公路養(yǎng)護(hù)的檔案管理-公路養(yǎng)護(hù)檔案的歸檔與保存

公路養(yǎng)護(hù)檔案的歸檔與保存C目錄ONTENTS1檔案管理人員的主要職責(zé)2公路養(yǎng)護(hù)檔案的歸檔與保存3電子檔案、照片、音像檔案的要求4公路養(yǎng)護(hù)檔案的保存檔案管理人員的主要職責(zé)在國(guó)家檔案行政管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度、監(jiān)督和指導(dǎo)下，公路養(yǎng)護(hù)檔案工作實(shí)行“統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)”的原則。各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)公路養(yǎng)護(hù)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，并將檔案工作納入本單位總體發(fā)展規(guī)劃，納入單位管理、生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究和技術(shù)管理的規(guī)章制度中，納入分管領(lǐng)導(dǎo)的崗位職責(zé)和工作人員的崗位責(zé)任制中。

各單位應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和實(shí)際需要，配備公路養(yǎng)護(hù)檔案管理工作人員，并保持檔案管理工作人員的相對(duì)穩(wěn)定。檔案管理工作人員一般應(yīng)具有大專以上文化程度和公路養(yǎng)護(hù)工程專業(yè)知識(shí)，其主要職責(zé)是：檔案管理人員的主要職責(zé)(一)貫徹執(zhí)行檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)。(二)指導(dǎo)相關(guān)部門做好文件材料的收集、整理等歸檔工作，提高檔案質(zhì)量。(三)做好檔案的收集、整理、鑒定、登記和統(tǒng)計(jì)等基礎(chǔ)工作，熟悉所保管的檔案情況。(四)保護(hù)檔案的安全，做好防護(hù)工作。對(duì)破損、字跡模糊或變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制；對(duì)庫(kù)存檔案發(fā)現(xiàn)可疑情況或者發(fā)生意外事故，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行檢查，并將檢查的結(jié)果立即向單位領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

(五)開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，并采取各種有效措施，檢查督促所屬單位做好檔案工作。檔案管理人員的主要職責(zé)(六)做好檔案利用服務(wù)工作，編制適用檢索工具，迅速準(zhǔn)確地查調(diào)檔案，

匯編檔案資料。(七)遵守保密制度。未經(jīng)批準(zhǔn)、不得利用職權(quán)擅自擴(kuò)大檔案的利用范圍，

不得泄露檔案的機(jī)密內(nèi)容，確保檔案的安全。

(八)檔案保管人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)在離職前辦好檔案的交接手續(xù)。公路養(yǎng)護(hù)檔案的歸檔與保存各單位的檔案，應(yīng)作為一個(gè)全宗進(jìn)行整理和保管。一個(gè)全宗內(nèi)的文書檔案，可根據(jù)本單位的實(shí)際情況，按年度、機(jī)構(gòu)、問(wèn)題、保管期限等方式排列；科技檔案應(yīng)按不同類別、項(xiàng)目分別上架排列。各單位應(yīng)建立、健全文件材料的歸檔制度。

檔案庫(kù)房(含膠片庫(kù)、磁帶庫(kù))的溫度、濕度等要能夠滿足檔案存放的要求。電子檔案、照片、音像檔案的要求一、對(duì)電子檔案的要求如下：

(一)設(shè)計(jì)圖紙應(yīng)數(shù)字化保存。

(二)應(yīng)建立動(dòng)態(tài)公路設(shè)施基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，做好路面管理系統(tǒng)、橋梁管理系統(tǒng)、隧道管理系統(tǒng)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的軟件備份及數(shù)據(jù)更新和備份。

(三)應(yīng)做好文字、數(shù)據(jù)、影像記錄等電子文件的保存和維護(hù)，逐步實(shí)現(xiàn)科技檔案電子化，逐步建立檔案信息化檢索體系。

(四)電子文件在歸檔移交前，歸檔與接收部門均應(yīng)對(duì)歸檔電子文件的載

體及技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢測(cè)，確保載體的安全利用。電子檔案、照片、音像檔案的要求二、照片檔案

分為照片和底片。案卷內(nèi)照片和底片的順序編號(hào)應(yīng)相同。以每張照片為單位，從1開始編寫，寫在正面右上角：底片號(hào)應(yīng)用鐵筆橫排刻寫在膠片乳劑面片邊部。底片由拍攝單位保存。(一)如用數(shù)碼相機(jī)時(shí)，拍攝單位保存光盤。

(二)照片參見(jiàn)號(hào)

是指與本張照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號(hào)。

(三)照片的文字說(shuō)明有六要素，即事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者。要求文字簡(jiǎn)潔，語(yǔ)言通順，一般不超過(guò)200字。電子檔案、照片、音像檔案的要求(四)照片的案卷題名

每個(gè)案卷要擬寫一個(gè)案卷題名，寫在封面上。案卷題名應(yīng)概括案卷內(nèi)全部照片的基本主題，一般包括責(zé)任者、問(wèn)題、名稱三部分。

(五)照片檔案保管期限一一根據(jù)文件材料中相關(guān)的內(nèi)容確定。電子檔案、照片、音像檔案的要求三、音像檔案

要收集齊全，做到文字材料與音像材料相符。

(一)歸檔的音像檔案，要經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理，每盤音像要工整確切地標(biāo)明：責(zé)任者、錄制(攝制)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、順序號(hào)、保管期限、攝制人等項(xiàng)目。

保管期限根據(jù)文件材料中相關(guān)的內(nèi)容確定。

(二)音像檔案要按形成時(shí)間順序排列，分別編寫流水號(hào)。公路養(yǎng)護(hù)檔案的保存公路養(yǎng)護(hù)檔案可分為短期、長(zhǎng)期和永久三種保存期限。短期保存期限為15年、長(zhǎng)期保存期限為15-50年、永久保存期限為50年以上。

(一)公路定期檢查資料可作為短期保存檔案資料進(jìn)行保存。

(二)國(guó)道、省道公路中修工程、大修工程資料可作為長(zhǎng)期保存資料進(jìn)行保存。(三)國(guó)道、省道公路改建工程資料、各級(jí)公路橋梁、隧道等建筑物應(yīng)作為永久保存檔案資料進(jìn)行保存，具體保管期限以橋梁設(shè)計(jì)使用年限為準(zhǔn)。公路養(yǎng)護(hù)檔案的保存安放檔案的檔案室管理應(yīng)貫徹“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的方針，認(rèn)真做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防污染、防有害生物等“七防”

工作。堅(jiān)持庫(kù)房檢査制度和庫(kù)房溫濕度記錄制度，嚴(yán)格控制庫(kù)房的溫濕度，確保檔案的安全。檔案部門應(yīng)建立定期檢查庫(kù)存檔案和設(shè)備定期檢查制度，并做好檢查記錄。對(duì)破損和字跡模糊或變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。對(duì)庫(kù)存檔案發(fā)現(xiàn)可疑情況或者發(fā)生意外事故，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行檢査。公路養(yǎng)護(hù)檔案的保存檔案部門應(yīng)按檔案的保管期限，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)由檔案部門提出檔案鑒定報(bào)告，編寫檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，