國美門店賣場贈品管理規(guī)定

贈品管理規(guī)定目的：為明確公司贈品按照自有贈品、聯(lián)合贈品和廠商贈品的分類管理，加強公司贈品的采購、管理、發(fā)放及核銷工作。杜絕出現(xiàn)盲目采購、賒購、白條借機、價格虛高、庫存超標等問題，同時明確公司贈品在各環(huán)節(jié)的流程和責任，有效防止公司資產(chǎn)的流失特制訂本規(guī)定。范圍：2.1適用范圍：本規(guī)定適用于國美電器總部及下屬各大區(qū)、各分部及門店。2.2發(fā)布范圍：國美電器總部、各大區(qū)、分部及門店。名詞解釋：3.1自有贈品：指公司自行承擔費用采購的贈品以及廠家按協(xié)議贊助或免費提供的贈品。3.2聯(lián)合贈品：指共同營銷活動中公司和廠家共同承擔或廠家全部承擔費用采購的贈品。3.3廠商贈品：指廠家自行采購，所有權(quán)歸廠家的隨機附送或直接配發(fā)給促銷員的贈品。3.4公關(guān)贈品：指公司或門店用于協(xié)調(diào)外部關(guān)系單位、處理投訴等事宜的贈品，并因發(fā)放條件不同而需要相關(guān)授權(quán)領導審批發(fā)放的贈品。3.5特殊贈品：指由非供應商關(guān)系的合作單位免費提供的各類有價贈品（如：餐飲券、健身券等）。職責：4.1總部采銷中心銷售策劃部負責收集分部內(nèi)采贈品中各類性價比高、品牌知名度高的商品，由采銷與戰(zhàn)略合作中心統(tǒng)一與廠家洽談供貨價格，并形成《內(nèi)采贈品目錄》（須含品牌/型號/價格/功能/供應商），經(jīng)采銷與戰(zhàn)略合作中心總經(jīng)理聯(lián)合審批同意后下發(fā)，作為分部內(nèi)采贈品采購依據(jù)。4.2總部品牌管理中心營銷策劃部負責開發(fā)定制類贈品，主要為新、奇、特類市場熱銷的非自營類商品，經(jīng)提報決策委員會審議通過后，并上報總裁審批同意后方可執(zhí)行，同時納入《內(nèi)采贈品目錄》。4.3總部門店管理中心賣場管理部負責完善贈品管理制度，并對各分部贈品管理、使用情況進行監(jiān)督、檢查。4.4總部財務中心財務中心綜合管理部和收入管理部負責審核監(jiān)督分部各種贈品采購款項（借款、掛帳、應收、未收）的定期清理和追繳工作。4.5分部廣宣部負責依據(jù)內(nèi)采贈品目錄擬訂、上報《促銷計劃審批表》；將總部審批后的《促銷計劃審批表》復印件轉(zhuǎn)分部采銷中心相關(guān)業(yè)務科及財務部，作為贈品采購依據(jù)并備案；并負責商品轉(zhuǎn)贈品的借款、采購與核銷工作。4.6分部財務部審核各業(yè)務科所提供的廠家確認函（或備忘錄），依據(jù)總部批復的《促銷計劃審批表》辦理贈品采購款的借款、掛帳、核銷和定期催收工作。4.7分部采銷中心相關(guān)業(yè)務科負責依據(jù)總部批復的《促銷計劃審批表》復印件及《內(nèi)采贈品目錄》進行贈品的洽談采購，并按照采購協(xié)議定期進行清殘、對帳和結(jié)算。4.8分部門店管理中心負責贈品的入庫、管理、發(fā)放、盤點和調(diào)撥的審批，對贈品編碼進行統(tǒng)一定義，負責制訂《贈品分配表》，并監(jiān)督和檢查剩余、殘次贈品的定期清理工作；并對每周二門店上報《贈品發(fā)放明細表》和《庫存剩余贈品明細表》(含入庫時間和有效期截止時間)進行核查，將審核后的《庫存剩余贈品明細表》提交分部廣宣部作為制訂下期《促銷計劃審批表》贈品采購依據(jù)。4.9分部物流中心負責按照《贈品分配表》和贈品編碼對贈品進行接收、審核入庫和按時配發(fā)；對門店每周退回殘次和剩余贈品進行集中管理，每月聯(lián)系分部采銷中心進行解決。4.10門店按照《贈品分配表》對贈品進行接收和入庫，并嚴格按照促銷活動指導書發(fā)放贈品：各品類單獨促銷活動贈品、隨機贈品和廠家配發(fā)給門店促銷員價值在50元以上贈品必須將贈品信息打印在顧客發(fā)票聯(lián)上，相應品類庫房直接在系統(tǒng)中發(fā)放；逐級送贈品、公關(guān)贈品及抽獎贈品等由服務臺發(fā)放并建立臺帳，門店庫房每日憑促銷活動指導書及該活動相對應的《贈品發(fā)放登記表》（登記表須登記提貨單號，并有當班店長簽字），進行贈品的出庫銷帳（出庫單必須注明出庫原因），門店財務進行審核；促銷活動結(jié)束后門店對剩余贈品進行盤點，并于每周二將殘次贈品和剩余贈品退回物流中心，同時將《贈品發(fā)放明細表》復印件和《庫存剩余贈品明細表》上報至分部門店管理中心，門店同時要備案留存，贈品發(fā)放臺帳不允許私自扔棄、銷毀、涂改或丟失。具體負責人：服務臺主任、樓層主管和負責贈品工作的庫管5.管理制度：5.1管理原則：贈品管理視同于商品管理，嚴禁任何部門以白條形式借出正常商品作為贈品的行為。門店促銷活動結(jié)束后，如下周促銷繼續(xù)發(fā)放該贈品，則門店庫存該贈品剩余數(shù)量不能超過本周實際發(fā)放數(shù)量；如下周不再使用該贈品，則需退回物流中心，由物流中心聯(lián)系采購部門進行統(tǒng)一退貨。5.2采購原則：以《內(nèi)采贈品目錄》為準，取消外采贈品，重大節(jié)日各分部需外采和定制贈品時必須上報決策委員會審議通過后，并上報總裁審批同意后，方可執(zhí)行；嚴禁采購《內(nèi)采贈品目錄》之外的商品作為贈品。5.3贈品分類:自有贈品、聯(lián)合贈品、廠商贈品5.4贈品采購要求：總部采銷中心在與內(nèi)采贈品目錄中各商品的廠商進行采購談判時，必須以規(guī)模優(yōu)勢取得較低的價格、確保付款帳期，同時要保證不受市場因素變化而帶來的成本損失；供應商資格必須為直接生產(chǎn)廠商，且在全國設有銷售網(wǎng)點或辦事處，便于與分部直接對接；《臨采協(xié)議》必須嚴格按照總部采銷中心要求進行簽訂，并確保在規(guī)定時間內(nèi)（最長期限不得超過20天）銷售和發(fā)放完畢。5.5時效性贈品的管理：采購帶有時效性（如充值卡）贈品時，必須在采購協(xié)議中給予明確；非供應商關(guān)系的合作單位免費提供帶有時效性的特殊贈品時，必須在有效期內(nèi)發(fā)放完畢。分部采購、保管和使用部門要不定期檢查，一旦出現(xiàn)促銷期間贈品過期問題，總部將對相關(guān)責任人嚴肅處理。5.6贈品出、入庫管理：物流中心和門店均需設立贈品庫(即1006庫區(qū))，配送殘次庫中設1006庫區(qū)；公司所有贈品均按自有贈品、聯(lián)合贈品和廠商贈品進行分類，由物流中心或門店嚴格依據(jù)贈品的采購單據(jù)（內(nèi)采贈品為批發(fā)提貨單、外采贈品必須有總部批復的促銷計劃審批表復印件）或廠商贈品出庫單（送貨單）辦理入庫和審核手續(xù)，贈品出庫時，必須有當班店長簽字確認的贈品發(fā)放臺帳（公關(guān)贈品出庫須有授權(quán)領導的審批單）或分部下達的退廠單（廠商贈品退廠、出庫時，廠家必須出具退廠單并經(jīng)分部采銷中心審核同意后方能辦理），否則不予辦理；物流中心需對門店產(chǎn)生的殘次和剩余贈品進行集中管理、每月清退；嚴禁非贈品類商品入贈品庫區(qū)。5.7贈品編碼管理：贈品編碼必須由分部贈品管理人員統(tǒng)一定義，定義贈品信息時必須標明詳細品牌、型號和價格，并登入《贈品管理帳》，同時每周與物流中心進行核對。6.工作流程6.1《促銷計劃審批表》制訂、審批流程：由分部廣宣部依據(jù)《內(nèi)采贈品目錄》擬訂《促銷計劃審批表》，并將需采購贈品內(nèi)容進行明確，經(jīng)分部門店管理中心（需根據(jù)實際贈品庫存和使用現(xiàn)狀出具明確的采購意見）、采銷中心、財務部、分部總經(jīng)理審核確認后，必須每周二17點前上報總部采銷中心銷售策劃部，經(jīng)銷售策劃部審核確認后，上報采銷中心總經(jīng)理審批，并于1個工作日內(nèi)將審批結(jié)果回傳分部，由分部根據(jù)總部最終意見進行促銷贈品的采購。6.2贈品采購管理流程：6.2.1內(nèi)采贈品（含聯(lián)合贈品）：A.商品采購：分部采銷中心相關(guān)業(yè)務科依據(jù)《內(nèi)采贈品目錄》及廣宣部提供的總部審批同意后的《促銷計劃審批表》與相關(guān)廠商洽談采購，采購價格不得高于目錄價格，商品最遲于周四17點前送至物流中心，由物流中心按照商品入庫手續(xù)辦理正常入庫。B.商品轉(zhuǎn)贈品：必須在ERP系統(tǒng)批發(fā)模塊中進行商品轉(zhuǎn)贈品的銷售（該金額不得計入分部銷售業(yè)績，計入廠家年度銷售規(guī)模，不計入該品牌的特價機占比），商品轉(zhuǎn)贈品時不得使用紅藍卡，不得產(chǎn)生帳面毛利。由廣宣部按照《促銷計劃審批表》中內(nèi)采商品及金額開據(jù)借款單，經(jīng)分部費用會計、財務經(jīng)理和分部總經(jīng)理簽批后（共同營銷活動中，公司與廠家共同承擔或廠家全部承擔費用采購的贈品，采銷中心必須事先取得廠家的確認函，經(jīng)分部財務部審核確認后，方能辦理借款手續(xù)，否則不予辦理借款），協(xié)調(diào)相關(guān)業(yè)務科制作批發(fā)通知單，購貨單位為XX分部廣宣部（需先由財務部進行定義客戶信息），銷售方式為正常銷售（需先由財務部定義，在定義銷售方式中——增加“批發(fā)銷售”名稱——并選擇正常銷售方式）,由分部財務部結(jié)算科進行審核并辦理批發(fā)收款手續(xù)，同時給廣宣部出具報銷用發(fā)票，最后由物流中心財務根據(jù)ERP系統(tǒng)批發(fā)模塊顯示數(shù)據(jù)打印批發(fā)提貨單，由相應品類庫房依據(jù)批發(fā)提貨單將所采購商品進行出庫，由贈品庫管依據(jù)分部傳真的《贈品分配表》及贈品編碼將該商品入至贈品庫。廣宣部依據(jù)財務部結(jié)算科出具的正式發(fā)票到費用會計處進行借款核銷。C.分配：分部門店管理中心負責定義贈品編碼并制訂《贈品分配表》，于周四17點前傳真至物流中心和門店，并確認已收到。D.配發(fā)：分部物流中心依據(jù)分部《贈品分配表》以轉(zhuǎn)倉單形式配發(fā)至各門店，同時派車向門店配送贈品，庫房依據(jù)轉(zhuǎn)倉單白聯(lián)發(fā)貨并留存，物流司機持第二、三聯(lián)將贈品送至門店；門店庫管以轉(zhuǎn)倉單上的贈品數(shù)量進行收貨，若有殘次應讓物流司機拉回，并在轉(zhuǎn)倉單黃聯(lián)上簽字確認，事后補齊或標明原因后做贈品的回轉(zhuǎn)手續(xù)，紅聯(lián)門店庫房留存。E.贈品發(fā)放：門店嚴格按照促銷指導書要求發(fā)放贈品，做好登記、并按時銷帳，同時做好殘次、剩余贈品的退貨等相關(guān)工作。F.結(jié)算：分部采銷中心按《內(nèi)采贈品目錄》中相關(guān)商品采購協(xié)議定期與廠商進行對帳清算結(jié)款額，廠商必須提供增值稅稅票，并對該商品（含贈品）的殘次進行退貨后方可結(jié)算。6.2.2定制贈品：A.商品采購：由總部品牌管理中心統(tǒng)一采購并配發(fā)至各分部，由各分部物流中心按照正常流程將到貨商品先入至分部采銷中心指定的商品庫區(qū)。B.商品轉(zhuǎn)贈品、分配、配發(fā)、贈品發(fā)放、結(jié)算：（同6.2.1B、C、D、E、F項）但結(jié)算責任部門為分部采銷中心指定品類科。6.2.3廠家根據(jù)協(xié)議贊助或免費提供贈品：A.凡廠家無償贊助給公司的贈品，由采銷相關(guān)品類業(yè)務監(jiān)督廠家將所贊助的贈品直接送至采銷中心指定庫區(qū)，并向門店管理中心申請贈品編碼及確認送貨數(shù)量，將該贈品直接入贈品庫，采銷業(yè)務應通知門店管理中心贈品負責人進行登記。B.廠家將已入庫的商品轉(zhuǎn)為贈品時，必須向分部采銷中心出具確認函，并經(jīng)分部財務部審核確認后，方可辦理商品轉(zhuǎn)贈品手續(xù)（同6.2.1B項）。C.使用：門店需要使用此類贈品時，必須由分部廣宣部向門店下達促銷活動指導書，并由門店管理中心下達《贈品分配表》，合理發(fā)放。6.2.4廠商隨機贈品：A.入庫：物流中心根據(jù)進貨批單清點隨機贈品，并與廠家確認配發(fā)方式后，開具隨機贈品收貨單，經(jīng)廠家簽字確認之后，由庫管向分部門店管理中心申請贈品編碼，根據(jù)所屬商品名稱將隨機贈品入到贈品庫（必須在贈品名稱中標明相關(guān)品牌型號商品隨機贈品），為確保隨機贈品的及時配發(fā)，可將該贈品與其對應商品存放在同一庫房內(nèi)，但所入庫區(qū)必須為1006庫區(qū)，并由庫管制作贈品入庫單，物流財務依據(jù)庫管簽字后的贈品入庫單及進貨批單辦理入庫審核手續(xù)。B.門店調(diào)撥：物流中心依據(jù)門店調(diào)貨單，將所調(diào)商品與隨機附送贈品一并辦理轉(zhuǎn)倉、送貨手續(xù)，門店庫房根據(jù)轉(zhuǎn)倉單進行贈品接收。C.發(fā)放：分部采銷中心相關(guān)品類業(yè)務將隨機贈品信息傳達至各門店，由門店在銷售過程中將該贈品信息在發(fā)票中體現(xiàn)。顧客自提商品的隨機贈品，由門店庫房根據(jù)發(fā)票上的贈品信息直接在系統(tǒng)中做贈品的發(fā)放處理；集中配送商品的隨機體積較大贈品，由門店在錄入該銷售商品送貨單時必須將隨機贈品信息一并錄入，物流中心憑門店錄入的送貨單進行隨機附送贈品（與其對應商品）的提取及配送發(fā)放；贈品送貨費用由廠家承擔。D.日常管理：該贈品在發(fā)放時，相關(guān)品類品牌促銷員必須自行建立贈品發(fā)放臺帳，提貨單號、贈品名稱、型號必須在顧客發(fā)票中體現(xiàn)；各樓層主管負責對此類贈品加強管理和監(jiān)控，每周檢查一次發(fā)放臺帳，對帳實不符的情況，要及時查清原因并按公司規(guī)定處理。6.2.5廠商直接配發(fā)給促銷員的贈品：廠商直接配發(fā)給促銷員的贈品具有價值小、數(shù)量多、使用頻繁、丟失率高等特點，對于此類贈品要求促銷員自建贈品收發(fā)放臺帳（限價值50元以下贈品，50元以上贈品必須納入ERP系統(tǒng)嚴格管理）。6.3公關(guān)贈品的申請發(fā)放流程：A.價值1000元以內(nèi)的贈品，由需求部門或門店店長上報，必須由分部總經(jīng)理審批發(fā)放；價值1000元（含）以上贈品，由需求部門或門店店長申請上報，分部總經(jīng)理審核后上報總部采銷中心，經(jīng)采銷中心總經(jīng)理審批同意后，方可發(fā)放。B.公關(guān)贈品出庫時，物流中心或門店庫管必須憑審批手續(xù)辦理出庫（在備注欄標明贈品出庫原因），財務進行審核；服務臺發(fā)放必須登記入帳，并做特別標示說明，發(fā)放顧客信息填寫必須真實，需注明詳細單位、職務、姓名、聯(lián)系電話和發(fā)放原因，以備檢查。6.4私自折現(xiàn)倒賣贈品的管理流程:A.門店服務臺在贈品發(fā)放工作中，顧客領取贈品信息必須登記清楚、詳實。對于符合公司促銷活動贈品發(fā)放條件，但不愿意領取贈品的顧客，原則上不允許調(diào)換，特殊情況下，可根據(jù)顧客要求，經(jīng)門店店長簽字確認后可在同一門店內(nèi)調(diào)換同等價值的（非廠家使用贈品）不同贈品；如顧客對調(diào)換贈品仍不滿意也不愿領取的，將視同顧客自動放棄，但必須在顧客的購物發(fā)票上注明此次促銷活動的等級與應發(fā)放贈品的名稱/型號/數(shù)量，及自動放棄等文字說明，避免顧客在退貨時，出現(xiàn)實發(fā)贈品與應發(fā)贈品不符導致客訴問題。B.公司嚴禁任何形式的贈品折現(xiàn)及倒賣活動，公司全體員工（含促銷、收舊、送貨司機等相關(guān)人員）嚴禁在店內(nèi)參與任何贈品交易活動，一旦發(fā)現(xiàn)，對責任人解雇、對合作單位或個人停止合作，并追究相應的經(jīng)濟責任。6.5贈品檢查、盤點流程：A.分部檢查：分部門店管理中心贈品負責人應隨時核對贈品庫存量，并做到賬實相符；如門店需相互調(diào)撥贈品，必須憑分部贈品負責人的批單為準，分部贈品負責人依據(jù)實際情況決定是否給予調(diào)撥；分部贈品負責人每月不少于2次對所屬門店贈品的管理、發(fā)放及剩余情況進行檢查，每月