項(xiàng)目組代碼后加“（S）”，順序號可自成系統(tǒng)。項(xiàng)目職能部門/項(xiàng)目組代碼標(biāo)識見《項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)》。外部組織代碼：承包商、監(jiān)理及供貨商的代碼應(yīng)為該外部組織的拼音縮寫，由項(xiàng)目組與外部組織在協(xié)調(diào)會期間明確。發(fā)給不同接收方、不同部門、不同種類的文件（同一文件例外）均應(yīng)重新開始編號；各職能部門/項(xiàng)目組的文件與記錄編號由工程秘書進(jìn)行管理。所有文件電子版應(yīng)存為OFFICE97/2000/2003格式，電子文件的命名應(yīng)與紙介質(zhì)文件命名相同。標(biāo)準(zhǔn)格式在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，宏福建工國際工程部項(xiàng)目部與公司總部、監(jiān)理及其它供貨廠商等之間的傳真、信函、內(nèi)部工作聯(lián)絡(luò)單、會議紀(jì)要、備忘錄、通知、工作報(bào)告、指令、閱批件必須遵從附件標(biāo)準(zhǔn)格式，工作計(jì)劃、進(jìn)度計(jì)劃、費(fèi)用估算及控制文件、年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)、周報(bào)等文件的標(biāo)準(zhǔn)格式見相應(yīng)的程序文件。起草人應(yīng)保證各項(xiàng)信息填寫完全，編號準(zhǔn)確，頁面清晰，簽署有效。簽署傳真、信函以部門或項(xiàng)目組名義發(fā)出的傳真或信函，應(yīng)有起草人和職能部門/項(xiàng)目組經(jīng)理的簽署方為有效；以項(xiàng)目名義發(fā)出的傳真或信函，應(yīng)有起草人和項(xiàng)目主任的簽署方為有效。會議紀(jì)要、備忘錄、指令、閱批件以職能部門/項(xiàng)目組名義對外的會議紀(jì)要、備忘錄、指令、閱批件，應(yīng)有職能部門/項(xiàng)目組經(jīng)理和對方同等級別的負(fù)責(zé)人或授權(quán)代表簽署方為有效；以項(xiàng)目名義對外的會議紀(jì)要或備忘錄，應(yīng)有項(xiàng)目經(jīng)理和對方同等級別的負(fù)責(zé)人或授受權(quán)代表簽署方為有效。文件傳遞項(xiàng)目發(fā)生的所有傳真、工作聯(lián)絡(luò)單、內(nèi)部工作聯(lián)絡(luò)單、會議紀(jì)要、備忘錄、通知、工作報(bào)告、指令、閱批件都必須嚴(yán)格按照“起草審核批準(zhǔn)（或簽發(fā)）分發(fā)存檔”的程序進(jìn)行，以保證文件始終處于受控制狀態(tài)。文件發(fā)出后，一般可以電話方式確認(rèn)對方是否收到。對于需要簽收或回執(zhí)的，應(yīng)按有關(guān)管理規(guī)定要求執(zhí)行，收件方應(yīng)以傳真方式返回其代表親筆簽署的回執(zhí)。對外的會議紀(jì)要、備忘錄、指令、閱批件，參加各方都應(yīng)保存原件。目錄清單及文件傳送表編號為了保證文件的分發(fā)、保持及追溯效果，職能部門或項(xiàng)目組應(yīng)按“文件傳送表或文件閱批表”的要求進(jìn)行分發(fā)，對發(fā)表或接收的正式文件建立目錄清單，其編號層次定義如下：X–HF（UHP）-435-XXX-XX順序號代碼標(biāo)識(01~n)順序號代碼標(biāo)識(01~n)項(xiàng)目職能部門/項(xiàng)目組代碼標(biāo)識項(xiàng)目職能部門/項(xiàng)目組代碼標(biāo)識項(xiàng)目代碼標(biāo)識標(biāo)識項(xiàng)目代碼標(biāo)識標(biāo)識宏福建工國際工程部代碼標(biāo)識宏福建工國際工程部代碼標(biāo)識I目錄清單代碼標(biāo)識I目錄清單代碼標(biāo)識T文件傳送表代碼標(biāo)識R文件閱批表代碼標(biāo)識注釋：當(dāng)項(xiàng)目組需要按裝置單元建立目錄清單時(shí)，可在項(xiàng)目組代碼前加裝置單元代碼標(biāo)識。文件密級本項(xiàng)目所有往來文件密級分三個(gè)密級，絕密、機(jī)密、秘密；絕密級：公司主要負(fù)責(zé)人傳閱（或由公司總經(jīng)理確定傳閱范圍）；機(jī)密級：利比亞項(xiàng)目部部門以上負(fù)責(zé)人傳閱（或由公司總經(jīng)理確定傳閱范圍）；秘密級：利比亞項(xiàng)目部內(nèi)部人員。以上密級劃分依據(jù)合同相關(guān)條款編制。電子郵件一般的對外工作和業(yè)務(wù)往來信息，如果不涉及到雙方責(zé)任或經(jīng)濟(jì)利益，為便于工作，也可以在雙方達(dá)成一致的情況下，通過電子郵件來完成。為確認(rèn)對方是否收到所發(fā)出的郵件，一是可將電子郵件設(shè)置為要求回執(zhí)的郵件，即當(dāng)對方收到并打開郵件后，網(wǎng)絡(luò)將自動(dòng)發(fā)給發(fā)郵件方回執(zhí)；二是可以通過電話進(jìn)行確認(rèn)。調(diào)整與完善在項(xiàng)目執(zhí)行過