DB4401-T 76-2020 電子檔案移交與接收技術(shù)規(guī)范

ICS

14

DB

4401廣 州 市地 方 標(biāo) 準(zhǔn)DB4401/T

76—2020

DBJ440100/T

272—2016電子檔案移交與接收技術(shù)規(guī)范Technical

specification

for

electronic

records

transfer

and

accession 廣州市市場監(jiān)督管理局發(fā)

布

76—2020

4.1

4.2

4.3

4.4

4.5

5.1

5.2

5.3

5.4

5.5

5.6

5.7

6.1

6.2

6.3

6.4

6.5

6.6

6.7

6.8

6.9

XML

10

12

20

21

76—2020本標(biāo)準(zhǔn)按照GB/T

由DBJ440100/T

272—2016DBJ440100/T

本標(biāo)準(zhǔn)與DBJ440100/T

DBJ440100/T

III

76—2020

標(biāo)準(zhǔn)用于州市檔案交單與廣市各國家案館行非密文類電檔案移交

DA/T

13DA/T

18DA/T

31DA/T

38 DA/T

46—2009DA/T

48 DA/T

58—2014

DA/T

3.1 element

46—2009，定義3.6]3.2documental

electronic

records按照歸檔文件整理規(guī)則，以“件”為保管單位整理形成的電子檔案。3.3

electronic

records

4.1

DB4401/T

76—20204.2

4.3

文件級電子檔案的內(nèi)容數(shù)據(jù)為一個電子文件的內(nèi)容數(shù)據(jù)，案卷級電子檔案的內(nèi)容數(shù)據(jù)為案卷中

4.4

表1

4.5

電子檔案的封裝結(jié)構(gòu)和元數(shù)據(jù)應(yīng)按DA/T

XML格式的電子檔案封裝包。

76—20205.1

移交數(shù)據(jù)內(nèi)應(yīng)包括說明文件、目錄文件、其他文件夾與電子檔案文件夾。電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)應(yīng)

文件級電子檔案基本存儲結(jié)構(gòu)應(yīng)符合圖1的要求，案卷級電子檔案基本存儲結(jié)構(gòu)應(yīng)符合圖2的要圖1

DB4401/T

76—2020圖2

5.2

為“說明文件.TXT”。5.3

目錄文件應(yīng)根據(jù)電子檔案的具體歸檔方式命名，文件級電子檔案目錄文件應(yīng)命名為“文件目5.4

76—20205.5

存放電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)。根據(jù)電子檔案歸檔方式，應(yīng)按照“年度—類別—文件”或“年度—類別—案卷”的層次設(shè)置，命名為“電子檔案”。

檔案移交單位根據(jù)電子檔案的整理和分類方法以及實際情況可對存儲結(jié)構(gòu)中的類別、案卷、文5.6

5.7

6.1

圖3

從時間、保管期限、責(zé)任者等角度檢驗待移交的電子檢驗電子檔案目錄信息是否符合第

章要求；檢驗數(shù)據(jù)類型、長度、格式、值域等數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確；檢驗著錄項目數(shù)據(jù)是否包含特殊字符；電子檔案檔號編制是否規(guī)范；檢驗?zāi)夸浶畔⑹欠窈徒邮諜n案給定的信息一錄和電子案元據(jù)關(guān)檢驗電子檔案元數(shù)據(jù)與目錄數(shù)據(jù)是否關(guān)聯(lián)；檢驗?zāi)夸洐z驗電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)的電子屬性是否與元數(shù)據(jù)記錄檢驗電子檔案移交數(shù)據(jù)的信息存儲格式和內(nèi)容是否符

檢驗電子檔案封裝包及其元數(shù)據(jù)是否符合第

章的相DB4401/T

76—20206.2

檔案移交單位應(yīng)按照檔案館的相關(guān)要求，確定移交檔案范圍，篩選出應(yīng)移交的電子檔案。移交

檔案移交單位應(yīng)按照DA/T

18

采用技術(shù)手段加密的電子檔案應(yīng)在解密后移交，壓縮的電子檔案應(yīng)解壓縮后移交，特殊格式的6.3

表2

檢驗電子檔案數(shù)量是否正確；檢驗電子檔案目錄數(shù)據(jù)檢驗檔案目錄項目是否按第

章和第

章的目錄文件相關(guān)要求填寫齊全；目錄數(shù)據(jù)是否包含電子檔案主要修改過程和辦理情況；具有連續(xù)編號的目錄數(shù)據(jù)（檔檢驗電子檔案是否有對應(yīng)的內(nèi)容數(shù)據(jù)；檢驗內(nèi)容數(shù)據(jù)是否齊全完整；檢驗電子檔案內(nèi)容是否包含附件，附檢驗電子檔案元數(shù)據(jù)是否涵蓋附錄

中所有枚檢驗電子檔案封裝包及其元數(shù)據(jù)是否符合第

章的相檢驗電子檔案目錄數(shù)據(jù)是否可以被正常訪問，包括數(shù)檢驗電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)是否可以被正常打開和瀏覽；檢驗內(nèi)容數(shù)據(jù)格式是否有利于長久保存；檢驗電子檔案內(nèi)容的大小是否與元數(shù)據(jù)記錄的大小一致；檢驗特定格式的電子檔案內(nèi)容是否可讀；檢驗數(shù)字化加工之后的內(nèi)容數(shù)據(jù)相關(guān)指標(biāo)是否符合

DA/T

31

對電子檔案檢驗電子檔案的產(chǎn)生環(huán)境是否符合電子檔案長期保存對載體中存儲的數(shù)據(jù)進行可讀性檢驗，確保電子檔案

76—2020表3

表4

表5。檢驗?zāi)夸洈?shù)據(jù)中密級標(biāo)識和控制標(biāo)識是否對應(yīng)；檢驗檢驗軟件系統(tǒng)是否安裝殺毒軟件；檢驗電子檔案是否檢驗參與電子檔案管理和移交接收的計算機系統(tǒng)是否DB4401/T

76—2020表5

6.4

離線移交電子檔案應(yīng)采用一次性寫入光盤作為移交載體，光盤的技術(shù)指標(biāo)以及刻錄應(yīng)符合DA/T

38行標(biāo)注，載體標(biāo)注和載體盒標(biāo)注的制作應(yīng)符合附錄C的相關(guān)要求。光盤表面不允許粘貼標(biāo)簽，以防止光6.5

檔案館應(yīng)對接收的電子檔案數(shù)據(jù)的可用性和安全性進行檢驗，具體要求見6.3。6.6

登記表”的格式應(yīng)符合附錄D的相關(guān)要求?！半娮訖n案移交與接收登記表”也可采用電子形式并以電子6.7

檔案館在接收電子檔案后，應(yīng)根據(jù)DA/T

6.8

76—20206.9

檔案館對電子檔案歸檔光盤的保存、環(huán)境檢測、預(yù)警、性能檢測等工作應(yīng)按照DA/T

38的相關(guān)要求DB4401/T

76—2020

XML

A.1

encoding=”GB18030”?><文件目錄><文件><順序號> <檔號></檔號><責(zé)任者><題名></題名><日期></日期><密級> </密級><電子檔案名稱>

</電子檔案名稱><保管期限></保管期限><備注> </備注><文件></文件目錄>A.2

encoding=”GB18030”?><案卷目錄><案卷><順序號> <檔號> </檔號><責(zé)任者> <題名> </題名><日期> </日期><密級></密級><電子檔案名稱>

</電子檔案名稱><保管期限> </保管期限>10

76—2020<備注> </備注><案卷></案卷目錄>11M1M2

M3中管特定圍檔的專機構(gòu)M4案館予全的標(biāo)，一由接M5M6于記立檔位在理電檔案子檔的室電子案號本單檔案類方和配順序件編年度-保管期限代碼構(gòu)代碼-號-子流M7于記立檔位在交管電子應(yīng)由宗號-錄號-號-流水號組成；案卷級電子檔案應(yīng)由全宗號-案卷號-目錄號-件號-電子流水號組成。按件歸檔取消“目錄號”。01-001DB4401/T

76—2020

本標(biāo)準(zhǔn)對移交電子檔案元數(shù)據(jù)的描述方法符合DA/T

B.1

12M8檔號檔案在整和管紙質(zhì)案過中賦檔案一組一代M9檔號立檔位在交檔時按B04814案局

令》布后著錄久、30

年、10

30

子檔按年分類標(biāo)記形成2013電子案進實體類整時按據(jù)電檔案體分方案予電案室制的件或合文的排0001案館制的件或合文的排0001電子案對的紙檔案案卷合文中多電子案之的排

廣州市檔案局歸檔管理工作

76—2020表B.1

132013-01-0213-12-15DB4401/T

76—2020

14子檔和元據(jù)中要解和補電子檔案的外在征象，由編號

件級合層上文聚合況的電子案對的紙檔案卷內(nèi)1210件的稿類或版類型相關(guān)ZB電子案內(nèi)涉及具有權(quán)益

電子案利進行權(quán)的則描由張三通過委托書的方式授權(quán)李四進行數(shù)予對被授的對子檔操作權(quán)對對電檔案施授行為政務(wù)外網(wǎng)發(fā)布

76—2020表B.1

15電子案物和邏存址一組

于記電子案網(wǎng)在線儲地

識電檔案機存載體列順分組。存載體碼用母表CD

CD-R

表示

光盤，

MT表示磁帶，DKDK20130011子檔作為算機件所有的

a）

MIME

b）

格式注冊系統(tǒng)名稱：XXX，注冊計算存儲中唯標(biāo)識子檔號.pdfDB4401/T

76—2020

16產(chǎn)或理電檔案信息統(tǒng)的件環(huán)用于述電檔案支持件環(huán)用于述電檔案支持庫系名稱版本應(yīng)用件名2013-11-122013-11-13述文數(shù)字關(guān)鍵征的組關(guān)

300dpi件或案數(shù)化生數(shù)字像時

電子案電簽名一組述信

76—2020表B.1

171.2.840.113549.1.1.41.2.840.113549.1.1.5

子簽時系自動獲的期和

:15:30識別名身并表簽名認(rèn)可wdzs1auHoTi+如:1024

位、2048

字證書的電子認(rèn)證服務(wù)機構(gòu)為廣州市數(shù)字證書認(rèn)證中心

XXX，證書序列號為

2012

28

2015

27

2048DB4401/T

76—2020

18證實子簽人與子簽制作據(jù)有系的子文或其電子

76—2020表B.1

19DB4401/T

76—2020

C.1

2001

年至

2006

C.2

C.1

2011

日即寫為：

套別是指