會計檔案與聲像檔案的

第六章

會計檔案與聲像檔案的管理

第一節(jié)會計檔案管理第一節(jié)會計檔案管理一、會計檔案的概念和特點二、會計核算資料的歸檔三、會計檔案的整理和編目四、會計檔案的鑒定銷毀和移交五、會計檔案的保管和利用一、會計檔案的概念和特點:

㈠會計檔案的概念：會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)資料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

㈡會計檔案的特點:1、構(gòu)成范圍廣泛2、檔案類別穩(wěn)定3、外在方式多樣二、會計核算資料的歸檔:㈠歸檔范圍：1、會計憑證2、會計賬簿3、財務(wù)報告〔報表〕4、其他會計核算資料㈡歸檔時間:當(dāng)年構(gòu)成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，該當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)一致保管。

留意：1、每個單位應(yīng)明確會計檔案詳細(xì)的歸檔時間。2、每年年初，會計機(jī)構(gòu)應(yīng)把上一年度的會計檔案保管清冊〔目錄〕，先向檔案機(jī)構(gòu)移交一份。其目的是便于檔案機(jī)構(gòu)掌握會計檔案的構(gòu)成數(shù)量、內(nèi)容和價值，以加強檔案任務(wù)的綜合管理。㈢歸檔要求:1、歸檔的會計核算資料真實、準(zhǔn)確。2、會計檔案移交時，原那么上該當(dāng)堅持原卷冊的封裝。個別需求拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)該當(dāng)會同會計機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。3、歸檔移交會計核算資料時，會計機(jī)構(gòu)和檔案機(jī)構(gòu)要逐卷仔細(xì)清點，嚴(yán)厲交接手續(xù)，雙方簽字。㈣電算化會計核算資料的歸檔：1、會計電算化：是指由會計人員操作會計軟件，運用電子計算機(jī)替代人工來完成會計任務(wù)的活動。2、電算化會計核算資料的特點：具有記錄載體磁性化、會計核算信息的非人工識讀性、信息存儲的高密度性以及對系統(tǒng)的依賴性等特點。3、電算化會計核算資料的歸檔范圍主要有三部分：(1)存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的會計核算數(shù)據(jù)；(2)打印輸出的紙質(zhì)載體的會計核算資料；(3)會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序。

4、歸檔要求：雙軌制：電子核算資料和打印輸出的紙質(zhì)核算資料一并歸檔。三、會計檔案的整理和編目任務(wù)〔一〕會計檔案的分類、陳列方法：在實踐任務(wù)中，會計檔案的分類、陳列方法有兩種：1、會計年度--類別--保管期限：這種方法是把全部會計檔案首先按會計年度區(qū)分開，在一個會計年度內(nèi)，再按憑證、賬簿、財務(wù)報告、其他分為四類，每類的檔案根據(jù)保管期限的長短依次陳列〔期限長的在前，期限短的再后〕。

2、類別----會計年度----保管期限：把全部會計檔案按四類分開，每類之下的檔案再按會計年度陳列，每一年度內(nèi)的檔案根據(jù)保管期限的長短依次陳列。四個類別的檔案分別編制四個流水案卷號，每年度可順延，構(gòu)成四本案卷目錄。

目前，我區(qū)主要采取此種分類陳列方法?！捕硶嫏n案的整理1、會計憑證的整理方法和要求會計憑證保管期限15年〔1〕進(jìn)展檢查。檢查內(nèi)容：裝訂能否結(jié)實，能否簽字蓋章〔單位財務(wù)章和會計機(jī)構(gòu)擔(dān)任人簽字或蓋章〕，憑證內(nèi)能否有金屬物?！?〕對符合要求的憑證進(jìn)展陳列。按憑證構(gòu)成的時間順序陳列。從憑證產(chǎn)生年份開場編一本接一本，一月接一月，一年接一年?！?〕在每本憑證的右上角編號。順延上一年的流水號往下編，一本憑證編一個流水號，編到一千卷左右斷號，再從“1〞開場編，重新用一本目錄，運用新的目錄號?！?〕編制會計檔案案卷目錄：

會計檔案案卷目錄案卷號類別題名起止年月日頁數(shù)期限存放地點備注1憑證會計憑證2005.11215年

2憑證

2005.1715年

3憑證

會計憑證2005.22015年

會計憑證〔5〕裝盒，并填寫卷盒上的相關(guān)內(nèi)容

憑證盒正面：立檔單位平谷區(qū)檔案局案卷題名會計憑證日期2000年1—4月本月共冊本冊是第冊憑證號第號至第號保管期限15年

全宗號

目錄號案卷號100621--24憑證盒脊背：1、會計賬簿的整理方法和要求會計賬簿保管期限現(xiàn)金日記賬、銀行存款賬——25年總分類賬、各類明細(xì)賬——15年

〔1〕整理：現(xiàn)金日記賬①訂本式的帳銀行存款帳總帳

只需在賬簿封面的相應(yīng)位置貼上會計帳簿軟封面或會計帳簿不干膠標(biāo)簽，填寫相關(guān)內(nèi)容

②活頁帳〔明細(xì)賬〕：第一步，先去掉空白頁，然后在有字的右上角或左上角編頁號。第二步，加會計軟封面和備考表將活頁帳裝訂好，然后填寫封面和備考表的相關(guān)內(nèi)容，或者直接在活頁帳的封面上貼不干膠的標(biāo)簽。會計帳簿不干膠標(biāo)簽的款式：會計帳簿軟封面款式：〔2〕陳列。期限長的排前面，期限短的排后面，也就是說先排25年的，再排15年的。

〔3〕編制會計檔案案卷目錄。會計檔案案卷目錄案卷號類別題名起止年月頁數(shù)期限存放地點備注1帳簿平谷區(qū)××二000年現(xiàn)金日記帳2000.1.1---12.314925年

2帳簿平谷區(qū)××二000年銀行存款帳2000.1.1---12.316425年

3帳簿

平谷區(qū)××二000年總帳

35

15年

〔4〕裝盒。填寫卷盒上的相關(guān)內(nèi)容。

本卷須知：1、訂本帳：在填寫頁數(shù)時，按實踐運用頁數(shù)填寫。2、活頁帳：要先將空白頁撤除，然后在有字的一面編頁號，假設(shè)帳頁上貼著口取紙，但沒有內(nèi)容的帳頁也要在正面編號，闡明年初設(shè)了這個科目，但沒有收支情況記錄。3、陳列時，陳列時要先排25年的，再排15年的。3、財務(wù)報告的整理方法和要求財務(wù)報告的保管期限年終決算報表——永久各類月、季報表——5年〔1〕對收上來的會計報表進(jìn)展組卷。普通是將本機(jī)關(guān)報表和下屬單位的報表分開立卷；年報、季報和月報分開立卷；年度決算報表必需單獨立卷?！?〕編制頁碼。在文件的右上角或左上角編頁號，一卷一個流水號?！?〕填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。運用文書檔案的封面和備考表。

卷內(nèi)文件目錄

卷內(nèi)備考表〔4〕填寫案卷封面?！?〕裝訂。三孔一線法?！?〕案卷陳列。期限長的排前面，期限短的排后面，也就是說先排永久的，再排5年的。

〔7〕編制會計檔案案卷目錄。

〔8〕裝盒，并填寫卷盒上的相關(guān)內(nèi)容?！策\用文書檔案盒〕4、其他核算資料的整理方法和要求其他核算資料的保管期限會計檔案銷毀清冊——永久會計檔案保管清冊——永久會計檔案移交清冊——15年銀行余額調(diào)理表——5年銀行對賬單——5年〔1〕組卷：銀行余額調(diào)理表和銀行對賬單要分別組卷，卷內(nèi)按時間順序陳列。

〔2〕編制頁碼。在文件的右上角或左上角編頁號，一卷一個流水號?！?〕填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。運用文書檔案的封面和備考表。

卷內(nèi)文件目錄款式：卷內(nèi)備考表〔4〕填寫案卷封面。會計檔案案卷題名的構(gòu)造是三部分，即單位稱號、會計年度或時間、會計核算資料的稱號。

〔5〕裝訂。三孔一線法。

〔6〕編制會計檔案案卷目錄。

〔7〕裝盒〔運用文書檔案盒〕。注：檔案保管、移交、銷毀清冊放入全宗卷內(nèi)。5、電算化會計核算資料的歸檔：電算化會計核算資料的歸檔應(yīng)該是雙軌制，電子核算資料應(yīng)歸入電子檔案，打印輸出的紙質(zhì)核算資料，屬于會計檔案的哪一類，就按照前面講的進(jìn)展整理。四、會計檔案的鑒定、銷毀和移交任務(wù)〔一〕會計檔案的鑒定任務(wù):會計檔案的鑒定任務(wù)根據(jù)國家財政部、國家檔案局頒發(fā)的<會計檔案管理方法>進(jìn)展〔二〕會計檔案的銷毀任務(wù):1、由本單位檔案機(jī)構(gòu)會同會計機(jī)構(gòu)對會計檔案進(jìn)展鑒定后提出銷毀意見，并編制會計檔案銷毀清冊，填寫會計檔案銷毀清冊審批表。銷毀清冊格式如下：會計檔案銷毀清冊序號案卷或文件題名年代目錄號卷號或文號卷內(nèi)文件頁數(shù)原期限銷毀原因

備注2、單位擔(dān)任人在會計檔案銷毀審批表上簽署意見。3、到財政局會計科備案。4、銷毀會計檔案時，該當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，該當(dāng)由同級審計部門派員參與監(jiān)銷。

5、銷毀會計檔案應(yīng)到指定的銷毀單位。監(jiān)銷人員在銷毀會計檔案前，該當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案，銷毀后，該當(dāng)在會計檔案銷毀清冊審批表上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位擔(dān)任人。附：檔案鑒定銷毀任務(wù)指點手冊檔案銷毀清冊審批表在銷毀會計檔案時，該當(dāng)留意：1、部分特殊的會計檔案如涉及到未結(jié)清的債務(wù)債務(wù)的原始憑證、涉及產(chǎn)權(quán)的以及工資發(fā)放表等可適當(dāng)延伸其保管期限，抽出單獨立卷并在會計檔案銷毀清冊和保管清冊中闡明。2、處在工程建立期間的基建會計檔案，即使會計檔案期限已滿，也不得銷毀。〔三〕會計檔案的移交任務(wù)1、按照國家規(guī)定，會計檔案應(yīng)和其他應(yīng)進(jìn)館檔案一同進(jìn)入?yún)^(qū)檔案館，不可分散。2、尤其是財政總預(yù)算單位、稅收單位、金融單位的會計檔案反映了一個地域的財政、稅收等歷史容顏，更要納入移交的范圍。

3、建立單位在根本建立工程期間構(gòu)成的會計檔案，要在辦理開工決算后移交給建立工程的接受單位。4、移交會計檔案的雙方要辦理交接手續(xù)。移交單位該當(dāng)編制會計檔案的移交清冊。雙方按移交清冊內(nèi)容逐項交接。交接后，雙方經(jīng)辦人應(yīng)在移交清冊上簽名或蓋章。五、會計檔案的保管和利用〔一〕會計檔案的保管：1、在會計檔案移交到檔案機(jī)構(gòu)之前，會計機(jī)構(gòu)應(yīng)由專人對會計檔案進(jìn)展管理〔出納人員不得兼任會計檔案保管〕。2、會計檔案移交到檔案機(jī)構(gòu)后，單獨陳列，存放有序。3、會計檔案的裝具要符合規(guī)范。4、保管磁性介質(zhì)的電算化會計檔案，應(yīng)采取直立方式，并且留意避光、防塵、防磁。磁性介質(zhì)檔案除備份二套，還要按電子