中國石化股份有限公司運行管理制度

中國石化某股份有限企業(yè)人—一川 5 7(一)財務模塊一總帳 7 7 7 7 7 20 5、支持性文獻 24 25 5、支持性文獻 296、附加闡明 2、合用范圍 30 2、合用范圍 36 45 46 46 (八)銷售管理模塊 53 58 7、附加闡明 72 6、附加闡明 74 6附加闡明 5、2銷售(SD)業(yè)務情景 中國石化某股份有限企業(yè)ERP系統(tǒng)(如下簡稱某ERP系統(tǒng))波及到某財務、生產(chǎn)、銷售、物資供應、設備檢維修等方面，為保證某ERP系統(tǒng)運行規(guī)范、有序，保證某ERP系統(tǒng)各模塊的正常運行、高效運作，特制定本制度。第一章總則第一條.為保證某ERP系統(tǒng)的正常運行，有效地保護和運用信息技術資源，最大程度地防備技術風險，保障某信息建設的順利進行，根據(jù)《中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例》等有關法律、法規(guī)，結合某實際，制定本措施。第二條.本措施所稱某ERP系統(tǒng)，是指某ERP系統(tǒng)所覆蓋的管理和使用單位、使用人、計算機及其有關的和配套的設備、設施(含網(wǎng)絡)構成的，按照一定的應用目的和規(guī)則對信息進行采集、加工、存儲、傳播、檢索等處理的信息系統(tǒng)。第三條.某ERP系統(tǒng)的安全保護，應當保障某ERP系統(tǒng)有關聯(lián)的使用單位、使用人、計算機及其有關的和配套的設備、設施(含網(wǎng)絡)的安全，保障某ERP系統(tǒng)運行環(huán)境的安全，保障某ERP系統(tǒng)信息的安全，保障某ERP系統(tǒng)功能的正常發(fā)揮，以使某ERP系統(tǒng)的安全運行。第四條.某ERP系統(tǒng)管理小組承擔某ERP系統(tǒng)的管理工作，重要(一)監(jiān)督、檢查、指導某ERP系統(tǒng)的安全保護工作；(二)防備、查處危害某ERP系統(tǒng)安全的事件；(三)負責顧客權限的安全管理和審批登記工作；(四)負責流程的管理和流程更改的審批登記工作；(五)負責某ERP系統(tǒng)管理和安全保護的其他職責。第五條.任何單位和個人不得運用某ERP系統(tǒng)從事危害國家安全和某生產(chǎn)經(jīng)營的活動。第六條.某企業(yè)管理和使用ERP系統(tǒng)的單位、個人及有關其他機構，合用本措施。第二各模塊運行管理制度(一)財務模塊一總帳為深入強化企業(yè)財務管理，規(guī)范會計核算，保證ERP上線后順利運行，制定本制度。中國石化鎮(zhèn)海煉油化工股份有限企業(yè)(如下簡稱“企業(yè)”)及其下屬已實行ERP的子企業(yè)(如下簡稱“子企業(yè)”)。3.1財務處統(tǒng)一管理企業(yè)及子企業(yè)的會計科目。3.2財務處統(tǒng)一設定會計憑證、會計帳冊及會計報表在SAP系統(tǒng)中3.3財務處及子企業(yè)財務部門分別管理所在企業(yè)的平常財務事項，并保證其對的性和及時性。3.4財務部門有權按照有關財務制度的規(guī)定規(guī)定有關部門對其不規(guī)范事項進行必要的調(diào)整。4.1創(chuàng)立總帳科目主數(shù)據(jù)流程及規(guī)定財務處應由專人管理需新增總帳科目向中石化股份企業(yè)報批事宜。財務處及子企業(yè)財務部門需新增中石化會計科目表不存在的總帳科目時，應由有關人員填寫創(chuàng)立總帳科目申請表，由有關財務領導審批后，交財務處專管人員報中石化股份企業(yè)審批。財務處總帳科目專管人員應隨時關注中石化股份企業(yè)審批狀況，將審批通過的總帳科目添加到系統(tǒng)中，并及時告知有關人員。4.2總帳科目主數(shù)據(jù)維護流程及規(guī)定財務處及子企業(yè)財務部門應設專人管理我司總帳科目的增長、凍結和刪除，并建立對應的臺帳。有關財務人員需增長、凍結和刪除中石化會計科目表已存在的總帳科目時，應填寫總帳科目維護申請表，由有關財務領導審批后，交財務處專管人員進行維護。4.3匯率維護流程及規(guī)定企業(yè)及子企業(yè)財務部門有波及外幣業(yè)務的必須指定專人進行匯率SAP系統(tǒng)匯率為月末最終一種工作日的匯率。有關人員在進行外匯業(yè)務處理時，須根據(jù)月初第一天的匯率或業(yè)務發(fā)生時的匯率，將外幣折合成人民幣后直接填入人民幣欄目。月末，由匯率專管人員在SAP系統(tǒng)中完畢匯率重估的有關操作。4.4創(chuàng)立銀行主數(shù)據(jù)流程及規(guī)定財務處及子企業(yè)財務部門必須指定專人進行銀行主數(shù)據(jù)的維護。需創(chuàng)立銀行主數(shù)據(jù)的業(yè)務僅包括在銀行存款科目進行核算的帳戶，在其他貨幣資金下進行核算的帳戶暫不創(chuàng)立銀行主數(shù)據(jù)。有關財務人員需增長銀行主數(shù)據(jù)時，應填寫銀行主數(shù)據(jù)創(chuàng)立申請表，由有關財務領導審批后，交財務處專管人員進行創(chuàng)立。4.5稅碼維護流程及規(guī)定財務處及子企業(yè)財務部門必須指定專人進行稅碼的維護。有關財務人員需增長稅碼時，應填寫稅碼維護申請表，由有關財務領導審批后，交財務處專管人員進行維護。4.6總帳過帳流程及規(guī)定會計憑證的制證人員必須及時將有關經(jīng)濟業(yè)務錄入SAP系統(tǒng)中。會計人員在錄入波及現(xiàn)金業(yè)務時必須分報銷點填寫分派字段。會計人員在錄入波及銀行業(yè)務時必須在分派字段填寫有關銀行票據(jù)的編碼，以有助于銀企對帳。其他必須填寫分派字段的憑證，必須嚴格按事先約定進行填寫。對涉稅科目(尤其是增值稅有關科目)必須對的選擇有關稅碼。會計人員在錄入有關業(yè)務后必須進行認真細致的檢查查對，以保證有關人員因業(yè)務需要須制作預制憑證的，必須在二天內(nèi)將其過帳，以保證經(jīng)濟業(yè)務的及時性。任何SAP的操作人員不得在系統(tǒng)中寄存廢棄的預制憑證。一般狀況下，所有會計人員必須在次月2日前完畢當月所有業(yè)務的4.7月末結帳流程及規(guī)定財務處及子企業(yè)財務部門必須指定專人進行結帳管理。結帳專管人員必須在每月1日上班前打開當月帳務，并在每月帳務結束后關閉該月帳務。關帳后須重新開帳的，須由有關人員寫出書面闡明，經(jīng)有關領導審批后方可。4.8利息計算流程及規(guī)定財務處及子企業(yè)財務部門必須指定專人進行利率維護管理。有關業(yè)務人員必須及時進行必要的利息計算操作，并進行核算，在出現(xiàn)差錯時將有關狀況及時向利率維護人員反應。4.9會計憑證審核流程及規(guī)定財務部門必須按不一樣業(yè)務憑證設專人進行檢查，以保證各項經(jīng)濟業(yè)務及時、精確地在財務上進行反應。會計憑證的審核的重要內(nèi)容包括：有關經(jīng)濟業(yè)務的性質與否與會計憑證反應的內(nèi)容相一致；“參照”:填寫有關業(yè)務的附件張數(shù)(并行期間填寫中石化財務信息系統(tǒng)中的對應憑證號);“短文本”:填寫經(jīng)濟業(yè)務的性質；“長文本”:填寫憑證摘要或選擇有關選項；憑證日期、記帳日期、貨幣、業(yè)務范圍、原因代碼、業(yè)務金額總帳科目、借貸等選擇與否對的；與否對的填寫必要的分派項；對涉稅科目與否對的選擇了有關稅碼；其他按規(guī)定需填寫項目與否填寫對的。4.10報表及客戶化程序運行流程及規(guī)定化股份企業(yè)報表，該部分報表通過“中國石化ERP報表管理系統(tǒng)”以數(shù)據(jù)抽取形式進行編制；另一部分為企業(yè)及子企業(yè)管理報表，該部分報表通過SAP原則報表或運行客戶化報表程序獲得。上報中石化股份企業(yè)報表必須按財務處有關編報規(guī)定及時精確上其他客戶化程序由有關使用人員分別管理。4.11會計檔案管理流程及規(guī)定會計憑證(包括沖銷憑證及清帳憑證)必須在制證完畢后由制證人按規(guī)定格式及時打印。對于其他模塊過入的會計憑證由有關的分管人員按規(guī)定格式及時打印。有關會計憑證打印后必須連同有關原始單據(jù)一起及時送交憑證管理人員保管。憑證管理人員必須及時將收到的憑證進行分類別按次序裝訂成冊。有關分管帳務人員必須按規(guī)定格式打印自己分管理的帳冊，并于歸檔時將其按檔案管理規(guī)定裝訂成冊后交檔案管理人員。報表編制人員在所有報表編制完畢后打印保管，并于歸檔時將其按檔案管理規(guī)定裝訂成冊后交檔案管理人員。其他有關ERP管理過程中的文檔，由有關管理人員留存保管。4.12其他流程及規(guī)定ERP實行后其他須客戶化的程序，由需求人員按有關規(guī)定提出，并在完畢后由其詳細管理。ERP實行后其他須新增的流程，由需求人員按有關規(guī)定提出，由有關主管人員分析后決定與否實行。支持支持性文獻重要包括：集團企業(yè)有關ERP的有關管理制度，顧客手冊等本規(guī)定由提出并歸口。本規(guī)定起草部門：財務處本制度解釋權歸(二)財務模塊一成本2、合用范圍3.2財務處根據(jù)企業(yè)行政機構框架統(tǒng)一管理企業(yè)及子企業(yè)的成本中3.3財務處根據(jù)總帳科目主數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理企業(yè)及子企業(yè)的初級成本3.4各財務部門對所在企業(yè)的平常成本費用數(shù)據(jù)負責，保證其對的3.5各財務部門負責監(jiān)督其他模塊集成到成本模塊的信息，有權規(guī)4.1成本中心主數(shù)據(jù)維護流程及規(guī)定成本中心主數(shù)據(jù)由財務處指定專人根據(jù)企業(yè)行政機構統(tǒng)一維護。4.2成本中心原則層次維護流程及規(guī)定成本中心原則層次由財務處指定專人根據(jù)企業(yè)行政機構框架統(tǒng)一維4.3成本中心非原則層次維護流程及規(guī)定成本中心非原則層次由各財務部門根據(jù)成本核算及管理的需要自行指定專人維護。各財務部門負責對所在企業(yè)的成本中心非原則層次制定統(tǒng)一的編號及命名規(guī)則，并報財務處立案。各成本核算及管理崗位人員需要創(chuàng)立、更改或刪除成本中心非原則層次時，需填寫主數(shù)據(jù)維護審批表向財務主管領導提出申請。成本中心非原則層次維護人員根據(jù)財務主管領導審批后的主數(shù)據(jù)維護審批表在系統(tǒng)里進行維護。4.4維護成本中心分攤循環(huán)流程及規(guī)定成本中心分攤循環(huán)由各財務部門根據(jù)成本核算及管理的需要自行指定專人維護。各財務部門負責對所在企業(yè)的成本中心分攤循環(huán)制定統(tǒng)一的編號及命名規(guī)則，并報財務處立案。各成本核算及管理崗位人員需要創(chuàng)立、更改或刪除成本中心分攤循環(huán)時，需填寫主數(shù)據(jù)維護審批表向財務主管領導提出申請。成本中心分攤循環(huán)維護人員根據(jù)財務主管領導審批后的主數(shù)據(jù)維護審批表在系統(tǒng)里進行維護。4.5初級成本要素/收入要素主數(shù)據(jù)維護流程及規(guī)定初級成本/收入要素主數(shù)據(jù)由財務處指定專人根據(jù)總帳科目主數(shù)據(jù)統(tǒng)4.6次級成本要素主數(shù)據(jù)維護流程及規(guī)定次級成本要素主數(shù)據(jù)由各財務部門根據(jù)成本核算及管理的需要自行指定專人維護。各財務部門負責對所在企業(yè)的次級成本要素主數(shù)據(jù)制定統(tǒng)一的編號及命名規(guī)則，并報財務處立案。各成本核算及管理崗位人員需要創(chuàng)立、更改或刪除次級成本要素主數(shù)據(jù)時，需填寫主數(shù)據(jù)維護審批表向財務主管領導提出申請。次級成本要素主數(shù)據(jù)維護人員根據(jù)財務主管領導審批后的主數(shù)據(jù)維護審批表在系統(tǒng)里進行維護。4.7成本要素組維護流程及規(guī)定成本要素組由各財務部門根據(jù)成本核算及管理的需要自行指定專人各財務部門負責對所在企業(yè)的成本要素組制定統(tǒng)一的編號及命名規(guī)則，并報財務處立案。各成本核算及管理崗位人員需要創(chuàng)立、更改或刪除成本要素組時，需填寫主數(shù)據(jù)維護審批表向財務主管領導提出申請。成本要素組維護人員根據(jù)財務主管領導審批后的主數(shù)據(jù)維護審批表在系統(tǒng)里進行維護。4.8維護記錄關鍵指標流程及規(guī)定記錄關鍵指標由各財務部門根據(jù)成本核算及管理的需要自行指定專人維護。各財務部門負責對所在企業(yè)的記錄關鍵指標制定統(tǒng)一的編號及命名規(guī)則，并報財務處立案。各成本核算及管理崗位人員需要創(chuàng)立、更改或刪除記錄關鍵指標時，需填寫主數(shù)據(jù)維護審批表向財務主管領導提出申請。記錄關鍵指標維護人員根據(jù)財務主管領導審批后的主數(shù)據(jù)維護審批表在系統(tǒng)里進行維護。4.9生產(chǎn)作業(yè)類別維護流程及規(guī)定生產(chǎn)作業(yè)類別由各財務部門根據(jù)成本核算及管理的需要自行指定專各財務部門負責對所在企業(yè)的生產(chǎn)作業(yè)類別制定統(tǒng)一的編號及命名規(guī)則，并報財務處立案。各成本核算及管理崗位人員需要創(chuàng)立、更改或刪除生產(chǎn)作業(yè)類別時，需填寫主數(shù)據(jù)維護審批表向財務主管領導提出申請。生產(chǎn)作業(yè)類別維護人員根據(jù)財務主管領導審批后的主數(shù)據(jù)維護審批表在系統(tǒng)里進行維護。4.10作業(yè)類型計劃價格制定流程及規(guī)定作業(yè)類型計劃價格由財務處統(tǒng)一制定下達。4.11記錄關鍵指數(shù)過帳流程及規(guī)定記錄關鍵指數(shù)過帳由各財務部門有關核算崗位人員執(zhí)行，并負責過帳4.12成本中心分攤循環(huán)執(zhí)行流程及規(guī)定成本中心分攤循環(huán)由各財務部門有關核算崗位人員根據(jù)循環(huán)規(guī)則執(zhí)行，并負責檢查分攤成果的對的性。4.13成本中心作業(yè)價格計劃流程及規(guī)定各財務部門指定專人根據(jù)財務處制定下達的計劃價格在系統(tǒng)中進行4.14財務會計與管理會計對帳流程及規(guī)定4.15維護管理會計過帳期間流程及規(guī)定管理會計過帳期間由各財務部門指定專人維護。月份第一天打開管理會計過帳期間，月末關帳前要檢查如下內(nèi)容：所有的成本費用與否都已入帳，所有的內(nèi)部訂單與否都已結算，所有的分派分攤循環(huán)與否都已執(zhí)行，所有工廠的物料帳與否都已清算完畢及物料帳的價格狀態(tài)。4.16利潤中心維護流程及規(guī)定利潤中心主數(shù)據(jù)由財務處指定專人根據(jù)企業(yè)利潤考核指標統(tǒng)一維護。4.17利潤中心原則層次維護流程及規(guī)定利潤中心原則層次由財務處指定專人根據(jù)企業(yè)利潤考核指標框架統(tǒng)一維護。4.18利潤中心非原則層次維護流程及規(guī)定利潤中心非原則層次由各財務部門根據(jù)成本核算及管理的需要自行指定專人維護。各財務部門負責對所在企業(yè)的利潤中心非原則層次制定統(tǒng)一的編號及命名規(guī)則，并報財務處立案。各成本核算及管理崗位人員需要創(chuàng)立、更改或刪除利潤中心非原則層次時，需填寫主數(shù)據(jù)維護審批表向財務主管領導提出申請。利潤中心非原則層次維護人員根據(jù)財務主管領導審批后的主數(shù)據(jù)維護審批表在系統(tǒng)里進行維護。4.19利潤表帳戶組維護流程及規(guī)定利潤表帳戶組由各財務部門根據(jù)成本核算及管理的需要自行指定專人維護。各財務部門負責對所在企業(yè)的利潤表帳戶組制定統(tǒng)一的編號及命名規(guī)則，并報財務處立案。各成本核算及管理崗位人員需要創(chuàng)立、更改或刪除利潤表帳戶組時，需填寫主數(shù)據(jù)維護審批表向財務主管領導提出申請。利潤表帳戶組維護人員根據(jù)財務主管領導審批后的主數(shù)據(jù)維護審批表在系統(tǒng)里進行維護。4.20收入分派循環(huán)維護流程及規(guī)定收入分派循環(huán)由各財務部門根據(jù)成本核算及管理的需要自行指定專人維護。各財務部門負責對所在企業(yè)的收入分派循環(huán)制定統(tǒng)一的編號及命名規(guī)則，并報財務處立案。各成本核算及管理崗位人員需要創(chuàng)立、更改或刪除收入分派循環(huán)時，需填寫主數(shù)據(jù)維護審批表向財務主管領導提出申請。收入分派循環(huán)維護人員根據(jù)財務主管領導審批后的主數(shù)據(jù)維護審批表在系統(tǒng)里進行維護。4.21收入分派循環(huán)執(zhí)行流程及規(guī)定收入分派循環(huán)由各財務部門有關核算崗位人員根據(jù)循環(huán)規(guī)則執(zhí)行，并負責檢查分派成果的對的性。4.22內(nèi)部定單主數(shù)據(jù)維護(費用性支出)流程及規(guī)定內(nèi)部定單主數(shù)據(jù)由各財務部門根據(jù)成本核算及管理的需要自行指定各財務部門負責對所在企業(yè)的內(nèi)部定單主數(shù)據(jù)制定統(tǒng)一的編號及命名規(guī)則，并報財務處立案。各成本核算及管理崗位人員需要創(chuàng)立、更改或刪除內(nèi)部定單主數(shù)據(jù)時，需填寫主數(shù)據(jù)維護審批表向財務主管領導提出申請。內(nèi)部定單主數(shù)據(jù)維護人員根據(jù)財務主管領導審批后的主數(shù)據(jù)維護審批表在系統(tǒng)里進行維護。4.23內(nèi)部定單主數(shù)據(jù)維護(資本性支出)流程及規(guī)定4.24內(nèi)部訂單組維護及規(guī)定內(nèi)部定單組由各財務部門根據(jù)成本核算及管理的需要自行指定專人各財務部門負責對所在企業(yè)的內(nèi)部定單組制定統(tǒng)一的編號及命名規(guī)則，并報財務處立案。各成本核算及管理崗位人員需要創(chuàng)立、更改或刪除內(nèi)部定單組時，需填寫主數(shù)據(jù)維護審批表向財務主管領導提出申請。內(nèi)部定單組維護人員根據(jù)財務主管領導審批后的主數(shù)據(jù)維護審批表在系統(tǒng)里進行維護。4.25成本中心內(nèi)部定單結算流程及規(guī)定成本中心內(nèi)部定單由各財務部門有關核算崗位人員根據(jù)結算規(guī)則進行結算，并負責檢查結算成果的對的性。4.26報表及客戶化程序運行流程及規(guī)定按總帳模塊報表及客戶化程序運行4.27其他流程及規(guī)定ERP實行后其他須客戶化的程序，由需求人員按有關規(guī)定提出，并在完畢后由其詳細管理。ERP實行后其他須新增的流程，由需求人員按有關規(guī)定提出，由有關主管人員分析后決定與否實行。成本模塊的會計檔案按總帳模塊中的會計檔案管理的有關規(guī)定實行統(tǒng)一管理。5、支持性文獻支持性文獻重要包括：集團企業(yè)有關ERP的有關管理制度，顧客手冊等本規(guī)定由提出并歸口。本規(guī)定起草部門：財務處本制度解釋權歸(三)財務模塊一應收應付為深入強化企業(yè)財務管理，規(guī)范會計核算，保證ERP上線后順利運行，制定本制度。中國石化鎮(zhèn)海煉油化工股份有限企業(yè)(如下簡稱“企業(yè)”)及其下屬已實行ERP的子企業(yè)(如下簡稱“子企業(yè)”)。3.1財務處負責對客戶、供應商主數(shù)據(jù)中的財務信息進行維護。3.2各子企業(yè)負責管理所在企業(yè)的客戶及供應商主數(shù)據(jù)的創(chuàng)立和維3.3有關部門增長了客戶、供應商主數(shù)據(jù)后應立即以書面形式告知財務部門追加財務信息。3.4財務部門有權對客戶、供應商主數(shù)據(jù)的維護進行監(jiān)督、審核。4.1財務客戶及供應商主數(shù)據(jù)創(chuàng)立流程及規(guī)定企業(yè)及子企業(yè)財務部門必須指定專人負責對客戶及供應商主數(shù)據(jù)中的財務信息進行創(chuàng)立和維護，并負責監(jiān)督、審核有關供應商、客戶所有客戶及供應商主數(shù)據(jù)的統(tǒng)馭科目必須按照客戶及供應商的性質設定為應收帳款及應付帳款有關科目?？蛻艏肮讨鲾?shù)據(jù)專管人員在創(chuàng)立主數(shù)據(jù)時，首先必須認真檢查該客戶或供應商在SAP系統(tǒng)中與否已經(jīng)創(chuàng)立。SAP系統(tǒng)內(nèi)部自動編碼。假如某一客戶或供應商屬中石化集團或股份的下屬單位，應首先檢查中石化集團及股份企業(yè)下屬單位編碼信息表，假如存在該單位，則以外部給碼方式增長該客戶或供應商，假如不存在該單位，則必須以規(guī)定的方式向中石化股份企業(yè)申請編碼，待審批同意并下發(fā)編碼后再以外部給碼方式增長該客戶或供應商。專管人員在創(chuàng)立某一客戶或供應商時必須認真檢查該單位信息與否已經(jīng)對應創(chuàng)立成為供應商或客戶，假如已經(jīng)創(chuàng)立，則須將已創(chuàng)立的供應商或客戶的編碼填入該新建客戶或供應商主數(shù)據(jù)的對應字段中。4.2員工主數(shù)據(jù)創(chuàng)立流程及規(guī)定員工主數(shù)據(jù)由企業(yè)及子企業(yè)財務部門負責報銷人員或指定其他專專管人員在創(chuàng)立員工主數(shù)據(jù)時必須讓有關人員提供該員工的真實的身份證號碼、工號及其他必要信息。任何人不得以任何虛擬信息創(chuàng)“E2230”+(五位數(shù)員工工號)。4.3客戶、供應商主數(shù)據(jù)維護流程及規(guī)定財務客戶、供應商及員工主數(shù)據(jù)的有關專管人員負責客戶、供應商主數(shù)據(jù)的維護。專管人員應隨時關注有關主數(shù)據(jù)信息的變化狀況并及時進行修改?？蛻?、供應商主數(shù)據(jù)有關部門和人員有義務就有關單位的信息變動及時向專管人員提供變動信息。任何單位和個人不得以任何形式規(guī)定專管人員向客戶、供應商主數(shù)據(jù)中添加不真實的信息或將原先信息修改為不真實信息。專管人員有義務將原先上線時已存在部分虛擬信息逐漸修改為真實信息。4.4一般應收應付過帳流程財務人員應及時查看采購單狀況，并按規(guī)定進行修正和過帳處理。財務部門在應將有關非采購單發(fā)票對的、及時地過帳到SAP系統(tǒng)財務人員對于應收帳款及應付帳款以外的客戶和供應商掛帳認真查對所選的尤其總帳標志，以保證有關業(yè)務對的過帳到對應的科目財務部門在收付款時應對該客戶或供應商的預收、預付及應收、應付款狀況進行全方位的關注，對有關狀況及時與有關部門聯(lián)絡，并對于非常狀況及時采用必要措施。預付及應收、應付款狀況，發(fā)現(xiàn)問題立即與財務部門聯(lián)絡，并采用必應收、應付的清帳工作應盡量在收付款的同步進行，如有特殊狀況必須單獨清帳時，應在清帳憑證的“憑證昂首文本”中輸入清帳摘要1-1234/14-4567/1-1111”等),同步必須保證帳務處理的對的性與及4.5員工借款及報銷流程及規(guī)定財務部門在員工借款時，應根據(jù)借款單據(jù)，通過尤其總帳標志將借款過帳到“其他應收款—員工”科目下。財務部門在員工報銷時，應根據(jù)報銷單據(jù)，通過發(fā)票的形式將報銷款過帳到“其他應付款—員工”科目下。其他應收與其他應付的清帳工作應盡量在收付款的同步進行，如有特殊狀況必須單獨清帳時，必須保證帳務處理的對的性與及時性。4.6應收應付會計憑證審核流程及規(guī)定財務部門應按應收、應付業(yè)務憑證的不一樣性質設專人進行檢查，以保證各項經(jīng)濟業(yè)務及時、精確地在財務上進行反應。應收、應付會計憑證審核的重要內(nèi)容包括：有關經(jīng)濟業(yè)務的性質與否與會計憑證反應的內(nèi)容相一致；“參照”:填寫有關業(yè)務的附件張數(shù)(并行期間填寫中石化財務信息系統(tǒng)中的對應憑證號);“昂首文本”:填寫經(jīng)濟業(yè)務的性質；“長文本”:填寫憑證摘要或選擇有關選項；憑證日期、記帳日期、貨幣、業(yè)務范圍、業(yè)務金額等填寫與否總帳科目、借貸等選擇與否對的；與否對的填寫必要的分派項；對與否對的選擇了有關稅碼及有關稅費計算與否對的；與總帳科目有關的各項內(nèi)容與否符合總帳模塊管理的有關規(guī)其他按規(guī)定需填寫項目與否填寫對的。從其他模塊過入的會計憑證應認真審核其業(yè)務的對的性、及時性以及必要的輸入項與否齊全、完整、符合規(guī)定等，如發(fā)現(xiàn)問題因及時通過合適途徑規(guī)定有關部門和人員進行修正。4.7應收、應付月末結帳流程及規(guī)定財務處及子企業(yè)財務部門必須指定專人進行結帳管理。結帳專管人員必須在每月1日上班前打開當月帳務，并在每月帳務結束后關閉該月帳務。關帳后須重新開帳的，須由有關人員寫出書面闡明，經(jīng)有關領導審批后方可。4.8報表及客戶化程序運行流程及規(guī)定化股份企業(yè)報表，該部分報表通過“中國石化ERP報表管理系統(tǒng)”以數(shù)據(jù)抽取形式進行編制；另一部分為企業(yè)及子企業(yè)管理報表，該部分報表通過SAP原則報表或運行客戶化報表程序獲得。上報中石化股份企業(yè)報表必須按財務處有關編報規(guī)定及時精確上其他客戶化程序由有關使用人員分別管理。4.9其他流程及規(guī)定ERP實行后其他須客戶化的程序，由需求人員按有關規(guī)定提出，并在完畢后由其詳細管理。ERP實行后其他須新增的流程，由需求人員按有關規(guī)定提出，由有關主管人員分析后決定與否實行。應收、應付模塊的會計檔案按總帳模塊中的會計檔案管理的有關規(guī)定實行統(tǒng)一管理。支持支持性文獻重要包括：集團企業(yè)有關ERP的有關管理制度，顧客手冊等本規(guī)定由提出并歸口。本規(guī)定起草部門：財務處本制度解釋權歸(四)財務模塊一資產(chǎn)2.1中國石化鎮(zhèn)海煉油化工股份有限企業(yè)(如下簡稱“企業(yè)”)及其下屬已實行ERP的子企業(yè)(如下簡稱“子企業(yè)”)。2.2本制度所指的資產(chǎn)包括固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、長期待攤費用、待攤費用及在建工程。3.1財務處及子企業(yè)財務部門分別管理企業(yè)和子企業(yè)的平常財務事項，并保證其對的性和及時性。3.2財務部門有權按照有關財務制度的規(guī)定規(guī)定有關部門對其不規(guī)范事項進行必要的調(diào)整。3.3財務部門有權規(guī)定有關部門提供完整的有關資產(chǎn)事項的數(shù)據(jù)。3.4財務部門有權規(guī)定有關部門對本單位固定資產(chǎn)的詳細信息進行4.1創(chuàng)立資產(chǎn)主數(shù)據(jù)4.1.1各類資產(chǎn)分別由有關崗位財務人員根據(jù)各自的權限負責創(chuàng)立資4.1.2固定資產(chǎn)核算人員根據(jù)審核無誤的資產(chǎn)交付明細表及其他原始單據(jù)創(chuàng)立固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)。4.1.3由物裝企業(yè)直接領料形成的固定資產(chǎn)，資產(chǎn)管理人員需根據(jù)填寫對的的物料領用單創(chuàng)立資產(chǎn)主數(shù)據(jù)。4.1.4有施工方的在建工程項目，由在建工程核算人員根據(jù)綜管處計劃及項目管理單位簽訂的協(xié)議創(chuàng)立AUC物料號。(AUC號是指SAP中在建工程的物料或設備等編號，下同)。4.1.5企業(yè)內(nèi)部領在建工程項目的物料且未建AUC號的，由各部、處室領料人員根據(jù)綜管處計劃填寫對的的物料領用單，經(jīng)部、處領導審核并蓋確認交財務部門。由有關財務部門在建工程核算人員創(chuàng)立AUC物料號。4.1.6暫無計劃但確實需要發(fā)生領料的在建工程項目，由綜管處下發(fā)計劃并貫徹項目管理單位后，由有關的財務部門在建工程核算人員創(chuàng)立AUC物料號。4.1.7所有科研項目和煉油五部、質管中心及各處室外委修理項目領料，由施工單位編制物料領用單并經(jīng)項目管理單位審核工程用料后，由在建工程核算人員創(chuàng)立AUC物料號。4.1.8煉油一至四部、化工部等領修理物料，應根據(jù)機動處工單運行程序進行領料，并由在建工程核算人員根據(jù)工單的數(shù)據(jù)信息創(chuàng)4.2維護資產(chǎn)主數(shù)據(jù)4.2.1各資產(chǎn)所在單位根據(jù)各自權限，由專人維護固定資產(chǎn)資產(chǎn)主數(shù)據(jù)中的有關信息，如寄存地點、出廠編號等。對于本單位無權維護的信息，由資產(chǎn)所在單位填制固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)維護申請單提交財務部門審核。4.2.2財務部門資產(chǎn)管理人員根據(jù)經(jīng)審核后的固定資產(chǎn)維護申請單，維護有關資產(chǎn)主數(shù)據(jù)。4.2.3AUC主數(shù)據(jù)由財務部門在建工程核算人員負責平常維護。4.3物裝領料流程及規(guī)定企業(yè)內(nèi)部單位領物裝企業(yè)在建工程物料(工單除外),根據(jù)財務部門創(chuàng)立的AUC物料號到物裝企業(yè)領料。有計劃，有協(xié)議的資本性在建工程項目，施工單位根據(jù)項目號到物4.3.3無協(xié)議的資本性在建工程項目。施工單位與項目管理單位聯(lián)絡，由項目管理單位將項目號、項目名稱、施工單位、項目計劃額及項目聯(lián)絡人以書面形式并加蓋公后提供應財務部門，由在建工程財務管理人員建AUC物料號后，施工單位據(jù)項目號到物裝企業(yè)領料。企業(yè)內(nèi)部零購、部分更新項目的核銷。物裝企業(yè)必須嚴格執(zhí)行項目投資計劃，對實際狀況變更，確需超計劃的投資的項目，必須首先報項目計劃管理單位審批，經(jīng)同意后方可采購，同步，由項目計劃管理單位向財務部門下發(fā)追加計劃。物裝發(fā)料后，財務部門在建工程核算人員應及時作好有關的帳務處理，并將SAP有關報表與項目管理單位共享。該項目完畢后財務部門在建工程項目核算人員將此項目鎖定，不再容許物裝企業(yè)發(fā)料。在建工程核算人員應及時做好“SAP物料維護表”的平常維護和審核工作。若發(fā)現(xiàn)差錯，則注明原因，從SAP系統(tǒng)中放入退料庫，月中、月未物裝企業(yè)必須及時提供發(fā)票清單并將EDI發(fā)到財務處及基物裝企業(yè)提交的發(fā)票清單數(shù)據(jù)必須完整、精確，如提料人、內(nèi)部訂資產(chǎn)號等必須填寫齊全。財務處及子企業(yè)資產(chǎn)核算人員必須及時查對發(fā)票清單并進行發(fā)票校驗，若有差異及時告知物裝企業(yè)并辦理退料。經(jīng)財務處及子企業(yè)財務部門與物裝財務雙向確認后，開具發(fā)票。對于因計劃變更或其他原因取消原有項目或項目變更，在建工程核算人員可將已開票領物料退回物裝企業(yè)。待財務處與項目管理單位核定后處理。物裝企業(yè)對發(fā)料到各AUC號的在建物料的信息全面負責，保證在建工物裝企業(yè)對發(fā)料到工單上的在建物料的信息全面負責，保證在建工程項目、領料單位與工單上的項目和施工單位相一致，保證物料信息完整、精確無誤。資產(chǎn)平常過帳流程及規(guī)定4.3.1各單位財務部門資產(chǎn)核算人員必須及時將有關經(jīng)濟業(yè)務錄入SAP系統(tǒng)中。4.3.2資產(chǎn)憑證中的業(yè)務類型必須對的選擇，以保證報表記錄無誤。4.3.3資產(chǎn)核算人員在錄入有關業(yè)務后必須進行認真細致的檢查查對，以保證其對的性。4.3.4在建工程核算人員在供資產(chǎn)交付明細表時，還必須提交對應的電子數(shù)據(jù)表格。4.3.5資產(chǎn)憑證所有錄入完畢，財務處需與基建財務查對過渡科目余額，并及時查找差異原因。4.3.6固定資產(chǎn)類別、折舊方式和折舊年限發(fā)生變更，不得在主數(shù)據(jù)中直接更改，須用轉儲記帳處理。4.3.7固定資產(chǎn)發(fā)生內(nèi)部調(diào)撥，不得直接更改成本中心，必須按事業(yè)部內(nèi)部調(diào)撥和事業(yè)部間調(diào)撥分別采用添加時間間隔和轉儲記帳4.4運行折舊流程及規(guī)定4.11.1資產(chǎn)折舊運行包括固定資產(chǎn)折舊運行及長期待攤費用、待攤費用和無形資產(chǎn)的攤銷。4.11.2資產(chǎn)折舊運行一般應于每月末所有資產(chǎn)均已入帳后執(zhí)行。資產(chǎn)折舊運行由各單位財務部門的固定資產(chǎn)核算人員負責執(zhí)行。4.11.3固定資產(chǎn)核算人員在運行折舊前，需與各類資產(chǎn)有關崗位人員確認其負責資產(chǎn)的折舊或攤銷額與否對的以及所有資產(chǎn)與否都已入帳完畢，以保證折舊運行無誤。4.5固定資產(chǎn)年結流程及規(guī)定4.5.1在年結前，各單位財務部門資產(chǎn)管理人員必須對有關資產(chǎn)進行詳細查對，保證帳卡、帳帳一致。4.5.2年結時，由資產(chǎn)管理人員負責進行科目統(tǒng)馭及更改財政年度。4.5.3關閉前一年度會計月份及啟動新年度會計月份與其他模塊一起由專人統(tǒng)一進行，資產(chǎn)模塊不單獨處理。4.6其他流程及規(guī)定5、支持性文獻支持支持性文獻重要包括：集團企業(yè)有關ERP的有關管理制度，顧客手冊等本規(guī)定由提出并歸口。本規(guī)定起草部門：財務處本制度解釋權歸為保證設備管理及維修所需數(shù)據(jù)的及時、精確錄入，實現(xiàn)與財務、物裝模塊的有效集成，規(guī)范業(yè)務流程，保證SAP系統(tǒng)的有序運行，特合用于各運行部門、檢修部門及機動處的設備檔案管理工作；合用于各運行部的設備、管道、閥門及工作區(qū)域發(fā)生的平常維修和計合用于檢修部門的檢修過程管理；合用于維修費和大修理工程費的控制；創(chuàng)立維修告知單，維修工單并審批、下達工單；創(chuàng)立防止性維修的任務清單、維修方略、維修項目、維修計劃并調(diào)用，維護工單的結算規(guī)則、技術完畢工單、工單財務結算、業(yè)務完畢工單。3.1各運行部(包括電氣、儀控部等，如下同)操作工、電儀檢修工根據(jù)巡檢及設備運行狀況負責及時創(chuàng)立維修告知單(故障匯報),必要時設備員也可創(chuàng)立告知單；3.2各運行部設備員負責及時審核處理告知單，根據(jù)狀況負責創(chuàng)立、下達維修工單，并過程控制工單的執(zhí)行；負責將執(zhí)行工單的狀況(檢修記錄等)錄入工單并技術完畢工單，同步完畢告知單；負責建立防止性維修的任務清單、維修項目和維修計劃，經(jīng)有關人員審核后調(diào)用計劃生成工單；負責提供建立和修改主數(shù)據(jù)的內(nèi)容和書面匯報；3.3各運行部設備副主任負責檢查告知單及設備員的處理狀況，審核維修工單；負責審核和組織編制、修改維修計劃；有修改主數(shù)據(jù)的權限，可以審批設備員的建立修改主數(shù)據(jù)的匯報，并可授權設備員修改主數(shù)據(jù)；對使用企業(yè)PM模塊狀況負責，并根據(jù)本部門的詳細狀況，不停地提高完善計算機輔助設備管理水平；3.4機動處領導和主管人員負責查詢告知單及工單的處理狀況，并按管理規(guī)定審查對應的維修工單；負責審核和責令修改二級單位上報的維修計劃；審核重要與通用設備的防止性維護任務清單負責提供版本、供應商主數(shù)據(jù)；對企業(yè)PM模塊使用負責，不停提高完善計算機輔助設備管理水平；3.5財務處財務人員負責維護工單的結算規(guī)則，并將工單中的費用進行財務結算，并業(yè)務完畢工單；3.6技術支持人員負責按照各運行部提出的需求創(chuàng)立維修方略；負責提供的建立修改主數(shù)據(jù)的書面格式，審查建立主數(shù)據(jù)的匯報，并有建立主數(shù)據(jù)的職責；3.7各級設備管理人員應及時按工單和項目查詢MRO模塊物料轉儲單、發(fā)貨單等數(shù)據(jù)和按工單、項目、成本中心查詢FICO模塊的各項3.8財務處、物裝企業(yè)應提供對應權限，以便機動系統(tǒng)查詢管轄范圍內(nèi)的有關數(shù)據(jù)或報表。物裝企業(yè)編制的備件查詢方式必須以便各運行部設備人員查詢，并及時補充完善備件清冊，發(fā)現(xiàn)問題積極服務到3.9最終顧客(設備模塊使用人員)可以書面提出客戶化和權限申請，但需經(jīng)有關人員同意后方可實行；4.1備品配件清單主數(shù)據(jù)(BOM)維護流程及規(guī)定各運行部設備員負責按技術支持人員提供的格式提出建立BOM備件主數(shù)據(jù)的內(nèi)容和書面匯報，由運行部設備副主任、機動處審批，經(jīng)技術支持人員技術確認后輸入系統(tǒng)。運行部設備員負責提出修改BOM主數(shù)據(jù)的內(nèi)容和書面匯報，由運行部設備副主任審批后，輸入系統(tǒng)，并報機動處和技術支持人員立案。4.2工作中心主數(shù)據(jù)(WC)維護流程及規(guī)定各運行部設備員負責按技術支持人員提供的格式提出建立工作中心主數(shù)據(jù)的內(nèi)容和書面匯報，由運行部設備副主任、機動處審批后，技術支持人員技術確認并輸入系統(tǒng)。運行部設備員負責提出修改工作中心主數(shù)據(jù)的內(nèi)容和書面匯報，由運行部設備副主任審批并授權后，輸入系統(tǒng)，并報機動處和技術支持人員立案。4.3功能位置主數(shù)據(jù)(FL)維護流程及規(guī)定各運行部設備員負責按技術支持人員提供的格式提出建立功能位置主數(shù)據(jù)的內(nèi)容和書面匯報，由運行部設備副主任、機動處審批后，技術支持人員技術確認并輸入系統(tǒng)。運行部設備員負責提出修改功能位置主數(shù)據(jù)的內(nèi)容和書面匯報，由運行部設備副主任審批并授權后，輸入系統(tǒng)，并報機動處和技術支持人員立案。4.4設備主數(shù)據(jù)(EQ)維護流程及規(guī)定各運行部設備員負責按技術支持人員提供的格式提出建立設備主數(shù)據(jù)的內(nèi)容和書面匯報，由運行部設備副主任、機動處審批后，技術支持人員技術確認并輸入系統(tǒng)。運行部設備員負責提出修改設備主數(shù)據(jù)的內(nèi)容和書面匯報，由運行部設備副主任審批并授權后，輸入系統(tǒng)，并報機動處和技術支持人員立案。4.5版本、供應商主數(shù)據(jù)維護流程及規(guī)定機動處主管人員負責按技術支持人員提供的格式提出建立修改版本、供應商主數(shù)據(jù)的內(nèi)容和書面匯報，由技術支持人員技術確認并輸入系4.6測量點和計量憑證記錄流程及規(guī)定各運行部設備員負責按技術支持人員提供的格式提出建立測量點主數(shù)據(jù)的內(nèi)容和書面匯報，由運行部設備副主任、機動處審批后，技術支持人員技術確認并輸入系統(tǒng)。運行部設備員負責提出修改測量主數(shù)并報機動處和技術支持人員立案。各運行部應在有關設備中及時輸入設備運轉時間、動設備振動測量、壓力容器、安全閥的檢查時間和安全等級、電氣的電量記錄等測量點的計量憑證。4.7工單維修管理流程及規(guī)定4.7.1各運行部操作工、電儀檢修工負責創(chuàng)立維修告知單，及時輸入現(xiàn)場缺陷發(fā)生的時間、對象(裝置或設備)、故障狀況、匯報人等數(shù)據(jù)。必要時設備員也可創(chuàng)立告知單。4.7.2各運行部設備員及時審核處理告知單，并負責創(chuàng)立維修工單，填寫工單類型、對象(裝置或設備)、計劃員組、工單描述、動工單人(寫在工單描述中)、施工時間、作業(yè)類型、優(yōu)先級、版本(費用來源)、工序、服務供應商(施工單位)、物料、成本中心等數(shù)據(jù)。4.7.3各運行部設備副主任及時查詢告知單及設備員的處理狀況，審核維修工單，并按管理規(guī)定上報有關部門審核。4.7.4經(jīng)審核的工單由創(chuàng)立該工單的設備員下達，同步產(chǎn)生物料采購申請(PR)。打印檢修作業(yè)票和工單及物料發(fā)放單(作業(yè)票須有關人員簽字),轉施工單位(包括內(nèi)部施工和外委施工)。由于工單及物料發(fā)放單將直接作為物裝企業(yè)發(fā)料及財務處費用結算憑證，因此各運行部在創(chuàng)立工單時必須認真按規(guī)定填寫，嚴格把關。4.7.5施工單位憑單進行領料和施工。物裝企業(yè)憑PR轉儲發(fā)料并轉入工單。施工過程中須變更用料，則應由施工單位告知委托單位在原工單中增長材料及數(shù)量，并按打印的新增長料單進行領料。緊急狀況，可經(jīng)委托單位同意，先向倉庫借料，物裝企業(yè)應按生產(chǎn)急需，先行發(fā)料。事后由委托單位補入工單，并告知物裝企業(yè)。4.7.6各運行部設備員要監(jiān)控施工單位的檢修，將執(zhí)行工單的狀況4.7.7檢修施工材料原則上均規(guī)定由甲方物裝企業(yè)供料。但容許另星的乙方供料，如土木建筑維修項目所需各類材料(如黃沙、水泥、木材、小五金等)以及一種項目消耗量不不小于物裝企業(yè)最小發(fā)放單位量的某些材料(如鋼板等),則材料不通過工單領料，而采用乙方供料方式：即委托單位或機動處出具系統(tǒng)外書面料單，施工單位憑單 (檢安、工貿(mào)企業(yè)可直接開單)向物裝企業(yè)購置用料，再根據(jù)實際消耗在工程結束后向甲方結算。4.7.8物裝企業(yè)必須嚴格按工單規(guī)定的施工單位及數(shù)量進行發(fā)料。物料出庫單必須查對對應的工單號，自修工單領料單位必須是各運行部，外委工單領料單位必須是工單中的服務供應商(施工單位)。如發(fā)生分包丙方單位領料必須由乙方單位在領料單上蓋公，材料匯入乙4.7.9工單下達后財務人員要及時維護工單的結算規(guī)則；4.7.10施工完畢后各運行部設備員將工單狀態(tài)改為“待驗”;試車合格后簽收檢修做業(yè)票并改工單狀態(tài)為“已驗”;收到施工單位的竣工資料并完畢技術檔案后“技術完畢工單”(此時財務必須已維護好工單的結算規(guī)則),同步“完畢告知單”。檢修后施工單位竣工資料應制成電子版，發(fā)給運行部。運行部在相對應工單中應注明該文獻名及寄存地點，并在完畢工單及告知單時，在長文本中把檢修狀況按檢修記錄的格式規(guī)定進行填寫歸檔。4.7.11財務人員負責將工單中的費用進行財務結算，并業(yè)務完畢4.7.12因工單勞務費用暫不與財務集成，工單無法顯示勞務費用，因此規(guī)定運行部將結算的勞務費用(包括乙供料費用)手工輸入工單4.8防止維修管理流程及規(guī)定技術支持人員負責創(chuàng)立維修方略，各運行部設備員負責建立本單位防止性維修的任務清單、維修項目和維修計劃，設備副主任及機動處主管人負責審核和責令修改維修計劃，運行部設備員修改后調(diào)用計劃生成工單；目前正式維修計劃須打印后系統(tǒng)外審批。各運行部應在正式檢修計劃同意后及時建立和下達計劃檢修工單，以便施工單位盡早領4.9工單報廢流程及規(guī)定當發(fā)生工單必須作廢的狀況，要分別不一樣狀況進行處理：1、工單若已下達執(zhí)行，在作廢前首先問詢物裝與否訂貨，若已訂貨，則需提供物裝書面作廢證明。物裝若未訂貨，則在工單描述中注明此工單已作廢，并刪除工單中所有的物料。2、若已發(fā)料則必須先根據(jù)物裝ERP運行管理規(guī)定的退料程序進行退料，然后技術完畢工單，并將此工單4.10企業(yè)機動處負責檢查各有關單位PM模塊的使用狀況，并進5、支持性文獻6、附加闡明(六)物料管理模塊為保證物料管理所需數(shù)據(jù)的及時、精確錄入，實現(xiàn)與財務、銷售模塊的有效集成，規(guī)范業(yè)務流程，保證SAP系統(tǒng)的有序運行，特制2、合用范圍創(chuàng)立、修改自營、進料經(jīng)營方式下進口、海洋、國內(nèi)陸上原油創(chuàng)立、修改自營、進料經(jīng)營方式下MTBE等原料油以及其他成品油的采購訂單。按進口、海洋、國內(nèi)陸上原油及MTBE等原料油采購訂單的收貨。來料加工原油的收貨和客戶中轉原油的收、發(fā)貨。不一樣經(jīng)營方式原油之間、成品油之間的平衡。不一樣經(jīng)營方式原油與客戶原油之間的平衡。SAP系統(tǒng)與綜管處記錄報表、煉油MIS、化肥MIS的接口程序的其他與物料管理模塊有關數(shù)據(jù)的手工錄入。由綜管處負責創(chuàng)立、修改自營、進料經(jīng)營方式下進口、海洋、國內(nèi)陸上原油的采購訂單。以及成品油的的采購訂單和成品油的收貨。由倉儲企業(yè)負責按進口、海洋、國內(nèi)陸上原油及MTBE等原料油采購訂單的收貨和來料加工原油的收貨以及客戶中轉原油的收、發(fā)由財務處在系統(tǒng)中進行不一樣經(jīng)營方式原油之間、成品油之間不一樣經(jīng)營方式原油與客戶原油之間的平衡，由倉儲企業(yè)負責客戶原油的轉庫，財務處在系統(tǒng)進行平衡的操作。由綜管處負責運行SAP系統(tǒng)與記錄報表的接口程序和負庫存補由化工部記錄負責運行SAP系統(tǒng)與化肥MIS(化工部記錄數(shù)據(jù))的接口程序。由生產(chǎn)處記錄負責運行SAP系統(tǒng)與煉油MIS(半成品庫存變化)4.1原油采購流程和規(guī)定綜管處計劃一科計劃員根據(jù)與供應商或代理商簽訂的原油供貨協(xié)議，在原油裝船完、已獲知提單日期和提單量后(陸上原油由經(jīng)貿(mào)處向綜管處逐船通報采購及到港信息。并在每月底3個工作日前將有關信息書面提供應綜管處),根據(jù)原油的到港日期、經(jīng)營方式、提單量、不含稅單價在系統(tǒng)中創(chuàng)立自營、進料經(jīng)營方式下進口、海洋、國內(nèi)陸上原油的采購訂單。采購訂單應及時錄入系統(tǒng)，采購訂單中的信息規(guī)定相對精確。對于在創(chuàng)立采購訂單時，尚不能與供應商確定單價的，根據(jù)目前的市場價格預估單價。為實現(xiàn)信息共享，便于倉儲企業(yè)按采購訂單收貨和財務處進行發(fā)票校驗，在創(chuàng)立采購定單時，應在采購訂單昂首文本處提單日期和裝運船名。系統(tǒng)中已按進口原油、國內(nèi)陸上原油、海洋油建立了原油在裝運、接卸過程中，需要我企業(yè)支付、并進入原油到廠成本的有關運雜費的價格條件方案，在創(chuàng)立采購定單時應檢查價格條件信息與否對的，當價格主數(shù)據(jù)的信息發(fā)生變化后，應及時在創(chuàng)立采購訂單前對價格主數(shù)據(jù)進行維護。當價格條件信息的構造發(fā)生變化時向和信企業(yè)提出修改系統(tǒng)配置的祈求。提單分割量由財務處在系統(tǒng)中進行處理。綜管處應提供書面的提單分割信息給財務處。在發(fā)生新原油品種采購業(yè)務前，應在SAP系統(tǒng)中檢查與否存在此原油的物料主數(shù)據(jù)，若不存在，應至少在系統(tǒng)中創(chuàng)立采購定單五個工作日前，按物料主數(shù)據(jù)維護管理制度提出創(chuàng)立物料主數(shù)據(jù)的申請。當與新的供應商發(fā)生采購業(yè)務時，按供應商主數(shù)據(jù)維護管理制度在系統(tǒng)中進行新供應商主數(shù)據(jù)的維護。4.2原料油和成品油采購流程和規(guī)定經(jīng)貿(mào)處根據(jù)與供應商或代理商簽訂的原料油和成品油供貨協(xié)議，根據(jù)原料油和成品油的到港日期、經(jīng)營方式、提單量、不含稅單價，在系統(tǒng)中創(chuàng)立自營、進料經(jīng)營方式下原料油和成品油的采購訂單。采購訂單應及時錄入系統(tǒng)，采購訂單中的信息規(guī)定相對精確。對于在創(chuàng)立采購訂單時，尚不能與供應商確定單價的，根據(jù)目前的市場價格預估單價。為實現(xiàn)信息共享，便于倉儲企業(yè)按采購訂單收貨和財務處進行提單日期和裝運船名。系統(tǒng)中已按原料油和成品油在裝運、接卸過程中，需要我企業(yè)支付、并進入原料油和成品油到廠成本的有關運雜費的價格條件方案，在創(chuàng)立采購定單時應檢查價格條件信息與否對的，當價格主數(shù)據(jù)的信息發(fā)生變化后，應及時在創(chuàng)立采購訂單前對價格主數(shù)據(jù)進行維護。當價格條件信息的構造發(fā)生變化時、需要修改時，向和信企業(yè)提出修改系統(tǒng)配置的祈求。在發(fā)生新原料油采購業(yè)務前，應在SAP系統(tǒng)中檢查與否存在此原料油的物料主數(shù)據(jù)，若不存在，應至少在系統(tǒng)中創(chuàng)立采購定單五個工作日前，按物料主數(shù)據(jù)維護管理制度提出創(chuàng)立物料主數(shù)據(jù)的申請。當與新的供應商發(fā)生采購業(yè)務時，按供應商主數(shù)據(jù)維護管理制度在系統(tǒng)中進行新供應商主數(shù)據(jù)的維護。4.3按采購訂單收貨流程和規(guī)定當原油船、原料油船卸油、計量完，已確認收貨量后(進口原油收貨量按商檢量為準),倉儲企業(yè)記錄人員在系統(tǒng)中按照綜管處、經(jīng)貿(mào)處創(chuàng)立的采購訂單進行收貨操作。若進口原油船月底方卸油完，商檢尚未出具商檢量的，按自檢量進行收貨，與商檢出具的岸罐量的差異在系統(tǒng)中暫不作調(diào)整。若月底、年終在卸油輪僅卸完部分貨品，對于當期需入帳的已卸部分，按采購訂單進行分批收貨。倉儲企業(yè)記錄人員應及時在系統(tǒng)中進行收貨操作，并保證收貨成品油的采購，一般均為帳務上處理的需要，并不發(fā)生物理上實際的收貨動作，成品油按采購定單收貨由經(jīng)貿(mào)處在系統(tǒng)中完畢。4.4來料加工原油的收貨流程和規(guī)定由于來料加工原油所有權歸屬客戶，對于我企業(yè)，其庫存價值為零，在系統(tǒng)中不創(chuàng)立采購定單，綜管處在來料加工原油船到廠前，在線外提供來料加工原油到廠信息，倉儲企業(yè)記錄人員在來料加工原油船卸油、計量完，已確認收貨量后(按商檢出具的岸罐量),在系統(tǒng)中進行無采購定單的收貨操作。4.5客戶中轉原油的收、發(fā)貨流程和規(guī)定根據(jù)倉儲企業(yè)與客戶簽訂的原油代儲存協(xié)議或協(xié)議，在客戶的原油收貨完畢后，倉儲企業(yè)記錄人員根據(jù)實際的收貨量，在系統(tǒng)中進行經(jīng)營方式為客戶的特殊庫存的收貨。所有代儲存的客戶庫存均放在倉儲企業(yè)在系統(tǒng)中所對應的工廠(ZHA5)下。當客戶將其代儲存的原油提貨后，倉儲企業(yè)記錄人員根據(jù)實際的裝船量在系統(tǒng)中進行客戶代儲存特殊庫存的發(fā)貨操作。4.6不一樣經(jīng)營方式原油之間、成品油之間的平衡流程和規(guī)定財務處根據(jù)綜管處的記錄報表中原油、成品油在不一樣經(jīng)營方式下需平衡的數(shù)量，手工在系統(tǒng)中進行不一樣經(jīng)營方式原油、成品油4.7不一樣經(jīng)營方式原油與客戶原油之間的平衡流程和規(guī)定根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的需要，與客戶原油平衡業(yè)務需要在記錄和財務帳中體現(xiàn)時，方在系統(tǒng)中執(zhí)行此流程。在綜管處與客戶簽訂對應的協(xié)議或協(xié)議后，綜管處應分別向倉儲企業(yè)和財務處提供對應的協(xié)議或書面根據(jù)。倉儲企業(yè)根據(jù)綜管處提供的有關協(xié)議或書面根據(jù)，根據(jù)客戶原油往廠區(qū)的實際輸轉量，在系統(tǒng)中進行客戶代儲存原油特殊庫存的轉在倉儲企業(yè)完畢客戶特殊原油庫存的轉庫操作后，由財務處在系統(tǒng)中進行不一樣經(jīng)營方式原油與客戶原油的平衡操作。4.8SAP系統(tǒng)與煉油MIS接口程序運行的流程和規(guī)定SAP系統(tǒng)與煉油MIS接口程序為財務核算提供期間半成品庫存的變化量，實現(xiàn)與財務的集成。此接口程序由生產(chǎn)處記錄人員每旬運行一次，運行日期分別為每月的10日(上旬),20日(中旬)和下旬30日(或31日),應保應晚于每旬的次日上午，并在運行程序時將日期改為上述的指定日當半成品的品種發(fā)生變化，應及時維護SAP系統(tǒng)中物料對照表、清單表和煉油MIS數(shù)據(jù)下載程序的物料代碼表，保證上載數(shù)據(jù)的精確性。若SAP系統(tǒng)中的半成品的物料主數(shù)據(jù)不能滿足規(guī)定期，按物料主數(shù)據(jù)維護管理制度的規(guī)定提出在系統(tǒng)創(chuàng)立物料主數(shù)據(jù)的申請。當接口程序出現(xiàn)問題，應立即聯(lián)絡和信企業(yè)處理。4.9SAP系統(tǒng)與化肥MIS接口程序的運行的流程和規(guī)定SAP系統(tǒng)與化肥MIS接口程序為化工事業(yè)部的財務核算提供數(shù)據(jù)，實現(xiàn)與財務的集成。數(shù)據(jù)包括將渣油、脫油瀝青、不合格包裝尿素、液氨(自用)產(chǎn)量從對應的成本中心收貨等。此接口程序由化工部記錄人員每旬運行一次，運行日期分別為每月的10日(上旬),20日(中旬)和下旬30日(或31日),應保應晚于每旬的次日上午，并在運行程序時將日期改為上述的指定日氫氣供煉油產(chǎn)量從成本中心收貨并轉移至煉油事業(yè)部，不合格散裝尿素從尿素成本中心收貨并發(fā)貨至包裝成本中心，由化工部記錄人員手工錄入系統(tǒng)，外銷液氨、液氮產(chǎn)量按實際銷售量由財務處手工在系統(tǒng)從成本中心收貨，硫磺、散裝尿素、合格包裝尿素、不合格包裝尿素的盈虧由財務處手工在系統(tǒng)中處理，手工錄入的頻次和規(guī)定同接口程序的運行頻次和規(guī)定。當化工部的產(chǎn)品、半成品、與煉油的互供料品種發(fā)生變化，應統(tǒng)中半成品、與煉油的互供料的物料主數(shù)據(jù)不能滿足規(guī)定期，按物料主數(shù)據(jù)維護管理制度的規(guī)定提出在系統(tǒng)創(chuàng)立物料主數(shù)據(jù)的申請。當接口程序出現(xiàn)問題，應立即聯(lián)絡和信企業(yè)處理。4.10SAP系統(tǒng)與綜管處記錄報表的接口程序和負庫存補零程序運行流程和規(guī)定SAP系統(tǒng)與綜管處記錄報表的接口程序為煉油事業(yè)部的財務核算提供數(shù)據(jù)，實現(xiàn)與財務的集成。數(shù)據(jù)包括：不一樣品種的原油、原料油按不一樣的經(jīng)營方式發(fā)往對應的成本中心，原油廠內(nèi)盈虧量的處理，不一樣經(jīng)營方式的產(chǎn)品產(chǎn)量(除落地焦、地腳聚丙烯、煉油等外硫磺外)從對應的成本中心收貨，成品盈虧量的處理，化工部所需要的原材料從煉油事業(yè)部轉移至化工事業(yè)部。此接口程序由綜管處記錄人員每旬運行一次，運行日期分別為每月的10日(上旬),20日(中旬)和下旬30日(或31日),應保應晚于每旬的次日上午，并在運行程序時將日期改為上述的指定日期。由于記錄報表中未包括煉油脫油瀝青產(chǎn)量，在往ORACLE數(shù)據(jù)庫上載數(shù)據(jù)時，由綜管處記錄人員手工加入。落地焦、地腳聚丙烯、煉油等外硫磺按實際銷售量由財務處手工在系統(tǒng)從成本中心收貨，原料油的盈虧油財務處手工處理。手工錄入的頻次和規(guī)定同接口程序的運行頻次和規(guī)定。當記錄報表中原油、原料油、產(chǎn)品的編碼發(fā)生變化時，應及時維護SAP系統(tǒng)中物料對照表和物料清單表，保證上載數(shù)據(jù)的精確性。若SAP系統(tǒng)中產(chǎn)品的物料主數(shù)據(jù)不能滿足規(guī)定期，按物料主數(shù)據(jù)維護管理制度的規(guī)定提出在系統(tǒng)中創(chuàng)立物料主數(shù)據(jù)的申請。負庫存補零程序為將各銷售工廠因銷售出現(xiàn)的負庫存進行補貨處理。此程序由綜管處記錄人員運行，運行頻次和規(guī)定與接口程序同。當接口程序出現(xiàn)問題，應立即聯(lián)絡和信企業(yè)處理。綜管處、財務處、經(jīng)貿(mào)處、生產(chǎn)處、化工部應各自根據(jù)在ERP中的工作范圍制定對應的考核制度。支持支持性文獻重要包括：集團企業(yè)有關ERP的有關管理制度，顧客手冊等《創(chuàng)立采購訂單顧客手冊》《采購訂單價格主數(shù)據(jù)維護顧客手冊》《按采購訂單進行油品收貨顧客手冊》《客戶代儲存原油收、發(fā)貨顧客手冊》《來料加工原油的收貨顧客手冊》《不一樣經(jīng)營方式原油、成品油互借還顧客手冊》《向客戶借還原油顧客手冊》《煉油MIS半成品庫存變化接口程序顧客手冊》《綜管處記錄報表接口顧客手冊》《MISTOSAP接口軟件顧客手冊》《期末負庫存補零程序顧客手冊》《物料到物料轉移編碼對照表顧客手冊》《物料對照表維護顧客手冊》《物料清單表維護顧客手冊》本規(guī)定由提出并歸口。本制度解釋權歸(七)物裝企業(yè)為保證物裝模塊所需數(shù)據(jù)的及時、精確錄入，實現(xiàn)物裝企業(yè)內(nèi)部與煉化企業(yè)其他模塊之間的有效集成，規(guī)范業(yè)務流程，保證SAP系統(tǒng)的有序運行，特制定本制度。合用于物裝企業(yè)主數(shù)據(jù)維護、計劃、采購、出入庫、移庫等流程的操作運行管理。3.1物料主數(shù)據(jù)由各業(yè)務科計劃員負責統(tǒng)一維護管理，新投運主機的大批量配件物料主數(shù)據(jù)業(yè)務科編制，并以規(guī)定的電子表格形式在每月的最終兩個工作日內(nèi)上交到管理科，由管理科計算機組在次月維護到系統(tǒng)中。3.2供應商主數(shù)據(jù)由管理科供應商管理人員維護。3.3外部客戶及領料單位主數(shù)據(jù)由財務科維護。3.4各業(yè)務科負責物資計劃、采購、入庫過帳、開提貨單、維護信息紀錄等操作，倉庫負責入庫凍結、開出庫單等操作。財務負責開具系統(tǒng)發(fā)票及寄售結算等工作。4.1采購信息記錄維護流程和規(guī)定根據(jù)物裝企業(yè)每年頒布的價格體系，由采購員負責在價格生效之前將其維護到系統(tǒng)中，更新舊的采購信息記錄，以保證適時采用有效的采購價格。在維護時必須對的錄入供應商、物料、采購組織、價格有效期間、不含稅凈價。4.2貨源清單維護流程和規(guī)定需維護貨源清單的，由采購員負責維護到系統(tǒng)中，規(guī)定按物料逐一錄入明細資料，重要包括：物料、供應商、有效時間段，并及時打印貨源清單，報有關領導在線外審批。貨源清單在規(guī)定的時間段內(nèi)有效，過有效期需重新維護貨源清單。4.3需求到請購流程和規(guī)定4.3.1結算單位是煉化企業(yè)或工程企業(yè)的煉化企業(yè)項目，由計劃員根據(jù)項目物資需求，維護A類轉儲單，需采購的，生成物裝企業(yè)采購計劃。4.3.2歸集到成本中心的煉化企業(yè)范圍內(nèi)的物資需求，計劃員維護K類轉儲單，需采購的，生成物裝企業(yè)采購計劃。4.4.3由工單生成的采購申請，計劃員維護F類轉儲單，需采購的，生成物裝采購計劃。出于庫存儲備的需要，由計劃員直接維護物裝企業(yè)采購計劃。4.4.4采購計劃經(jīng)審批(線上和線下)后，下達采購員執(zhí)行。4.4需求計劃核銷流程和規(guī)定對于需要進行核銷的工程項目，計劃員根據(jù)工程項目資料按物資類別錄入概算數(shù)量、金額，根據(jù)料表及聯(lián)絡單建立煉化轉儲單、物裝需求、物裝采購訂單，在物資發(fā)出后，運行項目核銷程序進行核4.5請購到付款流程和規(guī)定采購員根據(jù)訂單(協(xié)議或市場采購單)辦理入庫后，打印入庫單，并隨附供應商發(fā)票、其他費用單據(jù)及經(jīng)科長審批的匯款申請單，由管理科協(xié)議管理員審核后，交財務科辦理付款手續(xù)。4.6框架協(xié)議采購流程和規(guī)定對價格隨行就市的長期協(xié)議及準時間進度交貨的分批交貨協(xié)議，可維護框架采購協(xié)議。4.7代儲代銷采購流程和規(guī)定4.4.1根據(jù)計劃員下達的采購計劃，屬代儲代銷范圍內(nèi)的物資，采購員生成無金額的代儲代銷采購訂單，由協(xié)議管理員審批后作為代儲代銷收貨的根據(jù)。4.7.2代儲代銷物資出庫前需要做一步庫存轉移，由供應商寄售庫存類型轉為非限制使用庫存類型。4.8詢比價、招投標采購流程和規(guī)定根據(jù)計劃員下達的采購計劃，采購員可以在線上生成詢價單，收到詢價單位的報價后，維護報價，并生成物裝采購協(xié)議；采購員也可以在線下完畢詢比價、招投標，根據(jù)其成果在系統(tǒng)中維護采購訂4.9委外加工采購流程和規(guī)定發(fā)生委外加工業(yè)務時，計劃員可以根據(jù)需求創(chuàng)立I為L(分包)的委外加工采購計劃，并須維護組件：待加工的原物料、所需的總需求數(shù)量、工廠、發(fā)貨倉儲地點等。采購員可以參照委外加工采購計劃創(chuàng)立委外加工采購訂單。保管員根據(jù)委外加工采購訂單發(fā)料給供應商，經(jīng)供應商加工后，最終由保管員和采購員進行收貨流程。4.10代儲代銷結算流程及規(guī)定每月財務關帳后，由財務科根據(jù)代儲代銷消耗狀況，按供應商開列結算清單，交采購員，由采購員告知供應商按照結算清單開具發(fā)4.11收貨流程和規(guī)定4.11.1供應商送貨到倉庫后，保管員根據(jù)供應商所附訂單原件或復印件，及時辦理入庫凍結。4.11.2供應商送貨到現(xiàn)場的，由采購員將現(xiàn)場收貨證明及訂單原件或復印件，交保管員據(jù)實辦理入庫。4.11.3保管員將入庫凍結生成的憑證號告知采購員，采購員進行入庫過帳，并打印出入庫單。4.12內(nèi)部領用發(fā)料流程和規(guī)定物裝內(nèi)部領用發(fā)料按照物裝財務制定的內(nèi)部領用程序執(zhí)行。4.13移庫流程-庫位移轉流程和規(guī)定倉儲管理部門提出移庫需求，經(jīng)物資管理部門同意后，進行庫位移轉業(yè)務處理：在系統(tǒng)上實現(xiàn)物資庫位之間的移轉，并實際進行物資搬運。假如有物資新的庫位，還需維護物料主數(shù)據(jù)的倉位(四4.14對轉儲單的退庫流程和規(guī)定4.14.1退單并退料的，在物裝財務未開發(fā)票的狀況下，由物裝計劃員開立退貨轉儲單及退貨提貨單，提貨單交領料單位，領料單位將實物運送到倉庫，保管員收貨入庫并開退貨出庫單。4.14.2退單并退料的，在物裝財務已開發(fā)票的狀況下，每年集中辦理退貨，屬增值稅發(fā)票的，退料單位還需出具稅務局的退貨證明。由物裝計劃員開立退貨轉儲單及退貨提貨單，提貨單交領料單位，領料單位將實物運送到倉庫，保管員收貨入庫并開退貨出庫單。4.14.3退單不退料的，由物裝計劃員對開出的提貨單進行沖銷，并打印出提貨單沖銷單據(jù)及對的的提貨單交領料單位，保管員接受上述兩種單據(jù)，并按對的的提貨單進行出庫過帳。4.15供貨商的退貨流程和規(guī)定根據(jù)退貨的物資品種及數(shù)量，采購員從系統(tǒng)中找出對應的入庫單據(jù)，并告知供應商及保管員，保管員退還實物，在系統(tǒng)中注明退貨原因后進行退貨過帳。4.16庫存物資報廢流程和規(guī)定計劃員填報報廢清單，在線下完畢所有審批流程后，由計劃員在系統(tǒng)中做報廢除帳。4.17維護價格主數(shù)據(jù)流程和規(guī)定4.17.1根據(jù)地方政府部門每月公布的信息價，由材料科指定人員4.17.2其他價格條件由財務科根據(jù)物裝企業(yè)與煉化企業(yè)約定的取費比例及條件，指定專人維護到系統(tǒng)中。4.18關聯(lián)交易和對外銷售協(xié)議處理流程和規(guī)定4.18.1核算單位為海達、檢安、倉儲企業(yè)的物資需求，核算單位為工程企業(yè)的非煉化企業(yè)項目的物資需求，由計劃員維護銷售訂單，售達方為上述各單位。4.18.2純外部客戶，在確認有此客戶主數(shù)據(jù)后，計劃員開立銷售4.19關聯(lián)交易和對外銷售退貨流程和需求-銷售協(xié)議4.19.1退單并退料的，在物裝財務未開發(fā)票的狀況下，由物裝計劃員開立退貨銷售訂單及退貨提貨單，提貨單交領料單位，領料單位將實物運送到倉庫，保管員辦理退貨出庫單。4.19.2退單并退料的，在物裝財務已開發(fā)票的狀況下，每年進行集中辦理退貨，由退料單位出具稅務局的退貨證明，物裝企業(yè)計劃員開立退貨的銷售訂單及提貨單交領料單位，領料單位將實物運送到倉庫，保管員辦理退貨出庫單。4.19.3退單不退料的，由物裝計劃員對開出的提貨單進行沖銷，并打印出提貨單沖銷單據(jù)及對的的提貨單交領料單位，保管員接受上述兩種單據(jù)，并按對的的提貨單進行出庫過帳。4.20關聯(lián)交易和對外銷售發(fā)貨流程和規(guī)定對純外部客戶(除景聯(lián)外)的銷售，由計劃員根據(jù)銷售訂單開具提貨單，外部客戶憑提貨單到財務科付款，財務科在其上加蓋“貨款收訖”,外部客戶持單到倉庫，保管員根據(jù)蓋有“貨款收訖”的提貨單進行發(fā)貨，并開立出庫單。4.21開立發(fā)票流程和規(guī)定財務人員根據(jù)發(fā)貨單在SAP系統(tǒng)中開立系統(tǒng)發(fā)票，并據(jù)此在金稅系統(tǒng)開具增值稅專用發(fā)票及一般發(fā)票。4.22錯誤發(fā)票處理流程和規(guī)定錯誤系統(tǒng)發(fā)票重新開票4.23項目信息維護流程規(guī)定接受到煉化企業(yè)的年度綜合計劃和追加計劃后，由物裝企業(yè)管理科項目管理崗位按規(guī)定的格式及時輸入。項目領料前如核算單位變化，應及時予以維護。在維護過程中要保證項目代碼、項目名稱及核算單位的精確性。加工、進料、三資A、C等)銷售定單。對于企業(yè)實際生產(chǎn)經(jīng)營需要在系統(tǒng)內(nèi)運行不一樣的流程(原則流程、統(tǒng)內(nèi)維護客戶的銷售數(shù)據(jù)，并及時告知財務處。(詳見數(shù)據(jù)綜管數(shù)據(jù)維護管理規(guī)定)經(jīng)濟貿(mào)易處負責創(chuàng)立多種經(jīng)營方式下的多種銷售定單。經(jīng)濟貿(mào)易處負責對于各項定單建立發(fā)貨單及時發(fā)貨過賬。外貿(mào)結算單、運費轉帳告知單等單據(jù))。經(jīng)濟貿(mào)易處負責由于業(yè)務需要實際庫存轉為“客戶”庫存。經(jīng)濟貿(mào)易處負責將儲運企業(yè)發(fā)貨狀況在系統(tǒng)內(nèi)建立出廠票。倉儲企業(yè)、儲運部、煉油二部、海達企業(yè)、工貿(mào)企業(yè)、化工部等部門的汽車發(fā)運、皮輸出廠的發(fā)運點負責根據(jù)經(jīng)貿(mào)處建立的部分定單(原則訂單、寄售供貨定單、虛擬庫存發(fā)貨定單等),及時、精確地創(chuàng)立發(fā)貨單并做實際發(fā)貨過帳(石油焦產(chǎn)品除外)。倉儲企業(yè)、儲運部、煉油二部等部門的水運、管道、鐵運發(fā)運點負責將實際發(fā)貨信息及時、精確地在系統(tǒng)內(nèi)填寫出廠票所需信息。4.1原則銷售協(xié)議維護流程及規(guī)定經(jīng)貿(mào)處一科、二科、市場科可以根據(jù)操作狀況采用建立協(xié)議的方式，其填寫內(nèi)容參照定單所規(guī)定內(nèi)容，在建立業(yè)務定單同步可參照該協(xié)議進行。4.2配置/銷售計劃與大類協(xié)議維護流程及規(guī)定經(jīng)貿(mào)處一科負責計劃的錄入、修改、刪除。4.3原則訂單流程及規(guī)定經(jīng)貿(mào)處一科、二科、市場科、調(diào)運科在創(chuàng)立定單時需填寫客戶編碼，產(chǎn)品代碼，在昂首項目內(nèi)填寫價格清單類型、價格組、客戶所需開具發(fā)票的種類，配置產(chǎn)品需選擇不一樣的銷售區(qū)域。在行項目內(nèi)填寫裝運工廠、裝運點、貨品的評估類型(裝瓶物料除外)、同步查對含稅經(jīng)貿(mào)處一科在處理多種外貿(mào)單據(jù)尚不能確定交易單價、數(shù)量時，根據(jù)實際狀況錄入預估價格及數(shù)量。經(jīng)貿(mào)處一科、二科對于定單“采購定單編號”項目填寫時需注意：對于車發(fā)、皮輸出廠方式的填寫制單姓名的拼音字母。(對于不精確發(fā)運方式出廠的產(chǎn)品，制作定單時要使用發(fā)票凍結，實際發(fā)運時也要根據(jù)業(yè)務狀況調(diào)整客戶實際發(fā)貨容差)。經(jīng)貿(mào)處調(diào)運科在創(chuàng)立以水運、管輸、鐵路方式出廠的定單時須在“采購定單編號”項目填寫時需注意：根據(jù)實際狀況在該項目內(nèi)填寫出廠票編號(未根據(jù)出廠票創(chuàng)立定單的仍舊輸入制單者的制單姓名的拼音4.4急發(fā)訂單流程及規(guī)定經(jīng)貿(mào)處業(yè)務人員根據(jù)實際業(yè)務可以采用此流程，其操作基本與原則定單相似。同步系統(tǒng)會自動產(chǎn)生發(fā)貨單。定單詳細制作規(guī)定參見(4.34.5寄售供貨流程及規(guī)定為保證財務帳目與物料帳目的精確，經(jīng)貿(mào)處對于在月末或當月提前執(zhí)行下月銷售計劃、及價格不確定的狀況下的銷售發(fā)貨流程。為便于記錄的報表辨別，規(guī)定各業(yè)務崗位在制作定單時要選擇上述兩者間的某原因做為該定單創(chuàng)立的原由。經(jīng)貿(mào)處及發(fā)貨點根據(jù)定單創(chuàng)立發(fā)貨單并發(fā)貨過帳。定單詳細制作規(guī)定參見(4.3原則定單流程及規(guī)定)4.6寄售銷售流程及規(guī)定經(jīng)貿(mào)處根據(jù)實際發(fā)貨狀況完畢后，在確定實現(xiàn)銷售時使用該流程。經(jīng)貿(mào)處根據(jù)上述寄售供貨完畢狀況，在系統(tǒng)內(nèi)必須參照原寄售供貨建立寄售銷售定單，在保留后系統(tǒng)會自動產(chǎn)生發(fā)貨單，業(yè)務人員查對數(shù)量無誤后即可發(fā)貨過帳。經(jīng)貿(mào)綜管科根據(jù)過帳發(fā)貨單開具多種發(fā)票。定單詳細制作規(guī)定參見(4.3原則定單流程及規(guī)定)。幾點闡明：使用該流程必須規(guī)定每一次交易存在關聯(lián)，為保證業(yè)務的清晰，便于開具發(fā)票時的單據(jù)對應，對于不有關的業(yè)務不可以在系統(tǒng)對于以汽車方式出廠的產(chǎn)品須轉“客戶”庫存并建立對應的虛庫定單。4.7發(fā)貨流程及規(guī)定倉儲企業(yè)、儲運部、煉油二部、海達企業(yè)、工貿(mào)企業(yè)、化工部等部門的汽車、皮輸出廠的產(chǎn)品發(fā)貨點須參照經(jīng)貿(mào)處創(chuàng)立的定單，在系統(tǒng)內(nèi)及時、精確的建立發(fā)貨單；同步根據(jù)實際每次發(fā)運規(guī)定在系統(tǒng)內(nèi)填寫出廠票所需車號、密度、毛重、備注等信息，經(jīng)保留、打印查對無誤后對于該發(fā)貨單發(fā)貨過帳(石油焦產(chǎn)品除外)。倉儲企業(yè)、儲運部、煉油二部、倉儲企業(yè)、儲運部、煉油二部對于水運、管輸、鐵路出廠方式的發(fā)運點需要將實際的裝運后的信息及時精確錄入系統(tǒng)。(發(fā)貨點如需更改的出廠票，須經(jīng)經(jīng)貿(mào)處同意釋放后方對于由商檢確定發(fā)貨數(shù)量的，由經(jīng)貿(mào)處負責在系統(tǒng)內(nèi)錄入出廠票信4.8已售未提-提貨流程及規(guī)定經(jīng)貿(mào)處根據(jù)實際狀況(尤其精確發(fā)運的車發(fā)及提前開票等業(yè)務)。首先規(guī)定經(jīng)貿(mào)處業(yè)務人員在系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)立原則定單或急發(fā)定單、發(fā)貨單、并發(fā)貨過帳；另一方面根據(jù)定單的數(shù)量將庫存轉入發(fā)貨工廠下的“客戶”庫存(與華東企業(yè)結算的配置產(chǎn)品要注意將庫存轉入到“送達方”名下),在轉入“客戶”庫存的同步要在庫存?zhèn)渥⑿畔?nèi)填寫上述原則定單或(急發(fā)定單)的號碼及對應的發(fā)貨單號碼；然后建立虛擬庫存定單時必須在該定單內(nèi)的項目行內(nèi)參照原原則定單或急發(fā)定單，同步將評估類型更改為“客戶”,并在備注欄標明原定單、發(fā)貨單、“客戶”庫存的編號；最終發(fā)貨點或經(jīng)貿(mào)處根據(jù)實際狀況參照該定單建立發(fā)貨單并發(fā)貨過帳。4.9開立發(fā)票處理流程及規(guī)定經(jīng)貿(mào)處綜管科根據(jù)經(jīng)貿(mào)各科室及發(fā)貨點建立的過帳后的發(fā)貨單開具經(jīng)貿(mào)處綜管科根據(jù)經(jīng)貿(mào)一科建立的補、退差價的憑證開具外貿(mào)結算經(jīng)貿(mào)處綜管科根據(jù)實際鐵路部門所提供的建立代收代付的憑證開具經(jīng)貿(mào)處綜管科根據(jù)財務處提供的代開發(fā)票的數(shù)據(jù)開具多種形式的發(fā)4.10錯誤發(fā)票處理流程及規(guī)定經(jīng)貿(mào)處綜管科根據(jù)實際狀況對于上述幾種發(fā)票進行沖紅、取消、作廢等操作。4.11退貨補貨處理流程及規(guī)定經(jīng)貿(mào)處業(yè)務科對于已經(jīng)實現(xiàn)的銷售做退貨處理。首先建立退貨定單(系統(tǒng)內(nèi)的填寫信息均參照原銷售時的定單),然后創(chuàng)立收貨單并收貨過帳，經(jīng)貿(mào)處綜管科根據(jù)此單據(jù)開具發(fā)票；另一方面經(jīng)貿(mào)處業(yè)務科對于已實現(xiàn)銷售的部分重新做原則定單流程，最終由經(jīng)貿(mào)處綜管科對于該實現(xiàn)銷售的部分重新開具銷售發(fā)票。闡明：對于已轉入虛庫的貨品未發(fā)貨或未完全發(fā)貨須發(fā)貨完畢后，進4.12退貨退款處理流程及規(guī)定經(jīng)貿(mào)處業(yè)務科室根據(jù)退貨的業(yè)務建立退貨定單(系統(tǒng)內(nèi)的填寫信息均參照原銷售時的定單),同步建立收貨單并且收貨過帳，綜管科根據(jù)過帳憑證開具發(fā)票。4.13其他流程及規(guī)定如客戶化程序和項目實行過程中新增流程5.1財務根據(jù)銷售所確立的流程做業(yè)務上實際收款、退款等操作。5.2財務每旬向經(jīng)貿(mào)處出具客戶欠款狀況的告知單。6、支持性文獻支持性文獻重要包括：集團企業(yè)有關ERP的有關管理制度，本部門的有關管理制度，顧客手冊等本規(guī)定由提出并歸口。本制度解釋權歸第三數(shù)據(jù)與編碼維護(一)原則編碼代碼管理規(guī)定為加強企業(yè)原則信息代碼管理，按一定的目的和規(guī)則對信息進行采集、傳播和檢索，使企業(yè)ERP系統(tǒng)成功地運行，特制定本規(guī)定。本規(guī)定合用于企業(yè)ERP系統(tǒng)中的各類原則信息代碼的管理。3、職責與分工3.1企業(yè)原則代碼信息管理工作，在企業(yè)ERP試點項目領導小組的指導下開展，下設原則信息代碼工作小組，由綜管處、人教處、財務處、經(jīng)貿(mào)處、機動處、生產(chǎn)處、物裝企業(yè)、和信企業(yè)等部門的有關人員參與，負責原則信息代碼的審核、管理、維護、協(xié)調(diào)等工作。原則信息代碼工作小組的平常辦事部門設在綜管處。制定企業(yè)原則信息代碼有關的管理規(guī)定。組織建立企業(yè)代碼維護與管理人員網(wǎng)絡，做好企業(yè)原則代碼的管理做好與總部信息原則化辦公室之間的工作聯(lián)絡，及時傳達總部有關負責企業(yè)原則信息代碼條目的整頓及匯總工作，組織原則信息成果的宣貫、推廣工作。負責做好向總部申請新碼的立案工作。負責做好本專業(yè)系統(tǒng)原則信息代碼的審核和維護工作。3.3和信企業(yè)確定專人為企業(yè)原則信息代碼管理員。3.3.1根據(jù)企業(yè)ERP系統(tǒng)對原則信息代碼的需求，提出需要設置的各類編組碼，提交企業(yè)原則信息代碼工作小組討論。3.3.2負責做好與總部原則信息代碼管理網(wǎng)站的工作聯(lián)絡。3.3.3組織做好需企業(yè)負責的原則信息代碼管理維護工作。負責原則信息代碼管理維護的培訓，做好與企業(yè)各專業(yè)系統(tǒng)代碼審核維護人員之間的有關協(xié)調(diào)工作，保證維護的質量。定期查看需本單位維護的代碼條目，發(fā)現(xiàn)問題立即和顧客聯(lián)絡，處理顧客存在的問題。3.4歸口單位按照總部管理職能的分派設置，對應確定企業(yè)對口管理部門作為歸口單位。各歸口單位要明確專人負責本專業(yè)原則信息代碼的審核和維護工作。3.4.1負責組織本專業(yè)原則信息代碼的編制，確定原則信息代碼的3.4.2搜集、整頓本專業(yè)原則信息代碼條目，提交原則信息代碼工作小組審核。3.3.5定期查看負責維護的代碼條目，發(fā)現(xiàn)問題立即和責任顧客或代碼管理員聯(lián)絡，處理顧客的出現(xiàn)問題。4.1物料代碼4.1.1歸口部門：產(chǎn)品編碼由綜管處歸口，物資代碼由物裝企業(yè)歸4.1.2編碼規(guī)則：原產(chǎn)品編碼(8位次序碼)與原物資編碼(16位層次碼)合并，以原產(chǎn)品代碼前補8個0的形式形成一套物料編碼(16位編碼),屬于次序+層次碼。4.1.3標識：以“物料代碼”和“物料名稱”作為唯一標識。必填項：物料代碼、物料名稱、稱料簡稱、層次級別、上層代碼4.2企業(yè)代碼4.2.1歸口部門：財務處4.2.2編碼規(guī)則：4位數(shù)字碼，由總部財務部統(tǒng)一配碼。4.2.3標識：以“企業(yè)代碼”和“企業(yè)名稱”作為唯一標識。必填項：企業(yè)代碼、企業(yè)名稱、企業(yè)簡稱、從屬上級單位。4.3內(nèi)部單位代碼4.3.1歸口部門：由綜管處歸口，和信企業(yè)協(xié)助。4.3.2編碼規(guī)則：以數(shù)字“3”打頭，8位數(shù)字次序碼，碼段區(qū)間為4.3.3標識：以“單位代碼”和“單位名稱”作為唯一標識。必填項：單位代碼、單位名稱、單位簡稱、從屬上級單位代碼、事業(yè)部。4.4外部單位代碼4.4.1歸口部門：客戶由經(jīng)貿(mào)處歸口；供應商由物裝企業(yè)歸口，其中原油部分由綜管處歸口，經(jīng)貿(mào)處協(xié)助。4.4.2編碼規(guī)則：8位數(shù)字次序碼，以數(shù)字“4”或“5”打頭。4.4.3標識：以“稅號”和“單位名稱”或“全國組織機構代碼”+“單位名稱”或“工商注冊號”作為唯一標識。必填項：單位代碼、單位名稱、單位簡稱。4.5成本中心代碼4.5.1歸口部門：財務處4.5.2編碼規(guī)則：10位數(shù)字碼，由“8”+4位企業(yè)碼+5位次序碼。4